Báo cáo thực tập: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN THỨ NHẤT 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHÒNGCÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 2. Cơ cấu tổ chức 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 2. Cơ cấu tổ chức 8 3. Mô hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng 9 4. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Công ty Thuốc Lá Thăng Long 9 4.1 Cơ cấu tổ chức và biên chế của văn thư lưu trữ chuyên trách 10 4.2 Chức năng, nhiệm vụ : 10 4.2.1 Bộ phận văn thư lưu trữ 10 4.2.2 Cán bộ nhân viên VTLT 10 PHẦN THỨ HAI 13 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮCỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 13 I. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 13 1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 13 2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan 14 3. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác văn thư, lưu trữ 14 4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư , lưu trữ , quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ. 15 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15 II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 16 1. Quản lí văn bản 16 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 31 4. Xác định giá trị tài 33 5. Chỉnh lý tài liệu 34 6. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34 7. Bảo quản tài liệu 35 8. Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ 35 KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN THỨ NHẤT 3

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3

2 Cơ cấu tổ chức 4

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 8

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8

2 Cơ cấu tổ chức 8

3 Mô hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng 9

4 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Công ty Thuốc Lá Thăng Long 9

4.1 Cơ cấu tổ chức và biên chế của văn thư lưu trữ chuyên trách 10

4.2 Chức năng, nhiệm vụ : 10

4.2.1 Bộ phận văn thư lưu trữ 10

4.2.2 Cán bộ nhân viên VTLT 10

PHẦN THỨ HAI 13

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 13

I THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 13

1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 13

2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan 14

3 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác văn thư, lưu trữ 14

4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư , lưu trữ , quản lí công tác thi đua,

khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ 15

5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15

II HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 16

1 Quản lí văn bản 16

2 Soạn thảo và ban hành văn bản 26

3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 31

4 Xác định giá trị tài 33

5 Chỉnh lý tài liệu 34

6 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34

7 Bảo quản tài liệu 35

8 Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ 35

KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Nghiên cứu lý luận, vận dụng lý luận vào thực tế là một vấn đề rất quantrọng trong, thực tập cuối khóa của sinh viên năm cuối Khoa Văn thư-Lưu trữthuộc trường Đai học Nội vụ nhằm mục đích lý luận phục vụ tốt cho thực tiễn

và thực tiễn có thể bổ sung thêm cho phần lý luận

Công tác văn thư lưu trữ được coi là không thể thiếu trong bất cứ một cơquan doanh nghiệp nào, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động sản xuất kinhdoanh và bảo vệ sự bền vững của doanh nghiệp Việc tổ chức tốt công tác vănthư lưu trữ góp phần tạo nên sự thống nhất trong quản lý, giảm bớt tệ quan liêugiấy tờ, công tác văn thư lưu trữ luôn phải kết hợp hài hòa với nhau vì công tácvăn thư làm tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường em đã trang bị những kiếnthức cơ bản của chuyên ngành văn thư, lưu trữ Thực hiện phương châm “học điđôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”, nhà trường và Khoa Văn thư - Lưutrữ đã tổ chức đợt thực tập trong thời gian một tháng để giúp sinh viên nắm chắchơn về kiến thức lý luận, thực tiễn và tình hình thực tế về công tác văn thư lưutrữ tại các cơ quan, tổ chức, nâng cao hơn trình độ chuyên môn để rút ngắnkhoảng cách giữa thực tế và sách vở

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty Thuốc láThăng Long đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này Với thờigian thực tập không dài nhưng cũng đã giúp em được tiếp xúc và biết được côngviệc thực tế mà cán bộ văn thư lưu trữ cần thực hiện, được vận dụng lý thuyết

mà mình đã học vào giải quyết những công việc thực tiễn

Là một cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã giúp

em trang bị được những kiến thức cơ bản, cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thứccủa mình Trước hết là nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng công tác văn thư lưutrữ trong cơ quan, tổ chức và đối với sự phát triển của đất nước Báo cáo sau đây

là kết quả của thời gian thực tập khảo sát nghiên cứu, cùng sự kết hợp kiến thứcchuyên môn mà em đã rút ra được tại Công ty Thuốc lá Thăng Long Được sựgiúp đỡ của các anh, chị trong Công ty cùng với kiến thức được thầy cô trang bị

trên lớp đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này Qua đây em xin gửi lời cảm

ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô trong trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ,Lãnh đạo Công ty Thuốc lá Thăng Long, Văn phòng và các đơn vị trong Công

ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập

Trong quá trình thực tập, mặc dù bản thân đã rất nỗ lực cố gắng để hoànthành tốt và rút ra nhiều kinh nghiệm từ thực tế, song do kiến thức còn hạn chế,kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên khi hoàn thành bài báo cáo thực tập nàykhông tránh khỏi những sai sót, em rất mong được thầy cô xem xét, góp ý kiến,

bổ sung để bài báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

PHẦN THỨ NHẤT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHÒNG

CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Trước năm 1954, Miền Bắc nước ta không có ngành công nghiệp sản xuấtthuốc lá Việc trồng và sản xuất thuốc lá trước đó chủ yếu được hình thành mộtcách tự phát, quy mô nhỏ bé, các cơ sở sản xuất và kinh doanh thuốc lá tư nhân

đã thao túng thị trường và gây nhiều khó khăn cho đời sống Trước thực tế nàynhà nước thấy cần phải nhanh chóng quản lý việc sản xuất và kinh doanh thuốc

Căn cứ Luật của Nhà nước, Nghị định, Quyết định của Chính phủ, ngày22/01/2016 Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam ban hành Quyết định số 43/QĐ-TLVN về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH mộtthành viên Thuốc lá Thăng Long

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Tên Công ty : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁTHĂNG LONG

Tên giao dịch bằng tiếng Việt : CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG Tên giao dịch bằng tiếng Anh : THĂNG LONG TOBACO COMPANYLTD

Tên viết tắt: VINATABA THĂNG LONG

Trụ sở chính : Số 235 đường Nguyễn Trãi, phường Thượng Đình, quậnThanh Xuân, Hà Nội

Công ty Thuốc Lá Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước do Tổngcông ty Thuốc lá Việt Nam quản lý

Công ty Thuốc Lá Thăng Long một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc láđiếu các loại ( có đầu lọc và không có đầu lọc), hạch toán kinh tế độc lập, có tưcách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch theoquyền hạn và nhiệm vụ được giao

Công ty có trách nhiệm tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ chế thịtrường có sự quản lý của nhà nước, nộp đúng nộp đủ các loại thuế theo quy địnhtrên cơ sở sản xuất kinh doanh

Công ty tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cân đối và đảm bảo việclàm thu nhập và đời sống cho người l;ao động thông qua các quy chế tiềnlương , tiền thưởng trong phạm vi Công ty

Chủ Tịch HĐTV và Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Nhànước về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh, về bảo tồn, phát triển và sử dụng

có hiệu qủa các nguồn vốn được Nhà nước giao, về tổ chức thực hiện các chínhsách chế độ, chăm lo đời sống vậ chất và tinh thần của CBCNV trong Công ty

Tổ chức bảo vệ toàn công ty, xây dựng phương hướng, phương án vàthực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai và bảo vệmôi trường, ngăn ngừa những hiện tượng và hành động tiêu cực, giữ vững anninh, kinh tế chính trị, trật tự trị an trong Công ty

2 Cơ cấu tổ chức

Qua sự thay đổi của từng giai đoạn và để phù hợp với công tác sản xuất

kinh doanh, ngày 10 tháng 5 năm 2016 Công ty đã ban hành Quyết định số 196/QĐ-TLTL về chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trong Công ty

+ Hội đồng thành viên

+ Ban Giám đốc

+ Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ

- Văn phòng Hội Đồng Thành Viên

+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc xây dựng kế hoạch và triển khaithực hiện chương trình làm việc, soạn thảo các Biên bản, Nghị quyết, Quyếtđịnh, Tờ trình, Thông báo và các văn bản khác của Hội đồng thành viên

+ Tiếp nhận, chuyển văn bản đến, cập nhật ý kiến chỉ đạo, thư ký cáccuộc họp, lưu trữ các văn bản, thông báo, theo dõi, đôn đốc các đơn vị triển khaithực hiện nghị quyết và lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Hội đồngthành viên

- Ban kiểm soát nội bộ

+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc kiểm soát ban quản lý điều hànhthực hiện Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên;

+ Giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinhdoanh và quản lý điều hành trong Công ty

- Phòng Kế hoạch vật tư

+ Chủ trì và điều phối công tác kế hoạch toàn Công ty; Chủ trì và thựchiện công tác mua hàng đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh; tiếp nhận hànghóa và quản lý kho nguyên liệu, vật liệu, cơ khí và phế liệu;

+ Xây dựng và triển khai kế hoạch sản xuất hàng tuần (trong và gia côngngoài; chủ trì, thực hiện xây dựng và quản lý định mức kinh tế - kỹ thuật, thống

kê và tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

tham gia xây dựng công tác tổ chức cán bộ và phát triển nguồn nhân lực, bảođảm các quan hệ lao động.

+ Chủ trì, thực hiện công tác ATVSLĐ

- Phòng Kĩ thuật cơ điện

+ Chủ trì và công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng kỹthuật thiết bị cơ điện, chuyển đổi, lắp đặt các công trình cơ điện và thiết bị đolường thử nghiệm, thực hiện công tác mua hàng vật tư cơ khí điện, phụ tùng máymóc thiết bị chuyên dụng trong nước

- Phòng Kĩ thuật công nghệ

+ Chủ trì thực hiện xây dựng công thức phối chế và xác định nhu cầunguyên liệu, hương liệu, xây dựng, quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn vật tưphụ liệu và sản phẩm

- Phòng Quản lý chất lượng

+ Chủ trì công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm, xây dựng kế hoạchchất lượng và giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực hiện mục tiêu chấtlượng

+ Chủ trì công tác xây dựng và cải tiến quy trình.

- Phòng Xuất nhập khẩu

+ Chủ trì và triển khai công tác nhập khẩu, xuất khẩu.

+ Quản lý nhãn hiệu hàng hóa đăng ký ở nước ngoài và phát triển sảnphẩm mới xuất khẩu

- Phòng Nghiên cứu phát triển

+ Nghiên cứu, phân tích các xu hướng mới và xây dựng chiến lược vàthực hiện kế hoạch nghiên cứu phát triển

- Phòng Pháp chế

+ Tổ chức và thực hiện công tác Pháp chế tại Công ty

+ Xây dựng và cải tiến quy trình chuyên môn, thực hiện nhiệm vụ chuyênmôn vai trò Công ty mẹ với Công ty con

- Phòng Tài chính kế toán

+Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán theo luật định và quy địnhcủa Công ty

+ Công tác công nghệ thông tin

+ Các phân xưởng sản xuất

- Phân xưởng Cơ điện

+ Gia công chế tạo chi tiết phụ tùng cơ khí, sửa chữa, bảo dưỡng, trung đại

tu các thiết bị và thực hiện các công trình cơ, điện theo kế hoạch;

+ Phục vụ điện, hơi, nước đảm bảo yêu cầu sản xuất và sinh hoạt

- Phân xưởng sản xuất (Phân xưởng Sợi, Phân xưởng Bao mềm, Phânxưởng Bao cứng)

+ Quản lý máy móc thiết bị của phân xưởng;

+ Tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch

* Tổng số CBCNV của Công ty gồm : 1.361 người

Trong đó : - Nam : 1.024 người

- Nữ : 335 người

- Trình độ thạc sĩ : 16 người

- Trình độ đại học : 303 người

- Trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật : 844 người

- Lao động phổ thông : 198 người

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thuốc lá Thăng Long (xemphụ lục)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Văn phòng thực hiện chức năng về tất cả các công việc liên quan đếncông tác văn phòng trong Công ty

Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng, cungcấp các dịch vụ hành chính và hậu cần

Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh môitrường và cảnh quan trên toàn Công ty

Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống lụt bão

2 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng có 84 CBCNV (49 nam, 35 nữ)

Lãnh đạo Văn phòng : 02 người

Văn phòng chia thành 08 tổ công tác thực hiện chức năng nhiệm vụ khácnhau Các tổ gồm :

- Tổ Văn thư : 12 người có nhiệm vụ

Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, đón tiếp khách, tổng đài, Fax, phục vụcác hội nghị của Công ty

- Tổ Xe con : 18 người có nhiệm vụ

Lái xe phục vụ viên chức quản lý, các đơn vị trong Công ty đi công tác,phục vụ công tác thị trường,

- Bếp ăn tập thể :34 người có nhiệm vụ

Phục vụ cơm công nghiệp, ca 3, bồi dưỡng hiện vật cho toàn thể CBCNV

Công ty theo chế độ.

- Tổ Xe vận tải : 12 người có nhiệm vụ

Vận chuyển vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất và sản phẩm thuốc lábao đến các Nhà phân phối

3 Mô hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng

Văn phòng Công ty Thuốc lá Thăng Long được bố trí không tập trung,việc bố trí này phù hợp với tính chất công việc từng tổ như Trạm Y tế ở gần khuvực sản xuất, văn thư ở vị trí thuận tiện cho việc chỉ đạo của lãnh đạo và cácphòng, ban nghiệp vụ …

Vê tổ chức lao động và cách bó trí sắp xếp chỗ ngồi làm việc đối vớiCBCNV Văn phòng rất hợp lý Chính vì vậy hiệu quả công việc đạt được cao,đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo giao

Để đạt hiệu quả cao trong công việc, trong các năm qua Văn phòng đãđược trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phục vụ như : Điện thoại, bàn, ghếlàm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, photocopy, Fax, máy scan tài liệu, điều hòanhiệt độ, máy hút ẩm, hủy tài liệu và các phương tiện phục vụ đầy đủ cho các tổthực hiện nhiệm vụ của mình Tuy nhiên việc trang bị các phương tiện hiện đạihơn sẽ được thực hiện từng bước phù hợp với việc sản xuất kinh doanh củaCông ty

4 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Công ty Thuốc Lá Thăng Long

4.1 Cơ cấu tổ chức và biên chế của văn thư lưu trữ chuyên trách

Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc thuộc Văn Phòng Công ty Thuốc láThăng Long Hiện tại có 03 chuyên viên đều có trình độ đại họcvà 03 nhân viêntrình độ trung cấp chuyên ngành văn thư lưu trữ, cụ thể như sau :

01 văn thư chuyên trách : Giữ con dấu, phụ trách công văn đi-đến và hỗtrợ lưu trữ khi cần

01 văn thư kiêm lưu trữ : Chuyển văn bản, chỉ đạo của Lãnh đạo Công tyđến các đơn vị trong Công ty, tham gia chỉnh lý tài liệu

01 lưu trữ chuyên trách : thực hiện thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ củaCông ty, hướng dẫn các đơn vị giao nộp, lập hồ sơ tài liệu

Phụ trách trực tiếp bộ phận văn thư lưu trữ là 01 Phó Chánh Văn phòng

4.2 Chức năng, nhiệm vụ :

4.2.1 Bộ phận văn thư lưu trữ

Bộ phận VTLT Công ty có nhiệm vụ giúp Lãnh đạo Công ty, Lãnh đạoVăn phòng Công ty thực hiện quản lý các nghiệp vụ công tác VTLT trong toànCông ty với những nội dung sau:

- Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ VTLT

- Đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tácVTLT

- Xây dựng, tổ chức và chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học côngnghệ và thực hiện kế hoạch phát triển VTLT

- Ban hành các chế độ, quy định về công tác VTLT, hướng dẫn và kiểmtra việc thực hiện các chế độ, quy định về VTLT Công ty và các đơn vị

- Thực hiện báo cáo thống kê về VTLT theo quy định và các báo cáo độtxuất khác

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác VTLT

4.2.2 Cán bộ nhân viên VTLT

a Nhân viên Văn thư

- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến nghiệp

vụ văn thư

- Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình chuyểngiao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; Giúp Lãnh đạo Văn phòng theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản; Đóng dấu Công ty và các dấumức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát vàtheo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; Sắp xếp, bảo quản vàphục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản đến/đi hiện hành tại văn thư; Làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy công tác cho cán bộ, nhân viên

- Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty/đơn vị và các loại con dấu khác

- Thực hiện các báo cáo thống kê về văn thư theo quy định

b Nhân viên Lưu trữ

- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến nghiệp

vụ lưu trữ

- Hướng dẫn cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộpvào lưu trữ

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu

- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch

sử theo quy định (nếu có)

- Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

- Làm các báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định

*Ưu điểm của tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư Công ty thuốc

việc quản lý, tra tìm văn bản dễ dàng, thuận tiện.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, sử dụng văn bản khi có yêu cầu

- Đảm bảo các văn bản được đăng ký đầy đủ

- Phòng văn thư làm việc được bố trí tại tầng 1 của nhà làm việc khu vựchành chính nên thuận tiện cho công tác phối hợp giải quyết văn bản đến, đi nhịpnhàng, không ùn tắc

PHẦN THỨ HAI KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CễNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

CỦA CễNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động nghiệp

vụ thỡ hoạt động quản lý đúng vai trũ quan trọng, được vớ như kim chỉ nam củaCụng tỏc Văn thư - Lưu trữ trong cơ quan Vỡ vậy, cỏc cơ quan, tổ chức núichung và Văn phũng núi riờng luụn quan tõm và chỳ trọng hoạt động quản lýsong song với hoạt động nghiệp vụ

I THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN Lí

1 Xõy dựng, ban hành văn bản quy định về cụng tỏc văn thư, lưu trữ

Để cụng tỏc văn thư lưu trữ hoạt động tốt, Lónh đạo Cụng ty luụn chỉ đạothực hiện theo cỏc quy định của cấp trờn như :

Thụng tư 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế

độ bỏo cỏo thống kờ cụng tỏc văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Quyết định số 158/QĐ-TLTL ngày 07 tháng 3 năm 2008 Quy định vềquản lý và sử dụng con dấu của Công ty

Quyết định số 259/QĐ-TLTL ngày 24 tháng 4 năm 2009 ban hành Quychế công tác văn thư lưu trữ

Quy trình kiểm soát tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008, Công ty luôn có sự chỉnh sửa cho phù hợp và thống nhấttheo quy định của Nhà nước

Ban hành Nội quy Kho lưu trữ của Cụng ty

Hiện nay Cụng ty đang thực hiện Quyết định số 283/QĐ-TLTL ngày

12/7/2016 của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam về việc ban hành Quy chế côngtác Văn thư Lưu trữ-Bảo vệ bí mật.

Công ty đang Dự thảo Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ để thực hiệntrong Công ty

2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan

Kể từ khi chính thức được thành lập năm 1957 đến nay, Công ty Thuốc láThăng Long có đủ 4 điều kiện để thành lập một phông lưu trữ cơ quan

Kho lưu trữ Công ty hiện đang bảo quản 02 phông lưu trữ :

- Phông lưu trữ Nhà máy Cơ khí Thuốc lá (phông đóng): Năm 2001, Nhàmáy Cơ khí Thuốc lá sáp nhập vào Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, toàn bộ tàiliệu do Nhà máy Thuốc lá Thăng Long chỉnh lý và bảo quản

- Phông lưu trữ Công ty Thuốc lá Thăng Long (phông mở)

3 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác văn thư, lưu trữ

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệthông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý vànâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ

Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa họccông nghệ trong hoạt động văn thư lưu trữ là một việc cần thiết Văn phòngCông ty đã tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo triển khai và ứng dụng tinhọc vào công tác văn thư, lưu trữ trong việc xử lý công văn đến, phát hành côngvăn đi, gửi nhận văn bản trên mạng nội bộ, sau khi triển khai cơ bản đáp ứngyêu cầu, phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm quản lý tài liệulưu trữ Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phươngpháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký vănbản đến, sổ đăng ký văn bản đi …Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lạihiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kếtnối, tiết kiệm được lao động, giấy tờ

Nhận xét:

Việc nhập dữ liệu vào máy tính rất dễ làm, nhanh chóng, không bị sai sót

nhiều Cách trình bày khoa học hơn là viết tay do vậy mà tránh việc nhầm lẫn.Tạo thuận lợi cho việc tra tìm cũng như không tốn nhiều thời gian, công sức.

4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư , lưu trữ , quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.

Công ty luôn quan tâm đặc biệt việc bố trí đủ cán bộ làm công tác văn thưlưu trữ, cán bộ làm công tác này thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức nângcao nghiệp vụ, tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Cục vănthư và lưu trữ Nhà nước, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam tổ chức

Công ty thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về thể thức, kỹ thuật trìnhbày văn bản, phương pháp lập hồ sơ hiện hành cho các Lãnh đạo đơn vị, cán bộcác phòng ban nghiệp vụ của Công ty, giảng viên của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước thực hiện

Với các thành tích đã đạt được trong công tác văn thư lưu trữ nhiều nămqua, Công ty, Văn phòng Công ty, các cá nhân đã được khen thưởng nhiều danhhiệu cao quý :

- Kỷ niệm chương về những đóng góp cho sự nghiệp lưu trữ

- Bằng khen của Bộ Nội vụ, Bộ Công Thương cho tâp thể và cá nhân

- Giấy khen của các cấp cho tập thể và cá nhân

5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Từ khi thành lập đến nay Công ty chưa để xảy ra vi phạm quy chế côngtác văn thư lưu trữ

Trong nhiều năm qua công ty đã đón tiếp nhiều đoàn kiểm tra về công tácvăn thư, lưu trữ như : Đoàn kiểm tra chéo của các cụm, của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam

Qua các đợt kiểm tra, công tác văn thư lưu trữ của Công ty thực hiện tốthơn vì được trao đổi về nghiệp vụ và có thêm nhiều kinh nghiệm trong công tác

Với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giảiquyết công việc, đáp ứng yêu cầu của Công ty, công tác Văn thư - Lưu trữ đangrất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của Lãnh đạo Công ty Ngoài việc

luôn bám sát công việc của nhân viên, lãnh đạo còn rất quan tâm đến nhân viêncủa mình, luôn động viên, tạo điều kiện điều đó tạo cảm giác phấn khởi khi thựchiện nhiệm vụ

II HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ

1 Quản lí văn bản

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Công ty được quản lý tập trung tạiVăn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tạivăn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (đối với cáctrường hợp bất khả kháng)

-Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ Khẩn, Hỏa tốc được đăng ký,trình và chuyển giao ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục xử lý văn bản

-Văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn được hoàn thành thủ tục phát hành

và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

-Tất cả các văn bản, tài liệu liên quan đến khiếu nại, khiếu kiện, tố cáođược tiếp nhận, xử lý và bảo quản theo chế độ Mật

- Văn bản, tài liệu mật được đăng ký sổ riêng, theo đúng quy định củapháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật nội bộ Không được: fax;đăng nhập, chuyển xử lý văn bản mật trên phần mềm quản lý văn bản

- Văn bản đi, đến loại thường : thực hiện đăng ký văn bản song song cảhai hình thức:

- Vào sổ (không sử dụng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những cụm từkhông thông dụng trong quá trình đăng ký văn bản vào sổ);

- Bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản trên phần mềm,các đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi và thực hiện xử lý văn bản trênphần mềm

- Trong các trường hợp văn bản đi, đến thuộc dạng Thư mời, Thông báohọp, làm việc khẩn, hỏa tốc, Công văn yêu cầu báo cáo gấp…: Để đảm bảo tiến

độ giải quyết công việc, ngoài việc chuyển văn bản trên phần mềm, văn thư cótrách nhiệm thông báo (qua email, điện thoại, fax…) tới các đơn vị, phòng banhoặc cá nhân có liên quan để kịp thời xử lý.

+ Quản lý văn bản đến (bao gồm cả văn bản đến Mật)

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến : Phân loại sơ bộ, bóc bì:

- Đối với bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể và bì văn bảngửi đích danh cá nhân trong Công tyvăn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổtiếp nhận văn bản đến và thực hiện chuyển trực tiếp đến địa chỉ nơi nhận ghitrên bì Đối với bì văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng có liên quan đến côngviệc chung của Công ty thì cá nhân đó có trách nhiệm chuyển cho văn thư đểđăng ký

- Đối với bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ Mật:

Trường hợp ngoài phong bì có dấu “Tuyệt mật”, “Tối mật”: Văn thưkhông được bóc bì, chỉ đăng ký số tài liệu/số ký hiệu bên ngoài bì vào sổ tiếpnhận thư, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng hoặc người có tên trên bì có trách nhiệmgiải quyết Lãnh đạo Văn phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạoCông ty

Trường hợp ngoài phong bì có dấu “Mật”: Văn thư được ủy quyền bóc bì

và đăng ký vào sổ “Công văn Mật đến” Văn thư trình công văn mật cho Lãnhđạo Công ty phê duyệt

- Trường hợp trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: văn thưvào sổ tiếp nhận thư số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay phong bì đến người

có tên trên bì

Trong trường hợp, nếu người có tên trên phong bì đi công tác dài ngày,không thể liên hệ được và trên phong bì có thêm dấu hỏa tốc thì chuyển đếnLãnh đạo Công ty giải quyết Văn thư không được mở phong bì;

- Tất cả các bì khác: văn thư bóc bì để thực hiện các thủ tục xử lý văn bản

- Đối với đơn, thư khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo, văn bản cần được kiểmtra, xác minh một nội dung hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xangày, tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm với văn bản để làm

Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến của văn bản

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng ở phần lềtrái của văn bản, dưới số, ký hiệu (với những văn bản có tên loại), dưới trích yếunội dung (đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trắng ở phần lề phải của vănbản, dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Lập Phiếu giải quyết văn bản đến (đính kèm với bản chính văn bản đến)Căn cứ vào nội dung văn bản, tác giả ban hành văn bản: văn thư dự kiếnphòng ban xử lý chính và các phòng ban phối hợp trên Phiếu giải quyết văn bảnđến;

Với những trường hợp văn bản khó xác định phòng ban xử lý chính doliên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều phòng ban cùng phải xử lý: thực hiện liệt kêđầy đủ tên các phòng ban cùng xử lý tại phần phòng ban xử lý chính

Vào sổ đăng ký văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vitính:

Lập sổ đăng ký văn bản đến, bao gồm các loại: sổ đăng ký văn bản đếncủa các cơ quan, tổ chức bên ngoài; sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị cấp dướigửi lên (cấp trên gửi xuống); sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến, đơn, thư, được thực hiện theo quy định của nhà nước

Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý vănbản: Việc đăng ký (cập nhật) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến và trình tự chu trình chuyển văn bản được thực hiệntheo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản đến của Côngty

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư, không đóng

dấu đến và được chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

- Đối với bản fax, chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản đượcchuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, in ra và làm thủ tục đóng dấuĐến

- Sau đó, khi nhận được bản chính, đóng dấu Đến vào bản chính và làmthủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bảnchuyển phát qua mạng) và lưu cùng với bản fax, bản chuyển phát qua mạng đãđược Lãnh đạo Công ty phê duyệt trước đó

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì cán bộ nhânviên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Công ty,Lãnh đạo Văn phòng để xử lý

- Đối với các văn bản mật gửi đến: nếu nơi gửi không thực hiện đúng thủtục bảo mật, bì văn bản mật có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ, lọt bí mật tài liệu,

… thì văn thư liên lạc lại nơi gửi để có biện pháp xử lý kịp thời

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi thực hiện thủ tục đăng ký, trình ngay trong ngày đểLãnh đạo Công ty xem xét và cho ý kiến giải quyết

- Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Công ty,văn bản đến được đăng ký bổ sung vào cột nơi nhận, ký nhận trong sổ đăng kývăn bản đến và vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bảnđến

- Đối với văn bản đến mật: Căn cứ ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Công

ty, văn thư photocopy nhân bản tài liệu, không thực hiện đăng nhập - chuyển xử

Riêng tài liệu thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì, bì

trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “A” ở ngoài bì.

- Căn cứ ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Công ty, văn bản đến đượcchuyển giao ngay trong ngày cho các phòng ban hoặc cá nhân giải quyết

- Bản chính tất cả văn bản đến, kể cả văn bản đến mật (trừ các văn bảnliên quan đến pháp lý của Công ty lưu tại Văn phòng để thuận tiện cho việccông chứng, sao y) được chuyển giao cho phòng ban hoặc cá nhân xử lý chínhlưu giữ để lập hồ sơ công việc (có ký nhận)

- Cán bộ nhân viên được phân công kiêm nhiệm công tác văn thư của cácphòng ban, sau khi tiếp nhận văn bản đến phải: Đăng ký văn bản đến của phòngban bằng sổ hoặc máy tính; Trình Lãnh đạo phòng ban xem xét và cho ý kiếnphân phối, giải quyết; Chuyển văn bản đến cho cá nhân được Lãnh đạo phòngphân công theo dõi xử lý chính để giải quyết và lập hồ sơ công việc

- Các cá nhân được phân công xử lý chính văn bản có trách nhiệm: xử lývăn bản theo đúng yêu cầu và thời hạn đã được phân công; lập hồ sơ đối với cácphần công việc được giao giải quyết xử lý (bản chính văn bản đến phải lưu trong

hồ sơ công việc); thực hiện các thủ tục nộp lưu vào lưu trữ của Công ty

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến hoặc giaocho cấp phó của mình chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc các lĩnh vựcđược phân công phụ trách

- Các phòng ban, cá nhân được phân công xử lý văn bản: có trách nhiệmnghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn được thể hiện trên vănbản

Phòng ban xử lý chính có trách nhiệm lập Tờ trình giải quyết công việcđối với tất cả các loại công việc trình Lãnh đạo Công ty vị giải quyết

Tờ trình giải quyết công việc được lưu giữ tại phòng ban trình và lưu kèmtheo hồ sơ công việc Mẫu Tờ trình được quy định cụ thể tại Phụ lục V đínhkèm

+ Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

Cán bộ nhân viên Văn thư có trách nhiệm :