BÁO cáo KIẾN tập: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ 3 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh Đông Đô 3 1.2.Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô 5 1.3.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở thuộc khối Vận hành Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô 6 1.3.1. Chức năng của Phòng Hành chính Hội sở. 6 1.3.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Hội sở. 6 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG SACOMBANK 8 2.1. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sacombank 8 2.1.1. Tổ chức và biên chế bộ phận văn thư lưu trữ. 8 2.1.2. Công tác phổ biến, quán triệt văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu. 9 2.1.3. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ 10 2.1.4. Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ 11 2.1.5. Tổ chức chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 11 2.2. Thành phần, khối lượng, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sacombank 11 2.2.1. Thành phần và khối lượng tài liệu lưu trữ của Sacombank 11 2.2.2. Ý nghĩa và giá trị tài liệu lưu trữ của Sacombank 13 2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Sacombank. 14 2.3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 14 2.3.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ Sacombank 18 2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu. 19 2.3.4. Tổ chức công cụ tra cứu. 20 2.3.5. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.3.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Sacombank. 23 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 27 3.1. Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. 27 3.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 3.2.1. Khảo sát khối tài liệu cần chỉnh lý 27 3.2.2. Tìm hiểu và nghiên cứu văn bản. 28 3.2.3. Xây dựng phương án phân loại 30 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI SACOMBANK 31 4.1. Nhận xét chung 31 4.1.1. Ưu điểm 31 4.1.2. Hạn chế 32 4.2. Nhận xét từng nghiệp vụ 32 4.2.1 . Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 32 4.2.2. Công tác phân loại tài liệu 33 4.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 33 4.2.4. Tổ chức công cụ tra cứu 34 4.2.5. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ 34 4.2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 34 4.3. Đề xuất một số ý kiến 35 4.3.1. Đối với cơ quan 35 4.3.2. Đối với chương trình đào tạo của khoa văn thư lưu trữ. 37 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 39

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ 3

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh Đông Đô 3

1.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô 5

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở thuộc khối Vận hành -Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô 6

1.3.1 Chức năng của Phòng Hành chính Hội sở 6

1.3.2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Hội sở 6

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG SACOMBANK 8

2.1 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sacombank 8

2.1.1 Tổ chức và biên chế bộ phận văn thư- lưu trữ 8

2.1.2 Công tác phổ biến, quán triệt văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu 9

2.1.3 Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ 10

2.1.4 Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ 11

2.1.5 Tổ chức chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ 11

2.2 Thành phần, khối lượng, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sacombank 11

2.2.1 Thành phần và khối lượng tài liệu lưu trữ của Sacombank 11

2.2.2 Ý nghĩa và giá trị tài liệu lưu trữ của Sacombank 13

2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Sacombank 14

2.3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14

2.3.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ Sacombank 18

2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 19

2.3.4 Tổ chức công cụ tra cứu 20

2.3.5 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ 22

2.3.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Sacombank 23

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 27

3.1 Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông 27

3.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27

3.2.1 Khảo sát khối tài liệu cần chỉnh lý 27

3.2.2 Tìm hiểu và nghiên cứu văn bản 28

3.2.3 Xây dựng phương án phân loại 30

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI SACOMBANK 31

4.1 Nhận xét chung 31

4.1.1 Ưu điểm 31

4.1.2 Hạn chế 32

4.2 Nhận xét từng nghiệp vụ 32

4.2.1 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 32

4.2.2 Công tác phân loại tài liệu 33

4.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 33

4.2.4 Tổ chức công cụ tra cứu 34

4.2.5 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ 34

4.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 34

4.3 Đề xuất một số ý kiến 35

4.3.1 Đối với cơ quan 35

4.3.2 Đối với chương trình đào tạo của khoa văn thư lưu trữ 37

KẾT LUẬN 38

PHỤ LỤC 39

A PHẦN MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trên đà hội nhập và phát triển, đòi hỏi nguồn nhân lựcdồi dào đồng thời phải có chất lượng, năng động, nhạy bén đáp ứng những yêucầu của công cuộc đổi mới Sinh viên là lực lượng đông đảo và quan trọng sẽgóp phần lớn vào nguồn nhân lực trẻ Sinh viên phải học như thế nào để ratrường đáp ứng nhu cầu xã hội?, đặc biệt là có thể vận dụng tốt lý thuyết đã họcvào thực tiễn Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy “ Học đi đôi với hành” Bác khuyênchúng ta không những phải “học” lý luận, giỏi lý thuyết trên sách vở, mà cònphải biết kết hợp với thực hành, biết vận dụng những lý thuyết đã học vào thựctiễn Đồng thời phải biết vận dụng linh hoạt, tránh máy móc, bởi đôi khi giữa lýthuyết và thực tiễn cũng tồn tại những khoảng cách khác biệt Cho dù vậy, thì lýthuyết và thực tiễn vẫn là hai mặt của một quá trình thống nhất chính từ những

ý nghĩa như vậy mà Khoa văn thư – lưu trữ luôn quan tâm và tạo điều kiện giúpcho sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chínhtrị xã hội hay các doanh nghiệp Đây là cơ hội quý báu giúp cho sinh viên pháthuy những kiến thức đã học, để so sánh và vận dụng vào thực tiễn Được sự giúp

đỡ của các thầy cô trong khoa và sự đồng ý từ phía cơ quan, tôi đã may mắnđược thực tập tại Bộ phận Văn thư- Lưu trữ thuộc phòng Hành chính Hội sởNgân hàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh đông đô Thời gian thực tập 1tháng đã giúp chúng em có cơ hội: tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổchức của phòng Hành chính đồng thời chúng em được thực hành các nghiệp vụ

về công tác văn thư như: quản lý thư đi, thư đến, quản lý văn bản đi và văn bảnđến cơ quan Hội sở, quản lý con dấu của cơ quan, hay khảo sát về tình hình soạnthảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành Nhờ vậy mà tôi đã có cái nhìn cụ thể hơn vềcông tác văn phòng nói chung và công việc của cán bộ văn thư nói riêng Nhữngkiến thức bổ ích mà thầy cô dạy trên giảng đường chính là những viên gạch nềnmóng, giúp cho chúng tôi có khả năng so sánh và vận dụng vào thực tiễn Quađợt thực tập này, tôi đã được học hỏi vàtích lũy cho mình nhiều bài học kinhnghiệm quý báu, giúp em tự tin hơn khi chuẩn bị rathường Bên cạnh đó, môitrường làm việc tại Ngân hàng rất chuyên nghiệp và hiện đại, cho em bài học về

tác phong làm việc cẩn thận và khoa học; thêm nữa đó là bài học về cách giaotiếp, ứng xử với cấp trên và với các đồng nghiệp Kết quả của quá trình thực tập

mà tôi học hỏi và thu nhận được được thể hiện trong nội dung của bài Báo cáodưới đây Với vốn kiến thức còn khiêm tốn và kinh nghiệm còn hạn chế, trongbài báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót; vì vậy tôi rất mong nhận được

sự đóng góp của thầy cô giáo, quý cơ quan và các bạn để bài Báo cáo thực tậpcủa tôi được hoàn thiện hơn nữa Nội dung chính bài Báo cáo thực tập năm cuốicủa tôi gồm:

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ Ý KIẾN

Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2017

Sinh viên

Bùi Mạnh Hùng

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN THƯỜNG

TÍN CHI NHÁNH ĐÔNG ĐÔ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh Đông Đô

Ngân hàng TMCP thường tín chi nhánh đông đô gọi tắt là Sacombankđược thành lập ngày 14/02/2008 là một chi nhánh của ngân hàng thương mại cổphần sài gòn thường tín theo Giấy phép Hoạt động số 06/NH-SB ngày 05 tháng

12 năm 2008. Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín là doanh nghiệp thực hiệnhoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ liên quan đến hoạt động tàichính theo quy định của pháp luật, phục vụ các doanh nghiệp và các thành phầnkinh tế khác vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế Nhànước Tổ chức và hoạt động của ngân hàng được thực hiện theo Điều lệ Ngânhàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô và các quy định của pháp

luật có liên quan được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần, vốn, điều lệcủa Sacombank do các cổ đông đóng góp Hệ thống Sacom bank gồm: các đơn

vị thuộc hệ thống mạng lưới: Chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp,hiện diện thương mại và Hội sở chính, Sở giao dịch, công ty con phù hợp quyđịnh của pháp luật

Trải qua quá trình hoạt động gần 9 năm, Sacom bank đã nỗ lực phát triển

và gặt hái được nhiều thành công lớn Năm 2016, có thể nói Sacombank là mộttrong những ngân hàng tốt nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại tạiViệt Nam

 Lĩnh vực hoạt động:

Ngân hàng Sacombank chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Ngân hàngTMCP sài gòn thường tín Theo Quyết định số 194/QĐ-SB ngày 14/9/2008 củaNgân hàng TMCP sài gòn thường tín về việc cấp giấy phép hoạt động cho Ngânhàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh đông đô, được phép thực hiện cáchoạt động nghiệp vụ như sau:

- Huy động vốn của mọi tổ chức thuộc các thành phần kinh tế và dân cưdưới hình thức tiền gửi có kỳ hạn, không kỳ hạn bằng đồng Việt Nam

- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước

- Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác

- Cho vay đối với các tổ chức và cá nhân tùy theo tính chất và khả năngnguồn vốn

- Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá

 Hùn vốn, liên doanh, mua cổ phần theo pháp luật hiện hành

- Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng

- Thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc và thanh toán quốc tế…

1.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô

Hiện nay, Sacombank có 1 trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh, 1 sở giaodịch, 3 chi nhánh tại Lào và Campuchia và 48 chi nhánh tại Việt Nam

Theo Điều lệ Ngân hàng Sacombank, cơ cấu tổ chức quản lý củaSacombank bao gồm:

1 Giám đốc chi nhánh

2 Phó giám đốc chi nhánh

3 Các phòng ban chuyên môn và nhân viên sacombank

Trong Điều lệ Ngân hàng Sacombank đã quy định rất rõ nhiệm vụ, quyềnhạn cũng như nghĩa vụ của các thành viên trên Các cơ quan quản lý điều hànhSacombank giám đốc là người quyết định cao nhất tại chi nhánh

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội

sở thuộc khối Vận hành -Ngân hàng TMCP Sài Gòn thường tín chi nhánh đông đô

1.3.1 Chức năng của Phòng Hành chính Hội sở.

Phòng Hành chính trực thuộc Khối Vận hành là đơn vị tổ chức và quản lýhoạt động hành chính văn thư, quản lý tài sản hữu hình, hệ thống an ninh, antoàn, liên lạc, tổ chức và quản lý hoạt động lễ tân, hậu cần, tổ chức và quản lýhoạt động y tế, công tác đối ngoại và quản lý chi tiêu nội bộ tại Hội sở Đồngthời là cơ quan có trách nhiệm quản lý các chi nhánh về công tác hành chính vănphòng

 Phòng hành chính Hội sở có chức năng như sau:

- Xây dựng, tổ chức, triển khai các hoạt động hành chính văn phòng theođúng chiến lược sacombank ngắn hạn và dài hạn; nhằm đảm bảo hoạt độnghành chính văn phòng hiệu quả, chuyên nghiệp và không ngừng cải tiến

- Chủ trì tổ chức thực hiện các nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ vàcác dịch vụ nội bộ bao gồm: lễ tân, hậu cần, chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản hữuhình, hệ thống an ninh, liên lạc cho Hội sở và dịch vụ y tế cho toàn hệ thống;đảm bảo chất lượng dịch vụ, khoa học và tiết kiệm

- Chỉ đạo và triển khai hoạt động hành chính văn phòng trên toàn hệ thốngcác chi nhánh đảm bảo hiệu quả, thống nhất mục tiêu

- Tư vấn, tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong việc tổ chức và quản lý hànhchính, hoạt động vận hành để nâng cao chất lượng dịch vụ và kiểm soát rủi ro

1.3.2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Hội sở.

Phòng Hành chính bao gồm các bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận thựchiện những

nhiệm vụ riêng và được quy định cụ thể trong Quy chế tổ chức, hoạt độngcủa khối Vận hành giai đoạn 2011-2015 ban hành theo Quyết định số 35/QĐ-SBngày 19 tháng 5 năm 2012 của Giám đốc Sacombank Phòng Hành chính cónhiệm vụ chung đó là:

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại Hội sở và

quản lý chi nhánh về công tác hành chính văn phòng.

- Quản lý và thực hiện các dịch vụ nội bộ bao gồm: lễ tân, chi tiêu nội bộ,quản lý tài sản hữu hình, hệ thống an ninh, liên lạc, phương tiện vận tải… choHội sở, đảm bảo an toàn và hiệu qủa

- Xây dựng các quy trình Tổ chức khám sức khỏe định kỳ và quản lý hồ

sơ sức khỏe cho cán bộ nhân viên toàn hệ thống

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Hội sở

Theo Quyết định số 35/QĐ-SB ngày 19 tháng 5 năm 2012 của Giám đốcSacombank về việc Ban hành quy chế tổ chức, hoạt động của khối Vận hànhgiai đoạn 2011-2015: Về tổ chức, phòng Hành chính Hội sở gồm 05 bộ phận: bộphận Lễ tân – hậu cần, bộ phận Văn thư- lưu trữ, bộ phận Quản lý tài sản, Cơcấu nhân sự của phòng Hành chính Hội sở thuộc khối Vận hành Sacombank baogồm 63 người; trong đó có 1 giám đốc 1 phó giám đốc 1 trưởng phòng và 1 phóphòng Theo yêu cầu công việc, ở mỗi bộ phận cần phải có 1 trưởng bộ phận.Còn bộ phận Văn thư- lưu trữ và bộ phận Quản lý tài sản chưa có trưởng bộphận Do đó, lãnh đạo phòng trực tiếp quản lý hai bộ phận này Phó phòng Hànhchính Tăng Thị Thúy Vinh chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận văn thưlưu trữ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG

SACOMBANK 2.1 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sacombank

2.1.1 Tổ chức và biên chế bộ phận văn thư- lưu trữ.

Lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan

tổ chức nào Tuy nhiên, tùy thuộc vào điều kiện thực tế cũng như sự quan tâmcủa lãnh đạo đối với công tác này, mà ở mỗi cơ quan, tổ chức hoặc doanhnghiệp lại có sự tổ chức khác nhau Tại Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín, tổchức bộ phận văn thư- lưu trữ trực thuộc phòng Hành chính, thuộc khối Vậnhành Lưu trữ của sacombank là lưu trữ hiện hành

 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Văn thư lưu trữ đó là

- Thực hiện công tác Văn thư- Lưu trữ tại cơ quan Hội sở như: Quản lýthư đi, thư đến, phát hành chuyển văn bản trực tiếp qua mạng nội bộ Quản lývăn bản đến và văn bản đi nội bộ hoặc đi ra ngoải Hội sở Giám sát và thực hiệnviệc xử lú thư từ và các dịch vụ thư tín

- Quản lý dấu và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước vàcủa Ngân hàng

- Quản lý và cung cấp hồ sơ pháp lý cho các đơn vị theo yêu cầu

- Quản lý kho lưu trữ tài liệu của Hội sở theo Quy định

- Hỗ trợ các công tác công chứng, dịch thuật, thực hiện xin giấy phép,giấy chứng nhận theo phân công của Ban điều hành

- Xây dựng quy trình, quy chế quy định và hướng dẫn liên quan đến hoạtđộng văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện an toàn, thông suốt, nâng cao năng suấtlao động, tuân th và kiểm soát tốt rủi ro, nâng cao chất lượng dịch vụ

- Bảo đảm kiểm soát hoạt động của Bộ phận văn thư, lưu trữ được thựchiện đúng với quy định

- Phối hợp với Khối Kiểm tra- Kiểm soát nội bộ kiểm tra, giám sát, đánhgiá công tác Văn thư- Lưu trữ trên toàn hệ thống

- Các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo

 Về biên chế: Hiện nay, bộ phận văn thư- lưu trữ thuộc phòng Hành

chính gồm: 1 nhân viên kiêm nhiệm văn thư - lưu trữ đều có trình độ Đại học,chuyên ngành Lưu trữ học

Bảng thống kê nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại MB

STT Họ tên Chức danh Giới tính Độ tuổi Trình độ

01 Nguyễn thị thu Hà NV văn thư

- lưu trữ

Qua Bảng thống kê trên có thể thấy, tại Sacombank không có nhân viênchuyên trách làm công tác lưu trữ Tuy nhiên, đội ngũ nhân sự trong bộ phậnvăn thư- lưu trữ có trình độ cao, đúng chuyên ngành Lưu trữ học Đội ngũ nhânlực trẻ năng động, nhiệt tình, dễ dàngtiếp thu những kiến thức và kỹ thuật mới

2.1.2 Công tác phổ biến, quán triệt văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.

Trong năm 2013, để phổ biến, quán triệt các văn bản của Đảng, Nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu, Ngân hàng sacombank đã banhành văn bản số 266/HD-HS ngày 27 tháng 3 năm 2013 hướng dẫn về việc banhành quy chế về công tác văn thư lưu trữ

Ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ:

Nhận thức được vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt động của mình,trong những năm qua lãnh đạo Sacombank đã căn cứ vào các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước để ban hành kịp thời

hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn công tác lưu trữ Cụ thể nhưsau:

- Hướng dẫn số 47/HD-SB ngày 25 tháng 6 năm 2009 của Ngân hàngTMCP Sài gòn thường tín về công tác lưu trữ hồ sơ tại kho Văn phòng/ PhòngHành chính Tổng hợp Chi nhánh

- Quyết định 61/QĐ-SB- HS ngày 3 tháng 11 năm 2009 của Sacombank

về việc ban hành Quy trình Kiểm soát hồ sơ

- Quyết định 78/QĐ-SB- HS ngày 12 tháng 2 năm 2010 về việc ban hànhQuy định lập và quản lý hồ sơ khách hàng, Quy trình lập và quản lý hồ sơ

khách hàng.

- Quyết định 79/QĐ-SB- HS ngày 12 tháng 2 năm 2010 về việc ban hànhHướng dẫn Quản lý và lưu trữ hồ sơ khách hàng tại bộ phận hỗ trợ quan hệkhách hàng

- Quyết định số 59/QĐ-SB ngày 22 tháng 11 năm 2010 của sombank vềviệc ban hành Quy trình luân chuyển và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

- Quyết định số 2949/QĐ-SB- HS ngày 23 tháng 4 năm 2012 về việc banhành Quy trình công tác lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Sài gòn thường tín chinhánh đông đô Đây là quy trình quy định và hướng dẫn khá cụ thể về các nộidung liên quan đến công tác lưu trữ

Từ khái quát cho đến cụ thể, chẳng hạn như: Quy trình quy định về tráchnhiệm của người đứng đầu cơ quan, của lãnh đạo đơn vị, nhân viên…đối vớicông tác lưu trữ Nội dung quy trình bao gồm: quy định chung, xây dựng danhmục hồ sơ, công tác lập hồ sơ công việc, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu, đánh giá lạithời hạn bảo quản và tiêu hủy tài liệu, báo cáo thống kê, quản lý hồ sơ dữ liệumáy tính…Nhìn chung, quy trình lưu trữ đã quy định khá cụ thể về các nội dungchính trong công tác lưu trữ Tuy nhiên các văn bản hướng dẫn đối với từngnghiệp vụ lưu trữ ( như bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,…) cụ thểchưa được ban hành

Ngoài ra, trong năm 2013 Phòng Hành chính Hội sở đã ban hành nhiềuvăn bản hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ như:

- Số 44/HD-VH- HC ngày 30/1/2013 về thu thập Hồ sơ và xây dựng danhmục Hồ sơ năm 2013

- Số 242/VH-HC ngày 7/6/2013 về Tăng cường công tác PCCC, bảo vệ

an toàn hồ sơ tài liệu

2.1.3 Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ

Ngân hàng Sacombank coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấncho nhân viên phụ trách công tác lưu trữ trên toàn hệ thống với nhiều hình thứckhác nhau:

- Tổ chức đào tạo trực tuyến các văn bản, quy trình, quy định về công tácvăn thư lưu trữ trên toàn hệ thống.

- Tổ chức đào tạo trực tuyến theo từng đối tượng đảm bảo mỗi cán bộnhân viên

đều nắm được trách nhiệm, các công việc của cá nhân với từng khâunghiệp vụ của công tác lưu trữ

- Tham gia đào tạo, hướng dẫn trực tiếp tại Hội sở và các chi nhánh khi có

đề xuất của đơn vị

Năm 2013, Ngân hàng đã tổ chức lớp học đào tạo và cử cán bộ nhân viên

đi đào tạo về các quy định mới của nhà nước như Luật lưu trữ, quy định về côngtác văn thư trong doanh nghiệp…

2.1.4 Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ

Phòng Hành chính chủ động đề xuất, tham mưu với lãnh đạo Khối thườngxuyên tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác hành chính văn phòng nóichung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng Từ đó, có thể nắm chắc được tìnhhình, chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại các chi nhánh và kịp thời chấnchỉnh những thiếu sót, khuyết điểm, góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng,hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại Sacombank

2.1.5 Tổ chức chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ

Phòng Hành chính phối hợp với khối Công nghệ thông tin nghiên cứu, xâydựng phần mềm trong công tác hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêngnhư xây dựng Cổng thông tin cộng tác Sacombank với nhiều phân hệ chức năng:văn phòng số, quản lý văn bản, thư viện,…, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả củahoạt động hành chính văn phòng Trong thời gian tới, Sacombank triển khai xâydựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Đây là cơ sở, tiền đề để xây dựng cơ sở

dữ liệu lưu trữ cho toàn hệ thống đảm bảo thống nhất, khoa học, thuận tiện

2.2 Thành phần, khối lượng, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sacombank

2.2.1 Thành phần và khối lượng tài liệu lưu trữ của Sacombank

Thành phần và nội dung tài liệu:

Sacombank là một ngân hàng lớn, phạm vi hoạt động rộng khắp cả nước,không ngừng lớn mạnh và phát triển, do đó khối lượng tài liệu hình thành tronghoạt động của Sacombank rất lớn Bao gồm hai loại chính: tài liệu hành chính vàtài liệu chuyên môn.

Tài liệu hành chính là thành phần tài liệu chiếm khối lượng lớn trongPhông lưu trữ Sacombank, đó là những tài liệu được hình thành chủ yếu từ hoạtđộng quản lý điều hành chung của Sacombank Bao gồm các văn bản của các cơquan cấp trên gửi xuống và ngân hàng TMCP thường tín gửi xuống như Văn bảncủa các cơ quan cùng cấp như: các ngân hàng khác, các công ty, …trao đổi hợptác công việc Các văn bản nội bộ của lãnh đạo Sacombank gửi xuống cácphòng ban, đơn vị nhằm chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện nhiệm vụ Bao gồmcác Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn, Tờ trình…, dưới dạngcông văn lưu Tài liệu hành chính phản ánh những chủ trương, chính sách củaNhà nước về hoạt động tài chính ngân hàng, cũng như sự chỉ đạo, quản lý củalãnh đạo Sacombank về các mặt hoạt động điều hàn Sacombank; chẳng hạn như:

kế hoạch hoạt động của Sacombank, tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, thành lậphoặc giải thể các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc Sacombnak, phân cấpphân quyền… Trong khối lượng tài liệu hành chính, tài liệu chủ yếu là của:phòng Hành chính, khối Tổ chức nhân sự, Văn phòng

 Ví dụ:

- Tập công văn đi của Hội đồng quản trị năm 2010

- Tập công văn đến của Ngân hàng nhà nước năm năm 2012

- Tập công văn đến của Ủy ban chứng khoán nhà nước năm 2012

Tài liệu chuyên môn: là thành phần tài liệu hình thành trong hoạt độngchuyên môn nghiệp vụ của phòng, ban, đơn vị chuyên môn của Sacombank,phản ánh hoạt động đặc thù của Ngân hàng Các tài liệu này phản ánh rõ nhấtcác lĩnh vực hoạt động như tín dụng, vay vốn, huy động vốn, kinh doanh ngoạitệ…, thể hiện chức năng của ngân hàng Tài liệu chuyên môn hình thành phầnlớn ở các khối/ phòng như: tài chính kế toán, trung tâm thẻ, trung tâm thanhtoán,ban đầu tư…Các tài liệu lưu trữ như: chứng từ vế nợ, hạch toán, bảng cân

đối ngoại tệ, chứng tứ báo có, các loại bảng kê…

Ví dụ: - Tập chứng từ hạch toán ngày 26/ 11/ 2012

- Hồ sơ đăng ký mở tài khoản doanh nghiệp năm 2011

- Hồ sơ phát triển ATM 2011

- Chứng từ vế nợ ngày 14/10/2011.( phòng kế toán)

- Bảng kê phát hành thẻ năm 2010

Trong khối tài liệu chuyên môn, còn có tài liệu khoa học kỹ thuật của Banđầu tư, phòng quản lý dự án…

2.2.2 Ý nghĩa và giá trị tài liệu lưu trữ của Sacombank

Mỗi một tài liệu khi sinh ra, bản thân nó đã mang một ý nghĩa nhất định.Tài liệu lưu trữ của Sacombank cũng vậy, đó là những tài liệu bản gốc, hoặc bảnchính, chứa đựng những yếu tố có giá trị pháp lý cao, có thể làm căn cứ để xácđịnh độ tin cậy của thông tin Nó được hình thành trong quá trình hoạt động củaSacombank, phản ánh chân thực nhất hoạt động của cơ quan hình thành ra nó.Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có độ tin cậy cao Tài liệu lưu trữcủa Sacombank có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoahọc, lịch sử

Trong hoạt động thực tiễn, tài liệu lưu trữ Sacombank là căn cứ quantrọng để so sánh, đối chiếu hoặc là căn cứ tin cậy để ra quyết định Tài liệu lưutrữ còn giúp cho việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bảnquản lý, có thể khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thôngtin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao,thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm

Ví dụ: Khi lập báo cáo tài chính năm 2013, người ta có thể xem lại Báocáo tài chính của năm 2003, để so sánh tốc độ tăng trưởng trong 10 năm củaSacombank Hoặc báo cáo hoạt động của Sacombank năm 2012 để so sánh và

kế thừa kinh nghiệm hoặc xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển cho giaiđoạn tiếp theo Tài liệu lưu trữ còn là một công cụ để kiểm soát việc thực thiquyền lực của Sacombank Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạtđộng của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Trong hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử: Tài liệu lưu trữnói chung phản ánh quá trình phát triển và sáng tạo của con người, hoạt độngsáng tạo khoa học, nên tài liệu lưu trữ có tính khoa học cao Các tài liệu khoahọc kỹ thuật của Sacombank như: các loại bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ dự án,… đó lànhững căn cứ quan trọng phản ánh quá trình hoạt động về khoa học, kỹ thuật củacon người Trên cơ sở những tài liệu lưu trữ Sacombank, người ta có thể tìm tòi,

kế thừa và phát huy những thành tựu khoa học đi trước, tính kế thừa trongnghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc

2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Sacombank.

2.3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữSacombank, là nghiệp vụ đầu tiên và có vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ

Bổ sung tài liệu thường xuyên là biện pháp quản lý tốt nhất, tránh thất lạc tài liệu,giữ bí mật thông tin và thể hiện nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu Thu thập,

bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Giảiquyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần làmphong phú thêm thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ của cơ quan mình Điều

đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng đượccác nhu cầu đòi hỏi ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội Thu thập, bổ sungtài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan

Quy định của Sacombank về thu thập tài liệu vào lưu trữ:

Quy trình, trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành củaSacombank đã được quy định cụ thể trong Quy trình công tác lưu trữ được banhành theo Quyết định số 49/QĐ-SB của Giám đốc Ngân hàng TMCP Sai gònthường tín chi nhánh đông đô Bao gồm: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống kêdanh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; phê duyệt danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu củađơn vị; bàn giao hồ sơ, tài liệu, quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu: hồ sơ, tàiliệu giao nộp phải đạt các yêu cầu sau:

+ Tài liệu phải được lập thành hồ sơ

+ Hồ sơ phải được thống kê thành Mục lục hồ sơ.

+ Chỉ nộp lưu những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản từ hai năm trở lên.+ Giao nộp phải có đầy đủ các công cụ tra cứu kèm theo: mục lục hồ sơ.+ Hồ sơ được bàn giao tại kho lưu trữ của cơ quan

Tuy nhiên trên thực tế, các hồ sơ khi giao nộp vào kho lưu trữ không cómục lục hồ sơ kèm theo Việc thu thập tài liệu được thực hiện linh hoạt, khôngquá cứng nhắc như trong Quy trình lưu trữ quy định

Nguồn thu thập và bổ sung tài liệu : đó là các khối, phòng, ban, đơn vịtrực thuộc cơ cấu tổ chức của Sacombank Chẳng hạn như: tài liệu củavăn thư, văn phòng triển khai chiến lược, Khối tài chính kế toán, Khối kiểm trakiểm soát nội bộ, Khối quản trị rủi ro, Khối thẩm định, phòng chính trị, Khốinguồn vốn và kinh doanh ngoại tệ, Khối khách hàng vừa và nhỏ ( SME), Khốikhách hàng lớn (CIB), Trung tâm thẻ, Trung tâm thanh toán, Ban đầu tư, Khốicông nghệ thông tin… Hiện nay hồ sơ của các cơ quan Sacombank (bao gồmHội sở hoặc sở giao dịch, các chi nhánh) được quản lý tập trung, thống nhất tại

cơ quan Sở giao dịch, các chi nhánh không giao nộp tài liệu về kho lưu trữ cấptrên (Hội sở) do tính chất tài liệu của Sacombank là thường xuyên được tra cứu

để phục vụ khách hàng, kiểm toán hoặc các đợt kiểm tra của cơ quan cấp trên…

Thành phần tài liệu giao nộp: gồm có: tài liệu hành chính, tài liệuchuyên môn gồm: tài liệu tài chính kế toán, tín dụng; tài liệu khoa học kĩ thuật

+ Tài liệu hành chính: là các tài liệu sản sinh ra trong quá trình làm việccủa bộ phận hành chính – văn thư như: các tập công văn đi, công văn đến, báocáo thường niên mỗi năm, kế hoạch công tác năm…

+ Tài liệu chuyên môn: là tài liệu sản sinh ra trong quá trình làm việc củacác phòng, ban, đơn vị hoạt động nghiệp vụ chuyên môn thuộc Hội sở Ví dụnhư: Chứng từ tài chính kế toán, Hồ sơ chứng từ nội bộ, Dự chi tiết kiệm, Tổnghợp điện phát, hạc toán, bảng cân đối ngoại tệ…Tài liệu khoa học – kĩ thuật: làtài liệu thuộc nhóm tài liệu xây dựng cơ bản, hình thành song song với các côngtrình, dự án Bao gồm tài liệu chữ viết : bằng cả tiếng Anh, tiếng Việt và các bản

vẽ thiết kế công trình, hạng mục công trình, dự án Một số hồ sơ dự án của

phòng công nghệ thông tin ngoài bản gốc còn có các cả bản sao Theo nhân viênlưu trữ của Sacombank, đối với các hồ sơ dự án có tầm quan trọng lớn, cần phảigiữ lại cả bản tiếng anh, tiếng việt, bản gốc và bản sao.

Thời hạn giao nộp tài liệu:

+ Theo quy định về giao nộp tài liệu vào lưu trữ được nêu trong Quy trìnhlưu trữ:

- Tài liệu hành chính hoặc liên quan đến quá trình giải quyết công việc cụthể: 12 tháng kể từ năm công việc kết thúc;

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 12tháng kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức

- Tài liệu xây dựng cơ bản, hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trìnhxây dựng: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán, bàn giao sử dụng

- Tài liệu phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệukhác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc

- Tài liệu kế toán phải đưa vào kho lưu trữ cơ quan trong thời hạn 12tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

- Đối với hồ sơ về tài chính kế toán, chứng từ điện tử in ra giấy, tài liệu vềthanh toán Quốc tế… khi các đơn vị có nhu cầu giao nộp vào kho lưu trữ

cơ quan, Phòng hành chính sẽ tiến hành tiếp nhận vào ngày 10 hàng tháng

Kết quả thực hiện: Số lượng hồ sơ trung bình thu nộp 1 năm tại 1 cơquan trong

Sacombank khoảng 200-600 hồ sơ chủ yếu tập trung ở hồ sơ về tài chính

So sánh và nhận xét: Trên thực tế, tài liệu hành chính đã được giao nộptheo đúng thời hạn, tức là sau 12 tháng, tài liệu đã được giao nộp vào lưu trữ vàdưới dạng các cặp hồ sơ, tài liệu có ghi tên hồ sơ bên ngoài Ví dụ: Công vănđến năm 2011- Tập 1; Tài liệu hết giá trị - tập 1;

Tập Quyết định khen thưởng cán bộ, nhân viên phòng Hành chính năm2011… Bên cạnh tài liệu hành chính, khối tài liệu chuyên môn chiếm vị trí khálớn trong công tác lưu trữ Như đã quy định, tài liệu của phòng Tài chính kếtoán, Phòng Thanh toán Quốc tế giao nộp vào lưu trữ định kì mỗi tháng 1 lần;tài liệu của các phòng ban chuyên môn khác như Phòng Chuyển tiền nội, Phòng

Hỗ trợ tín dụng và đầu tư… được giao nộp định kì 6 tháng 1 lần Tuy nhiên, cácphòng ban thường không nộp đúng tiến độ và thực hiện chưa nghiêm túc mà chỉkhi diện tích chưa đựng tài liệu bị hạn chế, họ mới giao nộp vào lưu trữ Điềunày gây khó khăn cho công tác quản lý tài liệu Việc giao nộp tài liệu khôngđúng thời hạn vẫn thường xuyên diễn ra, đây là một trong những hạn chế cầnkhắc phục trong công tác lưu trữ, nguyên nhân của hiện tượng này có thể kể đến

do sự thiếu chặt chẽ của lãnh đạo Ngân hàng trong công tác lưu trữ, cán bộ lưutrữ chưa kiên quyết trong việc thu thập tài liệu, đội ngũ cám bộ lưu trữ còn ít và

họ là cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ trong khi công việc của văn thư chiếmrất nhiều thời gian, hơn nữa, chuyên viên các phòng ban chuyên môn cũng chưanhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên chưa nghiêm túc giaonộp tài liệu vào lưu trữ

Tình trạng tài liệu khi giao nộp:

- Tài liệu chuyên môn: Do được sự hướng dẫn và chỉ đạo của Lãnh đạongân hàng Sacombank về công tác lập hồ sơ, đặc biệt đối với tài liệu chuyênngành nên tài liệu giao nộp vào lưu trữ chủ yếu dưới dạng hồ sơ Tuy nhiên, chỉrất ít hồ sơ mới có mục lục hồ sơ hoàn chỉnh và được điền đầy đủ các thông tinghi trên bìa hồ sơ (Các Hồ sơ chứng từ vế nợ thường không điền vào các mục:Phông số, Mục lục số, Hồ sơ số Ngoài ra, tài liệu với số lượng lớn còn đượcđóng hộp để tạo thành hộp hồ sơ hoàn chỉnh và được đánh số hộp nếu cần, thuậnlợi cho việc tra tìm tài liệu Với đặc thù công việc, hồ sơ chuyên ngành đượchình thành dưới dạng quyển, tập tài liệu rất dễ nhận diện và không có tài liệutrùng thừa Việc lập hồ sơ công việc của các Phòng, Ban được thực hiện tốt tạođiều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ, cán bộ lưu trữ không tốn thời gian lập hồ

sơ công việc của chuyên viên mà nhiều cơ quan khác vẫn diễn ra tình trạng này

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: tài liệu có liên quan đến một công trình (dùđược viết bằng tiếng Anh hay tiếng Việt) cũng đều được đưa vào các hồ sơ vàđánh số thứ tự để có thể kiểm soát được số lượng hộp tài liệu Một số hạn chếcủa tài liệu xây dựng cơ bản đó là trong hồ sơ còn giữ lại nhiều bản photo, nhiềubản gốc giống hệt nhau

2.3.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ Sacombank

Việc phân loại tài liệu tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổbiến của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ hoặc cácđơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý, sử dụng hiệu quảnhững tài liệu đó Việc phân loại tài liệu đóng một vai trò rất quan trọng trongviệc tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng

Phương án phân loại:

Trong Quy trình lưu trữ của Sacombank quy định: phương án phân loại

hồ sơ trong danh mục hồ sơ mẫu của Sacombank là: thời gian-mặt hoạt động.Tức là tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo thời gian, sau

đó tài liệu được chia theo đặc trưng mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hìnhthành phông, tiếp đó lại được chia theo một số đặc trưng phụ khác Sở dĩ, Ngânhàng TMCP Sài gòn thường tín chi nhánh đông đô lựa chọn phương án này là

do cơ cấu tổ chức của ngân hàng không ổn định, cơ cấu tổ chức của ngân hàngluôn có sự thay đổi để phù hợp với nhu cầu phát triển và sự tăng trưởng Theophương án này, mỗi lĩnh vực hoạt động của ngân hàng sẽ là một nhóm (đề mụclớn), mỗi nhóm lớn bao gồm các nhóm nhỏ, trong từng nhóm nhỏ là các hồ sơđược chia theo các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị Cụthể, Danh mục hồ sơ của Sacombank sẽ chia thành 26 nhóm lớn Các nhóm lớn

và nhóm nhỏ trong danh mục hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự từ chung đếnriêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí quan trọng của chúng Ví dụ:mặt hoạt động chính ( nhóm lớn) được sắp xếp trước, trong từng nhóm nhỏ, hồ

sơ về xây dựng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được sắp xếp trước các hồ

sơ cụ thể Do vậy, phương án phân loại trên phù hợp với sự hoạt động củaSacombank

2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu.

Tài liệu khi được vận chuyển vào kho hầu hết đã được cán bộ chuyênmôn lập hồ sơ Điều này tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan, song nó

có khó khăn là tài liệu chuyên môn nên cán bộ lưu trữ khó có thể xác định đượcđúng giá trị tài liệu Đối với Sacombank thì tài liệu tài chính kế toán là nhữngtài liệu rất quan trọng và nó phản ánh được chức năng, nhiệm vụ cũng như sựphát triển của ngân hàng do đó khối tài liệu này có giá trị rất lớn và được ưu tiênbảo quản hàng đầu Hiện tại Sacombank đã rất cố gắng trong việc xây dựng bảndanh mục hồ sơ mẫu và mục lục hồ sơ để gửi các phòng ban thuận tiện trongviệc xác định giá trị tài liệu cũng như đánh gía được đúng giá trị của tài liệu đốivới từng phòng, ban và cả ngân hàng Tuy nhiên, thực tế thì công tác này chỉ làtrên lý thuyết mà vẫn chưa được áp dụng hiệu quả trong thực tế gây khó khăn rấtlớn cho cán bộ lưu trữ Vì vậy mà tài liệu được đánh giá giá trị còn dựa trên kinhnghiệm công tác của cán bộ lưu trữ cũng như tầm quan trọng của khối, phòng,ban đó trong toàn hệ thống của ngân hàng Theo đó giá trị của tài liệu được xácđịnh chủ yếu dựa trên các tiêu chuẩn như là:

- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu Tài liệu trực tiếp phản ánhchức năng, nhiệm vụ của ngân hàng thì được ưu tiên bảo quản và có giá trị cao