Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương I: NHÀ QUẢN TRỊ 2 1.1. Khái niệm nhà quản trị 2 1.2. Phân loại nhà quản trị 2 Chương II: CÁC CHỨC NĂNG VÀ KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 4 2.1. Chức năng của nhà quản trị 4 2.2. Kỹ năng của nhà quản trị 7 Chương III: THỰC TIỄN TRONG QUẢN TRỊ HIỆN NAY VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP NÂNG CAO NĂNG LỰC CHO NHÀ QUẢN TRỊ 12 KẾT LUẬN 14 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thế giới ngày nay, chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của đời sống kinh tế xã hội đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và cao hơn nữa của cả một quốc gia Và trong quản trị học không thể không kể đến vai trò quan trọng của nhân tố nòng cốt cấu thành nên quản trị học, đó chính là nhà quản trị Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều

có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định Nhà quản trị sử dụng tất cả những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và thông tin cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu Tuy nhiên, khi những quyết định trong kinh doanh ngày càng có tính quy tắc và nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng quan tâm tới hiệu quả hơn thì công việc quản trị ngày càng được chuyên môn hóa hơn Vì vậy, để giải quyết tốt những vấn đề trên các nhà quản trị cần vận dụng tối đa các chức năng và kỹ năng của mình để có thể đáp ứng cũng như thích nghi được với tình hình phát triển như vũ bão hiện nay

Nhận thấy tầm quan trọng của nhà quản trị trong hoạt động quản lý và với

tư cách là một sinh viên ngành Quản trị Văn phòng em đã chọn đề tài: “ Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị” làm đề tài cho môn Quản trị học Với

mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời nắm

rõ những chức năng, kỹ năng mà một nhà quản trị cần phải có

Ngoài các phần: Mở đầu; Kết luận; Danh mục tài liệu tham khảo thì bố cục của đề tài nghiên cứu của em sẽ bao gồm 03 chương như sau:

Chương I: Nhà quản trị.

Chương II: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị.

Chương III: Thực tiễn trong quản trị hiện nay và một số giải pháp giúp nâng cao năng lực cho nhà quản trị

Chương I: NHÀ QUẢN TRỊ 1.1 Khái niệm nhà quản trị

Nhà quản trị là một khái niệm rất rộng gồm nhiều định nghĩa khác nhau Theo Wikipedia: “Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, những người có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu”

Ngoài ra, ta có những định nghĩa khác về nhà quản trị như sau:

Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển và kiểm soát những nguồn lực trong tổ chức một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu của

tổ chức

Nhà quản trị là người có quyền sử dụng các loại nguồn lực trong tổ chức

đó và chịu trách nhiệm đưa tổ chức đó hoàn thành mục tiêu chung

Nhà quản trị thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức bằng những quyết định mà anh ta đưa ra

Ví dụ: Đối với giám đốc một công ty thì quyết định anh ta đưa ra sẽ là việc tuyển dụng vị trí nào, chiến lược kinh doanh ra sao, chọn ai phù hợp với

dự án đã đưa ra để hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất hoặc nếu đưa ra quyết định sai thì anh ta sẽ gây ra sự thất bại cho công ty của mình

Vì vậy, để thành công, nhà quản trị trước hết phải sử dụng các thành tựu của khoa học quản trị hướng đến tư duy hệ thống về các vấn đề phát sinh, có các phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề và sau đó vận dụng chúng một cách nghệ thuật trong thực tiễn

1.2 Phân loại nhà quản trị

Hoạt động quản trị cũng là một hoạt động xã hội của con người và chính

vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa Trong mỗi tổ chức, các công việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rõ nét Tùy theo cấp bậc có thể chia nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cấp cơ

sở, nhà quản trị trung cấp và nhà quản trị cao cấp Thứ bậc của 3 cấp quản trị này được mô tả trong mô hình sau:

Các nhà quản trị cấp cơ sở (First-line Managers) cũng thường gọi là tổ

trưởng, đốc công cai thợ, Đây là các quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn điều khiển các nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh, công tác cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung

Các nhà quản trị trung cấp (Middle Managers) thường mang chức danh

trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, đốc công phân xưởng, trưởng khoa, Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các công việc để hoàn thành mục tiêu chung

Các nhà quản trị cao cấp (Top Managers) đó là các nhà quản trị hoạt

động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược Tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh

ví dụ như là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc… Trong hầu hết các tổ chức, nhà quản trị cấp cao là nhóm nhỏ so với các cấp quản trị khác

Chương II: CÁC CHỨC NĂNG VÀ KĨ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 2.1 Chức năng của nhà quản trị

Chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát

a) Chức năng hoạch định

Chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức

Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp Giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu

và phương hướng rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi chệch quỹ đạo Hoạch định cũng là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với

sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh

tế Đối với nhà quản trị, khả năng Hoạch định chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không

Ví dụ về hoạch định sai lầm trong chiến lược của Mai Linh Group sau đây sẽ cho chúng ta thấy rõ tầm quan trọng trong chức năng hoạch định của nhà quản trị Mai Linh Group là thương hiệu nhận được rất nhiều tình cảm yêu mến

từ công chúng cũng như có vị thế bền vững trong nhiều năm qua Tuy nhiên khi bong bóng bất động sản hình thành vào khoảng năm 2008- 2010 cá nhân ngài

CEO của Mai Linh bỗng nảy sinh chiến lược đầu tư Bất động sản mà rủi ro ở đây là sử dụng tiến vốn huy động với lãi suất cao Trong ít nhất là 3 năm CEO Mai Linh không còn chú tâm vào việc chăm sóc hệ thống Mai Linh Vận tải vốn

là huyết mạch của doanh nghiệp mà chủ yếu tập trung vào các thương vụ đất đai cũng như tập trung tâm trí vào các mối quan hệ, từng tháp tùng thủ tướng trong các chuyên cơ ra nước ngoài tìm kiếm những cơ hội nằm ngoài chiến lược trung tâm Dẫn đến sự mất cân đối giữa chi phí và doanh thu làm Mai Linh Group rơi vào hoàn cảnh không ít khó khăn

b) Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là:

- Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;

- Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh;

- Tổ chức công việc khoa học;

- Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức;

- Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có;

- Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị

Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu

về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức Ví dụ như qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật về cấu trúc tổ chức, qui luật về phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v

Ví dụ: Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ có cơ cấu tổ chức như sau:

Trụ sở chính tại Hà Nội có 29 Phòng/Ban chức năng, chia thành 5 Khối (Khối Quản lý Hoạt động, Khối Quản lý Tài chính, Khối Quản lý và Phát triển

Kinh doanh, Khối Kinh doanh trực tiếp và Khối Phát triển Kênh phân phối) Các Phòng/Ban đều được cơ cấu theo hướng chuyên môn hóa với chức năng, nhiệm

vụ rõ ràng Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ có mạng lưới hoạt động gồm 67 Công ty thành viên và trên 300 Phòng phục vụ khách hàng tại tất cả các tỉnh, thành trên toàn quốc Bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp gồm những lãnh đạo giàu kinh nghiệm, có trình độ cao về bảo hiểm và quản trị doanh nghiệp, am hiểu thị trường bảo hiểm trong và ngoài nước Đội ngũ cán bộ nhân viên của Bảo hiểm Bảo Việt được thị trường đánh giá là có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm và được đào tạo bài bản

c) Chức năng lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức

Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách và chấp nhận thay đổi Họ phải biết động viên nhân viên của mình bằng cách tạo ra môi trường làm việc tốt (thu nhập, sự hứng thú làm việc, các thử thách, sự an toàn trong công việc, các thăng tiến ), phải đưa ra các nhận xét (khen và phê bình) chính xác trên một tinh thần xây dựng Khen và phê bình đúng lúc và đúng liều lượng có tác dụng động viên rất cao Trên thực tế rất nhiều nhà quản lý không biết cách khen ngợi hay phê bình vì không vượt qua được bản thân hay để cho cảm tình cá nhân xen vào công việc

Ví dụ:

- Một huấn luyện viên: Khơi gợi những tiềm lực tốt đẹp nhất của nhân viên

- Người điều phối và hỗ trợ: Giúp phá bỏ những trở ngại để nhóm thực hiện công việc một cách trôi chảy

Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển và phân quyền cho nhân viên cũng là các

kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo giỏi phải có các cộng sự giỏi để biến các kế hoạch của họ thành hiện thực

Lãnh đạo là một chức năng cơ bản của quản trị, tất cả các chức năng quản

trị sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản trị không hiểu được yếu tố con người trong các hoạt động của học và không biết lãnh đạo con người để đạt được kết quả như mong muốn

Ví dụ, Steve Jobs - nhà sáng lập Apple lâu nay được mệnh danh là thiên tài công nghệ số 1 của thế giới Ông là người có công lớn xây dựng và tạo lập nên thành công của Apple thời điểm hiện tại Steve Jobs được cho là bậc thầy của nghệ thuật quản trị với phong cách lãnh đạo độc đoán của mình Ông là người luôn khắc nghiệt với nhân viên nhưng lại rất coi trọng khả năng của họ Jobs đã thể hiện tài quản trị của mình giúp cho công ty Apple thoát khỏi bờ vực phá sản năm 1997 và đạt được nhiều thành công như ngày hôm nay

d) Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực

tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu

Ví dụ: Người chủ cửa hàng cần thường xuyên kiểm soát số lượng xuất nhập hàng trong kho để xem xét cân đối tình hình tài sản trong một tháng hay họ cũng cần giám sát chặt chẽ thái độ phục vụ của nhân viên để mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng của họ

Việc thực hiện tốt chức năng kiểm soát giúp bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch, những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu và kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra

2.2 Kỹ năng của nhà quản trị

Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:

a) Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn)

Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn) là kỹ năng vận dụng những kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thể nào

đó Có hai khối kiến thức mà mỗi nhà quản lý cần phải có Một là kiến thức/kỹ năng chuyên môn cụ thể về nghề nghiệp Hai là kiến thức tổng quát về doanh nghiệp, ngành, các hoạt động liên quan, kiến thức về môi trường kinh doanh, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội, các kiến thức về môi trường kinh doanh quốc tế và các xu hướng phát triển chủ đạo

Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật hay việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing… Kỹ năng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện

b) Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp)

Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp) là kỹ năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung Nhà quản trị phải thực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên

Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổchức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh

Kỹ năng nhân sự thể hiện qua:

- Nhận thức được những thái độ, giả thiết và niềm tin của chính mình đối với các cá nhân khác hay đối với các nhóm; họ có khả năng thấy được tính hữu ích và những hạn chế của các cảm giác này Có kỹ năng hiểu được cái mà những người khác thực sự muốn nói qua từ ngữ và hành vi của họ

- Thông qua hành vi của mình, truyền đạt cho những người khác điều mà

họ muốn nói đến, trong những ngữ cảnh của những người kia một cách thành thạo, khuyến khích họ tham gia vào việc lập kế hoạch và tiến hành những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến họ

- Họ có đủ nhạy cảm đối với những nhu cầu và động cơ của những người khác trong tổ chức đến mức họ có thể đánh giá những phản ứng và những hậu quả của những cách hành động khác nhau mà họ có thể làm Với sự nhạy cảm như vậy, họ có khả năng và mong muốn hành động theo cách nào có tính đến được những nhận thức đó của những người khác

Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả, người lãnh đạo muốn tạo động lực làm việc của nhân viên phải tìm hiểu nhân viên của mình, xây dựng môi trường làm việc hợp lý Môi trường làm việc của doanh nghiệp được xác định bằng các chính sách quản trị và thái độ của mỗi nhân viên Một môi trường cởi mở và chia sẻ sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực của mình Những doanh nghiệp có môi trường làm việc như vậy sẽ quy tụ được nhiều nhân viên đồng lòng với mục tiêu của doanh nghiệp, thực tế những doanh nghiệp như vậy sẽ dễ thành công hơn

Ví dụ: Để khích lệ nhân viên tại công ty Meirril Lynch, Mỹ Ở đây, mức lương cao nhất cho một tư vấn tài chính là 500.000 USD/năm, ngược lại, mức lương thấp nhất cho một giám đốc chi nhánh là 150.000 USD/năm Điều này được hiểu như sau: nếu bạn là một chuyên gia tư vấn giỏi và muốn chuyển sang vai trò quản lý, bạn có thể đối mặt với nguy cơ bị giảm 70% lương, nhưng nếu bạn giỏi về quản lý, mức lương cao nhất cho vị trí này rất có thể lên đến hàng triệu USD

c) Kỹ năng tư duy (kỹ năng bao quát)

Kỹ năng tư duy (kỹ năng bao quát) là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể, những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phận trong tổ chức gắn bó với nhau Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luôn nhìn thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy Chẳng hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xét vấn đề đó một cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với