Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại công ty TNHH đầu tư thương mại và du lịch an sơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Phạm vi nghiên cứu 3 5. Vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Ý nghĩa đề tài 4 8. Kết cấu đề tài 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 5 1.1 Khái niệm quản trị và nhà quản trị 5 1.1.1 Khái niệm quản trị 5 1.1.2 Khái niệm nhà quản trị 5 1.2 Các chức năng của nhà quản trị 5 1.2.1 Chức năng hoạch định 5 1.2.1.1 Khái niệm 5 1.2.1.2 Đặc điểm của chức năng hoạch định 5 1.2.1.3 Vai trò của hoạch định 5 1.2.1.4 Các loại hình hoạch định 6 1.2.1.5 Phương pháp hoạch định 6 1.2.2 Chức năng tổ chức 7 1.2.2.1 Khái niệm chức năng tổ chức 7 1.2.2.2 Vai trò của chức năng tổ chức 8 1.2.2.3 Nội dung của chức năng tổ chức 8 1.2.3 Chức năng lãnh đạo 9 1.2.3.1. Khái niệm lãnh đạo 9 1.2.3.2 Nội dung của chức năng lãnh đạo 10 1.2.3.3 Phân loại phong cách lãnh đạo 10 1.2.3.4 Động viên 10 1.2.4 Chức năng kiểm tra 11 1.2.4.1 Khái niệm kiểm tra 11 1.2.4.2 Đặc điểm của kiểm tra 11 1.2.4.2 Vai trò của kiểm tra 11 1.2.4.3 Phân loại kiểm tra 11 1.2.4.4 Quy trình kiểm tra 11 1.2.4.5 Quản lý chất lượng 11 1.3 Các kỹ năng của nhà quản trị 12 1.3.1 Kỹ năng kỹ thuật 12 1.3.2 Kỹ năng nhân sự 12 1.3.3 Kỹ năng tư duy 13 1.3.3.4 Vai trò của các kỹ năng đối với nhà quả trị 13 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH AN SƠN 14 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du Lịch An Sơn 14 2.2 . Thực trạng các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch An Sơn 14 2.2.1. Chức năng hoạch định 14 2.2.1.1. Chính sách hoạt động 15 2.2.1.2. Mục tiêu 15 2.2.1.3. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới 15 2.2.1.4. Những hạn chế trong tồn tại và nguyên nhân 15 2.2.2. Chức năng tổ chức 16 2.2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du Lịch An Sơn 16 2.2.2.2. Đặc điểm 17 2.2.2.3. Tổ chức nhân sự 18 2.2.3. Chức năng lãnh đạo 20 2.2.3.1. Phong cách lãnh đạo dân chủ 20 2.2.3.2. Quan tâm đến con người 20 2.2.3.3. Chính sách đãi ngộ, động viên 20 2.2.4. Chức năng kiểm tra 22 2.2.4.1. Kiểm tra của lãnh đạo đối với các bộ phận, phòng ban trong công ty 22 2.2.4.2. Tự kiểm tra trong các bộ phân, phòng ban 22 2.2.4.3. Kiểm tra lường trước 22 2.2.4.4. Kiểm tra hiện hành 22 2.2.4.5. Kiểm tra lường sau 22 2.2.5. Kỹ năng kỹ thuật 22 2.2.6. Kỹ năng nhân sự 23 2.2.7. Kỹ năng tư duy 23 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH AN SƠN 24 3.1. Các giải pháp về nhận thức 24 3.2 Nâng cao hiệu quả chức năng hoạch định 24 3.3. Hoàn thiện chức năng tổ chức 25 3.4. Hoàn thiện chức năng lãnh đạo 25 3.5. Hoàn thiện chức năng kiểm tra 27 3.6. Hoàn thiện các kỹ năng của nhà quản trị 28 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31  

LỜI CẢM ƠN

Thời gian nghiên cứu bài tiểu luân về các chức năng và kỹ năng của nhàquản trị tại công ty TNHH đầu tư thương mại và du lịch An Sơn là khoảng thờigian quý báu giúp tôi củng cố lại kiến thức đã được học và làm quen với việc ápdụng vào thực tế Từ những lý thuyết và thực tế đã được trải nghiệm Tôi đã tựtin và nắm vững hơn kiến thức rút ra được nhiều kinh nghiệm quý giá

Qua bài tiểu luận này Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thểcác cô, chú, anh chị trong công ty An Sơn, đặc biệt là chủ tịch hội đồng quản trị

và giám đốc công ty đã tạo điều kiện, giúp đỡ Tôi trong thời gian nghiên cứu

Tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo trong Bangiám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Tổ chức & Quản lý nhân lực.Đặc biệt là thầy Vi Tiến Cường đã truyền dậy kiến thức, tận tình hướng dẫn,đóng góp ý kiến để Tôi có thể hoàn thành tốt bài tiểu luận này

Do hạn chế về mặt thời gian và kinh nghiệm thực tế nên bài báo cáokhông tránh khỏi những thiếu sót, Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiếncủa các thầy, cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn./

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Ý nghĩa đề tài 4

8 Kết cấu đề tài 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 5

1.1 Khái niệm quản trị và nhà quản trị 5

1.1.1 Khái niệm quản trị 5

1.1.2 Khái niệm nhà quản trị 5

1.2 Các chức năng của nhà quản trị 5

1.2.1 Chức năng hoạch định 5

1.2.1.1 Khái niệm 5

1.2.1.2 Đặc điểm của chức năng hoạch định 5

1.2.1.3 Vai trò của hoạch định 5

1.2.1.4 Các loại hình hoạch định 6

1.2.1.5 Phương pháp hoạch định 6

1.2.2 Chức năng tổ chức 7

1.2.2.1 Khái niệm chức năng tổ chức 7

1.2.2.2 Vai trò của chức năng tổ chức 8

1.2.2.3 Nội dung của chức năng tổ chức 8

1.2.3 Chức năng lãnh đạo 9

1.2.3.1 Khái niệm lãnh đạo 9

1.2.3.2 Nội dung của chức năng lãnh đạo 10

1.2.3.3 Phân loại phong cách lãnh đạo 10

1.2.3.4 Động viên 10

1.2.4 Chức năng kiểm tra 11

1.2.4.1 Khái niệm kiểm tra 11

1.2.4.2 Đặc điểm của kiểm tra 11

1.2.4.2 Vai trò của kiểm tra 11

1.2.4.3 Phân loại kiểm tra 11

1.2.4.4 Quy trình kiểm tra 11

1.2.4.5 Quản lý chất lượng 11

1.3 Các kỹ năng của nhà quản trị 12

1.3.1 Kỹ năng kỹ thuật 12

1.3.2 Kỹ năng nhân sự 12

1.3.3 Kỹ năng tư duy 13

1.3.3.4 Vai trò của các kỹ năng đối với nhà quả trị 13

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH AN SƠN 14

2.1 Khái quát chung về công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du Lịch An Sơn 14

2.2 Thực trạng các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch An Sơn 14

2.2.1 Chức năng hoạch định 14

2.2.1.1 Chính sách hoạt động 15

2.2.1.2 Mục tiêu 15

2.2.1.3 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới 15

2.2.1.4 Những hạn chế trong tồn tại và nguyên nhân 15

2.2.2 Chức năng tổ chức 16

2.2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Đầu tư Thương mại và

Du Lịch An Sơn 16

2.2.2.2 Đặc điểm 17

2.2.2.3 Tổ chức nhân sự 18

2.2.3 Chức năng lãnh đạo 20

2.2.3.1 Phong cách lãnh đạo dân chủ 20

2.2.3.2 Quan tâm đến con người 20

2.2.3.3 Chính sách đãi ngộ, động viên 20

2.2.4 Chức năng kiểm tra 22

2.2.4.1 Kiểm tra của lãnh đạo đối với các bộ phận, phòng ban trong công ty 22

2.2.4.2 Tự kiểm tra trong các bộ phân, phòng ban 22

2.2.4.3 Kiểm tra lường trước 22

2.2.4.4 Kiểm tra hiện hành 22

2.2.4.5 Kiểm tra lường sau 22

2.2.5 Kỹ năng kỹ thuật 22

2.2.6 Kỹ năng nhân sự 23

2.2.7 Kỹ năng tư duy 23

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH AN SƠN 24

3.1 Các giải pháp về nhận thức 24

3.2 Nâng cao hiệu quả chức năng hoạch định 24

3.3 Hoàn thiện chức năng tổ chức 25

3.4 Hoàn thiện chức năng lãnh đạo 25

3.5 Hoàn thiện chức năng kiểm tra 27

3.6 Hoàn thiện các kỹ năng của nhà quản trị 28

KẾT LUẬN 30

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI NÓI ĐẦU

Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn làcông việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều

có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cánhân làm việc với nhau để cùng hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đãđịnh Quản trị là một quá trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo conngười và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống CácMác đã từng ví nhà quản trị như người nhạc trưởng điều khiển các nhạc công:Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải cóngười chỉ huy, người nhạc trưởng Điều này cho thấy tầm quan trọng của nhàquản trị đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp

Trong giai đoạn nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng nhưng cũngchứa đựng nhiều bất ổn như hiện nay, các nhà quản trị có thể kinh ngạc trước sựthay đổi vận mệnh nhanh chóng của tổ chức Tổ chức có thể rơi vào tình trạngkhó khăn mà ban giám đốc không có bất kỳ sai lầm nào trong điều hành, quản

lý Điều tối quan trọng trong những trường hợp như thế này là các nhà quản trịcần phải ghi nhớ rằng thậm chí trong giai đoạn khó khăn nhất nền tảng cơ bảncủa vai trò nhà quản trị vẫn phải tiếp tục được áp dụng, trên cơ sở sử dụng mộtcách khoa học và sáng tạo các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

Các nhà quản trị phải nắm vững được các chức năng và kỹ năng của nhàquản trị để từ đó có thể áp dụng vào công tác quản trị phục vụ cho sự phát triểncủa tổ chức nhằm đạt được các yêu cầu mà tổ chức đã đề ra

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một thế giới mà sự thay đổi đang diễn ra mộtcách nhanh chóng trên mọi phương diện: Quản trị đã làm thay đổi cách thứcnhiều tổ chức tiến hành các hoạt động kinh doanh ; sự phát triển của công nghệthông tin đã làm thay đổi các khái niệm truyền thống về tổ chức và không gian,

sự gia tăng của các tổ chức dịch vụ đã làm thay đổi cấu trúc của nền kinh tế

Những thay đổi đó khiến cho những điều mà chỉ trong thời gian ngắntrước đây vẫn được coi là những nguyên lý hay nguyên mẫu cho thành công, thìnay đã không còn thích hợp với quản trị hiện đại Để thành công, các nhà quảntrị hôm nay và tương lai cần có những năng lực quản trị cần thiết để thích ứngvới yêu cầu của thời đại

Trong đó, nắm vững và sử dụng hiệu quả các chức năng và kỹ năng củanhà quản trị là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành côngcủa tổ chức, khả năng sử dụng hiệu quả các chức năng và kỹ năng là chìa khoáquan trọng để trở thành một nhà quản trị thành công

Qua tìm hiểu thực tế cho thấy việc sử dụng các chức năng và kỹ năng củanhà quản trị đã được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu, tuy nhiêncác đề tài này được nghiên cứu ở những khoảng thời gian và không gian bốicảnh khác nhau Với những kiến thức đã được học và với mong muốn góp mộtchút sức lực nhỏ bé của mình vào sự phát triển của công tác quản trị Tôi đãchọn đề tài: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại công ty TNHH Đầu

tư thương mại và Du lịch An Sơn

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị là đề tài đã được một số

tổ chức và cá nhân quan tâm và nghiên cứu, qua khảo sát, tìm hiểu đã có một số

tổ chức và cá nhân nghiên cứu như:

Đề tài: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilkcủa lớp K21 ngành quản trị kinh doanh Trường đại học kinh tế thành phố HồChí Minh

Đề tài: Công tác tổ chức tại công ty Bibica

Đề tài: Chức năng hoạch định trong quản trị của nhóm 11 Giảng đườngB506

Nhìn chung, tất cả các đề tài đều nghiên cứu trong các doanh nghiệp, tậpđoàn và trong những hoàn cảnh, không gian và thời gian khác nhau nhưng đều

có liên quan đến nội dung quản trị học Tuy nhiên, các đề tài nghiên cứu chưachuyên sâu Đề tài: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại công tyTNHH Đầu tư thương mại và Du lịch An Sơn mà tôi lựa chon nghiên cứu sẽ làmsáng tỏ hơn về lĩnh vực này

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại công ty TNHH AnSơn khi hoàn thành sẽ:

Hiểu rõ hơn những lý luận về các chức năng và kỹ năng của nhà quản trịĐánh giá chính xác thực trạng về việc áp dụng các CN&KNCNQT tạiCông ty TNHH An Sơn từ đó đưa ra được các nguyên nhân

Đưa ra các giải pháp và khuyến nghị nhằm giúp Nhà quản trị hoàn thiệnhơn trong tương lai

4 Phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch

An Sơn

Thời gian nghiên cứu: 10/02/2017 - 18/02/2017

5 Vấn đề nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại Công

ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch An Sơn khi hoàn thành sẽ làm rõ cơ sở

lý luận và thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm giúp cho các nhà quản trị tạicông ty hoàn thiện công tác quản trị trong tương lai

6 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành nghiên cứu và hoàn thiện đề tài này Tôi đã sử dụng một sốphương pháp như:

Phương pháp quan sát;

Bên cạnh đó đề tài cũng là dịp để Tôi củng cố lại những kiến thức đã đượchọc và tìm hiểu việc áp dụng kiến thức môn Quản trị học trên thực tế, từ đó cóthể nhận ra thiếu sót của mình để khắc phục, làm kinh nghiệm cho công việc saunày.

8 Kết cấu đề tài

Đề tài nghiên cứu gồm có: Lời cảm ơn, lời nói đầu, danh mục các chữ viếttắt, mục lục, phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận, danh mục tài liệu thamkhảo Trong đó phần nội dung được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

Chương 2: Thực trạng các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị tại Công

ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch An Sơn

Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm góp phần hoàn thiệncác chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA

NHÀ QUẢN TRỊ Khái niệm quản trị và nhà quản trị

Khái niệm quản trị

Có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị, có thể đưa ra khái niệm chung

về quản trị như sau: Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng củachủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềmnăng, các cơ hội của tổ cức để đạt được mục tiêu đã đề ra

Khái niệm nhà quản trị

Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc, đồng thời là ngườichịu trách nhiệm về công việc của người dưới quyền

Các chức năng của nhà quản trị

Chức năng hoạch định

1.1.1.1 Khái niệm

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị Chức năng này nói lênrằng các nhà quản trị phải xác định mục tiêu của tổ chức xây dựng chiến lượctổng thể để đạt được mục tiêu; thiết lập và phát triển hệ thống

Hoạch định là quá trình thiết lập mục tiêu, định ra các chương trình, bước

đi và triển khai các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu đó

1.1.1.2 Đặc điểm của chức năng hoạch định

- Xác định những mục tiêu trong tương lai mà nhà quản trị và tổ chứcmong muốn đạt được

- Lựa chọn phương hướng hành động đòi hỏi phải xem xét đến dự báotương lai

- Dự kiến các nguồn lực để thực hiện, bao gồm các nguồn lực của tổchức, hoặc tổ chức huy động được từ bên ngoài

- Phải chỉ rõ ai là người thực hiện, thực hiện như thế nào, thời gian thựchiện khi nào

1.1.1.3 Vai trò của hoạch định

- Cho biết hướng đi của tổ chức, góp phần thực hiện các mục tiêu của tổ

chức

- Ứng phó với những bất định trong tương lai

- Nâng cao hiệu quả của các hoạt động tác nghiệp trong tổ chức

- Thiết lập nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra 1.1.1.4 Các loại hình hoạch định

Do những nhà quản trị cấp trung gian xây dựng, mục đích cụ thể hoá các

kế hoạch chiến lược thành những hoạt động cụ thể: hàng năm, quý, tháng, hàngtuần, thậm chí hàng ngày

c) Theo thời gian thực hiện

- Hoạch định dài hạn( kế hoạch dài hạn), thời gian từ 5 năm trở lên

- Hoạch định trung hạn (kế hoạch trung hạn), thời gian từ 1 đến 5 năm

- Hoạch định ngắn hạn (kế hoạch ngắn hạn), thời gian dưới 1 năm

1.1.1.5 Phương pháp hoạch định

a) Căn cứ hoạch định

- Mục tiêu hoạch định

- Yêu cầu của mục tiêu

- Thứ tự ưu tiên của mục tiêu

- Các biện pháp

- Các nguồn lực

b) Nguyên tắc hoạch định

- Dự báo, phán đoán

- Khảo sát thực trạng

- Phân tích chuỗi thời gian

- Mô hình kinh tế lượng

c) Yêu cầu của hoạch định

- Tư duy hệ thống, các nhà quản trị cấp cao trong tổ chức phải tiên liệuđược các tình huống quản trị có thể xảy ra để có các phương án ứng phó kịpthời

- Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình triển khai kế hoạch

- Tập trung vào các mục tiêu, chính sách của tổ chức

- Mọi cá nhân đơn vị trong tổ chức phải nắm vững ý nghĩa các nhiệm vụcốt lõi của tổ chức trong quan hệ tương tác, hợp tác thực hiện nhiệm vụ

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với các tình huống phát sinh trong quátrình hoạt động của tổ chức

- Triển khai hữu hiệu các tiêu chuẩn đánh giá, kiểm soát để có sự điềuchỉnh kịp thời giúp cho tổ chức đi đúng hướng và hoàn thành mục tiêu

d) Các bước hoạch định

Bước 1: Nhận diện cơ hội

Bước 2: Thiết lập mục tiêu

Bước 3: Phát triển các tiền đề

Bước 4: Xây dựng các phương án lựa chọn

Bước 5: Đánh giá các phương án lựa chọn

Bước 6: Lựa chọn phương án

Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ

Bước 8: Lượng hoá các kế hoạch bằng ngân quỹ

Chức năng tổ chức

1.1.1.6 Khái niệm chức năng tổ chức

a) Khái niệm tổ chức: Tổ chức là tập hợp các cá nhân tương tác với nhau,

cùng làm việc để hướng tới mục tiêu chung trong một mối quan hệ được xácđịnh theo một cơ cấu

b) Khái niệm chức năng tổ chức: Là việc chia tổ chức ra nhiều bộ phậnkhác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mốiquan hệ giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

1.1.1.7 Vai trò của chức năng tổ chức

- Xác định cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với mục tiêu, xứ mệnh pháttriển của tổ chức

- Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấu tổ chức

- Tạo điều kiện để phát huy các chức năng khác của tổ chức như: hoạchđịnh, quản trị nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra…

- Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụngcác nguồn lực của tổ chức

1.1.1.8 Nội dung của chức năng tổ chức

1.1.1.8.1 Tổ chức bộ máy

a) Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên mônhoá và có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫnnhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổchức

b) Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

- Phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Mô hình tổ chức đơn giản

Ví dụ: một cơ sở may gia công, người chủ cơ sở trực tiếp quản lý 20 côngnhân may được người chủ ký hợp đồng làm việc

 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

Ví dụ: phòng nhân sự, phòng kế toán…

 Mô hình tổ chức theo sản phẩm- khách hàng- vùng

Ví dụ: phó tổng giám đốc marketing sẽ phụ trách phòng marketing và các

bộ phận Marketing thuộc vùng Bắc, Trung, Nam; giám đốc phụ trách phân phối

sản phẩm sẽ phụ trách các bộ phận quản lý bán buôn, quản lý bán lẻ…

 Mô hình tổ chức theo ma trận

Ví dụ: mô hình trực tuyến- chức năng; mô hình chức năng- sản phẩm,…

- Chuyên môn hoá công việc

 Phân chia các công việc phức tạp thành những công việc đơn giản, giúpcho người lao động dễ thực hiện

 Thiết kế đa dạng, phong phú công việc

 Nâng cao năng suất lao động

c) Một số mô hình cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu tổ chức nằm ngang

- Cơ cấu tổ chức theo hình tháp

- Cơ cấu tổ chức theo mạng lưới

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến

- Cơ cấu tổ chức chức năng

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng

- Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

- Cơ cấu tổ chức theo khu vực

d) Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức

- Nhưng yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

 Tính mục tiêu, tính tối ưu, tính tin cậy, tính linh hoạt, tính hiệu quả

- Các yếu tố ảnh hưởng đên thiết kế cơ cấu tổ chức

 Chiến lược, công nghệ, môi trường, thái độ năng lực

- Quy trình thiết kế tổ chức

1.1.1.8.2 Tổ chức công việc trong hoạt động quản trị

- Phân công công việc

-Giao quyền

1.2.3 Chức năng lãnh đạo

1.2.3.1 Khái niệm lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo trong quản trị được xác định như là một quá trình tác

những nhiệm vụ được giao.

1.2.3.2 Nội dung của chức năng lãnh đạo

Lãnh đạo con người, hướng họ vào việc thực hiện tốt mục tiêu và nhiệm

vụ của tổ chức

Động viên con người trong tổ chức nỗ lực làm việc

Thông tin hiệu quả, tạo thuận lợi cho con người làm việc với tổ chức

Xử lý kịp thời các xung đột xảy ra có liên quan đến tổ chức

1.2.3.3 Phân loại phong cách lãnh đạo

- Phong cách lãnh đạo độc đoán

Được đặc trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viên, các nhânviên thuần tuý là người nhận và thi hành mệnh lệnh Nhà quản trị cũng thườngxuyên kiểm tra giám sát chặt chẽ cấp dưới trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

- Phong cách lãnh đạo dân chủ

Nhà quản trị thường tham khảo bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới trướckhi đi ra quyết định Trong phong cách này người lãnh đạo giao bớt quyền lựccho cấp dưới và sử dụng thông tin hai chiều

- Phong cách lãnh đạo tự do

Nhà quản trị sử dụng rất ít quyền lực, họ dành cho cấp dưới nhiều quyền

để tự giải quyết vấn đề, vai trò của nhà quản trị ở đây là giúp đỡ tạo điều kiệncho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ thông qua việc cung cấp thông tin và cácphương tiện cần thiết khác

1.2.3.4 Động viên

a) Khái niệm

Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quátrình công việc của cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành vớihiệu quả cao

b) Các lý thuyết động viên

- lý thuyết phân cấp các nhu cầu của Maslow

- lý thuyết E.R.G của Clayton Alderfer…

1.2.4 Chức năng kiểm tra

1.2.4.1 Khái niệm kiểm tra

Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực tế với kế hoạch đề ra, đồng thờiphát hiện những sai lệch nếu có để kịp thời điều chỉnh các hoạt động của tổ chức

đi đúng mục tiêu

1.2.4.2 Đặc điểm của kiểm tra

Kiểm tra được thiết kế theo kế hoạch

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp

Kiểm tra phải khách quan

Kiểm tra phải linh hoạt

Kiểm tra phải hiệu quả

Kiểm tra phải có tác động điều chỉnh (nếu có sai lệch)

1.2.4.2 Vai trò của kiểm tra

Xác định kết quả so với kế hoạch

Phát hiện sai lệch

Hệ thống thống kê báo cáo

Dự hướng xu hướng, biến động

Thực hiện các chức năng quản trị

Hoàn thiện và đổi mới

1.2.4.3 Phân loại kiểm tra

Theo quá trình hoạt động

Theo mức độ của nội dung kiểm tra

Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra

1.2.4.4 Quy trình kiểm tra

Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra

Đo lường và đánh giá kết quả

Tiến hành các hoạt động điều chỉnh

1.2.4.5 Quản lý chất lượng

a) Khái niệm

Quản lý chất lượng là hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm đề ramục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biệnpháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng vàcải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống quản trị chất lượng của tổchức.

b) Nguyên tắc của quản lý chất lượng

QLCL phải đảm bảo định hướng khách hàng

Coi trọng con người trong quản trị chất lượng

QLCL phải thực hiện toàn diện và đồng bộ

QLCL phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo và cải tiến chấtlượng

QTCL phải đảm bảo tính quá trình

c) Một số công cụ quản lý chất lượng

Bộ tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng ISO

Kỹ năng này liên quan đến khả năng của nhà quản trị trong ứng xử, trong

xử lý mỗi quan hệ giữa con người với con người Đó là nghệ thuật ứng xử, nghệthuật đối nhân xử thế Chẳng hạn khả năng cùng làm việc, khả năng hòa nhập,khả năng thuyết phục, động viên khích lệ người khác của nhà quản trị hay là khảnăng xây dựng bầu không khí hợp tác trong tổ chức