Công tác quản lí văn bản và lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom

MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến và khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 4 1.1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Quy trình quản lí văn bản đến 5 1.2. Khái quát về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 7 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 8 Tiểu kết 10 Chương 2. Thục trạng áp dụng công tác quản lí văn bản đến tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 11 2.1. Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn bản đến 11 2.1.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến 11 2.1.2. Phân loại và bóc bì văn bản đến 12 2.1.3. Đóng dấu “ Đến” , ghi số và ngày đến 13 2.1.4. Đăng kí văn bản đến 14 2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến. 16 2.2.1. Trình văn bản đến 16 2.2.2. Chuyển giao văn bản đến 17 2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18 2.3.1. Giải quyết văn bản đến 18 2.3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18 2.4 Ưu điểm, nhược điểm 20 Tiểu kết 21 Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lí văn bản đến tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 22 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ. 22 3.1.1. Kiện toàn về công tác nhân sự 23 3.1.2. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong công ty 24 3.2. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 25 3.3. Một số giải pháp khác 25 Tiểu kết 26 Kết luận 27 Tài liệu tham khảo 28 Phụ lục

BẢNG ĐÁNH GIÁ

1 1505QTVA 014 Mai Văn Đông

2 1505QTVA020 Nguyễn Hồng Hạnh

3 1505QTVA023 Dương Thị Linh Hiệp

4 1505QTVA030 Hoàng Thị Thanh Huyền

5 1505QTVA34 Tô Thị Lan Hương

6 1505QTVA043 Đặng Thị Khánh Ly

7 1505QTVA055 Triệu Ông Pết

8 1505QTVA058 Bế Thị Quyên

9 1505QTVA061 Nguyễn Thị Quỳnh

10 1505QTVA064 Đinh Thị Thu Thảo

11 1505QTVA066 Triệu Thị Thảo

12 1505QTVA067 Bùi Thị Kim Thu

trưởng

Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Tuyền

Số điện thoại: 01649272993

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trongsuốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, chúng tôi đãnhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Xuất phát từ lòng biết ơn sâu sắc chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thànhnhất đến T.S Bùi Thị Ánh Vân đã quan tâm giúp đỡ chỉ bảo chúng tôi trong xuốtthời gian học tập trên lớp cũng như trong quá trình làm bài tiểu luận

Qua đây chúng tôi cũng gửi lời cảm ơn tới chị Vũ Thị Thu Thảo nhờ có

báo cáo thực tập “Công tác quản lí văn bản và lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến tại

CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom” của chị, chúng tôi đã

có tư liệu để có thể triển khai bài được tốt hơn

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đề tài tiểu luận này là kết quả làm việc nghiêmtúc của cả nhóm Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự khôngtrung thực về thông tin được sử dụng trong bài tiểu luận này

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 4

1.1 Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Quy trình quản lí văn bản đến 5

1.2 Khái quát về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 7 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 7

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 8

*Tiểu kết 10

CHƯƠNG 2 THỤC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 11

2.1 Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn bản đến 11

2.1.1 Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến 11

2.1.2 Phân loại và bóc bì văn bản đến 12

2.1.3 Đóng dấu “ Đến” , ghi số và ngày đến 13

2.1.4 Đăng kí văn bản đến 14

2.2 Trình và chuyển giao văn bản đến 16

2.2.1 Trình văn bản đến 16

2.2.2 Chuyển giao văn bản đến 17

2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18

2.3.1 Giải quyết văn bản đến 18

2.3.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18

2.4 Ưu điểm, nhược điểm 20

*Tiểu kết 21

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 22

3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 22

3.1.1 Kiện toàn về công tác nhân sự 23

3.1.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong công ty 24

3.2 Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 25

3.3 Một số giải pháp khác 25

* Tiểu kết 26

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay,vấn đề quản lí văn bản đến trong các cơ quan,đơn vị là một vấn

đề hết sức quan trọng và cần thiết, vấn đề này có ảnh hưởng không nhỏ đến chấtlượng cũng như lợi nhuận của mọi cơ quan Đặc biệt,trong hoạt động vănphòng,vấn đề quản lí văn bản đến giữ vai trò không nhỏ trong quá trình hoạtđộng và làm việc của mọi công ty Mọi hoạt động quản lí đều liên quan đếncông văn, giấy tờ , sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ cho việc quản

lí Vì vậy công tác quản lí văn bản đến ở mỗi công ty là không thể thiếu, nó gópphần vào hoạt động của công ty luôn được thuận lợi và xuôn sẻ thuận lợi hơntạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên xuốt từ trên xuống dưới Quản lí khâunay tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ đượctrôi chảy nhất

Chúng tôi hiện nay là sinh viên ngành Quản trị văn phòng cho nên chúngtôi lựa chọn đề tài “ Công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạtầng và giao thông Intracom” để ứng dụng kiến thức mà chúng tôi được họctrong nhà trường để kiểm chứng trong thực tế,qua đó tích lũy thêm kinh nghiệm

để phục vụ cho việc đi làm của chúng tôi sau này

Hiện tại chúng tôi đang là sinh viên năm thứ 2 nên trong thời gian rảnhthường lên thư viện để đọc tài liệu vì vậy chúng tôi đã chọn “Báo cáo thựctập”để giúp chúng tôi thực hiện triển khai bài tiểu luận cho môn phương phápnghiên cứu khoa học

Với tất cả lí do trên, chúng tôi đã quyết định chọn vấn đề “ Công tác

quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom”

cho bài tập tiểu luận của chúng tôi

Công tác quản lí văn bẩn đến đã được đề cập rất rõ trong giáo trình ‘‘Lí

luận và phương pháp công tác văn thư”cuốn sách này đã cung cấp cơ sở dữ liệu

cho chúng tôi thực hiện bài tiểu luận

Báo cáo thực tập: “ Công tác quản lí văn bản và lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến

tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom” đã cung cấp cho

chúng tôi những thông tin về công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xâydựng hạ tầng và giao thông Intracom

3.Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất: Nghiên cứu về công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tưxây dựng hạ tầng và giao thông Intracom giúp chúng tôi tìm hiểu rõ và sâu sắchơn về công tác này khi trước đây chỉ là trên sách vở, không được áp dụng thực

tế Khi tìm hiểu một vấn đề nào đó mà có thêm số liệu cũng như tình hình thực

tế, thực trạng của vấn đề thì sẽ rõ ràng và dễ hiểu hơn rất nhiều

Thông qua việc nghiên cứu từ đó rút ra những giải pháp nhằm nâng caohiệu quả về công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng vàgiao thông Intracom

Thứ hai: Nghiên cứu đề tài này còn giúp chúng tôi vận dụng những kiếnthức đã được dạy trên ghế nhà trường trong suốt thời gian vừa qua vào thực tế,qua đó tích lũy thêm kinh nghiệm để phục vụ cho việc đi làm của chúng tôi saunày

4 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian : CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom

- Thời gian : Từ năm 2011 đến năm 2015.

5.Phương pháp nghiên cứu

Để triển khai đề tài này,chúng tôi đã thực hiện những phương pháp sauđây:

- Thống kê

- Phân tích

- So sánh

- Tổng hợp

- Thu thập và xử lí thông tin

6 Đối tượng nghiên cứu

- Công tác quản lí văn bản đến tại CTCP dầu tư xây dựng hạ tầng và giaothông Intracom

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề tài triển

khai 3 chương:

Chương 1 Lí luận chung về công tác quản lí văn bản đến tại và khái quát

về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom.

Chương 2 Tình hình áp dụng công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu

tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom.

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lí văn bản đến tại CTCP xây dựng hạ tầng và giao thông intracom.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CTCP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

INTRACOM 1.1Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến

cơ quan Do đó văn bản đi, đến cần được quản lí chặt chẽ Điều 10 của Pháp

lệnh Lưu trữ quốc gia quy định :“Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào được đăng ký và quản lí tại cơ quan tổ chức đó” [ 1; Tr 12].

Như chúng ta đếu biết văn bản là phương tiện là công cụ không thể thiếutrong hoạt động quản lí và điều hành của cơ quan Do vậy khi nhận được vănbản của bất kì đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại , đăng kí, giải

quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định Vì vậy “Quản lí văn bản

là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận ,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời ,đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của

cơ quan, tổ chức” [1; Tr 277].

Hiện nay quá trình hiện đại văn phòng phát triển việc ứng dụng khoa họccông nghệ trong các cơ quan làm việc là rất quan trọng Nhờ có những ứngdụng đó mà các văn bản gửi đến các công ty có nhiều hình thức khác nhau Vì

vậy “Quản lí văn bản đến là tất cả các văn bản gửi đến cơ quan dù bằng con đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để đăng kí và quản lí thống nhất” [1;

Tr 286].

1.1.2Quy trình quản lí văn bản đến

Văn bản đến là văn bản do cơ quan doanh nghiệp nhận được Quy trìnhquản lí văn bản đến gồm các bước sau:

* Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ họăc ngoài giờ làmviệc văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểmtra số lượng , tình trạng, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra đối chiếu với nơi gửitrước khi nhận và ký nhận Trường hợp phát hiện nếu thiếu, mất bì ,tình trạng bìkhông còn nguyên vẹ hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghitrên bì ,văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báocáo ngay với người có trách nhiệm ; trường hợp cần thiết phải lập biên bản vớingười chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng vănthư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản Nếu pháthiện sai giải quyết

Sau khi nhận kiểm tra văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấulên văn bản Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại thông tư

số 12/ 2012/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của bộ công an hướngdẫn thực hiện nghị định số 33/2002 NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củachính phủ về việc quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật của nhànước có quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóngdấu “đến” ghi sổ đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cầnthiêt) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng trong nhữngtrường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “đến”

* Bước 2: Đăng kí văn bản đến

Văn bản đến được đăng kí bằng sổ đăng kí văn bản đến hoặc cơ sở dữliệu quản lí văn bản trên máy tính

* Bước 3: Trình , chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng kí văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan tổ chức giao trách nhiệmxem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn Văn bản đến

có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”,

ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần đượcghi vào phiếu riêng

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) củangười có thẩm quyền , văn bản đến được trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào

sổ đăng kí văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản

lí văn bản đến Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao văn bản đến

*Bước 4: Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, các nhân có trách nhiệm giảiquyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơquan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyếttrước

Khi người trình đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương

án giải quyết thì đơn vị cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ýkiến đề xuất của đơn vị cá nhân Đối với các văn bản đến có liên quan đến cacđơn vị và các nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bảnhoặc bản sao văn bản đó ( kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉđạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị , cá nhân.Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định thì đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các dơn vị có lien quan

Tất cả các văn bản đến có ân định thời hạn giải quyết phải được theodõi , đôn đốc về thời hạn giải quyết Văn thư có nhiệm vụ tổng số liệu để báocáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến,trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy tính để quản lí văn bản đến

1.2 Khái quát về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty CPĐT XD Hạ tầng và Giao thông INTRACOM là doanh nghiệptrực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển Hà Nội được thành lập ngày 21tháng 12 năm 2002.Công ty CPĐT XD Hạ tầng và Giao thông INTRACOMđược cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số: 0103010756 do phòng ĐKKD – Sở KH & ĐT Hà Nộicấp ngày 23/01/2006 [ Xem phụ lục 01; Tr 29]

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênCông ty CPĐT XD Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã từng bước khắcphục khó khăn, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũng dần dần

mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngànhnghề, với các hoạt động chính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanhxây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất – kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xâydựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu vănphòng, dịnh vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Phú diễn, Dự án nhà ở táiđịnh cư NOCT- Cầu Diễn, dự án thủy điện Tà Lơi 3, dự án Tổng hợp y tếPhương Đông…Công ty CPĐT XD hạ tầng và giao thông INTRACOM đã đạtđược nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu xây dựng như Bằng khen của Bộ Xâydựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,…Những lĩnh vực kinhdoanh đầu tư chính của công ty bao gồm 5 lĩnh vực đó là Đầu tư dự án thủyđiện; Đầu tư tài chính; Đâu các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện;Kinhdoanh xây lắp; xây dựng công trình giao thông, thủy điện, dân dụng Bên cạnhviệc đầu tư trong các lĩnh vực chính của mình công ty còn đầu tư thêm vào sảnxuất vật liệu xây dựng

Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc – hạnh phúc”

nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đã dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

Do đặc thù là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn khôngnhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa

vụ đối với nhà nước

* Chức năng

Công ty CPĐT XD hạ tầng và giao thông INTRACOM là đơn vị đầu tư,xây dựng, kinh doanh bất động sản…Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công

ty đầu tư & phát triển Hà Nội Handico và Nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Xây dựng các kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty Hợptác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao động theo đúngquy định của pháp luật

Công ty ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phầnphát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

* Cơ cấu tổ chức

-Ban lãnh đạo:

Tổng giám đốc ông Lê Đình Thuận là người có tư cách pháp nhân, người

chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung của Công ty Chế

độ của Công ty là chế độ thủ trưởng tổng giám đốc quyết định về phươnghướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hoạch toán côngtác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó giám đốc bà Hoàng Thị Bình người giúp Tổng giám đốc quản lí nhân

sự, quản lí giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty

-Các đơn vị chính trong Công ty:

Phòng văn thư Công ty chị Nguyễn Thị Lan (trưởng phòng): Phòng này

có trách nhiệm tổ chức quản lí nhân sự toàn Công ty xây dựng các chương trìnhthi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng hay thay đổi nhân sự ở các phòngban, bộ phận, là bộ phận trực tiếp giao dịch vơi khách hàng…Phụ trách việctuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, đề ra các chính sách vềnhân sự.Xây dựng, quản lí các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Côngty

Có chức năng tham mưu cho tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế hoạch thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tôt chức hoạt động Maketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch kỹ thuật anh Trần Xuân Tùng (trưởng phòng): Phòngnày chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm ra cácphương pháp thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sảnphẩm

Phòng tài chính kế toán chị Nguyễn Như Lý ( trưởng phòng): Phòngnày chịu trách nhiệm lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hoạch toán các nghiệp vụ phátsinh hàng ngày của Công ty Thông qua hoạch toán ở các khoản thu mua xuấtnhập nguyên vật liệu hàng hóa…xác định kết quả kinh doanh thanh toán vớikhách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế, đồng thời theo dõi cơ cấu

[ Xem phụ lục 02; Tr 31].

*Tiểu kết

Trong chương 1 chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận chung vềquản lí văn bản đến Đồng thời khái quát về công ty cổ phần đầu tư xây dựng

hạ tầng và giao thông Intracom Tất cả những nội dung này là lí luận thực tiễn

để chúng tôi thực hiện chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO

THÔNG INTRACOM

2.1 Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn bản đến

2.1.1 Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến

Nguồn văn bản đến của công ty chủ yếu là các văn bản cấp trên gửi xuống

để chỉ đạo, hướng dẫn các hoạt động và các văn bản do cơ quan , tổ chức bênngoài gửi đến với mục đích trao đổi, giao dịch, kí hợp đồng hoặc sách báo, tạpchí… Với chức năng chủ yếu về xây dựng nên công ty thường xuyên nhậnđược các văn bản giao dịch, kí hợp đồng bằng nhiều con đường khác nhau cóthể gửi qua Fax, Email, hoặc qua đường bưu điện , trực tiếp dù văn bản đếnbằng hình thức nào thì cũng được xử lí theo nguyên tắc kịp thời, chính xác vàthống nhất Các văn bản đến công ty đều được giải quyết theo đúng quy trìnhgiải quyết văn bản đến theo hướng dẫn tại công văn số 425/VTLTNN-NVTWngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư lưu trữ nhà nước

Trách nhiệm của chị Lan trưởng phòng văn thư trong việc quản lí vănbản đến của công ty được thực hiện theo một trình tự cụ thể Văn bản đến công

ty phong phú về thể loại cũng như nội dung nên khi tiếp nhận văn bản đến từnhân viên bưu điện chị phải kiểm tra sơ bộ về số lượng , tình trạng bao bì , nơinhận , giấy niêm phong Chị phải kiểm tra kỹ càng văn bản bì văn bản gửi đếnthông qua các thông tin trên bì thư và tình trạng bì , cụ thể là: kiểm tra xem tên

cơ quan gửi văn bản và xem tên cơ quan nhận văn bản xem có đúng là gửi tớicông ty mình không Trong trường hợp nếu không phải gửi đến công ty mình thìgửi lại cho nhân viên bưu điện để gửi lại cho cơ quan có tên trên bao bì đó.Đồng thời chị Lan phải kiểm tra tình trạng bì văn bản nếu bì văn bản bị nhàunát, rách ,bẩn, ẩm ướt hoặc bị lộ tin thì tùy vào trường hợp để lập biên bản đốivới nhân viên bưu điện đó để xác định tình trạng của bì văn bản và phải đốichiếu số, ký văn bản ngoài bì với số, kí hiệu văn bản trong bì xem có chính xáckhông Nếu là văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi

nhận và kí

Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, chị Lan phảikiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản trong trường hợpnếu phát hiện sai xót gì thì phải báo ngay cho nơi gửi hoặc báo cáo với người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết Sau k hi nhận văn bản thì phải chụp bản đínhkèm bản Fax để làm căn cứ giải quyết công việc

2.1.2 Phân loại và bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản thì tiếp theo phải tiến hành phân loại bì văn bảnbởi văn bản gửi tới công ty có thể gửi cho công ty, có thể gửi cho các phòng cụthể nào đó thuộc công ty Vì vậy cán bộ văn thư phải phân loại bì văn bản và chỉđược bóc bì những văn bản gửi chung cho công ty ( trừ văn bản mật) còn lạinhững bì văn bản gửi đích danh thì cán bộ văn thư không được phép bóc bì.Những văn bản sách báo, tạp chí hoặc đơn thư cho đơn vị cá nhân nào chuyểnthẳng cho đơn vị cá nhân đó

Khi bóc bì văn bản phải dồn văn bản vào một phía có dán tem, tên nơinhận văn bản khi cắt bì văn bản tránh tình trạng làm mất thông tin trên trên bì( số, kí hiệu…) và tuyệt đối không làm rách văn bản Trong quá trình bóc bì vănbản thực hiện phân loại văn bản, và ưu tiên bóc những văn bản có chỉ dấu mức

độ “ khẩn” thì ưu tiên bóc trước Trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi thìsau khi kiểm tra , đối chiếu xong phải kí nhận, đóng dấu và chuyển lại cơ quangửi văn bản để theo dõi xử lí kịp thời Phân loại bì gồm 3 loại: loại không bóc

bì, loại do cán bộ văn thư bóc bì, văn bản mật

Bảng: phân loại bì văn bản của công ty từ năm 2011-2014

NămTên loại

Từ Bảng số liệu trên ta thấy, số lượng loại văn bản không bóc bì năm

2011 là 84 văn bản đến năm 2012 có sự giảm xuống 57 văn bản, nhưng đến năm

2014 tăng lên 110 văn bản Loại văn bản do cán bộ văn thư bóc thì có sự dịchchuyển đồng đều năm 2011 là 97 đến năm 2014 là 89 văn bản Còn số lượngvăn bản bảo mật giữ số lượng ít nhất trong 3 loại năm 2011 là 20 văn bản đếnnăm 2013 là 47 văn bản nhưng đến năm 2014 lại giảm xuống 30 văn bản

2.1.3 Đóng dấu “ Đến” , ghi số và ngày đến

Văn bản đến của trung tâm phải được đăng kí tập trung tại văn thư, trừnhững loại văn bản được đăng kí riêng theo quy định của pháp luật và quy định

cụ thể của cơ quan, tổ chức nhứ các hóa đơn , chứng từ kế toán… Tất cả cácvăn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư phải được đóng dấu “ đến” , ghi sốđến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bảnphách thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến” Đối với những văn bản đếnkhông thuộc diện đăng kí tại văn thư thì không phải đóng dấu “ đến” mà đượcchuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết Dấu “ đến”được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kí hiệu( đối vớinhững văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung( đối với công văn) hoặcvào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Mẫu dấu “ đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “ đến” được thực hiệnnhư sau:

[2; Tr 15]

- Hình dạng và kích thước: dấu “ đến” phải được khắc sẵn hình chữ nhật,kích thước 30mm x 50mm

- Mẫu trình bày : mẫu dấu “ đến” được trình bày như hình vẽ trên

Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “ đến”

-Số đến: số đến là số thứ tự đăng kí văn bẩn đến Số đến được đánh liêntục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàngnăm

bản ( hoặc đơn, thư) , đóng dấu đến và đăng kí ; đối với những ngày dưới 10 vàtháng 1,2 thì phải them số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ:05/02/04, 21/7/12….

- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “ thượng khẩn” và “ hỏa tốc”,cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận( trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cảgiờ cả phút)

- Chuyển: ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết

2.1.4 Đăng kí văn bản đến

Đăng kí văn bản đến là ghi chép cập nhật thông tin cần thiết về văn bảnđến như: Số đếm,ngày đếm, số ký hiệu văn bản, ngày tháng ban hành vănbản,trích yếu nội dung của văn bản

* Đăng ký văn bản theo phương pháp truyền thống: Tất cả văn bản đến

đều được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng ký một cách chính xác, tạo điềukiện thuận lợi cho việc tra tìm được thuận tiện,nhanh chóng và chính xác vìthông tin Việc đăng ký văn bản đến của công ty rất được chú trọng Cán bộ vănthư khi tiến hành đăng ký đã thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, của cơquan.Trong quá trình đăng ký không được tẩy xóa, không viết tắt những cụm từ

ít thông dụng để tránh gây ra sự hiểu nhầm của người tra tìm và tuyệt đối khôngđược dùng bút mực đỏ hoặc bút chì để đăng ký văn bản

- Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến gồm những nội dung[ Xem phụ lục 04; Tr 33]

Ví dụ:

1 Tên cơ quan cấp trên của công ty: Bộ xây dựng

2.Tên cơ quan: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thôngIntracom

3.Năm mở sổ đăng kí văn bản đến: Năm 2011 - 2015

4 Ngày tháng bắt đầu đăng kí văn bản trong quyển sổ là ngày 1 tháng 3năm 2011; Ngày kết thúc đăng kí văn bản trong quyển sổ là ngày 30 tháng 12năm 2015

5 Số thứ tự đăng kí văn bản đến đầu tiên là 1 cuối cùng trong quyển sổ là271

6 Số thứ tự của quyển sổ là 1,2,3,4…

- Sổ đăng ký văn bản đến trên bao gồm 09 cột với các nội dung sau:

(1):Ngày đến ghi theo ngày,tháng được ghi trên dấu Đến

(2):Số đến được ghi theo số ghi trên dấu đến

(3):Ghi tên cơ quan,tổ chức ban hành văn bản

(4):Ghi số ký hiệu văn bản đến

(5):Ghi ngày tháng năm của văn bản đến

(6):Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản đến.Trường hợp vănbản không có tên loại và trích yếu nội dung thì cán bộ văn thư phải tóm tắt nộidung của văn bản

(7):Ghi tên đơn vị hoặc người nhận văn bảm theo ý kiến phân phối vănbản của người có thẩm quyền

(8):Chữ ký trực tiếp của người nhận văn bản

Đơn vịhoặcngườinhận

Kýnhân

Ghichú

24/3 87 CTCP đầu

tư xâydựng hạtầng vàgiao thôngIntracom

CTCPĐTXDHT & GTIntracom

868/QĐ-22/3/2012

Quyếtđịnh vềviệctạmhoãnquátrìnhxâydựng tạitrung cưÊcohom

- Cácđơnvị,phòngban,trun

g tâmtrựcthuộc

BàTuyền

27/3 89 Bộ XD 45/BXD-VP 23/3/2013 Về việc

nghỉ lễ30/4-1/5

- Lãnhđạo bộ-Các đơn

vị trựcthuộc

BàHương

Hỏatốc

[2;Tr.18]

* Đăng ký văn bản đến trên máy tính:Việc đăng ký văn bản đến trên máy