MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN 4 1.1. Lịch sử hình thành của Viện Nghiên cứu hệ gen 4 1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện 4 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen 6 1.4. Tổ chức hoạt động chung của Phòng Quản lý tổng hợp 7 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ. 11 2.2. Tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 12 2.3. Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ 13 2.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ 14 2.5. Tổ chức thi đua khen thưởng. 16 2.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật. 17 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18 3.1 Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Hạn chế 19 3.1.3. Nguyên nhân. 20 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả 21 3.2.1. Hoàn thiện công tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản lý thống nhất. 21 3.2.2. Tuyển dụng, tổ chức tập huấn đào tạo cán bộ 22 3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 23 3.2.4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý văn thư. 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạovăn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại ViệnNghiên cứu hệ gen” trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin, em
đã nhận được sự giúp đỡ tận tình, truyền đạt kiến thức và hướng dẫn từ giảngviên Khoa Quản trị Văn phòng
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô và các cán bộ tại ViệnNghiên cứu hệ gen đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài tiểu luận
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, do còn hạn chế về thời gian vàtrình độ nên không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý củaThầy (Cô) để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài tiểu luận nghiên cứu về “Khảo sát, đánh giátrách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác vănthư, lưu trữ tại Viện Nghiên cứu hệ gen” của em trong thời gian qua Mọi thôngtin dữ liệu trong bài đều là sự thật Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viếttrong đề tài này
Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 2
3 Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 2
4 Mục tiêu nghiên cứu 2
5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3
7 Cấu trúc của đề tài 3
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN 4
1.1 Lịch sử hình thành của Viện Nghiên cứu hệ gen 4
1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện 4
1.3 Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen 6
1.4 Tổ chức hoạt động chung của Phòng Quản lý tổng hợp 7
CHƯƠNG 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10
2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ 11
2.2 Tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 12
2.3 Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ 13
2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ 14
2.5 Tổ chức thi đua khen thưởng 16
2.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật 17
CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18
3.1 Nhận xét, đánh giá 18
3.1.1 Ưu điểm 18
3.1.2 Hạn chế 19
3.1.3 Nguyên nhân 20
Trang 43.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả 213.2.1 Hoàn thiện công tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản lý thốngnhất 213.2.2 Tuyển dụng, tổ chức tập huấn đào tạo cán bộ 223.2.3 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 233.2.4 Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý văn thư 23
KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
Trang 5MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công tác của các cơ quan Có thể khẳngđịnh, công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó có vai tròtrong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Trong văn phòng, công tác văn thưkhông thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn tronghoạt động của văn phòng
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,chính xác những thông tin cần thiết góp phần giải quyết công việc của cơ quan,đơn vị được nhanh chóng, hiệu quả, đúng chính sách chế độ Nâng cao hiệu suất
và chất lượng công tác, đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan và các cá nhân Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
Nguồn tài liệu, chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệuvăn thư Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổsung kho lưu trữ Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khigiải quyết xong lập hồ sơ đây đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuậnlợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng
Đã có nhiều tác giả viết về công tác văn thư lưu trữ như: Bộ Nội Vụ và CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước (ban hành các văn bản quy định về quản lý công tácvăn thư lưu trữ), GS Vương Đình Quyền (Lý luận về công tác văn thư lưu trữ),Triệu Văn Cường-Nguyễn Mạnh Cường- Lê Văn In-Nguyễn Cảnh Đương (Vănhóa quản lý nhà nước) Tuy nhiên mỗi cơ quan đơn vị việc thực hiện công tác vănthư sẽ có sự khác biệt Viện Nghiên cứu hệ gen mới được thành lập vào năm 2012tới nay chưa có bài nghiên cứu tìm hiểu nào về trách nhiệm của văn phòng trong tổ
Trang 6chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
Là sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, việc tìm hiểu về công tácvăn thư sẽ tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ chuyênngành
Với những lý do trên, em chọn đề tài ”Khảo sát, đánh giá trách nhiệm củalãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làmbài tiểu luận môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng
2 Lịch sử nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này em đã tìm hiểu qua các tư liệu:
- Các văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư lưu trữ của cơ quanquản lý nhà nước;
- Giáo trình, tập bài giảng về ” Nhập môn văn thư”, ”Lý luận về công tácvăn thư”, ”Kỹ thuật soạn thảo văn bản” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Các tài liệu về quản lý công tác văn thư lưu trữ của Viện Nghiên cứu hệgen
- Các bài tiểu luận, báo cáo về công tác văn thư lưu trữ: Báo cáo thực tập
về ‘‘Công tác văn thư lưu trữ tại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước”; tiểu luận
‘‘Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện văn thư lưutrữ của cơ quan”
3 Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong côngtác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tại Viện Nghiên cứu hệ gen
4 Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong côngtác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen
- Làm rõ thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại ViệnNghiên cứu hệ gen
- Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng về công tác tổchức, quản lý văn thư
Trang 75 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiêncứu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp phân tích, tổng hợp tàiliệu…
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư lưu trữ, tạo nguồn dữ liệu làm cơ sở cho việc hoạchđịnh những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế trongquá trình thực hiện công tác văn thư của cơ quan Tạo nguồn thông tin dữ liệuphục vụ tìm hiểu khai thác sau này về trách nhiệm của lãnh đạo trong quản lýcông tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen
7 Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về Viện Nghiên cứu Hệ gen
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư lưu trữ
Chương 3: Đánh giá và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác vănthư lưu trữ
Trang 8Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN
1.1 Lịch sử hình thành của Viện Nghiên cứu hệ gen
Viện Nghiên cứu hệ gen là đơn vị nghiên cứu trực thuộc Viện Hàn lâmKHCN Việt Nam, với tên giao dịch quốc tế là Intitute of Genome Research, tênviết tắt là IGR
Đầu tháng 8 năm 2012, “Đề án thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen” đượcthông qua, gồm 6 đơn vị trực thuộc, với đội ngũ cán bộ ban đầu gồm 24 người
Ngày 6/8/2012, Chủ tịch Viện KHCN Việt Nam đã ký Quyết định số1040/QĐ-KHCNVN về việc thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc ViệnKhoa học và Công nghệ Việt Nam
Từ tháng 9/2012, Viện Nghiên cứu hệ gen chính thức đi vào hoạt động Ngày 19/2/2013, Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam đã ký Quyếtđịnh chuyển đổi tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện KHCN ViệtNam thành Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện Hàn lâm KHCNViệt Nam
1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện
Viện Nghiên cứu hệ gen là đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động theo loạihình tổ chức khoa học và công nghệ, hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoahọc cơ bản
Lãnh đạo Viện Nghiên cứu hệ gen gồm có Viện trưởng và các Phó Việntrưởng giúp việc
Viện trưởng do Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam bổ nhiệm vàmiễn, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện về mọi mặt hoạt động của Viện
Phó Viện trưởng là người giúp việc Viện trưởng, chịu trách nhiệm trướcViện trưởng về các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách Phó Việntrưởng do Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam bổ nhiệm và miễn nhiệmtheo đề nghị của Viện trưởng Viện Nghiên cứu hệ gen có 03 Phó Viện trưởnggiúp việc cho Viện trưởng
Hiện nay, Viện có tổng số 40 cán bộ, trong đó có 3 Phó giáo sư, 13 Tiến
sỹ, 13 Thạc sỹ, 10 cử nhân/ kỹ sư, 1 cao đẳng, với 7 đơn vị trực thuộc:
Trang 9Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen:
Ghi chú:
: phối hợp hoạt động : lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp
Phòng Quản lý tổng hợp
Phòng Phân tích
Phòng
Đa dạng sinh học
hệ gen
Phòng
Hệ gen học vi sinh
Trang 101.3 Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen
Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về hệ gen người và các sinh vật khác;đào tạo nhân lực có trình độ cao và hợp tác quốc tế về hệ gen và các lĩnh vực cóliên quan
* Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về hệ gen người và các
sinh vật khác; đào tạo nhân lực có trình độ cao và hợp tác quốc tế về hệ gen vàcác lĩnh vực có liên quan
* Nhiệm vụ:
- Về khoa học và công nghệ:
1) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng hệ gen người Việt Nam; giải mã hệgen người Việt Nam;
2) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng các hệ gen khác;
3) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng trong các lĩnh vực omics, tin sinh học
và các lĩnh vực liên quan;
4) Phát triển công nghệ, triển khai và chuyển giao công nghệ; tư vấn, dịch
vụ thuộc các lĩnh vực omics, tin sinh học, giám định gen và các lĩnh vực khác cóliên quan;
5) Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao và hợp tác quốc
tế về hệ gen và các lĩnh vực khác có liên quan
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấuviên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sựnghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy định của ViệnHàn lâm KHCN Việt Nam
- Về tài chính, tài sản:
+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Nghiên cứu hệ gentrình Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam phê duyệt theo quy định của pháp luật vềngân sách nhà nước;
+ Quyết định phân bổ chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách
Trang 11nhiệm quyết toán thuộc thẩm quyền của Viện.
+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật và quy định củaViện Hàn lâm KHCN Việt Nam
- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định của phápluật và của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chủ tịch Viện Hàn lâmKHCN Việt Nam giao cho
1.4 Tổ chức hoạt động chung của Phòng Quản lý tổng hợp
* Chức năng
Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn phòng Phòng Quản lý tổng hợp (sau đây gọi tắt làPhòng) có trách nhiệm giúp Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi hoạtđộng của Viện Nghiên cứu hệ gen (gọi tắt là Viện), bao gồm công tác kế hoạch,
tổ chức - cán bộ, khoa học và triển khai công nghệ, đào tạo, hợp tác quốc tế, kếhoạch tài chính, quản trị, quốc phòng, an ninh, tổ chức thực hiện công tác hànhchính chung của Viện, đảm bảo điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động chungcủa Lãnh đạo Viện
* Nhiệm vụ
Phòng Quản lý tổng hợp có nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng, trình Viện trưởng kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và hàngnăm của Viện
b) Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng; tham gia thẩm định,góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Viện trưởng giao
c) Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề
án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng
d) Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết địnhcủa Viện trưởng và của Chủ tịch Viện Hàn lâm liên quan đến trách nhiệm củaPhòng
e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng
Trang 12hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụcủa Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam.
f) Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện:
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu
đó trước khi trình Viện trưởng xem xét, giải quyết;
- Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đến các đơn vị, cánhân và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bốtrí chương trình làm việc của Lãnh đạo Viện;
- Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhànước và của Viện;
- Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện với các cơquan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và các cơ quan, tổchức khác;
i) Quản lý cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện Giúp Việntrưởng trong việc thực hiện công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của cơ quan
k) Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện, nước, thông tin liên lạc vàcác điều kiện khác của cơ quan; thực hiện công tác: y tế, an toàn thực phẩm, vệsinh môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, quốcphòng, dân quân tự vệ trong Viện
l) Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tàitrợ, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán - tài chính theo phâncấp của Viện, quy định của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam và quy định của
Trang 13* Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp
Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp là Trưởng phòng và Phó trưởng phòngTrưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về toàn bộ hoạt độngcủa Phòng Chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, đảm bảo hậu cần, phục vụlãnh đạo, chỉ đạo triển khai các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện
Phó trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm
và chỉ đạo một số công tác theo sự phân công của Trưởng phòng
Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen, do Việntrưởng Viện Nghiên cứu hệ gen bổ nhiệm, miễn nhiệm sau khi có ý kiến đồng ýbằng văn bản của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNViệt Nam, gồm 01 Trưởngphòng phụ trách chung và 01 Phó Trưởng phòng
Phòng Quản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen không thành lập cácđơn vị trực thuộc do quy mô về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Viện Nghiêncứu hệ gen Phụ trách các công việc của Phòng là các cán bộ, chuyên viên với sựphân công chức năng, nhiệm vụ và vị trí rõ rang, đáp ứng nhu cầu hoạt động củaPhòng và của Viện
Tiểu kết
Trong chương 1, em đã khái quát về Viện nghiên cứu hệ gen và tình hìnhhoạt động tổ chức tại công tác văn thư lưu trữ tại Viện Đây là cơ sở để triểnkhai nội dung chương tiếp theo
Trang 14Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Công tác Văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chínhsách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quanđược chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt độngcủa cơ quan Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ chohoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìnđược bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủtục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới
Làm tốt công tác văn thư, góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan,giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước và tạođiều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ thực hiện các quy trình nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sungtài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệthống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Soạn thảo,ban hành văn bản quy phạm pháp luật để quản lí nhà nước về lưu trữ, tổ chứckiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ Tổ chứcnghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế lưu trữCông tác Quản lí văn thư lưu trữ của Viện Nghiên cứu hệ gen được Lãnhđạo quan tâm và tạo điều kiện để công tác này phát triển và đem lại những hiệuquả khi quản lí quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của Viện
Với cơ cấu nhỏ, mới thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập PhòngQuản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen thực hiện chức năng của Văn phòng.Phòng Quản lý tổng hợp không thành lập các đơn vị trực thuộc do quy mô về cơcấu tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu hệ gen Phụ trách các công việccủa Phòng là các cán bộ, chuyên viên với sự phân công chức năng, nhiệm vụ và
vị trí rõ rang, đáp ứng nhu cầu hoạt động của Phòng và của Viện Trưởng phòng
Trang 15Quản lý tổng hợp là người giúp thủ trưởng cơ quan thực hiện quản lý công tácVăn thư lưu trữ của cơ quan, có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổchức, quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ.
Viện Nghiên cứu hệ gen mới thành lập, với quy mô cơ cấu còn hạn chế,Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện các nhiệm
vụ công tác văn phòng Trong đó, hoạt động công tác Văn thư Lưu trữ là mộtphần nhiệm vụ của công tác văn phòng
Việc tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ là vấn đề hàng đầu luôn được lãnhđạo quan tâm, là trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp.Xây dựng được bộ máy văn thư lưu trữ phù hợp, đảm bảo sẽ góp phần nâng caohiệu quả chất lượng, thông tin phục vụ hoạt động của Viện Nếu lãnh đạo phòngkhông thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ thì sẽ ảnh hưởng đến hoạt động hànhchính của toàn Viện, việc cung cấp thông tin, thủ tục hành chính không đảm bảoảnh hưởng đến hiệu quả công việc
Do cơ cấu tổ chức và hoạt động mới được thành lập và đang dần củng cố,Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập bộ phận làm công tác văn thư - lưu trữ ViệnNghiên cứu hệ gen chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ mà chỉ có 01 cán bộ vănthư làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ nhưng chỉ sắp xếp tài liệu theo số, ngàytháng ban hành vào cặp hộp và để lên giá theo từng năm
Do vậy việc lưu trữ các văn bản vẫn chưa được hoàn chỉnh Quan trọngnhất là chưa có Kho lưu trữ đúng quy định đặt tại Viện, chưa được trang bịnhiều trang thiết bị đạt chuẩn để bảo vệ tài liệu lưu trữ Đối với các tài liệunghiên cứu khoa học là loại hình tài liệu quan trọng nhất của Viện thì được nộplưu sau khi kết thúc nhiệm vụ tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu thuộc Viện Hànlâm KHCN Việt Nam để bảo quản và phục vụ tra cứu
Bộ phận văn thư lưu trữ được bố trí riêng, là phòng khép kín tách biệt sovới các phòng ban chuyên môn khác, nhưng gần Lãnh đạo Viện và Lãnh đạoPhòng Quản lý tổng hợp để thuận tiện cho công việc