Tiêu chuẩn ứng viên tham gia Hội đồng Quản trị HĐQT Ứng viên tham gia HĐQT phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: - Là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông
Trang 1TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐOẠN XÁ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hải Phòng, ngày 06 tháng 04 năm 2013
QUY CHẾ BẦU CỬ
Thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Nhiệm kỳ 2013-2018
Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được Quốc hội khóa 11 nước CHXHCH Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005;
Căn cứ Luật Chứng khoán số 70/2006/QH11 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 29/04/2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Chứng khoán;
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá ngày tháng 04 năm 2013
Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá năm 2013 tiến hành bầu cử thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát (nhiệm kỳ 2013-2018) theo những quy định sau đây:
I/ Chủ tọa tại Đại hội có trách nhiệm chủ trì việc bầu cử, cụ thể là:
- Giới thiệu danh sách đề cử và ứng cử vào HĐQT và BKS
- Giám sát việc bỏ phiếu, kiểm phiếu
- Giải quyết các khiếu nại về cuộc bầu cử (nếu có)
- Giới thiệu Ban kiểm phiếu
II/ Quy chế đề cử, ứng cử HĐQT:
- Số lượng thành viên HĐQT: 07 người
- Nhiệm kỳ: 05 năm
- Số lượng ứng cử viên HĐQT: không hạn chế
1 Đề cử, ứng cử Hội đồng Quản trị:
Theo khoản 2 Điều 32 Điều lệ công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá thông qua ngày tháng 4 năm 2013, các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng có quyền gộp số quyền biểu quyết của từng người lại với nhau để đề
cử các ứng viên Hội đồng quản trị, cụ thể:
- Từ 5% đến dưới 10% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử một (01) ứng viên;
- Từ 10% đến dưới 30% được đề cử tối đa hai (02) ứng viên; từ 30% đến dưới 40% được đề cử tối đa ba (03) ứng viên;
- Từ 40% đến dưới 50% được đề cử tối đa bốn (04) ứng viên; từ 50% đến dưới 60% được đề cử tối đa năm (05) ứng viên;
- Từ 60% đến dưới 70% được đề cử tối đa sáu (06) ứng viên;
- Từ 70% trở lên được đề cử tối đa bảy (07) ứng viên;
2 Tiêu chuẩn ứng viên tham gia Hội đồng Quản trị (HĐQT)
Ứng viên tham gia HĐQT phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
- Là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông hoặc người khác không năm giữ cổ phần của Công ty có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty;
- Có sức khỏe, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực và hiểu biết pháp luật
Trang 2- Có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và
quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp
III/ Quy chế đề cử, ứng cử Ban Kiểm soát:
- Số lượng thành viên BKS: 03 người
- Nhiệm kỳ: 05 năm
- Số lượng ứng cử viên BKS: không hạn chế
1 Đề cử, ứng cử Ban Kiểm soát:
Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 40 Điều lệ công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá thông qua ngày tháng 4 năm 2013, các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng có quyền gộp số quyền biểu quyết của từng người lại với nhau để đề cử các ứng viên Ban kiểm soát, cụ thể:
- Từ 5% đến dưới 10% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử một (01) ứng viên;
- Từ 10% đến dưới 30% được đề cử tối đa hai (02) ứng viên;
- Từ 30% trở lên được đề cử tối đa ba (03) ứng viên;
2 Tiêu chuẩn ứng cử thành viên Ban Kiểm soát:
Ứng viên tham gia BKS phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
- Người từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
- Thành viên Ban Kiểm soát phải có chuyên môn nghiệp vụ về Tài chính - Kế toán, Kiểm toán hoặc về lĩnh vực kinh doanh của Công ty;
- Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của Thành viên HĐQT, Tổng giám đốc và người quản lý khác;
- Thành viên Ban Kiểm soát không được giữ các chức vụ quản lý công ty và không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của Công ty
IV Nguyên tắc bầu cử:
1 Việc bầu cử được tiến hành theo nguyên tắc bầu dồn phiếu Tổng số quyền bầu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu hoặc đại diện sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng Quản trị hoặc Ban Kiểm soát Cổ đông có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên sao cho không vượt quá tổng số quyền bầu tương ứng với số cổ phần mình sở hữu Kết quả bầu cử được tính trên số cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông dự họp
2 Hình thức bầu cử: Bỏ phiếu kín
3 Mỗi lần bầu cử, mỗi cổ đông (đại diện) chỉ được sử dụng một phiếu bầu tương ứng với số cổ phần sở hữu (đại diện)
4 Phiếu bầu được kiểm bởi Ban kiểm phiếu đã được Đại hội đồng cổ đông lựa chọn thông qua và dưới sự chứng kiến của đại diện cổ đông Thành viên Ban Kiểm phiếu không được có tên trong danh sách đề cử và ứng cử vào HĐQT hoặc Ban Kiểm soát
5 Trong trường hợp có sự lựa chọn nhầm lẫn, với điều kiện chưa bỏ phiếu bầu vào hòm phiếu và trong thời gian bầu cử, cổ đông (đại diện) có thể liên hệ với Ban bầu cử để xin cấp lại phiếu bầu cử mới và phải nộp lại phiếu cũ
Trang 3V Phương thức bầu cử:
1 Phiếu bầu:
Phiếu bầu được tách biệt cho từng lần bầu HĐQT hoặc BKS
1.1 Phiếu bầu gồm các tiêu chí sau:
- Loại phiếu bầu (HĐQT, BKS)
- Dấu treo của Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá
- Họ tên cổ đông và số lượng cổ phần sở hữu (đại diện)
- Danh sách ứng cử viên HĐQT (BKS) được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tên, ghi đầy đủ họ tên
1.2 Phiếu bầu không hợp lệ là phiếu bầu:
- Không có một trong các thông tin quy định tại mục 1.1 trên đây
- Bị gạch xóa lên các thông tin trên Phiếu bầu
- Phiếu không bầu cho ứng viên nào, phiếu trắng
- Cổ đông bầu vượt quá tổng số quyền bầu của mình
- Cổ đông bầu vượt quá 7 ứng viên (HĐQT), 3 ứng viên (BKS)
- Cổ đông bầu cho người ngoài danh sách ứng viên đã được thông qua
2 Phương thức bầu cử:
- Mỗi cổ đông dự họp được cấp một phiếu bầu HĐQT và một phiếu bầu BKS
Cổ đông (đại diện) điền số lượng quyền bầu cho mỗi thành viên theo mức tín nhiệm sao cho cộng số quyền bầu cho các thành viên không vượt quá tổng số quyền bầu của cổ đông đó
- Phiếu bầu được bỏ vào hòm phiếu, được niêm phong cho đến khi tiến hành kiểm phiếu trước sự chứng kiến của đại diện cổ đông
- Việc bỏ phiếu được thực hiện trong vòng 10 phút kể từ khi Ban tổ chức hoàn tất việc phát phiếu bầu;
- Việc kiểm phiếu:
+ Được tiến hành ở một phòng riêng dưới sự giám sát của đại diện cổ đông + Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm lập biên bản kiểm phiếu, công bố kết quả
và cùng với chủ tịch đoàn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của cổ đông (nếu có)
+ Kết quả kiểm phiếu được lập thành văn bản , đại diện cổ đông và ban kiểm phiếu phải ký vào biên bản kiểm phiếu và được Trưởng Ban Bầu cử công bố
trước Đại hội trước khi bế mạc cuộc họp
- Nội dung biên bản kiểm phiếu bao gồm các nội dung chính:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
+ Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết dự họp
+ Tổng số cổ đông (đại diện) dự họp
+ Tổng số phiếu bầu từng loại phát ra
+ Tổng số phiếu bầu từng loại thu về, trong đó tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ
+ Kết quả bầu cử (chi tiết từng ứng viên)
+ Danh sách người trúng cử
+ Họ, tên, chữ ký của Chủ tọa đoàn Đại hội, các thành viên Ban kiểm phiếu
và của đại diện cổ đông giám sát kiểm phiếu
- Phiếu bầu cử và biên bản kiểm phiếu sau khi kiểm sẽ được lưu tại văn phòng của Công ty
VI Nguyên tắc xác định người trúng cử:
- Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc thành viên Ban kiểm soát được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử
Trang 4viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ 7 thành viên (đối với HĐQT)
và 03 thành viên (đối với BKS)
- Trường hợp có những ứng cử viên đạt số phiếu bầu ngang nhau mà cần phải loại bớt để đạt đủ số thành viên trúng cử theo quy định thì người nào sở hữu
cá nhân nhiều cổ phần hơn tại thời điểm chốt danh sách cổ đông sẽ trúng cử Nếu số cổ phần sở hữu cũng ngang nhau thì sẽ tổ chức để bầu lại giữa các ứng cử viên này để lựa chọn người trúng cử
- Trường hợp bầu cử không đạt đủ 7 thành viên đối với HĐQT và 3 thành viên đối với BKS, đại hội sẽ tiếp tục bầu cử các đợt sau cho đến khi đủ số thành viên
VII T ham gia ứng cử, đề cử thành viên HĐQT, BKS
1 Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử:
- Đơn đề cử (ứng cử) tham gia HĐQT, BKS (theo mẫu);
- Bản sao các giấy tờ sau: CMND, hộ khẩu thường trú, các bằng cấp chứng nhận trình độ văn hóa và trình độ chuyên môn;
- Bản Thông tin ứng viên do các ứng viên tự khai (theo mẫu);
- Danh sách nhóm cổ đông đề cử thành viên tham gia HĐQT (BKS) (đối với trường hợp đề cử)(theo mẫu)
2 Trình tự tham gia ứng cử, đề cử:
- Quý cổ đông (ứng viên) điền các mẫu quy định tại mục 1 trên đây (đăng tải trên website của Công ty) Các ứng viên chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các thông tin cung cấp cho Công ty
- Quý Cổ đông gửi hồ sơ ứng cử, đề cử về Công ty chậm nhất là 03 (ba) ngày trước ngày khai mạc Đại hội đồng cổ đông (03/4/2013), theo địa chỉ sau:
Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Địa chỉ: số 15 đường Ngô Quyền, phường Vạn Mỹ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng
ĐT: 031.3765029/Fax: 031.3765029; 0313.753540 Người liên hệ: Ông Phạm Quang Tuấn - Thư ký HĐQT Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá - SĐT : 0914406369
- Trường hợp đến hết thời hạn trên, nếu số ứng viên HĐQT, BKS không đủ theo Điều lệ, HĐQT (BKS) đương nhiệm sẽ giới thiệu số ứng viên còn thiếu theo điều kiện và tiêu chí sau:
+ Đáp ứng các tiêu chí quy định tại mục II.2 và III.2 trên đây
+ Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm về lĩnh vực khai thác Vận tải biển, Cảng biển, Dịch vụ Hàng hải
- Ban tổ chức đăng tải thông tin về ứng viên HĐQT, BKS trên website của Công ty và niêm yết tại trụ sở Công ty sau 01 ngày kể từ khi các ứng viên gửi
hồ sơ đáp ứng điều kiện ứng cử, đề cử
VIII Hiệu lực của Quy chế
Quy chế bầu cử này có hiệu lực thực hiện ngay sau khi được Đại hội đồng cổ đông thông qua
ĐOÀN CHỦ TỊCH