Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu này được thực hiện nhằm mục tiêu là tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán của các cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí
Trang 1NGUYỄN VŨ NHẬT NGÂN
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN, HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN
Trang 2BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
NGUYỄN VŨ NHẬT NGÂN
Ngành: Kế toán
Mã số: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS PHẠM QUANG HUY
TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN, HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: THỰC
TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan Bảo hiểm
xã hội quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của chính tác giả với sự cố vấn, hỗ trợ của người hướng dẫn khoa học Số liệu và kết quả trong luận văn thạc sỹ kế toán này là trung thực và chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào
Tác giả luận văn
Nguyễn Vũ Nhật Ngân
Trang 4MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục sơ đồ, đồ thị, bảng biểu
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt
PHẦN MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 9
1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp 9
1.1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp 9
1.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 10
1.1.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán 10
1.1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 12
1.1.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 12
1.1.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán) 13
1.1.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán 14
1.1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 15
1.1.2.7 Tổ chức kiểm kê tài sản 16
1.1.2.8 Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán 16
1.2 Đặc điểm hoạt động của các cơ quan bảo hiểm xã hội 17
1.2.1 Vị trí, chức năng 17
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam 17
1.2.3 Quản lý tài chính BHXH 18
Trang 51.2.4 Đối tượng kế toán của cơ quan BHXH 19
1.2.5 Một số quy định chi phối tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH 20
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 21
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN, HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM 22
2.1 Khảo sát thực tế 22
2.1.1 Phạm vi và đối tượng khảo sát 22
2.1.2 Nội dung khảo sát 22
2.1.3 Phương pháp khảo sát 22
2.1.4 Quy trình phân tích kết quả khảo sát 23
2.1.5 Kết quả khảo sát và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP Hồ Chí Minh 25
2.1.5.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán 25
2.1.5.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 33
2.1.5.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 34
2.1.5.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 37
2.1.5.5 Tổ chức bộ máy kế toán 38
2.1.5.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 40
2.1.5.7 Tổ chức kiểm kê tài sản 41
2.1.5.8 Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán 42
2.1.6 Kết quả khảo sát về mối quan hệ giữa các nội dung trong tổ chức công tác kế toán 44
2.1.7 Kết quả khảo sát về sự khác biệt trong các nội dung của tổ chức công tác kế toán giữa các nhóm cơ quan BHXH quận, huyện có số bộ phận khác nhau 47
Trang 62.2 Một số nhận xét, đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các
cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn TPHCM 50
2.2.1 Ưu điểm 50
2.2.1.1 Về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán 50
2.2.1.2 Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 51
2.2.1.3 Về tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 52
2.2.1.4 Về tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống BCTC 52
2.2.1.5 Về tổ chức bộ máy kế toán 52
2.2.1.6 Về tổ chức kiểm tra kế toán 53
2.2.1.7 Về tổ chức kiểm kê tài sản 53
2.2.1.8 Về tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán 53
2.2.2 Hạn chế 53
2.2.2.1 Về tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán 53
2.2.2.2 Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 54
2.2.2.3 Về tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 55
2.2.2.4 Về tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 55
2.2.2.5 Về tổ chức bộ máy kế toán 55
2.2.2.6 Về tổ chức kiểm tra kế toán 56
2.2.2.7 Về tổ chức kiểm kê tài sản 56
2.2.2.8 Về tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán 56
2.2.3 Nguyên nhân 56
2.2.4 Những khó khăn trong tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP Hồ Chí Minh 58
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 60
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN BHXH QUẬN, HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 61
Trang 73.1 Yêu cầu hoàn thiện 61
3.2 Giải pháp hoàn thiện 61
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán 61
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 65
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán 70
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 72
3.2.5 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 76
3.2.6 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 78
3.2.7 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm kê tài sản 78
3.2.8 Giải pháp hoàn thiện tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán 78
3.3 Một số kiến nghị với các đơn vị liên quan 78
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 81
KẾT LUẬN CHUNG 82
Tài liệu tham khảo
Phụ lục
Trang 8DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ, BẢNG BIỂU Biểu đồ 2.1: Kết quả khảo sát tình hình sử dụng danh mục chứng từ kế toán Trang 26 Biều đồ 2.2: Kết quả khảo sát tình hình lập chứng từ kế toán Trang 26 Biều đồ 2.3: Kết quả khảo sát tình hình ký chứng từ kế toán Trang 28
Biểu đồ 2.4: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh
trong chứng từ kế toán Trang 29
Biểu đồ 2.5: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Trang 30
Sơ đồ 2.6: Quy trình tổ chức kiểm tra, xử lý, luân chuyển chứng từ tại các BHXH quận,
huyện trên địa bàn TP Hồ Chí Minh Trang 31
Biều đồ 2.7: Kết quả khảo sát tình hình sử dụng tài khoản và hệ thống tài khoản
Trang 33
Biểu đồ 2.8: Kết quả khảo sát tình hình thực hiện các qui định về tài khoản và hệ thống
tài khoản Trang 33 Biểu đồ 2.9: Kết quả khảo sát tình hình mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán Trang 34 Biểu đồ 2.10: Kết quả khảo sát tình hình sửa sổ kế toán Trang 36
Biều đồ 2.11: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo
cáo kế toán Trang 37 Biều đồ 2.12: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức bộ máy kế toán Trang 38 Biểu đồ 2.13: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức kiểm tra kế toán Trang 40 Biều đồ 2.14: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức kiểm kê tài sản Trang 41
Biều đồ 2.15: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
Trang 42
Biểu đồ 2.16: Bảng mô tả cặp nội dung trong tổ chức công tác kế toán được thực hiện
kiểm định mối quan hệ Trang 44 Biều đồ 2.17: Bảng tổng hợp kết quả giá trị sig trên bảng Chi-Square Tests Trang 45
Trang 9Bảng 2.18: Bảng tổng hợp % số ô có tần suất mong đợi dưới 5 cuối bảng Chi-Square
tests của các kiểm định Trang 46 Bảng 2.19: Kết quả khảo sát về số bộ phận hiện có tại đơn vị Trang 47 Bảng 2.20: Bảng kết quả kết quả kiểm định Levene Trang 48 Bảng 2.21: Bảng kết quả kiểm định ANOVA Trang 49 Bảng 3.1: Mẫu bảng mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Trang 63
Bảng 3.2: Mẫu bảng liệt kê danh sách các nghiệp vụ có thực hiện hạch toán tài khoản
ngoài bảng Trang 65
Bảng 3.3: Hệ thống tài khoản theo quy định hiện tại và theo đề xuất của tác giả
Trang 67 Bảng 3.4: Mẫu sổ theo dõi việc sử dụng tài sản của cán bộ viên chức Trang 70
Bảng 3.5: Mẫu bảng tổng hợp tình hình sử dụng tài sản của cán bộ viên chức
Trang 71 Bảng 3.6: Mẫu Bảng cân đối kế toán Trang 72 Bảng 3.7: Mẫu báo cáo kết quả hoạt động của đơn vị Trang 74
Bảng 3.8: Mẫu bảng phân công nhiệm vụ viên chức trong bộ phận kế toán
Trang 77
Trang 10DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
HCSN : Hành chính sự nghiệp
BHXH TPHCM : Bảo hiểm xã hội Thành Phố Hồ Chí Minh
Thông tư 178 : Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ
tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Trang 11PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những chính sách lớn của Đảng và Nhà nước nhằm chăm lo cho đời sống, sức khỏe người dân Quỹ bảo hiểm là quỹ tài chính độc lập với ngân sách nhà nước (NSNN), được hình thành từ nguồn đóng góp của người lao động, người tham gia, người sử dụng lao động, tiền sinh lời của hoạt động đầu tư từ quỹ, hỗ trợ của nhà nước, và từ một số nguồn thu hợp pháp khác Quỹ được sử dụng vào các việc chủ yếu như chi trả chế độ BHXH, BHTN, BHYT cho người tham gia, chi phí quản lý và đầu
tư để bảo toàn và tăng trưởng quỹ, nếu công tác quản lý các quỹ bảo hiểm không chặt chẽ sẽ làm ảnh hưởng tới khả năng cân đối quỹ trong tương lai, ảnh hưởng đến đời sống của người dân Vì vậy, bài toán đặt ra là phải có biện pháp cải thiện công tác quản
lý nói chung và công tác kế toán, báo cáo, để tăng cường năng lực quản lý quỹ
Trong thời gian gần đây, dư luận đang xôn xao rằng quỹ bảo hiểm có thể bị vỡ, gây tâm lý hoang man, lo sợ cho người dân Một trong những nguyên nhân gây ra vấn
đề này là do việc cung cấp thông tin của các cơ quan BHXH chưa thật sự công khai, minh bạch, thông tin chưa đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, hay nói cách khác
là do tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này chưa thật sự hoàn thiện nên chưa cung cấp được nhiều thông tin hữu ích phục vụ cho người dân và các đối tượng khác có liên quan Mặc khác, theo xu hướng toàn cầu hóa thì không lâu nữa chuẩn mực kế toán công quốc tế sẽ có ảnh hưởng mạnh mẽ đến kế toán khu vực công ở Việt Nam và buộc
kế toán khu vực công ở Việt Nam phải thay đổi Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các đơn vị thuộc khu vực công nói chung, ở các cơ quan BHXH quận, huyện nói riêng là yêu cầu cấp bách
Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh (BHXH TPHCM) là cơ quan trực thuộc bảo hiểm xã hội Việt Nam, một trong những chức năng quan trọng của cơ quan
Trang 12này đó là giúp tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH, BHTN, BHYT trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh theo quy định pháp luật Đây là một địa bàn có số lượng người tham gia bảo hiểm và số lượng doanh nghiệp nhiều, đa dạng; số thu – chi bảo hiểm lớn, việc quản lý các quỹ bảo hiểm có phần khó khăn, phức tạp hơn Hiện tại BHXH TPHCM có 24 đơn vị trực thuộc, đó là các BHXH quận, huyện đóng trên địa bàn 24 quận, huyện của Thành Phố Hồ Chí Minh Tổchức kế toán khoa học ở những đơn vị này không những giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao
mà còn giúp cơ quan cấp trên là BHXH TPHCM quản lý nguồn kinh phí, tài sản của BHXH ngày càng chặt chẽ, hiệu quả, đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia Nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý tài chính, tổ chức công tác
kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TPHCM, tác giả đã chọn đề
tài: “Tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh: thực trạng và giải pháp hoàn thiện” làm đề tài
nghiên cứu của mình
2 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP Hồ Chí Minh
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung của tổ chức quản lý trong một tổ chức Tổ chức công tác kế toán khoa học, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động, đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nói chung, và quản lý các nguồn thu và các nội dung chi nói riêng Xu thế hội tụ kế toán quốc tế là một xu thế tất yếu khách quan trong tiến trình phát triển Theo xu thế này, yêu cầu cần phải có hệ thống thông tin minh bạch và đáng tin cậy hơn nữa, đặc biệt đối với việc quản lý các nguồn lực công Các quỹ BHXH, BHYT, BHTN có sứ mệnh to lớn khi nó là cứu cánh của người dân trong những lúc đau bệnh, mất việc làm hay về già…Thành phố Hồ Chi Minh là địa bàn có
số lượng người tham gia bảo hiểm đông, số thu – chi các quỹ bảo hiểm lớn, vì vậy cần
Trang 13thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh nhằm đảm bảo quản lý có hiệu quả việc thu – chi các quỹ bảo hiểm, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia, đáp ứng yêu cầu hội tụ kế toán quốc tế
3 Tổng quan các nghiên cứu trước
Các nghiên cứu trên thế giới
Hiện tại cũng có nhiều nghiên cứu trên thế giới có liên quan đến lĩnh vực BHXH ở Việt Nam nhưng chủ yếu là nghiên cứu về các chế độ, chính sách BHXH, BHYT, các giải pháp tài chính để quản lý, đầu tư quỹ BHXH, BHYT, BHTN chứ chưa
có nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các cơ quan bảo hiểm xã hội Một số nghiên cứu
có liên quan đến lĩnh vực bảo hiểm xã hội ở Việt Nam như: World Bank (2009), Tuổi
về hưu của phụ nữ tại Việt Nam – Bình đẳng giới và Sự bền vững của Quĩ An sinh Xã hội; iLSSA, 2009, Tuổi về hưu của phụ nữ tại Việt Nam – Bình đẳng giới và Sự bền vững của Quĩ An sinh Xã hội, Báo cáo chính sách của NHTG; VASS-CAF, 2009, Việt Nam: tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được cho là thích hợp, Đánh giá Nghèo đói, Chương Bảo trợ xã hội số 3;
Các nghiên cứu ở Việt Nam
Ở Việt Nam trong những năm qua có nhiều nghiên cứu có liên quan đến tổ chức công tác kế toán của nhiều loại hình tổ chức khác nhau như: doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp và cũng có cả tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH Các nghiên cứu đều khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị được nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị đó và đề ra giải pháp hoàn thiện Một số nghiên cứu như sau:
Nguyễn Thị Minh Phương, bài đăng trên Tạp chí tài chính số 05-2014:
“Vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp trong quản lý ngân sách”; trong bài báo
tác giả đã đề cập đến các nội dung: vai trò của công tác kế toán hành chính sự nghiệp, nhiệm vụ của công tác kế toán hành chính sự nghiệp, tổ chức công tác kế toán trong
Trang 14đơn vị hành chính sự nghiệp Theo tác giả trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Một trong những biện pháp được quan tâm đó là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị
Bùi Thị Yến Linh, luận án tiến sĩ kinh tế Học viện tài chính (2014): “Tổ
chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ngãi”; luận án làm rõ
một số vấn đề về cơ sở khoa học của tổ chức công tác kế toán, cũng như phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập; phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ngãi và trên cơ sở đó, luận án đề xuất, gợi ý một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ngãi
Trần Đình Hải, luận văn thạc sỹ Đại học Đà Nẵng (2012): “Hoàn thiện
công tác kế toán tài chính tại Bảo hiểm xã hội thành phố Đà Nẵng”; cũng như các
nghiên cứu trên, ở đây tác giả cũng đi làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bảo hiểm xã hội thành phố Đà Nẵng và đề ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho đơn vị này
Và cũng trong thời gian qua, đã có một số nghiên cứu về lĩnh vực BHXH trên địa bàn TPHCM, tuy nhiên các nghiên cứu này chỉ mới nghiên cứu về vấn đề kiểm soát nội bộ tại cơ quan BHXH TPHCM, các nhân tố ảnh hưởng đến nợ đọng BHXH trên địa bàn TPHCM, chứ chưa có nghiên cứu để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận huyện trên địa bàn TPHCM Một số nghiên cứu như sau:
Nguyễn Thanh Huyền, luận văn thạc sỹ Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2005):
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh”; Nông Thị Luyến, luận văn thạc sỹ Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh
(2013): “Các nhân tố ảnh hưởng đến nợ đọng bảo hiểm xã hội, trường hợp Thành
Trang 15phố Hồ Chí Minh”; Nguyễn Thị Kim Nga, luận văn thạc sỹ Đại học Kinh tế TP Hồ
Chí Minh (2007): “Biện pháp quản lý và chống thất thu bảo hiểm xã hội trên địa bàn
Quận 12 thành phố Hồ Chí Minh”
Các vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu
Có thể thấy trên thế giới cũng như ở Việt Nam, các nghiên cứu về lĩnh vực BHXH như nợ BHXH, công tác thu BHXH , cũng như các nghiên cứu nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán rất nhiều, và những nghiên cứu có liên quan đến kế toán tại cơ quan BHXH cũng đã có nhưng nghiên cứu để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở cơ quan BHXH cấp quận, huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thì chưa
có Vì vậy tác giả cho rằng việc nghiên cứu để tìm hiểu thực trạng và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TPHCM là cần thiết và lắp khoảng trống nghiên cứu, cũng như giúp cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh hoàn thiện công tác kế toán, nâng cao năng lực hoạt động của đơn vị
4 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm mục tiêu là tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán của các cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn Thành Phố
Hồ Chí Minh, những ưu điểm, cũng như những hạn chế còn tồn động trong tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này và dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH để đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại các đơn vị này
Trang 16 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh hiện nay như thế nào? Có ưu điểm, hạn chế gì?
Giải pháp nào để hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại các đơn vị này?
6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: đối tượng nghiên cứu trong luận văn này là
những vấn đề có liên quan đến tổ chức công tác kế toán bao gồm: tổ chức vận dụng chế
độ chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán; tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán (bao gồm báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo quyết toán); tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức kiểm kê tài sản; tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của luận văn là tổ chức công
tác kế toán tại 24 cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh hiện nay
7 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn chủ yếu sử dụng phương pháp định tính để nghiên cứu đề tài, bao gồm tra cứu tài liệu, phương pháp so sánh- đối chiếu, phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích – tổng hợp để giải quyết vấn đề về cơ sở lý luận Bên cạnh đó, phương pháp định lượng trong tổng hợp, phân tích, thống kê kết quả khảo sát, qua đó đánh giá thực trạng, đề ra giải pháp hoàn thiện như mục tiêu nghiên cứu đã đề ra
Cơ sở lý luận cho đề tài luận văn này được xây dựng dựa vào các quy định về tổ chức công tác kế toán nói chung, và quy định về tổ chức công tác kế toán cho cơ quan HCSN nói riêng Các quy định này được trình bày trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, cũng như các tài liệu, các nghiên cứu có liên quan đến các nội dung của tổ chức công tác kế toán Cơ sở lý luận sẽ là nền tảng để tác giả xây dựng nội dung câu hỏi cho phiếu khảo sát, cũng như là để đánh giá thực trạng, đề ra giải pháp hoàn thiện cho tổ chức công tác kế toán tại 24 cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh
Trang 17Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ phiếu khảo sát được phát cho những kế toán trưởng, người phụ trách kế toán cũng như các kế toán viên đang làm việc tại 24 bảo hiểm xã hội quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh Nội dung phiếu khảo sát bao gồm một số thông tin về đơn vị mà đối tượng được khảo sát đang làm việc và các phát biểu có liên quan đến tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán; tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán (bao gồm BCTC và báo cáo quyết toán); tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức kiểm kê tài sản; tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán tại đơn vị được khảo sát Phiếu khảo sát sẽ được gửi bằng cách sử dụng email; gửi qua đường bưu điện; khảo sát trực tiếp; gọi điện thoại phỏng vấn
Dữ liệu khảo sát thu thập được sẽ được tiến hành tổng hợp, phân tích và chủ yếu
sử dụng phương pháp thống kê và sử dụng công cụ Microsoft Excel và phần mềm SPSS 18.0 để hỗ trợ xử lý dữ liệu theo yêu cầu nghiên cứu
8 Đóng góp của luận văn
Luận văn cho thấy thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh hiện nay, và đưa ra các giải pháp hoàn thiện nhằm giúp các cơ quan này tăng cường năng lực quản lý thu - chi BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia, hoàn thành chức năng, nhiệm
vụ mà nhà nước giao
9 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, luận văn bao gồm ba chương, trình bày theo thứ tự với các nội dụng như sau:
Chương 1- Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính
sự nghiệp
Chương 2- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận,
huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh hiện nay
Trang 18Chương 3- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các
cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh
Trang 19CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN
VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính
sự nghiệp
1.1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp
Khái niệm: Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là đơn vị do nhà nước
quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc bằng các nguồn khác nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Đảng
và Nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các đơn vị HCSN ta có thể phân làm các loại sau:
Các cơ quan hành chính Nhà nước: là các cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh quốc phòng…, bao gồm ba
hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp
và cơ quan tư pháp
Các đơn vị sự nghiệp Nhà nước là các đơn vị hoạt động cung cấp các hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội và các dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y
tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông-lâm-ngư nghiệp , nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất và tinh thần của người dân, duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Các đơn vị sự nghiệp Nhà nước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, mà mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính hay còn gọi là các đơn vị hoạt động vô vị lợi
Vai trò của đơn vị hành chính sự nghiệp: Đơn vị HCSN là những đơn
vị không trực tiếp sản xuất sản phẩm vật chất nhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm
Trang 20ổn định, duy trì bộ máy quản lý nhà nước các cấp, đảm bảo ổn định chính trị, trật tự an
toàn xã hội và an ninh quốc phòng
1.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị,
thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị
Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị; phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có; đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán
Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của trưởng phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán đơn vị
1.1.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Theo Khoản 3 Điều 3 Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 thì chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán
Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán là việc tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán; tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng
từ kế toán; tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ
kế toán
Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán: Qui
định pháp luật về chứng từ kế toán áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp được thể hiện trong quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 bao gồm các nội dung về: Nội dung và biểu mẫu chứng từ kế toán; Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán; Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán; Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán
Trang 21 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán: Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để
thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị, xác định rõ những người chịu trách nhiệm cho việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với
chất lượng công tác kế toán tại đơn vị
Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước
khi ghi sổ phải được tổ chức kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót nếu có trong chứng từ nhằm đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ để tiến hành ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh
nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ
có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận khác nhau trong đơn vị và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc lãnh đạo và quản lý hoạt động của đơn vị Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức
Trang 22năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian
1.1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo QĐ 19 thì tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị HCSN
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc tổ chức thực hiện các qui định về tài khoản và hệ thống tài khoản; tổ chức cụ thể hóa hệ thống tài khoản
Tổ chức thực hiện các qui định về tài khoản và hệ thống tài khoản:
Các qui định về tài khoản và hệ thống tài khoản áp dụng cho các cơ quan HCSN được qui định trong quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Đơn vị phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và
phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán
Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán: Các đơn vị hành chính sự
nghiệp phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19 và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định những tài khoản đơn vị cần sử dụng, và xây dựng hệ thống tài khoản của đơn vị mình sao cho hệ thống tài khoản đó phải phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và giúp cho đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, vật tư, tiền vốn của mình Việc mở thêm tài khoản phải đảm bảo đúng quy định của bộ tài chính
1.1.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị HSCN
Trang 23Sổ kế toán có hai loại: sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký, sổ cái) được nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép; sổ kế toán chi tiết (sổ, thẻ kế toán chi tiết) được nhà nước quy định mang tính hướng dẫn
Đơn vị HCSN phải tuân thủ đầy đủ các quy định về trách nhiệm của người giữ
sổ và ghi sổ kế toán, về mở sổ kế toán, ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán, sửa chữa sổ kế toán mà bộ tài chính đã quy định trong chế độ kế toán HCSN
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập BCTC
Đơn vị căn cứ vào đặc điểm, quy mô, yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ kế toán
và phương tiện tính toán để lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán sau để áp dụng cho đơn vị:
Hình thức kế toán Nhật ký chung;
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.1.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán)
Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách: BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp
tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị HCSN trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị Đơn vị HCSN cấp cơ sở phải lập 10 BCTC, đơn vị HCSN cấp I và cấp II phải lập 03 BCTC Đơn vị phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội
Trang 24dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy
định của chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành
Tổ chức lập và nộp báo cáo tài chính
Đơn vị phải lập BCTC vào cuối kỳ kế toán quý, năm và báo cáo quyết toán ngân sách là BCTC kỳ kế toán năm đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung Việc lập BCTC phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán
BCTC phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán Trường hợp BCTC trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do
BCTC phải được người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký Người ký BCTC phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo
Đơn vị phải tổ chức thực hiện nộp BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định
1.1.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của đơn vị là tập hợp những người làm kế toán tại đơn vị, cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế tài chính về các hoạt động của đơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán bộ máy kế toán Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là xác định cơ cấu tổ chức kế toán trong đơn vị, xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức kế toán, nhằm hoàn thành chức năng nhiệm vụ chung của tổ kế toán với chi phí thấp nhất
Trang 25Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung công tác kế toán trong đơn vị do bộ máy kế toán đảm nhận Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô
và địa bàn hoạt động của đơn vị
Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả
Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán
Tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để có thể chọn một trong ba hình thức
tổ chức bộ máy kế toán sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
1.1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng quy định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của đơn vị
Kiểm tra kế toán là kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng; kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán
và kết quả công tác của bộ máy kế toán; Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch hoạt động, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính; qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của đơn vị
Trang 26Hình thức kiểm tra có thể kiểm tra thường kỳ và kiểm tra bất thường
Đơn vị có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán
có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán Đơn vị có quyền khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp không đồng ý với kết luận đó
1.1.2.7 Tổ chức kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong
sổ kế toán
Đơn vị phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: Cuối kỳ
kế toán năm, trước khi lập BCTC; Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động; Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác; Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật
Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào
sổ kế toán trước khi lập BCTC Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê
1.1.2.8 Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán bao gồm: chứng từ kế toán, sổ kế toán, BCTC và tài liệu khác liên quan đến kế toán (các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh, quyết toán sử dụng kinh phí, biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá, kết luận thanh tra, kiểm tra)
Trang 27Đơn vị phải thực hiện đầy đủ các quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định tại Điều 41 Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 và các văn bản pháp quy khác, cũng như các quy định trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại như: kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân
có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán
bị hư hỏng; liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;…
1.2 Đặc điểm hoạt động của các cơ quan bảo hiểm xã hội
1.2.1 Vị trí, chức năng
Theo nghị định 01/2016/NĐ-CP ngày 05/01/2016 của Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/02/2016 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, và quyết định 1414/QĐ-BHXH ngày 04/10/2016 của tổng giám đốc BHXH Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bảo hiểm xã hội địa phương thì cơ quan BHXH nói chung là cơ quan nhà nước, có chức năng tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH, BHYT; đối với BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì có thêm chức năng tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp
và thanh tra chuyên ngành việc đóng BHXH, BHYT, BHTN; đặc biệt chỉ có BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương mới có chức năng quản lý
và sử dụng các quỹ: BHXH, BHYT, BHTN, còn BHXH huyện chỉ có chức năng quản
lý thu, chi BHXH, BHYT, BHTN mà thôi
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam
Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức và quản lý theo hệ thống dọc, tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương, gồm có: ở trung ương là Bảo hiểm xã hội Việt Nam; ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được gọi là Bảo hiểm xã hội tỉnh trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
Trang 28được gọi là Bảo hiểm xã hội huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh Theo đó, tổ chức
bộ máy kế toán được tổ chức thành ba cấp độc lập với nhau: ở cấp trung ương là Vụ tài chính – kế toán, ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là Phòng kế hoạch – tài chính, ở cấp quận, huyện là tổ kế toán – chi trả và giám định BHYT
Quản lí thu BHXH, BHYT, BHTN: Quản lí thu giữ vai trò quan trọng
và quyết định đến sự thành công của quá trình thu BHXH, BHYT, BHTN từ đó quyết định đến sức mạnh của các quỹ này để đảm bảo cho việc chi trả cho các chế độ trợ cấp Hai khoản thu lớn nhất và đóng vai trò quan trọng, quyết định là khoản thu từ người lao động và người sử dụng lao động Các khoản thu khác như: thu từ các quỹ của các tổ chức, cá nhân từ thiện hay sự hỗ trợ của NSNN là nhỏ, NSNN chỉ bù đắp cho những trường hợp cần thiết, hơn nữa đây là khoản thu mà tổ chức BHXH cũng không thể tự điều chỉnh được vì nó mang tính thụ động Do vậy mà công tác quản lí thu chỉ tập trung vào nguồn thu từ hai đối tượng chính là người lao động và người sử dụng lao
động Nội dung của quản lí thu tập trung vào ba đối tượng chính sau đây:
Quản lí đối tượng tham gia: bao gồm các công việc sau: quản lí số
lượng đăng kí tham gia; quản lí đối tượng bắt buộc tham gia theo quy định; quản lí công tác cấp sổ, thẻ
Quản lí quỹ lương của các doanh nghiệp: vì quỹ lương của doanh
nghiệp là căn cứ để xác định mức đóng BHXH, BHYT, BHTN nên việc quản lí quỹ lương của doanh nghiệp có thể đảm bảo thu đúng, thu đủ và hạn chế được tình trạng gian lận trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN
Trang 29 Quản lí tiền thu: việc nắm bắt được tình hình thu sẽ đảm bảo thu đúng,
thu đủ, kịp thời, giúp quản lí các quỹ dễ dàng Việc quản lí tiền thu phải đảm bảo nguyên tắc tập trung nguồn thu tại BHXH Việt Nam
Quản lí chi BHXH, BHYT, BHTN: Các khoản chi BHXH, BHYT,
BHTN bao gồm các khoản chi cho các chế độ, chi quản lí và chi khác Trong đó chi cho các chế độ và chi quản lí là rất lớn và quan trọng nhất Vì vậy nhắc đến quản lí chi
là nhắc đến hai nội dung chính sau:
Quản lí hoạt động chi trả cho các chế độ: mục tiêu của hoạt động quản
lí chi không phải là giảm khoản chi này một cách lớn nhất có thể mà là quản lí để tránh tình trạng chi sai chế độ hoặc chi không đúng đối tượng, vừa tránh lãng phí vừa đảm bảo công bằng cho các đối tượng tham gia Do vậy, để đảm bảo chi trả trợ cấp đúng chế độ, đúng đối tượng, kịp thời cần có phương thức chi hợp lí, tổ chức thực hiện chi trả cho các chế độ thuận lợi, dễ dàng Cũng như quản lí thu, trước tiên là quản lí những đối tượng được hưởng các chế độ, đối tượng này có thể hưởng chế độ của chính bản thân họ hoặc hưởng chế độ của người thân trong gia đình họ Để quản lí tốt cần có những văn bản quy định rõ ràng và hợp lí về các điều kiện hưởng của các loại chế độ, dựa trên cơ sở đó để xử lí các trường hợp cho công bằng Đối tượng hưởng cần được xem xét và kiểm tra nhằm tránh tình trạng chi sai hoặc chi không hợp lí Quản lí chi cho các chế độ phải được phân loại và phân cấp quản lí để dễ quản lí và thực hiện chi trả cho thuận tiện
Quản lí chi hoạt động bộ máy: sau chi cho các chế độ thì đây là khoản
chi lớn thứ hai cần được quản lí Chi quản lí có thể hiểu đơn giản là khoản chi cho bộ máy tức là trả lương cho cán bộ, chi cho đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm thiết bị
và những tài sản cố định nhằm duy trì hoạt động của tổ chức BHXH Mức chi này được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của BHXH và các văn bản pháp quy khác Khoản chi này cần được quản lí nghiêm ngặt để tránh những lãng phí không cần thiết
1.2.4 Đối tượng kế toán của cơ quan BHXH
Trang 30 Đối tượng tổng quát: đối tượng kế toán của cơ quan BHXH là tài sản
thuộc quyền quản lý và sử dụng của cơ quan BHXH và sự vận động, thay đổi của tài sản trong quá trình hoạt động của cơ quan BHXH
Đối tượng cụ thể: được xác định là tiền, vật tư, tài sản cố định, nguồn
kinh phí, quỹ, các khoản thanh toán, thu, chi và xử lý chênh lệch thu chi các hoạt động; đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước; và các tài sản khác có liên quan đến cơ quan BHXH
1.2.5 Một số quy định chi phối tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH
Tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH đều tuân thủ các quy định của các văn bản pháp quy như:
Công văn hướng dẫn của cơ quan cấp trên
Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp
Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015
Thông tư 20/2016/TT-BTC ngày 03/02/2016 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện cơ chế quản lý tài chính về BHXH, BHYT, BHTN và chi phí quản lý BHXH,
BHYT, BHTN
Quyết định 60/2015/QĐ-TTg ngày 27/11/2015 của Thủ tướng chính phủ
về cơ chế quản lý tài chính về BHXH, BHYT, BHTN và chi phí quản lý BHXH,
BHYT, BHTN
Quyết định 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 của tổng giám đốc BHXH
Việt Nam quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam
Và một số văn bản pháp quy khác có liên quan như Luật BHXH, Luật BHYT, Luật việc làm…
Trang 31KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 tác giả đã trình bày cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN và một số đặc điểm hoạt động của các cơ quan BHXH có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị này Nội dung chương 1 sẽ là căn cứ
để tác giả thực hiện nghiên cứu ở chương 2, nó là căn cứ, là tiêu chuẩn để tác giả đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác kế toán ở các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TPHCM và đề ra giải pháp hoàn thiện cho những hạn chế còn tồn động trong tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị này trong chương 3
Trang 32CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN, HUYỆN TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM
2.1 Khảo sát thực tế
2.1.1 Phạm vi và đối tượng khảo sát
Phạm vi khảo sát được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc BHXH TPHCM, đó là 24 BHXH quận, huyện đóng trên địa bàn 24 quận, huyện thuộc thành phố Hồ Chí Minh
Đối tượng khảo sát là viên chức đang công tác tại bộ phận kế toán của 24 BHXH quận, huyện, đó có thể là kế toán trưởng, người phụ trách kế toán hoặc kế toán viên của đơn vị
2.1.2 Nội dung khảo sát
Nội dung khảo sát bao gồm hai phần: phần thứ nhất là thông tin của cá nhân và đơn vị được khảo sát; phần thứ hai là thông tin về nội dung đề tài
Phần thứ nhất được thực hiện nhằm mục đích tìm hiểu sơ nét về đơn vị được khảo sát như số lượng viên chức hiện có, số bộ phận hiện, số kế toán viên hiện có, tỷ lệ viên chức tốt nghiệp ngành kế toán trong bộ phận
Phần thứ hai gồm 77 phát biểu nhằm tìm hiểu thực trạng tổ chức vận dụng chế
độ chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán; tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức kiểm kê tài sản;
tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán Trong mỗi phát biểu, đối tượng khảo sát sẽ cho biết mức độ đồng ý của họ đối với phát biểu đó Mức độ đồng ý trong mỗi phát biểu được xây dựng thành 05 mức: hoàn toàn không đồng ý, không đồng ý, không ý kiến, đồng ý, hoàn toàn đồng ý
2.1.3 Phương pháp khảo sát
Trang 33Phiếu khảo sát được gửi cho các viên chức đang làm việc tại bộ phận kế toán của các BHXH quận, huyện bằng cách: gửi trực tiếp; gửi email; gửi qua đường bưu điện; gọi điện thoại phỏng vấn Mỗi BHXH quận huyện tác giả thực hiện khảo sát một viên chức kế toán, viên chức đó có thể là kế toán trưởng, người phụ trách kế toán hoặc
kế toán viên
2.1.4 Quy trình phân tích kết quả khảo sát
Quy trình phân tích kết quả khảo sát được tiến hành qua các bước như sau:
Bước 1: thực hiện tổng hợp kết quả khảo sát trên phần mềm Microsoft Excel
Bước 2: khai báo biến và nhập liệu vào phần mềm SPSS 18.0; tổng cộng
có 77 biến và 24 quan sát:
77 biến được mã hóa từ CT1 đến CT22, TK23 đến TK35; S36 đến S44; BC45 đến BC53; BM54 đến BM59; KT60 đến KT64; KK65 đến KK70; LT71 đến LT77, trong đó CT là các biến thuộc nội dung tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, TK
là các biến thuộc nội dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; S là các biến thuộc nội dung tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán; BC là các biến thuộc nội dung tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán; BM là các biến thuộc nội dung
tổ chức bộ máy kế toán; KT là các biến thuộc nội dung kiểm tra kế toán; KK là các biến thuộc nội dung kiểm kê tài sản; LT là các biến thuộc nội dung tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán; số thứ tự trên các biến ứng với số thứ tự của phát biểu trong bảng khảo sát Giá trị (values) của biến được mã hóa: 1 là “hoàn toàn không đồng ý”, 2
“không đồng ý”, 3 “không ý kiến”, 4 “đồng ý”, 5 “hoàn toàn đồng ý”; riêng biến CT8 giá trị được mã hóa 1 là “có”, 2 là “không”; CT9 1 là “có”, 2 là “chưa”; CT21 1 là
“có”, 2 là “không”; S38 1 là “có”, 2 là “không”
24 quan sát được xếp theo thứ tự từ 01 đến 24 là: Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận
4, Quận 5, Quận 6, Quận 7, Quận 8, Quận 9, Quận 10, Quận 11, Quận 12, Quận Tân Bình, Quận Tân Phú, Quận Thủ Đức, Quận Phú Nhuận, Quận Bình Tân, Quận Bình
Trang 34Thạnh, Quận Gò Vấp, Huyện Bình Chánh, Huyện Cần Giờ, Huyện Củ Chi, Huyện Hóc Môn, Huyện Nhà Bè
Bước 3: đối với từng biến, sử dụng SPSS 18.0 để tính một số thông số cho từng biến như: tính điểm trung bình cộng (mean), điểm tổng cộng (sum), độ lệch chuẩn (Std Deviation), giá trị nhỏ nhất (Minimum), giá trị lớn nhất (Maximum) Kết quả của bước này nhằm cung cấp các thông tin về kết quả khảo sát đối với từng phát biểu cũng như giúp đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TPHCM
Bước 4: đối với từng quan sát, sử dụng SPSS 18.0 để tính điểm trung bình của từng nội dung tổ chức công tác kế toán (chứng từ, tài khoản, sổ, báo cáo, bộ máy, kiểm tra, kiểm kê, lưu trữ), qua đó tạo ra 08 biến mới là biến CHUNGTU, TAIKHOAN, SO, BAOCAO, BOMAY, KIEMTRA, KIEMKE, LUUTRU 08 biến mới này được sử dụng đề thực hiện một số phân tích như phân tích bảng chéo (CROSSTABULATION), phân tích phương sai (ANOVA), kiểm định giả thuyết về trị trung bình của 02 tổng thể độc lập (Independent Samples T-test) Để sử dụng được các kiểm định định lượng này thì dữ liệu khảo sát cần thỏa mãn 04 điều kiện:
Mẫu được chọn theo phương pháp ngẫu nhiên: tác giả thực hiện chọn mẫu bằng cách gọi điện thoại đến bộ phận kế toán của các BHXH quận, huyện và nhờ một viên chức bất kỳ thuộc bộ phận này thực hiện khảo sát nên đáp ứng được điều kiện này
Cỡ mẫu tối thiểu bằng 1/10 tổng thể: theo kết quả khảo sát phần thông tin chung thì tổng số viên chức kế toán ở 24 BHXH quận, huyện là 118 viên chức, vậy mẫu mà tác giả đã chọn bằng 24/118 tổng thể, đáp ứng được điều kiện này
Biến phân tích là biến phân loại (> 2 mức): Mức độ đồng ý trong mỗi phát biểu (biến) được xây dựng thành 05 mức, vì vậy thỏa mãn điều kiện
Số quan sát trong mỗi biến tối thiểu bằng 5: số quan sát trong mỗi biến trong nghiên cứu này là 24
Trang 35 Bước 5: phân tích bảng chéo (CROSSTABULATION) nhằm kiểm định xem liệu các nội dung trong tổ chức công tác kế toán của các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP.HCM có mối quan hệ nào với nhau không, bằng cách dùng kiểm định Chi-square
Bước 6: phân tích phương sai (ANOVA) nhằm kiểm tra xem có sự khác biệt trong các nội dung tổ chức công tác kế toán giữa 04 nhóm cơ quan BHXH: cơ quan BHXH không tổ chức bộ phận, cơ quan BHXH có 03 bộ phận, cơ quan BHXH có
04 bộ phận, và cơ quan BHXH có 05 bộ phận không Nếu không có sự khác biệt nào thì quy trình phân tích kết quả khảo sát sẽ kết thúc, còn nếu có sự khác biệt thì quy trình tiếp tục bước 7
Bước 7: kiểm định giả thuyết về trị trung bình của 02 tổng thể độc lập (Independent Samples T-test) nhằm kiểm tra xem có sự khác biệt về trung bình trong các nội dung tổ chức công tác kế toán giữa hai nhóm BHXH quận (19 quận) và BHXH huyện (05 huyện) không
2.1.5 Kết quả khảo sát và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH quận, huyện trên địa bàn TP Hồ Chí Minh
Ta có, ý nghĩa của từng giá trị trung bình đối với thang đo khoảng như sau: Giá trị khoảng cách = (Maximum - Minimum) / n
= (5 -1) / 5 = 0.8
Trang 36 Tổ chức thực hiện quy định về chứng từ kế toán
Quy định về danh mục chứng từ kế toán:
Biều đồ 2.1: Kết quả khảo sát tình hình sử dụng danh mục chứng từ kế toán (Nguồn: tác giả khảo sát)
Câu 01- 4.67 Câu 02- 4.25 Câu 03- 4.83
Câu hỏi- Số điểm trung bình
(1): Hoàn toàn không đồng ý (2): Không đồng ý
(3): Không ý kiến (4): Đồng ý (5): Hoàn toàn đồng ý
Các đơn vị BHXH quận, huyện chủ yếu sử dụng các chứng từ kế toán do Bộ tài chính, BHXH Việt Nam và cơ quan cấp trên ban hành, việc tự thiết kế thêm các chứng
kế toán khác để sử dụng riêng cho đơn vị chủ yếu rất ít, chủ yếu là các Danh sách chi
tiền cho tổ chức, cá nhân
Quy định về lập chứng từ kế toán:
Biểu đồ 2.2: Kết quả khảo sát tình hình lập chứng từ kế toán (Nguồn: tác giả khảo sát)
Trang 37Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được lập chứng từ kế toán rồi mới được thực hiện ghi chép vào sổ kế toán Chứng từ kế toán mà 24 BHXH quận, huyện sử dụng ngoài chứng từ đặc thù của ngành, các chứng từ đều thể hiện đầy đủ 04 chỉ tiêu: lao động tiền lương, vật tư, tiền tệ, TSCĐ Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mà các BHXH quận, huyện sử dụng hầu hết đều giống như mẫu chứng từ mà Bộ tài chính
đã ban hành, riêng mẫu Phiếu chi (C31-BB) có thêm nội dung “CMND” của người nhận tiền; đối với mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn hầu hết đều có bổ sung thêm nội dung so với nội dung mà Bộ tài chính quy định; việc thay đổi mẫu chứng từ đều do BHXH Việt Nam và cơ quan cấp trên thực hiện, các đơn vị BHXH quận, huyện đều thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và không tự ý thêm bất kỳ nội dung nào trên các mẫu chứng từ này Các chứng từ kế toán chủ yếu được in từ phần mềm kế toán, và có thể được lập bằng tay trong các trường hợp bị mất điện, hoặc hệ thống phần mềm kế toán bị lỗi, đặc biệt đối với phiếu thu, phiếu chi lập bằng tay phải được theo dõi trên “Sổ theo dõi phiếu thu, phiếu chi khi mất điện” Nội dung chứng từ phải được
Trang 38ghi đầy đủ Phương pháp lập chứng từ hầu như được hướng dẫn khá rõ ràng trong thông tư 178, cũng như là các văn bản của cơ quan cấp trên
Quy định về ký chứng từ:
Biểu đồ 2.3: Kết quả khảo sát tình hình ký chứng từ kế toán
Nguồn: tác giả khảo sát
Câu 08
Có Không
37.50%
62.50%
Câu 09
Có đăng ký rồi Chưa đăng ký
Câu hỏi- Số điểm trung bình
(1): Hoàn toàn không đồng ý (2): Không đồng ý
(3): Không ý kiến (4): Đồng ý (5): Hoàn toàn đồng ý
Trang 39Đa phần các đơn vị BHXH quận, huyện có thực hiện mở sổ đăng ký mẫu chữ
ký theo quy định, nhưng sổ này không được cập nhật khi có sự thay đổi của những người có liên quan Các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải được những người có liên quan theo quy định ký tên đầy đủ và giám đốc hoặc các phó giám đốc ký duyệt mới được bộ phận kế toán hạch toán, ghi sổ và in chứng từ kế toán từ phần mềm kế toán ra Việc thủ trưởng đơn vị ký chứng từ do bộ phận kế toán lập chỉ mang tính hình thức bởi các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều được định khoản,
ghi sổ trước khi thủ trưởng đơn vị thực hiện ký tên
Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán Biều đồ 2.4: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán (Nguồn: tác giả khảo sát)
8
20
17
8 16
4
7
16
0 5 10 15 20 25
Câu 12- 4.67 Câu 13- 4.17 Câu 14- 4.30 Câu 15- 4.67
Câu hỏi - Số điểm trung bình
(1): Hoàn toàn không đồng ý (2): Không đồng ý
(3): Không ý kiến (4): Đồng ý (5): Hoàn toàn đồng ý
Bộ chứng từ mệnh lệnh (hồ sơ làm căn cứ để thanh quyết toán các chế độ, các khoản chi kinh phí bộ máy…) mà bộ phận kế toán căn cứ để lập chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ chủ yếu được chuyển từ các bộ phận khác trong đơn vị hoặc từ bên ngoài tới Nội dung, biểu mẫu chứng từ, cũng như thành phần của bộ chứng từ này thay
Trang 40đổi khá thường xuyên, đặc biệt là trong thời gian gần đây bởi có sự thay đổi của các luật có liên quan như Luật BHXH, Luật BHYT, Luật việc làm…Sự thay đổi được cập nhật bởi kế toán trưởng và kế toán phụ trách nghiệp vụ từ các văn bản hướng dẫn của
cơ quan cấp trên
Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Biểu đồ 2.5: Kết quả khảo sát tình hình tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ
kế toán (Nguồn: tác giả khảo sát)
17-Câu 1.83
18-Câu 4.38
19-Câu 4.88
Câu hỏi- Số điểm trung bình
(1): Hoàn toàn không đồng ý (2): Không đồng ý
(3): Không ý kiến (4): Đồng ý (5): Hoàn toàn đồng ý
Việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi thực hiện ghi sổ được thực hiện bởi kế toán viên phụ trách nghiệp vụ Kế toán viên này sẽ kiểm tra xem các chứng từ có đầy
đủ chưa, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, nội dung của chứng từ Nếu chứng từ đầy đủ, đúng quy định sẽ được lập chứng từ kế toán, thực hiện định khoản, ghi sổ kế toán Sau khi kế toán viên phụ trách nghiệp vụ thực hiện ghi sổ sẽ chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra một lần nữa Việc kiểm tra lần cuối được thực hiện bởi người lưu chứng từ, nhưng chủ yếu là kiểm tra tính đầy đủ của nội dung, chữ ký, và việc thực hiện đóng dấu trên chứng từ Các đơn vị đa phần không xây dựng quy định về chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ để kế toán viên tham chiếu mà các quy định này nằm rải rác trong các