QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHỐNG SAO CHÉP VÀ HỖ TRỢ ĐÀO TẠO TURNITIN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008

Mục đíchPhân công công việc, quy định trách nhiệm và quyền hạn giữa các đơn vị của Nhà trường và Ban Quản lý phần mềm trong công tác chống sao chép các đề tài, bài báo khoa học; các Luận

ISO 9001:2008 Ngày ban hành

Số trang

15/09/2015 01/13

QUY TRÌNH

SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHỐNG SAO CHÉP

VÀ HỖ TRỢ ĐÀO TẠO TURNITIN

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008

Người lập Mai Mạnh Lân

Người kiểm tra Nguyễn Thanh SơnTrưởng phòng Ngày kiểm tra 10/09/2015

Người phê duyệt Lương Công NhớHiệu trưởng Ngày phê duyệt 15/09/2015

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT LẦN

SỬA

TRANG

1

2

3

4

5

6

1 Mục đích

Phân công công việc, quy định trách nhiệm và quyền hạn giữa các đơn vị của Nhà trường và Ban Quản lý phần mềm trong công tác chống sao chép các đề tài, bài báo khoa học; các Luận văn, Đồ án/ Khóa luận tốt nghiệp, Bài tập lớn của Nghiên cứu sinh (NCS), Học viên cao học (HVCH), Sinh viên (SV) hệ Đại học, Cao đẳng của Trường Đại học Hàng hải Việt Nam theo các tiêu chuẩn do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

2 Phạm vi

Áp dụng quy trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin cho Cán bộ khoa học, NCS, HVCH, SV trong phạm vi toàn Trường

3 Tài liệu viện dẫn

- Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/08/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

về việc ban hành quy chế đào tạo Đại học, Cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ

- Thông tư số 57/2012/TT-BGDĐT ngày 27/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Quyết định số 1919/QĐ-ĐHHH-ĐT ngày 22 tháng 08 năm 2013 của Hiệu trưởng trường Đại học Hàng hải VN ban hành Quy chế đào tạo Đại học, Cao đẳng hệ chính quy theo học chế tín chỉ

- Văn bản 06/VBHN-BGDĐT của Bộ GDĐT ngày 4/3/2014 Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học;

- Căn cứ Luật Giáo dục đại học, năm 2012;

4 Định nghĩa:

Các từ viết tắt:

NCS : Nghiên cứu sinh

HVCH : Học viên cao học

SV: Sinh viên

KQKT : Kết quả kiểm tra

KL : Kết luận BQLPM: Ban quản lý phần mềm

5 Nội dung

5.1 Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin:

5.1.1 Lưu đồ:

ST

Kế hoạch Bảo vệ Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận TN/ Bài tập lớn MH Lịch thi, Lịch bảo vệ Bài tập lớn MH, thông báo nghiệm thu Đề tài, bài báo

khoa học.

BM.01-QT.KTDBCL.03 BM.02-QT.KTDBCL.03

BQLPM phân công

Ban quản lý PM

BM.04.QT.KTDBCL.03 BM.05.QT.KTDBCL.03 BM.06.QT.KTDBCL.03

5.1.2 Quy trình sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin:

- Giảng viên và NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên trong toàn trường đều có thể tự sử dụng phần mềm Turnitin và không hạn chế số lần quét để tự hoàn thiện các Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt nghiệp/ Bài tập lớn / Thiết kế môn học/ Đề tài, bài báo KH trước khi nộp cho Ban Quản lý phần mềm

Turnitin Cách sử dụng phần mềm được hướng dẫn chi tiết trong Phụ lục 01 của quy trình này.

- Ban Quản lý phần mềm Turnitin thực hiện công tác quét một lần để xác định tỉ lệ trùng lặp, phân công Thư viện chịu trách nhiệm nhận Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt nghiệp/ Bài tập lớn /

Thiết kế môn học/ Các đề tài, bài báo KH và thu lệ phí của NCS/ Học viên/ Sinh viên, cán bộ KH

Nhận Luận văn/ Đồ án/Khóa luận TN/ Bài

tập lớn/TKMH/Đề tài, bài báo NCKH và

thu lệ phí

Kết thúc công việc

Tiến hành quét trên phần mềm

Turnitin

Xử lý, tổng hợp & công bố kết quả

Quản lý kết quả quét

Thông báo, phân công nhiệm vụ cho

các thành viên, đơn vị liên quan

Nhận kế hoạch, lịch thi và lên kế

hoạch sử dụng, khai thác phần mềm

Phúc khảo

- NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên/ cán bộ khoa học nộp file Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt

nghiệp/ Bài tập lớn / Thiết kế môn học/ Đề tài, bài báo KH (yêu cầu file *.doc, *.docx hoặc *.pdf được

chuyển đổi từ *.doc sang và không phải là dạng ảnh quét) kèm bản cứng có phê duyệt của thầy hướng dẫn , Thư viện có trách nhiệm tiếp nhận file, kiểm tra xem file nộp và bản cứng kèm theo có hợp lệ không Nếu hợp lệ thì Thư viện thu lệ phí và vào sổ theo dõi (BM.02.QT.KTDBCL.03); Sau

đó Thư viện cấp “Phiếu nhận và hẹn trả kết quả” cho NCS/Học viên cao học/ Sinh viên

(BM.01.QT.KTDBCL.03).

- Cuối ngày, Thư viện có trách nhiệm tổng hợp số lượng file và chuyển về Ban quản lý PM để tiến hành quét (thông qua thường trực Ban) Ban quản lý phần mềm sẽ lên kế hoạch, điều hành công

việc quét và in “kết quả kiểm tra” (BM.03.QT.KTDBCL.03 + Minh chứng kèm theo).

- Thư viện nhận “kết quả kiểm tra” từ Ban quản lý phần mềm và phát trả cho NCS/ Học viên

cao học/ Sinh viên (đồng thời phát trả bản cứng Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt nghiệp/ Bài tập lớn / Thiết kế môn học/ Các đề tài, bài báo KH) theo lịch đã hẹn

- Khi nhận được “kết quả kiểm tra”, nếu sinh viên có thắc mắc, khiếu nại thì tiến hành làm thủ

tục phúc khảo theo quy trình phúc khảo ở dưới đây; nếu không thì Ban quản lý phần mềm sẽ tiến hành

vào sổ và lưu trữ kết quả quét (BM.07.QT.KTDBCL.03).

- Ngay sau khi hoàn tất thu lệ phí đợt triển khai sử dụng phần mềm TURNITIN kiểm tra chống sao chép theo thông báo/ kế hoạch, thư viện có trách nhiệm khớp đối sổ sách và chuyển kinh phí về Nhà trường thông qua Ban quản lý phần mềm

5.2 Quy trình phúc khảo:

- Thư viện tiến hành nhận đơn xin phúc khảo (BM.04.QT.KTDBCL.03) kể từ khi công bố “kết quả quét” cho NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên/Cán bộ khoa học.

- Hạn cuối nhận đơn xin phúc khảo: sau 01 tuần kể từ ngày NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên nhận được kết quả quét

- Bộ phận thường trực kỹ thuật thuộc Ban quản lý PM sẽ kiểm tra đánh giá lại những bài có thắc

mắc, khiếu nại và lập biên bản phúc (BM.05.QT.KTDBCL.03) khảo sau khi quét xong.

- Trong 01 tuần kể từ ngày hết hạn nhận đơn xin phúc khảo, Ban quản lý phần mềm sẽ công bố

kết quả phúc khảo (BM.06.QT.KTDBCL.03) cho NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên.

6 Hồ sơ

huỷ 1.

Lịch thi học kỳ, Lịch BV tốt

nghiệp, danh sách NCS/Học viên

cao học/ Sinh viên nhận đề tài

Ban Quản lý

2 Phiếu nhận và hẹn trả kết quả Thư viện File 1 năm Xé bỏ

4 Kết quả Kiểm tra Ban Quản lýPhần mềm File 2 năm Xé bỏ

5 Số lưu kết quả kiểm tra Ban Quản lýPhần mềm Tập Vĩnh viễn Không

hủy

7 Biên bản phúc khảo Ban Quản lýPhần mềm File 2 năm Xé bỏ

8 Kết quả phúc khảo Ban Quản lýPhần mềm File 2 năm Xé bỏ

9 Quyết định thành lập hội đồng

thẩm định

Ban Quản lý

7.Phụ lục

1. Phiếu nhận và hẹn trả kết quả (NCS/HVCH/Sinh

PHỤ LỤC 01 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TURNITIN

Phần 1 Hướng dẫn sử dụng Turnitin để kiểm tra sao chép – (Dành cho Giảng viên)

1) Vào trang https://turnitin.com

2) Nhập tài khoản và mật khẩu như trong thư đăng ký với ban Quản lý phần mềm Turnitin

3) Đổi mật khẩu

4) Tạo lớp học (chọn Add class)

5) Nhập thông tin cho lớp học, Ví dụ như hình bên

6) Lưu lại ID của lớp và mật khẩu để gửi cho sinh viên nộp bài

7) Tạo các chuyên đề

8) Nộp các bài báo, đồ án môn học, các đề tài nghiên cứu khoa học theo các chuyên đề mình tạo

ra như sau:

Chọn Submit hoặc (quick submit) người sử dụng vào tài khoản rồi đặt chế độ quick submit trong phần User information/Account settings

9) Đưa các file lên để kiểm tra sao chép

10) Lựa chọn các điều kiện để kiểm tra sao chép

Nên kiểm tra theo các điều kiện sau: quét 12 từ giống nhau trở lên, bỏ qua mức độ giống nhau dưới 1%, quét bỏ qua trích dẫn, quét bỏ qua danh mục tài liệu tham khảo

12) Căn cứ vào kết quả kiểm tra sao chép của phần mềm theo 3 điều kiện ở mục 11, giáo viên hướng dẫn môn học, người hướng dẫn tốt nghiệp, người thẩm định và hội đồng thẩm định chuyên môn, hội đồng khoa học đưa ra các kết luận cuối cùng

13) Để thuận tiên, sinh viên tự tạo tài khoản để upload các báo cáo, luận văn theo ID và Pass được giáo viên hướng dẫn cấp Sinh viên có thể upload nhiều lần 1 báo cáo hay luận văn của mình, kết quả kiểm tra sao chép sẽ dựa trên file sau cùng

14) Các giảng viên, sinh viên đều có thể tự Reset password khi quên mật khẩu bằng cách nhập lại địa chỉ email dùng đăng ký tài khoản và last name của mình như hình sau:

15) Trợ giúp về vấn đề kỹ thuật khi sử dụng phần mềm Mr Giang 0902096556.

Vào trang https://turnitin.com

2) Chọn Create account sau đó nhập email và pass word để đăng ký tài khoản

3) Sinh viên nộp bài theo lớp và môn học (ID và Pass do giáo viên cấp cho sinh viên và học viên)

5) Lựa chọn các điều kiện để kiểm tra sao chép

Nên kiểm tra theo các điều kiện sau: quét 12 từ giống nhau trở lên, bỏ qua mức độ giống nhau dưới 1%, quét bỏ qua trích dẫn, quét bỏ qua danh mục tài liệu tham khảo