PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG tác TUYỂN DỤNG tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN ĐÔNG á – DONGA BANK

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNGTHƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐÔNG Á – DONGA BANK DongA Bank được thành lập ngày 1 tháng 7 năm 1992 với số vốn điều lệ ban đầu là 20 tỷ đồng, 1

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐÔNG Á – DONGA BANK

DongA Bank được thành lập ngày 1 tháng 7 năm 1992 với số vốn điều lệ ban đầu là 20 tỷ đồng, 16 nhân viên, trụ sở chính đặt tại 130 Phan Đăng Lưu, quận Phú Nhuận, HCM

Trải qua 20 năm hình thành và phát triển, đến nay DongA Bank đã trở thành một trong những ngân hàng TMCP hàng đầu Việt Nam với số vốn điều lệ lên tới 4.500

tỷ đồng ( tính đến hết năm 2011) Số lượng cán bộ công nhân viên không ngừng tăng lên qua các năm và đã lên tới 4500 người( tính đến 31/12/2011)

1 Đặc điểm nguồn nhân lực của DongA Bank

Sau hơn 20 năm hình thành và phát triển , lực lượng lao động của DongA Bank

đã không ngừng lớn mạnh về quy mô, thay đổi về chất lượng theo chiều hướng tích cực Để thấy rõ sự thay đổi này, chúng ta sẽ đi phân tích bảng số liệu sau:

Bảng 1: Số lượng và cơ cấu lao động theo trình độ của ngân hàng DongA

Bank qua các năm 2009, 2010,2011

Đơn vị : người

Trình độ

Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ

Nguồn: Phòng quản trị thông tin và chính sách nhân sự- Khối QTNNL

Bên cạnh sự phân bố cơ cấu lao động theo trình độ như trên thì lao động ở DongA Bank còn phân bố theo cơ cấu giới tính như sau:

Bảng 2 : Cơ cấu lao động theo giới tính của ngân hàng DongA Bank

Đơn vị : người

Giới tính Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

Nguồn: Phòng quản trị thông tin và chính sách nhân sự- Khối QTNNL

2 Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại ngân hàngDongA Bank

2.1 Quan điểm và chính sách tuyển dụng tại DongA Bank

Với quan điểm coi nguồn nhân lực là lợi thế cạnh tranh hàng đầu, chính sách tuyển dụng của DongA Bank là luôn chú trọng tuyển dụng nhân tài là những người được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế vào những vị trí quản lý trung và cao cấp, đồng thời sắp xếp đội ngũ nhân viên vào những bộ phận phù hợp với ngành nghề đào tạo, thâm niên công tác và kinh nghiệm làm việc Nguyên tắc tuyển dụng của Ngân hàng là lựa chọn những ứng viên tốt nhất vào vị trí phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực, kinh nghiệm của ứng viên mà không phân biệt tín ngưỡng, chủng tộc, tôn giáo hay giới tính

DongA Bank khuyến khích người lao động làm việc trong hệ thống DongA Bank tìm và giới thiệu ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn tuyển dụng của DongA Bank

để tham gia dự tuyển DongA Bank luôn chào đón những người muốn đóng góp và vươn lên bằng tài năng, trí tuệ, phẩm chất đạo đức và say mê công việc

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác tuyển dụng tại DongA Bank

1 Các nhân tố thuộc về ngân hàng

Nhân tố chủ quan là nhân tố quyết định cơ bản ảnh hưởng tới công tác tuyển dụng của Ngân hàng Trước hết, đó chính là nhu cầu cần tuyển nhân lực của Ngân hàng được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh DongA Bank đang ngày càng phát triển và mở rộng quy mô nên nhu cầu tuyển dụng trong những năm gần đây rất cao, đòi hỏi phải đầy mạnh công tác tuyển dụng

Nhân tố thứ hai chính là uy tín, hình ảnh của DongA Bank trên thị trường Hiện nay, DongA Bank được biết đến là ngân hàng đô thị đa năng tại Việt Nam với môi

trường làm việc chuyên nghiệp, năng Không chỉ vây, DongA Bank còn được biết tới

là một trong những ngân hàng tích cực tham gia các hoạt động xã hội và tài trợ nhiều chương trình, sự kiện của đất nước

Nhân tố tiếp theo cần phải nhắc tới chính là đội ngũ cán bộ làm công tác tuyển dụng của Ngân hàng DongA Bank có 1 phòng tuyển dụng phụ trách công tác tuyển dụng khu vực miền Nam, Miền Bắc và miền Trung được đặt tại Hội sở tại 130 Phan Đăng Lưu, Phú Nhuận , HCM

Ngoài những nhân tổ chủ quan trên, còn một số nhân tố khách quan ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng của DongA Bank cần đề cập tới

2 Các nhân tố thuộc về môi trường

Nhân tố đầu tiên là thị trường lao động Hiện nay, cung nhân lực ngành ngân hàng đang ngày càng tăng cao với việc hàng loạt các trường đại học, cao đẳng tổ chức đào tạo chuyên ngành tài chính, ngân hàng dưới các hình thức chính quy, tại chức, lien thông, chứng chỉ…

Thứ hai là sự cạnh tranh trên thị trường nhân lực trong lĩnh vực ngân hàng Những năm gần đây, các ngân hàng được thành lập ngày càng nhiều, cùng với việc cổ phần hoá các ngân hàng thuộc Nhà nước, lĩnh vực ngân hàng ngày càng nở rộ và phát triển mạnh mẽ Do đó, DongA Bank có hàng loạt các đối thủ cạnh tranh rất lớn như ACB, Vietcombank, MB bank…

Có thể thấy rằng, công tác tuyển dụng của DongA Bank bị ảnh hưởng bởi không

ít các yếu tố Muốn thực hiện tốt được công tác tuyển dụng để có được đội ngũ nhân lực chất lượng cao đóng góp vào sự phát triển của ngân hàng đòi hỏi phải phát huy hơn nữa những mặt tích cực và hạn chế những mặt tiêu cực do các nhân tố trên tạo ra

2.3 Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng của Ngân hàng trong những năm gần đây

1 Quy trình tuyển dụng tại DongA Bank

Hiện nay, DongA Bank đang sử dụng quy trình tuyển dụng được ban hành và sửa đổi năm 2011 Quy trình tuyển dụng của DongA Bank là một quy trình bài bản gồm nhiều bước kế tiếp nhau Một quy trình tuyển dụng đầy đủ gồm 10 bước như hình vẽ và diễn ra trong vòng 5-6 tuần làm việc

Sơ đồ 3 : Quy trình tuyển dụng tại Ngân hàng DongA Bank

Nguồn : Phòng Tuyển dụng - Khối

QTNNL,

Hồ sơ sau khi được thu nhận sẽ được chuyên viên của phòng tuyển dụng sơ loại dựa trên các tiêu chí nhất định như trình độ, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm công tác Đối với những vị trí như giao dịch viên, những vị trí đối ngoại thì tiêu chí loại hồ

sơ còn có các yêu cầu về ngoại hình

Tổ chức thi tuyển và phỏng vấn Bước này gồm 3 giai đoạn: thi viết, kiểm tra ngoại ngữ và tin học, phỏng vấn

 Thi viết: Hình thức thi viết của DongA Bank là thi trắc nghiệm tiếng Việt với các nội dung IQ, EQ, GMAT, tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh và kỹ năng bán hàng với các vị trí bán hàng ( sale) Bài thi diễn ra trong 60 phút Việc ra đề và chấm thi được xây dựng và thực hiện bởi tổ dự án nội bộ do tổng giám đốc quy định thành lập hoặc thuê các tổ chức tư vấn bên ngoài DongA Bank đã thuê công ty tư vấn nước ngoài xây dựng bộ đề thi và phần mềm chấm bài hiện đại Bài thi được tổ chức thi tại trung tâm đào tạo nếu lượng thí dinh đông, còn nếu lượng thí sinh ít ( dưới 25 người 1

ca thì sẽ tổ chức thi ngay tại trụ sở phòng tuyển dụng Giai đoạn thi viêt này không áp dụng với ứng viên có kinh nghiệm từ một năm trở lên, phù hợp với vị trí dự tuyển và không áp dụng với việc tuyển lao động giản đơn như lao công, bảo vệ

Điểm chuẩn của bài thi viết tuỳ vị trí tuyển dụng, và khu vực tuyển mà có các mức khác nhau Đối với khu vực Hà Nội, vị trí chuyên viên thường là 24 điểm trở lên,

vị trí giao dịch viên thường là 20 điểm trở lên Các khu vực tỉnh, thành xa Hà Nội thấp hơn từ 1- 2 điểm

Mặc dù đề thi viết của DongA Bank được xây dựng bởi các công ty ra đề nước ngoài nhưng do hình thức thi trắc nghiệm nên không tránh khỏi tình trạng các ứng viên trả lời không đúng thực tế trong bài làm Tuy nhiên tỷ lệ này nhỏ và ngân hàng đổi đề thường xuyên trong các đợt thi

 Kiểm tra ngoại ngữ và tin học: việc kiểm tra trình độ tin học chỉ tiến hành tuỳ nhu cầu công việc và điều kiện cho phép và chỉ áp dụng với các vị trí chuyên viên IT Riêng việc kiểm tra ngoại ngữ, ngân hàng căn cứ vào kết quả thi Toeic, Toefl, Ielts… của ứng viên Các ứng viên trúng tuyển vào DongA Bank bắt buộc phải nộp chứng chỉ tiếng Anh quốc tế TOEIC trong vòng 2 tháng sau khi vào làm việc trừ các trường hợp đặc biệt do tổng giám đốc và giám đốc nhân sự phê duyệt

 Phỏng vấn: căn cứ vào nhu cầu bổ sung nhân sự và mặt bằng điểm chung của bài thi viết, phòng tuyển dụng lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn trình giám đốc nhân sự phê duyệt Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ được đăng trên

website của ngân hàng qua số báo danh và sẽ được chuyên viên phòng tuyển dụng gọi điện mời phỏng vấn

Các ứng viên vào vòng phỏng vấn thường trải qua 2 vòng phòng vấn, trừ một số trương hợp đặc biệt có thể là 3 vòng Vòng phỏng vấn đầu tiên do chuyên viên phòng tuyển dụng phỏng vấn Vòng này thường diễn ra trong khoảng 15- 20 phút với các ứng viên dự tuyển vào vị trí giao dịch viên và 20- 30 phút với các ứng viên vào vị trì chuyên viên Tuỳ vị trí dự tuyển mà các câu hỏi phỏng vấn có thể khác nhau nhưng nhìn chung cấu trúc câu hỏi thường là: yêu cầu ứng viên giới thiệu về bản than, điểm mạnh, điểm yếu của bản than, lý do chọn vị trí dự tuyển và 1 câu hỏi tình huống ngắn Vòng phỏng vấn thứ hai dành cho những ứng viên đủ tiêu chuẩn qua vòng phỏng vấn thứ nhất , vòng này được tiến hành sau vòng 1 tử 2-3 ngày Tại vòng này, thành viên tham gia phỏng vấn là người lãnh đạo trực tiềp, người đang có nhu cầu tuyển dụng Tại DongA Bank thì vòng phỏng vấn này không có sự tham gia của chuyên viên phòng tuyển dụng đối với các vị trí chuyên viên trở xuống Vòng phỏng vấn này có thể diễn ra theo nhiiêù hình thức tuỳ vào tính cách và yêu cầu của người lãnh đạo trực tiếp Nhìn chung, thì kết quả phỏng vấn còn đôi chút cảm tính

Mẫu đánh giá ứng viên như trên tuy đã chi tiết hoá các mức độ của từng tiêu chí nhưng mỗi tiêu chí lại không có trọng số khiến việc đánh giá vẫn chưa hiệu qủa

Các buổi phỏng vấn do lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn còn mang tính tự do, phụ thuộc vào người lãnh đạo trực tiếp Hơn nữa, người lãnh đạo trực tiếp thường không xem xét thông tin ứng viên trươc khi phỏng vấn mà chỉ tiến hành viẹc này song song với việc phỏng vấn ứng viên tạo hiệu quả không cao khi phỏng vấn nếu người phỏng vấn chưa có nhiều kinh nghiệm phỏng vấn

Hạn chế trong giai đoạn phỏng vấn chính là việc phỏng vấn khá nhiều ứng viên trong một buổi ( 12 người trong 3 giờ) Điều này gây mệt mỏi đối với người phỏng vấn dẫn tới việc đánh giá ứng viên bị ảnh hưởng

Sau khi kết thúc phỏng vấn lần 2, phòng tuyển dụng lập biên bản đề xuất tuyển dụng về các ứng viên được đề xuất tuyển dụng và căn cứ vào đó lập tờ trình tuyển dụng trình giám đốc nhân sự hoặc tổng giám đốc phê duyệt

Thực tế ở DongA Bank, việc tiếp nhận nhân viên mới tiến hành chưa được chuyên nghiệp Các ứng viên đến nhận thư mời tuyển dụng còn rời rạc, chưa tập trung, thậm chí ứng viên có thế rảnh vào thời gian nào thì tới Điều này tuy thuận lợi đối với

ứng viên nhưng sẽ làm mất ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp nhận nhân viên mới

2 Một số nhận xét

Một số nhận xét sau về công tác tuyển dụng của ngân hàng DongA Bank:

Về ưu điểm:

 Quy trình tuyển dụng của DongA Bank rất bài bản và chuyên nghiệp qua các bước thể hiện môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp đối với ứng viên, tạo ấn tượng tốt đẹp cho ứng viên

 Đội ngũ cán bộ làm công tác tuyển dụng có trình độ cao, thâm niên công tác khá lâu, làm việc nhiệt tình

 Phương pháp tuyển mộ phổ biến và hiệu quả khi tận dụng được sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của Internet với tốc độ lan truyền thông tin nhanh chóng, chi phí thấp

 Nguồn ứng viên phong phú và đa dạng DongA Bank không khống chế phạm vi tuyển dụng, các loại hình đào tạo

 Khâu thu hồ sơ luôn tiến hành theo chiều hướng thuận lợi nhất cho ứng viên

 Việc tổ chức thi tuyển diễn ra theo hình thức tiên tiến, đảm bảo công bằng và minh bạch Hình thực thi trắc nghiệm giúp rút ngắn thời gian chấm thi, cho phép ứng viên nhanh chóng biết kết quả

 Tỷ lệ tuyển chọn ngày càng cao qua các năm, số lượng ứng viên tham gia dự tuyển cao cùng với trình độ của ứng viên cao phản ánh hiệu quả của công tác tuyển chọn

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tuyển dụng của DongA Bank vẫn còn một

số hạn chế :

 Số lượng nhân sự được phê duyệt luôn nhỏ hơn nhu cầu cần tuyển

 Nội dung thông báo tuyển dụng còn chưa rõ ràng Trong thông báo tuyển dụng chưa nêu rõ số lượng cần tuyển, những công việc cần làm cụ thể đối với vị trí dự tuyển

là gì

 Chưa có bộ phận và địa điểm chuyên trách thu hồ sơ Ứng viên nộp trực tiếp tại phòng tuyển dụng cho chuyên viên phòng tuyển dụng gây ảnh hưởng đến công việc của mọi người trong phòng đặc biệt là những ngày sát hạn nộp hồ sơ, lượng ứng viên rất đông mà không gian phòng tuyển dụng nhỏ gây ồn ào, mất mỹ quan nơi làm việc

 Không có hệ thống phát hiện ứng viên đã tham gia dự tuyển dẫn đến tình trạng ứng viên có thể tham gia nhiều đợt thi tuyển liền nhau hoặc thi ở nhiều chi nhánh, bộ phận khác nhau

 Hình thức thi trắc nghiệm còn tốn kém Trong cùng ca thi và cùng phòng thi ,

số đề thi đựoc sử dụng còn ít( 2 đề) dẫn tới tình trạng các ứng viên còn trao đổi và chép bài nhau

 Với những đợt thi nhỏ, các ứng viên làm bài thi viết xong được phỏng vấn luôn bởi chuyên viên phòng tuyển dụng Việc này tuy giúp tiết kiệm thời gian nhưng sẽ tạo cảm giác căng thẳng cho ứng viên

 Phỏng vấn nhiều ứng viên trong một buổi, để ứng viên chờ đợi lâu và trong quá trình phỏng vấn, phỏng vấn viên vẫn còn nghe điện thoại tạo hình ảnh không đẹp nơi ứng viên

 Trong quá trình phỏng vấn, phỏng vấn viên thể hiện thái độ chủ quan ngay đối với ứng viên là vi phạm nguyên tắc phỏng vấn Kết quả phỏng vấn còn phụ thuộc nhiều vào quan điểm chủ quan của ngừời phỏng vấn Phiếu đánh giá ứng viên chưa có trọng số giữa các tiêu chí

 Cơ sở vật chất phục vụ công tác tuyển dụng còn hạn chế

 Tiêu chuẩn tuyển chọn còn cao so với mặt bằng chất lượng ứng viên

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐÔNG Á- DONGA BANK

DongA Bank là ngân hàng có quy mô lớn với hơn 4500 CBNV,mạng lưới chi nhánh khắp trên cả nước và không ngừng tăng lên qua các năm Cùng với sự tăng lên

về số lượng các chi nhánh là sự tăng lên của số lượng CBNV Để có thể đáp ứng được

sự tăng lên này, cần phải làm thật tốt công tác tuyển dụng mà trước hết phải khắc phục đựơc những nhược điểm của công tác này

Với những kiến thức nhận được sau quá trình đào tạo tại trường , kỳ thực tập tại phòng Tuyển dụng của ngân hàng DongA Bank và xuất phát từ những nhược điểm còn tồn tại trong công tác tuyển dụng tại ngân hàng, tôi đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác tuyển dụng tại đây

Một số kiến nghị đối với ngân hàng DongA Bank

1 Thay đổi nhận thức của lãnh đạo ngân hàng với công tác tuyển dụng từ đó thay đổi tiêu chuẩn tuyển dụng

Các vị trí tuyển dụng của DongA Bank thường yêu cầu có kinh nghiệm trong khi đó nguồn cung ứng viên làm trong lĩnh vực tài chính ngân hàng có kinh nghiệm không nhiều mà đa số là các sinh viên từ các trường đại học còn ít kinh nghiệm hoặc không có kinh nghiệm do đó ngân hàng nên hạn chế đưa tiêu chí này vào yêu cầu tuyển dụng, chỉ nên đưa vào với các vị trí quản lý

Tiêu chuẩn về chứng chỉ tiếng Anh TOEIC cũng là một tiêu chuẩn khá cao so với mặt bằng chung trình độ tiếng Anh ở nước ta hiện nay Trong khi đó với các vị trí làm tại các tỉnh thì tiêu chí này gần như không phù hợp Việc áp dụng tiêu chí này cho toàn bộ các vị trí đã làm hạn chế số ứng viên tiềm năng nộp đơn vào ngân hàng Do

đó, chỉ nên áp dụng đối với những vị trí thực sự có nhu cầu sử dụng tiếng Anh trong công việc hàng ngày

2 Hoàn thiện kế hoạch hoá nguồn lực và xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho từng năm

Thực tế ở DongA Bank, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã được tiến hành định kỳ hàng năm Tuy nhiên còn hạn chế khi mà số lượng tuyển theo kế hoạch luôn nhỏ hơn so với số lượng tuyển thực tế Nhu cầu nhân sự thực tế của đơn vị luôn cao hơn số lượng được tuyển theo kế hoạch Nguyên nhân là do công tác lập kế hoạch chưa chính xác Kế hoạch hoá nguồn nhân lực chính xác phải dự báo được nhu cầu nhân sự cả trong ngắn hạn và dài hạn Ngắn hạn là nhân sự thay thế cho các trường hợp hết hợp đồng, không đáp ứng đựoc yêu cầu công việc, các trường hợp bỏ việc Dài hạn là nhân sự phục vụ cho việc mở rộng quy mô kinh doanh

3 Tăng cường đội ngũ làm công tác tuyển dụng

Một trong những nguyên nhân chủ quan đóng vai trò chủ yếu khiến cho công tác tuyển dụng của DongA Bank trong những năm gần đây luôn tuyển được thấp hơn nhu cầu là do đội ngũ làm công tác tuyển dụng còn thiếu nghiêm trọng về số lượng Vì vậy, yêu cầu đầu tiên và cũng là yêu cầu cấp thiết nhất để hoàn thiện công tác tuyển dụng ở DongA Bank chính là tăng cường đội ngũ làm công tác tuyển dụng

4 Xây dựng và hoàn thiện các bản phân tích mô tả công việc

Về nguyên tắc, bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, được mô tả, liệt

kê chính xác, xúc tích những điều mà công nhân viên phải thực hiện Bản mô tả công

việc phải cho người lao động thấy rõ họ phải làm gì? Làm như thế nào? Các điều kiện

mà công việc của họ được thực thi?

Tuy nhiên, thực tế ở DongA Bank dù đã có bản mô tả công việc cho các vị trí nhưng nhìn chung vẫn còn sơ sài, chưa đáp ứng đựợc những yêu cầu ở trên Điều này được thể hiện qua bản mô tả của một số vị trí sau

Bảng mô tả công việc

1 Giao dịch viên

- Tiếp đón, tìm hiểu nhu cầu, giới thiệu tư vấn hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm dịch vụ ngân hàng

- Thực hiện các giao dịch với khách hàng về các sản phẩm tiết kiệm, tiền gửi thanh toán,

- Thực hiện công tác hạch toán kế toán và công tác báo cáo

- Thực hiện các công việc khác có liên quan theo quy định của DongA Bank và yêu cầu của Trưởng, phó phòng

2

Chuyên viên

thanh toán quốc

tế ( làm việc tại

chi nhánh)

- Tiếp nhận, kiểm tra lại hồ sơ giao dịch TTQT từ chuyên viên khách hàng

- Kiểm tra, bóc tách chứng từ LC, nhờ thu xuất nhập khẩu

- Làm thủ tục thông báo LC xuất khẩu/ bảo lãnh tới khách hàng

- Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu nghiệp vụ và của Trưởng/ phó phòng

3 Chuyên viên

quan hệ khách

hàng doanh

nghiệp

- Tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng mới

- Quản lý danh mục khách hàng doanh nghiệp hiện tại

- Chăm sóc khách hàng để gia tăng hiệu quả trong hoạt động bán hàng

Nhìn vào bản mô tả công việc trên, người lao động chỉ hình dung được các công việc một cách chung chung mà chưa biết rõ cụ thể phải làm gì hoặc chỉ biết đựoc một

số công việc chính phải làm