Công tác Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu. 4 6. Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 5 1.1. Khái niệm lập kế hoạch 5 1.2. Vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp 6 1.3. Phân loại kế hoạch 7 1.4. Nội dung lập kế hoạch 7 1.4.1. Lập kế theo hoạch sứ mệnh 7 1.4.2. Lập kế hoạch theo tầm nhìn 8 1.4.3. Lập kế hoạch theo mục tiêu 8 1.4.4. Lập kế hoạch theo chính sách 8 1.4.5. Lập kế hoạch theo quy trình 9 1.4.6. Lập kế hoạch theo quy tắc 9 1.4.7. Lập kế hoạch theo chương trình 9 1.4.8. Lập kế hoạch theo ngân sách 10 1.5. Các bước lập kế hoạch 10 1.6. Khái quát chung về văn phòng 11 1.6.1. Khái niệm văn phòng cơ quan 11 1.6.2. Chức năng của văn phòng 13 1.6.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp 13 1.6.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 13 1.6.2.3. Chức năng hậu cần 14 1.6.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp) 14 1.6.3. Nhiệm vụ của văn phòng 14 1.6.3.1. Nhóm công việc hành chính 15 1.6.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 15 1.6.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. 16 1.6.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 16 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 18 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 18 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư Xây Dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 20 2.2.1. Chức năng 20 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 2.2.2.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát 20 2.2.2.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự 20 2.2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng 21 2.2.2.4. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm 21 2.2.2.5. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán 21 2.2.2.6. Trong lĩnh vực Đầu tư 21 2.2.2.7. Trong lĩnh vực Maketing 22 2.2.2.8. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh 22 2.2.2.9. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng 22 2.2.2.10. Trong lĩnh vực Giám định xác minh 22 2.3. Sơ đồ tổ chức của công ty 22 2.4. Thực trạng công tác Xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng. 23 2.4.1. Vai trò của chương trình kế hoạch đối với hoạt động của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 23 2.4.2. Vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 24 2.4.3. Phân loại chương trình kế hoạch trong công tác văn phòng. 25 2.4.3.1. Phân loại theo thời gian. 25 2.4.3.2. Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch trong công tác văn phòng 27 2.4.4. Căn cứ để lập kế hoạch trong công tác văn phòng 27 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 28 3.1. Những thành tựu đã đạt được trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch 28 3.2. Những mặt còn tồn tại trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch 29 3.3. Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình kế hoạch 29 3.4. Những thành tựu đã đạt được trong công tác thông tin 31 3.5. Những mặt còn tồn tại trong công tác thông tin 31 3.6. Giải pháp cho công tác thông tin 32 KẾT LUẬN. 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Cấu trúc của đề tài 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 5

1.1 Khái niệm lập kế hoạch 5

1.2 Vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp 6

1.3 Phân loại kế hoạch 7

1.4 Nội dung lập kế hoạch 7

1.4.1 Lập kế theo hoạch sứ mệnh 7

1.4.2 Lập kế hoạch theo tầm nhìn 8

1.4.3 Lập kế hoạch theo mục tiêu 8

1.4.4 Lập kế hoạch theo chính sách 8

1.4.5 Lập kế hoạch theo quy trình 9

1.4.6 Lập kế hoạch theo quy tắc 9

1.4.7 Lập kế hoạch theo chương trình 9

1.4.8 Lập kế hoạch theo ngân sách 10

1.5 Các bước lập kế hoạch 10

1.6 Khái quát chung về văn phòng 11

1.6.1 Khái niệm văn phòng cơ quan 11

1.6.2 Chức năng của văn phòng 13

1.6.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp 13

1.6.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 13

1.6.2.3 Chức năng hậu cần 14

1.6.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh (đối với văn

phòng của doanh nghiệp) 14

1.6.3 Nhiệm vụ của văn phòng 14

1.6.3.1 Nhóm công việc hành chính 15

1.6.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp 15

1.6.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo .16

1.6.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 16

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG - XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 18

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 18

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư - Xây Dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 20

2.2.1 Chức năng 20

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 20

2.2.2.1 Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát 20

2.2.2.2 Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự 20

2.2.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng 21

2.2.2.4 Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm 21

2.2.2.5 Trong lĩnh vực Tài chính kế toán 21

2.2.2.6 Trong lĩnh vực Đầu tư 21

2.2.2.7 Trong lĩnh vực Maketing 22

2.2.2.8 Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh 22

2.2.2.9 Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng 22

2.2.2.10 Trong lĩnh vực Giám định xác minh 22

2.3 Sơ đồ tổ chức của công ty 22

2.4 Thực trạng công tác Xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 23

2.4.1 Vai trò của chương trình kế hoạch đối với hoạt động của công ty Cổ

phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 23

2.4.2 Vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 24

2.4.3 Phân loại chương trình kế hoạch trong công tác văn phòng 25

2.4.3.1 Phân loại theo thời gian 25

2.4.3.2 Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch trong công tác văn phòng 27

2.4.4 Căn cứ để lập kế hoạch trong công tác văn phòng 27

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 28

3.1 Những thành tựu đã đạt được trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch 28

3.2 Những mặt còn tồn tại trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch 29 3.3 Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình kế hoạch 29

3.4 Những thành tựu đã đạt được trong công tác thông tin 31

3.5 Những mặt còn tồn tại trong công tác thông tin 31

3.6 Giải pháp cho công tác thông tin 32

KẾT LUẬN 33

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

William Arthur Ward – Nhà giáo dục nổi tiếng người Mỹ Ông là một trong

những tác gia nổi tiếng về những danh ngôn truyền cảm hứng đã từng nói “Con ngườichẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại, chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kếhoạch để thành công“.Như vậy có thể nói rằng việc lên kế hoạch cho một hành động,việc hoạch định trong kinh doanh là bước đầu cần thiết cho những thành công trongtương lai Một doanh nghiệp thực hiện tốt công tác hoạch định thì doanh nghiệp đó cóthể tận dụng tối đa các nguồn lực bên trong, chủ động năm bắt các cơ hội bên ngoài,nhìn nhận rõ ràng và sẵn sàng đương đầu với những thánh thức

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ, khuvực hoá và toàn cầu hoá đã làm cho môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp, cácngành có sự thay đổi nhanh chóng cả về xu hướng và tốc độ Đặc biệt trong xu hướnghội nhập kinh tế khu vực việc cạnh tranh trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôndiễn ra rất khốc liệt Vậy làm thế nào để có ưu thế canh tranh hơn đối thủ mạnh Đóchính là mục tiêu của công tác xây dựng kế hoạch ở mỗi công ty hiện nay nói cáchkhác, công tác xây dựng kế hoạch chính là sự quyết định thành công hay thất bại củadoanh nghiệp

Mặc dù vậy, không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầmquan trọng của công tác xây dựng kế hoạch trong sản xuất, kinh doanh Một số doanhnghiệp còn hoạt động theo tính tự phát và chưa chú trọng đến công tác hoạch định, do

đó mà những kế hoạch, những phương án kinh doanh được thiết lập thường thiếu tínhthực tiến và chưa phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp và bối cảnh đất nước Nhận thấyđược tầm quan trọng và sứ mệnh của công tác xây dựng kế hoạch nên em đã chọn đề

tài “ Công tác Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu

tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng”

2 Lịch sử nghiên cứu

Do công tác hoạch định giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên luôn dành được sựquan tâm đặc biệt của nhà quản trị và cũng được nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tàinghiên cứu Kết quả nghiên cứu của một số đề tài đã trở thành cơ sở cho các công trìnhnghiên cứu sau này và được một số doanh nghiệp quan tâm và áp dụng và đã đạt đượcnhững thành tựu nhất định

Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em đã tìm hiểu nhiều tài liệu của các tác giảkhác nhau và có tham khảo một số giáo trình liên quan đến đề tài của mình đó là:

 Sách Quản trị học căn bản, NXB thống kê, năm 2001 của James H.DonnellyJ.Gibson

 Giáo trình Quản trị học, NXB ĐHQG, năm 2002

 Giáo trình Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường Đại học Thương Mại, NXBThống kê

 Giáo trình Quản trị văn phòng, trường Đại học Kinh tế quốc dân, NXBĐHKTQD năm 2012

Ngoài ra em cũng đã tìm hiểu và thao khảo một số luận văn liên quan đến đề tàicủa mình đó là:

 Luận văn“ Công tác xây dựng và quản lý kế hoạch kinh doanh tại công ty cổphần may thăng long “ do sinh viên Nguyễn Tuấn Anh thực hiện năm 2011 Tác giả đềtài đã cho ta thấy một bức tranh cụ thể về các công việc trong công tác hoạch định củacông ty cổ phần may thăng long hiện nay, thực trạng, các nhân tố ảnh hưởng đến côngtác hoạch định của Công ty và đã được tác giả chỉ ra rất cụ thể Thực trạng về các nộidụng hoạch định của công ty chưa được tác giả chỉ ra một cách cụ thể, nhất là các nộidung về hoạch định chính sách, các chương trình kế hoạch của công ty vẫn được tácgiả nói chung chung

 Luận văn“ Khảo sát công tác hoạch định tại công ty TNHH Thương Mại PhúXuân “ do sinh viên Đỗ Ngọc Hải thực hiện năm 2013 So với đề tài trên thì đề tài này

có thể được đánh giá là tốt hơn Các thực trang về nội dung hoạch định, các nhân tốảnh hưởng đến nội dung hoạch định được tác giả chỉ ra một các rõ ràng và cụ thể hơn.Ngoài ra, các biện pháp mà tác giả đưa ra được đánh giá cao

Đánh giá chung:

Các tác giả của các đề tài trên đề cập đến nhiều góc độ khác nhau của công tácxây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp và đã chỉ ra được một số tồn tạicũng như một số giải pháp để hoàn thiện công tác công tác xây dựng chương trình kếhoạch của công ty, tuy nhiên các giải pháp trên vẫn chưa giải quyết triệt để đượcnhững tồn tại đó Những giải pháp thì vẫn chưa được các tác giả chỉ ra một cách rõràng, còn mang tính chung chung và chưa cụ thể và với đề tài này em mong có thể tiếptục hoàn thiện được những thiếu sót của những đề tài nghiên cứu trước, đồng thời cũng

có thể đề cập đến một góc nhìn mới trong công tác công tác xây dựng chương trình kếhoạch của doanh nghiệp.

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài:

 Bài tiểu luận chủ yếu tập trung nghiên cứu về

 Các nội dung trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty

 Quá trình xây dựng chương trình kế hoạch của công ty

 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng chương trình kế hoạch củacông ty

 Vai trò của bộ phận văn phòng trong công ty nói chung và vai trò của bộphận văn phòng trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch

Phạm vi nghiên cứu:

 Về không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu công tác xây dựng chươngtrình kế hoạch và vai trò của bộ phận văn phòng tại công ty

 Về thời gian: Tiến hành nghiên cứu dữ liệu tại công ty trong 2 năm

2015-2016 và định hướng giải pháp đến năm 2018

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu:

 Hệ thống hóa cơ sở lý luận về xây dựng chương trình, kế hoạch trong doanhnghiệp Phân tích các khái niệm có liên quan

 khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kếhoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

 Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả

công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại công ty.

5 Phương pháp nghiên cứu.

Trên cơ sở thế hiện quan khoa học và phương pháp luận duy vật Mác-xít, dựatrên yêu cầu, điều kiện thực tế đề tài được hoàn thiện bằng việc sử dụng các phươngpháp nghiên cứu sau:

Phương pháp phân tích, tổng hợp (có trích dẫn) được sử dụng trong đề tài thôngqua việc thu thập và xử lý các dữ liệu có sẵn trong các công trình nghiên cứu của cáctác giả khác Khai thác các nguồn tài liệu có giá trị từ Website của công ty Cổ phầnĐầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng, mạng nội bộ của công ty Đặc biệt

là các báo cáo sơ kết, tổng kết và số liệu của phòng hành chính nhân sự; các phòngban, bộ phận có liên quan của công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩuHồng Bàng trong các năm 2015, 2016

Phương pháp so sánh đánh giá: là phương pháp xem xét các chỉ tiêu phân tíchbằng cách so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc)

Phương pháp thực nghiệm Bao gồm:

Phỏng vấn: đề tài áp dụng phương pháp phỏng vấn lãnh đạo để làm rõ nội dụngquan điểm, nhu cầu về công tác xây dựng chương trình kế hoạch Phỏng vấn côngnhân viên để có ý kiến phản hổi, đa dạng, khách quan, trung thực

Điều tra bảng hỏi: sử dụng bảng hỏi để khảo sát ý kiến một bộ phận người laođộng của Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng Trong đó sốlượng phiếu phát ra là 200 phiếu Thu về 186 phiếu trong tháng 3 năm 2017 để khảosát về công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty Cổ phần Đầu tư – Xâydựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

6 Cấu trúc của đề tài

Kết cấu đề tài gồm 3 chương chính

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Công ty

Cổ phần Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG

TRÌNH KẾ HOẠCH 1.1 Khái niệm lập kế hoạch

Trong việc quản trị đối với bất kì loại hình doanh nghiệp nào thì công tác xâydựng chương trình kế hoạch đều đóng một vai trò hết sức quan trọng Công tác xâydựng chương trình kế hoạch hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đề ra những kế hoạch,

sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nguồn tài nguyên cũng như những hạn chết trong điềukiện môi trường luôn biến động không ngừng

Lập kế hoạch giữ vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị trongdoanh nghiệp Trong lịch sử khái niệm về lập kế hoạch được nhiều tác giả tiếp cậndưới nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho người đọc cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn

về xây dựng kế hoạch

● Theo R.Kreitner “ Lập kế hoạch là đối phó với sự bất tỉnh bằng một bản kếhoạch chi tiết đề đạt được mục tiêu đã đề ra Vì vậy lập kế hoạch vừa có tính dự báo,vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chươngtrình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể”

● Theo Harold Koontz “ Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và quyếtđịnh phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu”

Ngoài những tiếp cận trên còn có một học giả Việt Nam tiếp cận về vấn đề xâydựng chương trình trên 1 số góc độ khác

● Theo T.S Đoàn Thị Thu Hà “ Lập kế hoạch là quá trình xác định các mụctiêu và lực chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó”

● Theo PGS.TS Lê Văn Tâm “ Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong tiếntrình quản trị bao gồm: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một

hệ thống các kế hoạch để phối hợp với các hoạt động ”

Qua các học độ tiếp cận về lập kế hoạch đã nêu ra ở trên, có thể thấy rằng bảnchất của việc lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọnlựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện hiệu quả những mục tiêu đó Lập kế hoạch

có liên quan tới mục tiêu cần đạt được, cũng như phương tiện để đạt được mục tiêu đónhư thế nào và để quyết định được những vấn đề này đối với một doanh nghiệp thực

sự là công việc không dễ dàng đòi hỏi nhà quản trị phải thông qua nhiều phương pháp

Dù kế hoạch dựa vào phương pháp nào thì các nhà quản trị cũng phải dựa vào dự đoán

thông qua các dữ liệu, thông tin trong quá khứ và hiện tại Chính vì vậy mà thông tin làvai trò quyết định tới chất lượng của việc lập kế hoạch.

1.2 Vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng đối với doanh nghiệp và hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

Xây dựng chương trình kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp trongtừng thời kỳ và tương lai của mỗi doanh nghiệp trước những biến động của môi trườngkinh doanh được các nhà quản trị doanh nghiệp dựa trên những phân tích và nhận địnhtình hình để đưa ra

Bản kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực các thành viêntrong doanh nghiệp Nó tạo ra một thể thống nhất trong mục tiêu chung từ đó hìnhthành nên sức mạnh tổng thể của doanh nghiệp từ sức mạnh của cá nhân các thànhviên trong doanh nghiệp để tập trung phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lựctrong các thời kỳ khác nhau

Xây dựng chương trình kế hoạch được các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiệndựa trên sự phân tích toàn cảnh môi trường bên ngoài cũng như tiềm lực của doanhnghiệp Trong kế hoạch chứa đựng kế hoạch chiến lược thiết lập những mục tiêuchung của doanh nghiệp đồng nghĩa với tập trung toàn bộ nguồn lực của doanhnghiệp, hoạch định tác nghiệp thực hiện phân bổ nguồn lực và sử dụng các nguồn lựcsao cho hiệu quả

Xây dựng chương trình kế hoạch là đối phó với sự bất thường bằng một bản kếhoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra Các nhà quản trị doanh nghiệp đã đi trước để

đề ra các phương pháp hành động trong tương lai Bởi vậy mà hoạch định mang tínhchủ động thích nghi và đối phó với các yếu tố mang tính bất định

Xây dựng chương trình kế hoạch là khâu nối và nền tảng cho các chức năng cònlại Lập kế hoạch là một trong 4 chức năng của nhà quản trị và cũng là chức năng đầutiên của quản trị Bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện hoạt động quản trị trước tiên đềuphải thực hiện chức năng lập kế hoạch từ đó mới có nền tảng thực hiện các chức năngcòn lại

Xây dựng chương trình kế hoạch là thước đo năng lực quản trị Xây dựngchương trình kế hoạch luôn được biết tới là một công cụ để khẳng định năng lực cũng

như trình độ chuyên môn của nhà quản trị doanh nghiệp bởi các bản kế hoạch đượcđưa ra từ chính các nhà quản trị doanh nghiệp.

1.3 Phân loại kế hoạch

● Phân loại theo thời gian

Kế hoạch dài hạn là kế hoạch cho thời kỳ 5 năm trở lên

Kế hoạch trung hạn là kế hoạch cho thời kỳ từ 1-5 năm

Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch thời kỳ dưới 1 năm

● Phân theo phạm vi hoạt động

Kế hoạch chiến lược: Là hoạch định ở cấp độ toàn doanh nghiệp, thiết lậpnhững mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp trên thịtrường Kế hoạch chiến lược được vạch ra bởi những nhà quản lý cấp cao của doanhnghiệp

Kế hoạch chiến thuật: Là việc xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn từ 1-2 năm

Có phạm vi hẹp hơn kế hoạch chiến lược, nhà quản trị cấp trung gian thực hiện

● Phân loại theo tính chất thực hiện

Kế hoạch bắt buộc: Là những kế hoạch với những mục tiêu đã được xác định rõràng, loại kế hoạch này không có tính linh động và không cần hướng dẫn, giải thích

Kế hoạch hướng dẫn: Nêu ra yêu cầu, mục tiêu và hướng dẫn chỉ đạo chung,loại này có tính linh động cao, những người thực hiện có thể chủ dộng thực hiện tùytheo hoàn cảnh

1.4 Nội dung lập kế hoạch

1.4.1 Lập kế theo hoạch sứ mệnh

Sứ mệnh kinh doanh: Bản công bố sứ mạng của doanh nghiệp thường chứ đựngcâu trả lời cho những câu hỏi quan trọng: Tại sao doanh nghiệp tồn tại? Doanh nghiệpkinh doanh trong lĩnh vực nào? Doanh nghiệp sẽ đi đâu? Tất cả sẽ được thể hiện trongbản công bố sứ mạng của doanh nghiệp

Lập kế hoạch theo sứ mệnh là giai đoạn mở đầu quan trọng trong toàn bộ quátrình quản trị, hoạch định sứ mạng giúp doanh nghiệp trả lời cho hai câu hỏi: doanhnghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào? Tại sao lại tồn tại và kinh doanh trong lĩnh vựcđó? Như vậy, hoạch định sứ mạng kinh doanh thực chất là xác định lĩnh vực kinhdoanh

1.4.2 Lập kế hoạch theo tầm nhìn

Tầm nhìn là bức tranh kỳ vọng cho 5-10 năm, nó mô tả rõ ràng mục đích cuốicùng mà doanh nghiệp đang theo đuổi là gì? Nó thiết lập khuôn khổ hoạt dộng củadoanh nghiệp trong thời gian tồn tại

Tầm nhìn về cơ bản là hướng tiếp cận tiên phong đối với lĩnh vực kinh doanh

mà doanh nghiệp đang theo đuổi Lập kế hoạch theo tầm nhìn và tầm nhìn đó đượcphổ biến tới các nhân viên, cộng đồng sẽ tạo giúp cho khách hàng và chính doanhnghiệp tin tưởng và hành động đi theo con đường đã định Lập kế hoạch theo tầm nhìnchính là việc nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra định hướng, mục tiêu trong tương lại

mà doanh nghiệp muốn hướng tới

1.4.3 Lập kế hoạch theo mục tiêu

Mục tiêu là những kết quả mà nhà quản trị mong muốn đạt tới Mỗi doanhnghiệp không chỉ có một mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận mà có nhiều mục tiêu: Mụctiêu tăng trưởng, tăng thị phần, tăng thu nhập cho người lao động… Tuy nhiên, nếudoanh nghiệp quá nhấn mạnh vào một mục tiêu thì các mục tiêu khác sẽ bị lãng quên

và điều đó sẽ ảnh hưởng tới hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.Song nếu doanhnghiệp cùng lúc đặt ra quá nhiều mục tiêu thì lại không đạt được hiệu quả như mongđợi.Vì vậy khi lập kế hoạch theo mục tiêu nhà quản trị cần lược chọn mục tiêu và đảmbảo các yêu cầu đặt ra cho mục tiêu kinh doanh phải cụ thể, có thời hạn và có tính khảthi

Khi lập kế hoạch theo mục tiêu nhà quản trị cần lưu ý tới các vấn đề sau:

● Phân tích các yếu tố khách quan tác động tới việc kinh doanh

● Xác định đúng đắn các mục tiêu bao trùm, mục tiêu trung gian và mục tiêuđiều kiện

● Đề ra các thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để có kế hoạch thực hiện

● Cần cụ thể hóa các mục tiêu để dễ so sánh phân tích tình hình thực hóa

1.4.4 Lập kế hoạch theo chính sách

Chính sách kinh doanh là một hướng dẫn bao gồm những qui định, mục tiêucùng những điều lệ được dùng trong việc ra quyết định của những nhà quản lý.Chínhsách cần phải dễ điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tiễn đồng thời phải dễtruyền đạt và dễ hiểu đối với công nhân viên

Lập kế hoạch theo chính sách chính là quá trình đưa ra các quan điểm, phương

hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức Lập kế hoạch theo chínhsách đúng đắn, khoa học sẽ xây dựng được chính sách tốt, là tiền đề để chính sách đó

đi vào cuộc sống và mang lại hiệu quả cao Ngược lại, lập kế hoạch sai cho ra đờichính sách không phù hợp với thực tế, thiếu tính khả thi sẽ mang lại hậu quả khôngmong muốn trong quá trình quản lý Những tổn hại này không chỉ tạm thời, cục bộ, mà

nó ảnh hưởng lâu dài, liên quan tới nhiều lĩnh vực

1.4.5 Lập kế hoạch theo quy trình

Lập kế hoạch theo quy trình là quá trình mà người lập kế hoạch sẽ hình thànhmột cách trình tự các công viêc cần thiết phải thực thiện theo một thứ tự sắp xếp có ưutiên để thực hiện thành công một chiến lược hay một chương trình hoạt động nào đócủa doanh nghiệp

Kết quả của quá trình lập kế hoạch này này là một bảng phân công công việcđối với từng phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp và thời hạn hoàn thành côngviệc.Như vậy, lập kế hoạch theo quy trình càng trở nên chuyên nghiệp thì việc thựchiện các chiến lược, hoạt động của doanh nghiệp càng trở nên hiệu quả hơn.Bởi có sựphân công đúng người đúng việc đúng chuyên môn, không có sự chồng chéo các đầucông việc tạo thành tính chuyên môn hóa mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh

1.4.6 Lập kế hoạch theo quy tắc

Quy tắc thực chất phản ánh một quyết định quản lý mà theo đó một hành độngnhất định nào đó phải được làm hay không làm

Quy tắc trong doanh nghiệp được đưa ra để hạn chế tư duy của cấp thừa hành.Như vậy, nhà quản trị đưa ra các quy tắc nhằm hướng cán bộ công nhân viên làm việctheo mục tiêu chung, làm việc có nguyên tắc, có trật tự, làm việc theo nội quy củadoanh nghiệp.Vậy lập kế hoạch theo quy tắc chính là đưa ra các giải thích rõ ràngnhững hành động nào có thể làm, những hành động nào không thể làm nhằm mang lạimôi trường làm việc chuyên nghiệp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang đậm bảnsắc

1.4.7 Lập kế hoạch theo chương trình

Theo tác giả: TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2008) “Giáotrình quản trị học” Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, NXB Giao Thông Vận Tải:

“Chương trình bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, các nhiệm vụ đượcgiao, các bước cần tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác”

Chương trình được hỗ trợ bang các ngân quỹ cần thiết, một chương trình quantrọng ít khi đứng một mình, thường là một bộ phận của hệ thống phức tạp các chươngtrình Như vậy, bản chất của lập kế hoạch theo chương trình là cách thức tổ chức thựchiện mục tiêu, chiến lược theo chính sách, quy tắc của doanh nghiệp, các hành độngcủa doanh nghiệp để đạt được mục tiêu.

1.4.8 Lập kế hoạch theo ngân sách

Ngân sách là sự diễn giải các kế hoạch chiến lược thành số lượng có thể tínhđược diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết và doanh thu được dự báo trên mộtthời kỳ nhất định

Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động, đồng thời cũng có thểtrình bày các báo cáo tài chính được dự toán cho tương lai của tổ chức.Cuối cùng,ngân sách là một công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu chiến lược

Như vậy, lập kế hoạch theo ngân sách chính là quá trình xác lập các nục tiêu tàichính của doanh nghiệp với các ưu tiên thực hiện và đặt ra kế hoạch thực tế để đạtđược các mục tiêu đó Sản phẩm của lập kế hoạch theo ngân sách chính là bản dự thảongân sách đã được ban lãnh đạo phê duyệt

1.5 Các bước lập kế hoạch

Bước 1 : Xác định sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức

Sứ mệnh của tổ chức (mission) là lý do để nó tồn tại Sứ mệnh của tổ chứcthường trả lời những câu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức kinhdoanh trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽ đi về đâu? Bản công bố sứ mệnh của tổ chức có

ý nghĩa khuyến khích, thúc đẩy các thành viên suy nghĩ và hành động theo chúng mỗingày

Các mục tiêu cần được xác định một cách cụ thể trên các phương diện về sốlượng, các điều kiện cụ thể, các dữ kiện có thể đo lường được và được thể hiện bằngvăn bản mang tính bắt buộc để thực hiện trong một thời gian nhất định Nói cách khác:Các mục tiêu thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp để hoàn thành một công việc cụthể ở mức độ và thời gian nào đó

Bước 2 : Phân tích những cơ hội và đe dọa, những điểm mạnh, yếu của tổ chức

Việc phân tích những cơ hôi, đe doạ, điểm mạnh, yếu của tổ chức thường thôngqua việc sử dụng mô hình phân tích SWOT SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái

đầu tiên của các từ tiếng Anh: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), cơ hội(Opportunities) và nguy cơ (Threats) Đây là công cụ cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tìmhiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong việc tổ chức, quản lý cũng như trong kinh doanh.

Trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạchđịnh chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm

và cả trong các báo cáo nghiên cứu, đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựachọn

Phân tích SWOT là phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài mà doanh nghiệpphải đối mặt (các cơ hội và nguy cơ) cũng như các yếu tố thuộc môi trường nội bộdoanh nghiệp (các mặt mạnh và mặt yếu) Đây là một việc làm khó đòi hỏi nhiều thờigian, công sức, chi phí, khả năng thu nhập, phân tích và xử lý thông tin sao cho hiệuquả nhất

Kết quả của quá trình phân tích SWOT phải đảm bảo được tính cụ thể, chínhxác, thực tế và khả thi vì doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quả đó để thực hiện những bướctiếp theo như: Hình thành chiến lược, mục tiêu chiến lược chiến thuật và cơ chế kiểmsoát chiến lược cụ thể Chiến lược hiệu quả là những chiến lược tận dụng được các cơhội bên ngoài và sức mạnh bên trong cũng như vô hiệu hóa được những nguy cơ bênngoài và hạn chế hoặc vượt qua được những yếu kém của bản thân doanh nghiệp

Bước 3 : Xây dựng các kế hoạch chiến lược dự thảo để lựa chọn

Chiến lược dự thảo để lựa chọn chiến lược tối ưu nhất được xây dựng sau khihoàn thành đánh giá doanh nghiệp trên mọi phương diện Quá trình đánh giá và lựachọn các chiến lược này được xem xét trong những điều kiện môi trường

1.6 Khái quát chung về văn phòng

1.6.1 Khái niệm văn phòng cơ quan

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, córất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quanhành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sựnghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; cácdoanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộphận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính)được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng kýkinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp) Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn

phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả.

Có quan niệm cho rằng “ Văn phòng là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị,

là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vựcdịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của

mỗi cơ quan, tổ chức” Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra

quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự… cho tới việc đảmbảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng….đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt

Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận

và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức Ởquan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư –Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”

Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, của nhiều học giả đều nghiêng vềcách hiểu văn phòng như là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiệncác nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần Nhưng thực tế hiện nay ởViệt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việcnhư vậy Chẳng hạn với các doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào cáccông việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tíchcực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là với cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân)

Ở đây, ta cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, doanh ngiệp.Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc hành chínhgiản đơn như xử lý văn bản, quản lý con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải nơimang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định,

cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu vàđảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thôngqua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằmxây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạng; tổ chức các hoạt động đối ngoại đểxây dựng hình hảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… Như vậy, rõ ràngvăn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan,

doanh nghiệp Từ đó, chúng ta có thể đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan,

tổ chức như sau:

“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.

1.6.2 Chức năng của văn phòng

1.6.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu: Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính

trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũngnhư các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắmbắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quychế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểmtra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theoQuy chế hoạt động

Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn

phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điềuhành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã được thu thập,

xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn cònnghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm

cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc mộtcách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành

Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể

tách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể cócác biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phântích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ gópphần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo

sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

1.6.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chứcnăng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương củalãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng cácchương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đótrong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện cácchương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi,quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khaicũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tớilãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiệnnhư về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điềukiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

1.6.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp)

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giảiquyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sảnxuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài các công việc hànhchính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hànghóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắcmắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của củadoanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệvới các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của

văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.

1.6.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan, doanhnghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chialàm các nhóm nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể:

1.6.3.1 Nhóm công việc hành chính

Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại

Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫncác đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quyđịnh

Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của vănphòng

Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước Đảmbảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật

Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự

Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công)

1.6.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp

Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vựcnhư việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủtrương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình,

kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hìnhtài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửachữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, antoàn, PCCC…

Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặtcông tác Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướngmắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ướclao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…)

Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quảnlý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chếtrong cơ quan, doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi của pháp luật

Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ

quan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.

Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá,sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thực hiệncông tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp

Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đốitác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý

Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hộinghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức

Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xâydựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

1.6.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.

 Xây dựng các chương trình kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chứchội nghị, lễ hội,phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc,nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắtcác vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời

Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của cácphòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị,đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này

Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liênquan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài

Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnhlệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thựchiện các quyết định, mệnh lệnh đó

 Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trongtrường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

1.6.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanhnghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban

Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiệntrong cơ quan, doanh nghiệp