BÁO CÁO THỰC TẬP THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài: 1 3. Đối tượng và phạm vi của đề tài: 2 4. Bố cục của đề tài: 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆNVÀ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TINCỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 3 1.1. Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hà Nội 3 1.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển Thư viện 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư viện 4 1.1.2.1. Chức năng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ nhân sự 5 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức 5 1.1.3.2. Đội ngũ nhân sự 7 1.1.4. Vốn tài liệu và cơ sở vật chất 8 1.1.4.1. Vốn tài liệu 8 1.1.4.2. Cơ sở vật chất 10 1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 11 1.2 Tổng quan về công tác phục vụ người dùng tin 13 1.2.1 Khái niệm: 13 1.2.2 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thư viện 14 1.2.3 Nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thư viện 14 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TINTẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 16 2.1. Công tác cấp thẻ NDT tại Thư viện Đại học Hà Nội 16 2.2. Hoạt động phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội 19 2.2.1. Phương thức phục vụ người dùng tin tại thư viện 19 2.2.2. Hình thức phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội 22 2.3. Hoạt động tra cứu tin 29 2.4. Hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội 30 2.4.1. Hình thức tuyên truyền, giới thiệu trực quan 31 2.4.2. Hình thức tuyên truyền, giới thiệu miệng 32 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰMNÂNG CAO CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤTẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI 35 3.1. Nhận xét 35 3.1.1. Ưu điểm 35 3.1.2. Nhược điểm 37 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. 38 3.2.1. Hoàn thiện, nâng cao cơ sở vật chất. 38 3.2.2. Bổ sung nguồn tài liệu 39 3.2.3. Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 40 3.2.4. Phát triển đội ngũ cán bộ thư viện về số lượng cũng như chất lượng 41 3.2.5. Đào tạo người dùng tin 42 C. KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN HOÁ - THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI

–––––––––––––––––––

Họ tên sinh viên: Vũ Thị Lan

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN, BẬC CAO ĐẲNG,

HỆ CHÍNH QUYKHÓA HỌC (2014 - 2017)

Tên cơ quan: Thư viện Trường Đại học Hà Nội

Địa chỉ : Km9 Đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà NộiNgười hướng dẫn nghiệp vụ: ThS Lê Thị Thành Huế

HÀ NỘI – 2017

LỜI CẢM ƠN

***

Để đáp ứng nhu cầu học tập, trải nghiệm ngành nghề và tự đánh giá lạichính mình, được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội và sự chấp thuận của Giám đốc Thư viện Trường Đạihọc Hà Nội, tôi được về thực tập tại Thư viện từ ngày 20 tháng 03 đến ngày 16tháng 04 năm 2017

Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu Nhà trường,

Cô Lê Thị Thành Huế – Giám đốc Thư viện Trường Đại học Hà Nội; các anh,chị nhân viên thư viện; các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên Trường Đại học

Hà Nội đã đồng hành, dạy bảo và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi nghiên cứu, tiếpcận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã học mà phát huy, đồng thời biếtđược những nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt đợt thực tậplần này

Bài báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau gần một tháng thựctập tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội Trong quá trình thực tập và hoàn thànhbài báo cáo, mặc dù em đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạnchế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Mong nhận được các ý kiến đónggóp chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Vũ Thị Lan

LỜI NÓI ĐẦU

ấy vào thực tiễn Những bài học nằm ngoài giáo trình, nằm ngoài những gì bạntừng suy nghĩ sẽ dạy bạn, giúp bạn trưởng thành hơn trong việc nhìn nhận, xemxét và giải quyết vấn đề Được làm việc trong môi trường thực tế, được trao đổi

cơ hội để áp dụng những kiến thức đã học vào công việc bạn sẽ nhanh chóngnhìn thấy những lỗ hổng của bản thân để có thể tiếp tục hoàn thiện Đồng thời,với sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm tại nơi thực tập, bạn sẽ có đượcnhững bài học để tránh những sai sót trong quá trình đi làm thực tế sau này Mỗibài học nhận được từ chuyến đi thực tập chính là tài sản, là hành trang quý báu

để bạn vững bước trên con đường tương lai của chính mình

Để đáp ứng nhu cầu học tập, trải nghiệm ngành nghề và tự đánh giá lạichính mình, được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội và sự chấp thuận của Giám đốc Thư viện Trường Đạihọc Hà Nội, tôi được về thực tập tại Thư viện từ ngày 20 tháng 03 đến ngày 16tháng 04 năm 2017

Bài báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau gần một tháng thựctập tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội Trong quá trình thực tập và hoàn thànhbài báo cáo, mặc dù em đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạnchế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Mong nhận được các ý kiến đónggóp chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !!!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU

( Khung phân loại thập tiến DDC)

SP & DV Sản phẩm và dịch vụ

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài.

Thư viện chỉ trở thành thư viện thực sự khi nó bắt đầu phục vụ NDT Phục

vụ NDT là chiếc cầu nối giữa kho tài liệu của thư viện với NDT, với cán bộ thưviện Phục vụ NDT là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ một thư viện nào Càngphục vụ có hiệu quả cho nhiều NDT thì vai trò xã hội của thư viện ngày càngtăng Vì vậy nếu không có NDT thì thư viện mất đi luôn mục đích tồn tại củamình và thôi không tồn tại như một thiết chế nữa Các thư viện đang ngày càng

tự đổi mới và phát triển để nâng cao vị trí, vai trò của mình bằng cách thu hútnhiều NDT Điều này đặc biệt quan trọng đối với thư viện của các Trường Đạihọc_nơi được coi là giảng đường thứ hai của sinh viên, trong đó phải kể đếnThư viện Trường Đại học Hà Nội (TVĐHHN) TVĐHHN đã và đang nỗ lựchoàn thành xuất sắc chức năng, nhiệm vụ truyền bá tri thức, cung cấp thông tinphục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí cho các cán bộ, giảngviên, sinh viên trong và ngoài trường

Nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ NDT là một trong những vấn đề

mà bất kỳ một cơ quan thư viện nào cũng cần chú trọng, TVĐHHN cũng khôngngoại lệ Bởi hiệu quả của công tác phục vụ NDT là thước đo đánh giá khả nănghoạt động cũng như sự phát triển của mỗi cơ quan TTTV Đặc biệt trong giaiđoạn hiện nay TVĐHHN đang tiến tới xây dựng một thư viện điện tử phát triển.Vậy vấn đề làm sao thu hút được lượng NDT đến thư viện ngày càng đông, đápứng ngày càng cao đòi hỏi của sự nghiệp giáo dục ngày càng trở nên cấp bách

và là mối quan tâm hàng đầu của các cơ quan Thư viện nói chung và ởTVĐHHN nói riêng

Xuất phát từ thực tế đó tôi đã chọn đề tài: “Công tác phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội” làm đề tài báo cáo thực tập của mình.

2 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài:

- Mục đích: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụtại Thư viện Trường Đại học Hà Nội

- Nhiệm vụ:

+ Làm rõ cơ sở lý luận của công tác phục vụ

+ Nêu thực trạng công tác phục vụ tại TVĐHHN

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ

3 Đối tượng và phạm vi của đề tài:

- Đối tượng: Công tác phục vụ người dùng tin

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục

vụ người dùng tin tại Thư viện Đại Học Hà Nội

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN

VÀ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN

CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hà Nội

1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển Thư viện

Thư viện Trường Đại học Hà Nội ra đời ngay sau khi Trường ĐHHNđược thành lập (năm 1959) Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện gắnliền với lịch sử hình thành và phát triển của Trường ĐHHN

Trong những năm đầu mới thành lập, Thư viện chỉ là một tổ công tác phục

vụ tư liệu cho Nhà trường, trực thuộc phòng Giáo vụ Điều kiện hoạt động củathư viện lúc ấy rất khó khăn, cơ sở vật chất thiếu thốn, vốn tài liệu nghèo nànchủ yếu do các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa tài trợ, biếu tặng Từ đócho đến năm 2012 thư viện đã trải qua các bước phát triển như sau:

Năm 1984, lãnh đạo Nhà trường quyết định tách Tổ Tư liệu ra khỏi PhòngGiáo vụ thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu với tên gọi là: “Thưviện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”

Năm 2000, với yêu cầu đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy,nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ trong giai đoạn công nghiệp hóa-hiện đạihóa đất nước, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện với phòngThông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại họcNgoại ngữ Hà Nội” Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nângcấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụngcông nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ

Năm 2003, Thư viện đã thực hiện dự án nâng cấp, hiện đại hóa thư việntheo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới (World Bank) mức

A với mức đầu tư là 500.000 USD Ngày 5/12/2003, Trung tâm đã đi vào hoạtđộng tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặcbiệt, năm 2005, Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư

viện điện tử tích hợp Libol – một phần mềm đáp ứng tương đối đầy đủ tính năngcủa một thư viện hiện đại Hiệu quả hoạt động của Trung tâm ngày càng cao nhờnhững tiện ích mà phần mềm Libol mang lại.

Đến năm 2006, Trường đổi tên thành Đại học Hà Nội theo Quyết định số190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng Do đó, Thư viện có tênmới “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội”

Tuy nhiên, từ ngày 01/10/2010, theo quyết định số 1332/QĐ-ĐHHN của

Hiệu trưởng Trường Đại học Hà Nội, căn cứ Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động

thư viện trường đại học ban hành kèm theo Quyết định số

13/2008/QĐ-BVHTTDL của Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Trung tâm Thôngtin Thư viện Trường Đại học Hà Nội chính thức đổi tên thành “Thư viện TrườngĐại học Hà Nội” (gọi tắt là Thư viện Đại học Hà Nội – TVĐHHN)

Từ đó đến nay, TV ĐHHN đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiệnđại, đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhàtrường và góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành giáo dục đào tạo của nước

ta trong giai đoạn mới

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện

Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học (Ban

hành kèm Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/3/2008 của Bộtrưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch):

“Thư viện trường đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lí của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet,…)

1.1.2.1 Chức năng

Thư viện Trường ĐHHN là tổ chức sự nghiệp thuộc Trường, thực hiệnchức năng sau : thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thôngtin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau, cung cấp các nguồn thông tin phục

vụ cho các hoạt động của Nhà trường; đăng tải thông tin giới thiệu, quảng bá về

trường Tổ chức xây dựng và quản lý khai thác vốn tư liệu của thư viện phục vụcho công tác giảng dạy, học tập, NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viêntrong Nhà trường.

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của TVĐHHN bao gồm:

- Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin, tưliệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học củatrường

- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển thông tin theo yêu cầu nhiệm vụcủa Nhà trường

- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý,cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động và tổ chức cơ sở hạtầng thông tin

- Phục vụ thông tin tư liệu cho NDT là cán bộ, giảng viên, sinh viên trongcông tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập

- Hướng dẫn giúp NDT tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tintrên mạng

- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong Trường hoàn thành tốt việc quản

lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu trong Trường

- Thực hiện việc trao đổi, hợp tác với Liên hiệp thư viện các trường đạihọc trong và ngoài khu vực về chuyên môn nghiệp vụ thông tin - thư viện

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ nhân sự

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Thư viện Trường ĐHHN là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của ĐHHN.Thư viện phục vụ NDT thông qua việc tổ chức thư viện trung tâm và các thư việnthành viên (thực chất là các phòng tư liệu/thư viện và các tủ sách chuyên dùng)

BAN GIÁM ĐỐC

Tổ An ninh

Tổ tập huấn

và giải đáp thông tin

Tổ Marketing và tổ chức sự kiện Tổ trực kĩ thuật

Tổ Dịch vụ

Tổ nghiệp vụ thư viện

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Hà Nội

Trong đó nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban được phân chia nhưsau:

+ Ban giám đốc: có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ cáchoạt động của Trung tâm

+ Tổ Nghiệp vụ : Bổ sung tư liệu, biên mục, sưu tầm, tìm kiếm thông tintheo yêu cầu, thanh lọc tài liệu, biên soạn các sản phẩm thông tin

+ Tổ dịch vụ: Phụ trách quầy dịch vụ mượn, trả tài liệu; Quản lý tài liệu

các kho Tiếng Viêt, Chuyên ngành và Ngoại văn; Quản trị dữ liệu Libol và hỗtrợ kỹ thuật Nghiệp vụ; Trực phục vụ đọc, mượn - trả tài liệu, hướng dẫn tra cứusách, báo, tạp chí, băng đĩa, tại các phòng tư liệu; thực hiện các yêu cầu tin củangười dùng tại các phòng tư liệu

+ Tổ tập huấn và giải đáp thông tin: Hỗ trợ, hướng dẫn NDT sử dụng thưviện, tập huấn NDT sử dụng vốn tài liệu của Thư viện và mở các lớp tập huấntheo yêu cầu người dùng Tiếp nhận và trả lời những thắc mắc của NDT về nộiquy, chính sách của Thư viện, chuyển các yêu cầu tin đến đúng bộ phận trực tiếpđáp ứng yêu cầu tin đó, sắp xếp lịch tập huấn và hướng dẫn NDT lần đầu đếnThư viện

+ Tổ Maketing và tổ chức sự kiện: Giới thiệu và cung cấp các sản phẩm

và dịch vụ thông tin tới người dùng tin; chuyên tổ chức các cuộc hội thảo, hộinghị, triển lãm…liên quan đến việc quảng bá hình ảnh của thư viện

+ Tổ trực kỹ thuật: Phụ trách mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữqua mạng, cung cấp các CSDL, thực hiện một số dịch vụ: in ấn, nhân bản, biêntập bản tin điện tử, sửa chữa bảo dưỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật, tập huấnngười dùng tin sử dụng hệ thống mạng máy tính của Thư viện

+ Tổ An ninh, môi trường và trực gửi đồ: Thực hiện toàn bộ các côngviệc giám sát, phòng chống cháy nổ và mọi hành vi xâm hại khác trongphạm vi toà nhà Thư viện để bảo vệ nguyên vẹn tài sản của Thư viện cũngnhư tài sản của NDT, khách đến tham quan và làm việc tại đây, làm các côngtác vệ sinh

1.1.3.2 Đội ngũ nhân sự

Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Hà Nội có tổng số 22 cán bộ Trong

đó, có 15 thư viện viên là những người có trình độ đại học và sau đại học chuyênngành thư viện, 04 kỹ thuật viên đã được đào tạo về chuyên ngành công nghệthông tin và điện tử viễn thông, 03 cán bộ an ninh và vệ sinh môi trường

3 Cử nhân công nghệ thông tin 01

5 Cao đẳng, Trung cấp, phổ thông 05

Bảng 1.1 Trình độ chuyên môn của cán bộ Thư viện Trường Đại học Hà Nội

lớn nguồn tài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như:tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếngTây Ban Nha… Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục

vụ cho NDT trong quá trình học tập tiếng nước ngoài

Cụ thể như sau:

- Tài liệu truyền thống:

* Sách: Tổng số: 45.268 tên tài liệu; 73736 số bản tài liệu

Bảng 1.3 Tên và số bản của tài liệu truyền thống

- Tài liệu điện tử:

+ Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng:

2 CSDL toàn văn báo, tạp chí 1043

3 CSDL toàn văn luận án, luận văn 218

Bảng 1.4 Số lượng biểu ghi của các CSDL

+ Cơ sở dữ liệu nước ngoài: Thư viện có CSDL các tạp chí trực tuyến vềmột vài lĩnh vực như quản trị kinh doanh và du lịch: Development PolicyReview, International Journal Of Finance & Economics, International Review ofFinance…; công nghệ thông tin: Computer Fraud & Security, Computer Law &Security Review, Computers & Security…; ngôn ngữ: ELT Journal, Langages,Langue Française, Le français…rất được người dùng tin quan tâm và thường

xuyên truy cập Thư viện có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trênphòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này.

Tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, TiếngAnh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nga, Tiếng TâyBan Nha, Tiếng Bồ Đào Nha, Tiếng Italia, Tiếng Nhật Bản Tài liệu ngoại vănchiếm số lượng lớn trong việc phục vụ người dùng tin tại Thư viện, trong đó tàiliệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất

Tài liệu ngoại văn của Thư viện được tổ chức thành một kho riêng biệtphục vụ cho NDT Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằngnhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hoá, phong tục tậpquán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch… của các quốc gia khác nhau

Ngoài ra Thư viện còn xây dựng các tủ sách được đặt tại các khoa với sốlượng như sau:

Bảng 1.5 Số lượng tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa

Nguồn tài liệu phục vụ tại thư viện các Khoa do các Khoa chủ động bổsung từ nguồn mua hoặc nhận các nguồn tài trợ, các dự án liên kết

Theo số liệu khảo sát ý kiến của NDT về loại hình tài liệu mà NDT sửdụng thường xuyên như sau:

• Sách

• Báo - tạp chí

• Luận văn, luận án

• Đề tài NCKH

• Tài liệu điện tử

• Tài liệu khác

1.1.4.2 Cơ sở vật chất

Trang thiết bị hiện đại là yếu tố không thể thiếu đối với một Thư việntrong thời đại ngày nay Tại TVĐHHN, hệ thống trang thiết bị đã không ngừngđược đầu tư, nâng cấp và đang được khai thác khá hiệu quả

Thư viện có 4 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thíchhợp để thực hiện các chức năng: lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý truycập Internet/Intranet…

Số lượng máy nghiệp vụ là 30 chiếc, được đặt cách biệt tại các vị trí trựcphục vụ người dùng tin và tại phòng Nghiệp vụ của Thư viện Các máy này dànhcho các thư viện viên, kỹ thuật viên sử dụng Mỗi cán bộ thư viện được cấpquyền sử dụng máy tính riêng và chịu trách nhiệm về công việc được thực hiệntrên máy, về nội dung truy cập và download từ Internet tại máy của mình

Số lượng máy dành cho sinh viên, học viên tra cứu, thực hành kỹ năng tinhọc, nghe thông tin âm thanh số hoá và dành cho các mục đích tập huấn của Thưviện hoặc Nhà trường là 250 chiếc, được đặt tại các tầng của Thư viện Trong

đó, tại 2 Phòng Tra cứu thông tin mạng và Tập huấn trên tầng 3, số lượng máy làhơn 200 chiếc

Mọi máy tính đều được kết nối mạng LAN và mạng Internet và phần lớntrong số đó có kèm tai nghe cá nhân

Ngoài hệ thống máy tính, Thư viện còn lắp đặt một hệ thống camera anninh để kiểm soát việc ra vào Thư viện và việc tìm kiếm, sử dụng tài liệu tại cáckho mở, sử dụng trang thiết bị tại các phòng máy tính

Bên cạnh đó, hệ thống cổng từ và các máy in mã vạch, máy đọc mã vạch,máy nạp - khử từ, hệ thống điều hoà không khí cũng được trang bị, để hỗ trợ cáccán bộ Thư viện bảo quản tài liệu và tiến hành các khâu phục vụ của Thư viện

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin Đó là đối tượng phục

vụ của các cơ quan TT-TV NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin,đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới Việc tìm hiểu đối tượngNDT và NCT của họ sẽ giúp thư viện có những biện pháp cải tiến công tác phục

vụ với những hình thức phục vụ đem lại hiệu quả cao nhất, thỏa mãn đầy đủ nhucầu tài liệu cho NDT

Qua khảo sát thực tế cho thấy, tại TV ĐHHN có 3 nhóm NDT chủ yếunhư sau:

về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, văn hoá… trong và ngoài nước, thông tin

về yêu cầu phát triển của các địa phương, các đơn vị kinh tế, xã hội… để từ đó

ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong quá trình lãnh đạo, quản lý nhàtrường và hoàn thành tốt các nhiệm vụ của các phòng ban, khoa, tổ bộ môn Đặcbiệt, tại trường Đại học Hà Nội, tất cả cán bộ lãnh đạo, quản lý đều có khả năng

sử dụng ít nhất một ngoại ngữ: Tiếng Anh hoặc tiếng Nga, phần lớn trong số này

có thể sử dụng từ 2 ngoại ngữ trở lên Do vậy, thông tin được ghi bằng các ngônngữ khác cũng thường được họ khai thác

+ Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy:

Là lực lượng nòng cốt của nhà trường Nhu cầu của đội ngũ giảng viênchủ yếu là những thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực đào tạo của trường, vềcác môn khoa học do họ đang trực tiếp tham gia giảng dạy để phục vụ chonghiên cứu khoa học, biên soạn giáo trình, giáo án, bài giảng và nâng cao trình

độ chuyên môn của mình Một số giảng viên cũng đồng thời là người quản lýhay cán bộ của các phòng ban, khoa, tổ bộ môn Vì vậy, họ cũng cần nhữngthông tin khác để tham mưu cho Ban Giám hiệu và giúp việc trực tiếp cho

những người quản lý, lãnh đạo khác Ngoài ra, nhóm người dùng tin này còn cầnđến một số thông tin để giải trí và mở rộng tầm hiểu biết xã hội Các loại tài liệu

họ cần chủ yếu là: kỷ yếu các hội nghị, hội thảo khoa học, các tài liệu cụ thể cầnthiết như giáo trình, tài liệu hướng dẫn giảng dạy…

- Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh: Thành phần của nhóm

này chủ yếu là giáo viên đang giảng dạy ngoại ngữ tại các trường học, trườngđại học và cao đẳng, trung cấp… trên địa bàn thành phố Hà Nội và các địaphương khác Họ có nhu cầu lớn về các giáo trình tiếng nước ngoài, tài liệu vềphương pháp giảng dạy mới và kiến thức lý luận về ngôn ngữ cũng như phươngpháp thực hiện nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học ngôn ngữ

- Nhóm 3 : Sinh viên:

+ Sinh viên chính quy : Là những người đang học tập tại các khoa đào tạo

của trường: Khoa Đào tạo Đại cương, Khoa Quản trị Kinh doanh – Du lịch,Khoa Công nghệ thông tin, Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu, đông đảo vàthường xuyên nhất của Thư viện trường Đại học Hà Nội Đây cũng là nhómngười dùng tin có đặc điểm riêng biệt và dễ có sự biến đổi nhu cầu tin Sinh viêncủa trường cần nhiều thông tin về các chuyên ngành khoa học, thông tin đượcthể hiện bằng nhiều loại hình ngôn ngữ khác nhau và họ thường đưa các yêu cầutin trải rộng từ các tài liệu giáo khoa, giáo trình, đến các tài liệu mang tính chấtnghiên cứu, tham khảo phục vụ cho quá trình học tập của họ tại trường và cũng

có không ít yêu cầu tin mang tính chất giải trí đa dạng, phong phú

+ Sinh viên tại chức và Sinh viên dự án Hai nhóm này được quyền mượn

tài liệu học tập về nhà tham khảo nhưng phải đặt cược theo giá trị tài liệu mà họmượn Đây là những NDT có rất ít thời gian đến Thư viện, nhưng nhu cầu tincủa họ lại rất đa dạng và thường có sự thay đổi

Nhóm Sinh viên tại chức sử dụng nhiều nhất là tài liệu tra cứu (chủ yếu là

từ điển các thứ tiếng) và nhóm này thường xuyên sử dụng các sản phẩm, dịch vụcủa Thư viện như: Các Bản tin luyện dịch do Thư viện phát hành, dịch vụ saochụp tài liệu, dịch vụ tư vấn thông tin…

Nhóm sinh viên dự án gồm các sinh viên dự án ngắn hạn (có thời gian học

tập tại trường là dưới 6 tháng) và sinh viên dự án dài hạn Những sinh viên này

ít khi đến Thư viện Nhu cầu tin của nhóm này tương đối đa dạng và phải làthông tin có chất lượng cao, được viết bằng các ngôn ngữ khác

1.2 Tổng quan về công tác phục vụ người dùng tin

1.2.1 Khái niệm:

Công tác phục vụ NDT là hoạt động quan trọng đối với bất kỳ một cơquan TT-TV nào, trong đó bao gồm các hình thức, phương pháp phục vụ vàtuyên truyền, giới thiệu tài liệu, hướng dẫn NDT nhằm thỏa mãn nhu cầu tin,tăng hứng thú đọc sách của NDT trong và ngoài thư viện Là thước đo hiệu quảchất lượng hoạt động của một cơ quan TT- TV

Đây chính là khâu cuối cùng nhằm đáp ứng hiệu quả nhanh chóng, chínhxác nhu cầu NDT; Công tác này là cầu nối trực tiếp, hiệu quả giữa các cơ quan

TT – TV và NDT giúp cho họ có thể tìm hiểu, khai thác những vấn đề mà họ cầnnghiên cứu một cách kịp thời và hiệu quả Giúp truyền bá tri thức, văn hóa nhưđúng vai trò chức năng của một cơ quan và thiết chế văn hóa quan trọng trong

xã hội

Nhiệm vụ của mọi thư viện là phải làm sao thu hút được lượng NDT đếnthư viện ngày càng đông, đáp ứng ngày càng cao đòi hỏi của xã hội Ngày naythư viện cũng phải tìm đến với NDT để làm sao phát huy được hết giá trị khotàng tri thức có trong thư viện

1.2.2 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thư viện

Trong hoạt động TT- TV, công tác phục vụ NDT có vai trò sau: Công tácphục vụ NDT tạo điều kiện đưa tài nguyên vào vận hành có mục đích và ý nghĩa

để giải quyết mối quan hệ giữa NDT và vốn tài liệu thư viện

Phục vụ NDT là cơ sở để kiểm tra, đánh giá các khâu hoạt động TT-TV,phục vụ NDT là bề nổi có tính chất quyết định sự tồn tại và phát triển của thưviện

Các công đoạn nghiệp vụ thư viện cho dù có chuẩn bị tốt mà không đượcđưa ra vận hành sẽ không có ý nghĩa Bởi công tác phục vụ NDT liên quan, chiphối toàn bộ các khâu công tác khác của thư viện Thông qua công tác này đểthư viện đáp ứng và thỏa mãn mọi nhu cầu về thông tin, tài liệu của NDT bằng

việc sử dụng các công cụ tra cứu: hệ thống mục lục, các sản phẩm thông tin…truyền thống, hiện đại để tìm kiếm thông tin, tài liệu cho mình.

Trên cơ sở đó thư viện có thể định hướng đúng đối tượng NDT, góp phầntích cực vào công tác học tập, nghiên cứu, nâng cao hiểu biết cho NDT Côngtác này được xem là tấm gương phản ánh đầy đủ và rõ nét về hiệu quả hoạt độngcủa một cơ quan TT-TV

1.2.3 Nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thư viện

Trong hoạt động Thông tin – Thư viện nhiệm vụ cơ bản của công tác phục

vụ NDT là:

- Giúp cho NDT lựa chọn nhanh chóng, chính xác và đúng hướng nhữngtài liệu , thông tin mà họ cần, phù hợp với nhu cầu của họ thông qua vốn tài liệucủa thư viện đã xây dựng, cùng với các công cụ tra cứu

- Tuyên truyền giới thiệu những sách báo cần thiết, tốt nhất cho từngngười, từng nhóm người hoặc toàn thể NDT khi họ đến sử dụng thư viện

- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, nói chuyện giới thiệu tài liệu, mạnđàm, trao đổi chủ đề nhân những sự kiện lớn

- Giới thiệu các tài liệu mang tính thời sự, có giá trị thông tin cao (báo, tạpchí, tin nhanh…) tài liệu phục vụ cho việc giải trí, nâng cao đời sống văn hóa,tinh thần (tác phẩm văn học, sách nhạc…) cho NDT

- Hướng dẫn đọc sách đúng phương pháp, đúng đối tượng, đúng mục tiêuquan điểm của Đảng, đọc có hệ thống và hiệu quả Không đọc tài liệu có nộidung sai lệch, không lành mạnh

- Xây dựng thói quen đọc sách báo, xây dựng văn hóa đọc cho NDT…

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1 Công tác cấp thẻ NDT tại Thư viện Đại học Hà Nội

Công tác cấp thẻ NDT tại TVĐHHN do tổ trực kỹ thuật đảm nhiệm Việccấp thẻ NDT cũng đồng nghĩa với việc bạn được quyền sử dụng thư viện Đốivới sinh viên hệ chính quy thực hiện 3 chung: thẻ thư viện, thẻ sinh viên và thẻliên kết ngân hàng là một Học viên cao học, sinh viên dự án, sinh viên tại chức

sẽ thực hiện 2 chung: thẻ sinh viên đồng thời là thẻ thư viện Nhưng muốn chínhthức trở thành NDT của thư viện NDT bắt buộc phải thực hiện quy trình sau:

Bước 1: Đăng ký tham gia lớp Tập huấn sử dụng thư viện tại quầy Tiếpnhận và trả lời thông tin tầng 1 Ưu tiên đăng ký theo lớp Bắt buộc NDT phảimang một trong số các loại thẻ: thẻ sinh viên, thẻ cán bộ đến đăng ký làm thủtục đăng nhập

Bước 2: Tham gia tập huấn: NDT bắt buộc phải qua lớp tập huấn sử dụng

tư liệu mở và sử dụng mạng máy tính Thư viện tổ chức các lớp tập huấn nàygiúp NDT sử dụng thư viện một cách hiệu quả nhất Nội dung tập huấn baogồm:

+ Tập huấn sử dụng các phòng tư liệu: NDT sẽ được giới thiệu sơ lược vềthư viện, về cách tổ chức, sắp xếp tài liệu và nội quy sử dụng phòng tư liệu vàcách tra cứu thông tin tư liệu trên máy tính

+ Tập huấn sử dụng thông tin mạng: NDT sẽ được giới thiệu về mạngmáy tính của thư viện, về các CSDL điện tử và cách khai thác các nguồn thôngtin điện tử, về nội quy và cách bảo mật thông tin

Bước 3: Làm bài kiểm tra trắc nghiệm về cách tra cứu tư liệu và cách sửdụng mạng máy tính (khoảng 30 phút) Số điểm cần đạt từ 80% trở lên

Nếu người tham dự đạt từ 80% số điểm trở lên sẽ được đăng nhập vào hệthống quản lý NDT của thư viện và được cấp quyền sử dụng theo quy định Nếuchưa đạt điểm số yêu cầu, bạn sẽ phải tham gia tập huấn lại (Đăng ký vào bất kỳthời gian nào)

Nếu NDT mất thẻ thì quay lại quầy trả lời và giải đáp thông tin tại tầng 1

để làm thủ tục cấp lại thẻ (không quá 03 lần)

Để đảm bảo cho công tác phục vụ NDT hiệu quả và nề nếp, TVĐHHNđưa ra nội quy sử dụng Thư viện với những nội dung sau:

Về trách nhiệm của người dùng tin bao gồm:

• Không cho mượn hoặc sử dụng thẻ của người khác Xuất trình thẻ, các tài liệu,túi xách và các vật khác khi có yêu cầu kiểm tra của cán bộ Thư viện

• Không gây trở ngại cho những người sử dụng khác trong việc sử dụng Thưviện.Không làm hư hại các tài nguyên thông tin, thiết bị của Thư viện

• Không giữ chỗ, hoặc để tài liệu lại và rời khỏi chỗ ngồi quá 30 phút

• Giữ trật tự, an ninh, an toàn cháy nổ và vệ sinh môi trường Không hút thuốc lá,

ăn uống, dán quảng cáo, mang súc vật, vật gây cháy, hoá chất, vũ khí…trongThư viện

• Chụp ảnh, quay phim trong toà nhà Thư viện phải được sự đồng ý của Ban Giámđốc

• Việc sử dụng mạng Internet phải tuân theo quy định của pháp luật, nghiêm cấmviệc truy cập và truyền bá các thông tin có hại

• Tự bảo vệ dữ liệu, thông tin cá nhân, tài khoản và mật khẩu được cấp; thay đổimật khẩu thường kỳ; tuân thủ các chính sách và phương thức đảm bảo an ninh

đã được thiết lập để kiểm soát việc truy cập và sử dụng các dữ liệu Lưu ý là tất

cả các tài liệu cần lưu trữ của người sử dụng đều phải ghi vào đĩa mềm hoặc cácthiết bị lưu trữ cá nhân (USB, ) và nên đặt mật khẩu cho các tập tin này

Những hành vi sau đây có thể dẫn đến việc đình chỉ quyền sử dụng Thưviện, bồi thường thiệt hại và truy cứu trách nhiệm về mặt pháp luật (đông thời cóthể bị đình chỉ hoặc buộc thôi học):

o Cố ý làm hư hỏng tài liệu hoặc mang tài liệu ra khỏi Thư viện mà không ghimượn

o Cố ý gây thiệt hại về mặt vật chất đối với các trang thiết bị và hệ thống mạng

o Cố ý tham khảo, sao chép, sửa đổi, phá hoại các tập tin và dữ liệu của ngườikhác mà không có sự đồng ý của chủ nhân, dù cho nó có được bảo vệ bằng mật

khẩu hay không.

o Cố ý gây ra trở ngại và tình trạng gián đoạn trong việc sử dụng các trang thiết bị

và dịch vụ của hệ thống, ví dụ gửi thư rác, phát triển và sử dụng các phần mềmmáy tính, truyền hoặc download dữ liệu gây hại cho hệ thống của Thư viện vàcủa Trường

o Cố ý phát triển hoặc sử dụng các thiết bị, phần mềm hoặc cơ chế khác để tránhkhông trả tiền cho các dịch vụ có thu phí

o Sử dụng các tài khoản và mật khẩu trái phép, hoặc cho người khác sử dụng tàikhoản và mật khẩu của mình;

o Có các hành động gây khó chịu, phiền hà cho người khác ví dụ gửi các thôngtin, tranh ảnh bất lịch sự, các lời đe doạ, xâm phạm sự riêng tư của người khác;

o Truy cập tới các thông tin có giới hạn về đối tượng sử dụng mà không được sựđồng ý của Nhà trường và của Thư viện;

o Truy cập, lưu trữ và truyền bá các thông tin vi phạm các qui định của pháp luật,

ví dụ tài liệu phản động, khiêu dâm, kích động bạo lực

o Chơi games, chat & các hoạt động mang tính giải trí

o Quảng cáo mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Trường;

o Tự ý cài đặt thêm các chương trình, phần mềm, can thiệp vào phần cứng vàphầm mềm cài đặt sẵn, tự ý dịch chuyển, tháo lắp các trang thiết bị mà không có

sự đồng ý của Thư viện

o Phát hiện và nhận biết các hành động vi phạm nhưng bao che, không thông báocho cán bộ trực

Nếu NDT vi phạm có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:

• Mượn quá hạn: Phạt 2.000đ/ngày quá hạn

• Sinh viên năm cuối chưa trả hết tài liệu và chưa hoàn tất các thủ tục với Thưviện sẽ không được nhận bằng tốt nghiệp

• Nếu làm hư hại tài liệu trong qúa trình sử dụng mà Thư viện phải sửa chữa,phục hồi (sách long bìa, nhàu nát, bôi bẩn, viết vẽ, gấp trang…) thì người

sử dụng phải chịu mọi phí tổn và bị khoá mã sử dụng trong vòng 01 tuần

• Nếu làm mất hoặc làm hư hỏng tài liệu đến mức không có khả năng sửa chữa,

phục hồi, người sử dụng phải đền số tiền trị giá bằng 03 lần giá trị hiện thời củatài liệu đó, đồng thời bị khoá quyền sử dụng 01 tháng Làm mất tài liệu quá 03lần trong 01 năm sẽ bị đình chỉ sử dụng vĩnh viễn

• Trong từng trường hợp vi phạm, Thư viện có thể đề nghị Nhà trường có nhữnghình thức kỷ luật bổ sung như hoãn thi hoặc không phát bằng tốt nghiệp…

• Nếu sử dụng thẻ thư viện của người khác, cả người cho mượn thẻ và ngườimượn thẻ đều bị đình chỉ quyền sử dụng Thư viện trong 2 tháng và Thư viện sẽtiến hành gửi thông báo về Khoa

• Nếu mang tài liệu ra khỏi Thư viện mà không làm thủ tục mượn thì NDT sẽ bịphạt tiền gấp 05 lần giá trị tài liệu, tước quyền sử dụng Thư viện vĩnh viễn và sẽ

bị thông báo về Khoa để thi hành kỷ luật

• Các sai phạm khác tuỳ theo mức độ sẽ bị lập “Phiếu xử lý vi phạm” và tạm thờigiữ thẻ và gửi lên BGĐ xử lý

Cần lưu ý rằng: Sau 10 ngày sau khi kết thúc khóa học hoặc hợp đồng làmviệc với Nhà trường, thẻ thư viện của họ sẽ bị khóa Với trường hợp NDT họctiếp chương trình thì sẽ trực tiếp đến thư viện để gia hạn quyền sử dụng

2.2 Hoạt động phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội

2.2.1 Phương thức phục vụ người dùng tin tại thư viện

Từ cuối năm 2003 đến nay Thư viện đã áp dụng phương thức phục vụNDT theo kiểu “kho mở” cho nhiều loại hình kho tài liệu khác nhau

Theo phương thức phục vụ này người đọc sẽ tiếp xúc trực tiếp với kho tàiliệu của thư viện, tự mình lựa chọn tài liệu mà không cần thông qua cán bộ thưviện Như vậy NDT sẽ không phải viết phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi cán

bộ thư viện lấy tài liệu Thêm vào đó NDT có thể xem lướt tài liệu và tham khảonhững tài liệu khác liên quan để tìm được tài liệu ưng ý một cách nhanh chóng

Từ hè năm 2009- 2010 đến nay, thư viện bắt đầu thực hiện phương thức

“mở một cửa” Tức là NDT chỉ phải quét thẻ một lần khi vào thư viện (trongmột lượt sử dụng), sau đó sẽ được tự do mượn, đọc tại chỗ bất cứ các tài liệutrong các kho tài liệu NDT có thắc mắc hay yêu cầu gì thì liên hệ với cán bộ tạiquầy phục vụ tầng 1

Vốn tài liệu của TV khá phong phú và tiềm năng, cung cấp nguồn lựcthông tin đa chiều, đa dạng, tạo sự lôi cuốn đối với NDT về những kiến thức cầnthiết cho học tập, nghiên cứu và giảng dạy Và đây cũng là điều kiện để TV tiếnhành phục vụ kho mở toàn phần Các phòng tài liệu mở của thư viện bao gồm:

+ Phòng ngoại văn

+ Phòng Tiếng Việt

+ Phòng chuyên ngành

+ Phòng Luận văn, luận án

Nội dung vốn tài liệu trong các Phòng như sau:

Tại Phòng tiếng Việt có các tài liệu Tài liệu tiếng Việt về nhiều lĩnh vựcnhư: Văn học, Chính trị, Khoa học xã hội, khoa học tự nhiên…

Tại Phòng ngoại văn có các tài liệu tiếng nước ngoài như: Anh, Nga,Pháp, Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha, Italia, Bồ ĐàoNha, nhưng chủ yếu là tiếng Anh Trong đó các tài liệu viết về nhiều lĩnh vựckhác nhau nội dung như khung phân loại DDC

Tầng 2: Là Phòng tài liệu chuyên ngành bao gồm: Tài liệu chuyên ngành:Quản trị kinh doanh; Quốc tế học; Du lịch; Tài chính ngân hàng, Công nghệthông tin…,Tài liệu luyện nghe, Tài liệu tra cứu: Từ điển bách khoa, từ điểnchuyên ngành, từ điển ngôn ngữ…

Tầng 4: Phòng Luận văn, luận án bao gồm: Luận án, luận văn, Báocáo nghiên cứu khoa học của các khoa đào tạo tại trường ĐHHN, Tạp chíngoại văn

NDT sẽ dựa vào ký hiệu xếp giá để tìm TL theo nhu cầu của mình Kýhiệu xếp giá là ký hiệu in trên gáy sách giúp người dùng tìm được tài liệu xếptrên giá của thư viện TVĐHHN sử dụng hệ thống phân loại thập phân Deweygọi tắt là DDC để tạo số xếp giá cho tài liệu

000 = KH máy tính, thông tin học &

tài liệu tổng quát

500 = KH Tự nhiên & toán học

100 = Triết học và Tâm lý học 600 = Công nghệ

AN= Kho Tiếng Anh 512.13 = Thành ngữ tiếng Anh KAU = Ba chữ cái của đầu tên tác giả

300 = Khoa học xã hội 800 = Văn học và Tu từ

400 = Ngôn ngữ 900 = Lịch sử và Địa lý

Ký hiệu xếp giá bao gồm: ký hiệu kho, số phân loại thể hiện cho chủ đềcủa tài liệu, và ba chữ cái đầu tiên của tên tác giả hoặc tên sách

Hình 2.1 Ký hiệu xếp giá của tài liệu tại Thư viện Đại học Hà Nội

Thư viện đã in các lĩnh vực môn loại của bảng phân loại này với hai ngônngữ Anh- Việt song song và treo trên đầu giá sách của mỗi phòng phục vụ Nhưvậy rất thuận tiện cho NDT tra tìm TL

Tài liệu được chia theo kho và sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số phânloại, từ trái sang phải và từ trên xuống dưới Các tài liệu có cùng chủ đề sẽ đượcxếp ở gần nhau Ký hiệu kho của tài liệu tại TVĐHHN được thể hiện: CN_ Khochuyên ngành; TV_ Kho Tiếng Việt; còn trong kho ngoại văn ký hiệu kho tươngđồng với ngôn ngữ của tài liệu: Tài liệu tiếng Anh (AN), Tài liệu tiếng Pháp(PH), tiếng Italia (IT), Hàn Quốc (HQ), Nhật Bản (NB)…

Quy trình sử dụng nguồn tài liệu của thư viện như sau:

• Trước khi vào thư viện NDT tự gửi đồ tại Quầy gửi đồ (không gửi những tài sản

có giá trị: tiền mặt, máy tính xách tay, đồ trang sức…)

• NDT đăng nhập sử dụng thư viện bằng thẻ NDT tại Điểm quét thẻ tầng 1 Nếu

có cảnh báo, vui lòng liên hệ với Quầy An ninh- tầng 1 (Muốn đăng nhập sửdụng thư viện phải thực hiện các quy trình của công tác cấp thẻ như đã nhắc đếntrong mục 2.1)