Công tác Quản trị Văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1.LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN 4 1.1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 4 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 5 1.2.Khái quát về UBND huyện Nậm Nhùn 6 1.2.1.Lịch sử hình thành 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn. 7 1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 11 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁCQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN 12 2.1. Điều kiện làm việc của văn phòng UBND 12 2.1.1. Một số trang thiết bị văn phòng chính 12 2.1.2. Môi trường làm việc của văn phòng 12 2.2. Công tác điều hành của UBND hyện Nậm Nhùn 13 2.2.1. Xây dựng kế hoạch, lịch công tác 13 2.2.2. Công tác tổ chức, xây dựng nội quy, quy định 13 2.3. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 14 2.3.1. Quản lí văn bản đi, văn bản đến 14 2.3.2. Quản lí sử dụng con dấu 18 2.4. Nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 20 2.4.1. Những quy định hiện hành về nghi thức nhà nước 20 2.4.2. Đánh giá văn hóa công sở tại cơ quan 22 Tiểu kết 23 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN 24 3.1. Một số nhận xét về công tác văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn. 24 3.1.1.Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 24 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn 24 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện bộ máy nhân sự 24 3.2.2. Nâng cao cơ sở vật chất trang thiết bị 25 3.2.3. Cải thiện lề lối, môi trường làm việc 27 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO vào công tác văn phòng 27 Tiểu kết 29 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do tôi tìm hiểu, tổng hợp, phântích và hoàn thành.Những thông tin và nội dung nêu trong đề tài đều dựa trênnghiên cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn Tôi xin chịu hoàntoàn trách nhiệm về lời cam đoan và nội dung bài nghiên cứu của mình

Hà nội, ngày tháng năm 2017

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô giáo của Khoa Quản trị Văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích trongquá trình học tập và tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình làm bài nghiên cứu

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân, người đãgiành thời gian, tâm huyết để giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm bài nghiêncứu

Do thời gian tìm hiểu có hạn và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài nghiêncứu không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm Vì vậy, tôi rất mong nhận được

sự góp ý của quý thầy, cô giáo để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn nữa

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Viết đầy đủ

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác Quản trị Văn phòng đối với cơquan tổ chức doanh nghiệp Công tác Quản trị Văn phòng được coi là “bộ nhớ’’trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, với nhiệm vụ, chức năng

là thực hiện tham mưu, tổng hợp và hậu cần cho lãnh đạo, hoạt động của vănphòng đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được vận hành ổn định

từ việc hậu cần, chăm lo đời sống cán bộ nhân viên Duy trì và phát triển hoạtđộng của cơ quan, doanh ngiệp được vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lođời sống cán bộ, nhân viên

Xuất phát từ tình hình thực tiễn hiện nay về công tác Quản trị Văn phòngtại UBND huyện Nậm Nhùn và bằng những kiến thức đã được học trên nhàtrường đã thôi thúc tôi thực hiện đề tài “ Công tác Quản trị Văn phòng tạiUBND huyện Nậm Nhùn’’

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về các vấn đề hành chính văn phòng, văn phòng hay quản trịvăn phòng, ta có thể kể đến các công trình và đề tài nghiên cứu sau:

Vương Thị Kim Thanh: “ Quản trị Hành chính văn phòng’’, NXB Thống

kê Hà Nội, 2009 Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinhnghiệm, cập nhật những quy định mới, nhằm giúp bạn đọc hiểu được nhữngkhó khăn trong công tác quản trị văn phòng;

Giáo trình “Quản trị văn phòng’’ của Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ

Văn Ngọc , Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh, 2015 Trình bày những vấn đề

cơ bản về văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổchức ;

Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiêncứu về công tác Quản trị văn phòng tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chínhnhà nước và tại trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn MaiLan - Trường Đại học Xã hội và Nhân văn là “Tìm hiểu công tác Quản trị vănphòng tại UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập của tác giả Đỗ Cường Phú –KH6TC36 “ Công tác Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa;

Tuy nhiên các đề tài chỉ nghiên cứu khái quát và chưa tìm hiểu hết đượctất cả các khía cạnh của công tác Quản trị văn phòng và cho đến năm 2017 chưa

có một đề tài nào nghiên cứu đầy đủ về công tác Quản trị văn phòng tại UBNNhuyện Nậm Nhùn vì vậy tôi đã chọn đề tài “Công tác quản trị Văn phòng tạiUBNN huyện Nậm Nhùn’’ để làm đề tài nghiên cứu của mình

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nâng cao công tác Quản trị Văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn

- Tìm hiểu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng

- Tìm ra ưu điểm, hạn chế trong công tác quản trị văn phòng tại UBNDhuyện Nậm Nhùn

- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lýcông tác quản trị văn phòng

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những hoạt động liên quan đến côngtác quản trị văn phòng

Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu phạm vi tại UBND huyện Nậm Nhùn

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩaMác-lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh thì đề tài còn sử dụng các phương pháp

nghiên cứu khác như: Phương pháp quan sát; phương pháp thống kê; phươngpháp phỏng vấn đối thoại.

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 03 chương:

Chương 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂNPHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠIUBND HUYỆN NẬM NHÙN

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN

Chương 1

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI

QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN 1.1 Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng

1.1.1 Khái niệm

Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về văn phòng:

Tại cuốn Giáo trình môn Quản trị văn phòng tác giả PGS.TS Nguyễn HữuTri: Văn phòng được hiểu như sau:

- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): ‘‘Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức”.[2;10]

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): ‘‘Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau,nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơbản: tham mưu tổng hợp và hậu cần.

*Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu tổng hợp là hoạt đông trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếmnhững hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất Chủ thể

là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tạiđộc lập tương đối với chủ thể quản lý Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộphận tham mưu tại văn phòng Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợpcác thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lí, sửdụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại vănphòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từngvấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Để cóđược những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếpnhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hập

*Chức năng hậu cần

Đảm bảo cơ sỏ vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong cơquan, đơn vị, tổ chức, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kếhoạch đề ra

Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động đểnâng cao hiệu quả năng suất làm việc

Nội dung của công tác hậu cần gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lươngchính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương, công tác phí, sửa chữa lớn,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ:

*Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, thực hiện các công việc:

-Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kếhoạch công tác

-Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng, bộ phận thuộcvăn phòng.

-Xây dựng nội quy, quy chế cho cơ quan và văn phòng

-Đảm bảo công tác thông tin liên lạc

-Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ

-Tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan

-Tổ chức hội nghị, hội thảo

-Thực hiện công tác thi đua khen thưởng

*Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc hậu cần:

-Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác hành chính của

cơ quan

-Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh

-Tổ chức phòng làm việc khoa học

-Tổ chức thực hiện công tác hành chính

-Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại

1.2.Khái quát về UBND huyện Nậm Nhùn

1.2.1.Lịch sử hình thành

UBND huyện Nậm Nhùn ( Phụ lục 01 )

Huyện Nậm Nhùn là một huyện của tỉnh Lai Châu, được thành lập từngày 2 tháng 11 năm 2012 theo nghị định số 71/NĐ-CP của Chính phủ ViệtNam từ một phần diện tích của huyện Mường Tè cũ và một phần của huyện Sìn

Hồ cũ

Huyện có diện tích là 1388,0839 km2 với dân số 24.165 người (Năm2012) Huyện Nậm Nhùn gồm 1 thị trấn và 10 xã là Thị trấn Nậm Nhùn và cácxã: Mường Mô, Hua Bum, Nậm Manh, Nậm Chà, Nậm Hàng, Lê Lợi, Pú Đao,Nậm Ban, Nậm Pì và Trung Chải

Huyện Nậm Nhùn giáp với huyện Sìn Hồ ở phía đông, ở phía Tây NậmNhùn giáp với Mường Nhé (Điện Biên), ở phía Nam Nậm Nhùn giáp vớiMường Lay (Điện Biên), ở phía Bắc Nậm Nhùn giáp với tỉnh Vân Nam củaTrung Quốc

Thời tiết Nậm Nhùn diễn biến phức tạp, chia thành 2 mùa rõ dệt là mùamưa và mùa khô.

Huyện có 70 bản, với 11 dân tộc khác nhau cùng sinh sống, gồm:Hoa,Thái, Dao, Kinh, Khơ Mú, Mông, Mảng, Cống, Hà Nhì, Tày, Mường Kinh

tế huyện chủ yếu là sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp Hiện nay đãhuyện có sự phát triển nhưng một số lĩnh vực có biểu hiện chưa bền vững, một

số xã còn gặp nhiều khó khăn

Nậm Nhùn là điểm đến tiềm năng đối với khách du lịch, đến đây, dukhách cảm nhận những nét văn hóa còn vô cùng đậm đà đến mức hoang nguyêncủa đồng bào trong những trang phục thổ cẩm xúng xính của các chị, các cô,những bài ca, điệu múa mô tả các động tác khỏe khoắn Huyện có lòng hồ thủyđiện lớn nhất cả nước, thủy điện Lai Châu là công trình trọng điểm quốc gia ViệtNam, xây dựng trên chính dòng sông Đà tại xã Nậm Hàng huyện Nậm Nhùntỉnh Lai Châu, Việt Nam

Ngoài ra trên địa bàn huyện có một mạng lưới cơ sở hạ tầng phục vụdân trí phúc lợi như Trường học, bệnh viện, phục vụ tốt đời sống của nhân dânđịa phương

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn.

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan ban chấp hành của HĐND, cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và

cơ quan cấp trên.UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ chương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng

an ninh và thực hiện chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương đến cơ sở

* Trong lĩnh vực kinh tế

Uỷ ban nhân dân, thị trấn Nậm Nhùn thực hiện những nhiệm vụ, quyềnhạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạchđó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơquan tài chính cấp trên trực tiếp

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn thị trấn và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảođảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp.

Ủy ban thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,

bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

*Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải

Uỷ ban nhân dân thị trấn Nậm Nhùn thực hiện những nhiệm vụ, quyềnhạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

*Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Uỷ ban nhân dân thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảmthực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôngiáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp

luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

về thực trạng, nguyên nhân và tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác vănphòng tại UBND huyện Nậm Nhùn ở chương 2 và chương 3 dưới đây

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN

2.1 Điều kiện làm việc của văn phòng UBND

2.1.1 Một số trang thiết bị văn phòng chính (Phụ lục 03 )

Trang thiết bị văn phòng càng được trang bị đầy đủ thì năng suất hoànthành công việc cũng sẽ tăng cao đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc đượchoàn thành hiệu quả Máy móc thiết bị được trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợpvới nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng suất lao động tăng lên Tại UBNDhuyện Nậm Nhùn các trang thiết bị các phòng được trang bị khá đầy đủ bao gồmcác loại sau:

-Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt

các thông tin xử lý như: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại

- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, cácloại fill đựng hồ sơ

- Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của văn phòng được diễn rabình thường, an toàn và hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thônggió, thiết bị chiếu sáng

2.1.2 Môi trường làm việc của văn phòng

Lãnh đạo cơ quan đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người làyếu tố thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi đểcho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huyđược hết khả năng của mỗi cá nhân như: trang bị các phần mềm tiên tiến phục

vụ cho công việc, tạo điều kiện thuận lợi nhất để cán bộ công nhân viên đi họctập, công tác

Bên cạnh đó UBND huyện Nậm Nhùn cũng không ngừng chăm lo đờisống tinh thần cũng như vật chất cho người công nhân viên trong cơ quan Cóchế độ ưu tiên đối với phụ nữ, các chế độ phúc lợi xã hội Tạo bầu không khílàm việc vui vẻ hòa đồng giữa mọi người trong cơ quan

2.2 Công tác điều hành của UBND hyện Nậm Nhùn

2.2.1 Xây dựng kế hoạch, lịch công tác

*Mục đích

- Đảm bảo khai thác một cách tối ưu chi phí thấp nhất các nguồn lực mà

tổ chức đơn vị đang sử dụng hoặc có thể khai thác trong tương lai

- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định,tạo khả năng kiểm soát cho mọi hoạt động một cách chặt chẽ

- Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môitrường

*Yêu cầu

Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Xây dựng chương trình kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổchức;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phải được ưu tiên trong số các nhiệm

vụ của các nhà quản lý;

- Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả

* Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch

- Bước 1: Chuẩn bị xây dựng chương trình, kế hoạch (Thu thập thông tin);

- Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo;

- Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình kế hoạch dự thảo;

- Bước 4: Thảo luận thông qua chương trình, kế hoạch dự thảo;

- Bước 5: Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị

2.2.2 Công tác tổ chức, xây dựng nội quy, quy định

*Công tác tiếp khách

Trong việc tiếp khách văn phòng công ty đóng một vai trò quan trọng.Vănphòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹngặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng kháchlớn xin gặp Giám đốc.Với những trường hợp đột xuất lãnh đạo không tiếp kháchđược thì văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảogiữ uy tín cho lãnh đạo và công ty

Văn phòng luôn đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi

có khách đến làm việc với lãnh đạo.Ngoài ra văn phòng cũng chịu trách nhiệmđặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đãi đối với những khách quan trọng hoặc khách ở xađến

Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là:-Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách

- Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạnnhư: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc,trao đổi công việc

* Công tác giao tiếp, văn hóa công sở

1 Không chơi game, đánh cờ, đánh bài, chơi thể thao, uống rượu bia, hútthuốc, sử dụng chất kích thích trong khu vực làm việc

2 Không nghe nhạc, nói chuyện riêng, vào mạng xã hội hoặc các website

để đọc báo trong giờ làm việc

3 Không ăn uống trong khu vực làm việc, nhân viên chỉ ăn trong khu vựcquy định là bàn ăn và tuân thủ chặt chẽ các quy định về vệ sinh

4 Mỗi cá nhân tự thu dọn bàn làm việc gọn gàng khi hết giờ làm việc

5 Trang phục lịch sự, chỉnh tề; đầu tóc gọn gàng trong văn phòng và tạicác dự án Chú ý: không mặc áo phông không cổ, quần lửng/sooc, trang phục đichơi, đi dép lê, dép nhựa Màu sắc trang phục trang nhã, lịch sự

2.3 Thực trạng công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

2.3.1 Quản lí văn bản đi, văn bản đến

*Quản lí văn bản đi

Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan Tất cả những vănbản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dấu vào vănbản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành Cácvăn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi Văn thư cơ quan saukhi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn

đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủquản trực tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các cơ

quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liênquan

Bước 1: Giải quyết hồ sơ công văn đi:

- CBVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy số, vào sổ,đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền ký trực tiếp)

- Thủ trưởng cơ quan ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền

- Thủ trưởng cơ quan duyệt các văn bản, quyết định để hoàn tất thủ tụctrình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký

- Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trảlại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan

Bước 5: Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:

- Đối với các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo cơ quanký: