www.tinhgiac.com Hoan thiện quy trinh giao nhận hang hoa xuất nhập khẩu của cong ty TNHH thương mại va tiếp vận toan cầu Đong Tai

www.tinhgiac.com Hoan thiện quy trinh giao nhận hang hoa xuất nhập khẩu của cong ty TNHH thương mại va tiếp vận toan cầu...

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU.

1.4 Tổng quan về hoạt động giao nhận tại kho CFS

1.4.1 Định nghĩa và vai trò kho CFS

a) Định nghĩa

-Theo từ điển bách khoa WIKI: Kho hàng là nơi lưu chứa khối lượng lớn sản

phẩm.Trong lĩnh vực logistics , kho hàng là nơi chứa hàng hoá đến từ nhà

sản xuất trước khi đi ra người bán lẻ

-Theo từ điển kinh doanh : Kho hàng là nơi có cơ sở vật chất được thiết kế

nhằm phục vụ việc nhận, lưu chứa hàng hoá tạm thời , và thực hiện các công

việc khác có liên quan tới hàng hoá

- Theo Luật Hải quan Việt Nam 2005 có các loại kho sau:

+ Kho ngoại quan :là kho lưu giữ hàng hoá sau:

Hàng hoá đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩuHàng hoá từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoàihoặc nhập khẩu vào Việt nam theo quy định pháp luật

+ Kho bảo thuế :là kho của chủ hàng dùng để chứa hàng hoá nhập khẩu đã

đựoc thông quan nhưng chưa nộp thuế

+ Kho CFS : là địa điểm kiểm tra hàng hoá tập trung và nơi gom nhiều hàng

hoá xuất khẩu thành lô lớn và khai thác hàng nhập khẩu chung một vận tải

đơn của nhiều chủ hàng ( thông tư TT-BTC 112/2005 về hướng dẫn về thủ

tục HQ, kiểm tra giám sát HQ)

b) Vai trò

- Kho bãi có vai trò và vị trí quan trọng đối với sản xuất và lưư thông, nhằm

phục vụ cho sản xuất liên tục và lưu thông hàng hoá bình thường Kho bãi là

kết cấu hạ tầng của các ngành sản xuất, và dịch vụ cho nền kinh tế,góp phầnnâng cao hiệu quả sản xuất xã hội

- Hoạt động của kho bãi tốt hay không có ảnh hưởng nhiều mặt các hoạtđộng kinh tế xã hội Kinh tế càng phát triển thì hệ thống kho bãi càng phảiđáp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dân

Trên thực tế kho bãi không phải là những sản phẩm tự nhiên , trừu tượng

Nó là những thực thể vật chất do con người tạo ra nhằm phục vụ con người.Nên trong nó luôn tồn tại giá trị và giá trị sử dụng Trong điều kiện nền sảnxuất hàng hoá nhiều thành phần thì kho bãi phải là sản phẩm hàng hoá củanhiều thành phần, cần được trao đổi mua bán Chính vì vậy kho bãi cần được

ưu tiên đầu tư phát triển, khuyến khích các thành phần kinh tế đầu tư theoquy hoạch , dần đi vào tổ chức hoạt động của một ngành kinh tế-kĩ thuậtđúng tầm đối với nền kinh tế

1.42 Các hoạt động cơ bản của kho CFS

Hoạt động kho cơ bản là sự dịch chuyển ( khoảng cách ngắn) và lưu chứa.,được chia làm bốn nhóm cơ bản

- Receving : Nhận hàng từ hệ thống vận tải vào kho.Người vận tải phải giaohàng theo lịch trình nhằm nâng cao năng suất.Hàng được chuyên vào khunhận hàng, được kiểm tra về những hư hỏng có thể có.Các hư hỏng nàyđược phản ánh lên phiếu giao hàng của người vận tải.Phiếu nhập kho sẽđược lập ở giai đoạn này

- Put-away : Chuyển hàng vào vị trí cụ thể trong kho Giai đoạn này có thểtiến hành một số nghiệp vụ :nhận dạng sản phẩm ( scan mã vạch của sảnphẩm ) , xác định vị trí sẽ lưu trữ, đưa hàng vào vị trí lưu trữ Cuối cùng hệthống tồn kho phải được cập nhật để phản ánh việc nhận hàng và vị trí củachúng trong kho

Một số nguyên tắc cho việc xếp hàng : hàng phổ thông ( nhiều nhất trong kì)được xếp gần khu vực xuất hàng hơn và ngược lại.hàng có tổng thể tích nhỏhơn , kích thước nhỏ hơn được xếp gần khu hàng xuất

- Order picking :Lựa chọn các nhóm hàng cụ thể cho đơn hàng của kháchhàng Chuyển thông tin đơn hàng cho nhân viên phụ trách , tối ưu hoá sự dichuyển lấy hàng , chuyển hàng ra khu vực chờ vận tải

- Shipping: Xếp hàng để vận chuyển đến khách hàng Khi phương tiện đếnnhận hàng tại cửa giao hàng, hàng được đưa lên phương tiện chứa hàng(pack ) rồi đưa lên phương tiện vận tải

Người vận tải phải trình các chứng từ hợp lệ Bước cuối là nhập liệu vào hệthống đểphản ánh xuất hàng trừ hàng đã xuất khỏi danh sách hàng tồn, vàhàng đã được giao cho người nhận hợp lệ

- Hiện tại đối với hoạt động kho bãi thì công ty hiện cung cấp 2 mảng hoạtđộng chính là :khai thác bãi C/Y container và khai thác kho hàng

Trong đề tài này sẽ chỉ tập trung vào hoạt động khai thác kho hàng của công

ty để từ đó đánh giá thực trạng hoạt động mảng kho vận của công ty

- Đối với mảng khai thác kho hiện tại công ty đang cung cấp 2 dịch vụ :

+ Kho hàng nhập (CFS )

+ Kho hàng xuất (CFS )

Cho dù hình thức khai thác kho là khác nhau nhưng về bản chất dòng hànghoá lưu chuyển qua kho cũng tuân thủ theo các hoạt động kho cơ bản

Receiving Put-away Storge pick pack ,ship

Nhận

Xắp xếp

Xếp

Đóng,vận chuyển Lấy hàng

Lư

u c hứ a

a) Sản lượng hàng hoá qua kho trong 3 năm gần đây

SẢN LƯỢNG HÀNG XUẤT QUA KHO

SẢN LƯỢNG HÀNG XUẤT QUA KHO

Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12

b ) Các khách hàng:

Hiện nay khách hàng lớn nhất của công ty hiện nay gồm các khách hàng trực tiếpnhư Foremart, Hưng Long, Hưng Yên Jute, Kim Động,Unitex ( Hưng Yên)Unico, Fineland, May Bắc Giang, May Lạng Giang, JMC ( Bắc Giang)NamYang, MFG Global ( Hải Dương), Ivory, May Thái Bình ( Thái Bình)Panlof , Apparel Tech, Manson ( Nam Định, Ninh Bình , Thanh Hóa) Prex Vinh,Namsung ( Nghệ An) và các khách hàng là các công ty Logistics cần dịch vụ lưukho như Sotrans, KingFreight, VVMV, KMG, Maxpeed, SME…

Các khách hàng này kí hợp đồng mua hàng với các công ty sản xuất hàngmay mặc dày dép tại Việt Nam theo điều kiện mua hàng FOBHảiphòng Hàng hoá sẽ được các công ty Vendor tại Việt Nam giao vào kho

VF theo sự chỉ định của các khách hàng này

Một vấn đề quan trọng trong công tác kho vận của công ty là làm sao nhậnđược kế hoạch nhập hàng từ các khách hàng một cách nhanh nhất, chính xácnhất về sản lượng dự kiến nhập theo ngày ,theo tháng,theo năm.,thời gianphương tiện của các nhà máy giao hàng, tình hình hàng hoá đã đáp ứng đầy

đủ các yêu cầu của khách hàng chưa ( số lượng, trọng lượng, bao bì ,kí mãhiệu, hoàn thành thủ tục hải quan , tình hình thanh toán giữa 2 bên )

Trên cơ sở các thông tin về hàng hoá đó, bộ phận quản lý khai thác kho sẽcăn cứ vào tình trạng thực tế của các đơn hàng trong kho, kế hoạch đónghàng để xuất tàu , từ đó thu xếp bố trí nhân lực, phương tiện, vị trí nhậphàng phù hợp nhất

2.2.3 Quy trình giao nhận hàng nhập xuất qua kho của Đông Tài

để mở máng nhận hàng

Phối hợp với Chủ kho cho xe vào vị trí cửa kho nhận hàng ghi trên phiếu nhập kho

Kiểm đếm và giám sát nhập hàng theo chứng

từ nhận hàng đã được FWD ký

Theo dõi scan từng Carton của từng P/O,

và xe nâng đưa vào vị trí trong kho lần lượt theo từng P/O

Giao chứng từ nhập

hàng cho người Scan

hoặc lái xe, phối hợp

với kho nhận hàng và

scan hàng

Nhập hàng theo thứ tự thời gian ghi trên truck sheet và FWD hướng dẫn xe vào cửa

kho

Thông báo cho chủ hàng nếu có vấn đề về hàng hóa (bao bì, số lượng, lỗi hỏng)

Giao lại chứng từ nhập hàng, phiếu nhập kho cho bộ phận chứng từ

Lập Tally biên bản nhận hàng và thông báo cho FWD

Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc làm hàng cho từng xe trên Tally sheet

Báo cáo hàng

tồn kho

Theo dõi dỡ hàng và công nhân xếp hàng nên Pallet theo đúng

P/O

Đối chiếu kích thước

với Packing List của

hàng hóa

b) Quy trình làm thủ tục Hải quan chờ xuất hàng

Sau khi nhập hàng vào kho theo các nguyên tắc lưu kho

- Hàng xếp trên các cao bản để bảo vệ hàng ,tránh tiếp xúc trực tiếp với nền

kho

- Hàng xếp theo các mã hàng PO ,mỗi mã hàng tương ứng với các cảng đếnkhác nhau

- Hàng đi sớm sẽ được xếp trên cùng, gần cửa kho để dễ lấy dễ kiểm tra

- Hàng xếp theo quy định :nặng xếp dưới , nhẹ xếp trên , cao không quá 1m

4, mác mã quay ra ngoài

- Hàng xếp trên cao bản phải đuợc chằng buộc bằng dây nilon nhẹ, dai, códán tem với nội dung sau

+ Tên người nhận/ngày tháng nhận/ giờ nhận

+ Tên chữ kí của người scan hàng của APLL / chủ hàng

+ Mã hàng/số lượng

2.3 Đánh giá về hoạt động giao nhận xuất nhập kho CFS của Đông Tài

* Hàng lưu kho của công ty là hàng bán theo điều kiện FOB Hai phong,người mua chỉ định hãng tàu APL vận chuyển Hàng đi USA và Châu Âu

là chủ yếu Với hãng APL , hàng tuần có 1 tàu feeder chạy vào thứ 5 tại cảngChùa Vẽ.Với giờ cắt máng dao động từ 10h sáng tới 15h chiều

Vì vậy các đơn hàng cần được giao tại kho CFS công ty chậm nhất là ngàythứ tư để công ty nhận hàng , kiểm tra và tổ chức đóng hàng theo các kếhoạch của nhà máy và hãng tàu

Thông thường hàng hoá các nhà máy giao vào thứ 2, thứ 3 hàng tuần Vớikhối lượng hàng xuất trung bình hàng tuần là 140 TEU- 160 TEU cho nênviệc nhận được thông tin chính xác về khối lượng hàng nhập kho từ Vendor

là hết sức cần thiết để bố trí nhận hàng và bố trí xếp hàng trong kho cho phùhợp , thuận tiện cho việc đóng hàng xuất

* Một số tồn tại trong quá trình khai thác hàng qua kho của công ty ĐôngTài:

- Trước khi nhập hàng :

+ Đông Tai chỉ nhận được thông tin dự kiến về tổng khối lượng hàng

sẽ xuất theo tuần ( forecast ) từ khách hàng Số lượng, đơn hàng chính xácchỉ được cung cấp khi phương tiện vận chuyển vào tới khu vực kho è ĐôngTài không liên hệ trực tiếp với các nhà máy mà thông qua hãng tàuè việc

bố trí lưu kho chưa chính xác tuyệt đối Vì mõi nhà máy có thể cung cấpnhiều đơn hàng (PO ) khác nhau, đi nhiều cảng đích khác nhau cho ngươìmua

+ Việc kiểm tra hàng hoá còn có sai sót ( về kí mã hiệu , mác mã ) donhân viên giám sát của hãng tàu , do nhân viên giao nhận kiểm tra không cẩnthận

+ Xếp hàng sai khu vực đã quy định sẵn ( do công nhân kéo sai )+ Kiểm tra kích thước thực tế của hàng chưa chính xác , cho nên kếhoạch đóng hàng chưa chuẩn

Ví dụ :Thông thường cont 20’( kích thước bên trong 5,89 x 2,33x 2,38 mtương đương 33,18 Cbm ) đóng đươc tối đa 28-29 Cbm, cont 40 DC ( 12,01

x 2.33 x 2.38 tương đương 67,67 Cbm ) đóng tối đa 60 -62 Cbm , 40HC(12,01 x 2,33 x 2,69 tương đương 76,28 Cbm ) đóng tối đa 70-72 Cbm ,cont 45 (13,56 x 2,33 x 2,69 tương đương 85 Cbm) đóng tối đa khoảng 75Cbm … nhưng có thể thừa ,hoặc thiếu

- Quá trình lấy hàng để đóng xuất:

+ Đóng sai hàng( do công nhân kéo sai, nhân viên kiểm tra sai)

+ Đóng không hết hàng hoặc đóng hàng không tận dụng hết dung tíchchuyên chở (kích thước sai )

+ Lựa chọn vỏ cont rỗng không phù hợp ( cont bẩn, hư hỏng…không đủđiều kiện đóng hàng theo quy định , đã cấp cho khách hàng khác, …)

- Việc khách hàng hoặc đại lý bên kia chậm giao chứng từ hoặc thông tin trên cácchứng từ chưa chính xác, công ty thúc giục họ gửi đầy đủ, kịp thời bổ sung thêmcác thông tin cần thiết hoàn thành bộ chứng từ

- Đối với hàng consol (CY-CFS), hàng lẻ (CFS-CFS) thì việc chia hàng có thểđược thực hiện tại kho CFS nên có thể xảy ra nhầm lẫn hàng hóa, nên khi giao dịchvới đầu bên kia thì cần yêu cầu ghi rõ nhãn mác, bao bì

- Đối với việc hàng giao chậm: Về hàng xuất thì phải thúc giục bên khách hànggiao kịp tiến độ, nều không khách hàng sẽ phải chịu mọi phí tổn Về hàng nhập,nếu xảy ra việc chậm giao hàng thì công ty sẽ phàn nàn với bên đại lý bên kia hoặcvới người chuyên chở để thúc đẩy tiến độ.

- Đối với hàng nhập về bị hỏng, không đúng với phẩm chất yêu cầu thì công ty cóthể khiếu nại người chuyên chở hoặc đại lý bên kia

- Đối với hàng nhập về thấy tình trạng hàng hóa bị hỏng bao bì bên ngoài cần chụpảnh lưu lại tình trạng của hàng hóa để thông báo với khách hàng nhằm có biện pháp

xử lý kịp thời

- Đối với công tác thanh toán thì đôi khi khách hàng thanh toán chậm, đại lý cóphàn nàn và thúc giục họ thúc đẩy việc thanh toán đúng hạn, nếu không có thể ápdụng chế tài giữ hàng…

Chương III: CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU QUA KHO CFS CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU ĐÔNG TÀI

3.1 Cơ sở để hoàn thiện quy trình giao nhận xuất nhập qua kho của công ty Đông Tài

3.1.1 Vị trí kho bãi

+ Kho công ty đang khai thác được xây dựng ở trên tuyến đưòng xuyên đảoĐình Vũ với tổng diện tích cả kho 5.000 m2

+ Kho hàng nằm sát hệ thống cảng biển của Hải phòng ( từ kho ra cảngChùa Vẽ la 2 km, cảng Đình Vũ 6km cảng Đoạn Xá.5km cảng Nam Hải4km , cảng Green port là 3 km Rất thuận lợi cho việc giao nhận vận chuyểnhàng hoá từ kho ra cảng và ngược lại

+ Kho hàng rất gần các depot và bãi CY của hàng loạt các hãng tàu lớn nhưdepot Tasa/Đình Vũ/Chùa Vẽ/Viconship/Inlaco/Germatrans/SaoĐỏ/Vinatrans/Viettrans/ Vinalines

+ Vị trí kho hàng nằm sát cạnh tuyến đuờng bao quanh thành phố để đi tớicác thành phố lớn, các tỉnh thành mà các khu công nghiệp được xây dựngnhư :Hải Dương/ Hưng Yên/Bắc Giang/Bắc Ninh/Hà Tây/Hà Nội/ TháiBình/ Nam Định, nơi mà các khách hàng chính của APLL đặt nhà máy

=> đây là vị trí hết sức thuận lợi, giúp công ty rút ngắn đoạn đường vận tảinội địa, đảm bảo lưu thông thông suốt đối với hàng nhập kho và sau đó vậntải hàng đóng cont xuất ra các CY ,cảng chờ xuất tàu

Tuy nhiên do tuyến đường bao quanh thành phố dẫn tới kho công ty chỉ có 2làn đường mỗi chiêu,nên việc xảy ra tắc đường khá thường xuyên, dẫn tớichậm trễ trong việc vận tải

3.1.2 Cơ sở vật chất kĩ thuật và nguồn nhân lực

a) Cơ sở vật chất kĩ thuật

- Diện tích kho bãi

+ Hiện tại tổng diện tích kho hàng của công ty là 3.000 m2 chưa bao gồm cả

hệ thống kho mới 2000 m2 dự kiến sẽ kí hợp đồng thuê trong năm 2015Trong đó ¾ diện tích kho được sử dụng để làm hàng CFS xuất hàng

Phần còn lại dùng để khai thác kho CFS hàng nhập

Tuy nhiên với sản lượng hàng nhập CFS hiện nay vào khoảng 60-80 TEUhàng tháng tương ứng với khoảng (5,89 x2,33 x 2,38 =33,18 m3) thì 1000m2 kho dành cho hàng nhập CFS hiện tại là chưa đủ

Hiện tại công ty đang triển khai kế hoạch khai thác một hệ thống khomới ,ngay cạnh hệ thống kho cũ với tổng diện tích 2000 m2, tạo điều kiệncho việc nhập xuất hàng hoá thuận lợi ,dễ dàng

- Trang thiết bị làm hàng kho, bãi

+Hiện tại kho hàng có 15 xe nâng tay Mỗi xe nâng có thể nâng 1 cao bảnhàng với dung tích 2 Cbm trong vòng 10 phút ( với hàng bách hoá thôngthường ).Tạo thuận lợi cho việc nhập và lấy hàng ra vào kho => chưa đủ ,đôi khi phải dùng xe nâng hàng 2,5 tấn để chuyển cao bản hàng vào vị trítrong kho

+ Xe nâng con( 2,5 tới 5 tấn) : 03 con => số luợng chưa đáp ứng vì phảikhai thác kho CFS nhập

Với số lượng xe như vậy,trên thực tế kho không đủ để đóng hàng tại cửa kho,kết hợp với hoạt động chạy shipside cho hàng xuất, cho nên việc phối hợpgiữa nhập hàng vào kho đồng thời đóng hàng xuất luôn hoặc nhập hàngkhông qua kho để đóng hàng xuất là thường xuyên xảy ra

Trong năm 2014 công ty đã lên phương án kinh doanh mua 05 xe, kết hợpvới việc tiếp tục kí HĐ thuê vận tải của 1 số công ty vệ tinh, chắc chắn đảmbảo khả năng cung cấp xe cho việc rút hàng từ kho để đóng cont hàng xuất+ Xưởng sửa chữa :200 m2 : đảm bảo khả năng cung cấp các dịch vụ sữachữa kịp thời trang thiết bị, container phục vụ việc đóng hàng, rút hàng, vậnchuyển

b) Nguồn nhân lực

-Hiện tại có thể nói nguồn nhân lực của Đông Tài tương đối dồi dào, 100%tốt nghiệp cao đằng và đại học đúng chuyên ngành, đã được đào tạo trongmôi trường chuyên nghiệp, đặc biệt các đối tác, khách hàng của công ty đều

là các nhà máy nước ngoài, các hãng tàu, hãng giao nhận nước ngoài hoặcliên doanh

Với môi trường đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ nhân viên công ty

có trình độ , có tác phong chuyên nghiệp trong làm việc

- Mặt khác những năm qua, do nhận thức được tính cạnh tranh ngày càngcao trong lĩnh vực giao nhận nên công ty đã cử nhân viên tham gia cáckhóa đào tạo chuyên về giao nhận và vận tải quốc tế, vận tải đa phươngthức, logistic nhằm trang bị kiến thức mới cho các CBCNV để có thể ápdụng và phát triển nghiệp vụ của mình đáp ứng yêu cầu phát triển cty

3.1.3 Các dịch vụ phụ trợ khác đang cung cấp