MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO LỢI NHUẬN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUẢN LÝ VÀ ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN DK

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được thành lập nhằm sản xuất cung ứng hàng hóa, dịch vụ trên thị trường đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng với mục đích sinh lời. Hoạt động tài chính là một trong những nội dung cơ bản thụộc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó gắn với các dòng luân chuyển tiền tệ phát sinh trong quá trình tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tài chính doanh nghiệp xét về bản chất là những quan hệ kinh tế giữa doanh nghiệp với nhà nước và với các chủ thể kinh tế - xã hội trong và ngọài nước, xét về hình thức là quan hệ tài chính tiền tệ trong quá trình tạo lập và sừ dụng các quỹ tiền tệ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích các chỉ số tài chính của thời kỳ đã qua, qua đó khái quát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Hành chính văn phòng là một phần việc không thể thiếu trong hoạt động quản

lý của các cơ quan Nhà Nước, các đoàn thể, tổ chức chính trị-xã hội và cácdoanh nghiệp Công tác hành chính văn phòng có vị trí và tác dụng quan trọng,

là công cụ giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý làm phương tiện chỉ đạo, điều hànhmọi hoạt động của tổ chức Xét riêng đối với các doanh nghiệp thì việc tổ chứctốt công tác hành chính và bộ máy hành chính của doanh nghiệp là việc đầu tiênphải làm để thực thi chức trách quản lý doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực và hiệuquả quản lý của người lãnh đạo

Quản lý hành chính văn phòng là một công tác cần có sự hiểu biết chuyên sâutrên nhiều lĩnh vực, vì thế nó cũng là một thách thức đối với nhiều nhà quản lý.Trong thực tế, nhiều cấp lãnh đạo đã gặp không ít những khó khăn công táctrong quản lý, chương trình đào tạo này nhằm củng cố, hoàn thiện và phát triểnthêm các kỹ năng và công cụ hỗ trợ để cấp quản lý điều hành tốt công việc hànhchính văn phòng

Thấy rõ tầm quan trọng đó, xuất phát từ tình hình thực tế của công ty và sựhướng dẫn của Ths Hà Thị Hậu cùng các cô chú trong công ty, em đã mạnh dạn

đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tăng cường công tác quản lý văn phòng trong công ty

cổ phần may Đức Giang”

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung đề tài của em được trình bày theo 3chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần may Đức Giang

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn phòng trong công ty cổ phần mayĐức Giang

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn phòng

Do trình độ hiểu biết của bản thân còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏithiếu sót Em mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp ý kiến của các thầy cô để đềtài hoàn thiện hơn!

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP MAY ĐỨC GIANG.

I Quá trình hình thành và phát triển:

1 Sơ lược về công ty:

*Tên, địa chỉ công ty:

Tên viết bằng tiếng Việt: Công ty cổ phần may Đức Giang

Tên viết bằng tiếng Anh: Duc giang Corporation

Tên viết tắt : DUGARCO

Trụ sở công ty: Số 59 Phố Đức Giang, Long Biên, Hà Nội

2 Chức năng, nhiệm vụ, các lĩnh vực kinh doanh của Công ty cổ phần may Đức Giang:

2.2 Ngành Nghề đăng ký sản xuất kinh doanh:

 Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu,máy móc, thiết bị, phụ tùng, linh kiện ngành dệt may

 Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, sản phẩm nôngnghiệp, lâm nghiệp, hải sản, thực phẩm công nghệ

 Kinh doanh các sản phẩm dân dụng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận tải,vật liệu điện, điện tử, điện lạnh, cao su

 Nhập khẩu sắt thép gỗ, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu cho sản xuấtkinh doanh, kinh doanh kim loại màu (kẽm, nhôm, đồng, chì) làm nguyên liệucho sản xuất;

 Kinh doanh vận tải đường bộ và đường thuỷ

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

2.3 Các sản phẩm chính:

 Áo jacket các loại

 Áo blu dông, áo gió, áo măng tô, áo di-lê

 Áo sơ-mi nam, nữ

 Quần, Quần sooc

 Váy

3 Cơ cấu tổ chức và sản xuất:

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

Tổng giám đốc

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Phó TGĐ điều

hành sản xuất

Phó TGĐ Kinh Doanh

Phó TGĐ Tài Chính

Phòng

kỹ

thuật

Phòng hành chính quản trị

Phòng

kế hoạch vật tư

Phòng kinh doanh xnk

Phòng kinh doanh tổng hợp

Phòng tài chính

kế toán

Phòng ISO

Xưởng

may 01

Xưởng may 06

Xưởng may 02

Xưởng may 04

Xưởng bao bì

Xưởng may giặt

Xưởng thêu

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

* Hội đồng quan trị (HĐQT): là cơ quan quản lý của công ty, đứng đầu là CT

HĐQT Thay mặt HĐQT điều hành công ty là tổng giám đốc HĐQT hoạt độngtuân thủ theo quy định của luật doanh nghiệp và điều lệ của công ty

* Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của HĐQT, tổng giám đốc

trong việc điều hành quản lý công ty, đứng đầu là trưởng ban kiểm soát

* Cơ quan tổng giám đốc bao gồm: tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc:

+ Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

hằng ngày của công ty TGĐ do HĐQT bổ nhiệm hay bãi nhiệm TGĐ chịutrách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

+ Phó TGĐ điều hành về sản xuất kĩ thuật: có trách nhiệm giúp việc cho

TGĐ trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh, phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuât

và thiết kế của công ty

+ Phó TGĐ tài chính: có trách nhiệm giúp TGĐ trực tiếp chỉ đạo hoạt

động về mặt tài chính trong công ty

+ Phó TGĐ kinh doanh: có trách nhiệm giúp TGĐ trực tiếp chỉ đạo hoạt

động về mặt kinh doanh trong công ty

* Các phòng tại Tổng công ty Đức Giang gồm:

Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu ; Phòng Kinh doanh Tổng hợp ; Phòng Kếhoạch Vật tư; Phòng Đầu tư; Phòng ISO; Phòng Kỹ Thuật, Phòng Cơ điện;Phòng hành chính quản trị; Phòng Tài chính kế toán và Văn phòng tổng hợp

- Các xí nghiệp phụ trợ : Xí nghiệp Giặt mài ; Xí nghiệp thêu điện tử và Xí

nghiệp bao bì carton

- Công ty TNHH May Việt Thành :

+ Cơ sở 1 : tại huyện Thuận Thành (Bắc Ninh)

+ Cơ sở 2 : tại huyện Gia Bình (Bắc Ninh)

- Công ty TNHH May Hưng Nhân :

+ Cơ sở 1 : tại huyện Hưng Hà (Thái Bình)

+ Cơ sở 2 : tại khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh (Thái Bình)

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

- Công ty TNHH May Việt Thanh :

+ Cơ sở 1 : tại Km số 9 đường Nguyễn Trãi (Thanh Hoá)

+ Cơ sở 2 : tại 355 đường Bà Triệu (Thanh Hoá)

Qua mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cho thấy đó là hình thức tổchức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng Ưu điểm của nó là : Thay vì toàn

bộ công việc đều đến tay Tổng Giám Đốc, Giám Đốc giải quyết chịu tráchnhiệm thì nay được chia xẻ bớt cho các phòng ban chức năng gánh vác và chịutrách nhiệm đối với khối lượng công việc được giao trước tổng giám đốc, giámđốc vì thế sẽ hạn chế được những quyết định sai lầm gây thiệt hại, thói cửaquyền, độc đoán, nhằm vụ lợi cá nhân Mặt khác việc chia sẻ bớt quyền lực chonhững người đứng đầu các phòng ban còn tạo cho họ cóđược sự hưng phấn,cống hiến hết mình cho công việc chung của công ty từ đó góp phần vào việchoàn thành tốt những nghị quyết, mục tiêu đã đề ra Khi công việc thực hiệnkhông được tốt thì cũng dễ ràng quy trách nhiệm tránh tình trạng đổ lỗi chonhau và nhanh chóng tìm ra được nguyên nhân vì lỗi xẩy ra ở ngay trong mộtlĩnh vực cụ thể Tuy nhiên mô hình này cũng có những hạn chế nhất định đó lànhiều khi có sự hiểu sai ý của cấp trên nên cấp dưới thực hiện không đúng nhưmong muốn gây hậu quả nhiều khi rất khó lường trước vì thế đòi hỏi các bộ phảithực sự có trình độ, hiểu nhanh ý của cấp trên

II Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phẩn may Đức Giang

1 Đặc điểm về nguồn vốn:

Nguồn vốn điều lệ của Công ty : 51.588.000.000

Nguồn vốn của công ty ban đầu từ những năm 89 rất ít ỏi chủ yếu là dogiám đốc và các thành viên cam kết góp, nhưng sau quá trình hoạt động 23 năm,nguồn vốn của công ty đã lớn mạnh hơn với con số lên đến gần 500 tỷ VNĐ.Điều này chứng tỏ những bước đi đúng đắn, cùng khả năng quản lý của toàn bộcán bộ, công nhân viên trong Tổng Công ty Đức Giang đã mang lại cho công ty

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

Qua bảng số liệu bên dưới (Bảng 1) cho thấy tổng vốn của Công qua các năm(2009-2011) đều có sự tăng trưởng chứng tỏ sự lớn mạnh của doanh nghiệp.công ty khá chủ động về nguồn vốn tổng nguồn vốn của công ty tương đối lớn,

nó phản ảnh nguồn lực tài chính được đầu tư vào sản xuất, cụ thể:

Vốn vay đã liên tục tăng qua các năm, điều này chứng cho thấy công ty cónhu cầu vốn lớn và các tổ chức tín dụng đã thực sự tin tưởng bởi uy tín, tráchnhiệm mà Tổng công ty đã tạo dựng được trong những năm qua, thì nay lại đượcchứng minh rõ nét hơn khi mà nợ phải trả chiếm tỷ trọng ngày càng giảm đitrong tổng nguồn vốn điều đó khẳng định sự phát triển đi lên của công ty tronghoạt động sản xuất kinh doanh

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

Chỉ tiêu Mã Số

Số tiền Tỷ trọng

(%) Số tiền

Tỷ trọng (%) Số tiền

Tỷ trọng (%) Số tiền

Tỷ trọng (%) Số tiền

Tỷ trọng (%)

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

Năm 2010 nợ phải trả tăng 17.977.000 nghìn đồng, tương ứng với tỷ trọng là7.11% so với năm 2009 Năm 2011 nợ phải trả tiếp tục tăng so với năm 2010 vớimức tăng tyệt đối là 12.854.000 nghìn đồng tương ứng với tỷ trọng là 4,74%Qua sự so sánh trên ta thấy sở dĩ có hiện tượng nợ phải trả tăng nhưng tỷ trọngcủa nó lại giảm trong tổng vốn là do sự tăng lên rất mạnh mẽ của vốn chủ sởhữu Năm 2010 vốn chủ sở hữu tăng 10.101.000 nghìn đồng, tương ứng với tỷ lệtăng so với năm 1999 là 111,2% Năm 2011 lại tiếp tục tăng so với năm 2010,với mức tăng tuyệt đối là 17.857.000 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng117.8% Đây là kết quả rất đáng khích lệ đối với công ty vì nó thể hiện đượcviệc sử dụng các khoản vay đã mang lại những kết quả rất khả quan từ đó gópphần làm tăng vốn chủ sở hữu, giảm bớt sự phụ thuộc vào các nguồn vồn vốnvay, tiết kiệm được một khoản chi phí tài chính và tăng khả năng chủđộng vềvốn của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Có điểm đáng chú ý là các khoản vốn vay của công ty chiếm tỷ trọng khôngđều nhau Vốn vay có xu hướng giảm dần nhưng không đáng kể Điều này cóthể được giải thích là trong ba năm 2009-2011 công ty đã chú trọng nhiều hơnvào việc đầu tư đổi mới nâng cấp tài sản cố định nhằm nâng cao năng lực sảnxuất, mà muốn làm được điều đó thì cần phải có một lượng vốn lớn Tuy nhiênnhìn chung thì vốn vay đều có xu hướng giảm đó là do sự tăng lên của vốn chủ

sở hữu đãđáp ứng một phần nhu cầu vốn cho công ty Đây là một xu hướng tốtcần phát huy trong thời gian tới để công ty đạt được một cơ cấu vốn hoàn hảo,hợp lý hơn

Đây là doanh nghiệp sản xuất nên cần có những biện pháp để nâng cao nănglực sản xuất dựa vào cơ cấu vốn đã nêu trên.Vốn lưu thông của doanh nghiệpquá lớn so với vốn cố định nên công ty cần có những giải pháp thật hợp lý làmsao thu được tiền về két, giảm thiểu số tiền trong lưu thông mà không làm ảnhhưởng tới khách hàng, đối tác Điều này hết sức quan trọng bởi họ chính làngười trực tiếp hoặc gián tiếp tạo công việc làm cho người lao động là nhân tố

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

tích cực trong chiến lược phát triển của công ty.,mua sắm trang thiết bị, góp vốnliên doanh, liên kết….

2 Đặc điểm nhân lực:

Vì Công ty may Đức Giang là công ty về sản xuất may các sản phẩm may mặc nên lao động chính là lao động phổ thông chiếm đa số những nhân công cótrình độ cao thường giữ chức vụ cao hơn Nhân lực của công ty rất đông và đượcđào tạo cơ bản khi làm việc

Số lượng công nhân viên qua các năn 2009-2011 tăng lên, thể hiện năng lựcsản xuất của công ty tăng cao Hiện tại tổng CB-CNV trong công ty la 8450người với đặc thù ngành nghề kinh doanh của mình, cũng như những doanhnghiệp may mặc khác Số lượng CB-CNV nữ chiếm khá cao , khoảng trên 70%

số CB-CNV toàn công ty, tương đương 6139 người

Về trình độ lao động: số cán bộ nhân viên trình độ đại học và trên đại học là9.7% , tương đương với 820 người trình độ cao đẳng và trung cấp là 20.6% ,tương đương 1740 người

Một đặc điểm dễ nhận thấy và có thể coi là thế mạnh của công ty là

CB-CNV của công ty nhìn chung có tuổi đời còn rất trẻ, nhiệt huyết với công việc, nhất là những cán bộ có vị trí chủ chốt trong công ty

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

2010/2009

So sánh tăng, giảm 2011/2010

Số lượng (%) Số lượng (%) Số lượng (%) Số tuyệt

Chia theo giới tính

Khi mới thành lập, đội ngũ lao động trực tiếp của công ty hầu như chưa cókinh nghiệm để có thể tiếp cận với công nghệ cao Đến nay, đội ngũ lao độngnày đã được đào tạo qua các trường đại học, cao đẳng, trung cấp dayh nghề, một

số công nhân đứng đầu dây chuyền đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài.họ cóthể sửa chữa sửa chữa máy mọc bị hỏng mà không cần đến chuyên gia nướcngoài Đội ngũ công nhân may, thêu , là …có kinh nghiệm và có tay nghề đãđược thực nghiệm qua các hoạt động của công ty trong thời gian qua

Đội ngũ lao động gián tiếp của công ty được đào tạo phần đông tại cáctrường đại học như kinh tế quốc dân, ngoại thương, kinh doanh& công nghệ…

họ có đủ các kỹ năng cần thiết về trình độ chuyên môn, năng động , sáng tạo, amhiểu thị trường thời trang trong nước cũng như quốc tế đội ngũ lãnh đạo củacông ty là những cán bộ dạy dạn kinh nghiệm, có người đã gắn bó với công tyhàng chục năm, đồng thời công ty còn sử dụng cán bộ trẻ có năng lực làm lựclượng kế cận trong tương lai gần

III Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần may Đức Giang

1 Kết quả sản xuất kinh doanh

Dựa vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ta có thể nhận thấyđược doanh nghiệp đó kinh doanh ra sao trong thời gian gần đây Cho thấydoanh nghiệp đó lỗ hay lãi, có lợi nhuận hay không? Qua số liệu dưới, ta thấydoanh thu và lợi nhuận liên tục tăng qua 3 năm đã thể hiện sự phát triển cả bềrộng lẫn bề sâu của của Công ty May Đức Giang trong chặng đường đi lên củamình.lợi nhuận qua các năm tăng, năng suất lao động tằng nên thu nhập bìnhquân của công ty tương đối ổn định., đáp ứng nhu cầu cơ bản của công nhân.từnăm 2009-2011 đã tăng từ 3.5 triệu đồng lên 5.1 triệu đồng

Ta dễ dàng nhận thấy vòng quay vốn lưu động càng cao thì càng thể hiệnhoạt động kinh doanh của công ty tương đối tốt, chứng tỏ thời hạn hàng hóa,thành phẩm nằm trong kho càng ngắn, vật tư luân chuyển càng nhanh

STTT Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

2 Mục tiêu phát triển:

- Phát triển Công ty cổ phần may Đức Giang trở thành một Công ty may mặctầm cỡ của Việt Nam và khu vực, kinh doanh đa ngành, đa sở hữu, trong đó sảnxuất và kinh doanh hàng may mặc là chính Với doanh thu kinh doanh và xuấtkhẩu hàng may mặc đạt từ 120 đến 200 triệu USD

- Đầu tư mở rộng và phát triển theo chiều sâu về công nghệ sản xuất, phát triển

cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất nâng cao năng lực cạnh tranh; đẩy mạnh đàotạo và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu chung; và từng bước đẩy mạnhđầu tư tài chính, phát triển kinh doanh thương mại và các ngành nghề khác nhằmtăng cường tiềm lực tài chính của Công ty

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY ĐỨC GIANG

Trong công ty cổ phần may Đức Giang, văn phòng là một bộ phận giúpcông ty giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của công ty Vănphòng là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, đó là nơi soạnthảo, sử dụng hành chính hồ sơ, công văn đến, công văn đi, các loại giấy tờ đểthông tin được hiệu quả Việc quản lý tốt văn phòng luôn được các nhà quản lýquan tâm bởi nhờ có văn phòng đảm bảo tốt các nhiệm vụ mà hoạt động của doanhnghiệp luôn được thông suốt

I Khái quát chung công tác quản lý văn phòng

1 Bộ máy tổ chức của phòng hành chính quản trị :

Văn phòng công ty cổ phần may Đức Giang được thiết kế áp dụng cho doanhnghiệp vừa và nhỏ Văn phòng công ty được hiểu theo nghĩa hẹp nghĩa làphòng HCQT công ty hiện nay được thiết kế để giải quyết những vấn đề sự vụhành chính, công vụ giấy tờ

B Bảo vệ L Lái xe

15

* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:

- Trưởng phòng: là người đứng đầu văn phòng, có trách nhiệm kí kết cácquyết định, các văn bản quan trọng Điều hành hoạt động của văn phòng

- Phó phòng: có nhiệm vụ chỉ đạo các hoạt động của văn phòng, kiểm soátnhân lực và hoạt động của nhân viên

- Nhân viên pháp chế: tư vấn lãnh đạo, trưởng các phòng ban tiến hành côngviệc theo đúng hướng Với sự am hiểu luật kinh tế, nhân viên phải tìm hiểu

rõ các thông tin của văn phòng

- Nhân viên văn thư: có nhiệm vụ thực hiện các chức năng thông tin của vănphòng cơ bản như: photocopy, sao chép, ghi chép các công văn , giấy tờ

- Nhân viên lễ tân: có nhiệm vụ đón tiếp khách hàng đến và đi của văn phòng,thu nhận các dữ liệu, sắp xếp các giấy tờ trong cuộc họp, các chuyến đi côngtác

- Lái xe: có nhiệm vụ đưa đón công việc của trưởng phòng, thực hiện cáccông việc của văn phòng cần đến phương tiện di chuyển

* Phòng HCQT được tập trung ở 1 địa điểm và dưới quyền quản lý của các nhà quản lý hành chính:

Nhà quản

lý hành chính

Pháp chế Văn thư Lễ tân Bảo vệ, lái

xe, tạp vụ

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

*Cơ cấu nhân sự của phòng hành chính quản trị:

Nhân viên pháp chế 2 Đại học

Nhân viên văn thư 4 Cao đẳng

Nhân viên lễ tân 2 Cao đẳng

Tham mưu, quản lý, tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc

về các lĩnh vực công tác: hành chính, quản trị, vật tư, xe máy, y tế, môitrường, bảo vệ, quân sự, công tác chính trị tư tưởng của CBVP và hợp đồnglao động trong công ty Ngoài ra phòng có chức năng tham mưu cho bangiám đốc trong điều hành công việc hằng ngày như lập chương trình, kếhoạch cho lãnh đạo, nắm bắt thông tin trong và ngoài công ty

+ Photo, đánh máy tài liệu phục vụ công tác và hội nghị của công ty

- Kiểm tra thể thức văn bản

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

17

+ Quản lý, kiểm tra và xử lý, bảo mật và lưu trữ các văn bản đến, văn bản

đi theo quy định: cấp giấy giới thiệu, giấy đi cho các CB-NV và lao độngtheo công lệnh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Quản lý, sử dụng, giữ gìn con dấu của công ty đảm bảo nguyên tắc, đúngquy định hiện hành của nhà nước

- Tổ chức đối nội, đối ngoại doanh nghiệp, là cầu nối liên hệ với các cơ quancấp trên, ngang cấp, cấp dưới và công nhân Văn phòng doanh nghiệp là

bộ mặt của doanh nghiệp:

Ví dụ như: phục vụ lễ tân, chuẩn bị cho các hội nghị, hội thảo, đạo hội củacông ty, đặt mua quà lưu niệm, cơm khách, tiệc chiêu đãi theo kế hoạch

- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ

sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp

- Xây dựng các kế hoạch chỉ tiêu

- Thực hiện nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao phó

 Nhiệm vụ về công tác bảo vệ an ninh- trật tự:

Trực tiếp đề xuất và trực tiếp giải quyết những công việc liên quan đến công tác

an ninh trật tư, an toàn trong công ty như:

+ Quản lý, đôn đốc, nhắc nhở mọi người thực hiện các quy định hiện hành về antoàn, an ninh, trật tự Trực tiếp quản lý tốt phương tiên giao thông khi ra, vàocông công ty

+ Bảo đảm các ca kíp để bảo vệ thường trực 24/24 giờ, tổ chức, thực hiện việctuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện ra, vào theo đúng nộiquy qui định

II Công tác quản lý hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần may Đức Giang

Với mô hình tính chất và chức năng, nhiệm vụ quy định, văn phòng công ty cổ phần may Đức Giang đã tập trung vào một số công tác văn phòng sau:

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

1 Công tác thông tin

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyếtcông việc của người lãnh đạo.Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết tìnhhình hợp lý, hợp tình Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyếtnhanh chóng Ngược lại, nếu thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tớikết quả giải quyết công việc

Hằng ngày, hằng tuần công ty đều có khối lượng thông tin nhất định Nhữngthông tin đố cần là có Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cholãnh đạo Trước khi chuyển tin, phòng hành chính phải tổ chức việc xử lý thôngtin Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng thông tin Tránh quá tải, nhiễutin Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu thập thông tin, vănphòng nghiên cứu, thẩm định,trích sao,tóm tắt, tổng hợp thông tin Sau đó báo cáo

để thủ trưởng cơ quan phân phối tin

Đối với công ty cổ phần may Đức Giang thông thường thông tin được chuyển đếncông ty gồm các nguồn: thông tin đến từ cấp trên trực tiếp, thông tin đến từ cấpdưới, thông tin từ các cơ quan khác, thông tin từ dư luận bên ngoài Đặc biệt, thuthập thông tin văn bản từ cấp trên đến cấp dưới và văn bản bên ngoài được coi lànguồn thông tin quan trọng

Cùng với các hoạt động của mình, công tác văn phòng ở công ty cổ phần mayĐức Giang luôn gắn kết với các công đoạn của công tác thông tin bao gồm: thuthông tin, xử lý thông tin, sử dụng thông tin, lưu trữ thông tin Tuy nhiên, hiệnnay công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chưa được linh hoạt, nhanhchóng, các quyết định đưa đến lãnh đạp còn chậm

* Thu thập thông tin : Được coi là báo cáo mở đầu rất quan trọng và có ý nghĩa

cho hoạt động thông tin Việc thu thập thông tin luôn được tiến hành một cáchthường xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau Nhờ nắm bắt được nhu cầu về thôngtin của người lãnh đạo quản lý, của các bộ phận ban nghành trong cơ quan màngười cán bộ văn phòng đã thực hiện tốt quá trình thu thập thông tin của mình

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

19

Để có được những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho người lãnhđạo,các cán bộ văn phòng đã tiến hành thu thông tin từ các nguồn:

- Thông tin chính thức: là các văn bản mang tính pháp quy hay quy phạm khác:

+Từ các quyết định , chỉ thị , thông báo của cấp trên

+Từ các chủ trương chính sách của Đảng , Nhà Nước

+Từ văn bản của các bộ , ban , nghành có liên quan

+Từ các phương tiện thông tin đại chúng như : TV, đài, báo, Internet…

Ngoài những thông tin trên, công ty thu thập thông tin khác từ sách báo, tạp chí,đài, tivi, internet, thông tin từ các cuộc họp Một trong những nguồn thông tinđược chú trọng là lấy ý kiến từ chính khách hàng

Mẫu tổng hợp thông tin khách hàng

( nguồn phòng VPTH_ công ty cổ phần may đức giang)

- Thông tin không chính thức: là các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp Những

thông tin không chính thức tuy không có văn bản đảm bảo nhưng nó cũng khôngkém phần quan trọng vì những thông tin này mang laị các giá trị sáng tạo cao Làđơn vị kinh doanh sản xuất, cụng ty cổ phần may Đức Giang luôn đặc biệt chútrọng đến các thông tin liên quan đến các hoạt động kinh tế như tốc độ tăng trưởng

Thông tin cơ bản của khách hàng

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

quan đến thu nhập của dân cư, đến việc tôn tạo cơ sở hạ tầng, tích luỹ tái sản xuất

mở rộng… đây là những thông tin cực kỳ quan trọng mà văn phòng thu thập nhằmgiúp lãnh đạo cơ quan trong quá trình ra quyết định quản lý Các loại thông tin trênđều được thu thập dưới nhiều hình thức như: điều tra, khảo sát, tổng kết, hội thảo,nghiên cứu, thăm dò và được lưu hành văn bản, băng hình, đĩa từ một cách có hệthống

Như vậy, tuỳ theo tính chất phạm vi công việc được giao mà cán bộ thu thậpthông tin có trách nhiệm xác định các nguồn cung cấp thông tin, các phương pháplấy tin để mang lại những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho lãnh đạo trongquá trình quản lý cơ quan

Xử lý thông tin : để thông tin thu thập có thể sử dụng được thì việc xử lý tổng hợpthông tin là rất cần thiết Mục tiêu của quá trình này là đưa ra các phương án giảipháp cho các quyết định quản lý được thực hiện dưới các hình thức kiến nghị, đềxuất sáng kiến giải pháp, làm những căn cứ định hướng để lãnh đạo ban hành cácvăn bản quản lý về hoạt động của cơ quan Đó chính là tiền đề và nội dung của cácmệnh lệnh, quyết định, chỉ thị thông tin trong lãnh đạo Xử lý thông tin là côngviệc phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có trình độ chuyên môn, cóhiểu biết xã hội sâu rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp vấn đề

Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm xử lý và phân tích thông tin là phầnmềm ‘‘ hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp PERP‘‘tức là một hệ thốngđiều hành bảo đảm cho các thông tin ở các phòng ban kết hợp chặt chẽ với nhautrong quá trình kinh doanh Nó gồm thông tin trong quá trình sản xuất, thông tintài chính, hệ thống báo cáo nhiều ứng dụng tiếng việt được tích tự động trong quátrình xử lý, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm quyết định tốt hơn, hiệu quảhơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc Hiện tại, hệthống xử lý thông tin này gồm các ứng dụng: hệ thống Quản lý Tài chính – Kếtoán PERP-Acc, hệ thống Quản lý Bán hàng PERP-Sales, hệ thống Quản lý Vật tưPERP-Inv, hệ thống Quản lý Nhân sự và Tiền lương PERP-HrPr, hệ thống Quản lý

Dự án PERP-Proj, hệ thống Thông tin quản lý sản xuất PERP-Manu, hệ thốngThông tin Điều hành Doanh nghiệp PERP-Info

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

21

Đối với công ty cổ phần may Đức Giang đã áp dụng phương pháp tổng hợp thôngtin bằng cách sắp xếp các thông tin đã qua kiểm tra, xác minh, phân tích , chọn lọctheo một chủ đề nhất định Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc, di chuyển,lĩnh vực công tác Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp vớiđặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dunhj thông tin của lãnh đạo công ty.Những thông tin sau khi được phân tích và xử lý được cung cấp cho lãnh đạo 1cách chính xác, kịp thời.

2.Công tác ban hành và quản lý văn bản:

Là một công ty cổ phần may mặc, mấy năn gần đây công ty đã có nhiều sáng kiếntrong hành chính, quản lý cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lương sản phẩm, xây dựng thương hiệu nhằm vươn lên khẳng định vị trí trên thị trường Để việc điều hành trong công ty được thống nhất và thông suốt, công ty đã áp dụng đúng đắn chế độ soạn thảo, ban hành văn bản Hàng ngày công ty tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều loại văn bản khác nhau

2.1.Các loại văn bản công ty cổ phần may Đức Giang ban hành.

- Giấy đi đường

- Giấy biên nhận hồ sơ

- Phiếu gửi

- Công văn

*Văn bản cá biệt: Quy định, Quy chế, Quyết định của công ty.

*Văn bản chuyên môn: là những văn bản mang tính đặc thù của ngành

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản Lý

2.2 Quy trình và thủ tục ban hành văn bản:

*Văn bản của công ty ban hành theo quy trình sau:

Trong đó, cơ bản ban hành văn bản được thực hiện theo 6 bước sau:

- Sáng kiến và soạn thảo văn bản

- Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

- Giám đốc và phó giám đốc của công ty kí những nội dung quan trọng

- Cán bộ phụ trách dưới cấp( trưởng các phòng) có thể đước ủy quyền kímột số văn bản giao dịch thông thường

Viêc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hoặc ghi trong quy chế làmviệc của cơ quan

2.3.Công tác quản lý văn bản

Để làm tốt công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong công ty may Đức Giang, công tác quản lý văn bản được lãnh đạo quan tâm và được phòng hànhchính trực tiếp đảm nhận Toàn bộ hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản luân chuyển trong nội bộ công ty đều được tiếp nhận và xử lý

2.3.1 Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đến:

Nguyễn Thị Bích Diệp MSV:08D00871

ffd Đề xuất văn bản -> Khai thác văn bản -> Sửa chữa dự thảo ->Duyệt dự

thảo > Đánh máy văn bản > Chỉnh lý văn bản > Ký văn bản > Vào sổ

-> Gửi văn bản đi và lưu văn bản.

23

Cụng văn đến bao gồm toàn bộ tài liệu được tiếp nhận từ bờn ngoài cụng

ty , văn bản đến được thực hiện theo quy trỡnh:

+ Kiểm tra các thông tin ngoài bì

+Phân loại sơ bộ các công văn, bóc bì công văn

+Đóng dấu đến vào công văn, trình trưởng phòng

+Đăng ký công văn vào sổ quản lý công văn

+Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến

Dấu cụng văn đến:

⇛Dấu cụng văn đến:

Chi nhỏnh cụng ty cổ phần mayĐức Giang

Số kýhiệu cụng văn

Ngàythỏngcụng văn

Trớchyếu nội dung

Lưu

hồ sơ

Nơi nhận

Ký gửi

Gi chỳ

Sổ cụng văn đến được đăng kớ văn bản đến mở từ ngày 1/1 đến ngày 31/12

=>Bỡa mẫu cụng văn đến

Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lõp- Tự do- Hạnh phỳc

Năm :…

SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN

Đơn vị: Cụng ty cổ phần may Đức Giang