Thực tập tốt nghiệp là một yêu cầu cần thiết đối với học viên đang học tập và nghiên cứu tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông trước khi kết thúc khoá học, một mặt là yêu cầu nhưng mặt có ý nghĩa hơn cả đây là giai đoạn giúp học viên thực tập có cơ hội được làm quen với công việc thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết đã học qua nhận thức khách quan và phát huy những ý tưởng của mỗi học viên. Trong thời gian thực tập này học viên được tiếp cận với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như quan sát để học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc, học hỏi nhiều nội dung trong thực tế đồng thời để phát hiện ra những kiến thức chưa đầy đủ và khả năng của mỗi học viên từ đó bổ sung, bù đắp chúng trước khi rời khỏi Học viện. Với bản thân là một học viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, mục tiêu đặt ra cho 06 tuần thực tập, trước hết học hỏi thêm những kinh nghiệm thực tế đồng thời được trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến chuyên ngành đã học, Chính vì lý do đó em đã chọn địa điểm thực tập là Bưu điện tỉnh Hà Nam; là một bưu điện có nhiều năm cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông trên địa bàn tỉnh Hà Nam, chính nơi đây đã giúp em có điều kiện và cơ hội để kiểm chứng và thực nghiệm những kiến thức mình đã học. Sau thời gian thực tập tổng hợp, em đã tiếp cận được một số nội dung về hoạt động kinh doanh chung, quy trình khai thác các dịch vụ bưu chính của Bưu điện tỉnh Hà Nam, dưới sự tạo điều kiện giúp đỡ của Ban Lãnh đạo cùng các Chuyên viên của các phòng ban chức năng và đặc biệt dưới sự hướng dẫn của các cô giáo, em đã hoàn thành báo cáo thực tập với chuyên đề công tác tổ chức sản xuất tại Bưu điện tỉnh Hà Nam. Bản báo cáo đề cập đến chức năng nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Hà Nam và hoạt động tổ chức sản xuất tại đơn vị được trình bày sâu hơn, đây là nền tảng để lựa chọn cho giai đoạn thực tập chuyên nội dung quản trị kinh doanh mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Sau đây bản báo cáo về những nét tổng quát chung của Bưu điện tỉnh Hà Nam được trình bày thông qua các nội dung chính sau:
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là một yêu cầu cần thiết đối với học viên đang học tập và nghiêncứu tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông trước khi kết thúc khoá học, mộtmặt là yêu cầu nhưng mặt có ý nghĩa hơn cả đây là giai đoạn giúp học viên thực tập có
cơ hội được làm quen với công việc thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết đã học quanhận thức khách quan và phát huy những ý tưởng của mỗi học viên Trong thời gianthực tập này học viên được tiếp cận với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp cũng như quan sát để học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc, họchỏi nhiều nội dung trong thực tế đồng thời để phát hiện ra những kiến thức chưa đầy
đủ và khả năng của mỗi học viên từ đó bổ sung, bù đắp chúng trước khi rời khỏi Họcviện
Với bản thân là một học viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, mục tiêu đặt
ra cho 06 tuần thực tập, trước hết học hỏi thêm những kinh nghiệm thực tế đồng thờiđược trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến chuyên ngành đã học, Chính vì
lý do đó em đã chọn địa điểm thực tập là Bưu điện tỉnh Hà Nam; là một bưu điện cónhiều năm cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông trên địa bàn tỉnh Hà Nam, chính nơiđây đã giúp em có điều kiện và cơ hội để kiểm chứng và thực nghiệm những kiến thứcmình đã học
Sau thời gian thực tập tổng hợp, em đã tiếp cận được một số nội dung về hoạtđộng kinh doanh chung, quy trình khai thác các dịch vụ bưu chính của Bưu điện tỉnh
Hà Nam, dưới sự tạo điều kiện giúp đỡ của Ban Lãnh đạo cùng các Chuyên viên củacác phòng ban chức năng và đặc biệt dưới sự hướng dẫn của các cô giáo, em đã hoànthành báo cáo thực tập với chuyên đề công tác tổ chức sản xuất tại Bưu điện tỉnh HàNam
Bản báo cáo đề cập đến chức năng nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Hà Nam và hoạtđộng tổ chức sản xuất tại đơn vị được trình bày sâu hơn, đây là nền tảng để lựa chọncho giai đoạn thực tập chuyên nội dung quản trị kinh doanh mà bất kỳ một doanhnghiệp nào cũng cần phải có
Sau đây bản báo cáo về những nét tổng quát chung của Bưu điện tỉnh Hà Namđược trình bày thông qua các nội dung chính sau:
PHẦN THỨ NHẤT : THỰC TẬP CHUNG
PHẦN THỨ HAI: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU
Trang 2PHẦN THỨ NHẤT: THỰC TẬP CHUNG
1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN HÀ NAM
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của bưu điện tỉnh Hà Nam
Hà Nam là một tỉnh nằm ở phía Tây nam đồng bằng Bắc bộ Phía Bắc giáp Hà Nội, phíaNam giáp tỉnh Nam Định và Ninh Bình, phía Đông giáp tỉnh Hưng Yên và Thái Bình,phía Tây giáp tỉnh Hoà Bình Diện tích tự nhiên toàn tỉnh rộng 840km2, dân số trên 80vạn người Bộ máy hành chính gồm có 5 huyện và 1 Thành phố, 116 xã phường, thị trấntrong đó có 14 xã miền núi
Theo dòng lịch sử, quê hương Hà Nam có trống đồng Ngọc Lũ, có Tam nguyên Yên Đổ– Nhà thơ Nguyễn Khuyến; có tiếng trống Bồ Đề tháng 10/1930 biểu thị sức mạnh đấutranh của quần chúng nhân dân ủng hộ cuộc khởi nghĩa Xô viết Nghệ Tĩnh và phongtrào đấu tranh của nhân dân Thái Bình; có chiến sỹ cách mạng Nguyễn Hữu Tiến người
vẽ lá cờ đầu tiên của Tổ quốc
Hình thành và phát triển từ tổ chức giao thông liên lạc của Đảng bộ tỉnh HàNam trong những năm 1930-1945, sau Cách mạng tháng 8 thành công, cùng với việctiếp quản các cơ sở Bưu điện của chế độ cũ, Bưu điện tỉnh Hà Nam (nay là Bưu điệntỉnh Hà Nam) được thành lập Kể từ ngày mới hình thành đến Bưu điện tỉnh ngày nay làmột quá trình lịch sử lâu dài, gắn liền với sự ra đời và phát triển cũng như sự phấn đấuliên tục, bền bỉ của nhiều thế hệ cán bộ, CNVC – Lao động trong ngành Bưu điện Việtnam qua các thời kỳ Cách mạng của đất nước
Trải qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ rồi đến thời
kỳ xây dựng đất nước sau 30 năm đấu tranh giành toàn vẹn non sông và những lần nhậptách với Bưu điện tỉnh Nam Định, Ninh Bình mang những tên gọi: Bưu điện tỉnh Nam
Hà (1965-1976), Bưu điện tỉnh Hà Nam Ninh (1976-1992), Bưu điện tỉnh Nam Hà(1992-1997) và trở lại tên Bưu điện tỉnh Hà Nam (tháng 7/1997); dù ở bất cứ môitrường, điều kiện nào CBCNVC – Lao động Bưu điện tỉnh Hà Nam cũng luôn phát huytruyền thống vẻ vang của dân tộc Việt Nam nói chung và truyền thống ngành Bưu điệnnói riêng để phấn đấu vươn lên trong lao động sản xuất và công tác, thực hiện hoànthành xuất sắc mọi nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước và Ngành giao cho Với những thành
Trang 3tích xuất sắc trong hai cuộc kháng chiến và kết quả đạt được trong thời kỳ đổi mới, năm
2000 CBCNVC – Lao động Bưu điện tỉnh Hà Nam rất vinh dự được nhà nước phongtặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân
Thực hiện mô hình đổi mới và phương án chia tách Bưu chính – Viễn thông củaTập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Bưu điện tỉnh Hà Nam (mới) được thành lậptheo quyết định số 546/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của hội đồng quản trị Tậpđoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động từ ngày01/01/2008
Bưu điện tỉnh Hà Nam gồm có 5 Bưu điện huyện, 2 trung tâm và 5 phòng chứcnăng trực thuộc Bưu điện tỉnh với tổng số 325 CBCNVC – Lao động Đứng trước nhữngkhó khăn thách thức trong quá trình triển khai thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ củamột đơn vị mới, Bưu điện tỉnh Hà Nam đã tập trung ổn định tổ chức và nhanh chóng bắttay vào SXKD Bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ như tem Bưu chính; chuyển phátbưu phẩm, bưu kiện trong và ngoài nước; bưu chính uỷ thác; bưu phẩm không địa chỉ;chuyển phát nhanh; chuyển tiền; điện hoa; tiết kiệm Bưu điện; Phát hành báo chí; nhận,chuyển, phát quà tại nhà và các dịch vụ Viễn thông – Công nghệ thông tin, Bưu điệntỉnh Hà Nam còn cung cấp các loại hình Bảo hiểm; bán vé máy bay; vận tải hành khách;rượu bổ “Vọc long tửu” đậm đà thơm ngon của đất rượu Vũ Bản Bình Lục; miến dongtrong suốt mềm dẻo nổi tiếng của quê hương Lý Nhân và các dịch vụ hàng hoá khácnhằm khai thác và phục vụ đa dạng hoá các loại hình dịch vụ, tạo nên sự tiện ích chokhách hàng
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bưu điện tỉnh Hà Nam.
- Thiết lập,quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng trên đạibàn tỉnh Hà Nam
- Cung cấp các dịch vụ Bưu chính công ích theo quy hoạch, kế hoạch phát triểnbưu chính của Tổng công ty và những nhiệm vụ công ích khác do Tổng công ty giaohoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu
- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dành riêng theo quy định của Tổng công ty
và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báo chí, tài chínhbưu chính trong và ngoài nước trên địa bàn tỉnh
Trang 4- hợp tác với các doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh các dịch vụviễn thông, công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh.
- Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnhvực bưu chính, chuyển phát
- Tổ chức kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật vàđược Tổng công ty cho phép
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của bưu điện tỉnh Hà Nam
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY
Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức BĐT Hà Nam
Trang 51.1.4 - Tình hình mạng lưới ( cơ sở VCKT) :
Ngay từ năm 2002, sau khi được chọn là một trong 10 tỉnh thành đầu tiên thựchiện chia tách BC-VT ở cấp huyện, Bưu điện tỉnh Hà Nam đã tiến hành các thủ tục vềđất đai và xây dựng trụ sở làm việc cho Bưu điện huyện và Đài Viễn thông ở hai địađiểm riêng biệt, trên nguyên tắc ưu tiên cho Bưu điện vị trí thuận lợi để kinh doanh, nên
có thể nói, cơ sở vật chất- kỹ thuật của Bưu điện tỉnh Hà Nam hiện nay đầy đủ và khátốt
Tính đến tháng 6 năm 2012 toàn Bưu điện tỉnh Hà Nam có 39 Bưu cục, 97 điểmBưu điện văn hoá xã và 5 đại lý Bưu điện (đa dịch vụ), tổng số điểm Bưu điện phục vụtrong toàn tỉnh là 144, bình quân 1,3km/1 điểm Bưu điện, ngoài ra còn phát triển được
36 đại lý thuần viễn thông, 100% Bưu điện huyện đã được đầu tư xe ô tô vận chuyểnBưu chính, 33 Bưu cục có doanh thu cao được trang bị máy tính tính cước Phươngtiện vận chuyển bằng ô tô, phục vụ lĩnh vực Bưu chính - phát hành báo chí là 10 chiếc
Sau đây là bảng số lượng điểm phục vụ và các tuyến đường thư tại bưu điện tỉnh
Hà Nam:
Bảng 1.1 Số lượng điểm phục vụ và các tuyến đường thư tại BĐT Hà Nam
Số lượng điểm phụcvụ
Điểm khai thác Tuyến đường thư
Đại lý,ki ôt 5 ĐL, 3 kiốt
( Nguồn : Phòng quản lý nghiệp vụ BCVT)
Cùng với việc mở rộng mạng lưới, Bưu điện tỉnh đã chú trọng công tác hiện đạihóa hệ thống Bưu cục Tăng cường các trang thiết bị phục vụ khách hàng như: Hệ thốngtính cước tại các nơi giao dịch, cân điện tử, máy FAX, máy gói buộc, đảm bảo nơi giaodịch với khách hàng văn minh lịch sự Tuy nhiên, do đặc điểm là một tỉnh thuần nôngnghèo, nhu cầu sử dụng dịch vụ BC-VT thấp, lại bị cạnh tranh khá mạnh nên doanh thucủa đơn vị không cao
1.1.5 – Các dịch vụ chủ yếu mà bưu điện đang cung cấp
+ Dịch vụ Bưu phẩm thường, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, phát hành báo chí, temchơi, trong đó có dịch vụ bưu kiện, PHBC đã được quản lý, khai thác trên mạng tinhọc nội bộ BĐT
+ Dịch vụ Bưu chính ủy thác( sản lượng đi hầu như không có, sản lượng đến rấtít)
Trang 6Các dịch vụ này đang dần triệt tiêu ( sản lượng và doanh thu năm sau thấp hơnnăm trước rất nhiều) do cạnh tranh bởi các dịch vụ chất lượng cao của ngành và của cácđối thủ trên địa bàn như bưu chính Viettel, các phương tiện vận tải đường bộ Riêng cóPHBC, khách hàng chủ yếu là các cơ quan đoàn thể và chính quyền các cấp, nhờ đơn vị
có chính sách hoa hồng mềm dẻo, hợp lý, cộng với mối quan hệ tốt với khách hàng nênvẫn duy trì và tăng sản lượng hàng năm
- Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, Vexpress, trong đó dịch vụ EMS đã được
quản lý, khai thác trên mạng tin học toàn quốc, đến bưu cục cấp 2
- Dịch vụ tài chính Bưu chính: Chuyển tiền ( gồm TCT và CTN, chuyển tiền quốc
tế, Western Union)đã được quản lý và khai thác trên mạng tin học diện rộng; Bảo hiểm;Tiết kiệm Bưu điện ( mới có bưu cục trung tâm tỉnh nối mạng online);
+ Nhận hợp đồng lắp đặt thuê bao điện thoại cố định, Gphone, Internet, Di động,MyTV
+ Điện thoại công cộng tại các điểm giao dịch
+ Làm đại lý phân phối sim và thẻ card cho Vinaphone, Mobiphone
+ Phát triển thuê bao AVG
+ Làm đại lý thu cước thuê bao cho Viễn thông Hà Nam
+ Đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Việt nam Airline, Pacific Airline,AirMêkông
+ Cho thuê văn phòng
+ Bán hàng hóa
+ Dịch vụ vận tải
+ Đặc biệt Bưu điện tỉnh đã triển khai mô hình PostShop mà các nước phát triểnđang sử dụng Tuy nhiên, do chưa có sự đồng bộ của các Tỉnh cũng như chưa chiếmđược vị trí trong lòng khách hàng nên mô hình này chưa đem lại hiệu quả cao cho đơnvị.Nhưng nó đã cho thấy sự mạnh dạn đổi mới của cán bộ quản lý ở đơn vị
Ngoài ra ở một số đơn vị trực thuộc còn ký hợp đồng đại lý với một số nhà cungcấp thiết bị viễn thông để bán lẻ
Nhìn chung, các dịch vụ mà Bưu điện tỉnh Hà Nam đã và đang cung cấp khá đadạng, tuy nhiên, do đặc thù địa phương là tỉnh thuần nông nghèo nên nhu cầu và sảnlượng của mỗi dịch vụ không nhiều Doanh thu chủ yếu của Bưu điện tỉnh hiện nay là từnhóm dịch vụ Tài chính Bưu Chính (dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện), Dịch vụ Bảo hiểm phi
Trang 7nhân thọ, nhóm dịch vụ Bưu chính - chuyển phát , đòi hỏi VNPost phải có chiến lượcdài hạn để phát triển các dịch vụ riêng có
Mô hình Post Shop được Bưu điện tỉnh Hà Nam triển khai Tại đây có bán rấtnhiều đồ dung từ máy điện thoại bàn, sách báo,tạp chí, sim thẻ điện thoại đến bánh kẹođặc sản quê hương Hà Nam, rượu bổ…Đây là mô hình mới được áp dụng rất thành côngtại các nước phát triển, tuy nhiên chưa mang lại hiệu quả cao cho đơn vị
1.1.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh:
1 Tình hình lao động:
Tổng số lao động tại thời điểm 31/12/2010 là: 325 người
Trong đó: - Nữ: 244 người chiếm tỷ lệ 75,08%
- Nam: 81 người chiếm tỷ lệ 24,92%
2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Hà Nam năm 2010,
2011, và 6 tháng đầu năm 2012.
6 tháng đầu năm 2012
20,476 đạt 150% KH giao
5.160.000 đạt 98,02%
KH giao
3.916.026 đạt 99,03 % KH giao
Tiền gửi TK huy
động
Triệu đồng
82,54 đạt 101%
KH giao
85,34 đạt
105 % KH giao
76,989 đạt 110% KH giao
Dịch vụ chuyển tiền Triệu
đồng
115,500 đạt 101
% KH giao
127,350 đạt 103% KH giao
Trang 81.2 QUY TRÌNH CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG1.2.1 Quy trình tại giao dịch
1.2.1.1 Nhận gửi các loại bưu gửi trong nước.
a Nhận gửi thư và bưu thiếp.
- Nhận gửi tại giao dịch phải thực hiện như sau :
Kiểm tra lại việc ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận yêu cầu gián kín láthư
Cân bưu phẩm tính cước, thu tiền Dán tem hoặc in cước thay tem hoặc giao temcho khách hàng tự gián
- Nhận gửi qua thùng thư việc thu gom thư tại các hòm thư cần thực hiện đúngquy tần suất mở, giờ mở thao tác mở và khoá theo quy định với từng loại thùng thư
- Thư và bưu thiếp gửi thường có thể sử dụng các dịch vụ đặc biệt : Máy bay,phát nhanh, lưu ký, khách hàng phải trả đủ cước thể hiện bằng tem trên phong bì thư
b.Nhận gửi bưu phẩm ghi số.
* Ghi số gửi lẻ (gửi ít).
Cung cấp phiếu gửi BĐ1 lưu ý người gửi đọc lại những điều khoản về dịch vụ ởmặt sau và hướng dẫn người gửi cách gửi vào phiếu những thông tin sau :
- Họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, số điện thoại, số CMT của người nhận
- Đánh dấu ở ô lựa chọn hình thức gửi (Khai giá hay không khai giá)
- Kê khai chi tiết nội dung bưu gửi
- Chữ ký của người gửi , ngày ký gửi
Nếu khách hàng lựa chọn khai giá ở mục lựa chọn của người gửi, giao dịch viênhướng dẫn khách hàng làm thủ tục giao giá Khách hàng có sử dụng dịch vụ cộngthêm thì thể hiện tên dịch vụ bằng cách đóng dấu, hoặc dán nhãn lên BĐ1, vỏ bọc bưuphẩm mặt ghi địa chỉ
- Ghi loại bưu phẩm lên vỏ bọc bưu phẩm và đánh dấu loại bưu phẩm trên BĐ1.Dán nhãn BĐ2 lên bưu phẩm trên nhãn phải có số hiệu bưu cục, tên bưu cục đòng thờithể hiện số hiệu BĐ2 lên BĐ1
- Cân thể hiện ghi khối lượng lên BĐ1 và vỏ bọc bưu phẩm lên mặt ghi địa chỉ.Tính cước, ghi cước lên BĐ1 và vỏ bọc mặt ghi địa chỉ và thu tiền cước
- Ký tên đóng dấu, nhật ấn giao liên 2 của BĐ1 cho người gửi hay hoá đơn BC01nếu khách hàng yêu cầu lấy hoá đơn
- Liên 1 BĐ1 được xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập lưu ở bưu cục Vào
sổ suất nhập BC28 đến giờ đóng chuyến thư vào BĐ3 giao cho bộ phận khai thác đểchuyển đi
Trang 9* Ghi số gửi nhiều.
- Khách hàng bưu gửi bưu phẩm ghi số với số lượng nhiều quy trình được ápdụng tương tự như bưu phẩm ghi số gửi lẻ
- Cung cấp hướng dẫn khách hàng vào bảng kê BC16 thành 2 liên
+ Đối chiếu từng bưu phẩm với bảng kê
+ Cân, ghi khối lượng, tiền cước vào từng bưu phẩm tương ứng trên bảng BC16.+ Ghi khối lượng bưu phẩm đã nhận bằng số, bằng chữ ghi ngày, tháng, năm, kýtên đóng dấu lên cả 2 liên BC16 Thu tiền cấp hoá đơn BC01 cho khách hàng theo quyđịnh hoặc vào sổ ghi nợ
- Đề nghị khách hàng ghi rõ họ tên trên bảng kê giao 1 liên cho người gửi bưu tạibưu cục Các bưu cục có thể cấp trước BC16 nhãn số, bưu phẩm cho khách hàngthường xuyên gửi với số lượng nhiều, đê khách hàng tự lập bảng kê thể hiện số hiệulên bưu phẩm trước khi đến bưu cục
c Dịch vụ gửi EMS
- Nếu là EMS gửi hàng hoá tiền hành kiểm tra vật phẩm hàng hoá như bưu
phẩm, bưu kiện, Kiểm tra đầy đủ thông tin, họ tên, người gửi, người nhận
- Giao dịch viên cung cấp phiếu gưỉ E1 cho khách, hướng dẫn khách hàng viếtbưu gửi là thư hay tài liệu, cung cấp thêm phong bì EMS để khách hàng ghi
- Đề nghị người gửi ghi số điện thoại của người gưỉ, người nhận để tiện liên lạc,giao dịch viên hướng dẫn và ghi đầy đủ vào E1
- Cân tính cước, hoàn chỉnh phiếu E1 vào mặt bưu gửi EMS Thu tiền cước chínhcấp liên 3 của E1 cho khách hàng hoặc hoá đơn BC01 theo quy định Liên 1 xếp theothứ tự cập nhật dữ liệu vào máy tính, cuối ngày đóng thành tập lưu tại bưu cục, liên 2dính theo bưu gửi sao cho không bị rơi trong quá trình vận chuyển
- Lập bảng kê E2 giao cho bộ phận khai thác để chuyển đi, cuối ca, cuối ngàygiao dịch viên ghi sản lượng thông tin doanh thu vào sổ sản lượng doanh thu
* Nhận gửi bưu gửi EMS đi quốc tế.
Đối với bưu gửi là thư tài liệu việc nhận gửi theo đúng các bước như nhận gửiEMS trong nước, lưu ý khách hàng ghi mã bưu chính nước đến
- Nếu bưu gửi là hàng hoá ngoài công việc nhận gửi như bưu gửi trong nước cầnhướng dẫn khách hàng kê khai nội dung bưu gửi chi tiết vào bảng kê CN22 ,CN23 gửikèm theo bưu gửi.Thông báo với khách hàng về việc kiểm tra hải quan khi xuất cũngnhư khi nhập bưu gửi.Bưu gửi phải chịu thuế xuất nhập khẩu ,lệ phí hải quan ,phụ phíxăng dầu ,phụ phí vùng xa thì thu theo quy định
- Đề nghị khách hàng ghi rõ số điện thoại của người gửi ,người nhận lên E1, đểtiện liên lạc khi làm thủ tục hải quan
Trang 10d Nhận gửi bưu phẩm, bưu kiện.
Giao dịch viên kiểm tra nội dung hàng gửi, cách gói bọc, cách ghi họ tên, địa chỉngười gửi người nhận trên bưu kiện Trường hợp khách hàng gói bọc hoặc sửa chữanhững thông tin trên bưu kiện nhân viên nhận gửi phải giám sát quá trình gói bọc vàkiểm tra những thông tin khách hàng đã sửa
Cung cấp phiếu gưỉ BK1 hướng dẫn người gửi ghi những thông tin lên BK1
+ Họ tên địc chỉ người gửi, người nhận ,số điện thoại ,số CMT của người nhận+ Đánh dấu vào ô lựa chọn hình thức gửi đánh dấu vào ô chỉ dẫn trường hợp bưukiện không phát được chuyển tiếp
+Kê khai nội dung bưu gửi ghi ngày gửi và ký tên
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ cộng thêm thì đóng dấu dán nhãn lên BK1 và vỏbọc bưu kiện
- Giao dịch viên dán nhãn BK2 trên nhãn có thông tin về bưu cục nhận gửi ,đồngthời thể hiện số hiệu lên BK1, cân bưu kiện thể hiện khối lượng bưu gửi lên BK1 vỏbọc bưu kiện
Thu tiền ký tên đóng dấu ngày cấp liên 3 phiếu gửi BK1 hoặc hoá đơn BC01 chokhách hàng
Gắn liên 2 ,BK1 vào bưu kiện đảm bảo không bị rơi trong quá trình khai thác vậnchuyển
- Liên 1,BK1 để lưu xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập
- Vào BK3 chuyển bưu kiện cho bộ phận khai thác chuyển đi
* Người gửi nhiều bưu kiện cho một người nhận (chỉ áp dụng trong nước tối
đa 5 bưu kiện)
- Có thể sử dụng 1 phiếu BK1 để nhận cho nhiều bưu kiện khi thể hiện số liệubưu kiện thì lần lượt số hiệu của từng bưu kiện, khối lượng, cước theo đúng thứ tự củatừng bưu kiện tương ứng
- Trên từng bưu kiện sau gạch chéo của số hiệu thì ghi thêm tổng số bưu kiện trênphiếu đó Trong quá trình khai thác vận chuyển, phát thì phải tổ chức cho các bưu kiện
đó được khai thác một loạt
* Nhận gửi hàng bưu chính uỷ thác.
Giao dịch viên tiến hành kiểm tra hàng hoá, hướng dẫn khách hàng về nội dunghàng hoá được phép gửi, cách gói bọc kích thước khối lượng, cách ghi họ tên, địa chỉngười gửi, người nhận lên bưu gửi Trường hợp khách hàng gói bọc lại dau khi đãkiểm tra phải có sự chứng kiến của giao dịch viên
- Cung cấp phiêu gửi C1 và hướng dẫn khách hàng viết, khách hàng viết xonggiao dịch viên tiến hành kiêm tra laị và tiến hành hoàn chỉnh lại trên phiếu gửi
Trang 11- Viết số hiệu bưu gửi bằng bút dạ lên bưu gửi, Số hiệu bưu gửi là số được in trênD1, trường hợp có nhiều bưu gửi thì viết số thứ tự của bưu gửi trên số thứ tự của lôhàng.
- Tính cước bưu gửi giao liên thứ 3 của C1 chon khách hàng liên 1 lưu tại bưucục sắp xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập để làm chứng từ Nếu bưu gửi bưuchính uỷ thác là hàng nặng trước khi nhận gửi phải trao đổi với bưu cục phát xem xétkhả năng của bưu gửi
- Nếu bưu gửi bưu chính uỷ thác là hàng dễ vỡ thì gián nhãn ''hàng dễ vỡ'' lên bềmặt dễ nhận thấy của bưu gửi
- Trường hợp có chứng từ đi kèm thì giao dịch viên phải ký tên đóng dấu nhật ấnvào mặt sau chứng từ Cho chứng từ vào phong bì C5 đính chặt vào bưu gửi đảm bảokhông bị rơi trong quá trình vận chuyển
- Vào C2 giao cho bộ phận khai thác chuyển đi
* Dịch vụ phát tận tay :
- Dịch vụ phát tận tay chỉ được nhận gửi với bưu phẩm ghi số bưu kiện, bưuphẩm , bưu kiện khai giá, bưu gửi EMS và chỉ được chấp nhận ngay khi ký gửi
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ phát tận tay
- Dán nhãn hoặc đóng dấu ''Phát tận tay'' (nếu trong nước) hoặc MAIN ROPRE''nêú nước ngoài lên bưu gửi
* Dịch vụ báo phát :
- Chỉ áp dụng với bưu phẩm ghi số, khai giá, bưu gửi EMS, bưu kiện và chỉ chấpnhận yêu cầu ngay khi ký gửi
- Cung cấp BC07 hoặc CN07 với bưu gửi xem có khớp hay không
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ báo phát
- Đóng nhật ấn trên BC07 hoặc CN07, dán nhãn ''máy bay'' hay ''AVION'' hoặcAIR'' lên BC07 hoặc CN07 nếu người gửi yêu cầu chuyển giấy báo phát bằng máybay
- Đóng dấu ''AR'' màu đỏ lên bưu phẩm, bưu kiện phiếu gửi sau đó tính BC07hoặc CN07 sao cho khồn bị rơi trong quá trình vận chuyển lên bưu gửi để chuyển đi
* Dịch vụ giao ký.
- Dịch vụ giao ký được áp dụng với tất cả các loại bưu gửi hoặc theo yêu cầu củangười nhận (trường hợp này phải viết giấy đề nghị bưu cục phát giữ lại các bưu gửicủa mình tại giao dịch để tự đến nhận và cam đoan trả trước, lưu ký khi đến nhận bưugửi.)
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ ''lưu ký''
- Dán nhãn ''lưu ký'' (trong nước) và ''RESTANTE'' (quốc tế) lên bưu gửi
Trang 12* Dịch vụ khai giá.
+ Nguyên tắ gói bọc bưu gửi khai giá
Bưu gửi khai giá phải được gói bọc sao cho nội dung trên trong chỉ xâm hại khi
vỏ bọc hoặc dấu hiệu niêm phong bị xâm hại
- Niêm phong, tem trả cước, nhãn nghiệp vụ phải được dán cách nhau để khôngthể che những vết xâm hại trên vỏ bọc, và không được dán trùm niêm phong, mép vỏbọc Không được dán thêm bất kỳ một nhãn nào lên bưu gửi khai giá
- Nếu bưu gửi khai giá đóng trong hộp thì phải làm bằng chất liệu đủ dai bền, mặttrên mặt dưới của hộp thì phải bọc giấy trắng để ghi các thông tin Hộp phải được niêmphong 4 mặt, buộc chéo chữ thập chắc chắn bằng dây không có mối nối, 2 đầu dây cóniêm phong
* Thủ tục nhận gửi.
- Trình tự nhận gửi được thực hiện theo quy định của dịch vụ cơ bản mà kháchhàng sử dụng
- Đưa V1 hướng dẫn cách viết
- Người gửi lựa chọn gửi theo hình thức khai giá giao dịch viên lưu ý hướng dẫnkhách hàng khai đúng giá trị của vật phẩm trên V1
- Cân bưu gửi chính xác đến từng gam
- Thu cước cơ bản và cước dịch vụ khai giá
- Đóng dấu dịch vụ ''khai giá'' lên bưu gửi, phiếu gửi
- Niêm phong bưu gửi bằng keo đặc thù của dịch vụ khai giá, yêu cầu khách hàng
ký tên hoặc ký hiệu, dấu riêng của mình lên băng keo đặc thù
- Đính chặt 2 liên phiếu yêu cầu dịch vụ khai giá lên bưu gửi sao cho không bị rơitrong quá trình vận chuyển, liên 1 để lưu tại bưu cục
- Bưu gửi khai giá nếu chưa chuyển đi phải được bảo quản trong tủ có khoá chắcchắn
1.2.1.2 Phát bưu gửi tại giao dịch
- Tất cả các loại bưu gửi khác đều được phát tại giao dịch và chỉ phát trong giờ
mở cửa của giao dịch
- Bưu cục phát lập giấy nời cho từng bưu gửi ,gửi giấy mời đến người nhận Khiphát bưu gửi ký nhận trên giấy mời BC10
*Các loại giấy tờ dùng để xuất trình khi nhận trả bưu gưỉ:
- Khi phát các loại bưu gửi ghi số ,khai giá ,bưu kiện,bưu kiện, bưu gửi COD,EMS, nhân viên bưu điện đề nghị xuất trình các lạo giấy tờ để chứng minh là ngườinhận hợp pháp :
Trang 13+ Giấy chứng minh nhân dân
+ Một trong những loại giấy tờ hợp lệ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyềncòn thời hạn sử dụng, những loại giấy tờ này phải có ảnh, đóng dấu nổi như bằng lái
xe cơ giới, hộ chiếu, thẻ quốc hội, CMT củ lực lượng công an
+ Đối với người nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu hoặc giấy phép lưu trú cònthời hạn sử dụng do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp
+ Người nhận là cán bộ, sỹ quan, chiến sỹ quân đội thì giấy tờ để nhận bưu gửibao gồm :CMT quân đội hoặc thẻ quân nhân hoặc giấy chứng nhận của trạm quân bưunếu là bộ đội biên phòng, các loại giấy tờ này đều phải còn thời hạn sử dụng
- Nếu không có một trong những loại giấy tờ quy định trên có thể xuất trình giấychứng nhận có chữ ký và dấu cơ quan đơn vị nơi người nhận công tác hay chính quyềnphường, xã nơi người nhận cư trú
- Ngoài ra, người nhận có thể nhờ một công dân cư trú tại địa bàn có bưu gửi Sửdụng một trong những loại giấy tờ quy định trên để làm chứng Người làm chứng cùng
ký tên với người nhận cùng với những giấy tờ liên quan và phải chịu trách nhiệm về sựlàm chứng của mình
*Trách nhiệm của người nhận bưu gửi:
- Trước khi phát bưu gửi nhân viên giao dịch yêu cầu người nhận xem xét tìnhtrạng gói bọc, kiểm tra khối lượng
- Sau khi nhận bưu gửi người nhận phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dungbưu gửi
- Trừ bưu gửi khai giá có quy định riêng
- Nếu là người nhận thay hay người được uỷ quyền thì phải có trách nhiệm trả sốcước thiếu khi nhận bưu gửi
* Thời gian lưu trữ bưu gửi tại giao dịch :
+ Đối với bưu phẩm bưu kiện
- Trừ các trường hợp bưu phẩm bưu kiện được chuyển tiếp hoặc người gửi có lựachọn khác trên phiếu gửi Thời hạn lưu trữ bưu phẩm ,bưu kiện được quy định nhưsau
Một ngày đối với bưu phẩm bưu kiện mà người nhận từ chối để từ khi có xácnhận của người nhận trên giấy mời hoặc bưu phẩm bưu kiện
5 ngày đối với bưu phẩm bưu kiện gửi cho người nhận đã chết mà không cóngười xin lĩnh thay hợp lệ kể từ khi xác nhận hoặc chính quyền địa phương (phường,xã)
Trang 1430 ngày kể từ ngày lập giấy mời lần 1 với bưu phẩm bưu kiện trong nước gửi chongười nhận ở thành phố, thị xã, thị trấn, 45 ngày kể từ ngày lập giấy mời lần 1 đối vớingười nhận ở nông thôn trong các trường hợp sau :
Người nhận không đến nhận
Không tìm thấy người nhận
Không có địa chỉ người nhận hoặc địa chỉ không rõ
Người nhận đi nơi khác không để lại địa chỉ
- Trường hợp đặc biệt có thể ra hạn 30 ngày nhưng không vượt quá 60 ngày kể từngày lập giấy mời lần 1 trong các trường hợp sau:
Bưu phẩm, bưu kiện từ nước ngoài gửi đến, người nhận không đến nhận, khôngtìn thấy người nhận, không có địa chỉ nhận hoặc không rõ ràng người nhận đi nơi kháckhông để lại địa chỉ
Bưu phẩm, bưu kiện có địa chỉ lưu ký
- Đối bưu phẩm bưu kiện chuyển hoàn để trả lại cho người gửi không qúa 30ngày kể từ ngày lập giấy mời mà người gửi không đến nhận thì bưu phẩm, bưu kiệnđược chuyển về hội đồng sử lý bưu phẩm bưu kiện vô thừa nhận
* Phát bưu gửi EMS trong nước
- Khi nhận bưu gửi từ khai thác chuyển sang phải đối chiếu số hiệu bưu gửi thựcnhận với số lượng bưu gửi trên E2, kiểm tra tình trạng gói bọc, niêm phong của từngbưu gửi
- Khi phát kiểm tra điều kiện giấy tờ để xác định đúng là người nhận, lấy chữ kýcủa người nhận và ngày giờ phát vào E1 và vào tổ phát EMS Nếu là người nhận thayngoài việc phải đảm bảo giấy tờ cần thiết, người nhận thay còn phải ghi rõ họ tên và''chữ nhận thay'' và quan hệ của người nhận thay và người nhận trên E1
- Đối với địa chỉ nhận là tổ chức cơ quan, đoàn thể trường học, lực lượng vũtrang bưu gửi được phát cho bộ phận hành chính hay văn thư thường trực hay ngườiđược uỷ quyền theo đề nghị của cơ quan tổ chức đó Yêu cầu phải có giấy chứng nhận
và giấy giới thiệu do cơ quan đoàn thể đó cấp
Trường hợp bưu gửi không phát được vì địa chỉ không đúng không đầy đủ rõràng, nếu trên bưu gửi hay E1 có số điện thoại người nhận giao dịch viên phát phảiliên hệ với người nhận để thoả thuận về thời gian, phương thức phát
* Phát bưu phẩm ghi số.
- Trước khi phát yêu cầu khách hàng xuất trình giấy mời BC10, chứng minh thưhoặc giấy chứng nhận nếu có, khi phát yêu cầu khách hàng kiểm tra lại tình trạng góibọc trọng lượng, niêm phong Yêu cầu người nhận ký nhận vào giấy mời BC10 và sổphát ghi số
Trang 151.2.2 Quy trình tại trung tâm khai thác
1.2.2.1.Thu gom bưu phẩm
a) Thu gom từ thùng thư công cộng.
Bưu cục bố trí người đi mở các thùng thư, lấy bưu phẩm về bưu cục để kịp sử lý đểđóng các chuyến thư đã quy định
- Thu gom bưu phẩm từ các thùng thư đặt tại các nơi công cộng:
- Lấy bưu phẩm từ các thùng thư đặt tại trụ sở Bưu điện, mỗi ngày lấy 4 lầntrước giờ đóng chuyển thư 15 phút Nếu khách hàng gửi nhiều phải tăng số lần mởnhiều hơn để tránh thư tràn ra ngoài
b) Thu gom từ bộ phận giao dịch:
* Thu gom bưu phẩm thường
Bưu phẩm thường có thể gửi tại giao dịch hoặc bỏ vào các thùng thư Trước giờđóng chuyến thư các bưu cục phải bố trí người mở các thùng thư theo quy định để lấybưu phẩm về bưu cục để kịp xử lý đóng chuyến thư theo giờ quy định
* Bưu phẩm ghi số, bưu kiện
- Trước giờ đóng chuyến thư bộ phận giao dịch phải giao hết bưu phẩm ghi số,bưu kiện cho bộ phận khai thác
- Bộ phận khai thác khi nhận phải đối soát lại từng bưu phẩm, bưu kiện ghi trên
sổ hoặc phiếu chuyển ; Xem xét tình trạng gói bọc, niêm phong, nhãn của các gói,kiểm soát cước phí và khối lượng bưu gửi (nếu có) đã thu, nếu không có gì sai sótkhai thác viên - kiểm soát viên cùng ký nhận vào sổ hoặc phiếu chuyển và cùng chịutrách nhiệm
Trang 16* Các phiếu chuyển tiền CT1
- Các ngân phiếu chuyển tiền theo đường thư đó là các phiếu chuyển tiền CT1.Trước giờ đóng chuyến thư bộ phận giao dịch phải tập hợp các thư chuyển tiền xếptheo thứ tự phát hành, vào sổ xuất nhập BC28 và bảng kê CT3 để chuyển giao cho bộphận khai thác Khi giao bên ký nhận phải ký nhận trên bảng kê CT3
- Bộ phận khai thác phải tiến hành kiểm soát lại đối chiếu với bảng kê nếu khớpthì ký nhận
c) Thu gom từ bưu tá.
Nhận bưu phẩm từ bưu tá, khai thác viên phải kiểm tra số lượng, cước xem đã
đủ chưa, sau đó ký vào sổ giao nhận
2 Nhận bưu phẩm trực tiếp.
Nhận bưu gửi từ các cơ quan, tổ chức cá nhân: công văn, ấn phẩm,…
Khai thác viên phải kiểm tra số lượng, khối lượng, cách gói bọc, cước phí sau đó vàocác sổ sách liên quan
1.2.2.2 Phân loại túi gói.
Sau khi thu gom bưu phẩm từ các đơn vị vận chuyển khai thác viên phải phânchia bưu phẩm ra từng loại riêng biệt để thuận tiện cho việc khai thác
1.2.2.3 Khai thác chuyến thư đến
1 Nhận chuyến thư.
Nhân viên khai thác đối chiếu từng túi gói thực nhận với số lượng túi gói ghitrên phiếu giao nhận và các giấy tờ liên quan (biên bản, sự vụ điện nếu có) Nếu thiếuhoặc thừa túi gói thì phải ghi chú vào phiếu giao nhận và ký nhận số lượng túi góithực nhận
Xem xét tình trạng bên ngoài các túi gói như: lá nhãn, tình trạng niêm phong,bao bì, vỏ bọc của từng túi gói Nếu có hiện tượng nghi vấn phải báo cáo với kiểm soátviên hay trưởng bưu cục để xử lý
2 Mở túi, gói thư.
a) Trình tự mở túi gói khi chuyến thư đến.
Đối chiếu lá báo BC31 với các đặc phẩm đi trong túi, gói thư xem đã đầy đủchưa sau đó mở lần lượt các đặc phẩm đi trong túi, gói thư
-Mở túi mang ký hiệu chữ “F” trước;
- Mở tiếp các túi bị suy suỷên, hư hỏng, nghi vỡ bẹp bên trong;
- Mở các túi gói khác;
-Trường hợp cần thiết có thể mở túi gói bị suy suyển, hư hỏng trước để đồngkiểm cùng công nhân vận chuyển;
Trang 17-Trước khi mở túi gói phải kiểm tra tên bưu cục nhận trên nhãn BC34, kiểm trakhối lượng túi, gói ghi trên nhãn BC34 với khối lượng cân thực tế để phát hiện và xử
lý kịp thời các trường hợp có sự nhầm lẫn, sai lệch theo quy định
b) Mở túi bưu phẩm thường.
- Trước khi mở phải kiểm soát lại một lần nữa để đảm bảo chắc chắn túi gói đếnbưu cục mình, cân lại nếu đúng trọng lượng mới tiến hành mở
- Túi gói được mở bằng cách cắt dây buộc cổ túi hoặc dây buộc gói thư dùngkéo cắt sát mép phong bì
- Việc mở túi gói phải đảm bảo sao cho không làm hư hỏng dấu niêm phong.Tất cả các dấu niêm phong, lá nhãn, bao bì phải được để riêng cho đến khi hoàn thànhviệc mở túi gói mà không có sai sót xảy ra Khi mở túi thư phải đảm bảo lấy hết bưuphẩm, bưu kiện trong túi bằng cách dốc ngược túi và lộn trái túi để tránh sót lại bưuphẩm
- Phải đối chiếu số lượng túi gói ghi chép trên phiếu báo chuyến thư BC34 với
số lượng túi gói bưu phẩm, bưu kiện thực nhận Nếu có bưu phẩm, bưu kiện đi trongthì phải cân khối lượng và so sánh với bản kê liên quan
c) Mở túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện
Túi gói được mở bằng cách cắt dây buộc cổ túi hoặc dây buộc gói thư dùng kéocắt sát mép phong bì Ngoài ra còn phải thực hiện các công việc sau:
+ Đối chiếu các phiếu chuyển bưu phẩm ghi số, bưu kiện với từng bưu phẩm,bưu kiện đã kê để phát hiện thừa thiếu
+ Cân từng bưu gửi đối chiếu với khối lượng ghi trên phiếu chuyển
+ Kiểm tra tổng số bưu gửi nhận được đối chiếu với bảng tổng hợp
- Nếu tất cả đều đúng khớp thì các nhân viên mở túi cùng ký nhận vào cácphiếu chuyển đóng dấu ngày, sắp xếp các phiếu chuyển theo từng loại từng bưu cục vàlưu giữ theo thời hạn quy định
d) Mở túi EMS
- Khi mở chuyến thư phải có ít nhất 2 người trong đó phải có kiểm soát viênhoặc người có trách nhiệm và phải mở túi “F” trước
- Nếu chuyến thư có túi rách, suy suyển thì phải mở túi đó trước khi mở túi “F”
- Sau khi mở túi phải xem xét tình trạng gói bọc, niêm phong của các bưu gửi,cân lại khối lượng của các bưu gửi có nội dung là hàng hoá, đếm số lượng bưu gửithực tế so sánh với với bảng kê E2
- Giữ lại toàn bộ dấu tích niêm phong, lá nhãn, dây niêm phong, túi gói cho đếnkhi đối chiếu xong nếu không có sai sót mới được loại bỏ khi đã khai thác xongchuyến thư
Trang 18e) Sắp xếp bưu phẩm, bưu kiện đến.
Bưu phẩm, bưu kiện được phân thành các loại sau:
- Bưu phẩm, bưu kiện phát trong phạm vi bưu cục;
- Bưu phẩm, bưu kiện chuyển tiếp đi bưu cục khác;
- Các bưu phẩm, bưu kiện có sai sót phải xử lý
- Các bưu phẩm, bưu kiện thuộc phạm vi phát tại bưu cục mà có sử dụng dịch vụ “phát nhanh” thì phải xử lý ngay theo quy định
f) Đóng dấu ngày vào mặt sau bưu phẩm.
Bưu cục phát bưu phẩm phải đóng một dấu ngày vào mặt sau của phong bì hoặc
vỏ bọc bưu phẩm
1.2.2.4 Phân hướng chia chọn.
1 Bưu phẩm thường
Chia bưu phẩm theo các hướng:
+ Bưu phẩm chuyển đi nước ngoài
+ Bưu phẩm phát tại bưu cục trung tâm tỉnh;
+ Bưu phẩm chuyển đi các bưu cục khác trong tỉnh;
+ Bưu phẩm chuyển đi từng tỉnh trong cả nước
- Bưu phẩm sau khi phân hướng được buộc thành gói theo từng bưu cục đến
- Nếu là thư thường gửi đến một bưu cục hoặc quá giang một bưu cục có khốilượng từ 10 thư trở lên thì phải buộc riêng và gắn nhãn
Các gói thư sau khi buộc xong được chia vào ô thư hay túi thư của từng bưu cụctrao gói chuyến thư
2 Đối với bưu phẩm ghi số
Bưu phẩm ghi số được chia theo từng bưu cục trao đổi chuyến thư các gói ghi số phảiđược buộc thành từng gói mỗi gói không quá 2kg
3 Đối với bưu kiện
Các bưu kiện được chia theo từng bưu cục trao đổi chuyến thư
1.2.2.5 Đóng chuyến thư
1 Nguyên tắc đóng một chuyến thư.
Khi đóng phải có hai nhân viên tham gia vào việc bỏ các bưu phẩm, bưu kiện,đặc phẩm vào trong túi và kiểm soát để tránh nhầm lẫn,sai sót Nhân viên khai tháccùng ký tên vào BC31 và cùng chịu trách nhiệm Ngoài ra còn có kiểm soát viên haytrưởng bưu cục cùng tham gia kiểm soát và ký tên chịu trách nhiệm trên phiếu baochuyến thư BC31 cùng với các sổ sách, ấn phẩm liên quan
Trang 191.Trình tự đóng túi gói.
Nếu cùng một thời gian tại một bưu cục phải đóng túi gói cho nhiều đường thưthì lần lượt đóng hết túi gói cho đường thư này xong, thì mới đóng túi gói chođường thư khác
- Nếu trên cùng một đường thư phải đóng túi gói thì phải đóng túi gói cho bưucục xa trước, bưu cục gần sau Khi xếp túi gói thì túi gói của bưu cục xa được xếp lênphương tiện vân chuyển trước, túi gói của bưu cục gần xếp lên phương tiện sau
- Đường thư nào khởi hành trước thì phải đóng túi gói cho đường thư đó trước,khởi hành sau thì đóng sau
- Giờ đóng túi gói xong sát với giờ khởi hành xe của tàu xe để các bưu gửikhông bị đọng lại tại bưu cục Tuy nhiên, trong trường hợp túi gói chuyến sáng sớmhôm sau thì có thể đóng vào tối hôm trước nếu từ giờ đóng túi gói đến giờ khởi hànhcủa túi gói không còn bưu gửi để chuyển đi trong túi gói đã đóng
- Số chuyến thư liên tỉnh được tính theo năm, số chuyến thư nội tỉnh được tínhtheo tháng
Phiếu báo chuyến thư BC31 và giấy tờ liên quan đều được đóng dấu “nhật ấn” củangày hôm sau và túi gói được bảo quản cẩn thận khi qua đêm
3 Công việc đóng túi.
a) Kiểm soát trước khi đóng túi.
- Kiểm soát túi dùng để đóng chuyến thư: Túi lành, dai, bền
- Nhân viên đóng túi đối soát BC31 với các túi, gói, đặc phẩm thực tế sẽ đóngtrong chuyến thư
- Kiểm soát các phiếu chuyển đi trong chuyến thư với nội dung đi trong túi gói
b) Đóng và niêm phong gói thư.
- Với chuyến thư có ít bưu phẩm không dủ số lượng để đóng thành túi có thểdùng phong bì BC14 hoặc bao gói để đóng chuyến thư
- Phong bì phải được dán kín các mép; bao gói phải sử dụng giấy đủ độ dai, bền
và được buộc dây niêm phong đầu dây bằng viên chì
- Ghi tên bưu cục gửi, tên bưu cục nhận, số hiệu chuyến thư, khối lượng của góithư, ghi ký hiệu chữ “F” trực tiếp lên phong bì BC14; nếu dùng bao gói thì ghi lênnhãn BC34
- Đóng dấu ngày lên phong bì BC14 hoặc nhãn BC34
c) Đóng và niêm phong túi thư
- Bưu phẩm, bưu kiện được bỏ vào trong túi cùng các giấy tờ liên quan
- Bưu kiện đi ngoài túi thư :
Những bưu kiện không bỏ lọt túi mới cho đi ngoài túi thư
