Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại ban quản lý quỹ tài chính vi mô thuộc hội liên hiệp phụ

Việc đánh giá thực hiện công việc giúp cho những nhà quản lý xây dựng được kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ và tuyển chọn, xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển, phát triển sự ngh

Trang 1

Chủ đề lựa chọn: Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Ban Quản Lý Quỹ Tài chính Vi Mô thuộc Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Hải phòng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công việc.

Giới thiệu chung

Là một tổ chức chính trị xã hội, đại diện cho nguyện vọng, quyền lợi phụ nữ

và là cầu nối giữa Đảng với các tầng lớp phụ nữ, Hội LHPN thành phố Hải Phòng ý thức được rằng: chấp nhận kinh tế thị trường cũng có nghĩa là chấp nhận sự đương đầu với những thử thách từ mặt trái của cơ chế đó và nạn đói nghèo là một cản trở lớn cho sự phát triển kinh tế xã hội, cản trở sự tiến bộ của phụ nữ Không ai hiểu phụ nữ hơn phụ nữ và cũng không tổ chức nào giúp đỡ phụ nữ hiệu quả hơn Hội phụ nữ, nên Hội LHPN Hải Phòng xác định tham gia thực hiện tốt chương trình XĐGN, tăng thu nhập, giúp chị em tổ chức tốt cuộc sống gia đình là góp phần từng bước rút ngắn khoảng cách giàu nghèo trong đời sống xã hội, tiến tới thực hiện mục tiêu độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội

ở Việt Nam và thực hiện bình đẳng nam nữ

Với nhận thức đó các cấp Hội phụ nữ thành phố đã tích cực thực hiện

phong trào “ Phụ nữ giúp nhau phát triển kinh tế gia đình” do TW Hội LHPN

Việt Nam phát động và coi đây là chương trình mũi nhọn trong hoạt động của hội góp phần quan trọng thực hiện chương trình XĐGN của thành phố

Được sự tài trợ của các tổ chức phi chính phủ và Ngân Hàng Thế Giới Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Hải phòng đã thực hiện thành công hợp phần Quỹ quay vòng hỗ trợ chị em Cải tạo nâng cấp nhà, nhà vệ sinh và cho vay tăng thu nhập như: Dự án vệ sinh 3 thành phố, Dự Án nâng cấp Đô Thị dần từng bước hình thành Tổ chức Tài chính Quy mô nhỏ chuyên nghiệp và bền vững

Trang 2

Do vậy sau khi nghiên cứu môn Quản trị nhân sự và được sự hướng dẫn của Giảng Viên : PGS–TS Vũ Hoàng Ngân Tôi rất tâm huyết môn học này và lựa

chọn chuyên đề: Đánh giá thực hiện công việc là chìa khoá giúp cho Quỹ có

cơ sơ để hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn phát triển tài nguyên nhân sự, cũng như đền bù đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp, và tương quan nhân sự Quản trị tài nguyên nhân sự thành công hay không phần lớn là do công ty biết đánh giá đúng mức thành tích công tác của nhân viên

I- Nhận thức chung về đánh giá thực hiện công việc:

Đánh giá thực hiện công việc là hệ thống chính thức nhằm xem xét và đánh giá kết quả công việc của cá nhân hay của nhóm Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ đánh giá được thành tích và đưa ra được các bản kế hoạch cho việc phát triển, các mục tiêu tổng thể và cụ thể Mục tiêu đánh giá không chỉ là năng lực, phẩm chất đạo đức, trình độ giáo dục đào tạo, kỹ năng của người lao động

mà còn là khả năng thực hiện công việc của người lao động

Xác định mục tiêu đánh giá đúng đắn sẽ dễ dàng cho việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, so sánh với tiêu chuẩn đặt ra, và quá trình thảo luận kết quả đánh giá Việc đánh giá thực hiện công việc giúp cho những nhà quản lý xây dựng được kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ và tuyển chọn, xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển, phát triển sự nghiệp, xây dựng các chương trình thù lao lao động, đánh giá mối quan hệ nội bộ giữa các nhân viên và tiềm năng của từng nhân viên…

Một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc thường được thiết lập bởi 3 yếu tố cơ bản: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc; đo lường sự thực hiện công việc; thông tin phản hồi kết quả đánh giá

Quy trình đánh giá thực hiện công việc bao gồm các bước sau:

Xác lập các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc (tiêu chuẩn): Thực

tế gần đây cho thấy rằng các nhà quản lý của cùng một công ty thường sử dụng những tiêu chí đánh giá thực hiện công việc khác nhau, nhưng nhìn chung tập trung vào các nhóm tiêu chí:

Trang 3

- Các tố chất

- Hành vi

- Năng lực

- Mức độ đạt mục tiêu

- Tiềm năng phát triển

Xác định trách nhiệm thực hiện đánh giá, thường bao gồm:

- Người giám sát trực tiếp

- Đánh giá của cấp dưới

- Đánh giá của đồng nghiệp (ngang cấp) và các thành viên trong nhóm

- Bản thân tự đánh giá

- Đánh giá của môi trường bên ngoài (khách hàng, đối tác…)

Xác định giai đoạn và chu kỳ đánh giá: Được chuẩn bị vào những

khoảng thời gian cụ thể, thông thường đánh giá hàng năm hoặc nửa năm một,

có thể bắt đầu từ khi nhân viên được tuyển dụng, và tiến hành đánh giá tất cả các nhân viên cùng một lúc

Xác định các phương pháp đánh giá: Thông thường có các phương

pháp đánh giá: Đánh giá 3600; thang điểm đánh giá, ghi chép các sự kiện quan trọng; bài luận, tiêu chuẩn trong công việc; xếp hạng; so sánh cặp hay phương pháp phân bổ theo chỉ tiêu

Đánh giá kết quả: Kết quả đánh giá có thể thiếu tính khách quan, tạo tâm

lý không thoải mái cho người đánh giá; kết quả có thể dễ dãi/khắt khe, hay có

xu hướng trung bình, thiên vị cá nhân; thao túng quá trình đánh giá, tạo cho nhân viên sự lo lắng Do vậy cần có sự đánh giá kết quả thu được để phát huy những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp đánh giá đã thực hiện

Phỏng vấn đánh giá: Đó là cuộc gặp mặt trực tiếp và đánh giá trên giấy

tờ phải lấy mục tiêu là nâng cao hiệu quả công việc chứ không phải là để phê bình hay chỉ trích Do vậy người quản lý phải lên lịch cho cuộc phỏng vấn, cấu

Trang 4

trúc cho buổi phỏng vấn, trong quá trình phỏng vấn sử dụng lời khen hay phê bình, nhưng vai trò của người nhân viên cũng đóng góp vào sự thành công hay không của buổi phỏng vấn Sau đó kết thúc buổi phỏng vấn

II- Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc các cán bộ nhân viên của Ban Quản Lý Quỹ Tài chính Vi Mô:

Chức năng, nhiệm vụ của Ban Quản Lý Quỹ Tài Chính Vi Mô: Cung cấp vốn tín dụng nhỏ bền vững và các dịch vụ tài chính vi mô có liên quan (Ví dụ như tiết kiệm, thanh toán, bảo hiểm ) cho các hộ gia đình nghèo và thu nhập thấp có nhu cầu vay vốn cải thiện điều kiện vệ sinh môi trường, sửa chữa nâng cấp nhà ở, cải thiện chất lượng cuộc sống và tăng thu nhập phát triển kinh tế với điều kiện các hộ sinh sống tại địa bàn Thành phố và có khả năng trả nợ Quỹ cũng sẽ cam kết tổ chức các hoạt động tuyên truyền nâng cao nhận thức

và ý thức trách nhiệm về chăm sóc sức khỏe, giữ gín và bảo vệ môi trường cho

cá nhân và cho cộng đồng

Cơ cấu tổ chức của Quỹ khá gọn nhẹ và năng động Người trực tiếp điều hành hoạt động của BQL QTCVM là Giám đốc, dưới có một số phòng nghiệp

vụ như: Phòng Tài chính kế toán, Phòng Hành chính tổ chức, Phòng tín dụng với tổng số cán bộ nhân viên là 15 người

Một số điểm về hiện trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại BQL QTCVM :

Quỹ Tài Chính Vi Mô được hình thành từ các Dự án sau khi kết thúc, lại hoạt động trong lĩnh vực khá nhạy cảm và mới mẻ tại Việt Nam – đó là các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng và đầu tư tài chính cho khách hàng – nên Quỹ cũng như nhiều Quỹ tín dụng và Ngân hàng khác phải đối mặt với một thực trạng là nguồn nhân lực chất lượng cao tại Việt Nam chưa nhiều, trong khi Quỹ TCVM phải tạo dựng cho mình một bộ máy làm việc chuyên nghiệp và có uy tín, tạo dựng lòng tin cho khách hàng trong và các nhà đàu tư ngoài nước để huy động Vốn tài trợ và quản lý các nguồn Quỹ tín dụng

Trang 5

Vì vậy, công tác qui hoạch nguồn nhân lực của Quỹ là nhiệm vụ rất quan trọng và đầy thách thức Trong các năm hoạt động vừa qua, căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển Quỹ TCVM trong ngắn hạn và dài hạn, đích thân các lãnh đạo của Quỹ phải chủ động tham gia vào tìm kiếm nhân

sự, kể cả liên hệ học tập kinh nghiệm từ các tố chức ở ngoài nước để nâng cao kiến thức và kinh nghiệm làm việc cho Quỹ TCVM là một hoạt động thật sự mới mẻ tại Việt Nam

Chủ tịch Hội Liên Hiệp phụ Nữ trực tiếp là Giám đốc phụ trách chung của Quỹ Các Phó giám đốc và Kế toán trưởng là những cán bộ của Hội đã có nhiều kinh nghiệm trong công tác vận động quần chúng và có trình độ chuyên môn cao thường là những người đã có thành tựu nổi bật hoặc đã được người có

uy tín tiến cử

Nếu tuyển nhân viên thì Giám đốc trực tiếp tuyển chọn bằng nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, tùy theo mức độ đầy đủ thông tin của Giám đốc về cá nhân dự tuyển

- Việc đào tạo và phát triển thường được tiến hành thông qua các việc học tập kinh nghiệm thực tế tại các tỉnh bạn, hoặc do các Tư vấn trong nước và Chuyên gia có kinh nghiệm từ nước ngòai truyền đạt Đối với các nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, họ sẽ được một nhân viên chuyên môn vững hơn hướng dẫn và đánh giá cho đến khi vững vàng về nghiệp vụ và các kỹ năng chuyên môn khác (thường mất khoảng một tháng cho việc hướng dẫn này)

Ngoài ra, công tác tự đào tạo cũng được công ty khuyến khích áp dụng

và nhân viên mới phải chủ động tìm ra những yếu điểm và “lỗ hổng kiến thức” của mình để học thêm, nhằm đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao của Quỹ

- Do tính chất công việc của các phòng nghiệp vụ có sự chuyên sâu cao, tiêu chuẩn nhân sự của các phòng nghiệp vụ cũng có sự khác biệt lớn, vì vậy mức thu nhập của từng vị trí có sự khác biệt đáng kể

Trang 6

- Công ty vẫn duy trì hình thức trả theo thỏa thuận và giữ bí mật trong nội bộ, không ai được biết về thu nhập của thành viên khác trong Quỹ, và các thành viên trong Quỹ cũng giữ văn hóa không hỏi về thu nhập của nhau Mọi người tự cảm thấy hài lòng về thu nhập của mình và mỗi người phải luôn nỗ lực để đáp ứng yêu cầu công việc được phân công nếu họ không muốn bị sa thải

- Đối với một số nhân viên Tín dụng, Quỹ cho phép áp dụng cơ chế làm việc từ xa, chủ động tìm kiếm khách hàng, quản lý công việc chứ không phải là quản lý con người Đối với các nhân viên này, Quỹ quản lý và đánh giá thực hiện công việc dựa trên chất lượng và tiến độ hòan thành công việc được giao; ngoài ra nhân viên này phải báo cáo chi tiết tình hình thực hiện từng công việc hàng ngày cho cấp quản lý cao hơn, để người quản lý nắm được tiến độ giải quyết công việc và có những biện pháp hỗ trợ kịp thời khi cần thiết, dưới đây là một số mẫu báo cáo đánh giá bình xét điển hình của Quỹ:

BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN

(Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm )

Họ tên:

Chức vụ: Bộ phận công tác:

I- TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ:

A- Hiệu quả làm việc:

Cá nhân Lãnh đạo

1 Hiệu quả, chất

lượng công việc

- Am tường công việc.

- Thực thi công việc nhanh chóng, chính xác gọn gàng, với sự tập trung để đạt hiệu quả cao.

- Hoàn thành tốt công việc được giao.

2 Trách nhiệm - Đáng tin cậy, giữ bí mật.

- Thể hiện tính chu đáo, có trách nhiệm trong công việc được giao.

3 Tài sản - Có ý thức bảo vệ tài sản Quỹ.

4 Ý thức tổ chức

kỷ luật

- Có ý thức kỷ luật làm việc, chấp hành tốt các nội quy, quy định do Quỹ đưa ra

5 Chủ động công

tác

Xử lý tình

- Tự lực, năng động, chủ động và sáng tạo trong công việc Sẵn sàng nhận thêm trách nhiệm khi cần thiết

Trang 7

huống - Cố gắng tìm phương án giải quyết công

việc tốt nhất.

6 Tinh thần hợp

tác

- Có tinh thần hợp tác với các đồng nghiệp khi trao đổi, cung cấp thông tin Sẵn sàng, kịp thời hỗ trợ cho đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ, công việc đúng hạn

7 Khả năng giao

tiếp

- Biểu hiện sự quan tâm đến công việc, vui

vẻ và hợp tác với đồng nghiệp, vui lòng đón nhận nhiệm vụ và thực thi một cách chuyên nghiệp.

- Có khả năng mở rộng các mối quan hệ trong công việc một cách có hiệu qủa, có khả năng diễn đạt ý kiến rõ ràng

8 Trách nhiệm

bảo mật

- Đáng tin cậy trong công việc được giao Có

ý thức bảo vệ an toàn cho cơ quan

9 Am hiểu thủ tục

hành chính

- Am tường các thủ tục hành chính trong cơ quan.

10 Đoàn kết nội bộ - Đoàn kết, tương trợ lẫn nhau, không gây

mất đoàn kết, bất hòa trong nội bộ

Tổng cộng

B BÁO CÁO & KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

Ngày công và các trường hợp vi phạm nội quy, kỷ luật của cơ quan:

1 Báo cáo

và kế

hoạch đầy

đủ, đúng

hạn

- Có kế hoạch thực hiện để hoàn thành tốt công việc được giao (đầy đủ/không đầy đủ).

- Thực hiện đầy đủ, hoàn thành đúng hạn.

- Báo cáo kịp thời kết quả và công việc được giao (đầy đủ/không đầy đủ).

2 Ngày

công

- Đảm bảo ngày công làm việc :

- Số ngày làm việc trong quý:

3 Các

trường

hợp vi

phạm

Các trường hợp vi phạm trong quý:

+ Có/không:

+ Số lần vi phạm:

+ Mức độ thiệt hại:

II- MỨC CHO ĐIỂM THEO TIÊU CHUẨN: Áp dụng cho phần I.A (hiệu quả công việc)

Xuất sắc 10 Thực thi công việc rất tốt, có sáng kiến vượt chỉ tiêu hoặc yêu cầu

đưa ra.

Tốt 7 Thực thi công việc đạt yêu cầu.

Trung 5 Thực thi công việc theo yêu cầu đưa ra, nhưng cần phải cố gắng

Trang 8

bình cải thiện

Kém 3 Thực thi công việc không đạt yêu cầu, cần phải cải thiện

III XẾP LOẠI:

- A (tốt): đạt từ 96 đến 100 điểm

- A (khá): đạt từ 70 đến dưới 95 điểm.

- Trung bình: (B trung bình): đạt từ 50 đến dưới 70 điểm.

- Trung bình kém (B trung bình kém): đạt từ 40 đến dưới 50 điểm.

- Kém: (C kém): đạt dưới 40 điểm

* Ý kiến của nhân viên: Tổng số điểm: Tự xếp loại:

Ngày tháng năm Chữ ký của nhân viên:

* Ý kiến của Trưởng phòng: Tổng số điểm: Xếp loại:

Ngày tháng năm Chữ ký của Trưởng phòng:

* Ý kiến của lãnh đạo Quỹ: Tổng số điểm: Xếp loại:

Ngày tháng năm Chữ ký của lãnh đạo Quỹ:

- Đối với nhân viên các phòng nghiệp vụ khác thì ngoài việc đánh giá

thực hiện công việc dựa trên chất lượng và tiến độ hoàn thành công việc, người nhân viên còn chịu sự quản lý và đánh giá về nhiều mặt khác, ví dụ như: giờ giấc làm việc, khả năng giao tiếp với các cá nhân và tổ chức có liên quan…

- Việc đánh giá và phát hiện các thế mạnh và nhược điểm của cán bộ nhân viên được tiến hành định kỳ nhằm xác định tiềm năng của họ

Mỗi quý một lần, toàn bộ nhân sự của Quỹ (trừ Giám đốc) đều phải tham gia vào công tác đánh giá nhân sự định kỳ Mỗi người đều phải tự đánh giá bản thân và có thêm hai cấp lãnh đạo trực tiếp đánh giá và cho điểm, với hệ số tăng dần theo mức độ quan trọng của chỉ tiêu đánh giá

Mặc dù chỉ tiêu đánh giá về công việc (như chất lượng công việc, khối lượng công việc, kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc, tiến độ thực hiện công việc hay khả năng giao tiếp) là giống nhau cho các đối tượng được đánh giá, nhưng Quỹ có qui định thêm các chỉ tiêu đánh giá riêng cho cấp lãnh đạo

và nhân viên Cụ thể là:

Trang 9

BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN

(Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm )

Họ tên:

Chức vụ: Bộ phận công tác:

I- TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ:

A- Hiệu quả làm việc:

Cá nhân Lãnh đạo

1 Quản lý, điều

hành

- Có khả năng điều hành tốt, ổn định công việc do bộ phận mình quản lý.

2 Hiệu quả,

chất lượng

công việc

- Am tường công việc.

- Thực thi công việc nhanh chóng, chính xác, gọn gàng để đạt hiệu quả cao.

- Hoàn thành tốt công việc được giao.

3 Trách nhiệm - Đáng tin cậy, giữ bí mật.

- Thể hiện tính chu đáo, có trách nhiệm trong công việc được giao.

4 Tài sản - Có ý thức bảo vệ tài sản Quỹ.

5 Ý thức tổ

chức kỷ luật

- Có ý thức kỷ luật làm việc, chấp hành tốt các nội quy, quy định do Quỹ đưa ra

6 Chủ động

công tác

Xử lý tình

huống

- Tự lực, năng động, chủ động và sáng tạo trong công việc, sẵn sàng nhận thêm trách nhiệm khi cần thiết

- Cố gắng tìm phương án giải quyết công việc tốt nhất.

7 Tinh thần hợp

tác

- Có tinh thần hợp tác với các đồng nghiệp khi trao đổi, cung cấp thông tin Sẵn sàng, kịp thời hỗ trợ cho đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ, công việc đúng hạn

8 Khả năng

giao tiếp

- Biểu hiện sự quan tâm đến công việc, vui

vẻ và hợp tác với đồng nghiệp, vui lòng đón nhận nhiệm vụ và thực thi một cách chuyên nghiệp.

- Có khả năng mở rộng các mối quan hệ trong công việc một cách có hiệu qủa, có khả năng diễn đạt ý kiến rõ ràng

9 Trách nhiệm

bảo mật

- Đáng tin cậy trong công việc được giao.

Có ý thức bảo vệ an toàn cho cơ quan

10 Am hiểu thủ

tục hành

chính

- Am tường các thủ tục hành chính trong cơ quan.

11 Đoàn kết nội

bộ

- Đoàn kết, tương trợ lẫn nhau, không gây mất đoàn kết, bất hoà trong nội bộ

TỔNG CỘNG

Trang 10

B BÁO CÁO & KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

Ngày công và các trường hợp vi phạp nội quy, kỷ luật của cơ quan:

Xác nhận Nhân viên Bộ phận CT

1 Báo cáo và

kế hoạch

đầy đủ,

đúng hạn

- Có kế hoạch thực hiện để hoàn thành tốt công việc được giao (đầy đủ/không đầy đủ).

- Thực hiện đầy đủ, hoàn thành đúng hạn

- Báo cáo kịp thời kết quả và công việc được giao (đầy đủ/không đầy đủ).

2 Ngày công Đảm bảo ngày công làm việc :

Số ngày làm việc trong quý:

3 Các trường