Tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại trường Đại học Xây dựng miền Trung

quy mô ngày càng mở rộng, hoạt ựộng thu, chi tài chắnh của Trường diễn ra nhiều, thì việc thiết lập một hệ thống KSNB nói chung và KSNB thu chi nói riêng sẽ giúp Nhà trường giảm bớt rủi

NGUYỄN THÙY LINH

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC

XÂY DỰNG MIỀN TRUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

đà Nẵng Ờ Năm 2016

NGUYỄN THÙY LINH

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC

XÂY DỰNG MIỀN TRUNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Ngô Hà Tấn

đà Nẵng Ờ Năm 2016

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả Nguyễn Thùy Linh

1 Tính cấp thiết của ñề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của ñề tài 3

6 Kết cấu ñề tài 4

7 Tổng quan tài liệu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU CHI TRONG ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG 9

1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 9

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 9

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.4 Trách nhiệm của các ñối tượng có liên quan ñến kiểm soát nội bộ21 1.2 ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG VÀ SỰ HÌNH THÀNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHU VỰC CÔNG 23

1.2.1 Khái niệm và phân loại ñơn vị sự nghiệp công 23

1.2.2 ðặc ñiểm hoạt ñộng và tổ chức quản lý của ñơn vị sự nghiệp công 24

1.2.3 Sự hình thành kiểm soát nội bộ khu vực công 28

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TRONG ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC ðẠI HỌC 29

1.3.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng thu chi trong cơ sở giáo dục ñại học công lập 29

Kết luận Chương 1 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 37

2.1 đẶC đIỂM HOẠT đỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG đẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 37

2.1.1 Sự hình thành và phương hướng phát triển của Trường 37

2.1.2 đặc ựiểm hoạt ựộng của Trường 38

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường 40

2.2 NỘI DUNG CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 43

2.2.1 Các khoản thu tại Trường đại học Xây dựng miền Trung 43

2.2.2 Các khoản chi tại trường đại học Xây dựng miền Trung 45

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 47

2.3.1 Môi trường kiểm soát liên quan ựến các khoản thu chi của Trường 47

2.3.2 đánh giá rủi ro trong hoạt ựộng thu chi của Trường 51

2.3.3 Hoạt ựộng kiểm soát các khoản thu chi của Trường 52

2.3.4 Thông tin và truyền thông liên quan ựến thu chi của Trường 67

2.3.5 Giám sát kiểm soát nội bộ về thu chi của Trường 70

2.4 đÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG đẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 71

2.4.1 Môi trường kiểm soát liên quan ựến các khoản thu chi của Trường 71

2.4.2 đánh giá rủi ro trong hoạt ựộng thu chi của Trường 73

2.4.5 Công tác giám sát kiểm soát nội bộ về thu chi của Trường 79 Kết luận Chương 2 81

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG ðẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 82

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG ðẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG82 3.2 CĂN CỨ VÀ CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG GIẢI PHÁP 83

3.2.1 Căn cứ xây dựng các giải pháp 83 3.2.2 Các nguyên tắc khi xây dựng các giải pháp 84 3.3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRƯỜNG ðẠI HỌC XÂY DỰNG MIỀN TRUNG 84

3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 84 3.3.2 Hoàn thiện công tác ñánh giá rủi ro trong hoạt ñộng thu chi của Trường 88

3.3.3 Hoàn thiện hoạt ñộng kiểm soát thu chi của Trường 93 3.3.4 Hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ về thu chi của Trường 99

3.3.5 Tăng cường giám sát kiểm soát nội bộ về thu chi của Trường 106 Kết luận Chương 3 110

KẾT LUẬN 111 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ðỊNH GIAO ðỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

BGH : Ban giám hiệu

KSNB : Kiểm soát nội bộ

CBGD : Cán bộ giảng dạy

CBVC : Cán bộ viên chức

COSO : Committee Of Sponsoring Organization

CTSV : Công tác sinh viên

ðHCL : ðại học công lập

ðHXD : ðại học xây dựng

GD&ðT : Giáo dục và ñào tạo

INTOSAI : International Organization of Supreme Audit Institutions KBNN : Kho bạc nhà nước

KT&ðBCL : Khảo thí và ñảm bảo chất lượng

NCKH : Nghiên cứu khoa học

Số hiệu

2.1 Bảng tổng hợp nội dung thu của Trường năm 2015 44

2.2 Bảng tổng hợp nội dung chi thường xuyên của Trường

3.2 Xếp hạng thứ tự rủi ro và biện pháp quản lý rủi ro 91

3.3 Báo cáo phân tích tình tình thực hiện doanh thu năm

3.4 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện các khoản chi

3.5 Báo cáo chi phí phát sinh theo từng ñơn vị 105

Số hiệu

2.1 Sơ ñồ tổ chức bộ máy quản lý của Trường ðHXD

2.2 Sơ ñồ tổ chức bộ máy Kế toán của Trường ðHXD

MỞ ðẦU

1 Tính cấp thiết của ñề tài

Ngày nay, khi nền kinh tế càng phát triển thì ñòi hỏi các nhà quản trị phải có các biện pháp ñổi mới quản lý ñể ñơn vị hoạt ñộng tốt hơn Bất kỳ một ñơn vị nào muốn quản lý tốt, ñạt ñược các mục tiêu ñề ra ñều cần ñến hệ thống KSNB hoạt ñộng hiệu quả Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục cũng không nằm ngoài quy luật ñó Giáo dục, ñào tạo và khoa học công nghệ là quốc sách hàng ñầu ñối với mỗi quốc gia Nâng cao chất lượng giáo dục cũng là mục tiêu cao nhất mà Việt Nam ñang ñặt ra trong thời gian tới Một trong những yêu cầu cấp thiết ñối với giáo dục ở nước ta hiện nay là lựa chọn ñược hướng

ñi ñúng ñắn, ñồng thời cần phải biết quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn ñể phát triển giáo dục ðặc biệt là khi Nghị ñịnh 16/2015/Nð-CP quy ñịnh cơ chế tự chủ của ñơn vị sự nghiệp công do Chính phủ ban hành thay thế cho Nghị ñịnh 43/2006/Nð-CP nhằm ñiều chỉnh cơ chế hoạt ñộng,

cơ chế tài chính ñối với ñơn vị sự nghiệp công lập theo hướng tăng cường trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm, khuyến khích các ñơn vị có ñiều kiện vươn lên tự chủ ở mức cao, ñòi hỏi các ñơn vị sự nghiệp giáo dục phải xây dựng cơ chế hoạt ñộng hiệu quả, tiết kiệm, trong ñó công tác KSNB cần phải ñược quan tâm ñúng mức

Trường ðHXD miền Trung sau 30 năm hình thành và phát triển, ñã khẳng ñịnh ñược vai trò quan trọng trong việc ñào tạo nguồn nhân lực ngành Xây dựng cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên Nhà trường ñang thực hiện chủ trương ñổi mới giáo dục ñại học, chủ ñộng cơ cấu lại bộ máy tổ chức, nâng cao chất lượng ñào tạo, từng bước hoàn thiện các quy chế kiểm soát Tuy nhiên, vấn ñề quản lý tài chính của Nhà trường hiện nay chỉ dừng lại ở mức theo dõi, ghi chép, báo cáo mà chưa quan tâm ñến việc làm thế nào

ñể ñạt hiệu quả cao hơn, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất ñầu tư…Với

quy mô ngày càng mở rộng, hoạt ựộng thu, chi tài chắnh của Trường diễn ra nhiều, thì việc thiết lập một hệ thống KSNB nói chung và KSNB thu chi nói riêng sẽ giúp Nhà trường giảm bớt rủi ro trong hoạt ựộng quản lý tài chắnh và ựảm bảo thực hiện các mục tiêu như: bảo vệ tài sản, ựảm bảo ựộ tin cậy của thông tin, sử dụng tối ưu các nguồn lực từ NSNN và các nguồn thu sự nghiệp,

có khả năng ựảm bảo tài chắnh lâu dài, nâng cao thu nhập cho CBVC trong

Trường Vì vậy việc chọn ựề tài ỘTăng cường kiểm soát nội bộ các khoản

thu chi tại Trường đại học Xây dựng Miền TrungỢ ựể nghiên cứu là có ý

nghĩa thiết thực

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB theo Báo cáo của COSO 2013

và hướng dẫn của INTOSAI 2004

- Mô tả, ựánh giá thực trạng công tác KSNB các khoản thu, chi tại Trường đHXD Miền Trung

- Phân tắch, phát hiện những vấn ựề còn tồn tại, và ựề xuất các giải pháp nhằm tăng cường KSNB các khoản thu, chi tại Trường đHXD Miền Trung

để ựạt ựược mục tiêu nghiên cứu, luận văn ựặt ra các câu hỏi:

1 Thực trạng KSNB bộ các khoản thu, chi tại Trường đHXD Miền Trung như thế nào? Còn những mặt hạn chế gì?

2 Cần có những giải pháp gì ựể tăng cường KSNB các khoản thu, chi tại Trường đHXD Miền Trung?

3 đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- đối tượng nghiên cứu: Những vấn ựề lý luận về KSNB trong ựơn vị

sự nghiệp công và thực tế hoạt ựộng KSNB các khoản thu chi tại Trường đHXD Miền Trung với các thành phần của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; Hoạt ựộng kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: ðề tài tập trung nghiên cứu hoạt ñộng KSNB thu, chi trong ñơn vị sự nghiệp công và thực trạng KSNB các khoản thu, chi diễn ra tại trường ðHXD Miền Trung

+ Về thời gian: Nghiên cứu, ñánh giá thực trạng trong năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: hệ thống hóa, phân loại, tổng hợp

ñể làm rõ những lý thuyết cơ bản về KSNB và KSNB thu chi trong ñơn vị sự nghiệp công thông qua các tài liệu trong nước và quốc tế

- Phương pháp nghiên cứu thực tế:

+ Phương pháp quan sát, phỏng vấn và thu thập thông tin: tác giả tiến hành phỏng vấn CBVC tại trường ðHXD Miền Trung Bên cạnh ñó tác giả kết hợp quan sát các hoạt ñộng quản lý thực tế diễn ra trong Trường và sự phối hợp giữa các cá nhân, các bộ phận với nhau

+ Phương pháp xử lý dữ liệu: sử dụng phương pháp quy nạp từ kết quả ñiều tra, quan sát và phỏng vấn ñể mô tả, phân tích và ñánh giá thực trạng KSNB thu, chi tại Trường ðHXD Miền Trung

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của ñề tài

- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa, làm rõ những vấn ñề lý luận cơ bản về KSNB thu chi trong ñơn vị sự nghiệp công

- Về mặt thực tiễn: Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế KSNB thu chi tại Trường ðHXD Miền Trung, luận văn ñã chỉ ra những tồn tại trong công tác KSNB thu, chi tại Trường ðHXD Miền Trung, cũng như hướng khắc phục các tồn tại này Qua ñó giúp Nhà trường hoàn thiện công tác KSNB các khoản thu, chi, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, khai thác nguồn thu, tiết kiệm chi

6 Kết cấu ñề tài

Ngoài phần mở ñầu và kết luận, kết cấu luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ thu chi trong ñơn vị sự nghiệp công là cơ sở giáo dục ñại học công lập

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Trường ðại học Xây dựng Miền Trung

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Trường ðại học Xây dựng Miền Trung

7 Tổng quan tài liệu

Trong quá trình thực hiện ñề tài, tác giả nghiên cứu những tài liệu sau:

- The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 2013, “Internal Control – Intergrated Framework Executive Summary”, www.coso.org COSO là một Ủy ban thuộc Hội ñồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting hay còn gọi là Treadway Commission) COSO ñược thành lập nhằm nghiên cứu về KSNB, cụ thể là nhằm thống nhất ñịnh nghĩa về KSNB ñể phục vụ cho nhu cầu của các ñối tượng khác nhau và ñưa ra các bộ phận cấu thành ñể giúp các ñơn vị có thể xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu Báo cáo của COSO năm 1992 là tài liệu ñầu tiên trên thế giới nghiên cứu một cách ñầy ñủ có hệ thống về KSNB, làm nền tảng cho lý thuyết về KSNB hiện ñại sau này ðiểm mới của báo cáo

là ñã ñưa ra ñược các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB (môi trường kiểm soát, ñánh giá rủi ro, hoạt ñộng kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát), các tiêu chí cụ thể ñể ñánh giá hệ thống KSNB cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính, ñưa ra ñược các công cụ ñánh giá hệ thống KSNB Tuy nhiên sau hơn 20 năm kể từ khi ban hành khung lý thuyết ñầu tiên, môi trường hoạt ñộng kinh doanh ñã có nhiều thay ñổi ñáng kể, ñặc biệt là sự phát

triển của cơng nghệ thơng tin trên quy mơ tồn cầu, Báo cáo COSO 2013 được ban hành nhằm giúp các tổ chức thiết kế và phát triển hệ thống KSNB phù hợp Trong khuơn khổ mẫu Báo cáo COSO 2013, định nghĩa KSNB và các bộ phận cấu thành theo Báo cáo 1992 khơng thay đổi Tuy nhiên các nội dung cơ bản của các bộ phận đã cĩ sự điều chỉnh và được tổng hợp thành 5 cấu phần với 17 nguyên tắc nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc thiết lập hệ thống KSNB

- INTOSAI Internal Control Standards Committee (2004), “Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector”, www.intosai.org Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của Báo cáo COSO Bên cạnh việc hồn thiện định nghĩa KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những hướng dẫn về chuẩn mực KSNB áp dụng cho khu vực cơng Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực cơng Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng

để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức INTOSAI 2004 bao gồm các nội dung: định nghĩa KSNB, hạn chế của KSNB; các thành phần của hệ thống KSNB; vai trị và trách nhiệm của các đối tượng liên quan đến KSNB ðồng thời tài liệu cũng đưa ra ví dụ về việc ứng dụng KSNB trong những tình huống cụ thể

- Th.s Lại Thị Thu Thủy (2012), Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ hướng đến quản lý rủi ro trong doanh nghiệp, Tạp chí kiểm tốn số 5/2012 Tác giả bài báo cho rằng Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp đều nhận thức được vai trị của hệ thống KSNB, tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB cịn chưa thực sự gắn với quản lý rủi ro trong doanh nghiệp Hệ thống KSNB chủ yếu hoạt động với chức năng kiểm tra các thơng tin quá khứ, về kinh tế tài chính, tìm nguyên nhân của những sai phạm đã xảy ra mà chưa thực sự chú trọng vào việc dự đốn rủi ro cĩ thể xảy ra trong tương lai hay cĩ

các biện pháp phòng ngừa hữu hiệu Nguyên nhân là do văn hóa người Việt Nam thường tránh nói về các rủi ro, vì cho rằng ñó là ñề cập ñến những vấn

ñề xui xẻo, sẽ không tốt cho việc kinh doanh Một nguyên nhân khác là do sự phát triển còn ở mức ñộ thấp của nền kinh tế Trong giai ñoạn nền kinh tế của chúng ta còn ở mức ñộ thấp, chưa phát triển thì chưa thể chú trọng quá nhiều ñến rủi ro hay việc phòng ngừa Theo tác giả, ñể xây dựng một hệ thống KSNB hiệu lực hướng ñến quản lý rủi ro thì các nhà lãnh ñạo doanh nghiệp cần ñưa vấn ñề quản lý rủi ro là vấn ñề ưu tiên hàng ñầu khi xây dựng các bộ phận của hệ thống KSNB Bên cạnh ñó, doanh nghiệp cần có các chính sách

về quản lý rủi ro cụ thể với từng hoạt ñộng của doanh nghiệp và phải có người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ñánh giá và quản lý rủi ro ðồng thời, cần tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm và thường xuyên có các hoạt ñộng giám sát việc thực hiện các quy chế của doanh nghiệp

- Th.s Nguyễn Thị Hải Yến (2015), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ tại các trường ñại học công lập Việt Nam trong bối cảnh thực hiện cơ chế

tự chủ, Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm toán Bài báo nhấn mạnh một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp các trường ðHCL giảm bớt rủi ro trong hoạt ñộng của mình, ñảm bảo cho các trường tuân thủ ñúng các quy ñịnh, hoạt ñộng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực, ñứng vững và phát triển trong ñiều kiện nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB tại các trường ðHCL ở Việt Nam phần lớn chưa chú trọng kiểm tra, chưa chú trọng ñến phòng ngừa và quản lý rủi ro mà chỉ tập trung vào việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán về tài chính Tác giả cũng ñề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong các trường ðHCL trong bối cảnh thực hiện cơ chế tự chủ hiện nay như: Cần tổ chức bộ phận chuyên trách thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên và ñịnh kỳ ñể kịp thời ngăn chặn, phát hiện

và sửa chữa sai phạm; Xây dựng quy trình ñánh giá rủi ro và gắn trách nhiệm

ñánh giá rủi ro cho cả quản lý cấp cao và các cấp thấp hơn; Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông, mà cốt lõi là hệ thống kế toán; Thường xuyên tổ chức thực hiện công tác kiểm toán nội bộ nhằm hoàn thiện công tác tài chính kế toán

- Nguyễn Thị Thu Hậu (2014), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

tại Trường ñại học Bạc Liêu, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường ðại học Kinh

tế thành phố Hồ Chí Minh Luận văn tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2013 và theo INTOSAI 2004; ñưa ra bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan ñến hệ thống KSNB trong nước ở các ñơn

vị công; ñánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Trường ðại học Bạc Liêu và ñưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường: Xây dựng cơ chế vận hành KSNB với các thủ tục: phê duyệt, ñịnh dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, ñối chiếu, kiểm tra và theo dõi; Thiết lập các mục tiêu rõ ràng và ñầy ñủ ñể giúp ñơn vị nhận dạng và ñánh giá rủi ro phát sinh trong việc ñạt ñược mục tiêu của ñơn vị; Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện ñại, gồm các module quản lý ñào tạo, quản lý tài chính – tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện…các module tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở

- Nguyễn Tấn Lượng (2011), Hoàn thiện quản lý tài chính tại các

trường ñại học công lập tự chủ tài chính trên ñịa bàn TP HCM, Luận văn thạc sĩ kinh tế Luận văn ñã hệ thống hóa các vấn ñề lý luận về cơ chế tự chủ,

tự chịu trách nhiệm và cơ chế quản lý tài chính tại các trường ðHCL; ñánh giá những thuận lợi, khó khăn ñồng thời ñưa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính tại các trường ðHCL trên ñịa bàn TP HCM: Hoàn thiện công tác quản lý sử dụng các nguồn lực tài chính; Hoàn thiện Quy chế chi tiêu nội bộ; Hoàn thiện

tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực cán bộ làm công tác quản lý tài chính;

tăng cường công tác hạch toán kế toán, kiểm toán ñi ñôi với công khai tài chính; Hoàn thiện cơ chế trả lương và thu nhập cho CBVC

Nhìn chung, các tài liệu trên ñã trình bày ñầy ñủ và có tính hệ thống về

lý thuyết KSNB liên quan ñến khu vực công Trên cơ sở kế thừa lý luận chung, các tác giả ñã ñi sâu vào nghiên cứu thực trạng và ñưa ra các giải pháp hoàn thiện những tồn tại trong hệ thống KSNB phù hợp với những ñặc ñiểm của ñơn vị mình ñang nghiên cứu Dù vậy, cho ñến nay vẫn chưa có ñề tài nào nghiên cứu về KSNB thu chi tại Trường ðại học Xây dựng Miền Trung Vì vậy, tác giả ñã thực hiện ñề tại “Tăng cường kiểm soát nội thu chi tại trường ðại học Xây dựng Miền Trung” nhằm góp phần nâng cao chất lượng KSNB

và tính hiệu quả quản lý trong công tác thu, chi tại Trường.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU CHI TRONG ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC

ðẠI HỌC CÔNG LẬP

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO

KSNB là một quá trình, bị chi phối bởi người quản lý, Hội ñồng quản trị và các nhân viên của ñơn vị, nó ñược thiết lập ñể cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan ñến hoạt ñộng, báo cáo và tuân thủ.[19, tr.3]

Theo hướng dẫn của INTOSAI

KSNB là một quá trình thống nhất ñược thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này ñược thiết kế ñể phát hiện các rủi ro

và cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý ñể ñạt ñược mục tiêu của tổ chức Các mục tiêu chung cần ñạt ñược là:

+ Thực hiện các hoạt ñộng một cách hợp lý kỷ cương, có ñạo ñức, hiệu quả và thích hợp

+ Thực hiện ñúng trách nhiệm

+ Tuân thủ pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy ñịnh

+ Bảo vệ các nguồn lực, chống thất thoát, sử dụng sai mục ñích và tổn thất [18, tr.6]

Theo ñó, trong ñịnh nghĩa về KSNB có các ñặc ñiểm quan trọng cần làm rõ, ñó là:

- KSNB là một quá trình thống nhất KSNB không phải là từng hoạt ñộng riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt ñộng kiểm soát hiện diện ở mọi bộ

phận trong ựơn vị và ựược kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình này là phương tiện giúp ựơn vị ựạt ựược mục tiêu của mình. [18, tr.6]

- KSNB ựược thiết kế và vận hành bởi con người Vì vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo thành sức mạnh tổng hợp thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu ựược trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt ựộng của họ ựến mục tiêu chung của tổ chức. [18, tr.7]

- KSNB ựược thiết lập ựể ựối phó với rủi ro Hoạt ựộng của tổ chức luôn phải ựối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện, chủ ựộng phòng ngừa và ựối phó với những rủi ro này, qua ựó tối ựa hóa khả năng ựạt ựược mục tiêu [18, tr.8]

- KSNB cung cấp một sự ựảm bảo hợp lý Trong tổ chức luôn có những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng đó là sự phức tạp trong hoạt ựộng của ựơn vị, sự thông ựồng của các cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lýẦDo ựó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự ựảm bảo hợp lý trong việc ựạt ựược mục tiêu của ựơn vị chứ không thể ựảm bảo tuyệt ựối [18, tr.6]

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi ựơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần ựạt ựược ựể từ ựó xác ựịnh các chiến lược cần thực hiện đó có thể là mục tiêu chung cho toàn ựơn

vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt ựộng, từng bộ phận trong ựơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát ựơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

- Nhóm mục tiêu hoạt ựộng: liên quan ựến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo vệ tài sản tránh mất mát

- Nhóm mục tiêu báo cáo: liên quan ựến báo cáo tài chắnh và phi tài chắnh nội bộ và bên ngoài cho các ựối tượng có liên quan, bao gồm ựộ tin cậy, kịp thời, minh bạch, các ựiều khoản khác ựược thiết lập bởi nhà quản lý, hoặc

các chính sách của ñơn vị

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: liên quan ñến việc tuân thủ pháp luật

và các quy ñịnh

1.1.3 Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát ñề cập ñến nhận thức, thái ñộ, và quan ñiểm của nhà quản lý ñối với hoạt ñộng kiểm tra, kiểm soát trong ñơn vị, cơ cấu tổ chức

và năng lực nhân viên Môi trường kiểm soát tạo nên sắc thái chung cho một

tổ chức, ảnh hưởng ñến ý thức kiểm soát của các nhân viên trong tổ chức ñó Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của KSNB, tạo nên một nề nếp kỷ cương, ñạo ñức và cơ cấu tổ chức Các yếu tố của Môi trường kiểm soát bao gồm:

- Sự liêm chính và giá trị ñạo ñức của nhà lãnh ñạo và ñội ngũ nhân

viên

Sự liêm chính và tôn trọng giá trị ñạo ñức của nhà lãnh ñạo và ñội ngũ nhân viên xác ñịnh thái ñộ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ Tinh thần tôn trọng ñạo ñức thể hiện qua việc mọi cá nhân phải tuân thủ các ñiều

lệ, quy ñịnh và ñạo ñức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước Ví

dụ như: công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài, cách bình bầu cán

bộ, công chức cao cấp… Nếu văn hóa này ñược xây dựng tốt, sẽ ñem lại sự công bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các yếu tố cơ hội phát sinh gian lận, tham nhũng ðồng thời, phải cho công chúng thấy ñược tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn ñạo ñức của tổ chức thông qua các văn bản chính thức ñược công bố cho toàn nhân viên trong ñơn vị

- Cam kết về năng lực

Cam kết về năng lực bao gồm trình ñộ hiểu biết và kỹ năng chuyên môn cần thiết ñể ñảm bảo cho nhiệm vụ ñược thực hiện có kỷ cương, hiệu lực

và hiệu quả, cũng như có một sự am hiểu ựúng ựắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB Lãnh ựạo và nhân viên phải duy trì một trình ựộ ựủ ựể hiểu ựược việc xây dựng, thực hiện, duy trì hệ thống KSNB, trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức đào tạo là một phương thức hữu hiệu ựể nâng cao trình ựộ cho các thành viên trong tổ chức, ựó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết

những tình huống khó xử trong công việc

- Triết lý và phong cách lãnh ựạo

Thái ựộ ựược thiết lập bởi các nhà quản lý cấp cao ựược phản ánh trong tất cả các khắa cạnh của hoạt ựộng quản lý của ựơn vị Các cam kết, sự tham gia và hỗ trợ của quan chức chắnh phủ cao cấp và các nhà lập pháp trong việc thiết lập ỘTriết lý và phong cách lãnh ựạoỢ xây dựng nên một thái ựộ tắch cực

và quan trọng ựể duy trì thái ựộ ủng hộ và tắch cực ựối với hệ thống KSNB trong một tổ chức Nếu nhà lãnh ựạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận ựược ựiều ựó và sẽ theo ựó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy ựịnh ựạo ựức ứng xử trong cơ quan Ngược lại nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh ựạo chưa quan tâm ựúng mức ựến KSNB Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn ựến mục tiêu, nhiệm vụ của ựơn vị không còn ựạt ựược như mong muốn

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bao gồm: phân công, phân nhiệm, ủy quyền, trách nhiệm giải trình và các báo cáo phù hợp ở từng bộ phận Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong ựơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu ựược nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt ựộng của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào ựến việc hoàn thành mục tiêu Cơ cấu tổ chức thường

ñược mô tả qua sơ ñồ tổ chức, và ñược thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau Một cơ cấu phù hợp sẽ làm cơ sở ñể lập kế hoạch, ñiều hành, giám sát các hoạt ñộng Ngược lại, khi thiết kế cơ cấu tổ chức không phù hợp có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

ðể thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thiết lập sự ñiều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt ñộng, không bỏ sót lĩnh vực nào cũng như không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

• Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản

• ðảm bảo sự ñộc lập tương ñối giữa các bộ phận

• Phù hợp với quy mô và ñặc thù hoạt ñộng của ñơn vị

Quản lý nguồn nhân lực cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc ñẩy một môi trường hoạt ñộng bằng cách phát triển chuyên nghiệp và thực thi minh bạch trong thực tế hàng ngày ðiều này cần ñược thể hiện trong tuyển dụng, ñánh giá hiệu quả và thúc ñẩy quá trình tuyển dụng Quá trình tuyển dụng cần phải ñược công khai và phải có những chính sách tuyển dụng ñược quy ñịnh cụ thể bằng văn bản

b đánh giá rủi ro

đánh giá rủi ro là quá trình xác ựịnh và phân tắch các rủi ro có liên quan ựến việc ựạt ựược các mục tiêu của tổ chức và ựưa ra các hướng giải quyết hợp lý, bao gồm: nhận dạng rủi ro, ựánh giá rủi ro, ựánh giá khả năng chịu ựựng rủi ro của tổ chức và xây dựng các hướng xử lý Vì tình hình chắnh trị, kinh tế, các luật lệ và các ựiều kiện hoạt ựộng của tổ chức luôn thay ựổi, nên ựánh giá rủi ro cũng phải thay ựổi theo cho phù hợp đánh giá rủi ro bao gồm nhận dạng, ựánh giá ựiều kiện, cơ hội rủi ro và xây dựng hệ thống quản

lý rủi ro cho phù hợp đánh giá rủi ro là một bộ phận của hệ thống KSNB, ựóng vai trò quan trọng trong việc chọn ra hướng giải quyết hợp lý ựể tiến hành Do ựó, việc xác ựịnh mục tiêu là ựiều kiện tiên quyết của việc ựánh giá rủi ro Mục tiêu cần ựược xác ựịnh trước thì bộ phận quản lý mới nhận dạng ựược rủi ro và ựưa ra các hành ựộng cần thiết ựể xử lý

- Nhận dạng rủi ro

Hoạt ựộng của tổ chức sẽ gặp khó khăn do tác ựộng của các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài từ nội bộ tổ chức cũng như các hoạt ựộng của tổ chức Quá trình ựánh giá rủi ro cần xem xét tất cả các rủi ro có thể xảy ra (bao gồm rủi ro từ gian lận và tham nhũng) Do ựó việc nhận dạng rủi ro là rất quan trọng Nhận dạng rủi ro phải là một quá trình lặp ựi lặp lại liên tục và thường tắch hợp với quá trình lập kế hoạch Khi nhận dạng rủi ro nên tiếp cận

từ ựầu, không phải lúc nào cũng dựa vào các rủi ro trước ựó Việc tiếp cận ựể nhận dạng các rủi ro của tổ chức dựa vào sự thay ựổi của môi trường kinh tế

và luật pháp, ựiều kiện hoạt ựộng bên trong và bên ngoài và từ các mục tiêu của tổ chức Xác ựịnh các rủi ro không chỉ quan trọng trong việc ựề ra hướng

ựể tiến hành ựánh giá rủi ro mà còn ựể phân chia trách nhiệm trong việc quản trị rủi ro Việc xác ựịnh phương pháp thắch hợp ựể nhận dạng rủi ro là rất quan trọng Hai trong các phương pháp thường ựược sử dụng là dựa vào các

rủi ro ựã xảy ra và tự ựánh giá rủi ro

- đánh giá rủi ro

để xác ựịnh hướng xử lý rủi ro, bên cạnh việc xác ựịnh các nền tảng của từng loại rủi ro, cần phải xem xét ựộ ảnh hưởng của rủi ro cũng như khả năng rủi ro xảy ra Có nhiều phương pháp ựể ựánh giá rủi ro, phần lớn là do rủi ro rất khó lượng hóa và các rủi ro khác liên quan ựến các con số (rủi ro tài chắnh) Vì thế cách tiếp cận chắnh là dựa vào khả năng rủi ro xảy ra Tuy nhiên, sử dụng mức xếp hạng rủi ro sẽ làm giảm khả năng ựánh giá chủ quan

mà chủ yếu dựa vào khuôn mẫu

Mục tiêu chắnh của ựánh giá rủi ro là cho cấp quản lý biết về khả năng rủi ro xảy ra và các hành ựộng cần thiết ựể xử lý theo thứ tự ưu tiên

- đánh giá khả năng chịu ựựng rủi ro của tổ chức

Một vấn ựề quan trọng trong xử lý rủi ro là nhận dạng khả năng chịu ựựng rủi ro của tổ chức Khả năng chịu ựựng rủi ro là số lượng rủi ro mà tổ chức có thể chịu ựựng ựược trước khi có các hướng giải quyết Quyết ựịnh hướng giải quyết rủi ro cần kết hợp với nhận ựịnh số lượng rủi ro mà tổ chức

có thể chịu ựựng

Rủi ro sẵn có và rủi ro tăng thêm ựều phải ựược xem xét khi ựánh giá khả năng của tồ chức Rủi ro sẵn có là rủi ro của tổ chức do ban quản trị không tiến hành các hành ựộng xác ựịnh khả năng xảy ra cũng như tác ựộng của rủi ro Rủi ro tăng thêm là rủi ro còn lại sau khi ban quản trị ựã tiến hành các hành ựộng cần thiết

Khả năng chịu ựựng rủi ro của tổ chức sẽ thay ựổi tùy theo tầm ảnh hưởng của rủi ro Vắ dụ như, khả năng chịu ựựng các mất mát về tài chắnh sẽ thay ựổi tùy theo các yếu tố, bao gồm giới hạn của ngân sách, nguồn gốc của mất mát, sự liên quan ựến các rủi ro khác như là bất lợi khi công khai Việc nhận dạng khả năng chịu ựựng rủi ro của tổ chức rất quan trọng trong quyết

ñịnh các chiến lược xử lý rủi ro

- ðối phó rủi ro

Các vấn ñề nêu ở trên là hồ sơ quản lý rủi ro của tổ chức Việc lập ra các hồ sơ như vậy giúp tổ chức có các hướng khắc phục hiệu quả các rủi ro

Việc khắc phục rủi ro chia thành 4 loại: chấp nhận, chia sẻ, chuyển giao

và hạn chế rủi ro Cần phải nhấn mạnh là không thể loại bỏ hết các rủi ro và

hệ thống KSNB ñảm bảo cho việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên, tổ chức nhận dạng và khắc phục rủi ro sẽ giúp xử lý nhanh chóng khi mọi chuyện không như ý muốn và thích nghi với sự thay ñổi Tránh các kết quả không như mong muốn, hệ thống phải ñảm bảo các mất mát nằm trong khả năng chịu ñựng của tổ chức Mỗi hệ thống ñều có chi phí, hệ thống phải cung cấp các giá trị tương ứng với chi phí bỏ ra khi nhận dạng rủi ro

c Hoạt ñộng kiểm soát

Hoạt ñộng kiểm soát là những chính sách và thủ tục kiểm soát ñược thiết lập nhằm ñối phó với rủi ro và tạo ñiều kiện cho việc thực hiện các mục tiêu ñề ra của ñơn vị ðể có hiệu quả, hoạt ñộng kiểm soát cần phải:

- Chính xác (kiểm soát ñúng lúc ñúng chỗ và ñúng với rủi ro cần xử lý)

- Phù hợp trong suốt thời gian thực hiện kế hoạch (phù hợp với các nhân viên tham gia và không ñược bỏ qua khi các thành viên chủ chốt vắng mặt hoặc là công việc quá nặng nhọc)

- Hiệu quả về chi phí (chi phí không ñược vượt quá ngân sách)

- Toàn diện, hợp lý và liên quan trực tiếp với mục tiêu

Hoạt ñộng kiểm soát ñược thực hiện trong toàn tổ chức, các cấp quản lý

và trong tất cả các bộ phận Chúng bao gồm một loạt các ñiều tra và kiểm soát phòng ngừa các hoạt ñộng ña dạng, ví dụ như: thủ tục ủy quyền và xét duyệt, phân chia trách nhiệm (ủy quyền, thực hiện, xem xét, ghi chép), kiểm soát nguồn lực và ghi chép, xác minh, ñối chiếu, soát xét kết quả hoạt ñộng của tổ

chức, giám sát (giao phó, xem xét và phê duyệt, hướng dẫn và ñào tạo)

- Thủ tục ủy quyền và xét duyệt

Các giao dịch, sự kiện ñược ủy quyền và thực hiện bởi các cá nhân có thẩm quyền Việc ủy quyền nhằm ñảm bảo các giao dịch và sự kiện chỉ ñược thực hiện bởi các cấp quản lý Thủ tục ủy quyền phải ñược ghi chép lại và thông báo ñến các lãnh ñạo và nhân viên biết, bao gồm các ñiều kiện cụ thể

mà những người ủy quyền ñược phép làm Theo các ñiều kiện ñó thì nhân viên chỉ ñược thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp trong quyền hạn của mình ñược quy ñịnh bởi các cấp quản lý và pháp luật

- Phân chia trách nhiệm (ủy quyền, thực hiện, xem xét, ghi chép)

ðể giảm thiểu sai sót, lãng phí, hành ñộng sai và rủi ro từ việc không giải quyết ñược vấn ñề, không có cá nhân hoặc nhóm nào quản lý tất cả các quy trình quan trọng của một giao dịch hay sự kiện Nhiệm vụ và trách nhiệm phải ñược phân chia cho nhiều cá nhân ñể ñảm bảo có hiệu quả và ñạt ñược

sự cân bằng Nhiệm vụ chính bao gồm ủy quyền, thực hiện, ghi chép, xem xét

và kiểm toán các giao dịch

Sự thông ñồng có thể dẫn ñến giảm hiệu quả hoặc không ñạt ñược kết quả trong hệ thống KSNB Những tổ chức nhỏ có quá ít nhân viên ñể có thể thực hiện việc kiểm soát này, trong trường hợp ñó các cấp quản lý nên chú ý ñến các rủi ro Việc thay ñổi nhân viên sẽ bảo ñảm nhân viên ñó không xử lý tất các khía cạnh của giao dịch trong khoảng thời gian quá dài Bên cạnh ñó, việc khuyến khích và các kỳ nghỉ hàng năm sẽ giảm rủi ro do việc thay ñổi nhân lực tạm thời

- Kiểm soát truy cập nguồn lực và ghi chép

Truy cập vào các nguồn tài nguyên và ghi chép phải ñược giới hạn cho các cá nhân có thẩm quyền và trách nhiệm ñể bảo vệ việc sử dụng các nguồn lực Hạn chế quyền truy cập vào tài nguyên làm giảm nguy cơ của việc sử

dụng trái phép hoặc thiệt hại, giúp ñạt ñược mục tiêu quản lý Mức ñộ hạn chế phụ thuộc vào sự tổn thương của các nguồn tài nguyên và nhận thức rủi ro về mất mát hoặc sử dụng không ñúng, và nên ñược ñánh giá theo ñịnh kỳ Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, quy trình thực hiện ñược sự hỗ trợ ngày càng nhiều của công nghệ thông tin, phần mềm máy tính

- Xác minh

Các giao dịch và sự kiện quan trọng ñược xác minh trước và sau quá trình Ví dụ như khi giao hàng, số lượng hàng hoá cung cấp ñược xác minh với số lượng ñặt hàng Sau ñó, số lượng hàng hóa ghi trên hóa ñơn ñược xác minh với số lượng hàng hoá nhận ñược Hàng tồn kho ñược xác minh qua kiểm kê

- ðối chiếu

Các ghi chép ñược ñối chiếu với các tài liệu thích hợp trên cơ sở thường xuyên, ví dụ như tài liệu kế toán liên quan ñến tài khoản ngân hàng ñược ñối chiếu với báo cáo ngân hàng tương ứng

- Soát xét kết quả hoạt ñộng của tổ chức

Kết quả hoạt ñộng của tổ chức sẽ ñược xem xét lại (so sánh với các tiêu chuẩn ñã ñặt ra) một cách thường xuyên nhằm ñánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả Nếu kết quả không ñạt ñược như mục tiêu ñề ra, cần xem xét lại cả quy trình ñể có những cải tiến cần thiết

- Soát xét quá trình hoạt ñộng

Quá trình hoạt ñộng cần phải ñược xem xét ñịnh kỳ ñể ñảm bảo rằng chúng phù hợp với quy ñịnh hiện hành, các chính sách, thủ tục, hoặc các yêu cầu khác

- Giám sát (giao phó, xem xét và xét duyệt, hướng dẫn và ñào tạo) Giám sát có thẩm quyền (Giám sát hàng ngày bởi các giám sát viên) giúp ñảm bảo rằng các mục tiêu KSNB ñạt ñược, bao gồm: Nhiệm vụ, trách

nhiệm và giải trình ñược giao phó rõ ràng cho từng nhân viên; Có hệ thống xem xét công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết; Phê duyệt các ñiểm trọng yếu ñể ñảm bảo vận hành như dự ñịnh

- Hoạt ñộng kiểm soát công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin tiên tiến thì tổ chức càng phụ thuộc vào các hệ thống thông tin máy tính ñể thực hiện các hoạt ñộng của mình và ñể xử lý, và báo cáo thông tin cần thiết ðộ tin cậy, bảo mật dữ liệu trên máy tính và của các hệ thống xử lý, báo cáo những dữ liệu này là ñiều quan tâm chính của cả nhà quản lý và kiểm toán viên của các tổ chức Việc sử dụng các hệ thống tự ñộng xử lý thông tin làm xuất hiện một số rủi ro cần phải ñược xem xét bởi tổ chức Kiểm soát công nghệ thông tin hiệu quả có thể cung cấp cho nhà quản

lý một sự ñảm bảo hợp lý rằng thông tin ñược xử lý bởi hệ thống ñáp ứng mục tiêu kiểm soát mong muốn, chẳng hạn như ñảm bảo tính ñầy ñủ, kịp thời, hiệu lực của dữ liệu và tính toàn vẹn của nó

Hoạt ñộng kiểm soát công nghệ thông tin gồm 2 nhóm chính:

+ Kiểm soát chung: là cấu trúc các chính sách và thủ tục áp dụng cho tất cả hoặc một phân ñoạn lớn của hệ thống thông tin của một ñơn vị và giúp ñảm bảo hoạt ñộng liên tục và ổn ñịnh, tạo ra môi trường hoạt ñộng của các

hệ thống ứng dụng và kiểm soát

+ Kiểm soát ứng dụng: là các cấu trúc, chính sách, và thủ tục áp dụng

ñể tách biệt các ứng dụng trên máy vi tính cá nhân Các kiểm soát thường ñược thiết kế ñể ngăn chặn, phát hiện và sửa lỗi những thông tin bất thường từ

Thông tin cần thiết nên ñược xác ñịnh, nắm giữ và truyền ñạt theo cách thức

và thời gian cho phép nhân viên hiểu và thực hiện ñúng trách nhiệm của mình (thông tin kịp thời và ñúng ñối tượng sử dụng) Do ñó, tất cả các giao dịch và

sự kiện quan trọng nên ñược ghi chép ñầy ñủ và rõ ràng (trình bày thành các biểu ñồ, các bài tường thuật)

Hệ thống báo cáo phải chứa ñựng các thông tin tài chính và phi tài chính, thông tin liên quan ñến việc tuân thủ ñể vận hành và kiểm soát các hoạt ñộng; bao gồm các thông tin từ nội bộ, các sự kiện bên ngoài, các hoạt ñộng

và ñiều kiện cần thiết ñể ra quyết ñịnh Quyết ñịnh ñưa ra có thích hợp hay không phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thông tin Do ñó, các thông tin cần phù hợp, kịp thời, chính xác và dễ tiếp cận

- Truyền thông

Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng ñược nêu ra

ñể nhấn mạnh vai trò của việc truyền ñạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao ñổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với ñối tượng bên ngoài…Truyền thông giúp cho tất cả các nhân viên hiểu vai trò của mình trong hệ thống KSNB, cũng như các hoạt ñộng cá nhân liên quan ñến công việc của người khác Một trong những kênh thông tin quan trọng nhất là giữa quản lý và nhân viên của mình Quản lý phải ñược cập nhật hiệu suất công việc, phát triển, rủi ro và các hoạt ñộng của KSNB, các sự kiện và các vấn ñề khác có liên quan Tương tự như vậy, quản lý nên giao tiếp với nhân viên của mình những thông tin cần thiết và cung cấp thông tin phản hồi, hướng dẫn Nhà quản lý cũng cần cung cấp thông tin cụ thể và chỉ ñạo ñiều khiển hành vi

e Giám sát

Hệ thống KSNB cần ñược theo dõi ñể ñánh giá chất lượng hoạt ñộng của hệ thống theo thời gian Giám sát nhằm ñảm bảo kiểm soát ñược hoạt

ñộng như dự ñịnh, có những sửa ñổi cho thích hợp với những thay ñổi trong ñiều kiện hiện tại ðiều này ñược thực hiện thông qua hoạt ñộng giám sát thường xuyên, giám sát ñịnh kỳ hoặc kết hợp cả hai, ñể giúp ñảm bảo rằng KSNB tiếp tục ñược áp dụng tại tất cả các cấp trong tổ chức nhằm ñạt ñược kết quả mong muốn

- Giám sát thường xuyên: ñược thiết lập cho những hoạt ñộng thông thường và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt ñộng giám sát và quản

lý mang tính chất ñịnh kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày Giám sát thường xuyên ñược thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB và liên quan ñến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng bất thường, trái ñạo ñức, không hữu hiệu và hiệu quả của

hệ thống

- Giám sát ñịnh kỳ: thường ñược thực hiện ñịnh kỳ hay trong các tình huống ñặc biệt Phạm vi và tần suất giám sát ñịnh kỳ phụ thuộc vào sự ñánh giá mức ñộ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát ñịnh kỳ bao phủ toàn bộ sự ñánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và ñảm bảo KSNB ñạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát

1.1.4 Trách nhiệm của các ñối tượng có liên quan ñến kiểm soát nội bộ

- Ban quản lý:

Tất cả các thành viên trong tổ chức ñóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB Tuy nhiên, nhà quản lý có trách nhiệm trực tiếp trong tất cả các hoạt ñộng của một tổ chức, bao gồm thiết kế, triển khai, giám sát hoạt ñộng

và duy trì cung cấp tài liệu về KSNB Trách nhiệm của họ thay ñổi tùy theo chức năng của họ trong tổ chức và ñặc ñiểm của tổ chức [18, tr.44]

- Kiểm toán viên nội bộ: Kiểm toán viên nội bộ ñóng vai trò quan trọng

trong việc ñánh giá sự hữu hiệu ñối với một hệ thống KSNB và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp cho các bộ phận trong ñơn vị Tuy nhiên, họ không có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, thực hiện, duy trì và cung cấp tài liệu về KSNB [18, tr.44]

Nhà quản lý thường thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ cho ñơn vị như một phần của hệ thống KSNB và sử dụng nó ñể giám sát hiệu quả của KSNB Kiểm toán viên nội bộ thường xuyên cung cấp thông tin về các hoạt ñộng của KSNB, tập trung sự chú ý ñáng kể vào việc ñánh giá các thiết kế và hoạt ñộng của KSNB Họ cung cấp thông tin về ñiểm mạnh, ñiểm yếu và kiến nghị ñể cải thiện KSNB, tính ñộc lập và khách quan của họ phải ñược ñảm bảo

- Nhân viên: Tất cả các nhân viên ñều có vai trò nhất ñịnh trong việc thực hiện kiểm soát và có trách nhiệm báo cáo các vấn ñề hoạt ñộng, không tuân thủ các quy tắc ứng xử hoặc hành vi vi phạm chính sách cho nhà quản lý của mình KSNB liên quan ñến trách nhiệm của mọi thành viên trong một ñơn

vị Thông qua các hoạt ñộng hàng ngày, mọi thành viên ñều sẽ tham gia vào các hoạt ñộng kiểm soát ở các mức ñộ khác nhau [18, tr.45]

- Các ñối tượng khác ở bên ngoài:

+ Kiểm toán viên bên ngoài (như kiểm toán viên ñộc lập, kiểm toán viên của nhà nước…): nhiệm vụ của các kiểm toán viên bên ngoài là ñánh giá

sự vận hành của hệ thống KSNB và thông báo kết quả cho nhà quản lý Sự ñánh giá của các kiểm toán viên ñối với hệ thống KSNB bao gồm: xác ñịnh tầm quan trọng của các rủi ro liên quan ñến các hoạt ñộng cần kiểm soát; tính nhạy cảm ñối với việc lạm dụng nguồn tài nguyên, sự thất bại trong việc ñạt ñược các mục tiêu liên quan ñến ñạo ñức, kinh tế, hoặc không thực hiện nghĩa

vụ trách nhiệm, và không tuân thủ pháp luật và các quy ñịnh; ñánh giá sự ñầy

ñủ của các thiết kế kiểm soát; thảo luận các hành ñộng khắc phục cần thiết…Như vậy các kiểm toán viên bên ngoài cũng ñóng một vai trò quan

trọng trong việc góp phần ñạt ñược các mục tiêu KSNB, ñặc biệt là “thực hiện nghĩa vụ trách nhiệm” và “bảo vệ tài nguyên” cho ñơn vị [18, tr.46]

+ Nhà lập pháp và cơ quan quản lý: thiết lập các quy tắc, chỉ thị liên quan ñến KSNB và cung cấp sự hiểu biết chung về KSNB ðồng thời, các nhà lập pháp cũng có thể quy ñịnh các chính sách mà các bên liên quan trong và ngoài nước phải tuân theo trong việc thực hiện vai trò và trách nhiệm KSNB của mình [18, tr.46]

+ Các ñối tượng khác có liên quan với tổ chức (ñối tượng hưởng lợi, nhà cung cấp, ngân hàng, chủ nợ…): cung cấp các thông tin hữu ích liên quan ñến việc ñạt ñược mục tiêu ñề ra thông qua các giao dịch với ñơn vị [18, tr.46]

NỘI BỘ KHU VỰC CÔNG

1.2.1 Khái niệm và phân loại ñơn vị sự nghiệp công

a Khái niệm

ðơn vị sự nghiệp công: do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy ñịnh của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước [4]

b Phân loại ñơn vị sự nghiệp công

Căn cứ vào mức ñộ tự chủ về tài chính ñơn vị sự nghiệp công ñược phân chia thành 4 loại:

- ðơn vị sự nghiệp công tự bảo ñảm chi thường xuyên và chi ñầu tư

- ðơn vị sự nghiệp công tự bảo ñảm chi thường xuyên

- ðơn vị sự nghiệp công tự bảo ñảm một phần chi thường xuyên (do phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu ñủ chi phí)

- ðơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo ñảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ ñược cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc

+ ðối với dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng kinh phí NSNN: ðơn

vị sự nghiệp công tự xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ, báo cáo cơ quan quản lý cấp trên ñể theo dõi, kiểm tra và giám sát việc thực hiện

+ ðối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng kinh phí NSNN: ðơn vị sự nghiệp công xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ báo cáo cơ quan quản lý cấp trên ñể phê duyệt và quyết ñịnh phương thức giao kế hoạch cho ñơn vị thực hiện

- Về tổ chức thực hiện nhiệm vụ:

+ Quyết ñịnh các biện pháp thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch của ñơn

vị, kế hoạch của cơ quan quản lý cấp trên giao, ñảm bảo chất lượng, tiến ñộ

+ Tham gia ñấu thầu cung ứng các dịch vụ sự nghiệp công phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của ñơn vị ñược cấp có thẩm quyền giao

+ Liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân ñể hoạt ñộng dịch vụ ñáp ứng nhu cầu của xã hội theo quy ñịnh của pháp luật

b Tổ chức quản lý

- Về tổ chức bộ máy: ðơn vị sự nghiệp công ñược quyết ñịnh thành lập, tổ chức lại, giải thể các ñơn vị không thuộc cơ cấu tổ chức các ñơn vị cấu

thành theo quyết ñịnh của cơ quan có thẩm quyền, khi ñáp ứng các tiêu chí, ñiều kiện, tiêu chuẩn theo quy ñịnh của pháp luật; xây dựng phương án sắp xếp lại các ñơn vị cấu thành trình cơ quan có thẩm quyền quyết ñịnh

- Về nhân sự: ðơn vị sự nghiệp công xây dựng vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tuyển dụng, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quản lý viên chức, người lao ñộng theo quy ñịnh của pháp luật; thuê hợp ñồng lao ñộng ñể thực hiện nhiệm vụ

c Cơ chế quản lý tài chính

Hiện nay các ñơn vị sự nghiệp công triển khai thực hiện cơ chế quản lý tài chính theo Nghị ñịnh số 16/2015/Nð-CP ngày 14/02/2015 về quy ñịnh cơ chế tự chủ của ñơn vị sự nghiệp công Theo ñó, việc tự chủ tài chính của các ñơn vị ñược quy ñịnh tương ứng với từng loại hình ñơn vị sự nghiệp công, trên nguyên tắc các ñơn vị tự ñảm bảo kinh phí hoạt ñộng càng nhiều thì mức

ñộ tự chủ càng cao ñể khuyến khích các ñơn vị tăng thu, giảm dần bao cấp từ ngân sách nhà nước, trong ñó có bao cấp tiền lương tăng thêm ñể dần chuyển sang các loại hình ñơn vị tự chủ, ñơn vị tự ñảm bảo chi thường xuyên và chi ñầu tư

Nguồn tài chính của ñơn vị sự nghiệp công:

+ NSNN cấp chi thường xuyên trên cơ sở số lượng người làm việc và ñịnh mức phân bổ dự toán ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt (ñối với ñơn vị

sự nghiệp công do Nhà nước bảo ñảm chi thường xuyên)

+ Nguồn thu từ hoạt ñộng dịch vụ sự nghiệp công

+ Nguồn thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí ñược ñể lại chi theo quy ñịnh

+ Nguồn NSNN hỗ trợ phần chi phí chưa kết cấu trong giá, phí dịch vụ

sự nghiệp công (ñối với ñơn vị sự nghiệp công tự bảo ñảm một phần chi

thường xuyên)

+ NSNN cấp kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên gồm: Kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ (ñối với ñơn vị không phải là tổ chức khoa học công nghệ); kinh phí các chương trình mục tiêu quốc gia; chương trình, dự án, ñề án khác; kinh phí ñối ứng thực hiện các

dự án theo quyết ñịnh của cấp có thẩm quyền; vốn ñầu tư phát triển; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt ñộng sự nghiệp theo dự án ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt; kinh phí thực hiện nhiệm vụ ñột xuất ñược cơ quan có thẩm quyền giao

+ Nguồn viện trợ, tài trợ theo quy ñịnh của pháp luật

+ Nguồn thu khác theo quy ñịnh của pháp luật (nếu có)

Sử dụng nguồn tài chính của ñơn vị sự nghiệp công

- Chi thường xuyên:

+ Chi tiền lương

+ Chi hoạt ñộng chuyên môn, chi quản lý

- Chi nhiệm vụ không thường xuyên:

+ Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ

+ Chi thực hiện chương trình ñào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức + Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia

+ Chi thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước ñặt hàng

+ Chi thực hiện các nhiệm vụ ñột xuất ñược cấp có thẩm quyền giao + Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế ñộ nhà nước quy ñịnh + Chi ñầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố ñịnh thực hiện các dự án ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài

+ Các khoản chi khác theo quy ñịnh (nếu có)

Lập, chấp hành dự toán, hạch toán và quyết toán thu, chi:

- Lập dự toán

+ đối với ựơn vị ựơn vị sự nghiệp công tự bảo ựảm chi thường xuyên

và chi ựầu tư; ựơn vị sự nghiệp công tự bảo ựảm chi thường xuyên: hàng năm, căn cứ vào kết quả thực hiện về số lượng, khối lượng dịch vụ; tình hình thu, chi hoạt ựộng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công và các dịch vụ khác của năm hiện hành; yêu cầu nhiệm vụ của năm kế hoạch, ựơn vị lập kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ và dự toán thu, chi báo cáo cơ quan quản lý cấp trên

+ đối với ựơn vị sự nghiệp công tự bảo ựảm một phần chi thường xuyên: Căn cứ tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ của năm kế hoạch, ựơn vị lập kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công và

dự toán thu, chi (bao gồm cả phần kinh phắ NSNN hỗ trợ do giá, phắ dịch vụ

sự nghiệp công chưa kết cấu ựủ chi phắ) báo cáo cơ quan quản lý cấp trên theo quy ựịnh

+ đối với ựơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo ựảm chi thường xuyên: Căn cứ tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ ựược cấp có thẩm quyền giao trong năm kế hoạch, số lượng người làm việc ựược cấp có thẩm quyền phê duyệt, chế ựộ chi tiêu hiện hành, ựơn vị lập dự toán thu, chi gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy ựịnh

- Chấp hành dự toán:

Các cơ quan, tổ chức, ựơn vị, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm ựề ra những biện pháp cần thiết nhằm bảo ựảm hoàn thành nhiệm vụ thu, chi ngân sách ựược giao, sử dụng kinh phắ ngân sách ựúng mục ựắch, ựúng chế ựộ, tiết kiệm và hiệu quả; chấp hành nghiêm kỷ cương, kỷ luật tài chắnh

Các khoản chi chỉ ựược thực hiện khi có ựủ các ựiều kiện sau:

+ đã có trong dự toán ựược giao

+ đúng chế ựộ, tiêu chuẩn, ựịnh mức do cấp có thẩm quyền quy ựịnh + đã ựược thủ trưởng ựơn vị sử dụng ngân sách hoặc người ựược ủy quyền quyết ựịnh chi

- Hạch toán và quyết toán thu, chi

Các ựơn vị sự nghiệp có nhiệm vụ tổ chức hạch toán, báo cáo và quyết toán ựảm bảo ựúng chế ựộ kế toán của nhà nước, chế ựộ kiểm tra nội bộ và dự toán ựược giao đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở ựể phân tắch, ựánh giá kết quả chấp hành dự toán, từ ựó rút kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo

1.2.3 Sự hình thành kiểm soát nội bộ khu vực công

Trong lĩnh vực công, KSNB rất ựược xem trọng, nó là một ựối tượng ựược quan tâm ựặc biệt của kiểm toán viên nhà nước Kiểm toán nhà nước ngày nay ựã ựược biết ựến và công nhận trên toàn thế giới, sự phát triển này kéo theo việc thừa nhận về tầm quan trọng của Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), ựó là vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt ựộng của Chắnh phủ, thúc ựẩy việc lành mạnh hóa trong quản lý tài chắnh và nâng cao chất lượng giải trình của chắnh phủ ở từng quốc gia Một số quốc gia như Mỹ, Canada ựã có những công bố chắnh thức về KSNB áp dụng cho cơ quan sự nghiệp Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có ựề cập ựến vấn ựề KSNB ựặc thù trong tổ chức sự nghiệp GAO ựưa ra 5 yếu tố về KSNB bao gồm các quy ựịnh về môi trường kiểm soát, ựánh giá rủi ro, các hoạt ựộng kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Năm 1992, tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI)

ựã ban hành hướng dẫn về chuẩn mực KSNB áp dụng cho khu vực công Tài liệu này ựã tắch hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO và những ựiểm ựặc thù của khu vực công INTOSAI ựược thành lập vào năm 1953 và

ựã phát triển từ 34 quốc gia ban ựầu cho ựến nay ựã có 192 thành viên và 5

thành viên dự bị Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của

tổ chức INTOSAI từ tháng 6/1996 INTOSAI ñã cập nhật Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB áp dụng cho khu vực công và ñược công bố vào năm 2004 tại ðại hội XVIII của INTOSAI

SỰ NGHIỆP CÔNG LÀ CƠ SỞ GIÁO DỤC ðẠI HỌC CÔNG LẬP

1.3.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng thu chi trong cơ sở giáo dục ñại học công lập

- ðầu tư của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài;

- Nguồn thu hợp pháp khác theo quy ñịnh của pháp luật

b Hoạt ñộng chi

Các khoản chi trong cơ sở giáo dục ðHCL:

- Chi hoạt ñộng thường xuyên: các khoản chi cho người lao ñộng, chi hành chính, chi hoạt ñộng nghiệp vụ, chi hoạt ñộng tổ chức thu phí, lệ phí, chi hoạt ñộng sản xuất, cung ứng dịch vụ, chi mua sắm tài sản, chi khác…

- Chi thực hiện các ñề tài NCKH

- Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế ñộ do Nhà nước quy ñịnh

- Chi ñầu tư phát triển: chi ñầu tư xây dựng cơ sở vật chất; mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản và chi thực hiện các dự án ñầu tư theo quy ñịnh

- Chi thực hiện các nhiệm vụ ñột xuất ñược cấp có thẩm quyền giao

- Các khoản chi khác (nếu có)

1.3.2 Kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi trong cơ sở giáo dục ñại học công lập

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ các khoản thu chi

- KSNB thu, chi nhằm ñánh giá chất lượng hoạt ñộng, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản thu, chi, ñồng thời ñánh giá tình hình sử dụng tài sản và các nguồn lực của ñơn vị Các khoản thu, chi ñược thực hiện phải ñảm bảo các yêu cầu như: ñầy ñủ, kịp thời, hiệu quả, ñúng ñối tượng, ñúng quy ñịnh của Nhà nước và phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy ñịnh nội bộ của ñơn vị

- Ngăn chặn và kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót, gian lận cũng như xử lý các sai phạm và gian lận ñó

- ðảm bảo cho thông tin về các khoản thu, chi thể hiện trên các chứng

từ, sổ sách, báo cáo phải ñầy ñủ, rõ ràng, trung thực, cung cấp kịp thời cho quản lý ñơn vị và cơ quan Nhà nước khi cần

b Nội dung kiểm soát nội bộ các khoản thu

* Những rủi ro có thể xảy ra liên quan ñến các khoản thu

- Xây dựng dự toán thu không phù hợp với tình hình thực tế của ñơn vị, trong quá trình thực hiện không kiểm tra, ñối chiếu, so sánh với dự toán ñể có

sự ñiều chỉnh kịp thời

- Chưa ñảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: chưa tách rời nhiệm vụ trực tiếp thu và theo dõi các khoản thu; việc phân công, phân nhiệm chưa gắn trách nhiệm với công việc cụ thể, trách nhiệm kế toán, thủ quỹ chưa ñược phân ñịnh ñộc lập rõ ràng

- Ban hành mức thu học phí, lệ phí không theo quy ñịnh của Nhà nước Thực hiện chế ñộ miễn giảm các khoản phí, lệ phí không ñúng quy ñịnh

- Phản ánh không ñầy ñủ, không kịp thời hoặc không ghi sổ kế toán của ñơn vị Việc kiểm tra ñối chiếu chưa thực hiện thường xuyên, liên tục

- ðơn vị sử dụng các chứng từ thu không theo quy ñịnh Quy trình quản lý chứng từ thu chưa chặt chẽ, dễ xảy ra thất lạc, mất mát

- Các khoản thu không ñược tập trung tại bộ phận kế toán của ñơn vị

* Hoạt ñộng kiểm soát các khoản thu

ðể kiểm soát tốt các khoản thu, các ñơn vị cần phân chia trách nhiệm

rõ ràng cho các cá nhân, bộ phận tham gia trong các công việc cụ thể ðồng thời, phải ñảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách rời nhiệm vụ theo dõi với nhiệm vụ trực tiếp thu ñể ñối chiếu, không ñể xảy ra tình trạng một cá nhân hay bộ phận nào ñược thực hiện một nghiệp vụ từ ñầu tới cuối Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, tạo cơ chế kiểm soát chéo lẫn nhau nhằm hạn chế sai sót, gian lận

Các chứng từ thu ñúng quy ñịnh, có cơ chế giám sát chứng từ chặt chẽ ñảm bảo không bị mất, thất lạc Người lập và phê duyệt chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác các thông tin thể hiện trên chứng từ ðịnh kỳ, ñơn vị phải tiến hành công tác kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ, sổ sách của các nhân viên liên quan nhằm ngăn chặn và hạn chế gian lận, sai sót Các

sổ kế toán và báo cáo kế toán phải thể hiện ñầy ñủ các thông tin liên quan ñến các khoản thu phát sinh trong kỳ ðồng thời, thường xuyên có sự ñối chiếu số liệu giữa kế toán theo dõi các khoản thu với thủ quỹ, ñịnh kỳ ñối chiếu số liệu với kho bạc, ngân hàng, và các bộ phận có liên quan

 ðối với các khoản thu do NSNN cấp: căn cứ nguồn NSNN cấp hàng năm, tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ của năm kế hoạch, ñơn vị

sự nghiệp công xây dựng dự toán chi tiết nhằm ñảm bảo thực hiện nhiệm vụ ñược giao trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Dự toán ñược phê duyệt là căn cứ ñể ñơn vị thực hiện và KBNN nơi ñơn vị giao dịch kiểm soát chi ðơn