Là một nhà quản lý, bạn sẽ áp dụng các lý thuyết biến ngẫu và các nghiên cứu như thế nào để nâng cao hiệu quả chung

Lý thuyết biến ngẫu LPC Điểm số cho người đồng sự ít được ưu tiên nhất được xác định bằng phương pháp hỏi một người lãnh đạo về tất cả những người cộng sự làm việc hiện nay và trước đây,

Là một nhà quản lý, bạn sẽ áp dụng các lý thuyết biến ngẫu và các nghiên

cứu như thế nào để nâng cao hiệu quả chung?

Chúng ta biết tới Peter Ferdinand Drucker (1909–2005) - cha đẻ của quản trị

kinh doanh hiện đại, cũng biết tới câu nói nổi riếng của ông: “Management is

doing things right; leadership is doing the right things” - tạm dịch là nhà quản lý

tìm cách làm thật tốt một công việc, còn người lãnh đạo lại cố gắng xác định đúng công việc để làm Điều này có ý nghĩa gì?

Druker muốn nhấn mạnh rằng ở vị trí đứng đầu, luôn có hai khái niệm: lãnh đạo và quản lý Nhà quản lý có thể đóng vai trò của nhà lãnh đạo, nhưng nhà lãnh

đạo thì không phải lúc nào cũng là nhà quản lý Trong cuốn sách nổi tiếng "The Art of Possibility", Rosamund và Benjamin Zander đã đề cập tới khái niệm

"Leading from any chair" - "lãnh đạo từ bất kỳ vị trí nào" với ví dụ rất hay về hình ảnh một giàn nhạc giao hưởng với người chỉ huy là người đảm bảo cho cả giàn nhạc phối hợp biểu diễn tốt với nhau, nhưng chính người đánh đàn Viola ngồi cuối giàn nhạc mới là người lãnh đạo - định hướng tiết tấu của cả giàn nhạc để có buổi hòa tấu thành công

Lãnh đạo và quản lý đều phục vụ chung một mục đích cuối cùng, dù là của một tổ chức kinh tế, văn hóa hay một địa hạt lãnh thổ, một quốc gia, mục tiêu dài hạn hay ngắn hạn cũng đều là để đạt được mục đích đã đề ra Các nhiệm vụ kế hoạch có đạt được thì các chủ trương chiến lược mới có cơ thực hiện, sự chỉ đạo thường xuyên có chặt chẽ, đúng quy phạm pháp luật, thì sự nghiệp mới hoàn

thành, có hiệu suất công việc thì cuối cùng mới có hiệu quả Như vậy, lãnh đạo và quản lý chẳng qua chỉ là hai góc độ của một công việc, một công vụ Đương nhiên, lãnh đạo phải đi trước một bước, biết nhìn xa trông rộng, vạch đường chỉ lối và nói chung, không thể có sai lầm; lại phải biết theo dõi tiến trình quản lý bằng con mắt chiến lược và cuối cùng đánh giá kết quả chung, không chỉ của quá trinh quản lý

Thực tế cho thấy trong hoạt động, các nhà lãnh đạo và nhà quản lý phải xử

lý các tình huống mang tính quyết định, không thể tiên đoán trước Nhà lãnh đạo hiệu quả là người liên tục tìm hiểu tình hình và đánh giá cách thức điều chỉnh hành

vi của họ phù hợp với tình huống Các lý thuyết biến ngẫu sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn điều này

Vây, lý thuyết biến ngẫu là gì? Lý thuyết biến ngẫu là các lý thuyết giải thích hiệu quả lãnh đạo trên phương tiện các biến số điều chỉnh tình huống Các lý thuyết này hữu ích nhất khi nó bao gồm các biến số tham gia giải thích tại sao cùng một hành vi lại dẫn đến kết quả khác nhau trong các tình huống khác nhau

Lý thuyết biến ngẫu về cơ bản có 5 lý thuyết chủ yếu sau:

1 Lý thuyết biến ngẫu LPC

Điểm số cho người đồng sự ít được ưu tiên nhất được xác định bằng phương pháp hỏi một người lãnh đạo về tất cả những người cộng sự làm việc hiện nay và trước đây, lựa chọn ra một người mà với họ người lãnh đạo làm việc kém hiệu quả nhất và đánh giá người này trên thang điểm hai cực (ví dụ: thân thiện -không thân thiện, hợp tác - -không hợp tác, hiệu quả - -không hiệu quả) Điểm số LPC là tổng các đánh giá trên các thang điểm nói trên Người lãnh đạo thường hay phê bình, chỉ trích sẽ có điểm số LPC thấp, ngược lại những người hiền hậu và hòa đồng lại có điểm

số LPC cao

Ba đặc điểm tình huống được nghiên cứu:

Mối quan hệ giữa người lãnh đạo – nhân viên: Mức độ ủng hộ

và trung thành mà người lãnh đạo có được từ cấp dưới và mối quan hệ với nhân viên cấp dưới mang tính thân thiện và hợp tác

Quyền lực của vị trí: Mức độ quyền lực của người lãnh đạo để đánh giá hiệu quả của cấp dưới, thực hiện chế độ khen thưởng, phạt, kỷ luật

Cơ cấu công việc: Mức độ theo đó có các quy trình hoạt động tiêu chuẩn được áp dụng để hoàn thành công việc, một bảng miêu tả chi tiết thành phẩm và dịch vụ và các chỉ số khách quan đánh giá tiến độ quá trình thực hiện công việc

2 Lý thuyết lãnh đạo con đường – mục tiêu

Lý thuyết con đường - mục tiêu được phát triển nhằm giải thích hành vi của người lãnh đạo ảnh hưởng như thế nào đối với

sự hài lòng và hiệu quả làm việc của cấp dưới Theo lý thuyết con đường - mục tiêu, ảnh hưởng của hành vi của người lãnh đạo đối với mức độ hài lòng và sự nỗ lực của cấp dưới phụ thuộc vào các đặc điểm tình huống, bao gồm đặc điểm công việc và đặc điểm cá nhân của cấp dưới Các biến số điều chỉnh tình huống này quyết định khả năng động cơ của cấp dưới tăng lên và cách mà người lãnh đạo phải hành động để cải thiện động cơ Các biến số tình huống cũng ảnh hưởng đến sự ưu tiên lựa chọn của cấp dưới đối với một mô hình hành vi lãnh đạo cụ thể, vì vậy ảnh hưởng đến tác động của người lãnh đạo đối với mức độ hài lòng của cấp dưới Mối quan hệ nhân quả trong lý thuyết này được minh họa trong hình dưới đây:

3 Lý thuyết thay thế lãnh đạo

Kerr và Jermier (1978) xây dựng một mô hình để xác định các đặc điểm tình huống làm giảm tầm quan trọng vai trò lãnh đạo của người quản lý và các nhà lãnh đạo chính thức khác Lý thuyết đã phân biệt rõ hai loại biến số tình huống: các yếu tố thay thế và các yếu tố trung lập Các yếu tố thay thế khiến cho hành vi của người lãnh đạo trở nên không cần thiết và thừa Các yếu tố đó bao gồm bất kỳ đặc điểm nào của nhân viên cấp dưới, công việc,

tổ chức đảm bảo rằng nhân viên cấp dưới sẽ hiểu rõ vai trò của

họ, biết cách thực hiện công việc và có động lực làm việc cao, hài lòng với công việc của mình Các yếu tố trung lập là bất kỳ đặc điểm nào của công việc hoặc tổ cản trở người lãnh đạo thực hiện theo một cách nào đó làm giảm bớt hiệu quả của hành động của người lãnh đạo Ví dụ, sự thiếu quyền lực để khen thưởng thành tích làm việc là một điểm hạn chế tình huống đóng vai trò là một yếu tố trung lập Ngược lại, nếu người nhân viên cấp dưới không mấy quan tâm, thích thú với phần thưởng, ưu tiên mà người lãnh đạo định trao cho mình thì điều đó khiến cho hành vi của người lãnh đạo trở thành vô ích

BIẾN SỐ HỆ QUẢ

Hành vi của người lãnh

đạo

BIẾN SỐ THAM GIA

Kỳ vọng và các valency của cấp dưới

BIẾN SỐ KẾT QUẢ CUỐI

Nỗ lực và sự hài lòng của

cấp dưới

CÁC BIẾN SỐ ĐIỀU CHỈNH TÌNH HUỐNG Đặc điểm công việc, môi trường Đặc điểm của nhân viên cấp dưới

4 Lý thuyết đa liên kết

Mô hình đa liên kết (Yukl, 1981, 1989) được xây dựng dựa trên các mô hình trước đó về lãnh đạo và hiệu quả của nhóm Mô hình này bao gồm bốn loại biến số khác nhau: hành vi quản lý, các biến số tham gia, các biến số tiêu chuẩn và các biến số tình huống Mô hình miêu tả một cách chung chung tác động tương tác của hành vi quản lý và biến số tình huống đối với các biến số tham gia quyết định hiệu quả của một đơn vị làm việc trong tổ chức

Để hiểu một người lãnh đạo làm thế nào để ảnh hưởng đến hiệu quả của một nhóm hoặc tiểu đơn vị trong tổ chức, cần tìm hiểu các biến số tham gia quyết định hiệu quả chung của nhóm Sáu biến số tham gia trong mô hình này được dựa trên các nghiên cứu và lý thuyết trước đó về yếu tố quyết định đối với hiệu quả chung của nhóm và của cá nhân:

Cam kết đối với công việc

Năng lực và sự rõ ràng về vai trò

Cách tổ chức công việc

Sự hợp tác và tin tưởng lẫn nhau

Các nguồn lực và sự hỗ trợ

Sự phối hợp bên ngoài

Các biến số tham gia tương tác với nhau để quyết định hiệu quả của một nhóm hoặc một tiểu đơn vị trong tổ chức Bất kỳ một sai sót nào trong một trong các biến số tham gia này có thể làm giảm tính hiệu quả chung Tầm quan trọng của một biến số tham gia càng lớn thì hiệu quả nhóm sẽ bị ảnh hưởng càng lớn nếu có

sự sai sót ở biến số này Tầm quan trọng của các biến số tham gia phụ thuộc vào loại đơn vị công việc và các đặc điểm tình huống

5 Lý thuyết về các nguồn lực cần thiết

Lý thuyết này nghiên cứu các điều kiện theo đó các nguồn lực nhận thức ví dụ như trí thông minh, kinh nghiệm liên quan đến hiệu quả của nhóm Đây là một câu hỏi nghiên cứu quan trọng vì các tổ chức sử dụng các tiêu chí đánh giá kinh nghiệm sẵn có, trí thông minh để lựa chọn ra người quản lý Theo lý thuyết về các nguồn lực nhận thức, hiệu quả của nhóm được quyết định bởi mối quan hệ phức tạp giữa hai phẩm chất của người lãnh đạo (trí thông minh và kinh nghiệm), một loại hành vi của người lãnh đạo (lãnh đạo chỉ đạo) và hai đặc điểm tình huống lãnh đạo (sự căng thẳng giữa các cá nhân và bản chất của công việc của nhóm)

Một số nhà nghiên cứu hành vi đặt ra câu hỏi liệu các lý thuyết biến ngẫu ví dụ như những lý thuyết nêu ra ở trên có hữu ích gì không trong việc chỉ ra làm thế nào để người quản lý trở nên hiệu quả Ví dụ, McCall (1977) cho rằng công việc quản lý phát triển quá nhanh và thiếu kiểm soát làm cho việc áp dụng các

lý thuyết phức tạp trở nên khó khăn và không chỉ ra được hành vi nào tối ưu cho một hoàn cảnh cụ thể Người quản lý luôn bận rộn giải quyết vấn đề và họ không có thời gian để dừng lại và phân tích tình hình với một mô hình phức tạp McCall cũng đặt câu hỏi giả thiết của các lý thuyết biến ngẫu cho rằng chỉ có một cách duy nhất để người quản lý hành động tối ưu trong một tình huống

cụ thể Người lãnh đạo phải đối mặt với rất nhiều tình huống luôn biến động và có thể nhiều mô hình hành vi đều hiệu quả ngang nhau trong cùng một hoàn cảnh Các lý thuyết biến ngẫu không đưa ra được định hướng dưới hình thức các nguyên tắc chung để

giúp người quản lý nhận thức được các yêu cầu lãnh đạo cơ bản

và lựa chọn trong vô số các hoạt động và vấn đề mà họ gặp phải Điều cần thiết là một lý thuyết với cả các yếu tố phổ quát (ví dụ: các nguyên tắc chung) và các yếu tố tình huống (ví dụ: các hướng dẫn để giúp xác định các hành vi phù hợp trong một loại tình huống cụ thể)

Chúng ta có thể so sánh các lý thuyết biến ngẫu một cách cơ bản nhất như sau:

Lý thuyết

biến ngẫu

Các tố chất của người lãnh đạo

Hành vi của người lãnh đạo

Các biến số tình huống

Các biến số tham gia

Kết quả kiểm chứng

Lý thuyết

biến ngẫu

LPC

Quan hệ lãnh đạo, nhân viên

Quyền lực

vị trí Cấu trúc công việc

Không

Nhiều nghiên cứu, một số ủng hộ

Con đường

– mục tiêu Không

chỉ đạo, tham gia, ủng hộ, thành tích

Nhiều đặc điểm

Kỳ vọng, khả năng,

sự mập mờ

về vai trò

Nhiều nghiên cứu, một số ủng hộ

Thay thế

lãnh đạo Không

Chỉ đạo, ủng hộ

nhiều đặc

Ít nghiên cứu, chưa thuyết phục

Đa liên kết Không nhiều đặc

điểm

nhiều đặc điểm

Nỗ lực, khả năng, cách

tổ chức, phối hợp nhóm, các

Ít nghiên cứu, chưa thuyết phục

nguồn lực,

sự phối hợp bên ngoài

Nguồn lực

nhận thức

Trí thông minh, kinh nghiệm

Chỉ đạo

Sự căng thẳng, hỗ trợ nhóm

Chất lượng của sự quyết định, chấp nhận

Nhiều nghiên cứu, nhiều ủng hộ Mặc dù có nhiều thiếu sót nhưng các lý thuyết biến ngẫu và các nghiên cứu liên quan cũng đưa đưa ra nhiều thông tin hữu ích về sự lãnh đạo hiệu quả trong các tình huống khác nhau

Tôi xin được lấy một ví dụ từ bản thân tôi với cương vị một nhà lãnh đạo cũng như một nhà quản lý tại công trình Nhà thi đấu thể dục thể thao Đà Nẵng – công trình được thiết kế độc đáo, hiện đại bật nhất Đông Nam Á hiện nay

Ngay sau khi có chủ trương đầu tư xây dựng và theo tính toán, công trình cần có thời gian thi công trên 20 tháng, thế nhưng duy chỉ có Tổng Công ty Sông Hồng chúng tôi đã bạo dạn phiêu lưu với thời gian thi công 14 tháng Cho đến thời điểm hiện tại, sau 14 tháng lặng lẽ, kể cả ngày lễ, Tết, cán bộ, kỹ sư, công nhân hối

hả làm việc, Nhà thi đấu thể dục thể thao Đà Nẵng đã cơ bản được bàn giao Các

kỹ sư và công nhân của chúng tôi đã làm việc cật lực và chấp nhận thử thách, chấp nhận bị phạt tiến độ để lấy đó làm bài học mà động viên nhau hoàn thành nhiệm

vụ Để có công trình được hoàn thành, kịp thời phục vụ cho Đại hội thể dục thể thao toàn quốc lần thứ 6, chúng tôi đã không cam chịu thất bại, không đầu hàng trước khó khăn, thử thách

Sau khi được nghiên cứu các lý thuyết biến ngẫu, với tư cách là nhà quản lý tôi sẽ phải làm các công việc sau để nâng cao hiệu quả chung, cụ thể:

Một là, Cần tăng cường lập kế hoạch cho các công việc kéo dài và phức tạp.

Với đặc thù ngành xây dựng, sản phẩm thường là đơn chiếc, thời gian thi công công trình dài, giá trị công trình lớn Mục tiêu đặt ra đối với Tổng Công ty Sông

Hồng chúng tôi đó là song song với việc đảm bảo tiến độ thì phải tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực nhằm quản lý sản xuất hiệu quả, đảm bảo chất lượng công trình Chính vì vậy, để hoàn thành công việc đúng thời gian, với chi phí và nguồn lực tối thiểu đòi hỏi phải có sự lên kế hoạch các hoạt động cẩn thận Công tác lập kế hoạch sẽ hữu ích nhất khi các bước thực hiện cần thiết đã được biết trước và môi trường có thể đoán trước một cách tương đối

Hai là, Tham vấn những người có chuyên môn trong từng lĩnh vực, công

việc để có quyết định kịp thời phù hợp, khuyến khích được sức sáng tạo của mọi người (ví dụ như khuyến khích các ý tưởng, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, các dự báo, nhận định phân tích thị trường và xu hướng tiêu dùng ) Hiện nay, Tổng Công ty Sông Hồng đã và đang tham vấn nhiều chuyên gia trong các lĩnh vực chuyên môn

Ba là, Chỉ đạo một cách quyết liệt, triệt để trong những tình huống khó khăn

(ổn định tư tưởng nhân viên, giải quyết kịp thời yêu cầu khắt khe của khách hàng lớn, ), theo sát những công việc có tính chất quan trọng, kịp thời hỗ trợ, đưa ra các giải pháp kịp thời trong các tình huống phát sinh

Bốn là, Chỉ đạo và tổ chức các cuộc họp báo cáo tóm tắt khi có khủng hoảng

xảy ra

Năm là, Giúp đỡ, hướng dẫn cho nhân viên, đồng nghiệp chịu áp lực cao,

chia sẻ những kinh nghiệm giải quyết vấn đề

KẾT LUẬN

Quản lý đóng một vai trò rất quan trọng, nó giúp thực hiện thành công các chiến lược, hoạch định mà nhà lãnh đạo đã đề ra Công việc quản lý là công việc rất phức tạp và không thể dự báo được trước và không thể dựa trên các cách và phương án phản ứng với các sự kiện theo tiêu chuẩn Người lãnh đạo hiệu quả liên tục tìm hiểu tình hình và đánh giá cách thức điều chỉnh hành vi của họ phù hợp với tình huống Họ linh hoạt và sáng tạo trong việc thích ứng với những hoàn cảnh luôn biến đổi và các biến cố Họ tìm hiểu các yêu cầu công việc, các điểm hạn chế về mặt tình huống, các mối quan hệ giữa cá nhân để xác định hành động nào là phù hợp để trở nên thành công

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Phát triển khả năng lãnh đạo - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế, Griggs University;

- Website: http://lanhdao.net;