Nhiều hoạt động của người quản lý và quản trị liên quan đến việc ra và thực hiện quyết định, bao gồm lập kế hoạch công việc, giải quyết các vấn đề kỹ thuật, lựa chọn và tuyển dụng nhân v
Trang 1CÁC BƯỚC THỰC HIỆN QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
Nêu và giải thích một cách chi tiết những bước bạn sẽ làm nếu bạn quyết định thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức mình Hãy đưa ra những lập luận về quá trình và loại quyết định mà bạn định thử nghiệm và giải thích lý do Nêu lên những điểm
có lợi và hạn chế của quy trình mà bạn có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành
Đưa ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng nhất của người lãnh đạo Nhiều hoạt động của người quản lý và quản trị liên quan đến việc
ra và thực hiện quyết định, bao gồm lập kế hoạch công việc, giải quyết các vấn đề kỹ thuật, lựa chọn và tuyển dụng nhân viên cấp dưới, quyết định tăng lương, phân công công việc…
Lãnh đạo tham gia có sự nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của người khác trong việc đưa ra quyết định
Bản chất của hình thức lãnh đạo tham gia
Trang 2Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác nhau cho phép người khác có một mức độ ảnh hưởng nhất định đối với quyết định của người lãnh đạo
Đặc điểm của lãnh đạo tham gia bao gồm tham vấn, cùng ra quyết định, chia
sẻ quyền lực, phân cấp quản lý, quản lý dân chủ Hình thức lãnh đạo tham gia có thể được coi là một loại hành vi mang tính đặc trưng mặc dù có thể được sử dụng kết hợp với nhiệm vụ cụ thể và các hành vi định hướng mối quan hệ
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
Các biến số của sự tham gia
Lãnh đạo tham gia có nhiều hình thức khác nhau Nhiều quy trình ra quyết định có thể được sử dụng để lôi kéo sự tham gia của mọi người vào quá trình
ra quyết định
Có bốn quy trình quyết định dưới đây:
1 Quyết định chuyên quyền: Người quản lý tự mình ra quyết định mà không hỏi ý kiến người khác, và những người này không có ảnh hưởng trực tiếp đối với quyết định; vì vậy không có sự tham gia
2 Tham vấn ý kiến: Người quản lý hỏi ý kiến người khác sau đó tự mình đưa ra quyết định sau khi xem xét kỹ lưỡng các đề xuất và mối quan tâm của mọi người
Trang 33 Quyết định chung: Người quản lý gặp gỡ họp mọi người để thảo luận vấn đề quyết định và cùng nhau đưa ra quyết định; người quản lý
không có quyền đối với quyết định cuối cùng cao hơn bất kỳ người tham gia nào khác
4 Uỷ quyền: Người quản lý trao thẩm quyền hoặc trách nhiệm cho một
cá nhân hoặc một nhóm để đưa ra quyết định, người quản lý thường xác định rõ giới hạn của quyết định cuối cùng và sự đồng ý trước đó, hoặc không cần có sự đồng ý trước khi quyết định được thực hiện
Bốn quy trình có thể được sắp xếp theo dãy từ không có ảnh hưởng của người khác cho đến mức độ ảnh hưởng cao
Các loại quy trình ra quyết định
ảnh hưởng nhiều bởi người khác
Quyết định
chuyên
quyền
Tham vấn
ý kiến
Quyết định chung
Uỷ quyền quyết định
Trang 4Một số nhà nghiên cứu phân biệt giữa các phân nhóm nhỏ của bốn quy trình cơ bản này
Ví dụ, Tannenbaum và Schmidt, các nhà nghiên cứu này phân biệt ba loại tham vấn ý kiến:
(1) Người lãnh đạo đưa ra quyết định mà không cần có sự tham vấn ý kiến của người khác, nhưng sẵn sàng sửa đổi quyết định của mình nếu
có sự phản đối mạnh mẽ;
(2) Người lãnh đạo đưa ra một đề xuất dự thảo và khuyến khích mọi người gợi ý để cải thiện đề xuất đó;
(3) Người lãnh đạo đưa ra một vấn đề và yêu cầu mọi người tham gia và phân tích vấn đề đó và phát triển các giải pháp, tuy nhiên người lãnh đạo đó sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
Strauss đã nhắc chúng ta nhớ điều quan trọng là phải phân biệt giữa các quy trình công khai và ảnh hưởng thực tế Nên tránh sự tham gia của mọi người chỉ có ý nghĩa bề mặt
Ví dụ: người quản lý có thể kêu gọi mọi người đóng góp ý kiến, đề xuất của người khác nhưng thực chất lại lờ đi những ý kiến và góp ý của họ và
tự mình đưa ra quyết định cuối cùng Tương tự, người quản lý có thể yêu cầu cấp dưới đưa ra quyết định nhưng theo cách mà cấp dưới cảm thấy sợ hãi, e ngại thể hiện sang kiến của mình hoặc hướng sự lựa chọn của mình theo cách mà cấp trên ưa thích
Trang 5Hành vi tham gia mang tính chất biến động và luôn thay đổi theo thời gian Ví dụ, những gì lúc đầu được coi là tham vấn ý kiến nhưng cuối cùng lại trở thành quyết định chung vì nhân viên cấp dưới cũng đồng tình ủng hộ với sự lựa chọn của người lãnh đạo Những gì lúc đầu được coi là một quyết định của nhóm nhưng cuối cùng lại trở thành tham vấn ý kiến
vì cả nhóm đưa đến bế tắc và người lãnh đạo phải đưa ra quyết định cuối cùng
Công ty chúng tôi áp dụng mô hình chuẩn của Vroom và Yvetton để thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên
Mô hình của Vroom và Yvetton
Quy trình quyết định mà người lãnh đạo sử dụng ảnh hưởng đến chất lượng của quyết định và khả năng quyết định đó được mọi người chấp nhận và thực hiện
Tuy nhiên, hiệu quả của quy trình quyết định đối với chất lượng của quyết định và khả năng quyết định được chấp nhận phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau của tình huống
Các quy trình quyết định: Vroom và Yvetton xác định 5 quy trình quyết
định có sự tham gia của cấp dưới, trong đó có hai loại quyết định chuyên quyền( AI và AII), hai loại tham vấn ý kiến ( CI và CII) và một loại quyết định chung của người lãnh đạo với cấp dưới hoặc với nhóm ( GII)
Trang 61 AI: Bạn tự giải quyết một vấn đề hoặc tự mình đưa ra quyết định, sử
dụng thông tin sẵn có tại thời điểm đó
2 AII: Bạn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên cấp dưới, sau đó tự
mình quyết định giải pháp cho vấn đề Bạn có thể thông báo hoặc không thông báo cho cấp dưới vấn đề mà bạn đang thu thập thông tin
từ họ là gì Vai trò của cấp dưới trong việc ra quyết định này chỉ là cung cấp thông tin cần thiết cho bạn, thay vì họ tạo ra hoặc đánh giá các phương án giải pháp
3 CI: Bạn chia sẻ thông tin với từng cá nhân cấp dưới liên quan, thu
thập ý kiến và gợi ý của họ mà không tập hợp họ thành một nhóm Sau đó bạn đưa ra quyết định, có thể phản ánh hoặc không phản ánh
sự ảnh hưởng của cấp dưới
4 CII: Bạn chia sẻ thông tin với một nhóm cấp dưới, thu thập ý kiến của
họ sau đó bạn đưa ra quyết định có hoặc không phản ánh ảnh hưởng của nhân viên cấp dưới
5 GII: Bạn chia sẻ thông tin với một nhóm nhân viên cấp dưới Họ
cùng với bạn đưa ra và đánh giá các phương án và cùng đi đến thống nhất về một giải pháp cuối cùng Vai trò của bạn cũng giống như người chủ toạ Bạn không cố gẵng gây ảnh hưởng đối với nhóm để chấp nhận giải pháp mà mình thích Ngược lại, bạn sẵn sàng chấp nhận và thực hiện giải pháp mà có sự ủng hộ của toàn nhóm
Các biến số tình huống:
Tính hiệu quả của quy trình quyết định phụ thuộc vào một số yếu tố tình huống quyết định:
Trang 7(1) Lượng thông tin mà người lãnh đạo hoặc cấp dưới có được
(2) khả năng cấp dưới chấp nhận một quyết định chuyên quyền
(3) khả năng cấp dưới hợp tác nếu được phép tham gia
(4) mức độ bất đồng giữa các nhân viên cấp dưới về các phương án lựa chọn
(5) mức độ khó của quyết định và sự đòi hỏi tính sáng tạo trong giải quyết vấn đề
Mô hình cũng đề cập đến khả năng một quyết định quan trọng hay tầm thường và khả năng quyết định có được cấp dưới chấp nhận ngay cả khi
họ không tham gia vào quá trình ra quyết định
Sự chấp nhận quyết định:
Là mức độ cam kết thực hiện quyết định một cách hiệu quả Sự chấp nhận quyết định là yếu tố quan trọng mỗi khi quyết định phải được cấp dưới thực hiện hoặc nó có ý nghĩa tạo động lực làm việc
Chất lượng quyết định:
Chất lượng quyết định là nói đến các dặc điểm khách quan của quyết định ảnh hưởng đén hiệu quả của nhóm, ngoài những ảnh hưởng do mức
độ chấp nhận quyết định tạo ra Chất lượng của một quyết định cao khi phương án tốt nhất được lực chọn
Theo Bảng 4-2 trang 118 sách Phát triển khả năng lãnh đạo của trường Griggs về Phiên bản mô hình quyết định quy chuẩn được đơn giản hoá:
Trang 8Sự chấp nhận quyết định của cấp dưới Chất lượng quyết định Không quan trọng Quan trọng
quyết định chuyên quyền chắn
với quyết định chuyên quyền
Quan trọng, lãnh đạo
thành viên có cùng
chung mục tiêu
Quan trọng, lãnh đạo
có đủ thông tin, các Chuyên quyền Tham vấn ý kiến thành viên không có
chung mục tiêu
Quan trọng, lãnh đạo
tin cần thiết, các thành
viên có chung mục tiêu
Trang 9Quan trọng, lãnh đạo
thiếu thông tin cần thiết Tham vấn ý kiến Tham vấn ý kiến các thành viên không
cùng chung mục tiêu
QUÁ TRÌNH VÀ LOẠI QUYẾT ĐỊNH BẠN ĐỊNH THỬ NGHIỆM – GIẢI THÍCH LÝ DO
Trên thực tế tại tổ chức của công ty tôi, Công ty dược phẩm Bayer health care, bộ phận tiếp thị và kinh doanh chúng tôi áp dụng cả bốn quy trình trong việc ra quyết định tuỳ thuộc chất lượng quyết định và sự chấp nhận của cấp dưới Tuy nhiên chúng tôi sử dụng thường xuyên quá trình quyết định nhóm để ra quyết định
Trong nhóm, thường xuyên một tuần một lần họp nhóm để thảo luận về các đề xuất cụ thể liên quan đến quy trình công việc, các phương pháp nào là tối ưu trong việc tiếp cận đối tượng khách hàng và truyền tải đến khách hàng những thông tin sản phẩm chính xác và có nhiều ưu điểm vượt trội nhất Ngoài các cuộc họp nhóm, người quản lý nhóm còn
thường xuyên đi cùng với từng nhân viên của mình gặp gỡ khách hàng và thảo luận với nhân viên về các vấn đề và các biện pháp giải quyết, các ý tưởng, sáng kiến mới Sau đó cùng chia sẻ kinh nghiệm và thông tin cho những người trong nhóm
Chính vì vậy, quyết định chung trong nhóm sẽ được sự ủng hộ của cả nhóm và đạt được thành tích tốt nhất
Trang 10Chúng tôi luôn khuyến khích nhân viên phát triển nhóm của mình chú trọng đến lợi ích chung, khuyến khích sự hợp tác
Những ưu điểm và hạn chế của quy trình này cả về lý thuyết và thực hành:
Ưu điểm:
Về lý thuyết, sau hơn 40 năm nghiên cứu về lãnh đạo tham gia trong một
số trường hợp dẫn đến mức độ hài lòng cao hơn, nỗ lực cao hơn, kết quả làm việc cao hơn
Trên thực tế, tính hiệu quả của quy trình quyết định phụ thuộc vào một số yếu tố tình huống đã nêu trên
Lãnh đạo tham gia có thể có hiệu quả trong tình huống này nhưng lại không có hiệu quả trong tình huống khác
Lợi ích tiềm năng của sự tham gia bao gồm các quyết định sáng suốt hơn, mức độ quyết định được chấp nhận cao hơn bởi những người sẽ thực hiện quyết định
Hạn chế:
Các quyết định quan trọng thường liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau và vào những thời điểm khác nhau, vì vậy các quyết định quan trọng thường không được đưa ra theo cách này
Mô hình quy trình chuẩn lại quá phức tạp
Người lãnh đạo phải có kỹ năng cần thiết để sử dụng nhiều quy trình và
ra quyết định
Trang 11KẾT LUẬN
Quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia được áp dụng nhiều trong các tổ chức trong đó có công ty của tôi Bên cạnh một số hạn chế, quy trình này vẫn mang lại hiệu quả cao nếu ta biết phân tích để xác định chúng thể hiện trong tình huống nào và quy trình nào được sử dụng Nếu ta xác định được một quy trình quyết định phù hợp sẽ mang đến thành công
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sách Phát triển khả năng lãnh đạo – Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh