Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Đại Đồng

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn KTQT : Kế toán quản trị MMTB : Máy móc thiết bị TSCð : Tài sản cố ñịnh NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp CP NCTT : Chi phí nhân công trực tiếp BHXH : Bảo hiểm

LÊ THỊ THANH BÌNH

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN đẠI đỒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

đà Nẵng Ờ Năm 2016

LÊ THỊ THANH BÌNH

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN đẠI đỒNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN đÌNH KHÔI NGUYÊN

đà Nẵng Ờ Năm 2016

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn này hoàn toàn trung thực và chưa từng ñược ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Lê Thị Thanh Bình

MỞ ðẦU 1

1 Tính cấp thiết của ñề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục ñề tài 3

6 Ý nghĩa thực tiễn của ñề tài 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 7

1.1 QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 7

1.1.1 Nội dung quản trị chi phí 7

1.1.2 Khái niệm và các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán 11

1.1.3 Vai trò của thông tin kế toán ñối với quản trị chi phí 12

1.2 PHÂN LOẠI CHI PHÍ 13

1.2.1 Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế 13

1.2.2 Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế 13

1.2.3 Phân loại chi phí theo cách ứng xử 14

1.2.4 Phân loại chi phí theo tính chất kiểm soát ñược 17

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO VIỆC QUẢN TRỊ CHI PHÍ 18 1.3.1 Tổ chức thông tin kế toán cho việc xây dựng và quản lý ngân sách chi phí 18

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán cho việc tính giá thành sản phẩm 27

1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán cho việc kiểm soát chi phí 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ðẠI ðỒNG 45

2.1 ðẶC ðIỂM HOẠT ðỘNG CỦA CÔNG TY TNHH ðẠI ðỒNG 45

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 45

2.1.2 ðặc ñiểm sản xuất kinh doanh 46

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 50

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 53

2.2 ðẶC ðIỂM PHÂN LOẠI CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 54

2.3 THỰC TẾ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ðẠI ðỒNG 55

2.3.1 Tổ chức thông tin phục vụ công tác quản lý ngân sách 55

2.3.2 Kết quả về dự toán các loại chi phí 57

2.3.3 Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm 64

2.3.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí 73

2.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ ra quyết ñịnh 80

2.4 ðÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ðẠI ðỒNG 80

2.4.1 Ưu ñiểm 80

2.4.2 Hạn chế 80

Kết luận Chương 2 83

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ðẠI ðỒNG 84

84

3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại côngty TNHH ðại ðồng 84

3.1.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty TNHH ðại ðồng 85

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ðẠI ðỒNG 85

3.2.1 Hoàn thiện công tác cung cấp thông tin kế toán 85

3.2.2 Tổ chức phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí 88

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin dự toán về chi phí 94

3.2.4 Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí ở công ty TNHH ðại ðồng 105

3.2.5 Tổ chức sử dụng thông tin kế toán quản trị chi phí phục vụ cho việc ra quyết ñịnh ñối với hoạt ñộng sản xuất bê tông 112

Kết luận Chương 3 119

KẾT LUẬN 120 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ðỊNH GIAO ðỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

KTQT : Kế toán quản trị

MMTB : Máy móc thiết bị

TSCð : Tài sản cố ñịnh

NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp

CP NCTT : Chi phí nhân công trực tiếp BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

SXC : Sản xuất chung

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

KT&QLCL : Kỹ thuật và quản lý chất lượng

Số hiệu

1.1 Trình tự tập hợp chi phí trong hệ thống tính giá thành

bảng Tên bảng Trang

2.1 ðịnh mức tiêu hao NVL trực tiếp ñơn vị năm 2015 56 2.2 ðịnh mức ñơn giá NVL trực tiếp ñơn vị năm 2015 57

2.4 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất

2.5 Dự toán chi phí NVL trực tiếp quý 4/2015 59 2.6 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp quý 4/2015 60 2.7 Dự toán chi phí sản xuất chung quý 4/2015 61

2.9 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp quý 4/2015 63 2.10 Báo cáo sản lượng thực tế sản xuất bê tông quý 4/2015 65

2.11 Bảng tổng hợp chi phí NVL TT sản xuất bê tông quý

2.14 Sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp 67

2.16 Bảng phân bổ khấu hao 69

2.20 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí NVLTT

2.21 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí NCTT sản

2.22 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí sản xuất

2.23 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí bán hàng

2.24 Báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí QLDN

3.1 Tổng hợp báo cáo cung cấp thông tin kế toán phục vụ

quản trị chi phí tại Công ty TNHH ðại ðồng 86 3.2 Báo cáo về hoạt ñộng sản xuất bê tông 87 3.3 Báo cáo biến ñộng chi phí NVL trực tiếp 88

3.5 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí 89

3.6 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí 93 3.7 Dự toán linh hoạt theo các mức sản lượng 96 3.8 Bảng dự toán chi tiết nhu cầu vật liệu 101 3.9 Bảng dự toán chi tiết nhu cầu nhân công 102 3.10 Bảng dự toán chi tiết nhu cầu máy thi công 103

3.11 Báo cáo thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ñối

3.12 Báo cáo thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoạt

3.13 Báo cáo thực hiện chi phí nhân công trực tiếp hoạt ñộng

3.14 Bảng phân tích biến ñộng ñịnh phí nhân công trực tiếp

hoạt ñộng sản xuất bê tông quý 4/2015 109 3.15 Báo cáo thực hiện chi phí NCTT thi công 110

3.16 Báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung hoạt ñộng sản

3.17 Xác ñịnh ñiểm hòa vốn của sản xuất bê tông quý 4/2015 113 3.18 Doanh thu, sản lượng ñể ñạt lợi nhuận mục tiêu 115

3.19 Bảng sản lượng hòa vốn khi thay ñổi giá bán bê tông

3.20 So sánh lợi nhuận khi thay ñổi giá bán bê tông mac 350

‘

MỞ ðẦU

1 Tính cấp thiết của ñề tài

Trong giai ñoạn kinh tế thị trường ñã và ñang trên ñà phát triển như hiện nay, sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào các quyết ñịnh quản trị ðối với những người quản lý thì chi phí là mối quan tâm hàng ñầu, bởi vì lợi nhuận thu ñược nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí ñã chi ra Do ñó vấn ñề ñược ñặt ra là làm sao kiểm soát ñược các khoản chi phí Nhận diện, phân tích các hoạt ñộng sinh ra chi phí là ñiều mấu chốt ñể có thể quản lý chi phí, từ ñó có những quyết ñịnh ñúng ñắn trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong thực tế, những quyết ñịnh của các nhà quản trị thường ñược thiết lập trên cơ sở nguồn thông tin của kế toán

Kế toán không chỉ thể hiện vai trò của mình như một công cụ quan trọng, phục vụ cho công tác quản trị tài chính trong ñơn vị kinh tế, mà còn trực tiếp tham gia vào một khâu quan trọng của quá trình quản trị, ñó là kiểm tra, giám sát Thực chất hoạt ñộng quản trị doanh nghiệp là quá trình chuẩn bị

và ra các quyết ñịnh quản trị Muốn vậy bộ máy quản trị cần có các thông tin kinh tế bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Chất lượng của các quyết ñịnh quản trị doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào số lượng và chất lượng của các thông tin kinh tế mà bộ máy quản trị doanh nghiệp có, lưu trữ cũng như ñưa vào sử dụng

Vì vậy, việc tổ chức thông tin kế toán nhằm xây dựng cho doanh nghiệp mình một tổ chức hoạt ñộng tài chính ñúng quy ñịnh nhà nước và cung cấp ñầy ñủ thông tin cho các nhà quản trị kiểm soát chi phí có hiệu quả là công việc rất quan trọng và cần thiết

Công ty TNHH ðại ðồng hoạt ñộng kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất bê tông tươi và thi công các công trình Trong những năm gần ñây,

công ty phải ñối mặt với một số vấn ñề như khủng hoảng kinh tế, thị trường tiêu thụ giảm, ñặc biệt là công tác quản trị và kiểm soát chi phí chưa ñược chú trọng nên ảnh hưởng không tốt tới lợi nhuận ñồng thời làm giảm sức cạnh tranh của công ty Qua tìm hiểu thực tế cho thấy công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty chưa ñược quan tâm ñúng mức và còn tồn tại nhiều hạn chế Vì vậy trong tương lai, công ty rất cần hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty nhằm giúp công ty tiết kiệm chi phí, làm tăng lợi nhuận ñem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao ñể ñứng vững trên thương trường

Chính vì những lý do trên, tác giả ñã chọn ñề tài: “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại Công ty TNHH ðại ðồng”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khái quát các vấn ñề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại các doanh nghiệp

- Khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty TNHH ðại ðồng

- ðề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục

vụ quản trị chi phí phù hợp với nguồn lực sẵn có của công ty

3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu

- ðối tượng nghiên cứu trực tiếp chính là hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty TNHH ðại ðồng

- Phạm vi nghiên cứu: ðề tài này chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong công ty TNHH ðại ðồng trong giai ñoạn 2013 – 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

ðây là một nghiên cứu tình huống nên các kỹ thuật phỏng vấn tay ñôi cũng như các tìm hiểu tài liệu kế toán liên quan ñến quản trị chi phí là phương pháp cơ bản ñể giải quyết mục tiêu trên Cụ thể:

- Phương pháp phỏng vấn:

+ Phỏng vấn giám ñốc và kế toán trưởng ñể nhận biết các yêu cầu quản trị chi phí dựa trên cơ sở thông tin kế toán, ñồng thời ñánh giá khả năng hệ thống kế toán hiện tại ñã ñáp ứng yêu cầu quản lý ở mức ñộ nào

+ Phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán tổng hợp về quy trình xử lý và tham mưu thông tin kế toán quản trị lên giám ñốc

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

+ Thu thập thông tin chung về tình hình hoạt ñộng của doanh nghiệp + Thu thập thông tin về dự toán

+ Thu thập thông tin về các báo cáo kế toán quản trị

+ Thu thập thông tin dự án về chi phí của các phương án sản xuất, phương án ñầu tư mua sắm thiết bị,… tại Phòng Tài chính - Kế toán

5 Bố cục ñề tài

Ngoài phần mở ñầu và kết luận, kết cấu luận văn gồm ba chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong phục vụ quản trị chi phí tại các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong phục vụ quản trị chi phí tại công ty TNHH ðại ðồng

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí tại công ty TNHH ðại ðồng

6 Ý nghĩa thực tiễn của ñề tài

Luận văn có ý nghĩa thực tiễn trong tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho quản lý chi phí Ý nghĩa này thể hiện ở những ñiểm chính sau:

- Hệ thống hóa các lý luận có liên quan về thông tin kế toán và quản trị chi phí Qua ñó, người quản lí tại ñơn vị có thể nắm ñược các yêu cầu của quản lý dựa trên nền tảng thông tin kế toán

- Luận văn ựã tổng hợp các khắa cạnh về tổ chức thông tin kế toán cho quản lý tại Công ty TNHH đại đồng Những tổng hợp này là nền tảng ựể người quản lý biết ựược năng lực thực sự của bộ máy kế toán và có những ựịnh hướng tổ chức thông tin tốt hơn cho nhu cầu quản lý

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Khi nền kinh tế hội nhập và phát triển, việc tổ chức thông tin kế toán ựể phục vụ quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp trở nên cần thiết với những thay ựổi nhanh chóng của thị trường Do ựó, nhiều tác giả cũng ựã có những công trình nghiên cứu về vai trò của thông tin trong việc hỗ trợ các nhà quản trị trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phắ nhanh chóng, kịp thời và chắnh xác Có thể kể ựến một số nghiên cứu như:

PGS.TS.Trương Bá Thanh, TS.Trần đình khôi Nguyên, ThS.Lê Văn Nam (2008), ỘGiáo trình kế toán quản trịỢ Giáo trình cung cấp ựầy ựủ hệ thống lý thuyết về kế toán quản trị từ công tác hoạch ựịnh ựến tổ chức kiểm soát, ựánh giá và ra quyết ựịnh; làm cơ sở lý thuyết giúp ựánh giá thực trạng

và là căn cứ ựưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phắ trong doanh nghiệp

Luận văn ỘTổ chức thông tin kế toán quản trị phục vụ ra quyết ựịnh ngắn hạn tại công ty cổ phần xi măng COSEVCO đà NẵngỢ của tác giả Trần Thị Dương (2014), đại học đà Nẵng đề tài tập trung chủ yếu trình bày cách

tổ chức thông tin cho các quyết ựịnh ngắn hạn trong doanh nghiệp, tìm hiểu thực tế áp dụng KTQT tại công ty COSEVCO đà Nẵng trong các quyết ựịnh như: quyết ựịnh sản xuất, quyết ựịnh giá bán, mức tắn dụng khách hàng, tự sản xuất hay thuê ngoài Từ ựó ựề xuất các giảipháp nhằm hoàn thiện xử lý thông tin, hoàn thiện báo cáo KTQT trong các quyết ựịnh giá bán, quyết ựịnh tự sản xuất hay gia công, quyết ựịnh tắn dụng khách hàng Tuy nhiên, thực trạng việc

ra các quyết ựịnh tại công ty ựược tác giả minh họa khá sơ sài, do ựó các giải pháp ựưa ra vẫn chưa ựược ựầy ựủ và ựa dạng

Luận văn ỘNghiên cứu việc sử dụng thông tin kế toán phục vụ ra quyết ựịnh tại công ty cổ phần may Trường GiangỢ của tác giả Trần Thị Phước Thịnh (2014), đại học đà Nẵng.Tác giả ựã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản về việc sử dụng thông tin kế toán phục vụ ra quyết ựịnh trong doanh nghiệp, ựồng thời khảo sát ựược thực trạng vị trắ, nhu cầu thông tin kế toán trong quá trình ra quyết ựịnh ngắn hạn và dài hạn tại công ty Cổ phần may Trường Giang Từ ựó ựưa ra các giải pháp: phân tắch mối quan hệ chi phắ

- sản lượng - lợi nhuận, phân tắch thông tin thắch hợp ựể lựa chọn phương án kinh doanh, vận dụng các phương pháp ựể ra quyết ựịnh dài hạn,Ầ Nhìn chung, tác giả ựã trình bày khá chi tiết, ựầy ựủ về các quyết ựịnh ngắn hạn và dài hạn tại doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn chưa ựề cập ựến trường hợp ra quyết ựịnh khi năng lực sản xuất bị giới hạn, quyết ựịnh bán ngay bán thành phẩm hay tiếp tục sản xuất Chi phắ cơ hội có ựược nhắc ựến ở quyết ựịnh dài hạn, tuy nhiên chưa sâu và và chưa ựược ựề cập ở các quyết ựịnh ngắn hạn

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thanh Dũng (2013) với ựề tài ỘKế toán quản trị chi phắ sản xuất tại công ty Cổ phần sản xuất vật liệu và xây dựng COSEVCO Ờ I Quảng BìnhỢ Thông qua ba chương trong luận văn, tác giả ựã trình bày một cách tóm tắt nhưng ựầy ựủ các cơ sở lý luận chung về kế toán quản trị chi phắ dựa trên cơ sở những nghiên cứu ựã ựược công bố Tác giả ựã sử dụng phương pháp thu thập thông tin, so sánh, quan sát, thực tế tại ựơn vị ựể làm rõ những hạn chế trong quản việc kiểm soát chi phắ từ ựó ựưa ra giải pháp khoa học và hợp lý nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phắ sản xuất tại công ty cổ phần sản xuất vật liệu và xây dựng COSEVCO - I Quảng Bình Tuy nhiên, luận văn vẫn chưa có những giải pháp mới so với những giải pháp ựã ựược các tác giả trình bày những năm trước

Bài viết “Ứng dụng kế toán quản trị vào hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp” - TS Vũ Khắc Tường, Nghiên cứu - Trao ñổi, Tạp chí Phát triển và Hội nhập, Số 8 (18) - Tháng 01 - 02/2013, trang 46 - 51 Tác giả ñã trình bày lý thuyết về một số quyết ñịnh ngắn hạn và dài hạn ở doanh nghiệp,

từ ñó nêu ñược thực tiễn ứng dụng KTQT vào hoạt ñộng kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam Nhược ñiểm lớn nhất ở các doanh nghiệp Việt Nam

là chưa thực sự chú trọng trong khâu KTQT, các thông tin kế toán hầu hết phục vụ cho kế toán tổng hợp nhiều hơn là yêu cầu quản trị Vì vậy, trong việc ra quyết ñịnh còn thiếu nhiều thông tin mang tính linh hoạt và kịp thời Tác giả cũng nêu ñược một vài ñề xuất ñể tổ chức và ứng dụng KTQT trong việc ra quyết ñịnh như: nâng cao ý thức nhà quản trị, hoàn thiện hệ thống kế toán, xác ñịnh mô hình và cơ chế vận hành mô hình kế toán quản trị Vì tác giả ñề cập chung cho các doanh nghiệp ở Việt Nam nên những cơ sở mà tác giả ñưa ra chỉ mang tính lý thuyết chứ chưa ñược thể hiện về mặt số liệu

ñề dặt ra là làm sao kiểm soát ñược các khoản chi phí Nhận diện, phân tích các hoạt ñộng sinh ra chi phí là mấu chốt ñể có thể quản lý chi phí, từ ñó có những quyết ñịnh ñúng ñắn trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Quản trị chi phí là phân tích các thông tin cần thiết cho công việc quản trị của một doanh nghiệp Các thông tin này bao gồm các thông tin tài chính (chi phí và doanh thu) lẫn các thông tin phi tài chính (năng suất, chất lượng và các yếu tố khác của doanh nghiệp)

Nhà quản trị chi phí không ñơn giản là người ghi chép các thông tin về chi phí mà còn ñóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quyết ñịnh quản trị ñể có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm/dịch vụ có chất lượng tốt nhất với chi phí thấp nhất

- Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp tập trung năng lực của mình vào các ñiểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn ñề quan trọng trong sản xuất kinh doanh

- Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay ñổi chi phí

- Quản trị chi phí giúp người ra quyết ñịnh nhận diện ñược các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc sản xuất và cung ứng hàng hóa hoặc dịch

vụ

b Chức năng của quản trị chi phí

Các chức năng quản trị chi phí ñược thể hiện như sau:

- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch và dự toán: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải ñạt ñược và vạch ra các bước thực hiện

ñể ñạt ñược mục tiêu ñó Các kế hoạch này có thể là kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn, dự toán cũng là một loại kế hoạch ðể kế hoạch lập ra có tính khả thi cao, thì kế hoạch ñó phải ñược xây dựng trên cơ sở các thông tin phù hợp

do bộ phận kế toán quản trị cung cấp Một kế hoạch phản ánh một quyết ñịnh làm thế nào ñể ñạt một mục tiêu cụ thể nào ñó

ðể hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể tiến hành một cách thường xuyên liên tục, các doanh nghiệp phải thiết lập các kế hoạch Mọi hoạt ñộng của doanh nghiệp ñều ñược tiến hành theo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn ñã xây dựng Trong ñó việc lập dự toán chi phí giữ vai trò hết sức quan trọng vì:

+ Dự toán là cơ sở ñịnh hướng và chỉ ñạo mọi hoạt ñộng kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành ñộng ở các bộ phận

+ Dự toán ñược lập còn là cơ sở ñể kiểm tra kiểm soát các nội dung chi phí cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận

Thực hiện chức năng này, kế toán quản trị phải tổ chức việc thu thập các thông tin cần thiết ñể lập dự toán gồm thông tin về tổ chức, về ñịnh mức,

về chi phí tiêu chuẩn, các thông tin kế toán tài chính, thống kê cũng như kỹ thuật tính toán, ước tính phục vụ cho việc lập dự toán ở doanh nghiệp

Qua các dự toán này, nhà quản trị dự tính ñược những gì sẽ xảy ra trong tương lai, kể cả những ñiều bất lợi, thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện dự toán Các dự toán này ñóng vai trò hạt nhân quan trọng trong việc thực hiện các chức năng hoạch ñịnh, kiểm tra, kiểm soát của quản trị Thực hiện mục tiêu này kế toán quản trị phải có chức năng truyền ñạt các thông tin dự toán, và thông tin khác cho bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp Dự toán này phải ñược lập một cách toàn diện ñầy ñủ tất cả các bộ phận bao gồm cả dự toán tổng thể và dự toán ñầu tư

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: Kế hoạch và dự toán là những ñịnh hướng cho quá trình tổ chức thực hiện Trong khâu tổ chức thực hiện, các nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa các yếu

tố, tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch ñược thực hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất Vì thế, nhà quản trị phải cần các thông tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp, trong ñó kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp thông tin chủ yếu liên quan ñến kinh tế, tài chính Kế toán quản trị chi phí sẽ dự toán nhiều tình huống khác nhau của các phương án khác nhau

ñể ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh theo các mục tiêu chung

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra giám sát: Nhà quản trị sau khi ñã lập kế hoạch ñầy ñủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, ñòi hỏi phải kiểm tra, ñánh giá hoạt ñộng và ñánh giá việc thực hiện kế hoạch Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu thực hiện với số liệu của kế hoạch và dự toán, xác ñịnh những sai biệt giữa kết quả ñạt ñược với mục tiêu ñề ra Do ñó,

kế toán quản trị có vai trò cung cấp thông tin thực hiện từng bộ phận, giúp

nhà quản trị thực hiện và ựánh giá kết quả thực hiện, những vấn ựề còn tồn tại

và cần có tác ựộng của quản lý, ựồng thời phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán tiếp kỳ sau

Kế toán quản trị có nhiệm vụ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt ựộng kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt ựộng kinh doanh của ựơn vị

Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán ựược lập nhằm ựiều chỉnh dự toán và ựánh giá việc thực hiện Thông qua kết quả so sánh cho thấy sự khác nhau giữa thực hiện với dự toán ựã lập, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng ựể có thể ựiều chỉnh quá trình thực hiện cũng như ựánh giá ựược kết quả, thành tắch của từng cá nhân, bộ phận Trên cơ sở ựó, các nhà lãnh ựạo mới có thể có các bộ phận hỗ trợ, cổ ựộng ựến các nhân viên, các bộ phận trong doanh nghiệp

Việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán quản trị ựược thực hiện thông qua

hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ cấu tổ chức hoạt ựộng và các quy ựịnh quản lý nội bộ của doanh nghiệp Và, hệ thống kiểm soát nội bộ ựược thực hiện qua việc phân công, phân cấp quản lý cũng như trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng tổ, ựội, từng khâu của công việc

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết ựịnh: Quản trị chi phắ phải dựa trên hệ thống thông tin quá khứ và dự ựoán tương lai ựể tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan ựến chi phắ thắch hợp cho việc ra quyết ựịnh đó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, ựến kiểm tra, ựánh giá Các thông tin sẵn có thường rất nhiều loại, với chức năng này kế toán quản trị chi phắ giúp các nhà quản trị phân biệt ựược các thông tin thắch hợp và không thắch hợp nhằm xác ựịnh thông tin phù hợp theo từng phương án Tổ chức KTQT chi phắ hợp lý sẽ giúp cho hệ thống

kế toán của ñơn vị hoạt ñộng hiệu quả, ñảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và ñầy ñủ nhất Với những thông tin ñó, các nhà quản trị có thể nhìn nhận vấn ñề

gì ñang xảy ra, những khả năng tiềm tàng, những cơ hội sẵn có ñể có kế hoạch kinh doanh ñúng ñắn

Ra quyết ñịnh là một công việc thường xuyên ảnh hưởng ñến mọi hoạt ñộng của doanh nghiệp Quá trình này rất cần các thông tin cụ thể từ nhiều nguồn thông tin, trong ñó chủ yếu là thông tin của kế toán mà cụ thể là kế toán quản trị Các doanh nghiệp thường ñứng trước nhiều phương án khác nhau Mỗi phương án gắn liền với mỗi tình huống, với số lượng, chủng loại, các khoản mục chi phí, thu nhập khác nhau liên quan, ñòi hỏi kế toán quản trị cũng phải ñược tổ chức ñể có thể cung cấp các thông tin cụ thể này Quá trình

ra quyết ñịnh của quản trị thường là việc xem xét, cân nhắc lựa chọn từ các phương án khác nhau ñể có ñược phương án tối ưu với hiệu quả cao nhất mà rủi ro nhỏ nhất Các thông tin sẵn có thường rất nhiều loại dưới nhiều hình thức khác nhau Với chức năng này kế toán quản trị phải có công cụ thích hợp giúp các nhà quản trị phân biệt ñược các thông tin thích hợp và không thích hợp nhằm xác ñịnh thông tin phù hợp theo từng phương án Việc nhận diện thông tin phù hợp, bỏ qua các thông tin không thích hợp sẽ tập trung sự chú ý của nhà quản trị vào vấn ñề chính cần giải quyết, giảm thời gian ra quyết ñịnh mới có thể ñáp ứng ñược yêu cầu hiện nay của nhà quản trị trong tình hình cạnh tranh gay gắt, thay ñổi liên tục

1.1.2 Khái niệm và các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của

hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán ñược tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy ñộng và sử dụng vốn của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất ñịnh

- Mục tiêu của hệ thống thơng tin kế tốn: Cung cấp thơng tin đày đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Các yếu tố của hệ thống thống tin kế tốn:

+ Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hĩa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho cơng nhân

+ Quy trình xử lý: Là một quá trình hồn chỉnh bao gồm các giai đoạn

cụ thể từ việc thu thập thơng tin về các dữ liệu kế tốn, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế tốn ðể thực hiện quá trình trên đây địi hỏi phải cĩ sự tham gia của con người cĩ những kỹ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên mơn, được phân cơng và tổ chức một cách khoa học, hợp lý với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp

+ ðầu ra: là các thơng tin kế tốn đáp ứng nhu cầu người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng như phục

vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp

1.1.3 Vai trị của thơng tin kế tốn đối với quản trị chi phí

Thơng tin kế tốn cĩ vai trị chủ đạo và chi phối tồn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong quản trị chi phí Thơng tin kế tốn

sẽ cung cấp thơng tin chủ yếu liên quan đến kinh tế, tài chính; nhà quản trịp phải cần kết hợp các thơng tin khác nhau do nhiều bộ phận cung cấp để dự đốn nhiều tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để nhà quản trị xem xét đề ra các quyết định trong quá trình tổ chức thực hiện cũng như điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo các mục tiêu chung Với những thơng tin đĩ, các nhà quản trị cĩ thể nhìn nhận được vần đề gì đang xảy ra, những khả năng tiềm tàng, những cơ hội sẵn cĩ để cĩ kế hoạch kinh doanh đúng đắn

1.2 PHÂN LOẠI CHI PHÍ

1.2.1 Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế

Theo cách phân loại này, chi phí của doanh nghiệp bao gồm: chi phí vật

tư mua ngồi; chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương; chi phí khấu hao TSCð; chi phí dịch vụ mua ngồi; chi phí bằng tiền khác

Cách phân loại này giúp người quản trị cĩ thơng tin về những loại chi phí gì phát sinh ở doanh nghiệp nĩi chung và cho từng hoạt động cụ thể nĩi riêng Qua đĩ, cĩ thể cĩ những định hướng về kiểm sốt chi phí tại đơn vị

1.2.2 Phân loại chi phí theo cơng dụng kinh tế

Cơng dụng kinh tế của chi phí thể hiện chi phí sử dụng cho mục đích gì trong quá trình hoạt động kinh doanh Nếu phân loại chi phí kinh doanh theo cơng dụng kinh tế, thì chi phí của DN bao gồm:

a Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Khoản mục chi phí này bao gồm các loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm Trong đĩ, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác

cĩ tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hồn chỉnh sản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng

b Chi phí nhân cơng trực tiếp

Bao gồm chi phí lương, tiền cơng, các khoản trích nộp của cơng nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn của cơng nhân sản xuất

Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận cơng nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất thì khơng bao gồm trong khoản mục chi phí này mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung

c Chi phí sản xuất chung

Bao gồm các chi phí sử dụng cho hoạt ñộng sản xuất, chế biến của phân xưởng trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá, dịch vụ Khoản mục chi phí này bao gồm: Chi phí vật liệu, công cụ lao ñộng nhỏ; khấu hao tài sản cố ñịnh phân xưởng, tiền lương các khoản trích nộp theo quy ñịnh của nhân viên phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền phát sinh ở phạm vi phân xưởng

d Chi phí bán hàng

Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm Có thể kể ñến các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận chuyển, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phí tiếp thị quảng cáo, v.v…

e Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bao gồm các chi phí cho bộ máy quản lý và ñiều hành doanh nghiệp, các chi phí có liên quan ñến hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí công cụ lao ñộng nhỏ, khấu hao tài sản cố ñịnh phục vụ bộ máy quản lý

và ñiều hành doanh nghiệp; tiền lương và các khoản trích nộp theo quy ñịnh của bộ máy quản lý và ñiều hành doanh nghiệp; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền phát sinh ở doanh nghiệp như chi phí về tiếp tân khánh tiết, giao dịch, v.v

Cách phân loại này có tác dụng trong việc tính giá thành ở các khâu của quá trình kinh doanh, từ ñó là cơ sở ñể ñịnh giá bán và ra các quyết ñịnh khác

ở doanh nghiệp

1.2.3 Phân loại chi phí theo cách ứng xử

Khi nói ñến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thường hình dung ñến một sự thay ñổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức ñộ hoạt ñộng ñạt ñược: mức ñộ

hoạt ñộng càng cao thì lượng chi phí phát sinh càng lớn và ngược lại Tuy nhiên, loại chi phí có cách ứng xử như vậy chỉ là một bộ phận trong tổng số chi phí của doanh nghiệp Một số loại chi phí có tính chất cố ñịnh, không phụ thuộc theo mức ñộ hoạt ñộng ñạt ñược trong kỳ, và ngoài ra, cũng có một số các chi khác mà cách ứng xử của chúng là sự kết hợp của cả hai loại chi phí

kể trên Chính vì vậy, xét theo cách ứng xử, chi phí của doanh nghiệp ñược chia thành ba loại: Biến phí, ñịnh phí và chi phí hỗn hợp

a Biến phí

Biến phí là các chi phí có sự thay ñổi tỉ lệ với các mức ñộ hoạt ñộng Biến phí chỉ phát sinh khi có các hoạt ñộng xảy ra Biến phí sẽ tăng (hoặc giảm) tương ứng với sự tăng (hoặc giảm) của mức ñộ hoạt ñộng, nhưng biến phí tính theo ñơn vị của mức ñộ hoạt ñộng thì không thay ñổi

Trong các doanh nghiệp sản xuất, các khoản mục chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp thể hiện rõ nhất ñặc trưng của biến phí Ngoài ra, biến phí còn bao gồm các chi phí khác thuộc khoản mục chi phí sản xuất chung (ví dụ: các chi phí vật liệu phụ, chi phí ñộng lực, chi phí lao ñộng gián tiếp trong chi phí sản xuất chung có thể là Biến phí) hoặc thuộc khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (như chi phí vật liệu, phí hoa hồng, phí vân chuyển, )

+ Biến phí thực thụ là các biến phí có sự biến ñổi tỉ lệ với mức ñộ hoạt ñộng ða số các Biến phí thường thuộc loại này, và cách ứng xử cũng như ñồ thị biểu diễn của chúng giống như nội dung ñã trình bày ở trên

+ Biến phí cấp bậc là các biến phí không có sự biến ñổi liên tục theo sự thay ñổi liên tục của mức ñộ hoạt ñộng Các chi phí này chỉ biến ñổi khi các hoạt ñộng ñã có sự biến ñổi ñạt ñến một mức ñộ cụ thể nào ñó

b ðịnh phí

ðịnh phí là những chi phí không có sự thay ñổi theo các mức ñộ hoạt

ñộng ñạt ñược Vì tổng số ñịnh phí là không thay ñổi cho nên, khi mức ñộ hoạt ñộng tăng thì ñịnh phí tính theo ñơn vị các mức ñộ hoạt ñộng sẽ giảm và ngược lại

ðịnh phí chia thành 2 loại: ñịnh phí bắt buộc và ñịnh phí tùy ý

+ ðịnh phí bắt buộc là các chi phí phát sinh nhằm tạo ra các năng lực hoạt ñộng cơ bản của doanh nghiệp, thể hiện rõ nhất là chi phí khấu hao TSCð hay tiền lương nhân viên quản lý ở các phòng ban chức năng Bởi vì là tiền ñề tạo ra năng lực hoạt ñộng cơ bản nên các ñịnh phí bắt buộc gắn liền với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, chúng biểu hiện tính chất cố ñịnh khá vững chắc và ít chịu sự tác ñộng của các quyết ñịnh trong quản lý ngắn hạn Việc cắt giảm các ñịnh phí bắt buộc ñến không là không thể ñược, cho

dù là chỉ trong một thời gian ngắn khi các quá trình sản xuất bị gián ñoạn

+ ðịnh phí tùy ý: Khác với các ñịnh phí bắt buộc, các ñịnh phí tùy ý thường ñược kiểm soát theo các kế hoạch ngắn hạn và chúng phụ thuộc nhiều vào chính sách quản lý hàng năm của các nhà quản trị Do vậy, loại chi phí này còn ñược gọi là ñịnh phí tuỳ ý hay ñịnh phí quản trị Thuộc loại chi phí này gồm chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu phát triển, chi phí ñào tạo nhân viên, v.v

Với bản chất ngắn hạn và phụ thuộc nhiều vào ý muốn của người quản

lý, các ñịnh phí tùy ý là ñối tượng ñược xem xét ñầu tiên trong các chương trình tiết kiệm hoặc cắt giảm chi phí hàng năm của doanh nghiệp

c Chi phí hỗn hợp

Là những chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu tố Biến phí và ñịnh phí Ở một mức ñộ hoạt ñộng cụ thể nào ñó, chi phí hỗn hợp mang ñặc ñiểm của ñịnh phí, và khi mức ñộ hoạt ñộng tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến ñổi như ñặc ñiểm của Biến phí Hiểu theo một cáh khác, phần bất biến trong chi phí hỗn hợp thường là bộ phận chi phí cơ bản ñể duy trì các hoạt ñộng ở

mức ñộ tối thiểu, còn phần khả biến là bộ phận chi phí sẽ phât sinh tỉ lệ với mức ñộ hoạt ñộng tăng thêm Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí hỗn hợp cũng chiếm một tỉ lệ khá cao trong các loại chi phí, chẳng hạn như chi phí ñiện thoại, chi phí bảo trì MMTB,

1.2.4 Phân loại chi phí theo tính chất kiểm soát ñược

Một khoản chi phí ñược xem là chi phí có thể kiểm soát ñược (controllable costs) hoặc là chi phí không kiểm soát ñược (non-controllable costs) ở một cấp quản lý nào ñó là tuỳ thuộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra các quyết ñịnh ñể chi phối, tác ñộng ñến khoản chi phí ñó hay là không Như vậy, nói ñến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp quản lý nhất ñịnh: khoản chi phí mà ở một cấp quản lý nào ñó có quyền ra quyết ñịnh ñể chi phối nó thì ñược gọi là chi phí kiểm soát ñược (ở cấp quản

lý ñó), nếu ngược lại thì là chi phí không kiểm soát ñược

Chẳng hạn, người quản lý bán hàng có trách nhiệm trong việc tuyển dụng cũng như quyết ñịnh cách thức trả lương cho nhân viên bán hàng, do vậy, chi phí tiền lương trả cho bộ phận nhân viên này là chi phí kiểm soát ñược ñối với bộ phận bán hàng ñó Tương tự như vậy là các khoản chi phí tiếp khách, chi phí hoa hồng bán hàng, Tuy nhiên, chi phí khấu hao các phương tiện kho hàng, một khoản chi phí cũng phát sinh ở bộ phận bán hàng, thì lại là chi phí không kiểm soát ñược ñối với người quản lý bán hàng bởi vì quyền quyết ñịnh xây dựng các kho hàng cũng như quyết ñịnh cách thức tính khấu hao của nó thuộc về bộ phận quản lý doanh nghiệp

Chi phí không kiểm soát ñược ở một bộ phận nào ñó thường thuộc hai dạng: các khoản chi phí phát sinh ở ngoài phạm vi quản lý của bộ phận (chẳng hạn các chi phí phát sinh ở các bộ phận sản xuất hoặc thu mua là chi phí không kiểm soát ñược ñối với người quản lý bộ phận bán hàng), hoặc là các khoản chi phí phát sinh thuộc phạm vi hoạt ñộng của bộ phận nhưng

thuộc quyền chi phối và kiểm soát từ cấp quản lý cao hơn (như chi phí khấu hao các phương tiện kho hàng ñối với người quản lý bộ phận bán hàng trong

ví dụ trên) Cũng cần chú ý thêm rằng việc xem xét khả năng kiểm soát các loại chi phí ñối với một cấp quản lý có tính tương ñối và có thể có sự thay ñổi khi có sự thay ñổi về mức ñộ phân cấp trong quản lý

Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm soát có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết ñịnh xử lý, góp phần thực hiện tốt kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO VIỆC QUẢN TRỊ CHI PHÍ

1.3.1 Tổ chức thông tin kế toán cho việc xây dựng và quản lý ngân sách chi phí

a Xây dựng ñịnh mức

- Xây dựng ñịnh mức chi phí nguyên vật liệu

ðể xây dựng ñịnh mức chi phí nguyên vật liệu, kế toán quản trị thường xây dựng riêng ñịnh mức về lượng và ñịnh mức về gía

ðịnh mức về lượng vật liệu bao gồm lượng vật liệu trực tiếp ñể sản xuất 1 sản phẩm trong ñiều kiện lý tưởng cộng với lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng ðịnh mức về lượng vật liệu tại một doanh nghiệp có thể ñược xác ñịnh như sau:

+ Lượng vật liệu dùng ñể sản xuất một sản phẩm xxxx

+ Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng xxxx

ðịnh mức về lượng vật liệu ñể sản xuất một sản phẩm xxxx

ðịnh mức về giá vật liệu trực tiếp bao gồm giá mua vật liệu, cộng với chi phí thu mua ðịnh mức về giá vật liệu của một doanh nghiệp có thể ñược xác ñịnh như sau:

+ Chi phí thu mua xxxx ðịnh mức về giá vật liệu xxxx Sau khi xây dựng định mức về lượng và giá vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nguyên vât liệu trực tiếp được tính bằng định mức về lượng vật liệu nhân với định mức về giá vật liệu

- Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp

ðịnh mức chi phí nhân cơng trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức về lượng và định mức về giá

ðịnh mức về lượng bao gồm lượng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm ðể xác định thời gian cần thiết cho việc sản xuất một sản phẩm, người ta chia quá trình sản xuất thành các cơng đoạn, xác định thời gian định mức cho mỗi cơng đoạn và thời gian định mức cho việc sản xuất sản phẩm được tính bằng tổng thời gian để thực hiện các cơng đoạn Một cách khác, cĩ thể xác định thời gian định mức để sản xuất sản phẩm thơng qua việc bấm giờ từng cơng đoạn sản xuất của bộ phận sản xuất thử Cần lưu ý rằng, thời gian định mức để sản xuất sản phẩm cịn bao gồm thời gian nghỉ giải lao, thời gian lau chùi máy mĩc, và thời gian bảo trì máy ðịnh mức về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm cĩ thể được xác định:

+ Thời gian cơ bản để sản xuất một sản phẩm xxxx + Thời gian nghĩ ngơi và thời gian dành cho nhu cầu cá nhân xxxx + Thời gian lau chùi máy và thời gian ngừng việc xxxx ðịnh mức về lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm xxxx

ðịnh mức về giá giờ cơng lao động khơng chỉ bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp mà cịn các khỏan trích theo lương của người lao động như BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí cơng đồn Như vậy, định mức về giá giờ cơng lao động cĩ thể được xác định như sau:

+ Phụ cấp (nếu có) xxxx

+ Các khoản trích theo lương xxxx

Nhiều doanh nghiệp xây dựng ñơn giá giờ công chung cho tất cả người lao ñộng trong một bộ phận mặc dù về bản chất ñơn giá tiền lương của người lao ñộng phụ thuộc vào kĩ năng và thời gian công tác Mục ñích của việc xây dựng chi phí ñịnh mức này là cho phép nhà quản trị theo dõi việc sử dụng nhân công trong bộ phận mình

Sau khi xây dựng ñược ñịnh mức về lượng và giá giờ công, ñịnh mức chi phí nhân công trực tiếp ñược xác ñịnh bằng ñịnh mức lượng thời gian ñể sản xuất một sản phẩm nhân ñịnh mức giá giờ công

- Xây dựng ñịnh mức biến phí sản xuất chung

ðịnh mức biến phí sản xuất chung ñược xây dựng tùy thuộc vào việc lựa chon tiêu thức phân bổ biến phí sản xuất chung Nếu biến phí sản xuất chung ñược phân bổ dựa trên thời gian thì ñịnh mức biến phí sản xuất chung ñược xây dựng gồm tỉ lệ biến phí sản xuất chung Nếu biến phí sản xuất chung ñược xác ñịnh trên cơ sở từng nội dung chi phí cụ thể, như: vật liệu gián tiếp, tiền lương quản lý phân xưởng, chi phí năng lượng… thì cách lập ñịnh mức mỗi loại phí này tương tự như ñối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp ðinh mức về biến phí sản xuất chung ñược tính bằng ñịnh mức về lượng nhân với ñịnh mức về giá

b Lập dự toán (ngân sách) chi phí hoạt ñộng

Mục ñích lập dự toán chi phí là cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm căn cứ xác ñịnh mục tiêu

và ñánh giá việc thực hiện

Lập dự toán chi phí sản xuất nhằm xác ñịnh toàn bộ chi phí ñể sản xuất một khối lượng sản phẩm ñã ñược xác ñịnh trước Chi phí ñể sản xuất sản

phẩm bao gồm 3 khoản mục là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung; nên dự toán chi phí sản xuất phải thể hiện ñầy ñủ ba loại chi phí này

Quy trình lập dự toán chi phí dựa trên các số liệu, thông tin trong quá khứ kết hợp với thông tin hiện hành, thông thường các doanh nghiệp xây dựng dựa trên ñịnh mức chi phí

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết ñể ñáp ứng yêu cầu sản xuất ñã ñược thể hiện trên dự toán sản xuất ðể lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác ñịnh:

++ ðịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu ñể sản xuất một sản phẩm

++ ðơn giá xuất nguyên vật liệu: Thông thường ñơn giá xuất ít thay ñổi Tuy nhiên ñể có thể phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi dự toán ñơn giá này cần phải biết doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho nào: phương pháp FIFO, giá ñích danh hay ñơn giá bình quân

Mức ñộ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kỳ dự toán ñược tính toán trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho Như vậy:

Dự toán lượng nguyên

vật liệu sử dụng =

ðịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu x

Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán

Và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là:

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có ñơn giá khác nhau ñể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác ñịnh chi phí vật liệu như sau:

j

Q CPVL

Với: Mij là mức hao phí vật liệu j ñể sản xuất một sản phẩm i

Gj là ñơn giá vật liệu loại j (j = 1, m)

Qi là số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất (i = 1, n)

dự toán

+

Số lượng nguyên liệu tồn cuối kỳ theo dự toán

-

Số lượng nguyên liệu tồn thực tế ñầu kỳ

Số tiền cần thiết phải chuẩn bị ñể mua nguyên vật liệu ñược tính toán dựa vào việc dự báo ñơn giá mua nguyên vật liệu và dự toán mua nguyên vật liệu trực tiếp ñược xây dựng ðơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp

Dự toán tiền mua

nguyên vật liệu

trực tiếp

=

Dự toán lượng nguyên vật liệu mua

vào

x

ðơn giá nguyên vật liệu

Dự toán mua nguyên vật liệu còn tính ñến thời ñiểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ñược xây dựng từ dự toán khối lượng sản xuất Mục tiêu cơ bản của dự toán này là duy trì lực lượng lao ñộng vừa ñủ ñể ñáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị ñộng trong sử dụng lao ñộng

Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất Trong một số ít các trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay ñổi theo mức ñộ hoạt ñộng, ñó là trường hợp ở các doanh nghiệp sử dụng công nhân có trình ñộ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm ðể lập dự toán chi phí này, doanh nghiệp phải tính toán dựa vào số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp

ðối với biến phí nhân công trực tiếp, ñể lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng

i L Q CPNCTT

Với: Mij là mức hao phí lao ñộng trực tiếp loại j ñể sản xuất một sản phẩm i

Gj là ñơn giá lương của lao ñộng loại j

Lj là ñơn giá lương tính cho mỗi sản phẩm

Qi là số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất

- Dự toán chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan ñến phục vụ và quản lý hoạt ñộng sản xuất, phát sinh trong phân xưởng Chi phí sản xuất chung bao gồm cả yếu tố chi phí biến ñổi và chi phí cố ñịnh, nên dự toán chi phí sản xuất chung phải tính ñến cách ứng xử chi phí ñể xây dựng mức phí dự toán hợp lý trong kỳ

Dự toán này ở các doanh nghiệp thường ñược xem là một nơi tập trung chủ yếu nhằm giảm thấp chi phí và giá thành sản phẩm Các chi phí này thường không liên quan trực tiếp ñến sản phẩm cụ thể Các chi phí này thường ñộc lập tương ñối với mức ñộ hoạt ñộng, nó liên quan chủ yếu với cấu trúc của phân xưởng, phải sử dụng các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và ñịnh phí ñối với chi phí hỗn hợp Như vậy chi phí sản xuất chung hoàn toàn

có thể kiểm tra ñược

Dự toán chi phí sản

xuất chung

= Dự toán ñịnh phí sản xuất chung

+ Dự toán biến phí

sản xuất chung Khi dự toán chi phí này, người ta thường xác lập biến phí sản xuất chung theo sản lượng sản xuất cho từng ñơn vị hoạt ñộng

Dự toán biến phí

sản xuất chung =

Dự toán biến phí ñơn vị sản xuất chung

Dự toán ñịnh phí

sản xuất chung =

ðịnh phí sản xuất chung thực tế kỳ trước x

Tỷ lệ % tăng (giảm) ñịnh phí sản xuất chung theo dự kiến

- Dự toán giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phương pháp giá toàn bộ Như vậy trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán ñể sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm dự trữ dự toán vào cuối kỳ, dự toán giá vốn hàng xuất bán ñược xây dựng như sau:

+

Giá thành sản phẩm tồn ñầu

kỳ dự toán

-

Giá thành sản phẩm tồn cuối

kỳ thực tế Nếu ñơn vị không có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích của sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất ñơn vị sản phẩm Tương tự như dự toán chi phí nguyên vật liệu, khi lập dự toán giá vốn hàng bán phải chú ý các phương pháp ñánh giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp sử dụng ñể tính toán chính xác

- Dự toán chi phí bán hàng

Các loại chi phí này ñược lập tương tự như chi phí sản xuất chung Tuy nhiên, chi phí bán hàng có ảnh hưởng nhất ñịnh ñến hoạt ñộng tiêu thụ của doanh nghiệp và ngược lại nên khi lập dự toán chi phí bán hàng phải tính ñến mối liên hệ với dự toán tiêu thụ của doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan ñến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau Dự toán này nhằm mục ñích tính truớc và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng

Dự toán chi phí

bán hàng =

Dự toán ñịnh phí bán hàng +

Dự toán biến phí bán hàng

+ Dự toán ñịnh phí bán hàng

Yếu tố ñịnh phí thường ít biến ñổi trong một phạm vi phù hợp gắn với các quyết ñịnh dài hạn, và có thể dự báo một cách dể dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp Các chi phí này cũng có thể thay ñổi trong trường hợp phát triển thêm mạng phân phối mới, thêm các dịch vụ mới sau bán hàng, dịch vụ nghiên cứu phát triển thị trường,

Dự toán ñịnh phí

bán hàng =

ðịnh phí bán hàng thực tế kỳ trước x

Tỷ lệ % tăng (giảm) theo dự kiến + Dự toán biến phí bán hàng

Các biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể là biến phí trực tiếp như hoa hồng, lương nhân viên bán hàng… Biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan ñến từng bộ phận bán hàng như chi phí bảo trì, xăng dầu, hỗ trợ bán hàng và thường ñược dự toán trên cơ sở số lượng bán hàng dự toán hoặc xác ñịnh một tỷ lệ biến phí bán hàng theo thống kê kinh nghiệm nhiều kỳ

Dự toán biến phí

bán hàng =

Dự toán biến phí ñơn vị bán hàng x

Sản lương tiêu thụ theo dự toán

- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Chi phí này liên quan ñến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan ñến từng bộ phận, ñơn vị hoạt ñộng nào

+ Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp: tương tự như dự toán chi phí bán hàng, việc lập dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp thường dựa vào

biến phí quản lý ñơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dự kiến

x Sản lượng tiêu thụ

theo dự toán

+ Dự toán ñịnh phí quản lý doanh nghiệp: ñịnh phí quản lý doanh nghiệp thường không thay ñổi theo mức ñộ hoạt ñộng Các thay ñổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị ñầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp Lập dự toán bộ phận này cần căn cứ vào dự báo các nội dung

cụ thể của từng yếu tố chi phí ñể xác ñịnh chính xác ñịnh phí theo dự toán

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán cho việc tính giá thành sản phẩm

Tính giá thành là một nội dung có tính xuất phát ñiểm cho nhiều công việc khác trong kế toán quản trị, vì nó có mối quan hệ mật thiết với nhiều chức năng quản trị, như hoạch ñịnh, tổ chức, kiểm soát và ra quyết ñịnh

Công tác tính giá thành không chỉ là tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất, mà còn là giá thành của các hoạt ñộng dịch vụ và nhiều hoạt ñộng khác có nhu cầu quản trị chi phí

a Tính giá thành theo phương pháp toàn bộ

Theo phương pháp tính giá toàn bộ, giá thành sản phẩm hoàn thành bao gồm ba loại phí: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Phương pháp tính giá toàn bộ gồm hai hệ thống tính giá thành sản phẩm: hệ thống tính giá thành theo công việc và hệ thống tính giá thành theo quá trình sản xuất

- Hệ thống tính giá thành theo công việc

Tính giá thành theo công việc là hệ thống tính giá thành phổ biến áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất theo ñơn ñặt hàng của khách hàng

Khi bắt ñầu sản xuất theo ñơn ñặt hàng, bộ phận kế toán sẽ mở phiếu (thẻ) kế toán theo dõi chi phí theo từng ñơn hàng, từng công việc Phiếu chi phí công việc ñược lập khi phòng kế toán nhận ñược thông báo và lệnh sản xuất ñược phát ra cho công việc ñó Lệnh sản xuất chỉ ñược phát ra khi có ñơn ñặt hàng của khách hàng Mỗi ñơn ñặt hàng ñược lập một phiếu chi phí công việc riêng biệt Tất cả các phiếu chi phí công việc ñược lưu trữ lại khi

ñang sản xuất sản phẩm Phiếu chi phí theo ñơn ñặt hàng thực chất là sổ kế toán chi tiết ñể tập hợp toàn bộ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất chung phục vụ cho việc tổng hợp các chi phí sản xuất theo ñơn ñặt hàng Khi sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng thì phiếu chi phí công việc là cơ sở ñể tính giá thành

Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng, những chi phí phục vụ sản xuất phát sinh trong quá trình chế tạo sản phẩm, gồm: chi phí nhân viên phân xưởng; chi phí vật liệu, dụng cụ sản xuất cho các họat ñộng sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, khuôn mẫu ; chi phí khấu hao TSCð thuộc bộ phận sản xuất; chi phí dịch vụ mua ngoài; và các chi phí khác bằng tiền phục vụ cho hoạt ñộng của phân xưởng

Thông thường, chi phí sản xuất chung liên quan ñến họat ñộng sản xuất của nhiều ñơn hàng, không thể tập hợp ngay khi phát sinh chi phí nên sẽ tập hợp trên một thẻ chi phí riêng ðến cuối tháng, toàn bộ chi phí sẽ ñược tổng hợp và phân bổ cho từng ñơn hàng theo tiêu thức thích hợp Số ñược phân bổ sau ñó sẽ ñược ghi vào phiếu chi phí công việc cho ñơn ñặt hàng ñó Ở ñây có

vấn ñề là cần lựa chọn tiêu thức phân bổ như thế nào ñể phân bổ chi phí sản xuất chung

Trên nguyên tắc, tiêu thức ñược lựa chọn ñể phân bổ có mối quan hệ mật thiết với chi phí cần phân bổ Nói cách khác, tiêu thức phân bổ cần ñược xem là nhân tố tạo nên sự thay ñổi chi phí sản xuất chung Tiêu thức phân bổ trong trường hợp này cần ñược hiểu như là yếu tố, hoạt ñộng làm phát sinh chi phí

Toàn bộ chi phí tham gia vào sản xuất sản phẩm ñược tập hợp trên phiếu chi phí công việc vào cuối tháng Nếu cuối tháng, công việc vẫn chưa hoàn thành thì toàn bộ chi phí tập hợp trên phiếu chi phí sẽ là giá trị sản phẩm

dở dang Khi ựơn ựặt hàng hoàn thành, toàn bộ chi phắ tập hợp trên phiếu là tổng giá thành

- Hệ thống tắnh giá thành theo quá trình sản xuất

Các doanh nghiệp áp dụng hệ thống tắnh giá thành này là những doanh nghiệp hoạt ựộng trong những ngành sản xuất hàng loạt với những sản phẩm tương tự nhau ựược sản xuất ra liên tục Với sự vận ựộng của chi phắ gắn liền với họat ựộng sản xuất theo từng giai ựoạn công nghệ, nên ựối tượng tập hợp chi phắ sản xuất thắch hợp theo hệ thống tắnh giá này thường là từng giai ựoạn công nghệ Mỗi giai ựoạn công nghệ hay mỗi bước sản xuất ựược hiểu là phải hoàn thành một mức ựộ nào ựó của sản phẩm, gọi là bán thành phẩm; ựể chuyển sang giai ựoạn công nghệ kế tiếp

Nếu xác ựịnh mức ựộ hoàn thành của sản phẩm dở dang thì có thể qui ựổi cả về mặt vật chất và chi phắ của số sản phẩm dở dang này thành một số lượng sản phẩm hoàn thành nào ựó đó chắnh là sản lượng tương ựương

Sản lượng tương ựương ựược hiểu là sản lượng ựáng lẽ ựược sản xuất

ra trong kỳ nếu tất cả mọi kết quả ựạt ựược của phân xưởng ựều là sản phẩm hoàn thành của phân xưởng ựó

Công thức chung ựể xác ựịnh sản lượng tương ựương cho sản phẩm ựang chế dở như sau: