Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện Tỉnh Bình Định

ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ BƯU CHÍNH.... Trong nội san của Công ty TNHH kiểm toán APEC, thạc sĩ Dương Đình Ngọ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

MAI HOÀNG NHƯ UYÊN

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN

THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

MAI HOÀNG NHƯ UYÊN

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng

d ẫn của GS.TS Trương Bá Thanh

Các s ố liệu, kết quả nêu trong luân văn là trung thực và chưa từng được

ai công b ố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Mai Hoàng Như Uyên

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học của đề tài 4

6 Bố cục của đề tài 4

7 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 7

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 16

1.2.1 Đặc điểm của chu trình 16

1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 17 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng thu tiền 19

1.3 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ BƯU CHÍNH 23

1.3.1 Khái niệm về dịch vụ, dịch vụ bưu chính 23

1.3.2 Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính 26

trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 32

2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 32

2.1.1 Đặc điểm của TTKTVC Quy Nhơn 32

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý 34

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 36

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán 39

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN-BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 42

2.2.1 Đặc điểm dịch vụ cung cấp tại đơn vị 42

2.2.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh 49

2.2.3 Quy trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 50

2.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 58

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 66

2.3.1 Ưu điểm 66

2.3.2 Nhược điểm 67

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69

CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI

THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 70

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN 70

3.2 HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 72

3.2.1 Xây dựng các chính sách, các quy định về tính trung thực và giá trị đạo đức 72

3.2.2 Tăng cường công tác kế hoạch 73

3.2.3 Cải cách chính sách nhân sự 74

3.2.4 Phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm 75

3.2.5 Tăng cường hoạt động kiểm soát và giám sát của Ban kiểm soát 75 3.3 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN 76

3.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách hàng 76

3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ 78

3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu nộp tiền 81

3.3.4 Tăng cường kiểm soát các chính sách tiêu thụ 82

3.4 CÁC KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 83

3.4.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước 83

3.4.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định 84

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 85

KẾT LUẬN 86

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCĐKT Bảng cân đối kế toán

BCKQKD Báo cáo kết quả kinh doanh

CBCNV Cán bộ công nhân viên

CMND Chứng minh nhân dân

GDV Giao dịch viên

GTGT Giá trị gia tăng

HĐQT Hội đồng quản trị

KSNB Kiểm soát nội bộ

KSV Kiểm soát viên

SXKD Sản xuất kinh doanh

TK Tài khoản

TTĐB Tiêu thụ đặc biệt

TTKTVC Trung tâm khai thác vận chuyển

XK Xuất khẩu

DANH MỤC CÁC BẢNG

1.1 Tổng hợp các sai phạm có thể xảy ra trong chu

trình bán hàng và thu tiền 17

2.1 Tình hình thực hiện doanh thu qua các năm 33

2.2 Bảng kê chi tiết công nợ 60

DANH MỤC CÁC HÌNH

2.1 Cảnh quan của Trung tâm khai thác vận chuyển Quy

2.2 Các dịch vụ thu hộ đang được cung cấp 472.3 Phiếu gởi bưu phẩm ghi số BĐ1 522.4 Phiếu gởi bưu kiện trong và ngoài nước 532.5 Phiếu gởi bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS 532.6 Phiếu gởi chuyển tiền và biên nhận 56

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất TTKTVC

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 39

2.3 Quy trình cung cấp dịch vụ bưu chính

2.4 Quy trình cung cấp các dịch vụ tài chính

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng, và hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh tế

Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống KSNB một cách khoa học và hiệu quả đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có một năng lực quản trị tốt mới có thể thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống đó để đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn Tại Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB Chính vì thế công tác kiểm tra, kiểm soát toàn diện chưa được chú trọng chỉ tập trung ở các khâu có khả năng xảy ra rủi ro cao và đôi khi công tác kiểm tra chỉ làm theo thông lệ, phiếm diện Khủng hoảng tại Công Ty Cổ Phần Bông Bạch Tuyết và Tập đoàn Vina Shin gần đây là minh chứng rõ nhất cho sự yếu kém trong hoạt động KSNB tại doanh nghiệp

Do đó, doanh nghiệp Việt Nam muốn vững mạnh, phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới cần chú trọng nhiều hơn đến hoạt động KSNB tại doanh nghiệp mình Nói một cách khác, doanh nghiệp phải hiểu rõ về KSNB, thiết lập và vận hành hệ thống đó sao cho thật sự hiệu quả

Ngoài ra, với sự đa dạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp

Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu

tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Ngành Bưu Chính Việt Nam qua 4 năm chia tách giữa Viễn Thông và Bưu Chính đã từng bước khẳng định sự vững vàng và phát triển Bưu chính Việt Nam đã luôn giữ ổn định mạng lưới bưu chính công cộng phục vụ có hiệu quả cho sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, các cấp ủy Đảng, chính quyền, đoàn thể; phục vụ các sự kiện chính trị, văn hóa, xã hội, đối ngoại của đất nước; đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của nhân dân và khách hàng Sản xuất kinh doanh đạt tốc độ phát triển năm sau luôn cao hơn năm trước, các chỉ

số giảm lỗ của Bưu chính đạt khá tích cực Các dịch vụ lõi dần khẳng định vai trò chủ lực, và nhiều dịch vụ mới đã đem lại kết quả tốt Tuy nhiên, những hành vi tiêu cực ngày càng xuất hiện nhiều hơn từ chủ tịch HĐQT đến Phó giám đốc và cả nhân viên giao dịch gây bức xúc cho tập thể cán bộ công nhân viên, cũng như làm giảm sút lòng tin của khách hàng đến thương hiệu lâu đời của ngành Điều này cũng chứng tỏ hệ thống KSNB đã không còn hữu hiệu, cần được đánh giá và hoàn thiện lại

Sản phẩm của ngành Bưu chính là một loại hàng hóa đặc thù, để hoàn thiện sản phẩm cần ít nhất hai đơn vị của ngành tham gia Tuy vậy, khi sử dụng dịch vụ khách hàng phải trả tiền trước cho một sản phẩm chưa được hoàn thiện Chính vì lẽ đó khâu bán hàng thu tiền là một quá trình khá quan trọng, quyết định cho sự thành công và hiệu quả của đơn vị; đòi hỏi nhà quản

lý tập trung phần lớn nguồn lực cho quá trình này Hơn nữa, hiện nay ngoài các dịch vụ Bưu chính truyền thống, tại các điểm giao dịch còn phục vụ rất nhiều các dịch vụ tích hợp, là môi trường phát sinh nhiều sai sót và gian lận

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, với sự hướng dẫn tận tình của thầy

giáo GS.TS.Trương Bá Thanh, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ

chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt

nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu về hệ thống KSNB và phương thức xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu

Đánh giá thực trạng hoạt động của KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các quầy giao dịch thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn nhằm tìm ra những điểm mạnh và yếu của hệ thống hiện hành

Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch

vụ và thu tiền để hệ thống hoạt động tốt và mang tính hữu hiệu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các điểm giao dịch bưu điện

Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền các dịch vụ được cung cấp tại các điểm giao dịch bưu điện thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định

4 Phương pháp nghiên cứu

Qua thực tiễn công tác tại đơn vị, bằng phương pháp quan sát, thu thập

dữ liệu; nghiên cứu các quy trình thể lệ thủ tục; trao đổi và tham khảo ý kiến

từ bộ phận kế toán; từ đó tổng hợp các dữ liệu có được và sử dụng phương pháp phân tích, đánh giá để giải quyết vấn đề nghiên cứu

5 Ý nghĩa khoa học của đề tài

Hệ thống hóa kiến thức về KSNB và hệ thống KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

Qua phân tích và đánh giá, đề tài sẽ nêu rõ những tồn tại của hệ thống KSNB hiện hành, nhằm có những giải pháp hoàn thiện hơn với những thủ tục kiểm soát thật sự hiệu quả đáp ứng được sự thay đổi của hoạt động kinh doanh tại đơn vị

Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền chỉ mới đóng góp một phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả hoạt động tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn Bởi lẽ, để hoàn thành sản phẩm của ngành phải qua nhiều khâu, nhiều đơn vị với một không gian quá rộng mà bản thân một Bưu điện tỉnh, thành khó có thể kiểm soát được Vì vậy, đề tài mong muốn sẽ có những nghiên cứu tiếp theo cho những chu trình khác của hoạt động sản xuất kinh doanh Bưu chính, để hoàn thiện hệ thống KSNB chung cho toàn ngành nhằm giữ vững và phát triển thương hiệu Bưu chính Việt Nam trong tương lai

6 Bố cục của đề tài

Đề tài bao gồm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

- Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện Bình Định

- Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn

7 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp, được áp dụng tại mọi doanh nghiệp không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động Tuy nhiên, mặc dù áp dụng hằng ngày nhưng

khái niệm KSNB chưa được hiểu và áp dụng một cách đúng đắn và bài bản tại các doanh nghiệp Việt Nam Vì vậy, bộ môn Kiểm soát nội bộ được đưa vào giảng dạy tại các trường Đại học kinh tế trên cả nước từ năm 2010 [2; tr 1], nhằm giúp cho sinh viên khoa kiểm toán và kinh tế nắm vững những vấn đề

cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ: lịch sử hình thành, khái niệm, phương thức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu; cũng như gian lận, và biện pháp phòng ngừa gian lận

Trong nội san của Công ty TNHH kiểm toán APEC, thạc sĩ Dương Đình Ngọc – giám đốc điều hành của công ty, đã tổng hợp những lý luận cơ bản về

hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra những nhận xét về sự cần thiết phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ, những ưu và nhược điểm của hệ thống đó để mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị nhằm góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp

Những năm gần đây có khá nhiều đề tài nghiên cứu về KSNB cũng như KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nhằm giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về KSNB và việc áp dụng sao cho mang lại hiệu quả tốt nhất Cụ

thể như đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ

ph ần sách thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn thị Điệp (2010)

Luận văn đã tập trung nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ trong kinh doanh sách giáo khoa, văn hóa phẩm, văn phòng phẩm tại các cửa hàng thuộc

hệ thống công ty sách thiết bị Đà Nẵng, từ đó có những nhận xét về ưu, khuyết điểm của hệ thống và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đây

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông đã có một số tác giả nghiên cứu như: Đề

tài“Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại

công ty thông tin di động VMS” của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), tác giả đã

tập trung nghiên cứu KSNB đối với doanh thu và thu tiền trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông mà hoạt động chủ yếu là bán sản phẩm sim,

card điện thoại di động Tiếp theo, năm 2010 trong luận văn cao học “ Tăng

c ường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng

Ngãi”, tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo đã có những nghiên cứu tiếp theo về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền đối với các sản phẩm viễn thông khác như điện thoại cố định, internet, điện thoại không dây…Ở đề tài này tác giả

đã đi sâu nghiên cứu những đặc điểm khác biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền của các doanh nghiệp viễn thông so với các doanh nghiệp bán hàng hóa Từ đó đưa ra những thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị

Tuy nhiên, KSNB đối với hoạt động cung cấp dịch vụ và thu tiền trong lĩnh vực Bưu chính chưa được đề cập đến trong một đề tài nghiên cứu nào vì vậy tác giả sẽ đi sâu nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ của chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn nhằm hoàn thiện KSNB chu trình này tại đơn vị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng trưởng doanh thu

Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu tác giả cũng có tham khảo thêm đề

tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng và thu

ti ền tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai” luận văn cao học

năm 2011 của tác giả Nguyễn Minh Tiến Mặc dù không có sự liên quan về lĩnh vực hoạt động, nhưng đề tài đã mang lại những hữu ích về phương pháp nghiên cứu cũng như những lý luận về KSNB

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) – một

Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính thì: "KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [3, tr2]

Định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

* Ki ểm soát nội bộ là một quá trình: tức là kiểm soát nội bộ không phải

là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

* Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB là

một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản

lý Nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát

và vận hành chúng

* Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho các nhà

quản lý trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức chứ không bảo đảm tuyệt

đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng

và vận hành hệ thống KSNB đó là sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi KSNB…

* Các m ục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt

được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu các mục tiêu kiểm soát mà đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm sau đây:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật

và các quy định

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB của đơn vị; nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của các

cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý

Như vậy, KSNB là một chức năng thường xuyên của các doanh nghiệp

và trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề

ra của đơn vị Vì thế một hệ thống KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng; giúp giảm rủi ro thiệt hại đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp; đảm bảo việc tuân thủ với các quy định về pháp lý,

chính sách và các quy định, thủ tục nội bộ; góp phần duy trì một hệ thống báo cáo tài chính và quản lý đáng tin cậy

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB của một doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp

vụ và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của doanh nghiệp phải thực hiện được các mục tiêu sau:

- Các nghi ệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý

Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ sách kế toán những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả

- Các nghi ệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp vụ gian lận, và nó có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của DN

- Các nghi ệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ

Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh

tế ngoài sổ sách

- Các nghi ệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn

Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai

số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

- Các nghi ệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn

- Các nghi ệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc

- Các nghi ệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị là nền tảng cho các bộ phận khác trong

hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức

và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong tổ chức đó Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập đến các bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố: văn hóa của tổ chức; cam kết về năng lực, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự; và sự quan tâm, chỉ đạo của Hội đồng quản trị Các nhân tố này đều quan trọng trong môi trường kiểm soát Nhưng đối với từng doanh nghiệp cụ thể mức quan trọng của mỗi nhân tố là khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của

hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm Để thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro tiềm tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai sót, gian lận nằm ngay trong đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đối với đơn vị xây dựng, thì khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến

cá đông lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hiện bên ngoài khuôn viên của doanh nghiệp Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát thiếu và yếu không thể kiểm soát có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc của hệ thống kiểm soát Như vậy việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát

sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp

c Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được nhà quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các mục đích KSNB Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ cụ thể và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau giữa các đơn

vị và các nghiệp vụ khác nhau Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; kiểm

tra tính chính xác của số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết; kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán; đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài; so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực hiện với số liệu trên sổ kế toán; giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và ủy quyền phê chuẩn

Nguyên t ắc phân chia trách nhiệm hợp lý

Một hành vi sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội hay điều kiện thuận lợi Do vậy để hạn chế các sai sót và gian lận, cần hạn chế tối đa các cơ hội này Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp vì vậy cần phải được xem xét cách nghiêm túc và được coi như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả Bởi

lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý là không để một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối, sẽ làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện

ra các sai sót, gian lận này trong quá trình tác nghiệp Hơn nữa, việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng giúp cho nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực hiện tốt hơn

Nguyên t ắc bất kiêm nhiệm

Quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Nguyên tắc cũng đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc, việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Nguyên tắc bất kiêm nhiệm yêu cầu:

- Phải tách biệt chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản

- Phải tách biệt chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: tức là không để người ghi chép sổ sách kế toán lại kiêm luôn việc bảo quản các tài sản này

- Phải tách biệt chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán tức

là không để người có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện kiêm luôn việc ghi sổ kế toán

Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu tự kiểm soát mà sự kiêm nhiệm dẫn đến gian lận khó phát hiện Thậm chí một số trách nhiệm còn đòi hỏi không những không kiêm nhiệm mà còn không có quan hệ gia đình với nhau Chẳng hạn, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán các đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí nhà nước, đoàn thể không được bố trí người thân trong gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, con) làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị

Nguyên t ắc ủy quyền và phê chuẩn

Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên giải quyết mọi vấn

đề trong đơn vị, mà thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Tuy nhiên, người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc đó nhưng vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất

đi tính tập trung của đơn vị

d Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không

những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí Kế toán cũng thực hiện việc giám sát bằng nhiều lĩnh vực hoạt động trong đơn vị như cung cấp, sản xuất tiêu thụ bằng cách ghi chép, tính toán và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu kiểm soát chi tiết như: tính có thực của nghiệp vụ, sự phê chuẩn hợp lý, tính đầy đủ, sự đánh giá tính toán chính xác, tính kịp thời

Tóm lại hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị, điều đó được thể hiện thông qua tính kiểm soát của hệ thống kế toán qua ba yếu tố: chứng từ, số sách và báo cáo

Lập chứng từ: Số liệu kế toán chỉ chính xác và đáng tin cậy nếu ngay từ khâu đầu tiên được thực hiện một cách nghiêm túc và có chất lượng Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trong chứng từ Chứng từ phản ánh nguyên hình nghiệp vụ phát sinh

Mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều dựa trên chứng từ có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền, thể hiện việc sử dụng tài sản đúng mục đích của đơn vị, các chứng từ thu-chi, nhập-xuất xác nhận người tiếp tục chịu quản

lý hay sử dụng tài sản Điều này phục vụ cho việc tiếp tục theo dõi tài sản, chống thất thoát hay lãng phí

Quá trình lập và luân chuyển chứng từ thể hiện các bước kiểm soát của người có thẩm quyền và sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

Các chứng từ được đánh số trước, được lưu lại một liên cho người lập và

có chữ ký của người lập để xác định trách nhiệm của người lập trong việc

kiểm soát chính quá trình lập chứng từ, tránh viêc lập chứng từ giả, lập chứng

từ bổ sung để hợp thức hóa gian lận…

Ngoài ra, một chế độ kiểm kê tài sản định kỳ đươc thực hiện nghiêm túc

và xử lý đúng đắn các sai biệt giữa thực tế và sổ sách là một công cụ kiểm soát quan trọng Một mặt, nó đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán với tài sản Mặt khác nó phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót, bảo vệ tài sản đơn vị và nâng cao trách nhiệm người bảo vệ tài sản

H ệ thống sổ sách kế toán là giai đoạn chủ yếu của quá trình xử lý số liệu

kế toán Qua đó các dữ liệu kế toán trên chứng từ vốn rất phân tán được ghi chép phân loại, tổng hợp, tính toán…để chuẩn bị hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo kế toán Vai trò của hệ thống sổ sách kế toán trong KSNB là bảo đảm cung cấp thông tin tài chính được phân loại và tổng hợp tin cậy cho công tác quản lý đơn vị, đóng vai trò lưu giữ thông tin một cách hệ thống, làm trung gian cho báo cáo kế toán và chứng từ kế toán tạo thành cơ sở cho mọi sự kiểm tra, truy cập lại chứng từ của mọi số liệu trên báo cáo kế toán, hệ thống sổ kế toán chi tiết góp phần quan trọng trọng việc bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu chi tiết cho việc điều hành hoạt động cụ thể Hệ thống sổ sách kế toán thường được chia làm hai bộ phận là hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý cúa từng đối tượng

Báo cáo k ế toán là giai đoạn cuối cùng của một quá trình xử lý thông tin

kế toán Các số liệu kế toán trên các sổ sách sẽ được tổng hợp, cân đối thành các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Báo cáo kế toán có một vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán đối với mục tiêu cung cấp số liệu thông tin chính xác cho quản lý Số liệu kế toán khi được thể hiện trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần là sự mang sang của sổ sách kế toán mà còn phải chú ý đến vấn

đề phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị dựa trên các chuẩn mực về việc lập báo cáo tài chính

e Giám sát

Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật và các hoạt động khác mà các nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hằng ngày

Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được báo cáo lên cấp trên và nếu là những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho ban giám đốc hay hội đồng quản trị

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.2.1 Đặc điểm của chu trình

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng Chu trình bắt đầu từ nhu cầu mua của khách hàng và kết thúc bằng sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền mặt

Chu trình bán hàng thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ hay không, có bị tổn thất tài sản hay không đều là mối quan tâm của các nhà quản lý

Chu trình bán hàng thu tiền thường bao gồm các bước sau: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là

theo dõi nợ phải thu và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền có những đặc điểm sau:

- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như

nợ phải thu, hàng hóa, tiền…nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

Kiểm soát quá trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của doanh nghiệp trên BCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở để xác định đúng số thuế ( thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB) cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước

1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau được tổng hợp ở bảng 1.1

Bảng 1.1 Tổng hợp các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng

và thu tiền Giai

đoạn Sai phạm có thể xảy ra

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm

Giai

đoạn Sai phạm có thể xảy ra

này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo chu trình bán hàng-thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị

Giao

hàng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng

- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng Lập hóa

đơn

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập sai hóa đơn về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ…

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có nguồn gốc ngoại

tệ vào cuối kỳ

- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng thu tiền

a Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán

Tiếp nhận đơn hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền Những sai phạm trong khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến các bước còn lại của chu trình Vì vậy, các thủ tục kiểm soát cần được thực hiện là:

- Thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số liên tục trước khi sử dụng Trên đơn đặt hàng cần có đủ những nội dung: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, e-mail, mặt hàng cần mua (bao gồm tên hàng, quy cách,

số lượng, đơn giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến Tuy nhiên, để thuận tiện cho khách hàng, đơn vị cũng chấp nhận những đơn đặt hàng do khách tự soạn, nhưng phải đầy đủ những nội dung trên Đơn đặt hàng phải được người

có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt

- Xác minh người mua hàng: Khi nhận được đơn đặt hàng, đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ ký trên đó xuất phát

từ họ

- Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: nếu có sự khác biệt cần thông báo ngay với khách hàng, nếu bên mua đồng ý, yêu cầu họ gởi lại đơn đặt hàng mới, đơn đặt hàng cũ cần lưu trữ cho đến khi nhận được đơn đặt hàng mới để tránh những tranh chấp về sau

- Xác nhận khả năng cung ứng: Nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có thông tin chính xác

về số lượng tồn kho Nếu không đủ số lượng khách yêu cầu, đề xuất với khách hàng để thay thế mặt hàng tương tự, hoặc đề nghị mua hàng bổ sung

- Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh

bán hàng, lệnh bán hàng thường được lập 5 liên Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các đơn hàng có giá trị lớn

- Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt

sẽ phê chuẩn hay từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Do đây là khâu có

độ rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt phải độc lập với bộ phận bán hàng; nhân viên xét duyệt phải có năng lực, đạo đức và được quy định cụ thể về thẩm quyền phê duyệt; đơn vị phải có một chính sách bán chịu cụ thể và rõ ràng Ngoài ra đơn vị cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng Các quy định bán chịu cần chặt chẽ đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt cần phải

ký hoặc đóng dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho chỉ được xuất hàng đối với các lệnh bán hàng đã được bộ phận xét duyệt bán chịu phê chuẩn

b Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Sau khi có quyết định về tín dụng, căn cứ lệnh bán hàng bộ phận giao hàng lập phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho Chứng từ này được gởi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này Trên phiếu giao hàng cần phải ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn

và các thông tin cần thiết khác về khách hàng để bộ phận giao hàng có thể giao đúng hàng, tránh tình trạng sai số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến khách hàng không chấp nhận hoặc dẫn đến những chi phí phụ khác Đồng thời phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự, phải có đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan như người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận Sau khi xuất kho hàng hóa, thủ kho phải lập biên bản giao nhận hàng hóa với khách mua hoặc người vận chuyển để xác nhận thực tế hàng hóa đã chuyển giao

Khi nhận được các chứng từ từ các bộ phận khách chuyển đến như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn sẽ phải kiểm tra lại sự phù hợp của các chứng từ liên quan như số lượng, chủng loại, giá cả, điều kiện thanh toán… rồi mới tiến hành lập hóa đơn Hóa đơn hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các chữ

ký theo quy định như người lập, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị Trường hợp bán hàng qua điện thoại thì không cần chữ ký người mua hàng mà thay thế bằng cách ghi “bán hàng qua điện thoại” ngay dưới vị trí người mua hàng Hóa đơn lập xong cần được một nhân viên khác kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ cũng như tính lại số tiền cho từng loại hàng và tổng tiền, nhằm hạn chế sự sai sót

do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa khách hàng và bộ phận bán hàng Mục đích việc lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán Vì vậy, hóa đơn cần được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng để hạn chế những rủi ro quên không lập hóa đơn hay ghi sai kỳ kế toán

c Kiểm soát thu tiền và nợ phải thu khách hàng

Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách hàng là số tiền thực tế khách hàng phải trả, số tiền ghi sổ là số tiền thực tế thu được và phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ sách kế toán Việc ghi sổ phải có cơ sở pháp lý, thông thường trước khi lập hóa đơn, các bộ phận liên quan đã kiểm tra tính chính xác các thông tin bán hàng thể hiện trên hóa đơn, do đó khi ghi sổ kế toán thì hóa đơn bán hàng là chứng từ mang pháp lý cao nhất

* Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt: lượng tiền mặt thu vào là

thường xuyên và lớn, rủi ro có thể xảy ra là bị mất cắp hay thủ quỹ mượn tạm

số tiền trước khi được ghi nhận vào sổ sách Vì vậy một số thủ tục kiểm soát cần được thực hiện là:

- Khuyến khích khách hàng thanh toán quan ngân hàng hay thẻ tín dụng

- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn

- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn

- Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái

- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực

tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ

* Đối với phương thức bán chịu: Việc kiểm soát sẽ được tập trung vào

kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ:

- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và

số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng

- Đơn vị cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng , đồng thời để cung cấp dữ liệu chính xác về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho phù hợp

- Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ để có biện pháp đòi nợ phù hợp, hạn chế nợ khó đòi phát sinh

- Bộ phận thu nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Hàng tháng phải gửi thông báo nợ cho khách, cần ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách đã trả trong tháng và số dư cuối kỳ

- Đơn vị cần phân công một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng nhằm ngăn chặn hay phát hiện việc chiếm dụng tiền của nhân viên theo dõi công nợ

d Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì đơn vị tiến hành lập

dự phòng nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Đơn vị cần phân công người chịu trách nhiệm cụ thể về việc này và mức đề xuất phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền

1.3 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH

VỤ VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH

VỤ BƯU CHÍNH

1.3.1 Khái niệm về dịch vụ, dịch vụ bưu chính

Philip Kotler [4, tr 522] cho rằng: “Dịch vụ là mọi hành động và kết quả

mà một bên có thể cung cấp cho bên kia và chủ yếu là vô hình và không dẫn đến quyền sở hữu một cái gì đó Sản phẩm của nó có thể có hay không gắn liền với một sản phẩm vật chất”

Luật Bưu Chính số 49/2010/QH12 được Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ

7 thông qua vào ngày 17/06/2010 và chính thức có hiệu lực vào ngày 01/01/2011 đã qui định rõ: “Dịch vụ bưu chính là dịch vụ chấp nhận, vận chuyển và phát bưu gửi bằng các phương thức từ địa điểm của người gửi đến địa điểm của người nhận qua mạng bưu chính, trừ phương thức điện tử.” Bên cạnh những đặc tính của dịch vụ như: Tính vô hình; Tính không chia cắt được; Tính không đồng nhất; Tính không lưu trữ được; và Tính mau hỏng, dịch vụ bưu chính còn mang những đặc điểm riêng như sau:

Thứ nhất: Sản phẩm của dịch vụ bưu chính không phải là vật chế tạo mới, không phải hàng hóa cụ thể mà là kết quả của quá trình truyền đưa tin

tức từ người gởi đến người nhận Vì vậy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính không thể tự tạo ra sản phẩm cũng như tạo ra doanh thu cho chính bản thân doanh nghiệp mà sản phẩm chỉ được sản xuất khi có khách hàng mang nhu cầu đến cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có thể phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính cần có một mạng lưới phục vụ rộng khắp, nhân lực cũng như các điều kiện cần thiết khác trong khi không thể xác định được khối lượng sản phẩm do mình tạo ra Đây

là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính Do

đó, để có thể tạo ra doanh thu cho đơn vị, các doanh nghiệp cung cấp dich vụ bưu chính cần quan tâm chú trọng đến chất lượng của dịch vụ, thời gian toàn trình và an toàn bưu gửi; tiếp đến là khâu tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp mình

Thứ hai: Quá trình cung cấp dịch vụ mang tính dây chuyền và có nhiều đơn vị tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm

Để có được một sản phẩm hoàn chỉnh, cần có đến ít nhất hai đơn vị tham gia vào quá trình sản xuất Mỗi đơn vị thực hiện một chức năng nhất định nhằm đảm bảo công tác nhận chuyển phát bưu gửi hoàn chỉnh đến tay người tiêu dùng Mỗi đơn vị là một mắc xích trong dây chuyền sản xuất, nếu một mắc xích bị trục trặc thì toàn bộ dây chuyền sản xuất cũng bị ảnh hưởng theo Chính vì vậy, để đảm bảo cho dây chuyền sản xuất hoạt động có hiệu quả, đảm bảo cho các đơn vị thực hiện tốt chức năng của mình cần có nhũng quy định thống nhất về thủ tục, qui trình khai thác, xử lý nghiệp vụ; sự phối hợp chặt chẽ về kỹ thuật nghiệp vụ và hạch toán kinh doanh giữa các đơn vị trong ngành Đặc điểm này chi phối rất lớn đến công tác tổ chức quản lý, kiểm soát

và hạch toán kinh doanh dịch vụ bưu chính

Ngoài ra các đơn vị khi tham gia vào quá trình sản xuất đều bỏ ra một khoản chi phí Các chi phí này đều được hạch toán, trong khi đó, doanh thu lại

phát sinh ở tại một nơi (đầu đi hoặc đầu đến của sản phẩm) sau đó mới tiến hành phân chia cho các đơn vị tham gia theo một tỷ lệ do tổng công ty quy định Vì vậy rất khó xác định chính xác hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị Trong thực tế, các đơn vị không quan tâm nhiều đến sản lượng đến nên việc tập hợp, báo cáo sản lượng phát cho các đơn vị khác không chính xác kịp thời nên việc kiểm soát doanh thu do các đơn vị khác phân chia cho mình thường bị bỏ ngõ dẫn đến kinh doanh không hiệu quả cũng như không thực hiện tốt trách nhiệm của mình trong việc cung cấp dịch

vụ đến tay người nhận

Thứ ba: Tải trọng không đồng đều theo thời gian và không gian

Dịch vụ bưu chính chịu tác động lớn từ nhu cầu của khách hàng, vì vậy sản lượng bưu chính luôn biến động và không đồng đều theo giờ trong ngày, theo ngày trong tuần, theo các tháng, các mùa trong năm Đối với các dịp lễ, tết nhu cầu về chuyển phát bưu gửi có thể tăng cao hơn ngày thường Cũng có khi, sản lượng lại tăng đột biến do nhu cầu chuyển phát công văn của một số

tổ chức, cơ quan nào đó mà không phụ thuộc vào một khoản thời gian nào Tại các thành phố lớn, nơi tập trung dân cư đông đúc, hay các điểm du lịch nổi tiếng thì nhu cầu về dịch vụ bưu chính luôn cao hơn so với các vùng miền núi, nông thôn hay các vùng dân cư thua thớt

Đặc điểm này của dịch vụ bưu chính cũng gây trở ngại lớn cho các đơn

vị kinh doanh dịch vụ bưu chính trong công tác quản lý nhân sự và sử dụng

cơ sở vật chất kỹ thuật Bỡi lẽ, tất cả các điểm giao dịch phải mở cửa để phục

vụ cho khách hàng cho dù tại thời điểm trong ngày không có một nhu cầu trao đổi thông tin nào từ phía khách hàng Vì vậy, một mô hình mới đang được áp dụng hiện nay là Tổng công ty bưu chính đang là đối tác cung cấp các dịch vụ cho các đơn vị khác như Ngân hàng Bưu điện Liên Việt, Bảo hiểm nhân thọ

Prevoir, Truyền hình An Viên… nhằm tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như nhân sự hiện có để tạo ra doanh thu cho đơn vị

Thứ tư: Dịch vụ bưu chính ngày càng chịu sự tác động mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật và nhu cầu của người tiêu dùng

Khoa học ngày càng phát triển, nhu cầu truyền đưa tin tức cũng được đáp ứng ngày càng cao với các phương thức điện tử, kỹ thuật tiên tiến Sự trao đổi thông tin qua dịch vụ bưu chính vì thế cũng ngày càng giảm sút về sản lượng lẫn khối lượng Vận chuyển hàng hóa lại bị cạnh tranh bởi các doanh nghiệp vận tải khác Vì vậy để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính phải ngày càng nâng cao chất lượng về dịch vụ,

về thời gian toàn trình và cả thái độ phục vụ

1.3.2 Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính

Rủi ro luôn phát sinh tại các đơn vị ở tất cả các mức độ, bất kể quy mô, bản chất hay ngành nghề kinh doanh Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị; đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị; đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người Và không có một biện pháp nào để triệt tiêu rủi ro Vì vậy, nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro trong mức độ này

Trong lĩnh vực kinh doanh bưu chính những rủi ro thường gặp phải trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền có thể kể đến như:

- Thái độ thiếu thiện cảm, thiếu tận tình khi tiếp nhận nhu cầu của khách hàng

- Cung cấp dịch vụ không đúng với yêu cầu của khách

- Cân thừa, thiếu trọng lượng bưu gửi của khách

- Tính cước thừa, thiếu cho khách

- Phân hướng chuyển không đúng với địa chỉ của khách ghi trên bưu gửi

- Phát bưu gửi không đúng người nhận, không đúng địa chỉ

- Nộp tiền doanh thu chậm trễ, thừa, thiếu

- Không nộp tiền doanh thu về bộ phận kế toán

Nhũng rủi ro phát sinh có thể ảnh hưởng đến mức độ hoạt động, hoặc mức độ toàn đơn vị Vì vậy cần có nhũng thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh từ đó mới có thể thực hiện tốt từng mục tiêu cụ thể đến mục tiêu chung của đơn vị

1.3.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính

a Thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ

Không như những đơn vị bán hàng hóa khác, sản phẩm của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính không do họ tạo nên mà do khách hàng mang tới Vì vậy, để đạt được mục tiêu doanh thu doanh nghiệp cần phải có thật nhiều khách hàng đến sử dụng dịch vụ Việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách trong giai đoạn này là rất quan trọng trong cả chu trình Vì vậy, thủ tục kiểm soát chủ yếu tập trung vào kiểm soát thái độ phục vụ, kỹ năng bán hàng của giao dịch viên Mọi nhân viên giao dịch cần phải tuân theo những nội quy và quy tắc ứng xử đã được đặt ra bởi doanh nghiệp như: việc tuân thủ giờ giấc làm việc; tuân thủ về trang phục; tuân thủ về nguyên tắc giao tiếp ứng xử; và cuối cùng phải thực sự hiểu rõ về dịch vụ mà đơn vị đang cung cấp để tư vấn cho khách sử dụng dịch vụ thích hợp

b Thủ tục kiểm soát cung cấp dịch vụ

Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, ở giai đoạn cung cấp dịch vụ có thể xảy ra nhiều rủi ro có thể phát sinh từ phía khách hàng cũng có thể phát sinh từ phía nhân viên giao dịch Những rủi ro này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị, bởi lẽ khi rủi ro xảy ra chất

lượng dịch vụ giảm sút, lòng tin của khách hàng dành cho doanh nghiệp mất

đi và có thể dẫn đến việc khách hàng không còn sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp Vì vậy thủ tục kiểm soát được đặt ra trong giai đoạn này là:

- Kiểm soát việc ghi thông tin của khách hàng có đầy đủ và chính xác: Đối với địa chỉ người gởi, người nhận cần đầy đủ số nhà (số tổ), tên đường phố (khu phố), quận huyện, tỉnh thành, tên nước Việc ghi đúng địa chỉ sẽ giúp cho công tác truyền đưa tin tức được nhanh chóng kịp thời Ngoài ra, tên

và địa chỉ của người nhận phải giống nhau giữa phiếu gởi và bưu gửi, vì đôi khi do sơ suất của khách có thể dẫn đến nhiều trường hợp khiếu kiện không đáng có như không phát được bưu gửi cho người nhận, phát nhầm cho một người nhận khác…

- Kiểm soát cách gói bọc và tính trọng lượng của bưu gửi: Bưu gửi cần được gói bọc đúng quy cách với từng loại để đảm bảo không xảy ra đổ vỡ hay ảnh hưởng đến những vật phẩm khác đi trong chuyến thư Việc cân trọng lượng bưu gửi cần được kiểm soát kỹ để bảo đảm tính cước cho khách được chính xác

- Kiểm soát việc tính cước dịch vụ: Dịch vụ bưu chính ngoài những dịch

vụ cơ bản còn có những dịch vụ cộng thêm bổ trợ, mỗi loại dịch vụ cộng thêm đều có yêu cầu riêng để có thể kết hợp với dịch vụ cơ bản cũng như địa chỉ phát hàng Vì vậy việc tính cước cần phải chính xác và rõ ràng, mỗi loại cước cần được thể hiện theo từng dòng riêng biệt để khách hàng tiện theo dõi và đối chiếu

- Kiểm soát phân hướng chuyển cho bưu phẩm: Bưu phẩm sau khi nhận gửi sẽ được phân hướng đóng chuyển cho bộ phận đóng chuyển thư gửi đi các tỉnh thành khác Mỗi tỉnh đến sẽ có một mã bưu chính tương ứng, vì vậy việc phân hướng chuyển chính xác sẽ giúp cho việc chia chọn đóng chuyến thư sẽ nhanh chóng và chính xác Kiểm soát viên cần kiểm soát thật chặt chẽ ở khâu

phân hướng này nhằm hạn chế rủi ro thất lạc và lạc hướng bưu phẩm; giảm sút chất lượng dịch vụ

Việc kiểm soát ở giai đoạn này yêu cầu kiểm soát viên phải để lại bút tích trên phiếu gởi, bưu phẩm và bảng kê phân hướng bằng chữ ký và ký bằng bút đỏ (sự phê duyệt)

- Kiểm soát khâu phát bưu phẩm đến tay người nhận: Sau khi nhận túi gói đến từ các tỉnh thành khác, bưu phẩm đến được tiến hành vào sổ và phát đến tay người nhận, những bưu phẩm lạc hướng sẽ được chuyển tiếp ngay trong chuyến thư tiếp theo Kiểm soát viên cần kiểm soát lại những bưu phẩm vào sổ phát có đúng tại khu vực của mình nếu sai phải được xử lý kịp thời, những địa chỉ không rõ ràng cần xử lý theo thể lệ nghiệp vụ để phát được cho khách hàng trong thời gian sớm nhất Khi phát bưu phẩm, yêu cầu khách hàng phải xuất trình giấy tờ tùy thân để xác định chính xác bưu phẩm được phát đúng đến tay người nhận ở đúng địa chỉ như người gởi đã ghi trên bưu phẩm, chữ ký nhận trên sổ phát và giấy mời phải cùng một chữ ký của người nhận

c Thủ tục kiểm soát thu tiền và nộp tiền

Tiền thu từ khách hàng phải đúng với cước đã tính và thể hiện trên phiếu gởi bưu phẩm, nếu kiểm soát viên phát hiện ra sai lệch thì yêu cầu giao dịch viên phải xử lý ngay: trường hợp thừa tiền phải mời khách đến nhận lại và ký nhận ở mặt sau của phiếu gởi lưu, trường hợp thiếu tiền giao dịch viên phải nộp cho đủ với số tiền đúng

Cuối ngày, tất cả các phiếu gởi được đóng thành tập và theo số thứ tự như bảng kê phân hướng đã lập, tổng số phiếu và số tiền phải khớp đúng với bảng kê, giao dịch viên tiến hành vào sổ theo dõi doanh thu phát sinh hàng ngày và nộp tiền về bộ phận kế toán Sổ theo dõi doanh thu phát sinh được cộng lũy kế cho đến cuối tháng và để đối chiếu với kế toán vào cuối tháng

Trong kinh doanh dịch vụ bưu chính, hóa đơn chỉ xuất khi khách hàng

có yêu cầu Vì vậy, việc theo dõi doanh thu phát sinh chủ yếu dựa vào tổng hợp các phiếu gởi và bảng kê đóng chuyến thư đi Tuy nhiên, để tránh tình trạng giao dịch viên xuất hóa đơn khống cho khách, trên hóa đơn yêu cầu phải ghi rõ số hiệu bưu gửi, ngày gửi để kiểm tra khi cần thiết

Tại bộ phận kế toán, khi nhận được giấy nộp tiền từ bộ phận giao dịch tiến hành nhập vào chương trình kế toán theo mã thu cho từng bưu cục và từng loại dịch vụ sau đó in phiếu thu và chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ để thu tiền Cuối tháng, khi nhận được báo cáo tổng hợp từ bưu cục gởi lên kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số tiền nộp có khớp đúng, nếu có chênh lệch phải yêu cầu điều chỉnh

d Thẩm định và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh bưu chính được xem là bán

lẻ, bởi số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ có doanh số từ 10 triệu trở lên là không nhiều Vì vậy, chính sách bán chịu chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp nhà nước, hay các cơ quan ban ngành thuộc ủy ban tỉnh, thành phố Tuy nhiên, các khách hàng này thường trả tiền ngay khi nhận được bảng tổng kết các dịch vụ sử dụng trong tháng, nên các doanh nghiệp kinh doanh bưu chính thường tăng cường việc thu nợ hơn là công tác thẩm định và xóa sổ nợ phải thu khó đòi