Hoàn thiện công tác dự toán chi phí tại công ty cổ phần chỉ thun Đăk Lăk

Trong đó việc lập dự toán chi phí giữ vai trò hết sức quan trọng vì:dự toán là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các bộ

Người hướng dẫn khoa học: GS TS Trương Bá Thanh

ĐÀ NẴNG - NĂM 2016

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Phạm Bích Hạnh

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHUƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍTRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN 7

1.1.1 Khái niệm dự toán 7

1.1.2 Phân loại dự toán 10

1.2 CHI PHÍ, PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ QUY TRÌNH DỰ TOÁN CHI PHÍ 11

1.2.1 Khái niệm 11

1.2.2 Bản chất chi phí 12

1.2.3 Phân loại chi phí 14

1.2.4 Quy trình lập dự toán chi phí 21

1.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ TÁC ĐỘNG CỦA DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐẾN VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH 23

1.3.1 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập dự toán chi phí 23

1.3.2 Tác động của dự toán chi phí đến việc ra quyết định 24

1.4 NỘI DUNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ 25

1.4.1 Xây dựng mục tiêu 25

1.4.2 Lập dự toán chi phí 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỈ THUN ĐẮK LẮK 35

2.1 SƠ LƯ ĐẮK LẮK 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 35

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 37

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 38

2.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 41

2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 41

2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: 41

2.2.3 Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại công ty 42

2.3 CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỈ THUN ĐẮK LẮK 43

2.3.1 Xây dựng mục tiêu, kế hoạch tại Công ty 43

2.3.2 Quy trình xây dựng dự toán chi phí tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đăklăk 44

2.3.3 Các báo cáo dự toán chi phí tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đăk Lăk 45

2.3.4 Công tác kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đăklăk 68

2.3.5 Đánh giá thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty 68

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 72

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỈ THUN ĐĂKLĂK 73

3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 73

3.2.1 Nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện công tác lập dự toán 73

3.2.2 Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mục tiêu 74

3.2.3 Hoàn thiện quy trình lập dự toán chi phí 74

3.2.4 Hoàn thiện xây dựng hệ thống định mức chi phí 78

3.2.5 Lập dự toán theo trung tâm chi phí 79

3.2.6 Phân loại chi phí theo sự phân cấp quản lý 82

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96

KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

PHỤ LỤC

CP Cổ phần

Số hiệu

2.1 Quy mô hoạt động của công ty qua 3 năm 2012-2014 36 2.2 Định mức nguyên vật liệu trực tiếp năm 2015 46 2.3 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2015 47

2.5 Dự toán chi phí nguyên vật liệu phụ năm 2015 52 2.6 Định biên nhân công làm 2 ca 2 dây chuyền năm 2015 53

2.8 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2015 59

2.12 Dự toán CP DV mua ngoài BP quản lý năm 2015 65

2.15 Dự toán CP khác bằng tiền – BP QL năm 2015 67

3.2 Bảng phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát 84

3.6 Bảng dự toán biến phí đơn vị cho các mặt hàng 93 3.7 Bảng dự toán chi phí linh hoạt cho từng mặt hàng 94

Số hiệu

hình

1.2 Phân loại chỉ phỉ theo mối quan hệ với thời kỳ xác

định kết quả

18

Số hiệu

sơ đồ

3.1 Trung tâm trách nhiệm chi phí tại Công ty Cổ phần

Chỉ thunĐắk Lắk

80

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đã xây dựng Trong đó việc lập dự toán chi phí giữ vai trò hết sức quan trọng vì:dự toán là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các

bộ phận;Dự toán được lập là cơ sở để kiểm tra kiểm soát các nội dung chi phí cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận; Hiện nay, hầu như các doanh nghiệp thường sử dụng những phương pháp dự toán chi phí đơn giản và không chuyên nghiệp Do đó, kiểm soát và dự toán chi phí thường là khâu yếu nhất trong hệ thống quản lý chi phí, ngay cả việc rà soát cũng chỉ tiến hành hàng quý, thậm chí hàng năm và có thể là không làm gì Điều này sẽ làm cho các nhà quản trị không nhìn thấy được những nguy cơ đe dọa sự ổn định của doanh nghiệp mình

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa thấy được giá trị của dự toán chi phí nên thường hạn chế chi phí và nhân lực cho công việc này, họ chưa thực sự đầu tư vào khâu dự báo này dẫn đến công tác dự toán chi phí tại các

doanh nghiệp chưa có hiệu quả cao nếu không muốn nói là rất thấp Công ty

Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk cũng không phải là một ngoại lệ của vấn đề này, mặc dù đã có những dự toán chi phí của đơn vị mình nhưng công tác này chưa thực sự được quan tâm, công tác dự toán chi phí mới chỉ dừng lại ở việc dự toán riêng lẻ của từng bộ phận, chưa có một quy trình dự toán thống nhất nào cho toàn hệ thống công ty

Vì vậy việc nghiên cứu và tìm ra phương pháp dự toán chi phí tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tại các doanh nghiệp nói chungvà tại Công ty

Cổ phần Chỉ thun Đắk Lăk nói riêng là một nhu cầu cấp bách cần làm hiện nay

Nhận thấy tính cấp thiết của vấn đề này nên tác giảđã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện Công tác dự toán chi phí tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk”

2 Mục tiêu của đề tài

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập dự toán chi phí của doanh nghiệp

- Đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk

- Đề ra những giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí tại Công ty

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu về công tác lập dự toán chi phí tạiCông ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk

Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Nghiên cứu tại tạiCông ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk

Về mặt thời gian: Thời gian nghiên cứu được giới hạn trong năm 2014

và năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụ ổng hợp, phân tích và so sánh giữa thực

tiễn và lý luận trong công tác lập dự toán chi phí tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk, từ đó đề xuất hướng hoàn thiện lập dự toán chi phí cho công ty

Nguồn số liệu thu thập gồm có:

phận kế toán, bộ phận kinh doanh của công ty liên quan đến công tác lập dự toán Các thông tin định tính thông qua phỏng vấn kế toán trưởng, giám đốc các bộ phận tại đơn vịcũng là cơ sở để giải thích quy trình lập dự toán chi phí tại đơn vị

Nguồn dữ liệu thứ cấp: Là các quy định hiện hành về công tác lập dự toán chi phí tại đơn vị

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lập dự toán chi phí trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác lập dự toán chi phí tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk

Chương 3: Hoàn thiện công tác dự toán chi phí tạiCông ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong các chức năng của kế toán quản trị, lập dự toán là một chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp,nó giúp nhà quản trị có thể định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các bộ phận; cơ sở để kiểm tra kiểm soát các nội dung chi phí Mặc dù có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng đến nay vẫn chưa có bất kỳ nghiên cứu nào đi sâu vào nghiên cứu quá trình lập dự toán chi phí tại các doanh nghiệp nói

chung và tại Công ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk nói riêng

Qua việc nghiên cứu, tham khảo các giáo trình, các luận văn, tạp chí về

kế toán quản trị và đặc biệt là về dự toán chi phí tác giả đã kế thừa và vận dụng những nội dung phù hợp của các giáo trình, luận văn để phát triển riêng cho đề tài của mình nhằm đi sâu hơn vào nghiên cứu lĩnh vực dự toán chi phí, đưa ra những vấn đề thực tiễn và giải pháp hoàn thiện quá trình lập dự toán chi phí tạiCông ty Cổ phần Chỉ thun Đắk Lắk Ngoài ra, tác giả đã tập trung nghiên cứu vấn đề dự toán chi phí trong nội dung kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp có các lĩnh vực sản xuất, hoạt động khác nhau Điển hình như:

Nghiên cứu của Trần Anh Tuấn về “Kế toán quản trị chi phí tại công ty

cổ phần tập đoàn Khải Vy” (2013), nghiên cứu của Đinh Tuyết Diệu (2011)

về “kế toán quản trị chi phí sản xuất tại công ty cổ phần thực phẩm xuất nhập khẩu Lam Sơn”, các tác giả đã đánh giá được thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất tại doanh nghiệp và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện như : phân loại chi phí sản xuất theo cách ứng xử, lập dự toán linh hoạt, xác định lại đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung Các nghiên cứu đã chỉ ra được những vấn đề

về công tác lập dự toán chi phí sản xuất (dự toán chi phí mua nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi trả bằng tiền khác…)

Cũng giống hai tác giả trên, nghiên cứu của tác giả Đào Minh Tâm (2009) nghiên cứu về “Kế toán quản trị chi phí và ứng dụng của nó trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản ở Việt Nam” cũng đã có những lý luận và thực tiễn về dự toán chi phí sản xuất, tác giả đã xây dựng được các giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp, trong đó nhấn mạnh đến công tác lập dự toán linh hoạt nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng cho chức năng hoạch định, kiểm soát và dự báo của nhà quản trị, hoàn thiện công tác lập báo cáo trách nhiệm của bộ phận chức năng và kiểm soát chi phí theo các

trung tâm chi phí Không chỉ đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực sản xuất

mà ở lĩnh vực dược phẩm và dịch vụ hàng không kế toán quản trị cũng có một vai trò rất quan trọng, nghiên cứu của tác giả Phạm Thị Thủy (2007) với luận

án “ Xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm Việt Nam”, tác giả Trương Thị Trinh Nữ (2011) nghiên cứu

“hoàn thiện quản trị chi phí tại công ty dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng” Các tác giả này đi sâu vào hoàn thiện và xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí cho các doanh nghiệp dược phẩm và công ty dịch vụ hàng không sân bay Đà Nẵng

Luận văn “Công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Cảng Đà Nẵng” của tác giả Hoàng Thy Thơ (Năm 2014).Tác giả đã hệ thống hóa và phát triển hoàn chỉnh thêm những vấn đề cơ bản về dự toán từ đó có thể khẳng định được dự toán có vai trò rất quan trọng Tác giả đã phân tích đánh giá thực trạng lập dự toán của Công ty, Qua đó phân tích những lợi thế

và hạn chế và làm rõ nguyên nhân của hạn chế từ đó tác giả đã trình bày các giải pháp nhằm hoàn thiện các báo cáo trong công tác lập dự toán và hoàn thiện các loại dự toán một cách chi tiết theo về sản lượng, doanh thu ngoài ra tác giả cũng đưa ra mô hình, quy trình và hệ thống dự toán phù hợp với đặc điểm và chức năng sản xuất của Công ty

Luận văn “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón miền Nam” của tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân( Năm 2011) Tác giả đã dựa trên cơ

sở lý luận về dự toán ngân sách từ đó đánh giá thực trạng của công ty Xuất phát từ thực trạng công tác dự toán còn nhiều hạn chế ảnh hưởng đến ra quyết định của các cấp quản lý, tác giả đã xây dựng các giải pháp hoàn thiện công tác đự toán của đơn vị như hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên

cơ sở kế thừa có chọn lọc hệ thống báo cáo dự toán ngân sách cũ, hoàn thiện

dự toán ngân sách trên cơ sở huy động tất cả các nguồn lực từ quản trị cấp cao

đến nhân viên thừa hành công việc, hoàn thiện các báo cáo tài chính dựa trên

cơ sở phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh, ngoài ra tác giả còn hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách dựa trên quan điểm cân đối giữa lợi ích và chi phí

Hay như nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Cúc (2011)“Hoàn thiện công tác lập dự toán tại Viễn Thông Quảng Nam”, tác giả Hà Thị Hồng Nga (2012) “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại cảng Hàng Không Quốc Tế Đà Nẵng”, tác giả Đoàn Thị Tuyết Sương (2013) “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại công ty TNHH Hoàng Phát”, các luận án này đã đi sâu vào phân tích tình hình lập dự toán tại doanh nghiệp Đặc biệt chú trọng hoàn thiện hệ thống quản trị chi phí của doanh nghiệp.Các nghiên cứu này không đi sâu vào nghiên cứu lập dự toán chi phí

Qua các nghiên cứu trên ta có thể thấy rằng, ở tất cả các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, thương mại… kế toán quản trị đóng một vai trò rất lớn, và việc

dự toán chi phí sản xuất của doanh nghiệp đều được các tác giả quan tâm và

áp dụng vào doanh nghiệp mình nghiên cứu.Hầu hết các nghiên cứu chỉ dừng lại ở việc lập dự toán hoạt động của doanh nghiệp chứ chưa đi sâu vào lập dự toán chi phítrong đó lập báo cáo dự toán chi phí của doanh nghiệp một cách

cụ thể

CHUƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI

PHÍTRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DỰ TOÁN

1.1.1 Khái niệm dự toán

Trong các chức năng của quản trị, hoạch định là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp.Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra.Dự toán là việc hiện thực hóa kế hoạch trên phương diện tài chínhnhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo

Theo nghĩa hẹp1

dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất đinh Theo nghĩa rộng dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức Quá trình dự toán cũng phải đặt ra:

ai làm dự toán và ai sẽ thực hiện dự toán theo phân cấp quản lý của doanh nghiệp Công việc này được thực hiện nhằm gắn liền với trách nhiệm của mỗi

bộ phận, mỗi cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp.Như vậy, dự toán của doanh nghiệp không chỉ gắn với việc tổ chức thực hiện mà còn là cơ sở để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát sau này

Theo khái niệm khác2, dự toán bao gồm các thành phần chủ yếu là một

sự tính toán, dự kiến; sự phối hợp chi tiết và toàn diện, các nguồn lực, thời gian thực hiện; hệ thống các chỉ tiêu về lượng và giá trị Các thành phần này được diễn giải như sau:

1 PGS.TS Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình Kế toán quản trị, NXB Giáo Dục, tr.157-158

2 TS Huỳnh Lợi (2009), Giáo trình Kế toán quản trị, NXB Giao Thông vận tải, tr.133-134

- Tính toán dự kiến hay kế hoạch: Thực chất đây là một sự ước tính

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những khối lượng nhưng công việc cần phải thực hiện Sự ước tính này chịu sự tác động của những nhân tố sau:

+ Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp mang tính chất khách quan, tác động từ bên ngoài và vượt khỏi phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp như điều kiện kinh doanh, chính sách, chế độ, thể lệ của nhà nước, quy mô các thành phần dân cư, sự biến động của nền kinh tế,…

+ Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp mang tính chất chủ quan thuộc phạm vi kiểm soát và tùy thuộc vào doanh nghiệp như trình độ sử dụng lao động, trình độ sử dụng yếu tố vật chất của quá trình sản xuất, trình độ nhận thức và vận dụng các nhân tố khách quan, …

Dự toán là một sự tính toán, dự kiến hoạt động của doanh nghiệp trong

sự tác động của hai nhóm nhân tố trên.Dự toán không chỉ đề xuất các công việc cần phải thực hiện mà còn chỉ rõ những ảnh hưởng của các nhân tố khách quan và chủ quan đến thực hiện công việc đó

- Sự phối hợp chi tiết và toàn diện: Dự toán phải được phối hợp giữa

các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cần phải được xem xét Dự toán được lập cho từng đơn vị, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, căn cứ vào thực trạng của các bộ phận và phải lập một cách hài hòa tương đối với nhau Tổng hợp dự toán ở từng bộ phận sẽ hình thành dự toán tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp

- Các nguồn lực: Dự toán phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy

động các nguồn lực cho các hoạt động Nghĩa là phải lập kế hoạch về các nguồn lực, cách thức sử dụng các nguồn lực như nguồn tài nguyên, nguồn

vốn, nguồn nhân lực, điều kiện môi trường để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh trước đây các nhà kinh tế thường chỉ tập trung khai thác, sử dụng các nguồn vật chất, lao động Ngày nay, khi

đề cập đến nguồn lực cần phải chú ý đến nguồn lực là điều kiện môi trường Hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh qua các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận… vì vậy phải lường được những nguồn lực từ vật chất, nhân lực và kể cả chi phí điều kiện môi trường để đảm bảo cho các hoạt động tạo ra doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, đảm bảo cho chi phí phát sinh tương xứng trong quá trình thực hiện doanh thu đó, đảm bảo cho mức lợi nhuận cần phải đạt được trong từng thời kỳ

- Thời hạn xác định trong tương lai: dự toán thường gắn liền với một

thời hạn cụ thể trong tương lai Nếu không có yếu tố thời gian, dự toán trở thành vô nghĩa Mỗi một thời điểm, thời kỳ khác nhau, sự tác động của các nhân tố chủ quan, khách qua, nguồn lực sử dụng đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ khác nhau, nên những phương án, những giải pháp, những dự tính của doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau

- Hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị: hệ thống các chỉ tiêu

cho thấy lập dự toán phải theo một trình tự và đảm bảo tính logic Các hoạt động và giao dịch khác nhau được thể hiện bằng các đơn vị đo lường khác nhau, cụ thể như số lượng nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng lao động … Bên cạnh sử dụng chỉ tiêu về số lượng để đo lường các số tương đối cần gộp chúng vào một kế hoạch tổng thể, nên phải sử dụng thước

đo tiền tệ làm mẫu chung quy đổi các đối tượng Như vậy dự toán sẽ xác định một cách cụ thể các chỉ tiêu về số lượng giá trị

1.1.2 Phân loại dự toán

a Phân loại theo chức năng của quá trình hoạt động

Dự toán hoạt động:gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể

của doanh nghiệp như: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán sản xuất chung, Dự toán mua hàng, Dự toán chi phí mua hàng, Dự toán chi phíbán hàng, Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trong đó, Dự toán tiêu thụ nhằm dự đoán tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong kỳ dự toán.Dự toán sản xuất thườngđược lập trong các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất và từđó lập các dự toán chi phí sản xuất.Dự toán mua hàng thường được lập trong các doanh nghiệp thương mại nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần mua và từ đó lập các dự toán về phải trả tiền từ mua hàng.Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm dự toán chi phí cho các hoạt động bán hàng và quản lý trong doanh nghiệp Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: là dự toán tổng hợp từ các dự toán trên nhằm

dự toán tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Dự toán tài chính: là các dự toán liên quan đến tiền tệ như: Dự toán

tiền, Dự toán vốn đầu tư, Dự toán bảng cân đối kế toán Trong đó, Dự toán tiền là lên kế hoạch chi tiết việc thu, chi tiền Dự toán vốn đầu tư là kế hoạch đầu tư thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở các năm kế tiếp

Dự toán bảng cân đối kế toán trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty ở thời điểm cố định trong kỳ dự toán

b Phân loại theo phương pháp lập

Phân loạitheo tiêu thức này thì có hai loại dự toán là: dự toán cốđịnh và

dự toán linh hoạt

Dự toán cố định: là dự toán với các số liệu cố định, ứng với một mức

doanh thu dự kiến cho trước nào đó Dự toán cố định sẽ không có sự thay đổi hay điều chỉnh gì bất kể sự thay đổi của điều kiện dự toán

Dự toán linh hoạt: là dự toán cung cấp cho đơn vị khả năng tính toán ở

các mức doanh thu, chi phí khác nhau Dự toán linh hoạt giúp các nhà quản lýgiải quyết các vấn đề không chắc chắn bằng cách xem trước kết quả ở các mức doanh thu, chi phí khác nhau

c Phân loại theo thời gian

Dự toán ngắn hạn: là dự toán phản ánh kế hoạch kinh doanh và kết quả

dự tính của một tổ chức trong một kỳ kế hoạch, kỳ kế hoạch này có thể là một năm hay dưới một năm, kỳ kế hoạch này thường trùng với kỳ kế toán của doanh nghiệp Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bán hàng, mức giá tiêu thụ, các khoản tài chính cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ dự toán Dự toán ngắn hạn được lập hàng năm, trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo

Dự toán dài hạn: là dự toán được lập cho một khoảng thời gian dài có

thể là hai, năm, mười năm Dự toán dài hạn thường liên quan đến việc mua sắm đất đai, nhà xưởng, thiết lậpkênh phân phối, các hoạtđộng nghiên cứu và phát triển Đây là việc sắp xếp các nguồn lực để thu được lợi nhuận dự kiến trong một thời gian dài Đặc điểm của loại dự toán này là rủi ro cao, thời gian

từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối dài

1.2 CHI PHÍ, PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ QUY TRÌNH DỰ TOÁN CHI PHÍ

1.2.1 Khái niệm

Chi phí là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Chi phí là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Những nhận thức về chi phí có thể khác nhau về quan điểm hình

thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung, chi phí là phí tổn về tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh Đây chính là đặc điểm cơ bản của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí có thể được hiểu là giá trị của các nguồn lực chi ra, tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục tiêu nào đó Bản chất của chi phí là phải mất đi đế đổi lấy một kết quả nhất định, kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng hoặc không có dạng vật chất như: Kiến thức, dịch vụ được phục vụ [2, trang 28]

1.2.2 Bản chất chi phí

Chi phí là biểu hiện bằng tiền của những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn chứng minh bằng những chứng cứ nhất định phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh; hoặc là những phí tổn ước tính thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh những quan điểm trên có thế khác nhau về hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung: Chi phí là phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền vói mục đích kinh doanh Đây chính là bản chất của chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp.Bản chất này giúp nhà quản trị phân biệt được chi phí với chi tiêu, chi phí với vốn Thật vậy, với bản chất trên chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy nó được tài trợ từ vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; chi tiêu không gắn liền với mục đích kinh doanh; vì vậy nó có thể được tài trợ từ những nguồn khác nhau, có thể từ quỹ phúc lợi, từ trợ cấp Nhà nước và không được từ thu nhập hoạt động sản xuất kinh doanh; vốn là biểu hiện bằng tiền những tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng bản thân chúng chưa là dòng phí tổn [5, trang 16]

a Chi phí theo quan điểm kế toán tài chính

Trong lĩnh vực kế toán tài chính, chi phí được nhận thức như những khoản phí tốn thực tế phát sinh gắn liền với những hoạt động của doanh nghiệp để đạt một sản phẩm, một dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh Nó được định lượng bằng một lượng tiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ, thuế, một khoản phí tổn làm giảm vốn sở hữu của doanh nghiệp nhưng không phải phân chia vốn hay hoàn trả vốn cho cố đông Với tính chất đặc trưng này, chúng ta có thể nhận biết chi phí thể hiện qua các số liệu trong lĩnh vực kế toán tài chính, chúng ta thường gắn liền với chứng cứ nhất định (được gọi là chứng từ) Cụ thể, khi xuất vật

tư dùng vào lĩnh vực sản xuất thì đây là một dòng chi phí vì nó gây nên sự giảm sút giá trị hàng tồn kho (nguyên liệu) gắn liền với hoạt động sản xuất và được chứng minh trên chứng từ phiếu xuất kho, khi nhận một dịch vụ bên ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì đây là một dòng chi phí vì nó thể hiện sự gia tăng trách nhiệm vật chất về công nợ phải trả và đồng thời cũng được chứng minh bằng một chứng từ (hóa đơn), trong quá trình dự trù hàng tồn kho, sự biến động giá cả thị trường của hàng tồn kho do biến động thị trường và chứng minh bằng một khoản mất giá gắn liền chứng từ chênh lệch giữa giá gốc so với giá thị trường của từng danh mục hàng tồn kho tương ứng.[5, trang 17]

b Chi phí theo quan điểm kế toán quản trị

Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí cung cấp thông tin chi phí thích hợp, hữu ích, kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị Vì vậy, đối với kế toán quản trị không chỉ đơn thuần nhận thức chi phí như quan điểm của kế toán tài chính, mà chi phí còn nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định Lý do này, chi phí có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, nhưng phí tổn mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh

cơ hội kinh doanh Trên cơ sở này, khi nhận thức chi phí trong kế toán quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, môi trường kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng từ [5, trang 17]

1.2.3 Phân loại chi phí

a Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Khi phân loại chi phí theo chức năng hoạt động:

- Theo Kế toán tài chính, có các loại chi phí sau:

b Phân loại chi phí trong quá trình sản xuất

Hoạt động của doanh nghiệp sản xuất gắn liền vói sự chuyển biến của nguyên liệu thành thành phẩm thông qua sự nỗ lực của công nhân và việc sử dụng thiết bị sản xuất, do đó chi phí của một sản phẩm được tạo thành từ ba yếu tố cơ bản sau:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là biểu diễn bằng tiền những nguyên liệu chủ yếu tạo thành thực thể của sản phẩm như: sắt thép, gỗ sợi, ngoài ra trong quá trình sản xuất còn phát sinh những loại nguyên liệu chính để sản xuất ra sản phẩm hoặc làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc tạo ra màu sắc, mùi vị của sản phẩm, hoặc làm rút ngắn chu kỳ sản xuất của sản phẩm

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính thẳng vào các đối tượng chịu chi phí

Chi phí nhân công trực tiếp

Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp sản xuất sản phẩm, lao động của họ gắn liền với việc sản xuất sản phẩm, sức lao động của họ được hao phí trực tiếp cho sản phẩm họ sản xuất ra Khả năng và kỹ năng của lao động trực tiếp sẽ ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm

Chi phí nhân công trực tiếp là tiền lương chính, lương phụ, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản xuất Chi phí nhân công trực tiếp được tính trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí

Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh ở phân xưởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm nhưng không kể chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

và chi phí nhân công trực tiếp Như vậy sẽ bao gồm các chi phí như: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, chi phí quản lý tại phân xưởng Trên góc độ toàn doanh nghiệp cũng phát sinh những khoản chi phí tương tự gắn liền với quá trình quản lý và tiêu thụ, nhưng không được kể là một phần của chi phí sản xuất chung

Chỉ có những chi phí gắn liền với hoạt động quản lý sản xuất và phục

vụ sản xuất tại phân xưởng mới được xếp vào loại chi phí này

Trong ba loại chi phí ở trên thì sự kết hợp giữa:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được gọi là chi phí ban đầu

- Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được gọi là chi phí chuyển đổi [9, trang 18-19]

c Phân loại chi phí ngoài quá trình sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất là những loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất liên quan đến việc quản lý chung và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí ngoài sản xuất được chia thành hai loại như sau:

- Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là bao gồm toàn bộ những chi phí phát sinh cần thiết

để đảm bảo việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao thành phẩm cho khách hàng, bao gồm các khoản chi phí như: chi phí vận chuyến, chi phí bốc vác, chi phí bao bì, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định và những chi phí liên quan đến khâu dự trữ thành phẩm Loại chi phí này xuất hiện ở tất cả các loại hình doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là bao gồm toàn bộ những khoản chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý sản xuất chung trong toàn doanh nghiệp

Đó là những chi phí như: chi phí vật liệu, công cụ, đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, điện thoại, sửa chữa tài sản, các chi phí về văn phòng phẩm, tiếp tân, hội nghị, đào tạo cán bộ Ở tất cả các doanh nghiệp đều có loại chi phí này

Mối quan hệ giữa các khoản chi phí theo cách phân loại dựa vào chức năng chi phí được minh họa ở sơ đồ như sau: [9, trang 20]

Hình 1.1 Minh họa tóm tắt chi phí sản xuất.[9, trang 20]

d Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh

Chi phí sản phẩm

Chi phí sản phẩm là bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến việc sản xuất các sản phẩm Đối với các sản phẩm sản xuất công nghiệp thì các chi phí này gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung Các chi phí sản phẩm đƣợc xem là gắn liền với sản phẩm khi đang còn tồn khochờ bán và đến khi chúng đƣợc đem đi tiêu thụ thì mới đƣợc xem là những phí tổn và sẽ làm giảm lợi tức bán hàng

Chi phí thời kỳ

Chi phí thời kỳ là những chi phí phát sinh trong một thời kỳ và đƣợc tính hết thành phí tổn trong kỳ đế xác định kết quả kinh doanh của đơn vị Dễ thấy rằng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ Những chi phí thời kỳ sẽ đƣợc tính đầy đủ trên các báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị dù cho hoạt động của đơn vị ở mức nào đi nữa Chi phí thời kỳ ngay phát sinh đã đƣợc coi là phí tổn trong kỳ [9, trang 21-22]

Hình 1.2.Phân loại chỉ phỉ theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết

quả [9, trang 21-22]

e Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định

Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp: Là những chi phí khi phát sinh được tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, nó được tính thẳng vào từng đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm

Chi phí gián tiếp: Là những chi phí khi phát sinh không thể tính trực tiếp cho một đối tượng nào đó mà cần phải tiến hành phân bổ theo một tiêu thức phù hợp như: chi phí sản xuất chung sẽ được phân bổ theo số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số lượng sản phẩm [9, trang 23]

Chi phí chênh lệch

Người quản lý thường đứng trước những lựa chọn những phương án khác nhau, quyết định sẽ được hình thành dựa chủ yếu vào các chi phí của từng phương án Chi phí chênh lệch là những chi phí có trong phương án này nhưng lại không hoặc chỉ xuất hiện một phần trong phương án khác Tất cả

những sự thay đổi đó hình thành các chi phí chênh lệch và chính chúng sẽ là căn cứ để người quản lý lựa chọn phương án.[9, trang 23]

Chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được

Chi phí kiểm soát được đối với một cấp là những chi phí mà nhà quản

lý cấp đó được quyền ra quyết định, những chi phí mà người quản lý cấp đó không được quyền ra quyết định thì gọi là chi phí không kiểm soát được

Ví dụ: Tại một cửa hàng, người quản lý có thể định ra được chi phí tiếp khách của cửa hàng và như vậy nó được xem là chi phí kiểm soát được, nhưng chi phí khấu hao của những máy móc sản xuất ra hàng hóa mà cửa hàng đang bán lại là những chi phí không kiểm soát được đối với cấp quản lý này

Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn phương

án này thay cho phương án khác

Chi phí ẩn (chìm, lặn)

Chi phí ẩn là những chi phí đã bỏ ra trong quá khứ và nó không thể tránh được dù chúng ta lựa chọn bất kỳ phương án nào Dễ thấy rằng, đó là những khoản chi phí được đầu tư để mua sắm tài sản cố định [9, trang 24]

Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Cách phân loại này chỉ ra những chi phí gắn liền với mức độ hoạt động ( số sản phẩm sản xuất ra, số km đi được, số giờ máy sử dụng ) như thế nào Việc xem xét chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi phí

Chi phí khả biến

Chi phí khả biến là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo

sự tăng giảm của mức độ hoạt động Tổng số của chi phí khả biến sẽ tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại Tuy nhiên nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì chi phí khả biến lại không đối trong phạm vi phù hợp

Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có hoạt động Chi phí khả biến có thể có các dạng sau:

Chi phí khả biến tuyến tính là những chi phí có sự biến động cùng tỷ lệ vói mức độ hoạt động, đường biểu diễn của chúng là một đường thẳng

Chi phí khả biến cấp bậc là những loại chi phí không biến động liên tục

so với sự biến động liên tục của mức độ hoạt động.Sự hoạt động phải đạt được một mức độ nào đó mới dẫn đến sự biến động về chi phí

Chi phí khả biến phi tuyến tính có đường biểu diễn là những đường cong khá phức tạp và phải được xem xét trong những phạm vi phù hợp với mức sản xuất tối thiểu và mức sản xuất tối đa của đơn vị Phạm vi càng nhỏ thì đường cong sẽ càng tiến dần về dạng đường thẳng [9, trang 25-27]

Chi phí bất biến

Chi phí bất biến là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.Ví dụ như chi phí thuê nhà hàng năm sẽ không thay đổi cho dù mức độ hoạt động thế nào đi nữa

Chi phí bất biến bắt buộc là những chi phí có liên quan đến những máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, chi phí ban quản lý, chi phí lương văn phòng Nó có hai đặc điểm là có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến

0 cho dù mức độ hoạt động giảm xuống hay khi sản xuất bị gián đoạn

Chi phí bất biến không bắt buộc là những chi phí bất biến có thể thay đổi trong từng kỳ kế hoạch của nhà quản trị Chúng là những chi phí như: chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, chi phí bồi dưỡng nghiên cứu Những chi phí này có hai đặc điểm là có bản chất ngắn hạn và có thể cắt giảm [9, trang 29]

Chi phí hỗn hợp

Chi phí hỗn hợp là chi phí mà thành phần của nó bao gồm các yếu tố bất biến và các yếu tố khả biến.Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của chi phí bất biến, ở mức độ hoạt động vượt

quá mức cơ bản thì nó thể hiện đặc điểm của các yếu tố khả biến Sự pha trộn này có thể theo những tỷ lệ nhất định.[9, trang 30]

1.2.4 Quy trình lập dự toán chi phí

Dự toán chi phí là một phần của công tác hoạch định và kiểm soát kinh doanh.Dự thảo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo sự thành công.Vì vậy, để có một dự toán tối ưu bộ phận dự toán cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập dự toán chi phí phù hợp nhất mà dựa vào đó

họ có thể làm tốt công việc lập dự toán

Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm cũng như một phong cách quản

lý riêng nên quy trình lập dự toán cũng sẽ khác nhau Dưới đây là một quy trình quản lý dự toán chi phí tiêu biểu3

CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI

Sơ đồ 1.1 Quy trình dự toán của Stepphen Brookson

tiên

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và

Lập dự toán tiền mặt

để theo dõi dòng tiền

Xem lại quy trình hoạch định dự toán

và tiêu chuẩn bị dự toán tổng thể quy định Đánh giá hệ thống

Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai

số, kiểm tra những điều không ngờ đến

Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng dự toán khác, rút kinh nghiệm

Theo tác giả thì quy trình lập dự toán có thể chia ra làm 3 giai đoạn Trong đó, giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị dự toán, tiếp theo đó là soạn thảo dự toán và cuối cùng là theo dõi và kiểm tra việc thực hiện dự toán

Giai đoạn chuẩn bị

Đây là bước khởi đầu cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán Trong giai đoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt được của dự toán chi phí của doanh nghiệp vì tất cả các báo cáo dự toán bao gồm các dự toán chi phí đều được xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định Sau khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán chi phí chuẩn.Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán của tất

cả các bộ phận trong doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết nối nội dung dự toán chi phí một cách dễ dàng.Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập

dự toán đã được chuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem lại tất cả các vấn

đề một cách có hệ thống để chắc rằng dự toán chi phí sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất

Giai đoạn soạn thảo

Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập

dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hưởng đến công tác dự toán chi phí của doanh nghiệp Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự toán chi phí liên quan như:Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí khác…

Giai đoạn theo dõi

Dự toán là một công việc quan trọng được thực hiện từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác Vì vậy, để dự toán chi phí ngày càng

hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán để từ đó xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán và có những điều chỉnh cần thiết đồng thời rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán tiếp theo

1.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ TÁC ĐỘNG CỦA DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐẾN VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

1.3.1 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập dự toán chi phí

Thứ nhất: Cấp quản lý

Cấp quản lý càng cao thì việc lập dự toán chi phí càng mang tính chiến lược Kế hoạch tác nghiệp chiếm ưu thế trong công tác lập dự toán chi phí của các nhà quản trị kinh doanh

Thứ hai: Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Có bốn giai đoạn trong chu kỳ sống và chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp trải qua là hình thành, tăng trưởng, chín muồi và suy thoái Việc lập dự toán chi phí không đồng nhất qua các giai đoạn này được thể hiện qua hình:

Độ dài qua các giai đoạn khác nhau và tính cụ thể của các dự toán chi phí cũng khác nhau

Thứ 3: Độ bất ổn của môi trường

Môi trường càng bất ổn bao nhiêu thì dự toán chi phí càng mang tính định hướng và ngắn hạn bấy nhiêu Những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường tương đối ổn định thường có những dự toán chi phí dài hạn, tổng hợp

và phức tạp, trong khi những doanh nghiệp hoạt động trong môi trường động lại có những dự toán hướng ngoại và ngắn hạn

Thứ tư: Thời gian của mục tiêu đề ra

Dự toán chi phí dài hay ngắn phụ thuộc vào dự toán đó nhằm thực hiện mục tiêu gì Dự toán cho một thời gian quá dài hay quá ngắn đều phi hiệu

suất Do vậy, Dự toán chi phí phải phù hợp với thời gian đặt ra cho mục tiêu cần đạt được

1.3.2 Tác động của dự toán chi phí đến việc ra quyết định

Việc thực hiện ra quyết định có sự thành công hay không cũng phụ thuộc phần nhiều vào công tác dự toán chi phí Dự toán chi phí càng được xây dựng cụ thể thì càng có cơ sở khoa học và thực tế thì khả năng thực hiện quyết định càng nhiều

Để người ra quyết định có đủ sự khách quan và hợp lý phải có mục tiêu

rõ ràng, dự toán chi phí hướng theo mục tiêu đó và khi ra quyết định mọi hành động dẫn đến sự lựa chọn khả năng cao nhất để thực hiện mục tiêu

Sử dụng dự toán chi phí sẽ cho chúng ta biết kết quả hoạt động sẽ đạt được ra sao trong những hoàn cảnh nhất định Từ đó, ta có thể xác định được những biến động và kiểm soát được hiệu quả hoạt động thực tế

Hướng tới việc xây dựng các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động cho tương lai

Là những công cụ giúp theo dõi, kiểm soát

Nếu dự toán chi phí đơn vị được áp dụng rộng rãi và nhiều người cùng theo dõi thực hiện thì ta có thể xác định biến động cho nhiều khoản mục, từ

đó nâng cao hiệu quả quản lý

Việc đặt ra chuẩn sẽ tạo cho mọi người một cái đích để phấn đấu và giúp họ luôn có ý thức tiết kiệm chi phí và qua đó giúp họat động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả cao hơn

Khâu kiểm tra và đánh giá dự toán chi phí nhằm phát hiện và đề ra các biện pháp phát hiện và đề ra các biện pháp khắc phục những trở ngại và khó khăn và sai lệch trong quá trình ra quyết định

Nếu trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện có những sai lầm trong việc

ra quyết định thì nhà quản trị sẽ điều chỉnh trong quyết định và mức độ điều

chỉnh tùy thuộc vào mức độ sai lầm của quyết định Từ đó đánh giá và rút ra kinh nghiệm trong việc ra quyết định

1.4 NỘI DUNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ

1.4.1 Xây dựng mục tiêu

Xác định mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp như doanh thu,lợi nhuận, số lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ, sản xuất…Từ đó sẽ xây dựng các báo cáo dự toán chi phí chính xác, phục vụ tốt cho công tác ra quyết định của nhà quản trị cho chiến lược và sự phát triển của doanh nghiệp

a Xây dựng định mức

Phân tích kỹ thuật sản xuất kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ sản xuất, hành vi sản xuất biện pháp quản lý sản xuất,… và mức giá thị trườngđể xây dựngđịnh mức chi phí

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồmđịnh mức về lượng vàđịnh mức về giá nguyên vật liệu trực tiếp

- Định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp: Phản ánh số lượng nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào đểđảm bảo cho sản xuất mộtđơn vị sản phẩm đầu ra như:

Số lượng nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất cơ bản

Số lượng nguyên vật liệu hao hụt cho phép trong sản xuất

Số lượng nguyên vật liệu hư hỏng cho phép trong sản xuất

- Định mức giá nguyên vật liệu trực tiêp: Phản ánh mức giá trung bình

để đảm bảo cho một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào cho sản xuất như:

Giá mua nguyên vật liệu theo hóađơn

Chi phí mua nguyên vật liệu như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, …

Chi phí hao hụt nguyên vật liệu cho phép khâu mua

ĐM :Định mức nguyên vật liệu trực tiếp

Lij: Số lượng nguyên vật liệu j để sản xuất một đơn vị sản phẩm i

Gj :Đơn giá nguyên vật liệu j

Định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp bao gồm hai yếu tố làđịnh mức

về lượng thời gian đểđảm bảo cho sản xuất mộtđơn vị sản phẩm đầu ra vàđơn giá lương trên một đơn vị thời gian

- Định mức lượng thời gian: Phản ánh lượng thời gian bình quân (giờ, phút) để sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu ra hoặc một công đoạn sản xuất sản phẩm như:

Thời gian cho nhu cầu sản xuất cơ bản (thời gian hữuích)

Thời gian ngừng nghỉ hợp lý của người lao động

- Định mức giá cho đơn vị thời gian: Phản ảnh chi phí nhân công của mộtđơn vị thời gian (giờ), bao gồm:

Tiền lương cơ bản của một đơn vị thời gian

Tiền lương phụ, các khoản phụ cấp lương

Các khoản trích về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàntheo tỷ lệ quy định trên tiền lương

Trường hợp quy trình sản xuất sản phẩm phức tạp trải qua nhiều gia đoạn, sản phẩm sản xuất có thể gián đoạn về mặt kỹ thuật, yêu cầu quản lý tách riêng cho từng công đoạn tương ứng với các trìnhđộ kỹ thuật phức tạp khác nhau, thì có thểđịnh mức chi phí cho từng công đoạn sản xuất Sau đó, tổng hợp chi phí của các công đoạn sản xuất sản phẩm để xácđịnhđịnh mức chi phí cho một đơn vị sản phẩm

Định mức chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuấtchung theo mô hìnhứng xử chi phíđược chia thành biến phí sản xuất chung vàđịnh phí sản xuất chung:

- Định mức biến phí sản xuất chung

Biến phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ, quản lý sản xuấtở phạm vi phân xưởng sản xuất và thường biếnđộng tỷ lệ thuận với mứcđộ hoạtđộng như nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, nhiên liệu, năng lượng… Biến phí sản xuấtchung có thể liên quan trực tiếp đến một loại sản phẩm hoặc liên quan gián tiếp đến nhiều loại sản phẩm Do vậy, tùy thuộc vào đặcđiểm chi phí sản xuất chung ở từng doanh nghiệp, tỷ trọng biến phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất và mối quan hệ giữa chi phí sản xuất chung với các loại sản phẩm, có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đểđịnh mức biến phí sản xuất chung

Nếu biến phí sản xuất chung liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, thì xây dựngđịnh mức về lượng, định mức về giá cho từng yếu tố biến phí sản xuất chung tương tự như vậy dựngđịnh mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay chi phí nhân công trực tiếp

Nếu biến phí sản xuấtchung bao gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều sản phẩm, chiếm tỷ trọng không lớn trong chi phí sản xuất, định mức biến phí sản xuất chung có thểđược lập như sau:

Định mức biến phí

sản xuất chung =

Mứcđộ hoạtđộng bình quân mỗi sản phẩm x

Đơn giá biến phí sản xuất chung

- Định mức định phí sản xuất chung

Định phí sản xuấtchung thường bao gồm những chi phí liên quan đến phục vụ, tổ chức, quản lýở các phân xưởng sản xuất Tuy nhiên, nó thườngít hoặc không biến động khi mứcđộ hoạtđộng thay đổi như chi phí lương quản

lý, chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng máy móc thiết bị, chi phí bảo hiểm tài sản, chi phí hành chính … Việc xây dựngđịnh mứcđịnh phí sản xuất chung thường tiến hành như sau:

+ Xác lập dự toán chi phí sản xuất chung hàng năm

+ Xácđịnh tiêu thức làm căn cứ phân bổđịnh phí sản xuất chung (số giờ máy, số giờ lao động, chi phí trực tiếp…)

x

Tỷ lệ (đơn giá) phân bổđịnh phí sản xuất chung

Căn cứ vào định mức biến phí sản xuấtchung vàđịnh mứcđịnh phí sản xuất chung tổng hợp thành định mức chi phí sản xuất chung như sau:

Định mức phí sản

Định mức biến phí sản xuất chung +

Định mứcđịnh phí sản xuất chung

Định mức chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Định mức chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệpđược xácđịnh tương tự như chi phí sản xuấtchung Tuy nhiên, cần chúýở nhữngđiểm cơ bản sau:

- Đối với chi phi bán hàng thì mức độ hoạt động thường được chọn lựa chỉ có tính chất liên quan đến phạm vi hoạt động của bộ phận bán hàng như

số lượng sản phẩm tiêu thụ, quy mô bán hàng,…

- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp thì mức độ hoạt động thường được chọn lựa phải có tính chất liên quan đến cả sản xuất và bán hàng

b Lập dự toán các dự toán chi phí cụ thể:

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Là dự kiến số lượng và giá trị nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết sử dụng trong kỳ

Căn cứ lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp:

- Sản lượng sản xuất dự kiến: căn cứ vào mục tiêu được lập của Công ty

- Định mức nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm định mức về lượng và định mức về giá của nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Căn cứ lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Sản lượng sản xuất dự kiến theo mục tiêu của công ty

Định mức lao động trực tiếp

Định mức giá của công nhân trực tiếp sản xuất ra một đơn vị sản phẩm

Dự toán này cung cấp thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiêt cho kỳ dự toán Mục tiêu cơ bản của dự toán này

là duy trì lực lượng lao động để đáp ứng yêu cầu sản xuất tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động

Dự toán chi phí sản xuất chung

Để lập dự toán chi phí sản xuất chung dựa vào sản lượng sản xuất được phân bổ để lập dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung được xây dựng theo hai yếu tố biến phí và định phí sản xuất chung

- Biến phí sản xuất chung bao gồm: vật tư phục vụ sản xuất, nhiên liệu, sửa chữa thường xuyên, chi phí khác, chi phí nhân công bộ phận quản lý

Căn cứ để xây dựng biến phí sản xuất chung là kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự và chế độ tăng lương kì kế hoạch…

- Định phí sản xuất chung bao gồm: chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sữa chữa lớn

Căn cứ để lập dự toán định phí sản xuất chung: chi phí thực tế phát sinh

kỳ trước, kế hoạch sửa chữa lớn của phân xưởng, kế hoạch khấu hao TSCĐ, sản lượng sản xuất

Dự toán chi phí sản xuất chung sẽ bao gồm các chỉ tiêu sản lượng sản xuất, biến phí sản xuất chung, định phí sản xuất chung, chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí bán hàng

Căn cứ để lập Dự toán chi phí bán hàng là chi phí bán hàng thực tế năm trước, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch nhân sự, kế hoạch bán hàng và chủ trương phát triển kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch

Dự toán chi phí bán hàng bao gồm dự toán biến phí bán hàng và dự toán định phí bán hàng