Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản tại công ty điện lực thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình, với đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản tại Công ty Điện lực Th

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình, với đề tài là:

“Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản tại Công ty Điện lực Thái Nguyên” với sự nỗ lực của bản thân cùng với sự

giúp đỡ hỗ trợ từ thầy cô và các anh chị tại cơ sở thực tập, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:

Các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công nghệ thông tin & Truyền thông, TS Nguyễn Văn Huân đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em có định hướng đúng đắn trong việc lựa chọn cũng như thực hiện đề tài khóa luận của mình

Các cô chú, anh chị tại Công ty Điện lực Thái Nguyên đã giúp đỡ em có nhiều kiến thức thực tế để giúp em hoàn thành bài khoá luận với đề tài đã lựa chọn

Sau cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động viên đóng góp ý kiến và giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu về đề tài của mình

Thái Nguyên, tháng 5 năm 2017

Sinh viên

Hoàng Khánh Ly

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan nội dung bài khóa luận không sao chép từ các bài khóa luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu xây dựng Bài báo cáo được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình hình thực tế, dưới sự hướng dẫn của các thầy cô giáo và các cô chú anh chị trong đơn vị thực tập

Các số liệu bảng biểu mà tôi đã sử dụng trong bài khóa luận đều xuất phát từ thực tiễn hoạt động của đơn vị

Một lần nữa tôi xin khẳng định sự trung thực của lời cam đoan trên

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017

Sinh viên

Hoàng Khánh Ly

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CÁC BẢNG vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN 2

1.1 Khái quát về quản lý văn bản 2

1.1.1.Khái niệm, phân loại văn bản 2

1.1.2 Khái niệm, yêu cầu của việc quản lý văn bản 4

1.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 5

1.2.1 Khái niệm văn bản đến 5

1.2.2 Nội dung quản lý văn bản đến 5

1.3 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 12

1.3.1 Khái niệm văn bản đi 12

1.3.2 Nội dung quản lý văn bản đi 12

1.4 Khái quát chung, chức năng, nhiệm vụ Công ty Điện Lực Thái Nguyên 21

1.4.1 Giới thiệu chung về công ty 21

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Điện Lực Thái Nguyên 21

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình lao động của Công ty 22

1.5.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 22

1.5.2 Đặc điểm lao động tại Điện lực Thái Nguyên 23

1.6 Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện Lực Thái Nguyên 24

Chương 2.THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN 28

2.1 Khái quát về tổ chức nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư tại Công ty 28

2.1.1 Công tác tổ chức nhân sự Văn phòng 28

2.1.2 Công tác tổ chức nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ 28

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản 28

2.2.1 Căn cứ pháp lý 28

2.2.2 Những quy định chung 29

2.2.3 Quy trình quản lý văn bản đi 31

2.2.4 Quy trình quản lý văn bản đến 35

2.3 Kết qủa công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 38

2.3.1 Xây dựng, ban hành văn bản của cơ quan và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ 38

2.3.2 Công tác tổ chức cán bộ 39

2.3.3 Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39

2.3.4 Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn thư 40

2.3.5 Nhận xét, đánh giá chung 40

2.3.6 Đề xuất, kiến nghị 41

Chương 3 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN 42

3.1 Đặt vấn đề 42

3.2 Ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử X- Office vào quản lý văn bản tại Công ty Điện lực Thái Nguyên với tên gọi riêng là E- Office 43

3.3 Đăng nhập hệ thống 46

3.4 Các chức năng trên màn hình công văn 47

3.4.1 Giao diện chính của phân hệ công văn 47

3.4.2 Xem chi tiết công văn 49

3.4.3 Chuyển trạng thái công văn 50

3.4.4 Xem các phòng ban giải quyết 50

3.4.5 Cho bút phê 51

3.4.6 Báo cáo kết quả thực hiện 52

3.4.7 Soạn công văn đến 52

3.4.8 Soạn công văn đi 55

3.4.9 Tìm kiếm công văn 57

3.4.10 In sổ 59

KẾT LUẬN 62

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 7

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 8

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 9

Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 14

Hình 1.5 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 14

Hình 3.1 Màn hình đăng nhập 46

Hình 3.2 Phân hệ công văn 47

Hình 3.3 Màn hình công văn đến đã được giải quyết 48

Hình 3.4 Màn hình công văn đi đã được giải quyết 48

Hình 3.5 Hiển thị xem chi tiết công văn đến 49

Hình 3.6 Hiển thị xem chi tiết công văn đi 49

Hình 3.7 Màn hình chuyển trạng thái công văn”chưa, đang, đã” 50

Hình 3.8 Theo dõi giải quyết văn bản của các phòng ban 51

Hình 3.9 Lãnh đạo cho bút phê 51

Hình 3.11 Màn hình soạn công văn đến cho các phòng ban 52

Hình 3.12 Tab lãnh đạo duyệt 54

Hình 3.13 Tab danh sách nơi nhận 54

Hình 3.14 Tab đính kèm tập tin 55

Hình 3.15 Màn hình soạn công văn đi 55

Hình 3.16 Tìm kiếm công văn đến 57

Hình 3.17 Tìm kiếm công văn đi 58

Hình 3.20 Sổ theo dõi công văn đến 60

Hình 3.21 Sổ theo dõi công văn đến được in 61

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Cơ cấu lao động qua hai năm 2015 -2016 23

Bảng 2.1 Quy trình quản lý văn bản đi Error! Bookmark not defined

Bảng 2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 35

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị kinh tế xã hội luôn cần đến một công cụ đó là văn bản Một công cụ không thể thiếu

để giúp cho hoạt động của cơ quan tổ chức có hiệu quả Việc làm công văn giấy tờ

và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lí và cần thiết phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về công tác văn thư Hiệu quả của hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không Đây là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ kĩ thuật và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức

Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm hiểu kiến thức lí luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ Hiện nay nước ta đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển, vì thế việc ứng dụng công nghệ khoa học kĩ thuật vào công tác văn thư- lưu trữ là cần thiết Hoạt động quản lý văn bản bằng thông tin trước kia được hiểu là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách giấy tờ

Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được cụ thể hóa bằng sự tiến bộ khoa học kĩ thuật đó là sự ra đời của “Hệ thống văn phòng điện tử xOffice”

Qua thời gian thực tập 8 tuần tại Công ty Điện Lực Thái Nguyên đã giúp em

có thêm nhiều kinh nghiệm về thực tế công việc, hiểu thêm phần kiến thức còn thiếu và nâng cao trình độ Được sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Văn Huân và các cô chú anh chị trong công ty bài thực tập của em đến nay đã hoàn thành Nhưng

do có những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm tìm hiểu thực tế nên bài báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong trường để bài thực tập của em được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, các cô chú anh chị trong công ty đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY

ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN 1.1 Khái quát về quản lý văn bản

1.1.1.Khái niệm, phân loại văn bản

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau

Văn bản là sản phẩm của giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật

Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan

1.1.1.2 Phân loại văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

- Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc

xử sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị phát động phong trào thi đua…

- Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

- Văn bản chuyên môn chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao

dịch, trao đổi công tác

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn,

kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

1.1.1.3 Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có

đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.1.2 Khái niệm, yêu cầu của việc quản lý văn bản

1.1.2.1 Khái niệm

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động

hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.1.2.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

Thống nhất: Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục

tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và ghi chép; về quản lý văn bản, tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào

sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không

để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản đi, đến nói riêng

Nhanh chóng, kịp thời: Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt

động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được để chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực hiện theo con đường ngắn và hợp lý nhất

An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí

mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định

về bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được các cơ quan, tổ chức cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc

1.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

1.2.1 Khái niệm văn bản đến

Theo Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nêu khái niệm văn bản đến như sau:

“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”

1.2.2 Nội dung quản lý văn bản đến

1.2.2.1 Tiếp nhận văn bản

- Tiếp nhận văn bản đến

+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm

việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra

số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

+ Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản

có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

+ Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức

1.2.2.2 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”

- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

35 mm 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số:

Ngày:

Chuyển:

Lưu hồ sơ số:

Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 1.2.2.3 Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu

quản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

- Lập Sổ đăng ký văn bản đến:

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể như sau:

+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến

+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến

+ Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến

+ Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng

+ Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

- Đăng ký văn bản đến

+ Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn

bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục

kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV

 Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3

 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

Cột 1: ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”

Cột 2: ghi theo số được ghi trên dấu “đến”

Cột 3: ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

Cột 6: ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy

- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý

- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng

và chuyển giao ngay sau khi nhận được

+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người

có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

+ Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người

có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết

(nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập sổ chuyển giao văn bản đến

+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

1.2.2.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết

kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương

án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân

+ Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn

đốc về thời hạn giải quyết

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng

phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc

việc giải quyết văn bản đến

+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách

nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc

giải quyết văn bản đến

+ Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo

hướng dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm

theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.3 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

1.3.1 Khái niệm văn bản đi

Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan nêu khái niệm văn bản đi như sau: “Văn bản đi là tất cả các loại văn

bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”

1.3.2 Nội dung quản lý văn bản đi

1.3.2.1 Trình văn bản đi

Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành

Trình, ký văn bản đi thường gặp hai trường hợp:

+ Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ + Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp khi trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ

sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

1.3.2.2 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số văn bản

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

 Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

 Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

+ Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

1.3.2.3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đi

+ Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho

phù hợp

+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đi

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được

in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

1.3.2.4 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng dấu cơ quan

+ Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ

ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

+ Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

+ Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư

+ Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng

+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu”

để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện

Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các cơ quan,

tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài

do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện

Mọi trường hợp vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thông qua các đơn vị giao liên phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong

Khi vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải có đủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển

Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận

Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt

và đăng ký với bộ phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan

Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao

bì chắc chắn bằng vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó

Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa những người: Người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận

Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau:

 Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ

"Tài liệu đi" để theo dõi Sổ "Tài liệu đi" phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật" thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi

 Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng Giấy làm

bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc

 Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngoài bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

 Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngoài bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

 Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi bằng hai bì:

Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật" Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu

"Chỉ người có tên mới được bóc bì"

Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ

"A" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

 Nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước

 Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ "Tài liệu mật đến" để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết

 Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu

"Chỉ người có tên mới được bóc bì" thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết Văn thư không được bóc bì

 Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước

hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời

Thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước: Những tài liệu có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc

Thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước

Thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước được tiến hành định kỳ hoặc đột xuất đối với từng vụ, việc hoặc đối với từng cá nhân, từng khâu công tác, từng cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước

Bộ Công an có nhiệm vụ tổ chức thực hiện thanh tra nhà nước trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước đối với các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương thực hiện việc kiểm tra trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước định kỳ hoặc đột xuất đối với từng đơn vị trong phạm vi quản lý của mình Việc kiểm tra định kỳ phải được tiến hành ít nhất hai năm một lần

Thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước phải đánh giá đúng những ưu điểm, khuyết điểm; phát hiện những thiếu sót, sơ hở và kiến nghị các biện pháp khắc phục Sau mỗi lần thanh tra, kiểm tra phải báo cáo cơ quan chủ quản cấp trên, đồng gửi cơ quan công an cùng cấp để theo dõi

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.3.2.6 Lưu văn bản đi

- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục

XI kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

1.4 Khái quát chung, chức năng, nhiệm vụ Công ty Điện Lực Thái Nguyên

1.4.1 Giới thiệu chung về công ty

- Tên doanh nghiệp: Công ty Điện Lực Thái Nguyên Trực thuộc Tổng Công

ty Điện Lực Miền bắc - Tập đoàn Điện Lực Việt Nam

- Địa chỉ: Số 31 - đường Hoàng Văn Thụ - Phường Phan Đình Phùng - TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên

- Mã số thuế: 0100100417006

- Tài khoản: 711A5747 3541 (tại Ngân hàng Công thương tỉnh Thái Nguyên)

- Điện thoại: 0280 3600410

- Fax: 0280 3750958

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Điện Lực Thái Nguyên

Công ty Điện Lực Thái Nguyên là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện Lực Miền bắc, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ liên quan đến hoạt động điện lực trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Công ty Điện Lực Thái

Nguyên bao gồm:

- Điều độ hệ thống điện, truyền tải, phân phối, kinh doanh và cung ứng điện cho các hộ sử dụng điện trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

- Thí nghiệm các vật tư, thiết bị điện, công tơ và các dụng cụ đo đếm điện năng khác

- Quản lý các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, củng cố, phát triển lưới điện do ngành điện đầu tư trên địa bàn

- Tham gia quy hoạch, phát triển lưới điện, nguồn điện nhỏ với chính quyền địa phương

- Hỗ trợ, hướng dẫn công tác quản lý điện và bán điện ở những vùng nông thôn miền núi

- Kinh doanh mạng Viễn thông điện lực (EVN Telecom) trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình lao động của Công ty

1.5.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Công ty Điện Lực Thái Nguyên có một cơ sở, vật chất khá đầy đủ và hiện

đại Gồm hai tòa nhà làm việc chính, có trang bị thang máy và thang bộ; các phòng ban đều có một phòng riêng để làm việc được trang bị điều hòa, máy vi tính, điện thoại và các thiết bị chuyên dùng khác; các phòng ban thông qua mạng LAN có thể trao đổi thông tin, liên lạc với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng và thường xuyên có sự cập nhập thông tin với bên ngoài thông qua mạng Internet Song do các Điện Lực trực thuộc Công ty nằm rải rác trên địa bàn tỉnh nên cũng gây không ít khó khăn cho công tác quản lý và thu thập thông tin của doanh nghiệp

1.5.2 Đặc điểm lao động tại Điện lực Thái Nguyên

Cơ cấu lao động của Điện lực Thái Nguyên thể hiện qua bảng sau:

Bảng 1.1: Cơ cấu lao động qua hai năm 2015 -2016

Quá trình SXKD của đơn vị mang tính đặc thù nên số lao động nam lớn hơn

so với lao động nữ Cụ thể năm 2016 số lao động nam là 731 người (chiếm 68,19%), nữ là 341 người (chiếm 31,81%) Ðến năm 2014 số lao động nam đã tăng lên là là 737 người (chiếm 68,18%), nữ là 344 người (chiếm 31,82%) Hiện nay số lao động trực tiếp tại Điện lực Thái Nguyên vẫn còn chiếm tỷ lệ cao (24,05%)

1.6 Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện Lực Thái Nguyên

Công ty Điện Lực Thái Nguyên là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Điện Lực Miền Bắc, nên mô hình tổ chức bộ máy quản lý về cơ bản

có những nét tương đồng với các Công ty Điện Lực thành viên khác trong Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc

Hiện nay, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty Điện Lực Thái Nguyên bao gồm:

Hiện nay bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Điện lực Thái Nguyên theo kiêu trực tuyến chức năng Chức năng của từng bộ phận được khái quát như sau:

Ban giám đốc:

- Giám đốc: Là người đứng đầu doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp và giữ vai trò lãnh đạo chung, chịu trách nhiệm về mọi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách công tác kinh doanh điện năng

- Phó giám đốc phụ trách vật tư và sản xuất khác: Phụ trách quản lý mua bán,

cấp phát, sử dụng vật tư và quản lý các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo và phát triển lưới điện

- Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách công tác quản lý, vận hành, kỹ thuật, an toàn trong quá trình truyền tải, điều độ, phân phối điện năng

Phòng tổ chức lao động: Tổ chức, quản lý cán bộ, tổ chức tiền lương, các chế

độ chính sách với người lao động, thực hiện thi đua khen thưởng

Phòng thanh tra bảo vệ - pháp chế: Thực hiện công tác thanh tra bảo vệ và pháp chế của Công ty

Phòng kỹ thuật: quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện Nghiên cứu, hướng dẫn áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật đảm bảo tăng cường và cung cấp điện ổn định, an toàn, liên tục, giảm tổn thất điện năng

Phòng tài chính kế toán: Quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán của toàn Công ty

Phòng vật tư - vận tải: Thực hiện công tác quản lý, mua, bán, cấp phát, theo dõi sử dụng vật tư thiết bị và các phương tiện vận tải

Phòng kinh doanh điện năng - Điện nông thôn: Quản lý hoạt động kinh doanh bán điện của Công ty Theo dõi kế hoạch thu nộp tiền điện, giá điện bình

quân, điện thương phẩm, tổn thất điện năng, dư nợ tiền điện Quản lý phát triển khách hàng và hệ thống đo đếm điện năng

Phòng quản lý xây dựng: Giám sát thi công, đền bù giải phóng mặt bằng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, phát triển lưới điện

Phòng thanh tra an toàn: Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc công tác an toàn lao động và an toàn sản xuất trong toàn công ty

Phòng công nghệ thông tin và viễn thông: Quản lý công nghệ tin học, quản trị mạng máy tính của Công ty Nghiên cứu và triển khai ứng dụng các chương trình, phần mềm máy tính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng điều độ: Thực hiện theo dõi tình hình vận hành, điều độ hệ thống lưới điện, chỉ huy, theo dõi việc đóng, cắt lưới điện trung và cao thế

Các phân xưởng:

Phân xưởng thiết kế: Tư vấn lập các thủ tục theo trình tự xây dựng cho các

dự án cải tạo, phát triển lưới điện của Công ty và khách hàng

Phân xưởng thí nghiệm điện: Thí nghiệm các vật tư, thiết bị điện, thiết bị đo lường điện năng cho Công ty và khách hàng trước khi lắp đặt, sử dụng Thí nghiệm định kỳ trong quá trình vận hành, sửa chữa

Phân xưởng Sửa chữa thiết bị điện: Thực hiện nhiệm vụ xử lý sự cố, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn các trạm biến áp và các thiết bị điện

Phân xưởng xây lắp điện: Thực hiện nhiệm vụ sửa chữa lớn, xây dựng mới các công trình đường dây và trạm biến áp Công ty

Chương 2

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN 2.1 Khái quát về tổ chức nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư tại Công ty

2.1.1 Công tác tổ chức nhân sự Văn phòng

Văn phòng Công ty Điện lực Thái Nguyên với chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý, chỉ đạo điều hành công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, công tác quản lý đời sống

Bộ máy tổ chức gồm: 03 đồng chí lãnh đạo phòng, 26 CBCNV được chia làm 03 tổ chức năng nhiệm vụ của từng tổ

Tổ tổng hợp, văn thư, lưu trữ: gồm 08 đồng chí làm công tác văn thư, lưu trữ, thống kê, tổng hợp, cấp phát văn phòng phẩm, điều hành xe ô tô phục vụ cho công tác SXKD của công ty

Tổ quản trị: gồm 6 đồng chí làm công tác quản trị đời sống, phục vụ hội nghị, sửa chữa điện, nước, quản lý đất đai, vệ sinh môi trường khu nhà điều hành công ty

Tổ lái xe: gồm 12 đồng chí chịu trách nhiệm quản lý, vận hành 12 xe ô tô phục vụ cho ban lãnh đạo và công tác sản xuất kinh doanh

2.1.2 Công tác tổ chức nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ

Tại Văn phòng Công ty Điện lực Thái Nguyên có 3 đồng chí được bố trí đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách

Trong đó:

- 01 đồng chí phụ trách công tác văn thư

- 01 đồng chí phụ trách công tác lưu trữ

- 01 đồng chí phụ trách chương trình văn phòng điện tử E-office

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản