Quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện yên dũng, tỉnh bắc giang bằng phần mềm BG NETOFFICE

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức k

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới TS Nguyễn Lệ Nhung (Khoa hệ thống thông tin kinh tế) đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập

và hoàn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế - trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, đã chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để tôi có được những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phòng văn thư huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi rất nhiều trong quá trình hoàn thiện khóa luận của mình

Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để tôi có thể thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng

do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản thân

và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo Tôi đã tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân tôi nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin và nội dung sai lệch tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ

Thái Nguyên, tháng 4 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Hoàng Thị Nga

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC VIẾT TẮT vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Các khái niệm 3

1.2 Vai trò, chức năng của văn bản 4

1.3 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 5

1.4 Nguyên tắc quản lý văn bản 5

1.5 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến 6

1.5.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 6

1.5.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 9

1.6 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN YÊN DŨNG – BẮC GIANG 16

2.1 Tổng quan về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang 16

2.1.1 Giới thiệu về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang 16

2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang 18

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Yên Dũng – Tỉnh Bắc Giang 20

2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Yên Dũng 22

2.1.5 Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND – UBND Huyện Yên Dũng 23

2.2 Thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng 25

2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Dũng 25

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi của UBND huyện Yên Dũng 32

2.2.3 Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ 38

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG.NETOFFICE TẠI UBND HUYỆN YÊN DŨNG 40 3.1 Sự cần thiết của phải ứng dụng phần mềm 40 3.2 Giới thiệu phần mềm BG Net office trong quản lý văn bản 40 3.3 Ứng dụng phần mềm BG NETOFFICE đối với văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng 44 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 6

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi 7

Hình 1.3 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong 8

Hình 1.4 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 9

Hình 1.5 Mẫu dấu đến 11

Hình 1.6 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 12

Hình 1.7 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến 12

Hình 2.1 Bản đồ hành chính huyện Yên Dũng 17

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng 18

Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Yên Dũng 22

Hình 2.4: Quy trình quản lý văn bản đến 26

Hình 2.5 Bìa sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Yên Dũng 27

Hình 2.6 Tờ đầu sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Yên Dũng 29

Hình 2.7 Mặt trong sổ đăng ký văn bản đến của UBND huyện Yên Dũng 30

Hình 2.8 Quy trình quản lý văn bản đi 33

Hình 2.9 Bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Yên Dũng 34

Hình 2.10 Mặt trong sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Yên Dũng 36

Hình 3.1 Mô hình hệ thống 41

Hình 3.2 Giao diện đăng nhập hệ thống phần mềm BG Net office 44

Hình 3.3 Giao diện làm việc của phần mềm BG Net office 45

Hình 3.4 Tiêu đề văn bản đi 46

Hình 3.5 Lựa chọn người ký văn bản 46

Hình 3.6 Thực hiện thao tác thêm mới văn bản 47

Hình 3.7 Lấy số thứ tự theo sổ 47

Hình 3.8 File đính kèm văn bản đi 48

Hình 3.9 Tra cứu văn bản 49

Hình 3.10 Chọn sổ văn bản 50

Hình 3.11 Lựa chọn đơn vị soản thảo 50

Hình 3.12 Lựa chọn loại văn bản 51

Hình 3.13: Tiêu đề văn bản đến 51

Hình 3.14: Lựa chọn đơn vị xử lý 52

Hình 3.15 Lựa chọn người xử lý 53

Hình 3.16 Lựa chọn loại văn bản 54

Hình 3.17 Tình trạng xử lý văn bản 55

Hình 3.18 Lựa chọn các cơ quan tiếp nhận văn bản 57

Hình 3.19 Ngày chuyển giao văn bản cho đơn vị nhận văn bản 58

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài:

Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực họat động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xã đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một

cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội… Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý văn bản đi – đến Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật

Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi văn bản đi – đến Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc

thực hiện những công việc được giao Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản đi – đến

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của

cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang nói riêng Vì vậy em chọn đề tài: “Quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang bằng phần mềm BG.NETOFFICE.” Cho bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp

 Mục đích nghiên cứu:

Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho cán bộ văn thư

 Đối tượng nghiên cứu:

Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng

 Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi

Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý văn bản của cơ quan Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ

sử dụng

 Kết cấu của đề tài:

Trong báo cáo gồm 3 chương chính:

Chương 1: Khái quát về văn bản và quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản đi - đến tại UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm tại UBND huyện Yên Dũng

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Các khái niệm

Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản

- Phân loại văn bản

+ Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

+ Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử

sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị phát động phong trào thi dua…

+ Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

- Văn bản đi là là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ

và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

- Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo

để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có lien quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

1.2 Vai trò, chức năng của văn bản

 Vai trò của văn bản

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò chủ yếu sau:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;

- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý;

- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật

 Chức năng của văn bản

Chức năng thông tin của văn bản:

- Đây là chức năng cơ bản của văn bản, các thông tin chứa đựng trong văn bản

là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt thống nhất trong bộ máy Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền

và lợi ích hợp pháp của người dân

Chức năng pháp lý của văn bản:

- Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian

Cùng với chức năng thông tin văn bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý

Chức năng quản lý của văn bản:

- Thực hiện chức năng quản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính, đó là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước

Chức năng văn hóa – xã hội của văn bản:

- Văn bản quản lý Nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên Văn bản quản lý Nhà nước góp phần ghi lại, truyền bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ

1.3 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

- Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

- Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn

- Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương

và đạt kết quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí

- An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật (đối với văn bản mật)

1.4 Nguyên tắc quản lý văn bản

 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan

Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy vào một đầu mối – đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng ( hoặc phòng hành chính )

cơ quan Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản

lý thống nhất

Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc thủ trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân giải quyết

Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao ký nhận rõ ràng

Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác

và giũ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước

1.5 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến

1.5.1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Lưu VB đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi VB đi (3)

Chuyển phát VB đi

Lưu VB đi

Theo dõi, kiểm tra

Bước 1: Đăng ký văn bản đi

+ Trình văn bản đi: sau khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành

+ Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng: trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng Ngày, tháng, năm văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày

1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước Ngày tháng của văn bản ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu

+ Đóng dấu văn bản đi: phai rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái

+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặc máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện Đăng

ký văn bản bằng sổ:

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN DŨNG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:2014

Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

Từ số 01 đến số

Quyển số: 01

Nội dung bên trong gồm:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

01 03/01/2014

Quyết định điều động viên chức

Nguyễn Hữu Huy

Ủy ban nhân dân huyện

Phòng văn thư 03

Hình 1.3 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản

(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản

(4) Ghi tên của người ký văn bản

(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

(7) Ghi số lượng bản phát hành

(8) Ghi những điểm cần thiết khác

Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản

+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước Không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất

từ 80 gram/m2 trở lên Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản

Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản

+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong

cơ quan tổ chức Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính

Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

+ Lưu văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi: văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc

1.5.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến (3)

Bước 1: Tiếp nhận văn bản

+ Tiếp nhận văn bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra

số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết

+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:

Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước

để giải quyết kịp thời Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện

có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

+ Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến

Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư cơ quan và nhận được ngày nào Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

Hình 1.5 Mẫu dấu đến

Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ

số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày đến: là thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ

sơ cơ quan

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến” Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu

“Đến” Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng ký văn bản đến:

Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Đăng ký văn bản đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính

Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng

Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):

Hình 1.6 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến

Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa“Từ số… đến số….” Và “Quyển số”

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

03/01 01

Công đoàn huyện

LĐLĐ 30/12/2008

25/cv-Khảo sát thống kê

số hộ CNVC – LĐ nghèo

Nguyễn Thị Thu

Nguyễn Thị Thu

Hình 1.7 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN DŨNG

Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến

(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm

(6) Ghi tên loại của văn bản đến Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không

có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)

Bước2: Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào

sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến:

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến

+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Hình thức giải quyết văn bản:

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt

ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói Còn hình thức gián tiếp

là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo văn bản

Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó Đối với văn bản cần có

sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ

cụ thể cho từng đơn vị, từng người

Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:

Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc

Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc nội bộ của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn cấp Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ quan hoặc thư ký của mình Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo lãnh đạo cơ quan để xử lý

Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn

vị hoặc cán bộ thừa hành Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…

1.6 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản

Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ

sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợp pháp

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN

TẠI UBND HUYỆN YÊN DŨNG – BẮC GIANG

2.1 Tổng quan về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang

2.1.1 Giới thiệu về UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang

Yên Dũng là một huyện nằm ở tiểu vùng miền núi và trung du của tỉnh Bắc Giang được bao bọc bởi 3 con sông là sông Cầu, sông Thương và sông Lục Nam Huyện có diện tích tự nhiên là19042 km2 bao gồm 19 xã và 2 thị trấn Phía Bắc giáp thành phố Bắc Giang, huyện Lạng Giang, phía Đông giáp huyện Lục Nam, phía Nam giáp với huyện Quế Võ

(Bắc Ninh), huyện Chí Linh (Hải Dương), phía Tây giáp với huyện Việt Yên Dân số của huyện tính đến tháng 9 năm 2012 là 136,337 người.Mật độ dân số là 713 người/km2 Trung tâm huyện là thị trấn Neo

UBND huyện Yên Dũng là một trong 10 huyện thị của Tỉnh Bắc Giang, là một huyện miền núi nằm ở phía đông nam của tỉnh Bắc Giang với diện tích 213 km2 và dân số là 168.862 người (năm 2010) Địa hình nằm ở vị trí chuyển tiếp giữa các vùng núi và vùng đồng bằng dân cư đông đúc: gồm nhiều dân tộc sinh sống: dân tộc kinh, Tày, Nùng, Hoa…Do quá trình hoạt động của từng thời kỳ khác nhau nên UBND huyện đã có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức Hiện nay UBND huyện có 12 phòng ban

chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ cho từng lĩnh vực hoạt động

UBND huyện Yên Dũng gồm có 21 xã, thị trấn: Thị trấn Neo, thị trấn Tân Dân, Nham Sơn, Yên Lư, Thắng Cương, Tư Mại, Cảnh Thụy, Tiến Dũng, Đức Giang, Đồng Việt, Đồng Phúc, Tân Liễu, , Tiền Phong, Nội Hoàng, Tân Mỹ, Hương Gián, Xuân

Phú, Tân An, Lão Hộ, Quỳnh Sơn, Trí Yên, Lãng Sơn

Hình 2.1 Bản đồ hành chính huyện Yên Dũng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng

Chủ tịch

Phó chủ tịch Phụ trách kinh tế - đất đai

Phó chủ tịch

Phụ trách nông nghiệp –

xây dựng cơ bản

Phó chủ tịch Phụ trách văn hóa –

xã hội

Các cơ quan chuyên môn

trực thuộc

Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc

Văn phòng Ủy

ban nhân dân

Văn phòng Ủy ban nhân dân

Phòng Nông

nghiệp và phát

triển nông thôn

Phòng lao động thương binh và

Phòng y tế Phòng Nội vụ

Trung tâm dân

số kế hoạch hóa gia đình Ban quản lý chợ

Trung tâm văn hóa thông tin Đài phát thanh huyện

 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Yên Dũng

- Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Dũng bao gồm một Chủ tịch và ba phó

Chủ tịch, các uỷ viên và các phòng ban chuyên môn

- Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo điều hành mọi công việc của UBND huyện và chịu trách nhiệm trước HĐND

- Phó Chủ tịch văn xã: Phụ trách các mảng văn hoá - xã hội như: Lao động thương binh xã hội, văn hoá thông tin, thể thao, giáo dục, y tế;

- Phó Chủ tịch kinh tế -đất đai : Phụ trách các mảng tài chính, công thương, chi cục thuế, kho bạc, tài nguyên môi trường…

- Phó Chủ tịch nông nghiệp và xây dựng cơ bản: Phụ trách mảng nông nghiệp phát triển nông thôn,giao thông, xây dựng

- Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Yên Dũng gồm:

+ Văn phòng UBND & HĐND

+ Phòng Tài chính - kế hoạch

+ Phòng Tài nguyên - môi trường

+ Phòng Lao động thương binh - xã hội

+ Phòng Văn hoá thông tin

+ Phòng Nông nghệp và phát triển nông thôn

+ Phòng Giáo dục - đào tạo

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc gồm:

+ Ban Quản lý dư án các công trình xây

+ Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia

+ Ban quản lý chợ

+ Trung tâm Văn hóa thông tin

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Yên Dũng – Tỉnh Bắc Giang

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Yên Dũng nói riêng cũng như UBND các huyện nói chung đã được quy định rõ trong luật

tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 cụ thể

như sau:

* Chức năng

UBND thực hiện chức năng quản lý hành chính trên địa bàn đảm bảo tốt mọi chỉ đạo quản lý của các cấp trên

UBND là do hội đồng nhân dân bầu ra chịu trách nhiêm trước nhân dân và phục

vụ mọi lợi ích cho nhân dân

* Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, hàng năm trình HĐND thông qua

và trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó Lập dự toán thu chi ngân sách trên địa bàn, tổ chức thực hiện, quyết toán, điều chỉnh ngân sách địa phương và phối hợp với các cơ quan Nhà nước cấp trên để quản lý việc thực hiện ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực nông - lâm - ngư - nghiệp

Tổ chức thực hiện xây dựng chương trình kế hoạch đề án khuyến khích phát triển khoa học kỹ thuật, nông lâm ngư nghiệp để sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi ở địa phương; thực hiện giao đất, thu hồi đất giải quyết các tranh chấp và xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của các xã đóng trên địa bàn huyện

- Trong lĩnh vực công nghiệp - tiểu thủ - công nghiệp

Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ trên địa bàn huyện, phường; tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, khuyến khích phát triển các cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt, quản lý theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng các khu dân cư trên địa bàn huyện, xã; quản lý, khai thác, sử dụng các công

trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở; cấp giấy phép xây dựng,kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về khai thác, xây dựng nhà ở, sản xuất kinh doanh, vật liệu xây dựng theo sự phân cấp của UBND tỉnh

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về an toàn vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, xã hội, thể thao

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, xã hội, thông tin thể dục thể thao trên địa bàn và tổ chức thực hiện sau khi có cấp thẩm quyền phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, các tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử, thực hiện các chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; tổ chức dạy nghề, hướng dẫn các hoạt động từ thiện, nhân đạo…

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, lực lượng dự bị động viên, tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và ngăn chặn các hành vi xâm phạm do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách Nhà nước

Tổ chức việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra Nhà nước; chỉ đạo công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật,kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp; tổ chức tiếp dân,giải quyết khiếu nại, tố cáo kiến nghị của công dân; chỉ đạo UBND các xã thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước,tổ chức chính trị xã hội, bảo vệ tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân

2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Yên Dũng

Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Yên Dũng

 Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện

Văn phòng HĐND&UBND huyện có Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng HĐND&UBND huyện

Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách

- Khối chuyên viên nghiên cứu

Khối chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng HĐND&UBND huyện được tổ chức thành các bộ phận theo lĩnh vực công tác chuyên môn, nghiệp vụ, cụ thể như sau:

Chánh Văn phòng

Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả

Bộ phận VTLT, Hành chính

Bộ phận Tổng hợp

Phó Chánh Văn phòng một cửa tiếp dân

Phó Chánh Văn phòng Hành chính Quản trị Phó Chánh Văn

phòng Tổng hợp

+ Bộ phận Tổng hợp gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực: Văn xã; Nội chính; Kinh tế và nông nghiệp; Đất đai và XDCB; Hội đồng nhân dân; Công nghệ thông tin

+ Bộ phận tiếp dân, tiếp nhận và trả kết quả gồm các cán bộ, chuyên viên phụ trách các lĩnh vực: Tiếp dân; Tài chính - Công thương; Lao động -TB&XH; Tài nguyên và Môi trường

- Khối hành chính

Gồm:

+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ;

+ Bộ phận Hành chính - Quản trị (bao gồm cán bộ hành chính, lái xe, điện nước, bảo vệ, chăm sóc sân vườn)

2.1.5 Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND – UBND Huyện Yên Dũng

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân (gọi tắt là HĐND&UBND) huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các hoạt động chung của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giám sát các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về chỉ đạo điều hành; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ sự giám sát của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân và sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và được

mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật

* Nhiệm vụ, quyền hạn

Xây dựng và trình Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện chương trình công tác tháng, quý, cả năm của HĐND, UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, UBND cấp xã việc thực hiện chương trình công tác của HĐND, UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, UBND

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự giám sát của HĐND, Thường trực HĐND, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định

kỳ, đột xuất được giao theo quy định

Tham mưu, giúp Thường trực HĐND và UBND huyện lập dự kiến chương trình xây dựng Nghị quyết của HĐND huyện, trình HĐND huyện quyết định tại kỳ họp cuối năm; soạn thảo Nghị quyết của HĐND huyện theo sự phân công của Thường trực HĐND huyện

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Chủ trì soạn thảo các Đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị được phân công chủ trì soạn thảo, chuẩn bị các Đề án được phân công phụ trách

Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các Đề án, dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trước khi trình UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định

Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ, các đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, tỉnh đóng trên địa bàn huyện

Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan Giúp HĐND và UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng giám sát, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các

cơ quan, UBND các xã, thị trấn

Chủ trì, phối hợp với cơ quan Tư pháp lập dự kiến chương trình xây dựng quyết định, chỉ thị của UBND huyện để trình UBND huyện quyết định tại phiên họp tháng

12 hàng năm của UBND huyện

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện

Tổ chức các phiên họp, hội nghị, các buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của HĐND và UBND huyện

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện

Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện và UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện giao

2.2 Thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Yên Dũng

2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Dũng

 Cơ sở pháp lý quản lý văn bản đến

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn, quản lý văn bản và lập hồ sơ lưu trữ vào lưu trữ cơ quan

- Công văn số 425 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến

- Nghị định 110/2004/ NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều

Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ban hành ngày 14/03/2009 của Cục văn

thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và quản lý văn bản trong môi trường mạng

- Quyết định số 06/2014/ QĐ – UBND ngày 06/8/2014 của UBND huyện Yên

Dũng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Việc tiếp nhận văn bản và xử lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Dũng thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước

Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã Tiên Sơn năm 2015 UBND huyện Yên Dũng đã tiếp nhận văn bản đến bao gồm các loại văn bản như: quyết định, nghị định, chỉ thị, báo cáo, thông tư, công văn, tờ trình, thông báo, thông tri, kế hoach, văn bản mật … Tất cả các văn bản đến đều được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng

ký văn bản đến của cơ quan

Quy trình quản lý văn bản đến thông thường tại UBND huyện Yên Dũng như sau:

STT Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu, biểu

mẫu liên quan Thời gian

Ngay sau khi nhận được văn bản

Bước 2 Văn thư

Sổ quản lý văn bản đến

Ngay sau khi nhận được văn bản

Sổ quản lý văn bản đến

Ngay sau khi nhận được văn bản

Ngay sau khi

có ý kiến lãnh đạo

Bước 6 Văn thư

Bước 7 Văn thư

Hình 2.4: Quy trình quản lý văn bản đến

Đăng ký văn bản đến

Đóng dấu đến, ghi sổ ngày đến

Cho ý kiến giải quyết văn bản đến

Sao văn bản đến

Chuyển giao, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến

Trình văn bản đến

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc

bì văn bản

Lưu văn bản