Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế

Sự xuất hiện và phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã kéo theo sự xuất hiện của một loại tài liệu hoàn toàn mới tài liệu điện tử. Loại tài liệu này đang từng bước thay thế tài liệu truyền thống tài liệu trên vật mang tin bằng giấy và là biểu tượng của xã hội hiện đại xã hội thông tin. Việc sử dụng ngày càng rộng rãi loại tài liệu này đang làm thay đổi phương thức hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động quản lý nói riêng. Mặt khác, sự ra đời và sử dụng tài liệu điện tử trong thực tiễn đang đặt ra cho nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại những vấn đề cấp bách cần giải quyết, đó là: giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, tính an toàn của thông tin tài liệu được lưu chuyển trong môi trường điện tử. Một vấn đề khác có tính chất cơ bản nhất mà cho đến nay chưa có lời giải đáp thỏa đáng là: trước sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin kéo theo sự lỗi thời nhanh chóng của vật mang tin và các thế hệ công nghệ ra đời trước đó, làm thế nào để bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy giá trị vĩnh hằng của tài liệu lưu trữ điện tử với tư cách là một di sản văn hóa dân tộc... Để giải quyết những vấn đề nêu trên cần phải đầu tư nghiên cứu, sự hợp tác hiệu quả của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, những người làm công tác hành chính liên quan đến hoạt động soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản, những người làm công tác lưu trữ và từ phía các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ nhu cầu công tác hành chính, văn thưlưu trữ và công tác văn phòng. Hơn tất cả là cần phải có sự quan tâm đúng mức và sự chỉ đạo kịp thời và có hiệu quả của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc thiết lập hành lang pháp lý đối với vấn đề sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng và trong đời sống xã hội nói chung. Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách trên, ngày 25 tháng 11 năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã long trọng tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” trên tinh thần thực hiện Kế hoạch số 737KH ĐHNV của Hiệu trưởng, ban hành ngày 1992012.

LỜI GIỚI THIỆU

Sự xuất hiện và phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã kéo theo

sự xuất hiện của một loại tài liệu hoàn toàn mới- tài liệu điện tử Loại tài liệu này đang từng bước thay thế tài liệu truyền thống- tài liệu trên vật mang tin bằng giấy

và là biểu tượng của xã hội hiện đại- xã hội thông tin Việc sử dụng ngày càng rộng rãi loại tài liệu này đang làm thay đổi phương thức hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động quản lý nói riêng

Mặt khác, sự ra đời và sử dụng tài liệu điện tử trong thực tiễn đang đặt ra cho nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại những vấn đề cấp bách cần giải quyết, đó là: giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, tính an toàn của thông tin tài liệu được lưu chuyển trong môi trường điện tử Một vấn đề khác có tính chất cơ bản nhất mà cho đến nay chưa có lời giải đáp thỏa đáng là: trước sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin kéo theo sự lỗi thời nhanh chóng của vật mang tin và các thế hệ công nghệ ra đời trước đó, làm thế nào để bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy giá trị vĩnh hằng của tài liệu lưu trữ điện tử với tư cách là một di sản văn hóa dân tộc

Để giải quyết những vấn đề nêu trên cần phải đầu tư nghiên cứu, sự hợp tác hiệu quả của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, những người làm công tác hành chính liên quan đến hoạt động soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản, những người làm công tác lưu trữ và từ phía các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ nhu cầu công tác hành chính, văn thư-lưu trữ và công tác văn phòng Hơn tất cả là cần phải có sự quan tâm đúng mức và sự chỉ đạo kịp thời và có hiệu quả của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc thiết lập hành lang pháp lý đối với vấn đề sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng và trong đời sống xã hội nói chung

Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách trên, ngày 25 tháng 11 năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã long trọng tổ chức Hội thảo khoa học với chủ

đề “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” trên tinh thần thực hiện Kế hoạch số 737/KH- ĐHNV của Hiệu

trưởng, ban hành ngày 19/9/2012

Hội thảo là sự hội tụ trí tuệ của gần 100 nhà khoa học, các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, văn thư – lưu trữ, hành chính- văn phòng, các cơ sở đào tạo và những người làm công tác quản lý tại các cơ quan chính quyền nhà nước Trung ương và địa phương, các bộ, ngành trong nước và trên thế giới… Các tham luận của Hội thảo đã tập trung giới thiệu kết quả nghiên cứu về những vấn

đề cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử, về những qui định của pháp luật liên quan đến quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, về sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, về các vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử… Các tác giả tham luận cũng đã đề xuất các giải pháp để giải quyết những vấn đề nêu trên, đồng thời đề xuất định hướng xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các

tổ chức chính trị- xã hội, các doanh nghiệp và các tổ chức khác

Hội thảo đã nhận được nhiều báo cáo tham luận và nhiều ý kiến đóng góp giá trị Đây là cơ sở để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển khai kế hoạch đổi mới chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư-lưu trữ theo hướng hiện đại, đáp ứng nhu cầu của một xã hội thông tin Hội thảo cũng là dịp củng cố và tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa Nhà trường với các cơ quan, tổ chức trong cả nước và thế giới Đây cũng là một trong những hoạt động chào mừng ngày truyền thống 18/12 của Nhà trường.

Với mục đích công bố rộng rãi kết quả nghiên cứu của các chuyên gia, các nhà khoa học nhằm cung cấp cho các nhà quản lý, những người làm công tác chuyên môn trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ và các cơ sở đào tạo… Nguồn tài liệu tham khảo giá trị trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, Ban biên tập

đã tiến hành lựa chọn từ các bài viết và các tham luận đã có để in Kỷ yếu

Nhân dịp này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trân trọng cảm ơn các nhà khoa học, các chuyên gia, các nhà quản lý trong và ngoài nước, các giảng viên của Trường đã nhiệt tình và đầy trách nhiệm hưởng ứng, tham gia viết báo cáo tham luận Hội thảo và đặc biệt đánh giá cao sự nỗ lực của tập thể giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ đã phát huy tính chủ động trong nghiên cứu.

Sự thành công của Hội thảo là minh chứng cho vai trò, vị thế, trách nhiệm của Nhà trường ngày càng được khẳng định, ngày càng được lan tỏa trong xã hội nói chung, đối với ngành văn thư- lưu trữ nói riêng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất mong tiếp tục nhận được sự hợp tác quý báu của các Quý vị để công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Nhà Trường ngày càng phát triển lên những tầm cao mới.

thành tựu của khoa học công nghệ cũng thật ấn tượng và có ảnh hưởng ngày càngsâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở mọi quốc gia Thật khó có thểhình dung một cơ quan, một công sở hay một xí nghiệp nào hiện nay hoạt động lạithiếu những chiếc máy tính , không kết nối internet, không giao dịch quan hộp thưđiện tử Công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội và không

gì có thể dừng bước sự phát triển của nó Thông tin điện tử đã trở thành một nguồntài nguyên quí giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xãhội Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướngcông dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thứcmới

Sự ra đời của công nghệ điện tử đã kéo theo sự xuất hiện của một loại tàiliệu hoàn toàn mới- tài liệu điện tử Có thể hiểu- tài liệu điện tử là tài liệu mà toàn bộquá trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi trường điện tử Loại tàiliệu này hiện nay đang chi phối mạnh mẽ hoạt động của nền hành chính nói riêng

và của xã hội nói chung, tại tất cả các quốc gia trên thế giới và đang có xu hướngthay thế dần tài liệu giấy Sự xuất hiện và thâm nhập ngày càng sâu rộng của tàiliệu điện tử vào các hoạt động xã hội và công tác hành chính mang theo những ưuthế vượt trội so với tài liệu giấy nhưng cũng tiềm ẩn những thách thức Trongphạm vi tham luận này, chúng tôi sẽ trình bày những ưu thế của tài liệu điện tử sovới tài liệu giấy cũng như những thách thức mà loại hình tài liệu điện tử đang đặt

ra đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại

1 NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì

sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chínhtrở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn Những ưu thế của tài liệu điện tửđược thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính

là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Với sự ra đờicủa internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi

nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính.Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời(hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệmthời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động

- Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổchức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sửdụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặttrong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quátrình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống Điều này bảođảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản Ngoài ra, việc sửdụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết vớicác hệ thống bên ngoài

- Bảo đảm quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanhchóng, thuận lợi và hệ thống: việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm thông tin trên hệthống văn bản điện tử có thể mang lại kết quả hầu như ngay lập tức thông qua cơ

sở dữ liệu và hệ thống tra tìm tự động Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bảnmang tính hệ thống rất cao do cũng được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tựđộng Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin.Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểukhả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy

- Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài liệuđiện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một vănbản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tàiliệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phépchỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tàiliệu điện tử vừa là thách thức của nó đối với nền hành chính và công tác lưu trữ,điều này sẽ được xem xét ở phần sau

- Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý chophép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng

tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữliệu Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiềuvăn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản

- Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khichuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”) Việc lưu trữ tài liệu điện

tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy Trang bị hệthống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòngphẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vậnchuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất laođộng, bảo đảm an toàn tài liệu

2 NHỮNG THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Cùng với sự phát triển của công nghệ và những tiện ích do nó mang lại, conngười cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn Bên cạnh những ưu thếvượt trội khi sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, chúng cũng đặt nềnhành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ.Những thách thức đó là:

+ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH

- Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình Tài liệu điện tử là tài liệu đọcbằng máy, chúng tồn tại trong một môi trường ảo Khác với tài liệu giấy, thông tinluôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất Tài liệu điện tửkhông phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mangtin khác nhau Loại hình tài liệu này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp củamáy tính Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ Thứ nhất – để sử dụng chúng, cần

sự hiện hữu của máy tính điện tử Thứ hai – luôn có nguy cơ hủy hoại hoàn toàntài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus(phần mềm)

- Tính pháp lý của tài liệu: tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là mộtthách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện

tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy Nếu đốivới tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì với tài liệu điện

tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm.Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanhvấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập Về lý thuyết, sau khi được kýbằng chữ ký số, tài liệu điện tử có giá trị như tài liệu giấy Tuy nhiên, chữ ký số,thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyềncấp cho người sử dụng Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưngchủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổchức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này) Như vậy, độ antoàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối Ngoài ra, mật mã chữ

ký số có thể bị đánh cắp, có thể được chuyển giao cho người khác

Bên cạnh đó, sự đơn giản trong vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tửcũng là một thách thức khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử Nếu đối với tàiliệu giấy, khi đã được ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ làduy nhất Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc (hoặc có giá trị như bảnchính nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy, hoặc có giá trị làbản sao), thì tài liệu điện tử không như vậy Ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký

số, tài liệu điện tử có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó

sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên Như vậy, vấn đề bản chính,bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử Rõ ràng đây làmột thách thức rất lớn khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử

- Tính an toàn thông tin: Đối với văn bản điện tử, việc bảo đảm an toànthông tin cao hơn so với tài liệu giấy Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi

và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tàiliệu điện tử Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã

có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tàiliệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối vớitính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử

+ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tài liệu lưu trữ, thực chất là tấm gương phản ánh một cách trung thực vàtoàn diện sự phát triển của xã hội, của đất nước Mỗi một quốc gia đều coi đây lànguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận Chúng vừa có giá trịlịch sử, vừa có giá trị thưc tiễn, phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội nóichung, và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng

Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn toàn bộ Phông lưu trữ quốcgia Để bảo đảm lưu trữ thông tin chứa đựng trên nền giấy, người ta chỉ cần lựachọn những tài liệu có giá trị và bảo đảm những điều kiện lưu trữ tối thiểu Vấn

đề chỉ là ở chỗ diện tích và sự tìm kiếm những tài liệu cần thiết khi sử dụng Tuynhiên, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất Với tất

cả những ưu thế vượt trội so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử mang theo mìnhnhững giá trị không thể phủ nhận Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu nàycũng đang đặt trước công tác lưu trữ hiện đại những vấn đề cần giải quyết cấpbách Những thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra cho nền hành chính quốc giacũng là những vấn đề mà công tác lưu trữ đang phải đối mặt Đó là:

- Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu

mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử Chúng không phụthuộc vào vật mang tin và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau.Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyểnvào lưu trữ Tài liệu điện tử được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau

là sản phẩm của công nghệ điện tử Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ,những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sựkhông tương thích của các thế hệ sẽ có thể dẫn đến sự bất lực của con người khikhông thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ công nghệ trước

- Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện nay,chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử.Đây là chương trình phần mềm được cấp cho người sử dụng trong một thời hạn nhấtđịnh (thường là 3 đến 5 năm) Mặc dù, về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ

ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phảixem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sửdụng

- Vấn đề an toàn thông tin: đây là vấn đề đặt ra đối với cả nền hành chính vàcông tác lưu trữ Nguồn thông tin điện tử có thể bảo vệ bằng những chương trìnhbảo mật (bằng mã số hay những chương trình hạn chế truy cập), tuy nhiên, khảnăng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của haker luôn tồn tại và đe dọatính an toàn của thông tin

- Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: Trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền

giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất Tuynhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa gianh giới của bảngốc, bản chính và bản sao Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bảnsao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra saohiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tửkhông đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giảntrong sao chép tài liệu điện tử

Có thể nói, sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm thay đổi hoàn toàn diện mạocủa hoạt động văn bản trong công tác hành chính và chúng đang ngày càng trở nênkhông thể thay thế trong hoạt động quản lý Tuy nhiên, bên cạnh những ưu thế củatài liệu điện tử là những thách thức, mà để giải quyết chúng - giúp cho tài liệu điện

tử phát huy tối đa những tính năng vượt trội - đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp chặtchẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ, những người làm công táchành chính và công tác lưu trữ

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TỔ CHỨC LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CƠ QUAN

PGS.TS V.Ph Iankovaia PGĐ Viện nghiên cứu toàn Nga

về Văn bản học và Công tác lưu trữ (VNIIDAD)

Tài liệu điện tử là những đối tượng thông tin Chúng cho phép thực hiện quátrình trao đổi thông tin- truyền thông không cần sử dụng giấy mà dưới dạng điện

tử Sự xuất hiện của công nghệ thông tin và khả năng thực hiện quá trình trao đổithông tin- truyền thông với sự trợ giúp của tài liệu điện tử đã dẫn đến việc phải tạolập những nguyên tắc mới và soạn thảo những phương pháp mới để tổ chức làmviệc với chúng (quản lý tài liệu điện tử) tại giai đoạn văn thư cũng như trong côngtác lưu trữ

Đặc điểm của tài liệu điện tử:

1.Tài liệu điện tử được ban hành, xử lý, lưu giữ và sử dụng ở giai đoạn hiệnhành trong môi trường thông tin của hệ thống chu chuyển văn bản điện tử (CED);

2 Mỗi tài liệu điện tử - khi được đưa vào hệ thống chu chuyển văn bản điện tử,đều đi kèm với thẻ đăng ký (thẻ điện tử) có chứa đựng thông tin về tài liệu;

3 Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc vòng đời của nókhông tách rời cơ sở dữ liệu Điều này cho phép đảm bảo mọi quá trình quản lý tàiliệu điện tử, trong đó có cả việc đưa chúng vào hệ thống chu chuyển văn bản điện

tử, đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu và kiểm soát quá trình

sử dụng tài liệu;

4 Con người không thể nhận biết một cách trực tiếp tài liệu điện tử Đểnhận biết cần sự hiện diện của chúng (trực quan hóa) dưới hình thức con người cóthể đọc được trên màn hình máy tính hoặc dưới dạng in trên nền giấy;

5 Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký điện

tử, trong một số trường hợp cần cả sự thỏa thuận của các bên trao đổi thông tin;

6 Khái niệm “bản gốc”, “bản sao” (copy) không được áp dụng đối với tài liệuđiện tử, bởi lẽ, tài liệu điện tử - khi tồn tại trong hệ thống chu chuyển văn bản điện

tử, có thể có vô số bản sao (copy), dưới dạng file được ghi trên đĩa CD, DVD hoặcnhững vật mang tin khác, có thể dưới dạng tài liệu giấy có nội dung giống hệt tàiliệu điện tử;

7 Tài liệu điện tử có thể được tạo ra dưới dạng điện tử, cũng có thể đượctạo ra dưới dạng số hóa (scan) tài liệu giấy

Những đặc điểm này của tài liệu điện tử cần được xem xét trong quá trìnhsoạn thảo những văn bản qui phạm, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để làm việc vớitài liệu điện tử và trong quá trình giải quyết những vấn đề về tổ chức và lưu trữ tàiliệu điện tử Trong quá trình soạn thảo các tiêu chuẩn và hướng dẫn nghiệp vụ về

tổ chức làm việc với tài liệu điện tử, các chuyên gia Nga đã xuất phát từ nhữngnguyên tắc cơ bản sau đây: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phương pháp luậntrong việc soạn thảo hệ thống văn bản qui phạm đối với việc quản lý tài liệu điện

tử cũng như quản lý tài liệu trên nền giấy tại giai đoạn văn thư và trong công táclưu trữ, trong khi việc quản lý những tài liệu này được thực hiện bằng các côngnghệ khác nhau

Phương pháp luận thống nhất quản lý tài liệu điện tử và tổ chức làm việc

với tài liệu trên nền giấy Công nghệ làm việc với tài

liệu trên vật mang tin bằng

giấy

Những nguyên tắc phương pháp luận thống nhất trong quản lý tài liệu điện

tử gồm những nguyên tắc sau đây:

1/- Tài liệu điện tử, cũng như tài liệu giấy, cần phải được xác định giá trị.Thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được xác định theo những tiêu chuẩn giống nhưtài liệu giấy;

2/- Xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện theo đúng qui trình nhưthực hiện đối với tài liệu giấy;

3/- Tài liệu điện tử, giống như tài liệu giấy, được đưa vào danh mục hồ sơcủa cơ quan;

4/- Khi hết thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được tiêu hủy theo đúng qui trình như với tài liệu giấy;

5/- Tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thời hạn bảo quản lâudài cần được đưa vào lưu trữ cơ quan, sau đó vào lưu trữ quốc gia hay lưu trữthành phố - nếu tài liệu đó nằm trong thành phần Phông lưu trữ Liên bang Nga;

Xuất phát từ những nguyên tắc trên, nền tảng qui phạm trong lĩnh vựcquản lý tài liệu điện tử đã được hình thành Những văn bản qui phạm cơ bản,xác định địa vị của tài liệu điện tử và qui trình làm việc với chúng, gồm có cácluật liên bang sau: Luật số 149-PhZ ngày 27.07.2006 “Về thông tin, công nghệthông tin và bảo vệ thông tin”; Luật số 63 PhZ ngày 06.04.2011 “về chữ kýđiện tử”; Luật số 210 PhZ ngày 27.07.2010 “về tổ chức thực hiện dịch vụcông”

Để triển khai thực hiện các điều khoản của luật, các văn bản sau đã đượcban hành:

Công nghệ làm việc với tài liệu

điện tử

- Qui chế về công tác văn thư trong các cơ quan hành chính liên bang (đượcphê duyệt bởi Nghị định số 477 ngày 15.06.2009 của Chính phủ Liên bang Nga);

- Những qui định về hệ thống chu chuyển văn bản điện tử giữa các cơquan (cấp bộ) (phê duyệt bởi Nghị định số 754 ngày 22.09.2009 của Chínhphủ Liên bang Nga);

- Nguyên tắc xây dựng hệ thống tương tác điện tử thống nhất giữa các cơquan (Nghị định chính phủ Liên bang Nga số 697 ngày 08.09.2010 và những vănbản qui phạm khác)

Những văn bản này đã xác định những yêu cầu cơ bản trong tổ chức làmviệc với tài liệu điện tử tại các cơ quan chính quyền nhà nước như sau:

1 Tài liệu điện tử được tạo ra, ban hành, xử lý và lưu giữ trong hệ thốngchu chuyển văn bản điện tử của cơ quan chính quyền nhà nước;

2 Hệ thống chu chuyển văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước cần phảiđáp ứng những yêu cầu được đặt ra bởi Bộ Truyền thông Liên Bang Nga (nhữngyêu cầu này được thông qua bởi Chỉ thị số 221 ngày 02.09.2011 của Bộ truyềnthông Liên bang Nga “Về việc thông qua những yêu cầu đối với hệ thống chuchuyển văn bản điện tử của các cơ quan hành chính Liên bang”)

3 Theo qui định, trong các cơ quan chính quyền nhà nước, có hai dạng tàiliệu điện tử được tạo lập và sử dụng: 1 Tài liệu được tạo ra dưới dạng điện tửkhông qua giai đoạn văn bản hóa sơ bộ trên nền giấy; 2 Tài liệu được tạo ra dướidạng điện tử do kết quả của quá trình số hóa (scan) và được lưu giữ trong hệ thốngchu chuyển văn bản điện tử

Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử được tạo ra dưới dạng

điện tử không qua giai đoạn văn bản hóa

trên giấy

Tài liệu điện tử là hình ảnh của tài liệu giấy do kết quả của quá trình số hóa tài liệu giấy

Tài liệu điện tử cần được soạn thảo theo đúng các qui định của công tác vănthư và có đầy đủ các yếu tố thể thức tương tự như tài liệu giấy;

4 Danh mục những tài liệu được tạo ra, lưu giữ và sử dụng hoàn toàn dướidạng điện tử được phê duyệt bởi lãnh đạo cơ quan chính quyền nhà nước sau khi

đã thống nhất với Cục Lưu trữ Liên bang Nga Danh mục này được soạn thảo bởicác cơ quan chính quyền nhà nước dựa theo khuyến nghị của Cục Lưu trữ Liênbang (Khuyến nghị đối với việc soạn thảo danh mục những loại tài liệu cần đượctạo ra, bảo quản và sử dụng dưới dạng điện tử tại các cơ quan hành chính Liênbang trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan (Thông qua bởi Sắc lệnh №

32 của Cục Lưu trữ Liên bang Nga ngày 29.04.2011)

5 Trong toàn bộ vòng đời tài liệu điện tử, những thông tin đăng ký tài liệuluôn được lưu chuyển và bảo quản cùng với tài liệu điện tử Những thông tin nàyđược ghi trong thẻ đăng ký tài liệu và là một phần của siêu dữ liệu của tài liệu điệntử;

6 Xác định thành phần những thông tin bắt buộc về những tài liệu được đưavào hệ thống chu chuyển văn bản điện tử (những yếu tố thông tin của thẻ điện tử),xác định cấu trúc của những tài liệu điện tử được hòa vào hệ thống chu chuyểnvăn bản điện tử;

7 Đồng thời, qui định trong trao đổi tài liệu điện tử giữa các cơ quan chínhquyền, hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cần đảm bảo việc chuyển đổi nhữngthông điệp điện tử sang định dạng chuẩn với việc sử dụng ngôn ngữ XML (môhình tài liệu XML dành cho việc mô tả định dạng dữ liệu trong quá trình trao đổithông điệp điện tử)

Tài liệu điện tử

РК (ThẻThẻ điện tử)

Nội dung chính của tài liệu

điện tử

8 Trong quá trình chuyển giao văn bản điện tử tới các cơ quan nhà nướckhác, văn bản được chứng thực bằng chữ ký điện tử của cơ quan- tác giả văn bản.Trong quá trình soạn thảo, xem xét, thống nhất và ký văn bản điện tử trong hệthống chu chuyển văn bản điện tử nội bộ cơ quan, có thể sử dụng những phươngthức xác nhận những hoạt động với văn bản điện tử mà không cần sử dụng chữ kýđiện tử, với điều kiện, chương trình (phần mềm) được sử dụng trong cơ quan chophép xác định tính chính xác của người ký văn bản.

9 Đơn vị thống kê tài liệu điện tử là tài liệu điện tử đã được đăng ký trong

hệ thống chu chuyển văn bản điện tử của cơ quan nhà nước Văn bản điện tử đượclập thành hồ sơ phù hợp với danh mục hồ sơ và được đánh số theo trình tự nhưđược thực hiện với tài liệu giấy Trong quá trình lập danh mục hồ sơ cần chỉ rõnhững hồ sơ được lập dưới dạng điện tử

Để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ cơ quan, lưu trữ quốc gia

và lưu trữ thành phố, Viện nghiên cứu toàn Nga về Văn bản học và Công tác lưutrữ đã dự thảo một số văn bản sau đây:

- Khuyến nghị về thu thập, thống kê và tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữđiện tử tại lưu trữ cơ quan;

- Khuyến nghị về thu thập, thống kê và tổ chức bảo quản tài liệu điện tử tạilưu trữ quốc gia và lưu trữ thành phố

Nội dung cơ bản của các văn bản này là:

1 Đối với những tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản dài hạn (trên 10

năm) và thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cơ quan cần xây dựng Lưu trữ tài liệu điện

tử Lưu trữ này là một phần riêng biệt so với lưu trữ tài liệu hành chính;

Chữ ký điện tử

2 Lưu trữ cơ quan thực hiện chức năng quản lý những hệ thống thông tincủa cơ quan từ góc độ theo dõi những yêu cầu về bảo quản tài liệu điện tử đượctạo ra trong các hệ thống đó và được chỉ định chịu trách nhiệm (“người sở hữu”)

về hệ thống thông tin chuyên biệt của cơ quan, có chức năng bảo quản tài liệu điện

tử (“kho điện tử”)

3 Để bảo quản tài liệu điện tử, có một khu vực dành cho Lưu trữ cơ quan

để bảo quản những loại vật mang tin điện tử riêng biệt (kho lưu trữ riêng biệt), hệthống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng hoạt động, trong đócho cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện tử với mục đích để chúngtrung hòa khí hậu;

4 Tài liệu điện tử, sau khi đã được thừa nhận là văn bản chính thức, đượcđưa vào thành phần hồ sơ điện tử - thư mục máy tính (danh bạ) Tên gọi và số của

hồ sơ điện tử được thực hiện theo những qui định như với tài liệu giấy;

5 Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ điện tử sau khi đã được ký bằngchữ ký điện tử và sau khi đã được đăng ký tại hệ thống chu chuyển văn bản điệntử;

6 Tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (trên 10 năm)khi đưa vào hồ sơ điện tử được chuyển đổi trong hệ thống thông tin sang mộttrong những định dạng bảo quản – pdf, pdf/A, tiff hoặc những định dạng hình ảnhkhác Những tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản tạm thời (trong vòng 10 năm –bao gồm cả năm thứ 10) được đưa vào hồ sơ điện tử ở định dạng chúng được tạolập ban đầu trong hệ thống thông tin

7 Đơn vị bảo quản tài liệu điện tử - hồ sơ điện tử- có cấu trúc sau đây: 1

Mục lục văn bản trong hồ sơ (bao gồm cả danh mục tên gọi tài liệu điện tử ; 2 File hoặc các file tài liệu điện tử, có tên gọi được đặt cho chúng vào thời điểm

tạo lập (thời điểm ký) tài liệu điện tử, được sắp xếp theo trình tự thời gian, tên tácgiả theo vần ABC, theo tên gọi hoặc theo các trình tự khác – được qui định bởi hệ

thống thông tin; 3 File hoặc các file siêu dữ liệu, ví dụ - bộ thẻ đăng ký – thống

kê hoặc các hình thức “đến” khác, mà với sự trợ giúp của chúng tài liệu điện tử

được đưa vào hệ thống thông tin; 4 File hoặc các file chữ ký điện tử của tài liệu

điện tử hoặc file có chứa các thông tin về việc kiểm tra tính chính xác của chữ kýđiện tử, các thông tin này được sắp xếp theo trình tự thời gian (có thể tạo lập dướidạng báo cáo từ hệ thống thông tin)

8 Để chuyển tài liệu điện tử vào lưu trữ, mỗi hồ sơ điện tử được ghi trên mộtvật mang tin riêng biệt (đĩa cứng) bằng 2 bản – bản sử dụng và bản bảo hiểm;

9 Trong lưu trữ, hồ sơ điện tử có thể được hệ thống hóa theo loại vật mangtin, theo định dạng biểu diễn thông tin, theo tên gọi – phản ánh thành phần và nộidung tài liệu;

10 Đơn vị bảo quản tài liệu điện tử - hồ sơ điện tử - cần được mô tả, hệthống hóa và đưa vào mục lục hồ sơ và các chỉ dẫn lưu trữ khác, để đảm bảo thống

kê, tra tìm và sử dụng chúng;

11 Bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ cơ quan được đảm bảo bởi:

- Việc tạo ra những điều kiện lý tưởng để bảo quản vật mang tin tài liệuđiện tử;

- Sự phân chia cân bằng những vật mang tin điện tử trong kho lưu trữ vàcác đơn vị thống kê - tài liệu điện tử trên các vật mang tin điện tử;

- Kiểm soát sự hiện diện và trạng thái của tài liệu điện tử;

- Kiểm tra tình trạng vật lý và kỹ thuật của vật mang tin điện tử;

- Sao chuyển tài liệu điện tử sang những vật mang tin điện tử mới (dướigóc độ kỹ thuật- công nghệ)

- Bảo vệ tài liệu điện tử khỏi các chương trình máy tính có hại (“virus”hoặc các thứ khác)

- Bảo vệ tài liệu điện tử khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp

BÀN VỀ KHÁI NIỆM “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN”,

“TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ”,

“VĂN BẢN ĐIỆN TỬ” VÀ “TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ”

TS Nguyễn Cảnh Đương, Ths Hoàng Văn Thanh

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A Đặt vấn đề

Các khái niệm như: “Tài liệu”, “Văn bản”, “Tài liệu lưu trữ”, “Tài liệu điệntử” và “Tài liệu lưu trữ điện tử” là gì? Trong đó có khái niệm rất mới đối vớichúng ta Đó là khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử” Nó có những đặc điểm nổi bậtnào so với tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy?

Đây là một trong những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ tài liệu điện tử.Nghiên cứu để hiểu thống nhất về khái niệm “Tài liệu lưu trữ điện tử” không chỉ có ýnghĩa về mặt lý luận mà cả phương diện thực tiễn hiện nay ở nước ta

Bởi vì về mặt lý luận, hiện đang tồn tại nhiều quan niệm khác nhau về kháiniệm này Về mặt thực tiễn, hoạt động lưu trữ lại rất cần được nghiên cứu để giảithích cho thống nhất về khái niệm này Như chúng ta đã biết, Quốc hội nước Cộnghòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII tại kỳ họp thứ 2 ngày 11 tháng 11 năm

2011 đã thông qua Luật Lưu trữ và Luật này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm

2012 Tại Mục 1 Điều 13 “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” của Luật này qui định:

“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn đểlưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” Song, để

có sự thống nhất, toàn diện trong giải thích định nghĩa này cần phải làm rõ về cơ

sở lý luận Chỉ có như vậy mới có căn cứ vững chắc để tổ chức quản lý nhà nước

về tài liệu lưu trữ điện tử cũng như các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử một cách hiệu quả Đối vớiTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, đó sẽ là cơ sở lý luận để xác định chuẩn kiến thức

của học phần “Công tác lưu trữ tài liệu điện tử” thuộc chuyên ngành đào tạo “Lưutrữ học” ở bậc đại học của Trường

Xuất phát từ lý do nêu trên, trong báo cáo này chúng ta trao đổi về các khái niệm

“Tài liệu”, “Văn bản”, “Tài liệu lưu trữ” (TLLT), “Tài liệu điện tử” (TLĐT) và “Tàiliệu lưu trữ điện tử”(TLLTĐT), “Văn bản điện tử” (VBĐT) - là những khái niệm cơbản trong công tác văn thư- lưu trữ và quản lý hành chính

B Nội dung

I Thống nhất về khái niệm “tài liệu” và khái niệm “văn bản”

Mục đích cơ bản của tham luận này là bàn về khái niệm tài liệu lưu trữ điện

tử Nhưng trước khi bàn về nó cần phải nghiên cứu để hiểu thống nhất về kháiniệm tài liệu điện tử Song muốn hiểu thống nhất về khái niệm tài liệu điện tử lạicần nghiên cứu để hiểu đúng khái niệm “Tài liệu” và “Văn bản” – hai khái niệmđược sử dụng rộng rãi nhất trong công tác văn thư – lưu trữ

Về hai khái niệm này chúng tôi đã có dịp bàn tới trong hai bài báo đăng trên

số 1 và số 2 – năm 2012 - Tạp chí Dấu ấn thời gian với tên gọi “Hiểu thế nào chođúng về khái niệm “Tài liệu” trong công tác văn thư - lưu trữ và bài “Hiểu thế nàocho đúng về khái niệm “Văn bản”[2] Vì vậy, trong khuôn khổ báo cáo này chúngtôi chỉ khái quát lại những quan điểm mà chúng tôi cho là phù hợp với xu thế pháttriển hiện nay của công tác văn thư - lưu trữ Kết quả phân tích các định nghĩakhác nhau về “tài liệu” và “văn bản”- hai khái niệm cơ bản có tính phổ biến trongquản lý nhà nước và lĩnh vực văn thư- lưu trữ, cho phép định nghĩa thống nhất vềhai khái niệm đó như sau:

“Tài liệu”: Là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức

và vật mang tin.

“Văn bản”: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản- được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai.

Theo đó, văn bản trước hết là tài liệu, nghĩa là nó “Là đơn vị thông tin được

ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin” Nhưng nó phải “được lập

ra hoặc được tiếp nhận trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp bởi mộtngười hoặc một tổ chức và được bảo quản bởi người hoặc tổ chức đó với mục đíchlàm chứng cứ cho hoạt động của mình hoặc để tham khảo trong tương lai” Côngnhận kết luận này đồng thời cũng là sự khẳng định một quan niệm tiếp theo: Kháiniệm văn bản được bao hàm trong khái niệm tài liệu kể cả khi văn bản không còngiá trị pháp lý hiện hành, nghĩa là khi văn bản trở thành nguồn sử liệu nếu nó đượccác nhà sử liệu học công nhận nó chứa đựng thông tin quá khứ (còn được gọi làthông tin hồi cố) có giá trị cho sử học- giá trị chứng cứ (bằng chứng) lịch sử Nói

một cách khác, khi văn bản không còn giá trị pháp lý hiện hành nó sẽ trở thành

“tài liệu” đúng nguyên nghĩa của khái niệm “tài liệu” Bởi vì, văn bản ở trạng tháinày không đảm bảo đầy đủ các nội hàm của khái niệm “văn bản” Do đó khôngthể gọi nó là “văn bản”

Đến đây chúng ta thấy rằng, kể cả luật “Lưu trữ” cũng như trong các địnhnghĩa khác, khái niệm “tài liệu” bao gồm trong nó khái niệm “văn bản” Đó cũng

là kết luận thứ nhất mà chúng ta cần có sự thống nhất

Vấn đề tiếp theo chúng ta cần làm rõ về khái niệm “Tài liệu lưu trữ” –mộttrong những khái niệm làm nền tảng chung cho lưu trữ học và tất cả các hoạt độnglưu trữ

II Thống nhất về khái niệm “Tài liệu lưu trữ”

Về thuật ngữ này chúng tôi đã có dịp bàn tới trong bài: Bàn về thuật ngữ “Tàiliệu lưu trữ” công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1999 Vìvậy, ở đây, chúng tôi chỉ khái quát về ba trường phái cơ bản có quan niệm khácnhau về thuật ngữ này

Trường phái thứ nhất- trường phái đã định nghĩa về TLLT căn cứ vào giá trị

tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành Đại diện chính chotrường phái này là Anh, Mỹ và Úc Định nghĩa do trường phái này đề xuất đượcHội đồng lưu trữ quốc tế chính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản

năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp Theo định nghĩa kiểu Anh của Hội đồnglưu trữ quốc tế : “TLLT là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có

sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sảnsinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ,hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” [3] Phân tíchđịnh nghĩa này cho thấy để một tài liệu được thừa nhận là TLLT cần hai điều kiện:1/Phải hết giá trị hiện hành và 2/Phải còn giá trị lưu trữ được lựa chọn để tiếp tụcbảo quản

Như vậy, theo trường phái này, bất kỳ một tài liệu nào để được công nhận làTLLT chỉ cần có hai điều kiện trên mà không phụ thuộc vào các điều kiện khác, ví

dụ như: nơi bảo quản cũng như hình thức vật mang tin và kỹ thuật chế tác

Trường phái thứ hai- trường phái định nghĩa thuật ngữ TLLT căn cứ vào

nguồn gốc xuất xứ của tài liệu Trường phái này do các nước Châu Âu đại diện vàcoi TLLT là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức vàvật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận đượctrong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”[4].Cách định nghĩa này phỏng theo định nghĩa của Pháp được nêu trong cuốn “Thựctiễn lưu trữ Pháp” do ông Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp chủ biên năm

1993 và cũng là định nghĩa được qui định trong Luật Lưu trữ Pháp 1979: “Tài liệulưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặcmột tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vậtmang tin của chúng như thế nào” [6]

Định nghĩa này yêu cầu để một tài liệu nào đó (thực chất là văn bản) có đặctính của tài liệu lưu trữ: 1/Ngay tại thời điểm sản sinh ra hoặc nhận được màkhông chờ đến khi nó hết giá trị hiện hành Bởi vì không một điều kiện nào ràngbuộc về tính “cổ” của tài liệu được đề ra 2/Phải là tài liệu “được một cá nhân hoặcmột tổ chức lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bảncủa cá nhân hay tổ chức đó” Nghĩa là hình thức vật lý và nơi bảo quản khôngtham gia vào khái niệm tài liệu lưu trữ Đến nay định nghĩa này đã được bổ sung

một điểm mới cần lưu ý: được bảo quản vì tiếp tục có giá trị lưu trữ Ví dụ điểnhình thể hiện sự đổi mới này là định nghĩa nêu trong cuốn “Xác định giá trị lưu

trữ- Lý luận và thực tiễn”[10]: “Tài liệu lưu trữ (Archive) là những văn bản

(Records) được lập ra, lưu lại và được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một tổ chứcnào đó trong quá trình quản lý các công việc và được bảo quản vì chúng tiếp tục

có giá trị lưu trữ” Theo chúng tôi, định nghĩa này cho thấy, TLLT không phải làtài liệu (document) mà là văn bản (record) với các thuộc tính vốn có của nó nhưchúng ta đã nêu trên

Định nghĩa này đối lập với định nghĩa kiểu Anh của Hội đồng Lưu trữ quốc

tế ở một điểm cơ bản là “nguồn gốc xuất xứ” Cả hai trường phái này đều khác vớitrường phái thứ 3

Trường phái thứ ba- Trường phái định nghĩa về khái niệm TLLT thiên về nơi

bảo quản Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước XHCNtrước đây Định nghĩa này được trình bày chính thức trong Từ điển Thuật ngữ1982: “TLLT là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ” Tuy nhiên, trong côngtác lưu trữ của Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệmTLLT Nét đổi mới này được thể hiện trong Luật Liên bang Nga về “Công tác lưutrữ tại Liên bang Nga” có hiệu lực từ năm 2004 đến nay Trong Luật này TLLT(архивный документ) được định nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thôngtin được ghi trên đó có các thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diệnbảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đối với côngdân, xã hội và nhà nước” Định nghĩa này không nhấn mạnh điều kiện “nơi bảoquản- kho lưu trữ” và nguồn gốc xuất xứ, song lại chú trọng tới ba điều kiện: thứnhất, phải là vật mang vật chất có ý nghĩa; thứ hai, thông tin có ý nghĩa; thứ ba, cócác yếu tố thể thức để nhận dạng vật mang vật chất đó và vì vậy nó thuộc diệnđược bảo quản Những điều kiện này sẽ được lưu ý khi bàn về khái niệm TLĐT.Ngoài ba trường phái tiêu biểu trên còn có trường phái dung hòa giữa batrường phái Việt Nam là một trong các nước có quan điểm dung hòa giữa batrường phái trên Thật vậy, hầu hết các định nghĩa trước đây ở nước ta về TLLT

đều căn cứ vào bốn đặc điểm cơ bản như: vật mang tin, nguồn gốc xuất xứ, giá trịcủa tài liệu và nơi bảo quản Ví dụ điển hình là định nghĩa chính thức về TLLTđược đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam”: “TLLT là những tài liệu cógiá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể , xí nghiệp và

cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụcho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của xã hội”[7].Định nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX Đến nay, định nghĩa

về TLLT ở nước ta đã có một số điểm đổi mới Điểm mới này được thể hiện trong

định nghĩa nêu tại khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “TLLT là tàiliệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựachọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợpkhông còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” Phân tíchđịnh nghĩa này cho thấy TLLT là một khái niệm phái sinh từ khái niệm “Tài liệu”cho nên nó thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu” hiểu theo định nghĩa được ghitại khoản 2 Điều 2 đã nêu Ngoài ra nó có các đặc điểm như: Có giá trị phục vụhoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; được lựa chọn để lưu trữ; là bảngốc, bản chính hoặc là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bảnchính So với quan niệm trước đây, định nghĩa này về khái niệm TLLT có tầm baoquát rộng hơn quan niệm trước đây Nghĩa là nó không bị bó hẹp bởi phạm vi nơibảo quản tài liệu- “được bảo quản có cố định trong các lưu trữ”, vật mang tin vàphương thức chế tác mà chỉ quan tâm đến mục đích là lưu trữ tài liệu có giá trị.Cách giải thích mới này đã kế thừa một khẳng định: mỗi TLLT cụ thể chỉ giữ lạiduy nhất một bản trong ba loại bản của một tài liệu: bản gốc, bản chính, bản saohợp pháp Có nghĩa là nếu một tài liệu nào đó có đồng thời có ba loại bản thì chỉ

có một loại bản “được lựa chọn để lưu trữ” Quan điểm không đưa điều kiện “nơi

bảo quản” vào định nghĩa TLLT được tác giả bài “Tài liệu lưu trữ - một thuật ngữ

lưu trữ cần được hiểu và định nghĩa chính xác hơn” đăng tải trên tạp chí Dấu ấn

thời gian số 3/2006 Ở đây tác giả cho rằng định nghĩa TLLT phải thể hiện được

ba thuộc tính cơ bản sau: thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ

được con người lưu giữ để khai thác sử dụng để phục vụ các nhu cầu của đời sống

xã hội và không phụ thuộc vào nơi bảo quản; thứ hai, TLLT được hình thành ởnhiều thời kỳ, giai đoạn lịch sử khác nhau với vật mang tin và hình thức thể hiện

đa dạng; thứ ba, TLLT nói chung phải là bản gốc, bản chính của văn bản Điểmnhấn này cần được lưu ý khi bản về khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử- khái niệm sẽđược phân tích dưới đây và cũng là nội dung trọng tâm của báo cáo này Mặc dùLuật Lưu trữ đã qui định như vậy nhưng trên thực tế vẫn có một số định nghĩa cómột số điểm khác so với định nghĩa trên Ví dụ, một định nghĩa được nêu trongcuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư- lưu trữ Việt Nam” Nxb Văn hóaThông tin, H 2011, tr.346: “Tài liệu lưu trữ: Tài liệu có giá trị được lựa chọn từtrong toàn bộ tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đượcbảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản saohợp pháp ” Định nghĩa này đều có những điểm được nêu trong định nghĩa 01như: 1/Thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu”; 2/Có giá trị phục vụ hoạt độngthực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; 3/Được lựa chọn để lưu trữ; 4/Là bản gốc,bản chính; 5/Là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.Ngoài 5 đặc điểm (có thể gọi là điều kiện để một tài liệu bất kỳ nào đó trở thànhTLLT) định nghĩa này còn bổ sung hai điều kiện sau: 6/Có nguồn gốc xuất xứ và7/Nơi bảo quản- kho lưu trữ Cần nhấn mạnh ở đây là hai điều kiện được bổ sung

6 và 7 của định nghĩa này đã làm cho nội hàm thuật ngữ “Tài liệu lưu trữ” hẹp hơn

so với cách định nghĩa 01 ít nhất ở hai khía cạnh: thứ nhất, tài liệu hình thành quahoạt động của cá nhân không thuộc nội hàm khái niệm TLLT; thứ hai, các tài liệumặc dù có giá trị và đều có các đặc điểm khác (đặc điểm 1-5) của định nghĩa đượcnêu trong Luật Lưu trữ về TLLT nhưng nếu chưa hoặc không được bảo quản trongkho lưu trữ (ví dụ ở các Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia, Thưviện quốc gia và các thư viện khác ) đều không được coi là tài liệu lưu trữ.Ngoài ra còn các định nghĩa do các tác giả khác nêu ra Một số tác giả khác cũngđồng tình với quan điểm về điều kiện “nơi bảo quản” khi định nghĩa về TLLT, vídụ: “Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa