Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập trường hợp công ty TNHH mỹ thuật Đại Hiệp Mỹ

Để những doanh nghiệp này bước đầu đi vào hoạt động một cách có hiệu quả thì cần phải tổ chức công tác kế toán phù hợp vì tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn mới thành lập có ý ngh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÖY AN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA MỚI THÀNH LẬP: TRƯỜNG HỢP CÔNG TY

TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Người cam đoan

NGUYỄN THỊ THÚY AN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA MỚI THÀNH LẬP 7

1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM DNNVV VÀ ĐẶC ĐIỂM CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm DNNVV 7

1.1.2 Đặc điểm các loại hình doanh nghiệp 9

1.2 CÁC VẤN ĐỀ PHÁP LÝ KHI DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP 12 131 1.2.1 Các quy định hiện hành về thành lập DNNVV ở Việt Nam 12

1.2.2.Quy trình thành lập doanh nghiệp 12

1.2.3 Thủ tục thành lập doanh nghiệp 15

1.3 KẾ TOÁN THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP 15

1.3.1 Kế toán chi phí thành lập doanh nghiệp 15

1.3.2 Kế toán góp vốn thành lập doanh nghiệp 18

1.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NĂM ĐẦU TIÊN KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP 24

1.4.1 Lựa chọn hình thức sổ kế toán 24

1.4.2 Tổ chức các công việc của phần hành kế toán 26

1.4.3 Tổ chức bộ máy kế toán 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA MỚI THÀNH LẬP: TRƯỜNG HỢP CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 34

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 34

2.1.1 Đặc điểm thành lập công ty 34

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty 36

2.2 NHỮNG ĐẶC TRƯNG QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 36

2.2.1 Thủ tục thành lập công ty 36

2.2.2 Quy trình thành lập công ty 38

2.3 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH LẬP CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 40

2.3.1 Kế toán chi phí thành lập công ty 40

2.3.2 Kế toán góp vốn thành lập công ty 42

2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NĂM ĐẦU TIÊN KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 46 47 2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 46

2.4.2 Lựa chọn hình thức sổ kế toán 47

2.4.3 Tổ chức các công việc của phần hành kế toán 49

2.5 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 70

2.5.1 Ưu điểm 70

2.5.2 Nhược điểm 70

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3: NHỮNG VẤN ĐỀ TỪ TRƯỜNG HỢP CÔNG TY

TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ VÀ GỢI Ý VỀ TỔ CHỨC CÔNG

TÁC KẾ TOÁN TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU MỚI THÀNH LẬP 74

3.1 NHỮNG VẤN ĐỀ RÚT RA TỪ TRƯỜNG HỢP CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 74

3.2 NHỮNG Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỸ THUẬT ĐẠI HIỆP MỸ 77

3.3 NHỮNG GỢI Ý VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG GIAI ĐOẠN MỚI THÀNH LẬP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN 84 85 3.3.1 Xác lập bộ máy kế toán tạm thời 84

3.3.2 Hoàn thiện hạch toán góp vốn thành lập 85

3.3.3 Xác định các công việc trọng tâm của kế toán 90

3.3.4 Lựa chọn chính sách kế toán 94

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96

KẾT LUẬN 97

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

CCDC Công cụ dụng cụ

CP Chi phí

DN Doanh nghiệp

DNNVV Doanh nghiệp nhỏ và vừa

DNTN Doanh nghiệp tƣ nhân

GTGT Giá trị gia tăng

DANH MỤC CÁC BẢNG

2.1 Tình hình kinh doanh của công ty TNHH Mỹ

1.4 Hạch toán tái phát hành cổ phiếu quỹ 24

2.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký

2.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền 51 2.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu tiền 53 2.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng 55 2.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ tiền lương 57 2.6 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập kho 60 2.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ xuất kho 61

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước ta đã và đang phát triển mạnh mẽ góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế - xã hội Cùng với sự phát triển về quy mô, về số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa thì yêu cầu nâng cao quản lý các doanh nghiệp này là một yếu tố khách quan Trong đó kế toán là một công

cụ quan trọng để quản lý

Hiện tại, ngày càng nhiều số lượng các doanh nghiệp nhỏ và vừa mới được thành lập Để những doanh nghiệp này bước đầu đi vào hoạt động một

cách có hiệu quả thì cần phải tổ chức công tác kế toán phù hợp vì tổ chức

công tác kế toán trong giai đoạn mới thành lập có ý nghĩa quyết định đến

chất lượng của toàn bộ công tác kế toán và quản lý sau này Tuy nhiên, trong giai đoạn này, các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn như nhân sự kế toán chưa ổn định, công tác kế toán chưa được tổ chức tốt, nhiều nghiệp vụ kinh tế đặc thù, như góp vốn, chi phí thành lập doanh nghiệp, các thủ tục pháp lí,

…chưa được theo dõi chặt chẽ và thực hiện đúng quy định; đồng thời chế độ

kế toán về thành lập doanh nghiệp còn chưa rõ ràng

Hiện nay, chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa đã được ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Tuy nhiên, chế độ này chủ yếu xem xét khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động Trong khi đó, các vấn

đề về kế toán trong quá trình thành lập và năm đầu tiên đi vào hoạt động có rất nhiều vấn đề mà kế toán ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường lúng túng Đây cũng chính là trường hợp công ty TNHH Mỹ Thuật Đại Hiệp Mỹ Trong giai đoạn thành lập và năm đầu hoạt động, công ty gặp rất nhiều khó khăn như việc bố trí nhân sự kế toán, việc định giá tài sản khi góp vốn thành lập doanh nghiệp hay việc xây dựng một bộ máy mới rất khó khăn Cũng từ

2

những khó khăn này, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán cho các

doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập: Trường hợp Công Ty TNHH Mỹ Thuật Đại Hiệp Mỹ” Việc nghiên cứu trường hợp của công ty TNHH Mỹ

Thuật Đại Hiệp Mỹ sẽ rút ra những vấn đề và đưa ra những gợi ý về tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn mới thành lập

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:

- Tìm hiểu những vấn đề về tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp mới thành lập nói chung và doanh nghiệp nhỏ và vừa nói riêng

- Tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH Mỹ Thuật Đại Hiệp Mỹ trong quá trình thành lập và năm đầu tiên đi vào hoạt động

- Gợi ý một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn mới thành lập ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV)

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

a Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung cũng như trong doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập nói riêng bao gồm về pháp lý, hành chính và kế toán

- Tìm hiểu cụ thể về tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH Mỹ Thuật Đại Hiệp Mỹ trong quá trình thành lập và năm đầu tiên hoạt động

b Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: Tìm hiểu về thực tế công tác kế toán tại một doanh nghiệp nhỏ và vừa trong giai đoạn thành lập đến khi lập báo cáo tài chính năm đầu tiên (năm 2012)

- Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Mỹ Thuật Đại Hiệp Mỹ

3

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính:

- Thu thập tài liệu, chứng từ, báo cáo liên quan

- Phân loại tài liệu, chứng từ

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và

vừa mới thành lập: Trường hợp công ty TNHH Mỹ Thuật Đại Hiệp Mỹ

Chương 3: Những vấn đề từ trường hợp công ty TNHH Mỹ Thuật Đại

Hiệp Mỹ và gợi ý về tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn đầu mới thành lập

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Liên quan đến tổ chức công tác trong các DNNVV có nhiều tài liệu đã nghiên cứu:

- “Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ kinh tế của Nguyễn Thị Huyền Trâm, Trường Đại học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh năm 2007: Nội dung của đề tài này

4 chủ yếu nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán ở một doanh nghiệp đã đi vào hoạt động và tiến hành khảo sát thực tế

tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống và đưa ra những giải pháp hoàn thiện Cụ thể: Tác giả tiến hành tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam trong thời gian qua; thực trạng tổ chức công tác kế toán ở tại thời điểm mà tác giả đang nghiên cứu (năm 2007) bao gồm: Quá trình phát triển của các quy định về kế toán (môi trường pháp lý) của doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam đồng thời đưa ra quy định hiện hành về tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp nhỏ và vừa, khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp nhỏ và vừa nở Việt Nam ở tại thời điểm năm 2007 Luận văn này giúp chúng ta biết được thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các DNNVV của Việt Nam đã đi vào hoạt động trong nhiều năm thông qua các phiếu khảo sát thực tế Từ đó đưa

ra những giải pháp cụ thể từ doanh nghiệp và từ sự hỗ trợ của Nhà nước

Tuy nhiên, trong luận văn, tác giả không đề cập đến thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các DNNVV trong quá trình thành lập và trong năm đầu tiên hoạt động Do đó, chúng ta đã không thể đánh giá một cách tổng

quát nhất về công tác kế toán ở các DNNVV ở Việt Nam Cũng chính vì lý

do này nên luận văn cũng chỉ đưa ra những giải pháp hoàn thiện áp dụng cho những DNNVV đã hoạt động trong nhiều năm nhưng những biện pháp

mà tác giả đưa ra mang tính hơi vĩ mô khó khăn cho người đọc khi áp dụng Qua đó cho thấy, những DNNVV mới thành lập không thể học hỏi được gì từ luận văn này

- “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm tăng cường công tác quản trị doanh nghiệp”, Luận án tiến sĩ kinh tế của Ngô Thị Thu Hồng, Học viện Tài chính năm 2007: Nội dung của luận án

5 tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về quản trị doanh nghiệp và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa nói riêng; Tiến hành khảo sát thực trạng

về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác công tác kế toán

ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam những năm qua, đề xuất những giải pháp cơ bản hoàn thiện công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời đưa ra các điều kiện cần thiết thực hiện các giải pháp đã đề xuất Cụ thể: trong phần thực trạng, tác giả tiến hành khảo sát các doanh nghiệp ở các tỉnh để tìm hiểu sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trước và sau khi có Luật doanh nghiệp có hiệu lực tháng 1/2000, từ đó phân tích rõ những đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp nhỏ và vừa ảnh hưởng đến

tổ chức công tác kế toán Đồng thời, tác giả cũng tiến hành khảo sát, phân tích

hệ thống kế toán Việt Nam bao gồm luật, chuẩn mực, chế độ kế toán,… ở các giai đoạn trước năm 1989, từ năm 1989 đến 1995, và giai đoạn từ 1996 đến nay để thấy được môi trường pháp lý ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Từ những nội dung phân tích trên, tác giả tiến hành khảo sát tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, về áp dụng hình thức kế toán, báo cáo tài chính và việc tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp; Tiến hành đánh giá ưu điểm, hạn chế và đưa ra những đề xuất hoàn thiện các nội dung thuộc môi trường pháp lý về kế toán, về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tất cả các khía cạnh Luận án này đã trình bày một cách tổng quát nhất về sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ và vừa qua các thời kỳ; sự hoàn thiện của môi trường pháp lý

về kế toán ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp; và tiến hành đánh giá việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên

6 phạm vi toàn lãnh thổ Việt Nam Luận án đã thống kê được thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở phạm vi cả nước, thấy được những điểm bất cập chung, từ đó đưa ra những biện pháp hoàn thiện một cách chung chung Tác giả không đi sâu vào tìm hiểu ở một doanh nghiệp nhỏ và vừa cụ thể, do đó những biện pháp mà tác giả đưa ra sẽ rất khó áp

dụng khi một doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn Mặt khác, những

doanh nghiệp mà tác giả tiến hành khảo sát là những doanh nghiệp đã đi vào hoạt động lâu năm, do đó những doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập

sẽ không vận dụng được những nội dung mà tác giả đã trình bày

Như vậy, cả hai đề tài trên đều khảo sát thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam đã đi vào hoạt động trong nhiều năm, đã có chế độ kế toán quy định cụ thể về tổ chức công tác kế toán Tác giả chỉ dựa vào những quy định hiện hành về chế độ kế toán để tiến hành khảo sát, xem thử các doanh nghiệp có thực hiện tốt hay không, và tìm ra những điểm chưa phù hợp với quy định để đưa ra biện pháp khắc phục Ở đây, các tác giả chưa hề đề cập đến tổ chức công tác kế toán ở một doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập cũng như những quy định về kế toán trong quá trình thành lập doanh nghiệp Do vậy, cả hai đề tài trên chỉ mang tính chất nghiên cứu tổng quát cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam đã đi vào hoạt động trong nhiều năm Còn các doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập

và trong năm đầu tiên hoạt động có rất nhiều vấn đề khó khăn, lúng túng cần giải quyết thì chưa được tìm hiểu, chưa được đưa ra bài học kinh nghiệm và những gợi ý về việc tổ chức công tác kế toán Đây là một nội dung mới và cần thiết phải tìm hiểu để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam từ khi thành lập đến khi đi vào hoạt động thường niên

7

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA MỚI THÀNH LẬP1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM DNNVV VÀ ĐẶC ĐIỂM CÁC LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm DNNVV

a Khái niệm

Doanh nghiệp nhỏ và vừa là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ

về vốn, lao động hay doanh thu Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chia thành

ba loại, bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa

Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế giới, doanh nghiệp siêu nhỏ là

doanh nghiệp có số lượng lao động dưới 10 người, doanh nghiệp nhỏ có số lượng lao động từ 10 đến dưới 50 người, còn doanh nghiệp vừa có từ 50 đến

300 lao động Ở mỗi nước, người ta có tiêu chí riêng để xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước mình

Ở Việt Nam, theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của

Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

I Nông, lâm

nghiệp và thủy

sản

10 người trở

xuống

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên

10 người đến 200 người

từ trên 20

tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

từ trên

200 người đến 300 người

Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

II Công nghiệp

và xây dựng

10 người trở

xuống

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên

10 người đến 200 người

từ trên 20

tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

từ trên

200 người đến 300 người III Thương mại

và dịch vụ

10 người trở

xuống

10 tỷ đồng trở xuống

từ trên

10 người đến 50 người

từ trên 10

tỷ đồng đến 50 tỷ đồng

từ trên 50 người đến

100 người

b Đặc điểm

Các DNNVV có những đặc điểm sau:

- Linh hoạt, năng động trước những thay đổi của thị trường, đặc biệt là

nhu cầu nhỏ, lẻ, có tính địa phương do DNNVV có khả năng chuyển hướng kinh doanh và chuyển hướng mặt hàng nhanh, tăng giảm lao động dễ dàng, nơi làm việc của người lao động có tính ổn định

- Tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý linh hoạt, gọn nhẹ, các quyết định quản lý thực hiện nhanh, công tác kiểm tra, điều hành trực tiếp, qua đó góp

phần tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Vốn đầu tư ban đầu ít, hiệu quả cao, thu hồi nhanh, điều đó tạo sức hấp

dẫn trong đầu tư sản xuất kinh doanh vào khu vực này

- Nguồn vốn tài chính hạn chế, đặc biệt nguồn vốn tự có cũng như vốn

bổ sung để duy trì, mở rộng quá trình sản xuất kinh doanh gặp khó khăn

- Cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ công nghệ kỹ thuật thường yếu kém,

lạc hậu Nhà xưởng, nơi làm việc trực tiếp và trụ sở giao dịch, quản lý của đa

phần các doanh nghiệp nhỏ rất chật hẹp

9

- Trình độ quản lý nói chung và quản trị các mặt theo các chức năng

còn hạn chế Đa số các chủ doanh nghiệp nhỏ chưa được đào tạo cơ bản,

đặc biệt những kiến thức về kinh tế thị trường, về quản trị kinh doanh Họ quản lý bằng kinh nghiệm và thực tiễn là chủ yếu

Trong bối cảnh hiện nay, DNVVN Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước, mà còn phải cạnh tranh gay gắt, quyết liệt từ các tập đoàn đa quốc gia Do vậy, để cạnh tranh được, các DNVVN phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển Một trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tin để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tin kế toán Chính vì vậy, các DNVVN muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả

Tuy nhiên, vì phần lớn những doanh nghiệp này mới thành lập, hạn

chế về vốn Để có một hệ thống kế toán tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tư

không nhỏ Do vậy, ít doanh nghiệp có khả năng hoặc dám đầu tư cho việc này Chính vì vậy, DNNVV có nhiều hạn chế trong hệ thống kế toán:

- Bộ máy kế toán của các công ty được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính

- Trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong các DNNVV chưa cao

- Vận dụng chế độ kế toán chưa đầy đủ

1.1.2 Đặc điểm các loại hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể được thành lập với những loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần Mỗi loại hình doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, chẳng hạn như về tư cách pháp lý, về vốn, về giới hạn trách nhiệm Đặc điểm của mỗi loại hình doanh nghiệp được cụ thể như sau:

10

a Doanh nghiệp tư nhân (DNTN)

Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp Đây là loại doanh nghiệp có tính phổ biến trong các DNNVV

Do là chủ sở hữu duy nhất của doanh nghiệp nên doanh nghiệp tư nhân hoàn toàn chủ động trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến vốn thành lập, hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp Việc thành lập và chấm dứt hoạt động khá đơn giản so với các loại hình khác Chế độ trách nhiệm vô hạn của chủ doanh nghiệp tư nhân tạo sự tin tưởng cho đối tác, khách hàng và giúp cho doanh nghiệp ít chịu sự ràng buộc chặt chẽ bởi pháp luật như các loại hình doanh nghiệp khác Tuy nhiên, với tính chất vốn nhỏ, một chủ sở hữu nên các vấn đề về kế toán đơn giản hơn nhiều so với các loại doanh nghiệp khác

b Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH)

* Công ty TNHH một thành viên:

Công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một

cá nhân làm chủ sở hữu (gọi là chủ sở hữu công ty) thuận lợi trong việc quyết định các vấn đề về thành lập, về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Công ty có tư cách pháp nhân Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ Việc chuyển nhượng phần vốn góp của chủ sở hữu được thực hiện theo quy định của pháp luật

Trong suốt thời gian hoạt động không được giảm vốn điều lệ và khả năng huy động vốn từ công chúng bằng hình thức đầu tư trực tiếp không có (Không được tham gia thị trường chứng khoán để huy động vốn)

* Công ty TNHH hai thành viên trở lên:

- Đặc điểm về tư cách pháp lý: Công ty TNHH có tư cách pháp nhân

mà họ đã cam kết góp vào công ty

Do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty TNHH chỉ chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn cam kết góp nên ít gây rủi ro cho người góp vốn

Công ty TNHH bị hạn chế, gặp nhiều khó khăn trong quá trình góp vốn, định giá vốn góp khi thành lập doanh nghiệp, khó khăn trong quá trình huy động vốn do không có quyền phát hành cổ phiếu

Những đặc thù trong công ty TNHH làm phát sinh các vấn đề trong kế toán như:

- Tài sản do các thành viên góp vốn bằng hiện vật sẽ được định giá như thế nào?

- Vào cuối năm, kế toán phân chia lợi nhuận cho các thành viên ra sao?

- Khi có thành viên muốn rút khỏi công ty, kế toán chuyển nhượng phần góp vốn giữa các thành viên như thế nào?

c Công ty cổ phần:

Do nhiều cổ đông góp vốn, có thể là công ty đại chúng, chịu trách nhiệm hữu hạn về phần vốn góp Xét theo quy mô, công ty này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn trở lên Công ty có một số đặc điểm sau:

- Khả năng hoạt động của công ty cổ phần rất rộng, trong hầu hết các lịch vực, ngành nghề

- Việc quản lý và điều hành công ty cổ phần rất phức tạp do số lượng các

cổ đông có thể rất lớn, có nhiều người không hề quen biết nhau và thậm chí

có thể có sự phân hóa thành các nhóm cổ động đối kháng nhau về lợi ích

12

- Việc thành lập và quản lý công ty cổ phần cũng phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt về chế độ tài chính, kế toán

- Yêu cầu về việc công bố thông tin nhiều hơn doanh nghiệp khác

1.2 CÁC VẤN ĐỀ PHÁP LÝ KHI DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

1.2.1 Các quy định hiện hành về thành lập DNNVV ở Việt Nam

Hiện nay, việc thành lập DNNVV cũng như doanh nghiệp lớn đều căn

cứ theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2005 Liên quan đến kế toán, doanh nghiệp áp dụng luật kế toán năm 2003 và bắt đầu có hiệu lực năm

2004 Ngoài ra, liên quan đến kế toán DNNVV, hiện tại kế toán ở các doanh nghiệp này chỉ áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và bổ sung một số thông tư điều chỉnh, nhưng chưa có quy định cụ thể nào về kế toán thành lập doanh nghiệp DNNVV

1.2.2 Quy trình thành lập doanh nghiệp

Thành lập doanh nghiệp bao gồm các công việc chuẩn bị về thủ tục pháp

lý, tổ chức bộ máy quản lý, huy động vốn và đầu tư ban đầu để doanh nghiệp

có thể ở trạng thái sẵn sàng hoạt động Quy trình thành lập một công ty thường trải qua các bước sau:

Bước 1: Thỏa thuận thành lập doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên, các thành viên sáng lập doanh nghiệp phải họp bàn

và ký với nhau biên bản về việc cùng nhau thành lập doanh nghiệp Một số nội dung cơ bản mà các thành viên sáng lập phải thống nhất trong biên bản:

- Tên doanh nghiệp, hình thức tổ chức doanh nghiệp

- Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh

- Số vốn điều lệ và vốn góp theo cam kết của từng thành viên

13

- Dự kiến cơ cấu tổ chức quản lý

- Phân công thực hiện kế hoạch thành lập doanh nghiệp

-…

Bước 2: Soạn thảo và thông qua điều lệ thành lập doanh nghiệp

Đây là căn cứ pháp lý để điều hành và xử lý các hoạt động của doanh nghiệp Trong điều lệ doanh nghiệp phải có các nội dung sau:

- Quyền và nghĩa vụ của các thành viên công ty TNHH hoặc các cổ đông của công ty cổ phần

- Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

- Thể thức thông qua quyết định của doanh nghiệp, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ

- Những trường hợp thành viên có thể yêu cầu doanh nghiệp mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần

- Các loại quỹ và mức giới hạn từng loại quỹ được lập tại doanh nghiệp, nguyên tắc phân chia lợi nhuận, trả cổ tức, chịu lỗ trong kinh doanh

- Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản doanh nghiệp

- Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ doanh nghiệp

- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc tất cả cổ đông sáng lập của công ty cổ phần

14

- Các nội dung khác của Điều lệ doanh nghiệp do các thành viên hoặc cổ đông thỏa thuận nhưng không được trái với quy định của pháp luật

Bước 3: Xin giấy phép kinh doanh

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phương án kinh doanh, doanh nghiệp tiến hành đăng ký với cơ quan quản lý doanh nghiệp để xin giấy phép kinh doanh

- Đối với loại hình công ty TNHH: Thành viên phải góp vốn đầy đủ, đúng tiến độ đã cam kết trong Danh sách thành viên Nếu việc góp vốn được thực hiện nhiều hơn một lần, thời hạn góp vốn lần cuối của mỗi thành viên không vượt quá 36 tháng, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng

ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký bổ sung (khoản 1 Điều 18 Nghị định 102/2010/NĐ-CP)

- Đối với công ty cổ phần: Các cổ đông phải góp đủ theo vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (khoản 4 Điều 6 Nghị định 102/2010/NĐ-CP)

15

1.2.3 Thủ tục thành lập doanh nghiệp

Thông thường, để thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên phải lập và nộp đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Hồ sơ đăng ký kinh doanh bao gồm:

- Đơn đăng ký kinh doanh

- Điều lệ doanh nghiệp

- Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Đối với doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề đòi hỏi phải có vốn pháp định thì phải có thêm xác nhận về vốn của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

1.3 KẾ TOÁN THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

1.3.1 Kế toán chi phí thành lập doanh nghiệp

Chi phí thành lập doanh nghiệp bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thành lập doanh nghiệp Quá trình thành lập doanh nghiệp được bắt đầu từ sau khi các thành viên sáng lập ký hợp đồng về việc thành lập doanh nghiệp, nghiên cứu thị trường, lập và thẩm định dự án đầu tư, xúc tiến làm các thủ tục xin phép thành lập,… đến khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động Các chi phí phát sinh trong quá trình này thường bao gồm: các chi phí nghiên cứu, thăm dò thị trường, lập và thẩm định dự án đầu tư, chi phí hội họp, chi phí về tư vấn pháp luật, lệ phí xin giấy phép,…

Trong thực tế, các thành viên góp vốn hoặc các cổ đông sáng lập chỉ góp vốn sau khi doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Doanh nghiệp cũng chỉ mở và ghi sổ kế toán khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động Do vậy các chi phí phát sinh khi thành lập doanh nghiệp có thể được một hay một số thành viên sáng lập của doanh nghiệp ứng trước để thanh

16

toán Các chứng từ liên quan đến chi phí thành lập doanh nghiệp phải được lưu giữ để bàn giao lại cho kế toán khi doanh nghiệp mở sổ bắt đầu thực hiện công tác kế toán Để tiện cho việc theo dõi thanh toán, các bảng kê nên được lập theo từng thành viên sáng lập Số tiền ứng trước của các thành viên sáng lập hoặc các cổ đông sáng lập sẽ được trả lại khi doanh nghiệp hoạt động hoặc ghi giảm phần vốn góp theo cam kết của các thành viên này

Các bút toán hạch toán cụ thể khi doanh nghiệp đi vào hoạt động như sau:

Căn cứ vào chi phí phát sinh trên bảng kê liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp đã được các thành viên sáng lập thanh toán bằng tiền riêng của

Nợ TK “Phải trả TV sáng lập”: (Thanh toán CP thành lập DN)

Có TK “Tiền mặt”, “TGNH”

Nếu chuyển thành phần vốn góp của thành viên sáng lập:

Nợ TK “Phải trả TV sáng lập”: (Giá trị vốn góp được khấu trừ)

17

Ở một số nước có quy định, khi kết thúc quá trình thành lập, công ty bắt đầu hoạt động, kế toán chuyển các chi phí thành lập trên TK “Chi phí thành lập doanh nghiệp” sang TK “Tài sản cố định vô hình” nếu các chi phí thành lập phát sinh lớn:

Nợ TK “ Tài sản cố định vô hình”: (Tổng CP thành lập phát sinh)

Có TK “ Chi phí thành lập DN”

Trong quá trình hoạt động, kế toán tính và phân bổ mức khấu hao phải trích của tài sản cố định vô hình trên vào chi phí kinh doanh Quy định về thời gian tính khấu hao chi phí thành lập doanh nghiệp ở các nước cũng có sự khác

nhau Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 38 (IAS 38), thời gian khấu hao tài

sản cố định vô hình tối đa là 20 năm Khi trích khấu hao tài sản cố định vô hình, kế toán ghi:

Nợ TK “Chi phí kinh doanh”: (Khấu hao CP thành lập)

Có TK “Hao mòn TSCĐ vô hình”

Ở Việt Nam, chuẩn mực kế toán số 04 “Tài sản cố định vô hình” quy

định: chi phí thành lập công ty được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian không quá 3 năm Do vậy, khi kết thúc quá trình thành lập doanh nghiệp, kế toán kết chuyển chi phí thành lập doanh nghiệp phát sinh vào TK “ Chi phí trả trước dài hạn” bằng bút toán:

Nợ TK “ Chi phí trả trước dài hạn”: (Tổng CP thành lập phát sinh)

18 Căn cứ chi phí phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK “ Chi phí quản lý kinh doanh”: (Tổng CP thành lập phát sinh)

Có TK “ Chi phí thành lập DN”

1.3.2 Kế toán góp vốn thành lập doanh nghiệp

a Kế toán góp vốn thành lập doanh nghiệp tư nhân (DNTN)

* Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 411 “Nguồn vốn kinh doanh” chi tiết tài khoản 4111 “Vốn

đầu tƣ của chủ sở hữu” đƣợc sử dụng để phản ánh vốn góp của chủ sở hữu trong DNTN Tài khoản này đƣợc mở chi tiết để theo dõi vốn góp của cá nhân góp vốn

* Phương pháp hạch toán:

Trong DNTN, cá nhân có thể góp vốn bằng tiền hoặc hiện vật

Căn cứ vào giá trị vốn góp của chủ sở hữu, kế toán ghi sổ bằng bút toán sau:

Nợ TK Tài sản (111, 112, 211, 152, 153,…)

Có TK 411: (Giá trị vốn góp)

b Kế toán góp vốn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn:

Vốn kinh doanh của công ty TNHH do các thành viên góp vào công ty Việc góp vốn vào công ty TNHH đƣợc thực hiện theo trình tự sau đây:

Các thành viên đăng ký góp vốn căn cứ vào số vốn công ty cần huy động hoặc theo vốn đăng ký

Căn cứ vào số vốn góp theo đăng ký các thành viên thực hiện việc góp vốn bằng tiền hoặc tài sản cho công ty

Kế toán có nhiệm vụ theo dõi kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ đăng ký góp vốn (cam kết góp vốn) và thực hiện góp vốn trong quá trình thành lập công ty

19 Như vậy, trong công ty TNHH, kế toán góp vốn thành lập phát sinh hai

vấn đề tách biệt: vấn đề đăng ký góp vốn (vốn cam kết) và thực góp vốn Tuy

nhiên, ở Việt Nam chưa có quy định về kế toán để theo dõi tách biệt hai vấn

đề này Nhưng ở một số nước, kế toán góp vốn thành lập công ty TNHH được

thực hiện như sau:

* Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi quá trình góp vốn thành lập công ty TNHH, kế toán sử dụng

các tài khoản:

- Tài khoản “Vốn cam kết góp”

Bên Nợ: Kết chuyển số vốn các thành viên đã góp theo cam kết

Bên Có: Số vốn các thành viên cam kết góp vào công ty

Dư Có: Số vốn các thành viên đã cam kết góp nhưng chưa thực hiện góp

- Tài khoản “Vốn góp”

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm vốn góp của các thành viên

Bên Có: Phản ánh số vốn các thành viên đã góp theo cam kết

Bổ sung vốn góp của thành viên

Dư Có: Số vốn góp hiện có của các thành viên

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng tài khoản “Phải thu của thành viên góp

vốn” và các tài khoản liên quan khác để theo dõi quá trình góp vốn của các

thành viên

* Phương pháp hạch toán:

Khi các thành viên đăng ký góp vốn, căn cứ vào số vốn góp theo cam kết

của từng thành viên, kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng thành viên và

ghi:

Nợ TK “Phải thu của TV”: (Giá trị vốn góp theo cam kết của các

TV)

Có TK “Vốn cam kết góp”

20 Khi các thành viên góp vốn vào công ty bằng tiền, căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng về số tiền nhận góp vốn, kế toán ghi:

Nợ TK Tài sản (tiền mặt, TGNH)

Có TK “ Phải thu của TV”: (Giá trị vốn góp) Đối với vốn góp bằng tài sản, công ty phải lập Hội đồng để xác định giá trị vốn góp của từng thành viên Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi vốn góp của từng thành viên trong công ty Căn cứ vào giá trị vốn góp được Hội đồng định giá của công ty xác nhận, kế toán ghi sổ theo các định khoản sau:

Nợ TK Tài sản (Nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa, TSCĐ)

Có TK “Phải thu của TV”: (Giá trị vốn góp) Đối với các thành viên chưa góp đủ tài sản theo số vốn đã cam kết thì phần vốn góp thiếu này sẽ trở thành khoản phải thu của công ty và được thể hiện trên số dư của TK “ Phải thu của thành viên” mở chi tiết cho từng thành viên Tùy theo điều lệ của công ty mà họ có thể phải trả lãi hoặc bị phạt vì số vốn còn thiếu này

Trường hợp thành viên góp vốn phải trả lãi, kế toán phản ánh số tiền lãi phải thu tính trên số vốn góp còn thiếu:

Nợ TK “Phải thu của TV”: (Tiền lãi phải thu chi tiết theo từng TV)

Có TK “Doanh thu hoạt động tài chính”

Phản ánh số tiền phạt phải thu tính trên số vốn góp còn thiếu, kế toán ghi:

Nợ TK “Phải thu của TV”: (Tiền phạt phải thu theo từng TV)

theo cam kết

22

TK 4111“Vốn đầu tư của chủ sở hữu”: Phản ánh các khoản vốn góp của

các chủ sở hữu Đối với công ty cổ phần, vốn góp từ phát hành cổ phần được ghi vào tài khoản này theo mệnh giá

TK 4112“Thặng dư vốn cổ phần”: Phản ánh phần chênh lệch tăng do

phát hành cổ phần cao hơn mệnh giá và chênh lệch tăng giảm so với giá mua lại khi tái phát hành cổ phần mua lại

TK 4118“Vốn khác”: Phản ánh vốn kinh doanh được hình thành từ các

nguồn khác như được biếu tặng, viện trợ,…

Trong sổ theo dõi cổ đông của công ty, kế toán phải theo dõi chi tiết vốn góp của từng cổ đông, theo từng loại cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi,…

TK 419“ Cổ phiếu quỹ”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động

tăng, giảm của số cổ phần đã phát hành được công ty mua lại và lưu giữ

Cổ phiếu quỹ có thể được hủy bỏ ngay hoặc lưu giữ để tái phát hành Các cổ phần do công ty giữ không được nhận cổ tức, không có quyền biểu quyết và không được chia tài sản nếu công ty giải thể Khi chia cổ tức cho các

cổ phần, cổ phần mua lại được coi là cổ phần chưa bán

Giá cổ phiếu quỹ được phản ánh trên tài khoản “Cổ phiếu quỹ” là giá mua thực tế gồm giá mua và các chi phí mua lại như chi phí giao dịch, thông tin

* Kế toán phát hành cổ phần:

Công ty cổ phần huy động vốn dưới hình thức bán cổ phần Tùy theo phát hành cổ phần để gọi vốn lần đầu hay phát hành bổ sung để tăng vốn góp, trình tự hạch toán được thực hiện như sau:

- Kế toán phát hành cổ phần lần đầu:

23

Sơ đồ 1.2: Hạch toán phát hành cổ phần Chú thích:

(1) Phát hành cổ phần với giá phát hành bằng với mệnh giá

(2) Phát hành cổ phần với giá phát hành cao hơn mệnh giá

(3) Phát hành cổ phần với giá phát hành thấp hơn mệnh giá

- Kế toán cổ phần bị thu hồi và tái phát hành:

Khi phát hành cổ phần theo phương thức gọi vốn nhiều lần có thể xảy ra tính trạng cổ đông không trả tiền cho số cổ phần đã đăng ký mua tại ngày phát hành Những cổ đông như vậy được gọi là cổ đông bỏ góp Thông thường số

cổ phần bị bỏ góp sẽ bị thu hồi sau khi đã thông báo bằng văn bản về thời hạn thanh toán cho cổ đông bỏ góp Cổ phần bị thu hồi có thể được bán lại cho người khác hoặc đem bán đấu giá Kế toán sẽ thực hiện các bút toán như sau:

Sơ đồ 1.3: Hạch toán cổ phần bị thu hồi

24

Sơ đồ 1.4: Hạch toán tái phát hành cổ phiếu quỹ Chú thích:

(1) Tái phát hành cổ phiếu quỹ với giá phát hành < giá mua

(2) Tái phát hành cổ phiếu quỹ với giá phát hành > giá mua

1.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NĂM ĐẦU TIÊN KHI THÀNH

LẬP DOANH NGHIỆP

1.4.1 Lựa chọn hình thức sổ kế toán

Lựa chọn hình thức sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanh nghiệp Trong môi trường kế toán thủ công, sổ sách kế toán tồn tại dưới hình thức trang sổ được đóng thành quyển Trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ

sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu

Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:

* Thiết lập biểu mẫu:

Việc thiết lập các loại sổ và mẫu biểu của mỗi loại sổ cần đảm bảo những yêu cầu:

- Phải thể hiện được cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp liên quan đến các đối tượng kế toán

TK 419

TK 4112

TK 111,112

(2) (1)

* Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ:

Việc xây dựng mối quan hệ giữa các sổ phải dựa trên các nguyên tắc:

- Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán phải ghi vào

sổ nào trước, ghi vào sổ nào sau…

- Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tượng kế toán, nhân viên kế toán cần phải theo dõi đối tượng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra sao?

- Có thể đối chiếu, kiểm tra: Khi muốn xác định tính chính xác của số liệu trên sổ kế toán ở bộ phận này thì người kiểm tra có thể lấy số liệu đó từ những sổ nào để đối chiếu Việc thiết lập mối quan hệ giữa các sổ giúp cho tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận hành trôi chảy

* Lựa chọn hình thức kế toán:

Hình thức kế toán là những hướng dẫn cụ thể cho việc tổ chức hệ thống

sổ kế toán Tùy theo qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phương tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức

kế toán cho phù hợp

Trong môi trường kế toán thủ công, do kỹ thuật tính toán bị hạn chế nên thường có nhiều hình thức kế toán được áp dụng Hiện nay, DNNVV có ba hình thức kế toán được áp dụng: Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ và Nhật ký

sổ cái Mỗi hình thức kế toán có những ưu điểm và nhược điểm riêng, vì thế người quản lý cần lựa chọn hình thức phù hợp nhất với tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình

26

1.4.2 Tổ chức các công việc của phần hành kế toán

a Tổ chức chứng từ kế toán

Dưới góc độ lý luận chung, chứng từ kế toán là các chứng từ được dùng

để ghi sổ kế toán Nó phải đáp ứng các yêu cầu nhất định để cung cấp thông tin ban đầu cho việc ghi chép kế toán Tuy nhiên, do phản ảnh nhiều mối quan

hệ khác nhau trong doanh nghiệp nên chứng từ kế toán thường được lồng ghép:

- Phải phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành: Tại nhiều quốc gia, Nhà nước không can thiệp vào việc tổ chức chứng từ của doanh nghiệp Tuy nhiên, một số quốc gia đưa ra các tiêu chuẩn về quy cách mẫu biểu, các yếu tố ghi nhận và phương pháp lập một số loại chứng từ nhất định… Khi đó doanh nghiệp buộc phải thực hiện theo đúng qui định của pháp luật

- Theo yêu cầu của đối tác: nếu doanh nghiệp có quan hệ giao dịch với các bên liên quan thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ

mà đối tác yêu cầu Chẳng hạn: khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, đối tác

có thể yêu cầu thêm một số chứng từ như giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh, giấy chứng nhận phẩm chất và trọng lượng… thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ này nếu muốn tiêu thụ được hàng

* Thiết kế mẫu biểu chứng từ:

Sau khi xác định loại chứng từ nào là cần thiết đối với hoạt động kinh doanh của mình, lãnh đạo doanh nghiệp phải tổ chức xây dựng, vận dụng các biểu mẫu chứng từ để đưa chứng từ vào áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp Đối với chứng từ theo quy định của pháp luật: Hóa đơn, kế toán phải tuân thủ theo đúng quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong Nghị định 51/2010/NĐ–CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ, Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ tài chính

Việc xây dựng hình thức và nội dung của mỗi loại chứng từ là công việc tiếp theo trong vấn đề tổ chức chứng từ tại doanh nghiệp Song bất kì chứng

từ nào cũng phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn sau:

- Tính đầy đủ: Chứng từ phải thể hiện được các thông tin cần thiết cũng như mức độ chi tiết của các thông tin đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Tính kiểm soát: Khi sử dụng chứng từ, người sử dụng có thể biết loại chứng từ nào được sử dụng ở bộ phận nào Khi muốn tìm chứng từ nào đó thì

sẽ phải tìm ở đâu Ngoài ra, tính kiểm soát còn được thể hiện qua những vấn

đề như chống các hành vi cạo sửa, giả mạo chứng từ, giúp truy cập chứng từ được thuận lợi và tránh nhầm lẫn giữa các loại chứng từ với nhau

- Phê duyệt biểu mẫu: Để chứng từ được chính thức đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp cần phê duyệt biểu mẫu nhằm bảo đảm chúng được thiết kế phù hợp với các yêu cầu pháp lý và quản lý

28

- Tính cập nhật: Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể cần phải bổ sung thêm hoặc loại bỏ bớt một số chứng từ Ngoài ra cũng có những chứng từ chưa thể hiện được những thông tin cần thiết và cũng có những chứng từ thể hiện quá nhiều thông tin dư thừa Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên xem lại các biểu mẫu chứng từ, cập nhật, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, tránh tình trạng nhân viên không thể vận dụng được những chứng từ đã được phê duyệt

* Xác định quá trình lập và luân chuyển chứng từ:

Đây là giai đoạn xác định chứng từ sẽ được lập ở những bộ phận nào, sau đó chuyển đến những bộ phận nào để xử lý và cuối cùng là việc lưu trữ và bảo quản được thực hiện ở bộ phận nào trong doanh nghiệp Quá trình lập và luân chuyển chứng từ ảnh hưởng đến tính kiểm soát cũng như hiệu quả của hệ thống thông tin

b Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán tại doanh nghiệp:

Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản được doanh nghiệp sử dụng để xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp

Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bao gồm:

* Thiết lập tài khoản cần sử dụng:

Là việc lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp để có thể xử lý tốt tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp Hệ thống tài khoản được thiết lập phải gồm các tài khoản thể hiện được tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp trong từng thời điểm, tình hình biến động của tài sản và nguồn vốn trong quá trình vận động của nó và những tài khoản để phản ánh doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán

29

* Tổ chức hệ thống tài khoản:

Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống tài khoản phù hợp với doanh nghiệp mình

* Phê duyệt hệ thống tài khoản:

Để hệ thống tài khoản chính thức được đưa vào sử dụng và cũng là cơ sở

để doanh nghiệp kiểm soát sự tuân thủ qui định của nhân viên

* Tính cập nhật:

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể mở rộng qui mô hoạt động, thay đổi hoặc thêm ngành nghề kinh doanh mới Lúc này hệ thống tài khoản cũ chắc chắn sẽ có nhiều thiếu sót, không xử lý được các nghiệp vụ mới hoặc cũng có tài khoản doanh nghiệp không cần dùng đến Vì vậy, doanh nghiệp phải bổ sung tài khoản mới hoặc bỏ bớt những tài khoản cũ để hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình

* Hệ thống kế toán quản trị tích hợp với hệ thống kế toán tài chính:

Trong môi trường kế toán thủ công thì đây là một công việc khá phức tạp nhưng trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin thì việc tích hợp thông tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị mang lại hiệu quả kinh

tế cao cho doanh nghiệp, giảm bớt thời gian cho việc lập báo cáo, đồng thời tránh được sai sót trong quá trình lập báo cáo Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tài khoản thật chi tiết, thật tỉ mỉ (hệ thống tài khoản đa cấp bậc) để có thể theo dõi cả những thông tin của kế toán tài chính lẫn thông tin về kế toán quản trị Khi đó, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu vào máy vi tính, hệ thống máy tính sẽ tự động phân tích đâu là thông tin cần cho

kế toán tài chính, đâu là thông tin cần cho kế toán quản trị, đồng thời xử lý và đưa ra các loại báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp với mức độ chính xác cao

30 Tại một số quốc gia, Nhà nước ban hành hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Trong trường hợp này, đơn vị dựa trên hệ thống quy định để tổ chức vận dụng phù hợp với đặc điểm của mình trong phạm vi được cho phép

c Tổ chức lập các báo cáo kế toán:

Báo cáo kế toán bao gồm hai phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị Thông thường thì:

- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế Báo cáo tài chính sẽ cung cấp thông tin của một doanh nghiệp về tài sản; nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác; chi phí kinh doanh và chi phí khác; lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; thuế và các khoản nộp nhà nước; tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán; các luồng tiền

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính”

- Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau Báo cáo kế toán quản trị không bắt buộc phải công khai

1.4.3 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc (phần hành) cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phòng kế

31 toán (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp, bao gồm: tổ chức nhân sự,

tổ chức các phần hành kế toán, tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành kinh

tế và tổ chức mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan

Các DNNVV chủ yếu tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung hoặc hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu:

* Kiểm soát nội bộ:

Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này

sẽ tránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau

* Tính đồng bộ trong công việc:

Tính đồng bộ trong công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổ đều cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho

bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác Tính đồng bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

* Đảm bảo năng lực của nhân viên:

Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và khả năng thành thạo công việc của những người này Ngoài việc tuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến

32 thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên

tổ chức “luân chuyển cán bộ” để tránh tình trạng nhân viên giải quyết công việc theo “lối mòn”, điều này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện ra những nhân viên có thể làm tốt công việc mà trước đây họ chưa được phân công, đồng thời tránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niên trong lĩnh vực

họ đã và đang đảm nhiệm Ngoài ra, luân chuyển cán bộ còn là một giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo được những nhân viên có hiểu biết về toàn bộ quy trình kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là các đối tượng có thể phát triển thành cán bộ quản lý