Ky nang dieu khien cuoc hop co nguoi tham gia

kỹ năng điều khiển cuộc họp trong quá trình đánh giá nhanh nông thôn (PRA)

kü n¨ng ®iÒu khiÓn cuéc häp theo

ph−¬ng ph¸p cã sù tham gia

Tµi liÖu h−íng dÉn cho ng−êi ®iÒu khiÓn c¸c buæi häp cña n«ng d©n

Michael Carbon –APEFE - CTSH

Víi sù t− vÊn quÝ gi¸ cña

Bµ Lª ThÞ Nh©m – ViÖn KHKT NN VN - CTSH

mục tiêu

Sau khi đọc tài liệu này, độc giả sẽ cải thiện được khả năng điều khiển các buổi họp theo phương pháp

có sự tham gia Điều này có nghĩa là họ có thể:

! Giao tiếp tốt hơn

! Giải thích được cấu trúc một buổi họp và chu kỳ thảo luận

! Chuẩn bị buổi họp một cách hiệu quả

! Dẫn nhập cuộc họp bằng cách kích thích người dự họp tham gia

! áp dụng tốt các kỹ năng đặt câu hỏi, lắng nghe và tóm ý

! Cho ý kiến nhận xét một cách xây dựng và tiếp thu ý kiến nhận xét với thái độ ứng xử phù hợp

! Tổng hợp tốt các ý chính và những quyết định quan trọng sau buổi họp

! Đánh giá được buổi họp với sự giúp đỡ của những người tham dự

! Soạn thảo biên bản một buổi họp

mục lục

mục tiêu 2

mục lục 2

Thế nào là một cuộc họp theo phương pháp có sự tham gia? 3

vai trò của Người điều khiển cuộc họp là gì ? 3

Giao tiếp 5

Cấu trúc một buổi họp 6

Chuẩn bị một cuộc họp 7

dẫn nhập 10

chu kỳ thảo luận 12

Kỹ năng Đặt câu hỏi 15

Kỹ năng lắng nghe 18

Kỹ năng tóm ý và tổng hợp 19

Kỹ năng nhận XéT 21

Biên bản cuộc họp 23

Một số kiểu họp thưòng gặp 24

Lời cảm ơn 28

" Phiếu kỹ thuật 1

Thế nào là một cuộc họp theo phương pháp có sự tham gia?

vai trò của Người điều khiển cuộc họp là gì ?

Trong một buổi họp theo phương pháp có sự tham gia, tất cả những người tham dự tích cực tham giathảo luận Như vậy, họp theo phương pháp có sự tham gia không đơn giản là sự chuyển giao thông tin từngười điều khiển tới những người dự họp khác Tất cả mọi người phải có cơ hội đóng góp ý kiến củamình để cho cuộc trao đổi tiến triển

Như vậy, trong một cuộc họp thảo luận và trao đổi, người điều khiển phải chịu trách nhiệm về cả hai

điểm:

! Đạt được mục tiêu của buổi họp Đạt được mục tiêu của buổi họp

! Những người có mặt đều tham gia thảo luận Những người có mặt đều tham gia thảo luận

Một người điều khiển giỏi phải dự tính được đến mức tối đa những điều kiện cần thiết để điều khiểnthành công: chuẩn bị tốt buổi họp, lựa chọn những người tham gia, lựa chọn địa điểm họp v.v

của tất cả mọi người

Người điều khiển phải

! Thu hút sự quan tâm, chú ý của những người tham gia về các chủ đề sẽ đề cập (# phiếu kỹ thuật 5)

! Tạo được không khí thoải mái

! Cho mọi người cơ hội được phát biểu

! Khuyến khích những người tham gia lắng nghe người khác nói (# phiếu kỹ thuật 8)

họp

Người điều khiển có nhiệm vụ:

! Chuẩn bị thật kỹ buổi họp và xác định các mục tiêu cuộc họp (# phiếu kỹ thuật 4)

Phần lớn các buổi họp chỉ đạt được một trong hai yêu cầu :

- Hoặc buổi họp sẽ rất sôi nổi và mọi người tự do phát biểu nhưng thảo luận sẽ mất định hướng và sau cùng các mục tiêu đề ra sẽ không thể đạt được.

- Hoặc buổi họp sẽ theo đúng chương trình và một số quyết định sẽ được thông qua nhưng buổi họp

ấy sẽ chỉ có một hay vài người hay phát biểu, những người khác gần như không tham gia.

Nguyên nhân chính yếu là do điều khiển kém : người điều khiển không dẫn dắt được cuộc thảo luận hoặc ngược lại, không khuyến khích được những người tham gia trình bày ý kiến và nghe người khác nói.

Tất nhiên thành công của việc điều khiển không chỉ phụ thuộc vào khả năng điều khiển của chủ toạ Một số yếu tố khác có thể cản trở sự tham gia của những người dự họp và làm cho các mục tiêu buổi họp đề ra khó đạt được:

- sự hiện diện của một người có chức có quyền làm một vài người trở nên rụt rè

- có sự bất đồng lớn giữa những người tham dự

- địa điểm họp không phù hợp.

$ Chuẩn bị tốt (chọn người tham dự, sửa soạn phòng họp v.v.) có thể hạn chế những

yếu tố bất lợi này.

" Phiếu kỹ thuật 2

Giao tiếp

1 Thông điệp khách quan = thông tin cụ thể về

sự việc

Trời sắp mưa

2 Bộc lộ bản thân = thông tin về người cung cấp

thông tin (trực tiếp hoặc ngầm)

Người nông dân A lo lắng, anh ta không muốn bị

ướt

3 Quan hệ với người khác = vị trí của người

cung cấp thông tin so với người nhận thông

tin

Từ ngữ và cử chỉ được sử dụng cho thấy người nói

và người nghe có quan hệ gần gũi

4 Tác động = ảnh hưởng mong muốn với người

nhận tin

Người nông dân A muốn khuyên bạn mình (nông dân B) nên kết thúc công việc và trở về nhà

5 Phản ứng = trả lời của người nhận thông tin

thể hiện rằng anh ta đã nhận và hiểu thông

điệp

Nông dân B nhìn người bạn của mình (nông dân A) và nói: "à thế à ?!".

Trời sắp mưa Trời sắp mưa rồi ! rồi !

1 Thông điệp khách quan

Người cung cấp

Người cung cấp thông tinthông tin

Người nhận Người nhận thông tinthông tin

à thế à thế à thế à ?! ?!

" Phiếu kỹ thuật 3

Cấu trúc một buổi họp

Về nguyên tắc, chủ toạ phải là người đầu tiên có mặt tại địa điểm họp Anh ta mời những người tham dựvào phòng họp, mời họ ngồi vào vị trí được bố trí sao cho dễ thảo luận Trong khi chờ đợi mọi người

đến đông đủ, người điều khiển có thể thư giãn bằng cách uống trà và trò chuyện đôi chút với nhữngngười tới dự họp

Người điều hành giới thiệu những người tham gia hoặc điều khiển một trò chơi giới thiệu Hoạt độngkhuấy động sẽ rất đắc dụng bởi nó giúp người tham gia tỉnh táo và tạo không khí vui vẻ # xem PKT 5

Người điều khiển giới thiệu mục tiêu và chương trình cuộc họp Đây là điều rất quan trọng nhằm lôicuốn sự quan tâm của người tham dự và điều chỉnh chương trình cho phù hợp nếu chương trình nàykhông phù hợp với họ Ngay khi người tham dự họp nắm được các chủ đề thảo luận, trong đầu họ sẽ bắt

đầu xuất hiện suy nghĩ về những gì họ đã trải qua (kinh nghiệm bản thân)

" Phiếu kỹ thuật 4

Chuẩn bị một cuộc họp

Cần phải làm gì để chuẩn bị một cuộc họp theo phương pháp có sự tham gia ?

Sau đây là một vài điểm cần ghi nhớ:

! Xem lại những ghi chép tại các cuộc họp trước

! Cụ thể hoá các mục tiêu của buổi họp

! Xác định cụ thể các mục tiêu của buổi họp (căn cứ vào những quyết định đã thông qua tại cuộc họplần trước)

! Lên chương trình họp : quyết định các phần khác nhau của buổi họp theo những vấn đề được đề cập

đến

! Tìm kiếm thêm thông tin để hiểu sâu hơn các chủ đề thảo luận

Chúng ta nhận thấy rằng các mục tiêu và chương trình buổi họp có thể rất khác nhau Các mục tiêu

chính là kết quả mà người điều khiển muốn đạt được thông qua buổi họp trong khi chương trình họp thường bao gồm nhiều chủ đề khác nhau theo thứ tự mà các chủ đề này được đề cập.

Ví dụ :

Các mục tiêu của buổi họp

1 Thông báo các kết quả điều tra nhu cầu cho các thành viên CLB khuyến nông Nam Khê

2 Đánh giá hiệu quả của mẫu câu hỏi điều tra nắm bắt nhu cầu

3 Lên kế hoạch hoạt động CLB cho vụ tới theo phương pháp có sự tham gia tích cực của các thành viên CLB

Chương trình họp

1 Báo cáo kết quả điều tra và xem phản ứng của các thành viên

2 Thảo luận nhóm nhỏ về các hoạt động cần tiến hành trong ba hoạt động sản xuất chính

3 Lên lịch hoạt động cho vụ tới.

ở đây, mục tiêu thứ 2 không xuất hiện trong chương trình họp do hiệu quả của bộ câu hỏi điều tra được

đánh giá thông qua phản ứng của các thành viên CLB trong lúc báo cáo kết quả điều tra.

2 Chuẩn bị công tác điều khiển

Một công cụ rất hữu hiệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều khiển một buổi họp, đó chính là “phiếuphiếu

điều khiển

điều khiển” Đây là một bảng tổng hợp có nhiều cột khác nhau bao gồm các phần của buổi họp,phương pháp điều khiển của từng phần, công cụ hỗ trợ điều khiển cần thiết và thời lượng dự tính chomỗi phần

Ví dụ:

Nội dung Cách điều khiển Công cụ Thời lượng

Giới thiệu các mục

tiêu của buổi họp

Người điều khiển giới thiệu 3 mục tiêu củabuổi tập huấn trên một tờ giấy A0

Giấy A0 viết các mụctiêu của buổi họp

Bìa nhỏ để ghi tênKim băng

- Mục tiêu của CLB khuyến nông là gì ?

- Hoạt động của CLB khuyến nông là gì ?

ý kiến của những người tham dự được “thư kýnhóm ” ghi tóm tắt trên một tờ giấy A0

2 tờ giấy A0

20’

Sau thảo luận, đại diện của mỗi nhóm trìnhbày các ý kiến của nhóm mình

Những người khác cho ý kiến đóng góp

Người điều khiển tổng hợp và bổ sung bằngcách sử dụng bút đỏ gạch chân những ý quantrọng ghi trên áp phích của từng nhóm và đưathêm ý kiến của riêng mình

Việc chọn phòng họp giữ vai trò rất quan trọng Phòng họp phải thoả mãn các tiêu chí sau đây :

1 Nằm ở vị trí thuận lợi Nằm ở vị trí thuận lợi Nằm ở vị trí thuận lợi : những người tham dự có thể đi đến phòng họp một cách dễ dàng

2 Yên tĩnh Yên tĩnh Yên tĩnh : phòng họp phải riêng biệt, cách xa tiếng ồn ào của đường đi lại hoặc những nơi có trẻem.v.v Điều này thường khó thực hiện vì các phòng họp của xã hoặc thôn thường nằm ở vị trí gầntrường học hoặc đường đi

3 Tiện nghi Tiện nghi Tiện nghi : những người tham dự họp phải có chỗ ngồi thoải mái ít nhất phải có chiếu sạch trải trênnền đất Nhưng nếu có bàn và ghế thì càng tốt hơn Phòng họp phải đầy đủ ánh sáng và thoáng.

4 Sắp xếp bàn ghế Sắp xếp bàn ghế Sắp xếp bàn ghế : ghế phải được sắp xếp theo vòng tròn để thúc đẩy trao đổi giữa những ngườitham dự họp Ngược lại với những gì người ta thường nghĩ, khi ngồi theo vòng tròn có rất ít ngườinói chuyện riêng ngoài chủ đề buổi họp hơn là ngồi theo hàng ngang Mặt khác, nhất thiết phải cóchỗ (tường) để treo các công cụ hỗ trợ buổi họp(áp phích, màn hình cho đèn chiếu, ảnh v.v.)

5 Khả năng sẵn có Khả năng sẵn có Khả năng sẵn có : trong làng hoặc xã, tốt nhất là luôn chỉ sử dụng một phòng họp để tránh nhầmlẫn Vì vậy nên chọn những phòng họp rỗi Mặt khác cần tính đến giá thuê phòng

3.2

3.2 ấn định ngày họp phù hợp với tất n định ngày họp phù hợp với tất n định ngày họp phù hợp với tất cả mọi người tham gia cả mọi người tham gia

Khi số người đến tham dự buổi họp ít hơn số người được mời, nguyên nhân có thể do không chọn đúngngày họp, nên đã trùng với các ngày hội làng, ngày tập huấn cho các cán bộ, ngày họp của các tổ chứcquần chúng v.v Mặt khác, cần phải tính đến những thời điểm bận rộn của bà con nông dân,ví dụ thời kỳgieo cấy và thu hoạch

3.3

3.3 Mời đại biểu tham dự

Thông thường, ta mời những người tham dự thông qua những người liên lạc (khuyến nông viên xã, chủnhiệm CLB khuyến nông, trưởng thôn v.v.) bằng thư hoặc bằng điện thoại; trong mọi trường hợp cầnphải thông tin đầy đủ cho người được mời về nội dung, địa điểm và ngày giờ họp !

" Phiếu kỹ thuật 5

dẫn nhập

Để mở đầu cuộc họp theo phương pháp có sự tham gia, người điều khiển luôn phải:

1.1

1.1 Giới thiệu người tham gia và cảm ơn họ đã đến dự

Việc giới thiệu có thể do chính những người tham dự tự làm Tất cả những người tham dự họp đều biếtnhau là điều rất quan trọng và sẽ cho phép tạo ra một không khí cởi mở và thân thiện

Mặt khác, việc cảm ơn đại biểu đã đến tham dự không chỉ đơn thuần là một hành động lịch sự vì việclàm này cũng cho phép bày tỏ cho các đại biểu thấy rằng người điều khiển rất hào hứng và hài lòng vì

đã thu hút được sự chú ý cũng như mối quan tâm của họ

1.2

1.2 Nhắc lại một cách tóm tắt những điểm quan trọng của buổi họp trước

Nếu trong buổi họp trước đã có những quyết định được đưa ra, những vấn đề được gác lại hoặc cácthông tin được thu nhận, các điểm này có thể được nhắc lại vào đầu buổi họp Điều này chứng tỏ chonhững người tham dự rằng người điều khiển vẫn ghi nhớ nội dung buổi họp trước cũng như mối quantâm của nhóm

1.3

1.3 Giới thiệu mục tiêu và chủ đề cuộc họp lần này

Như chúng tôi đã nói trước mỗi buổi họp việc giới thiệu cụ thể các mục tiêu và chương trình buổi họp làrất quan trọng Điều này cho phép những người tham dự biết được mình sẽ phải thảo luận về việc gì, suynghĩ về việc gì và trên hết là bổ sung chương trình (nếu cần thiết)

Vì các yếu tố bắt buộc thường chiếm nhiều thời gian nên chỉ sử dụng chúng khi buổi họp diễn ra trongkhoảng thời gian khá dài

2.1 Trò chơi giới thiệu Trò chơi giới thiệ

Đôi khi để tạo một bầu khí dễ chịu nên giới thiệu thành phần tham dự họp thông qua một trò chơi nhonhỏ Dưới đây là một vài ví dụ về trò chơi giới thiệu để tham khảo - mời các bạn tìm ra những trò chơikhác

Ví dụ 1: Người điều khiển viết tên của từng học viên lên một mảnh giấy nhỏ và để chúng vào một cái túi nhỏ Mỗi học viên sẽ lần lượt lấy ra một mảnh và giới thiệu người có tên trên mẩu giấy đó Nếu học viên không biết người này, anh ta sẽ bị phạt (hát một bài hát chẳng hạn) Trò chơi sẽ thú vị hơn nếu người chơi không được những người khác giúp đỡ để tìm ra người mà mình phải giới thiệu.

Ví dụ 2: Từng người giới thiệu người ngồi cạnh mình kèm theo một lời nói dối Nếu những người khác không phát hiện được lời nói dối thì người đó sẽ được nhận một phần thưởng (một viên kẹo chẳng hạn).

Ví dụ 2: Một vài người đã cùng người điều khiển buổi họp chuẩn bị sẵn một vở kịch Nội dung phải liên quan

đến chủ đề thảo luận để kích thích sự quan tâm và sự hứng thú tham gia của cử toạ.

Khi lựa chọn các hoạt động giới thiệu và khuấy động, người điều khiển tất nhiên phải tính đến:

! Thành phần của nhóm (giới tính, độ tuổi, chức vụ của những người tham gia)

! Bản chất cuộc họp (kỹ thuật, xã hội, thoải mái, trang trọng.v.v.)

! Thời lượng dự kiến

! Thái độ của người tham gia trước

" Phiếu kỹ thuật 6

chu kỳ thảo luận

Thông thường, một cuộc họp theo phương pháp có sự tham gia được chia thành nhiều phần Mỗi phầnbàn về một chủ đề cụ thể và gồm 6 bước như trong hình vẽ dưới đây Vai trò của người điều khiển làdẫn dắt thảo luận trong suốt chu kỳ này Sau bước tổng hợp (6) chủ đề thảo luận trước, một chủ đề mới

sẽ lại được đưa ra (1) Một chu kỳ thảo luận thường kéo dài khoảng 20', vì vậy không nên đưa ra mộtchủ đề quá rộng

3 Tranh luận

Trong bước này, những người tham gia trình bày ý kiến của mình (phân tích tình hình, mong muốn cảithiện, các giải pháp có thể có và những phương tiện sẵn có) và bình luận về ý kiến của những ngườikhác

Mọi người cùng nhau thảo luận để loại bỏ những giải pháp không thực tế và giữ lại những đề xuất tốtnhất Người điều khiển phải giúp nhóm tính đến các mục tiêu cải thiện tình hình cũng như các phươngtiện sẵn có

Nhận xét : Thường bước 2 và 3 (phân tích và tranh luận) đi chung với nhau cũng như bước 4 với bước

5 (lựa chọn giải pháp và ra quyết định) Tất nhiên điều đó không gây trở ngại gì cho tiến trình buổi họp Tuy nhiên, nếu có thể nên tôn trọng thứ tự đã đề nghị và tách riêng các bước ra nếu có thể.

Ví dụ (ghi nhận tại một buổi họp trao đổi giữa các nông dân)

Người điều khiển lại hỏi "Toàn bộ chu kỳ diễn ra trong bao lâu ?" Nếu những người khác không trả lời được, chính người điều khiển sẽ đưa ra lời giải đáp.

Sau đó anh ta hỏi : "Thường thì các bác làm thế nào để lúa nhà mình không bị sâu này hại?" Một người tham gia nói "Tôi dùng MassAcr 98" Người điều khiển định hướng lại "Xin lỗi, trước hết đề nghị chúng ta nêu các biện pháp phòng, sau đó sẽ bàn về biện pháp trừ, các bác có đồng ý không ạ? Vậy thì làm thế nào để phòng sâu

đục thân tấn công ?" Một vài người tham gia trình bày ý kiến của họ về cách phòng ngừa.

Người điều khiển yêu cầu người nông dân đã nói về MassAcr 98 : "Vừa rồi bác có nói dùng MassAcr 95 để diệt sâu đục thân, bác sử dụng thuốc này khi nào và với liều lượng là bao nhiêu ?" Người nông dân trả lời Một người khác không đồng ý với người này, anh ta dùng một sản phẩm rẻ hơn và chỉ dùng khi số lượng cây bị tấn công đạt đến một ngưỡng nhất định Tại đây, cuộc trao đổi tự động chuyển sang bước tiếp theo.

3

3 Tranh luậnTranh luận

Những nông dân trong nhóm thảo luận về chất lượng của các sản phẩm diệt sâu khác nhau có bán trên thị trường Họ trao đổi thông tin về liều lượng và thời điểm dùng các sản phẩm đó Người điều khiển khuyến khích tất cả mọi người tham gia ý kiến Thông thường đa phần những người tham dự có chung ý kiến về sản phẩm tốt nhất cũng như liều lượng nên dùng, nhưng ý kiến về thời điểm áp dụng rất khác nhau.

4

4 Chọn lựa các giải phápChọn lựa các giải pháp

Người điều khiển tiếp lời : "Rất nhiều thông tin đã được trao đổi nhưng vẫn còn một số điểm chưa rõ Làm thế nào để xác định đúng thời điểm phun thuốc ?".

Những người tham dự lên một danh sách những khả năng có thể để tìm ra thông tin còn thiếu (và cả những câu hỏi mới được đặt ra) : hỏi cán bộ khuyến nông (làm thế nào để gặp được cán bộ khuyến nông), đọc sách (ai có sách ?), hỏi thăm hàng xóm khi sâu bệnh rộ, nghe loa thông báo (nếu sâu bệnh không được khoanh vùng thì liệu

có nên chỉ trông chờ vào thông tin chung cho toàn xã?) v.v.

Sau cùng họ chọn cách đi hỏi cán bộ khuyến nông.

5

5 ĐưĐưĐưa ra quyết địnha ra quyết định

Nhóm quyết định cử một người đến trạm khuyến nông để hỏi cán bộ khuyến nông Người này cũng đề nghị cán

bộ khuyến nông xuống thôn để xem tận mắt các ruộng lúa và tư vấn cho nông dân Thứ hai, các thành viên trong nhóm quyết định sẽ thường xuyên thông tin cho nhau khi sâu đục thân có biểu hiện đạt ngưỡng trừ.

6

6 Tổng hợpTổng hợp

Người điều khiển tổng hợp các thông tin đã được trao đổi về các dấu hiệu gây hại của sâu, quá trình phát triển, công tác phòng và các sản phẩm hạn chế chúng, sau đó nhắc lại 2 quyết định đã thông qua.