Quản trị nguyên vật liệu của nhà máy tinh bột sắn Đắk Lắk

Trong những tài liệu trên các tác giả đã nêu nội dung của công tác quản trị sản xuất nói chung, quản trị vật liệu nói riêng, các phương pháp tính toán, ví dụ cụ thể để so sánh và từ đó r

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS TRƯƠNG HỒNG TRÌNH

Đà Nẵng, năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

PHẠM BÁ SỸ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Ðối tượng nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu 3

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 7

1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 7

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu trong sản xuất 7

1.1.2 Quản trị nguyên vật liệu 12

1.2 NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 14

1.2.1 Lập kế hoạch nguyên vật liệu 14

1.2.2 Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận nguyên vật liệu 27

1.2.3 Sử dụng và thanh quyết toán nguyên vật liệu 29

1.2.4 Quản lý tồn kho 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN DAKLAK 34

2.1 TỔNG QUAN VỀ NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN DAKLAK 34

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy 34

2.1.2 Chức năng của Nhà máy 36

2.1.3 Nhiệm vụ của Nhà máy 36

2.1.4 Cơ cấu bộ máy quản lý của Nhà máy 37

2.2 NGUỒN LỰC VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH 38

2.2.1 Nguồn nhân lực của Nhà máy 38

2.2.2 Kết quả kinh doanh của Nhà máy qua 03 năm 2012-2014 38

2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Nhà máy 39

2.2.4 Tình hình sản xuất và tiêu thụ qua ba năm 2012 – 2013 - 2014 40 2.2.5 Một số đặc điểm cơ bản ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Nhà máy 41

2.2.6 Đặc điểm của nguyên liệu và việc đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất trong các Nhà máy ngành chế biến tinh bột sắn 43

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY 45

2.3.1 Đặc điểm và phân loại NVL của Nhà máy tinh bộ sắn Daklak 45

2.3.2 Lập kế hoạch, xây dựng định mức và tổ chức mua nguyên vật liệu 45

2.3.3 Sử dụng, thanh quyết toán nguyên vật liệu 62

2.2.4 Quản lý tồn kho 71

2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG 71

2.4.1 Thành công đạt được 71

2.4.2 Tồn tại yếu kém 72

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 73

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 75

3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 75

3.1.1 Phương hướng, mục tiêu phát triển cây sắn tại Đắk Lắk 75

3.1.2 Dự báo thị trường tiêu thụ tinh bột sắn 76

3.1.3 Chiến lược, mục tiêu kinh doanh của Nhà máy 76

3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 76

3.2.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại Nhà máy 77

3.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức vận chuyển, tiếp nhận nguyên vật

liệu 82

3.2.3 Hoàn thiện công tác cấp phát, sử dụng và thanh quyết toán 83

3.2.4 Hoàn thiện công tác quản lý tồn kho 83

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP BỔ TRỢ 85

3.3.1 Đầu tư nâng công suất Nhà máy 85

3.3.2 Đầu tư phát triển vùng nguyên liệu 86

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 90

KẾT LUẬN 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trước xu thế cạnh tranh khốc liệt của các Nhà máy sản xuất tinh bột sắn trong nước nói chung và Đắk Lắk nói riêng Nhà máy tinh bột sắn Daklak cần phải tìm cho mình hướng đi sao cho phù hợp với xu thế của thị trường, phát huy được thế mạnh của doanh nghiệp nhằm tối đa hoá lợi nhuận và phát triển hơn nữa trong tương lai

Thực tế cho thấy rằng nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất: Lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động, nguyên vật liệu chiếm tới trên 75% giá thành sản phẩm, do đó nguồn nguyên vật liệu dù thiếu hay thừa cũng đều gây tổn thất trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy

Nếu thiếu nguyên liệu sẽ dẫn tới tình trạng đình trệ trong hoạt động sản xuất từ đó gây thiệt hại cho Nhà máy do không khai thác hết nguồn lực, máy móc thiết bị, nhân lực, Nhưng thừa nguồn nguyên nhiên liệu cũng phát sinh các chi phí như chi phí bảo quản, chi phí lưu kho, chi phí ứ đọng vốn, hao hụt chất lượng Như vậy việc xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần thiết để tổ chức mua sắm là rất quan trọng đối với Nhà máy

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào, nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất phải được ưu tiên hàng đầu Do vậy cần có một kế hoạch đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên liên tục, cung cấp đúng,

đủ số lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu chỉ trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, sản xuất kinh doanh mới có lãi

và doanh nghiệp mới có thể tồn tại được trên thương trường

Xuất phát từ thực tiễn đó tôi đã chọn đề tài: "Quản trị Nguyên vật liệu

của Nhà máy tinh bột sắn Daklak”

3 Ðối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Là những vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan đến việc quản trị nguyên vật liệu Nhà máy tinh bột sắn Daklak Khảo sát, phân tích, đánh giá hiệu quả việc thực hiện các nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu, tập trung là quản trị nguyên vật liệu chính trong hệ thống sản xuất ra sản phẩm là tinh bột sắn

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp chủ yếu được sử dụng trong đề tài này: Khảo sát, thống

kê, phân tích và dự báo Sử dụng các mô hình hệ thống, kỹ thuật phân tích, bên cạnh đó có tham khảo ý kiến của các chuyên gia để nghiên cứu

Dựa trên lý thuyết về quản trị nguyên vật liệu làm cơ sở nghiên cứu Nêu lên tầm quan trọng của cơ sở lý luận và đặc biệt là khả năng nắm bắt, ứng dụng vào thực tiễn công tác quản trị sản xuất nói chung và quản trị nguyên vật liệu nói riêng Nhà máy thực hiện tốt công tác quản trị nguyên vât liệu sẽ giảm được chi phí, giảm giá thành sản phẩm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tăng lợi nhuận của Nhà máy

5 Kết cấu của luận văn

Luận văn gồm có 3 chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị nguyên vật liệu Chương 2:Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy tinh bột sắn Daklak

Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu

6 Tổng quan tài liệu

Để thực hiện đề tài nghiên cứu, tác giả đã sưu tầm và tìm đọc các tài liệu từ rất nhiều nguồn gốc khác nhau.Từ đó, tiến hành đánh giá và sàng lọc một số tài liệu phù hợp với mục đích sử dụng cho đề tài

Tác giả đã tìm đọc các tài liệu liên quan đến quản trị nguyên vật liệu

- Khái niệm nguyên vật liệu

- Đặc điểm chung của nguyên vật liệu

- Vai trò của nguyên vật liệu

- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

- Một số luận văn đã bảo vệ các năm trước

Về đề tài “Quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy tinh bột sắn Daklak”, từ trước đến nay chưa có học viên nào thực hiện nghiên cứu đề tài

này, để tiến hành viết luận văn mà chỉ có một số báo cáo thực tập tốt nghiệp

đề tài về công tác hạch toán kế toán và tính giá thành sản phẩm, đây là một đề

tài mới tại Nhà máy, nhưng được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của giáo

viên hướng dẫn khoa học TS Trương Hồng Trình Đại học kinh tế Đà nẵng,

tác giả đã chọn đề tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sĩ - Chuyên ngành Quản trị kinh doanh

Vì đề tài này chưa có nghiên cứu tại Nhà máy tinh bột sắn Daklak nên

để có cơ sở lý luận thực hiện nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu,

giáo trình chuyên ngành Quản trị kinh doanh mà cụ thể là các Giáo trình Quản trị sản xuất giảng dạy tại Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng, trường Đại

học Đà Lạt, cùng một sách do Nhà Xuất bản Tài chính, Nhà xuất bản Giáo

dục phát hành, Học viện Công nghệ bưu chính Viễn thông, Quản trị Marketing Định hướng giá trị - PGS.TS Lê Thế Giới, TS Nguyễn Xuân Lãn,

Th.S Võ Quang Trí, Th.S Đinh Thị Lệ Trâm, Th.S Phạm Ngọc Ái (2011) –NXB Tài chính Tinh hoa quản trị chuỗi cung ứng - Cao Hồng Đức (2010) - Nhà xuất bản Tổng hợp TP HCM, Quản lý chuỗi cung ứng – Th.S Nguyễn Thị Kim Anh (2006) - Đại học Mở TP HCM và một số tài liệu truy cập trên mạng Internet

Trong những tài liệu trên các tác giả đã nêu nội dung của công tác quản trị sản xuất nói chung, quản trị vật liệu nói riêng, các phương pháp tính toán,

ví dụ cụ thể để so sánh và từ đó rút ra những ưu nhược điểm, đánh giá những mạnh, điểm yếu của các phương pháp áp dụng, tìm ra những giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện công tác Quản trị sản xuất, quản trị vật liệu tại doanh nghiệp

Trong chương 1 Một số vấn đề lý luận cơ bản quản trị nguyên vật liệu

Tác giả đã tham khảo và trích dẫn từ một số tài liệu, cụ thể nguồn:

- Từ sách giáo trình giảng dạy, chủ yếu tham khảo giáo trình từ TrườngĐại học kinh tế Đà Nẵng do tập thể tác giả giảng viên của trường Đại

học kinh tế Đà Nẵng biên soạn dùng để giảng dạy, như Giáo trình Quản trị sản xuất của Đại học kinh tế Đà Nẵng; Sách Quản trị sản xuất do TS Nguyễn

Thanh Liêm (chủ biên), TS Nguyễn Quốc Tuấn, ThS Nguyễn Hữu Hiền,Nhà

xuất bản Tài chính (2006); Sách Bài tập Quản trị sản xuất do TS.Nguyễn Thanh Liêm (chủ biên), Nhà xuất bản Tài chính (2007); Tập bài giảng Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, Tập thể tác giả, Đại học kinh tế Đà Nẵng (2011); Sách Quản trị Marketing Định hướng giá trị - PGS.TS Lê Thế Giới,

TS Nguyễn Xuân Lãn, Th.S Võ Quang Trí, Th.S Đinh Thị Lệ Trâm, Th.S

Phạm Ngọc Ái (2011) - NXB Tài chính Sách Công nghệ Quản trị kinh doanh

và Quản trị kinh doanh dịch vụ của Doanh nghiệp do GS.TS Ngô Đình Giao (chủ biên), Nhà xuất bản Giáo dục (1997); Sách Quản trị sản xuất và tác nghiệp do MBA Nguyễn Văn Dung viết, Nhà xuất bản Tài chính (2009).Tinh hoa quản trị chuỗi cung ứng do Cao Hồng Đức (2010) biên dịch – Nhà xuất

bản Tổng hợp TP HCM, Quản lý chuỗi cung ứng - Th.S Nguyễn Thị Kim Anh (2006) - Đại học Mở TP HCM Báo cáo Tài chính 2012, 2013, 2014 Nhà máy tinh bột sắn Daklak

- Tham khảo từ một số tài liệu nước ngoài:

Strategic OperationsManagement (Second Edition) của các tác giả Steve Brown, Richard Lamming, John Bessant and Peter Jones do nhà xuất

bản Elsevier Butterworth Heinemann (2005); Operations Management, S

Anil Kumar, N Suresh do nhà xuất bản New Age International (P) Limited, Publishers (2005).- Tham khảo một số tài liệu khác trên Internet

Ở chương 2.Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy tinh bột sắn Daklak

Để trình bày về thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy tinh bột sắn Daklak ở chương này, tác giả đã giả giới thiệu khái quát về Nhà máy tinh bột sắn Daklak, nghiên cứu thực trạng công tác quản trị nguyên vật Nhà máy tinh bột sắn Daklak; thống kê và phân tích số liệu trong Báo cáo tài chính (từ năm 2012-2014), các hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà

máy nói chung và phân tích, đánh giá hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy, từ đó đưa ra đánh giá nhận xét Qua công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy nhất là khâu dự đoán, lập kế hoạch, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, mua sắm, cấp phát sử dụng, kiểm soát vật liệu và quản trị tồn kho cũng như sự phối hợp, điều chỉnh các hoạt động trên, tác giả

sẽ phân tích đánh giá hiệu quả của công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy để từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy tinh bột sắn Daklak

Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu Nhà máy tinh bột sắn Daklak

Trên cơ sở lý luận về quản trị nguyên vật liệu ở Chương 1 và phân tích đánh giá hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy tinh bột sắn Daklak ở Chương 2, trong Chương 3, tác giả nêu ra một số giải pháp làm cơ

sở cho việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu của Nhà máy tinh bột sắn Daklak

Tác giả đưa ra một số giải pháp:

- Tổ chức tốt công tác lập kế hoạch

- Tổ chức tốt công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

- Tổ chức tốt công tác mua sắm, quản trị tồn kho hiệu quả

- Làm tốt công tác cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu

- Kiểm soát tốt quản lý tồn kho

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ

NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu trong sản xuất

a Khái niệm

Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động đã được con người khai thác hoặc sản xuất, thường được sử dụng trực tiếp để tạo nên sản phẩm, là một bộ phận trọng yếu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ nguyên vật liệu được chuyển hết vào chi phí kinh doanh

NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình, nó là một trong những thành phần chủ yếu (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm

b Phân loại nguyên vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhất định Căn cứ vào đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được phân loại thành:

Phân loại NVL theo nội dung kinh tế và yêu cầu của quản trị doanh nghiệp:

Nguyên vật liệu chính:

Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi ngành khác nhau nguyên vật liệu chính có thể là sản phẩm đã

qua chế biến của ngành khác, hoặc tồn tại dưới dạng quặng thô, hoặc do lao động của con người tạo ra Như quặng sắt nguyên liệu chính của Nhà máy luyện thép, thép là nguyên liệu của Nhà máy cơ khí; củ sắn tươi là nguyên liệu chính của Nhà máy chế biến tinh bột sắn

Nguyên vật liệu phụ :

Là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật bảo quản, đóng gói

Nhiên liệu :

Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, như : xăng, dầu, chất đốt tự nhiên

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để thay thế sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất

Vật liệu bao gói : Là những loại bao gói chứa đựng thành phẩm sau khi sản xuất nhằm làm cho sản phẩm hoàn thiện hơn, và bảo quản sản phẩm không bị ảnh bởi tác động của môi trường

Phế liệu: Gồm những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể thu hồi lại một phần giá trị nhằm giảm chi phí sản xuất, như: bã sắn, vỏ lụa, cùi sắn

Tác dụng của việc phân loại: để kiểm tra, theo dõi, xây dựng các kế hoạch về NVL cho sản xuất và dự trữ được thuận tiện

c Đặc điểm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh

Mỗi loại NVL cụ thể có những đặc tính tự nhiên rất khác nhau song đặc

điểm chung nhất là mọi loại nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm (dịch vụ) Toàn bộ giá trị của mọi loại NVL không

bị mất đi mà kết tinh vào giá trị sản phẩm (dịch vụ) được đưa vào sản xuất

Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng NVL theo ý muốn của con người Ví dụ như củ sắn tươi được đưa vào dây chuyền sản xuất để trở thành tinh bột Nguyên vật liệu cũng có thể tiêu biến đi về mặt vật chất chẳng hạn như xăng đưa vào làm nhiên liệu cho các phương tiện giao thông

Nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia vào quá trình sản xuất NVL chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ Mặt khác, trong doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về tính chất lý hoá nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh

Nguyên vật liệu là loại tài sản thường xuyên biến động nên doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua và dự trữ nguyên vật liệu

Trong sản xuất sản phẩm tinh bột trên thế giới cũng như ở nước ta hiện nay, nguyên liệu chính để sản xuất sản phẩm tinh bột là củ sắn tươi – nguyên liệu thay thế chiếm rất ít và không phổ biến chỉ ở một vài quốc gia Đặc điểm của củ sắn tươi là nguyên liệu tươi nên sau khi thu hoạch đưa ngay vào sản xuất Nếu để củ sắn sau khi thu hoạch quá 72 giờ trở lên mà không đưa vào chế biến thì hàm lượng tinh bột có trong sắn sẽ giảm thậm chí hư hỏng không

sử dụng được cho sản xuất Trung bình sau khi thu hoạch, cứ mỗi ngày lượng tinh bột trong sắn giảm đi 0,25%, cá biệt có giống giảm 0,51% Như vậy sắn thu hoạch xong nếu được chế biến ngay sẽ tận thu được hàm lượng bột trong sắn, giảm chi phí NVL trên một tấn tinh bột, hiệu quả sản xuất inh bột tăng

lên Mặt khác nguyên liệu sắn thường cồng kềnh và khối lượng tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm tạo ra lớn hơn so với các sản phẩm chế biến nông sản khác, bình quân để sản xuất ra một tấn tinh bột cần 3,4 tấn củ sắn tươi nên so với các loại nguyên liệu khác như cà phê, điều, lúa , chi phí thu mua, vận chuyển NVL thường cao hơn

Trong sản xuất tinh bột ngoài sản phẩm chính là tinh bột, phụ phẩm thu được trong sản xuất còn là nguyên liệu cho các sản phẩm khác như:

+ Bã sắn : chiếm từ 25 – 30% trọng lượng củ sắn nguyên liệu Bã sắn được dùng làm nguyên liệu làm thức ăn gia súc

+ Võ cùi: Chiếm 3 – 5% trọng lượng nguyên liệu sản xuất, được thu gom làm phân bón cải tạo đất

Việc quản lý tốt các phụ phẩm thu được trong sản xuất góp phần làm giảm giá thành sản phẩm

Trong sản xuất nông nghiệp, sắn là cây trồng mang tính thời vụ Thời gian bắt đầu vụ thường khoảng đầu tháng 10 đến cuối tháng 7 năm sau Thời gian vào vụ sản xuất cũng là thời gian thu hoạch sắn cho nên Nhà máy phải

bố trí các giống sắn có thời gian thu hoạch khác nhau hay phân bổ trên các vùng đầu tư có điều kiện thời tiết khác nhau, đảm bảo hiệu quả kinh tế trong quá trình sản xuất Dựa vào đặc tính nông nghiệp và công nghiệp của cây sắn Nhà máy lên kế hoạch đầu tư giống sắn theo đặc thù thổ nhưỡng khí hậu của từng vùng để thu mua cho phù hợp với công suất của Nhà máy và tránh gây thiệt hại cho nông dân Như bố trí giống sắn có thời gian hoạch sớm thu mua trước, đạt chữ bột sau thì thu mua sau

d Vai trò của nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất không thể thiếu nhân tố nguyên vật liệu vì thiếu nó quá trình sản xuất sẽ không thể thực hiện được hoặc sản xuất bị gián đoạn

Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, nếu NL kém chất lượng thì không thể có sản phẩm chất lượng tốt Do vậy cần có một kế hoạch đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu chỉ trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, sản xuất kinh doanh mới có lãi và doanh nghiệp mới

có thể tồn tại được trên thương trường

NVL là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh do đó cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động Chính vì vậy quản lý NVL là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp

e Sự luân chuyển của dòng nguyên vật liệu

Nắm bắt được sự luân chuyển của dòng vật liệu sẽ giúp cho nhà quản trị nhận biết được xu hướng vận động, các giai đoạn di chuyển của dòng nguyên vật liệu để có biện pháp quản lý một cách tốt nhất

Các vật liệu dịch chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác khi các yếu tố đầu vào được chuyển thành các đầu ra thông qua quá trình chế biến

Trong một hệ thống sản xuất mà đầu ra là các sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hóa là một chuyển dịch vật chất qua các công đoạn của quá trình tác động cơ, hóa, quá trình sinh học chuyển hóa thành các sản phẩm đầu ra

Ở đầu vào của luồng vật liệu gồm các hoạt động cần thiết: mua sắm, vận chuyển, giao nhận

Ở đầu ra của luồng vật liệu gồm: bao gói, xếp dỡ hàng

Với nội dung trên ta có thể khái quát dòng luân chuyển NVL trong doanh nghiệp theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Dòng luân chuyển nguyên vật liệu [9, tr172]

Qua sơ đồ trên ta thấy, phần đầu vào của dòng vật liệu kéo theo những hoạt động như mua, kiểm soát, vận chuyển và giao nhận Các hoạt động liên quan tới nguyên vật liệu và cung ứng nguyên vật liệu trong phạm vi doanh nghiệp có thể bao gồm kiểm tra quá trình sản xuất, kiểm soát tồn kho và quản

lý vật liệu Các hoạt động liên quan đến đầu ra có thể bao gồm đóng gói, vận chuyển và kho tàng

1.1.2 Quản trị nguyên vật liệu

a Khái niệm quản trị nguyên vật liệu

Quản trị vật liệu được định nghĩa như “Chức năng chịu trách nhiệm về

sự phối hợp của các hoạt động: lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, mua sắm, vận chuyển, dự trữ và kiểm soát nguyên vật liệu một cách tối ưu với chi phí thấp nhất trước khi quyết định đáp ứng nhu cầu của khách hang” [18, tr 161]

Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của Nhà máy Thuật ngữ quản trị nguyên vật liệu sử dụng để chỉ một nhóm lớn các hoạt động, ngay cả khi trách nhiệm có thể chia cho nhiều bộ phận theo

cơ cấu tổ chức [6, tr 167]

b Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu

Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu là phải giữ nguyên vật liệu ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất của giá trị này vào thời điểm thích hợp [9, tr.171+172]

Quản trị nguyên vật liệu nhằm đáp ứng yêu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất trên cơ sở có đúng chủng loại nơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu

+ Có tất cả chủng loại nguyên vật liệu khi doanh nghiệp cần tới

+ Đảm bảo sự ăn khớp của dòng NVL để làm cho chúng có sẵn khi cần đến

+ Mục tiêu chung là để có dòng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp đến Nhà máy mà không có sự chậm trễ hoặc chi phí không được điều chỉnh

Nhiệm vụ của công tác quản trị NVL là đáp ứng các yêu cầu sau: đảm bảo tình hình cung cấp về tổng khối lượng, về chủng loại, khai thác tốt các nguồn NVL

- Vai trò của quản trị nguyên vật liệu

Quản trị nguyên vật liệu tốt sẽ tạo cho điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn góp Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị nguyên vật liệu đó là nó góp phần làm giảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm do đó tạo điều kiện nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh

+ “Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra một cách hiệu quả Trong các tổ chức vật liệu luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh” [9, tr 188]

Sơ đồ 1.2 Mô hình quản trị nguyên vật liệu

1.2 NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.2.1 Lập kế hoạch nguyên vật liệu

a Khái niệm về cầu nguyên vật liệu và kế hoạch cầu nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, bản thân việc thực hiện tốt công tác mua sắm nguyên vật liệu đã chứa đựng một bộ phận tạo ra lợi nhuận trong toàn bộ lợi nhuận thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh, trong các doanh nghiệp thương mại hoạt động mua sắm càng có ý nghĩa lớn hơn Để có cơ sở tiến hành mua sắm nguyên vật liệu phải xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho toàn bộ thời kỳ nào đó và cho từng thời điểm mua sắm trong thời kỳ

đó cũng như xác định chính xác giá cả nguyên vật liệu trong từng thời điểm mua sắm

Người ta gọi số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng thời kỳ mua sắm ( tháng, quý, năm) là số cầu nguyên vật liệu của thời kỳ đó

Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng, dự trữ

Việc xác định cầu về nguyên vật liệu cho một thời kỳ kế hoạch là kế hoạch hoá về cầu nguyên vật liệu

Như vậy có thể hiểu một cách khái quát kế hoạch hoá mua sắm là việc xác định một cách có kế hoạch về cung ứng nguyên vật liệu nhằm thoả mãn cầu đã xác định Dựa trên cơ sở năng lực kho tàng, chi phí kinh doanh cho việc lưu kho nên về nguyên tắc cầu của một thời kỳ không được đáp ứng toàn bộ một lần mà phải chia nhỏ đáp ứng từng phần nên kế hoạch hoá mua sắm đòi hỏi phải xác định cả các lượng cung cấp cá biệt, thời điểm cung cấp

và người cung cấp

b Mục đích và nội dung xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu

Giúp doanh nghiệp giảm được lượng hàng tồn kho Vì kế hoạch cầu nguyên vật liệu xác định bao nhiêu loại vật tư được cần tới với số lượng bao nhiêu và khi nào theo tiến độ quản lý sản xuất Kế hoạch cầu nguyên vật liệu nhờ đó có thể giúp nhà quản lý biết mua những loại vật liệu đó khi nào, với số lượng là bao nhiêu khi nó cần tới, do đó tránh được chi phí cho dự trữ quá mức

- Giúp cho doanh nghiệp giảm được thời gian đặt hàng và phân phối: kế hoạch cầu về nguyên vật liệu giúp cho xác định các loại vật liệu, số lượng các loại bộ phận thời gian, tính sẵn có của việc mua và các hoạt động sản xuất yêu cầu để đáp ứng thời gian phân phối đúng hạn Bằng cách phối hợp các hoạt động tồn kho, mua và sản xuất, nó giúp cho doanh nghiệp có thể tránh được

sự chậm trễ trong sản xuất nhờ việc thiết lập trật tự các hoạt động thông qua việc đặt thời gian đến hạn nên các công việc theo đơn đặt hàng của khách hàng để thiết lập việc cung ứng

- Nó đảm bảo tính hiện thực của các cam kết của doanh nghiệp đối với khách hàng nhờ đó có thể gây ảnh hưởng đến sự thoả mãn của khách hàng đối với hàng hoá dịch vụ của doanh nghiệp

- Giúp cho việc tăng hiệu quả sản xuất: kế hoạch cầu nguyên vật liệu tạo ra khả năng kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp khi các sản phẩm đi qua các bộ phận đó Đảm bảo cho doanh nghiệp có sẵn những thứ mà nó cần và thời gian theo tiến độ thích hợp Do vậy tạo ra khả năng tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp

c Một số yêu cầu khi xây dựng kế hoạch cầu nguyên vật liệu

Việc xây dựng kế hoạch cầu nguyên vật liệu là một nội dung rất quan trọng trong quản trị nguyên vật liệu Một kế hoạch cầu nguyên vật liệu tốt cần phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

Doanh nghiệp phải lập được lịch tiến độ sản xuất Lịch tiến độ sản xuất

sẽ khẳng định:

+ Doanh nghiệp sẽ sản xuất những mặt hàng nào

+ Khi nào thì các sản phẩm đó được chế tạo

+ Lịch tiến độ sản xuất phải phù hợp với kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất sẽ thiết lập mục tiêu tổng quát của các yếu tố đầu vào: các loại sản phẩm, tiêu chuẩn thời gian, giá trị của từng loại sản phẩm

Có thể khẳng định rằng, muốn xây dựng kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu chính xác cần phải xác định chính xác tính khả thi của lịch tiến độ trong mối quan hệ công suất máy móc thiết bị

- Phải lập được hoá đơn nguyên vật liệu

Muốn lập được hoá đơn nguyên vật liệu trước tiên phải hoàn chỉnh các bản vẽ thiết kế sản phẩm Nếu các bản vẽ thiết kế sản phẩm chưa hoàn chỉnh thì những sai lệch trong kỹ thuật hay thiết kế sản phẩm sẽ làm thay đổi quy trình công nghệ và đương nhiên sẽ kéo theo việc thay đổi nhu cầu nguyên vật liệu

Các sản phẩm được sản xuất thường được cấu tạo bằng nhiều chi tiết,

bộ phận để xác định đầy đủ chủng loại, số lượng của từng chủng loại cấu

thành sản phẩm người ta sẽ lập đơn hàng vật liệu Trong đơn hàng nguyên vật liệu người ta liệt kê sản lượng của bộ phận cấu thành, những chi tiết sản phẩm

và các loại vật liệu khác nhau cần thiết để tạo nên từng loại sản phẩm Ngoài việc thiết kế bản vẽ và đơn hàng nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, từng nhóm linh kiện, từng chi tiết sản phẩm để có thể tổng hợp chính xác các loại nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất cần phải:

- Nắm vững các loại hoá đơn nguyên vật liệu: hoá đơn nguyên vật liệu

có các loại sau:

+ Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sản phẩm: được áp dụng đối với những đơn vị phải chế tạo nhiều loại sản phẩm cuối cùng Nhưng những sản phẩm này có nhiều bộ phận, nhiều nhóm chi tiết giống nhau thì người ta không thiết kế đơn hàng hay hoá đơn nguyên vật liệu cho từng sản phẩm mà họ sẽ thiết kế hoá đơn nguyên vật liệu theo các nhóm chi tiết chủ yếu để chế tạo ra sản phẩm cuối cùng, điều này sẽ làm giảm khối lượng tính toán rất nhiều và rất thuận lợi trong điều hành sản xuất

+ Hoá đơn theo sản phẩm điển hình: Để thiết kế hoá đơn sản phẩm điển hình người ta phải phác hoạ một sản phẩm điển hình, sản phẩm này không có thực nhưng rất cần thiết để lập hoá đơn nguyên vật liệu cho những loại hình phát sinh có liên hệ mật thiết với hàng gốc điển hình này Tác dụng của việc lập hoá đơn này là:

* Giảm bớt khối lượng lên lịch sản xuất cho từng loại hàng khi chúng ta xây dựng, sản xuất những loại hàng tương tự

* Giảm bớt số lượng dụng cụ, đồ nghề và các phương tiện làm việc khác cho các dây chuyền

+ Hoá đơn vật liệu cho các loại hàng lắp rắp phụ: loại hoá đơn này thường được lập cho những chi tiết lắp ráp phụ, các chi tiết này chỉ tồn tại một cách tức thời và có tính chất cá biệt không sản phẩm nào cũng có

d Các chỉ tiêu xây dựng kế hoạch cầu nguyên vật liệu

Lượng NVL cần mua trong năm phục vụ cho quá trình sản xuất có ba chỉ tiêu sau:

- Lượng nguyên vật liệu cần dùng

Công thức: Vij =aij.Qj+aij.Pj – Vi thu hồi

Trong đó:

+ Vij: Số vật tư cần dùng cho sản phẩm j

+ aij: Định mức tiêu hao vật tư i cho đơn vị sản phẩm j

+ Qj: Số lượng thành phẩm j theo kế hoạch sản xuất

+ Pj: Số lượng sản phẩm hỏng không sửa chữa được

(Pj =(tỷ lệ % hư hỏng cho phép × Qj)/100)

+ Vi thu hồi: Số lượng vật tư thu hồi từ phế phẩm

+Lượng NVL cần mua sắm

Mỗi loại NVL cần mua sắm thường bao gồm 3 bộ phận:

Nhu cầu NVL cho sản xuất, NVL bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho, nhu cầu NVL cần dự trữ đề phòng sự biến động của thị trường Khi lập kế hoạch mua sắm NVL, doanh nghiệp phải xác định chính xác mẫu mã

và chất lượng từng loại NVL phù hợp với yêu cầu sản xuất Lượng NVL mua vào trong kỳ không chỉ đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ mà còn dự trữ

một phần cho kỳ sau, đồng thời lượng NVL mua vào trong kỳ kế hoạch cũng được đáp ứng một phần do tồn kho cuối kỳ trước chuyển sang

Lượng NVL cần mua thường được xác định như sau:

Lượng NVL tồn cuối kỳ là lượng vật tư dự trữ cho kỳ sau kỳ kế hoạch được xác định dựa vào tiến độ cung ứng lần cuối cùng trong kỳ kế hoạch và mức tiêu dùng bình quân ngày

+ Lượng NVL cần dự trữ

NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, công cụ nhỏ hiện có ở trong doanh nghiệp, đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao cần phải có lượng NVL dự trữ hợp lý Dự trữ NVL hợp lý không những đảm bảo cho quá trình sản xuất mà còn tránh được ứ đọng vốn, giảm chi phí trong kinh doanh Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dự trữ được chia thành ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ theo mùa, dự trữ bảo hiểm

- Dự trữ thường xuyên: Là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường giữa hai lần mua sắm

Công thức xác định: Vdx = Vn × tn

Trong đó:

Vdx: lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên

Vn : lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm

Tn: thời gian dự trữ thường xuyên

Lượng NVL

cần mua trong

kỳ

Lượng NVL cần cho tồn kho cuối kỳ

Lượng NVL cần dung trong kỳ

Lượng NVL tồn kho đầu kỳ

Lượng nguyên vật liệu dùng bình quân tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn thời gian dự trữ tuỳ thuộc vào thị trường mua, nguồn vốn lưu động và độ dài của chu kỳ sản xuất

- Dự trữ bảo hiểm: Là lượng NVL cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại được xác định theo công thức:

Vdb = Vn × tb Trong đó:

Vdb : lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm

Vn : lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày ñêm

Tb : số ngày dự trữ bảo hiểm

Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân số ngày lỡ hẹn mua trong năm

- Dự trữ theo mùa: Dự trữ theo mùa vụ để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục Trong thực tế có những loại NVL chỉ mua theo mùa như: cao su, cà phê, thủy sản, sắn, mía Lượng NVL này trước khi đưa vào nhập kho cần phải qua khâu sơ chế như: phân loại sàng lọc, ngâm tẩy, sấy khô, thái cắt v.v Có như vậy mới đảm bảo chất lượng vật tư dự trữ trước khi đưa vào sản xuất Riêng đối với củ sắn tươi thì phải đưa ngay vào sản xuất sau khi thu hoạch

Công thức xác định:

Vdm = Vn × tm

Trong đó:

Vdm: Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa

Vn : Lượng nguyên vật liệu tiêu hao bình quân

Tm : Số ngày dự trữ theo mùa

+ Các công cụ xác định về cầu nguyên vật liệu

Trong thực tế người ta hay dùng các công cụ sau đây để xác định cầu

nguyên vật liệu:

- Thẻ kho hoặc sổ theo dõi nguyên vật liệu trong kho theo từng nhóm loại cụ thể Từ thẻ kho hoặc sổ theo dõi nguyên vật liệu trong kho có thể xác định được lượng nguyên vật liệu còn tồn kho mỗi loại là cơ sở cho việc xác định cầu về từng loại nguyên vật liệu

- Thẻ hoặc sổ theo dõi đặt hàng sẽ là rất cần thiết nếu như lượng đặt hàng từ người cung ứng khác nhau vào nhiều thời điểm khác nhau không mang tính ổn định

- Thống kê và tiêu thụ sản phẩm từ các thời kỳ trước đó có đánh giá khả năng tiêu thụ sản phẩm trong kỳ tương lai

- Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý tới việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong tương lai Bên cạnh đó có thể sử dụng các thống

kê của các cơ quan thống kê, số liệu thu thập từ các thông tin trên Internet, các báo cáo của các tạp chí chuyên ngành, hoặc các phân tích thị trường của các viện nghiên cứu

+ Cung cấp nguyên vật liệu tới doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường dựa vào các nhà cung ứng bên ngoài cung cấp các nguyên vật liệu, từ đó các sản phẩm của họ trở thành phức hợp với nhiều thứ khác biệt và đòi hỏi những tri thức và thiết bị đặc biệt Việc quản lý mua sắm nguyên vật liệu do phòng cung ứng nguyên vật liệu thực hiện, thường có vị trí rất quan trọng trong các tổ chức vì : [9, tr, 175]:

- Các chi phí về NVL thường chiếm hơn phân nữa các chỉ tiêu của công

Việc tiến hành mua sắm thường xảy ra trong các tình huống sau:

Nhóm 1- Mua sắm không thường xuyên số lượng ít, có giá trị nhỏ Nhóm 2- Mua sắm một lần không thường xuyên với giá trị lớn

Nhóm 3- Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua

ở những vị trí phức tạp

Bộ phận cung cấp NVL có vị trí hết sức quan trọng trong doanh nghiệp

và thường được sự quan tâm của các nhà quản trị cấp cao Vì không chỉ nhằm mục tiêu kiểm soát chi phí, mà còn thực hiện việc kiểm soát các mối quan hệ trong và ngoài tổ chức thông qua các hoạt động mua sắm

+ Phân tích giá trị, quyết định mua hay làm

Phân tích giá trị là một cố gắng có tổ chức, nhằm giảm được chi phí của các bộ phận và vật liệu được mua [9, tr 177] Điều đó kéo theo sự nghiên cứu

về các loại nguyên vật liệu sẽ được mua với số lượng đầy đủ nhằm minh chứng cho sự nghiên cứu Việc phân tích giá trị là xem xét và trả lời những câu hỏi sau:

- Chức năng của nguyên vật liệu đó là gì ?

- Chức năng đó có cần thiết không ?

- Nguyên vật liệu đó có tất cả các thuộc tính cần thiết không ?

- Chi phí của nó thế nào ?

- Chi phí của những nguyên vật liệu thay thế cho nó là gì ?

Trên cơ sở đó Nhà máy có thể quyết định xem đó có thực hiện hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị khác cung ứng cho nó về một chi tiết,

bộ phận sản phẩm nào đó [9, tr.177]

Quyết định mua từ bên ngoài hay tự gia công từ trong nội bộ, lệ thuộc vào các yếu tố sau: chi phí sản xuất thấp hơn so với đi mua, chất lượng và khả năng đáp ứng đảm bảo theo yêu cầu đề ra, cũng như cơ hội đầu tư vào lĩnh vực khác Tuy nhiên ngoài các yếu tố trên , quyết định mua bên ngoài có thể

được chọn với các lý do: điều chỉnh khả năng sản xuất của Công ty, mềm dẻo với các biến đổi của nhu cầu

+Lập kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu

Trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm đã xác định để xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu Khi xây dựng kế hoạch mua sắm cần xác định rõ số lượng, chất lượng và thời gian nhà cung ứng cung cấp Việc xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong chuỗi công việc của công tác quản trị nguyên vật liệu

Xây dựng tiến độ nhằm đảm bảo cho nguyên vật liệu được dự trữ tại kho, bãi một cách hợp lý: vật tư không bị ứ đọng gây lãng phí, vật tư luôn đảm bảo đúng chủng loại và chất lượng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu tiến độ sản xuất Để công tác xây dựng tiến độ đáp ứng các yêu cầu trên, bộ phận nghiệp vụ phải dựa trên các yếu tố sau :

+ Kế hoạch sản xuất của đơn vị

+ Định mức tiêu hao của các loại vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm

+ Khả năng của nhà cung cấp, và tình hình nguồn vật tư cung cấp trên thị trường

+ Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, hệ thống kho tàng bến bãi Ta có nội dung của kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu

để phục vụ cho sản xuất là một công việc hết sức phức tạp Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều nguyên vật liệu khác nhau ở nhiều thị trường khác nhau Các vấn đề trên đặt ra trong điều kiện sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao Do đó về mặt nội dung, tiến độ kế hoạch phải phản ánh rõ các vấn đề sau:

- Nêu rõ chủng loại nguyên vật liệu cần dùng trong từng thời điểm

- Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua trong thời gian

ngắn

- Xác định rõ thời gian mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật liệu đó

+ Lựa chọn người cung cấp nguyên vật liệu

Nền kinh tế phát triển đặt Công ty vào các mối quan hệ kinh doanh ngày càng phức tạp Một công ty có thể phụ thuộc vào rất nhiều Công ty khác

về hàng hóa, dịch vụ, các nguyên liệu, các chi tiết, bộ phận sản phẩm, các quan hệ này có thể vượt ra khỏi biên giới quốc gia

Quan hệ với người bán quan trọng hầu như với tất cả các dạng sản xuất

Nó không chỉ ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi hiện tại, mà ảnh hưởng tới vị thế chiến lược của công ty.[9, tr, 178]

Do nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng từ 50 đến 80% với các doanh nghiệp sản xuất – tinh bột sắn khoảng 75%), nên việc lựa chọn nhà cung cấp với giá cả hợp lý, đảm bảo chất lượng và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp sẽ góp phần rất lớn trong việc giảm giá thành, tiết kiệm chi phí sản xuất làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác hiện nay trên thị trường những người cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất rất nhiều, chất lượng giá cả nguyên vật liệu cũng khác nhau tương đối do việc cạnh tranh với nhau điều này dẫn tới doanh nghiệp cần phải nắm bắt tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp để mua được nguồn nguyên vật liệu với giá rẻ và chất lượng tốt Vì thế, đồng thời với việc xác định nhu cầu về nguyên vật liệu cũng như lượng đặt hàng tối ưu doanh nghiệp phải xác minh người cung cấp số hàng đó, phải tính toán và lựa chọn người cung ứng tối ưu

Trong cơ chế hiện nay việc lựa chọn nhà cung cấp tương đối thuận lợi, người mua - bán dễ dàng tìm kiếm thông tin qua rất nhiều kênh: Internet, qua báo chí, thông tin trong hiệp hội, thông tin mời thầu Từ đó người mua - bán

có thể tìm hiểu và kiểm tra thông tin liên quan về đối tác mà mình dự kiến chọn lựa Trừ những loại vật tư đặc thù, hay còn mang tính độc quyền cao thì hầu như nhà cung cấp đều chủ động trong việc giới thiệu sản phẩm của mình đến người có nhu cầu

Khi lựa chọn nhà cung ứng phải xem xét năng lực của người cung ứng, giá cả nguyên vật liệu, chi phí kinh doanh cho việc vận chuyển, thời gian cung cấp Từ đó mới có thể đáp ứng nhu cầu về vật tư đúng về số lượng, thời gian với chi phí kinh doanh cho việc cung ứng là thấp nhất

+Xác định lượng đặt hàng tối ưu

Trong trường hợp số lượng đặt hàng lớn sẽ đạt được sự tiết kiệm chi phí kinh doanh cho việc đặt hàng và có khả năng giảm được giá mua do mua nhiều Đặt hàng với khối lượng lớn còn dẫn tới tính chắc chắn của việc cung cấp nguyên vật liệu loại trừ những sự tăng giá nguyên vật liệu có thể xảy ra trong tương lai cũng như tạo cơ sở cho sự lựa chọn người cung cấp và duy trì mối quan hệ bền chặt với người cung cấp hàng Mặt khác trong điều kiện giá

cả nguyên vật liệu tăng lên thì lượng hàng nhiều có ý nghĩa của sự đầu cơ Tuy nhiên, cũng cần phải cân nhắc trong trường hợp đặt hàng và cung cấp số lượng lớn nguyên vật liệu mỗi đợt vì nó luôn gắn với việc đòi hỏi sử dụng một lượng vốn lưu động lớn Sử dụng một lượng lớn vốn lưu động không chỉ liên quan đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp mà còn thêm chi phí trả lãi cao, tăng chi phí kinh doanh vào các khâu như thuê mướn hoặc mở rộng kho tàng, bảo quản , chi phí bảo hiểm nguyên vật liệu Đối với nhiều loại nguyên vật liệu việc dự trữ trong thời gian dài còn dẫn đến việc hư hỏng chúng trước khi đưa vào sử dụng

Để xác định lượng đặt hàng tối ưu ta có áp dụng công thức theo mô hình kinh tế cơ bản

(EOQ) như sau :[19]

- D là nhu cầu sử dụng VL hàng năm

- S là chi phí đặt hàng và nhận một đơn hàng không lệ thuộc vào số lượng hàng

- H là chi phí tồn trữ, tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho

- Không có chiết khấu theo số lượng mua hàng, và thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng được xác định:

Gọi TC là tổng chi phí, Ctt là chi phí tồn trữ và Cdh là chi phí đặt hàng, thì: Mục tiêu của mô hình là nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ Với giả định như trên thì có 2 loại chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi, đó là chi phí tồn trữ (Ctt) và chi phí đặt hàng (Cdh) Có thể mô tả mối quan hệ giữa 2 lại chi phí này bằng đồ thị:

1.2.2 Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận nguyên vật liệu

Tổ chức công tác vận chuyển, tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu quan trọng trong công tác quản trị nguyên vật liệu của doanh nghiệp Làm tốt công tác vận chuyển tiếp nhận sẽ góp phần làm cho việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được liên tục tránh sự gián đoạn trong sản xuất, tiết kiệm chi phí sản xuất và tránh tổn thất nguyên vật liệu

a Vận chuyển nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Vận chuyển trong doanh nghiệp bao gồm vận chuyển bên ngoài và bên trong nội bộ doanh nghiệp

Vận chuyển bên ngoài là hoạt động vận chuyển từ địa điểm nhận hàng

của bên bán đến kho, bãi của doanh nghiệp

Vận chuyển nội bộ là vận chuyển nguyên vật liệu từ kho của doanh nghiệp đến các địa điểm theo yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp, hoặc vận chuyển bán thành phẩm, sản phẩm dở dang trong nội bộ doanh nghiệp

Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng như giao hàng ở đầu ra rất quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ

Chi phí này lại phụ thuộc vào hai yếu tố rất cơ bản là địa điểm đặt Nhà máy và cách thức vận chuyển Khi tiến hành lập kế hoạch vận chuyển Nhà máy cần tính xem khả năng tự vận chuyển hay thuê ngoài Như vậy, cần phải xác định các yếu tố sau:

- Lựa chọn phương tiện vận chuyển và lộ trình vận chuyển hợp lý

- Chi phí thuê ngoài vận chuyển và chi phí tự tổ chức vận chuyển có hiệu quả hơn không

- Khả năng chủ động đáp ứng yêu cầu sản xuất và kiểm soát rủi ro

b Quản lý việc nhập nguyên vật liệu

Sau khi ký kết hợp đồng mua sắm vật tư nguyên liệu, nhà cung cấp có trách nhiệm giao vật tư cho Nhà máy theo tiến độ cam kết tại kho Nhà máy Công tác tiếp nhận vật tư qua các bước sau:

- Thành lập bộ phận nghiệm thu (thành phần tham gia tùy thuộc vào chủng loại vật tư theo yêu cầu sản xuất)

- Kiểm tra về chủng loại, số lượng, đặc tính kỹ thuật, tính chất cơ lý hoá của nguyên vật liệu có đúng theo hợp đồng và trên hóa đơn, phiếu vận chuyển hay không

- Lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật nếu đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho vật tư để làm cơ sở hạch toán và thanh toán cho nhà cung cấp

- Quản lý việc lưu kho trong doanh nghiệp: bao gồm các hoạt động như

chuẩn bị kho tàng, sắp xếp hàng theo trật tự đã quy định

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là: Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của người bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể

1.2.3 Sử dụng và thanh quyết toán nguyên vật liệu

a Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu

Cấp phát là việc đưa vật liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất Cấp phát nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời cho các bộ phận SX sẽ tạo điều kiện thuận lợi và tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị, là thời gian lao động, chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận có thể tiến hành theo các hình thức sau:

- Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất

Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng

và của bộ phận sản xuất gửi lên phòng vật tư Đối chiếu yêu cầu đó với số lượng vật tư có trong kho và căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư tổ chức cấp phát cho các bộ phận sản xuất

- Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch)

Căn cứ vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất

b Thanh quyết toán nguyên vật liệu

Thanh quyết toán nguyên vật liệu là thực hiện hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu Nhằm:

- Kiểm tra việc sử dụng vật tư trong thực tế theo đúng định mức vật tư hay không

- Đảm bảo việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý

- Qua thanh quyết toán để việc xây dựng định mức vật tư cho kỳ sản xuất sát với thực tiễn hơn

c Thanh quyết toán nguyên vật liệu

Thanh quyết toán nguyên vật liệu là thực hiện hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu Nhằm:

- Kiểm tra việc sử dụng vật tư trong thực tế theo đúng định mức vật tư hay không

- Đảm bảo việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý

- Qua thanh quyết toán để việc xây dựng định mức vật tư cho kỳ sản xuất sát với thực tiễn hơn

1.2.4 Quản lý tồn kho

a Khái niệm và nguyên nhân gây tồn kho

Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai [9, tr 179] Bất kỳ lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một công ty có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện

Các loại hệ thống khác nhau sẽ có mức tồn kho khác nhau và tầm quan trọng của quản trị tồn kho cũng vì thế mà được đánh giá khác nhau Các nguyên nhân cơ bản gây ra tồn kho:

- Giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa được những trục trặc về chất lượng

và kinh tế đối với hoạt động cung ứng, đảm bảo chúng đến một cách chính xác nơi nó cần và lúc nó được cần tới

- Chống lại sự gián đoạn của quá trình cung ứng do các nguyên nhân không mong đợi như: thời tiết, tai nạn, đình công

- Đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu liên tục nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, khắc phục được các sai sót trong dự đoán cầu NVL

- Có thể giảm được một số chi phí trong đặt hàng, phòng ngừa sự biến động giá cả

b Phân loại tồn kho

Tồn kho trong công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại Trên cơ sở đó tồn kho phân thành hai loại [9, tr 180]:

- Tồn kho một kỳ: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi mà nó đã được tiêu dùng Tồn kho một kỳ chỉ duy trì một lần không lặp lại, trong trường hợp phải đáp ứng nhu cầu có ít nhiều sự không chắc chắn, có thể dẫn đến các khả năng dự trữ không đủ, hoặc quá dư thừa Như vậy phải tính tồn kho ở mức nào có hiệu quả

Nếu dự trữ không đầy đủ, khi có nhu cầu Công ty sẽ mất một lượng lợi nhuận Co, bằng giá bán trừ đi chi phí Có thể coi như là chi phí cơ hội cho việc lưu giữ sản phẩm này

Nếu dự trữ quá mức thì phát sinh phí tổn của việc dự trữ quá mức cho một đơn vị Cu, phí tổn này bằng chi phí trừ đi giá trị thu hồi

Nếu P(D) là xác suất là xác suất mà mức nhu cầu vượt quá một số đơn

vị nhất định P(D) sẽ là giá trị phân bố xác suất tích lũy từ mức nhu cầu cao nhất có thể Lượng dự trữ được phép tăng lên chừng nào mà: