Cach sap xep va luu tru ho so chung tu ke toan Thue 1

- Hợp đồng gốc - Các phụ lục ký thêm - Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán - Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý - Các chứng từ nộp thuế nếu có - Các

Trang 1

CÁCH SẮP XẾP VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ

Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp mà kế toán có những cách sắp xếp, lưu trữ hệ thống khác nhau Sắp xếp hồ sơ chứng từ là công việc quan trọng và cần thiết của người kế toán Nhưng làm cách nào để sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thì không phải ai cũng làm được VnDoc xin chia sẻ Cách sắp xếp - lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế

Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt động, trình độ quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật, phần mềm

kế toán sửa dụng… mỗi công ty có một phương pháp lưu giữ chứng từ khác nhau Tuy nhiên các bạn phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

 Sau khi nộp báo cáo tài chính năm, kế toán cần tập hợp, sắp xếp chứng từ đề đưa vào lưu trữ

 Chứng từ lưu trữ là chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của những người liên quan Trường hợp không có chứng từ gốc phải lưu trữ bản copy có sao y bản chỉnh

 Lưu trữ theo từng tháng và loại chứng từ

 Lưu trữ theo trình tự, sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra khi cần thiết

Sau đây VnDoc xin chia sẻ với các bạn một Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

1 Công tác sắp xếp chứng từ gốc.

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào, đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính Các chứng từ gốc gồm: Hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với

tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế

1.1 Đầu vào:

Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có

Nếu mua hàng thanh toán chậm trả, hoặc thanh toán qua ngân hàng, nên kẹp theo chứng

từ mua vào một phiếu hạch toán

Bảng lương phải kèm với bảng chấm công, và có thể đóng thành quyển riêng

Các bảng phân bổ, các phiếu kế toán có thể lưu theo tháng

Trang 2

1.2 Đầu ra

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu nếu bán thu tiền mặt, đồng thời kẹp theo phiếu

xuất kho, hợp đồng và thanh lý nếu có

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu hoạch toán và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý

nếu có

2 Sắp xếp báo cáo, tờ khai nộp cơ quan Thuế

Tờ khai của năm nào, kẹp theo năm đó Một số báo cáo thường kỳ là :

– Tờ khai kê thuế Gía trị gia tăng hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất

Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính

hàng quý

– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của

từng năm

HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ

Hệ thống lưu trữ

hợp đồng

Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy

Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu Các hợp đồng nếu chỉ có môt bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tai phòng kế toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc

Các bộ phân khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang

ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn

Trang 3

Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gốm các tài liệu sau:

- Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)

- Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá

- Hợp đồng gốc

- Các phụ lục ký thêm

- Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán

- Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý

- Các chứng từ nộp thuế (nếu có)

- Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo

- Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH

- Các biên bản thoả thuân khác nếu có

- Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan

̀Hệ thống lưu trữ

hoá đơn, chứng từ

- Lưu từng loại phiếu và các hoá đơn chứng từ kèm theo như sau:

- Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT

Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

- Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc

- Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể

- Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hoá đơn chứng từ gốc kèm theo, hoặc nếu trả công nợ thì bản photo

- Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi

km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng

- Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo

- Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

Trang 4

Các phiếu kế toán lưu cùng:

- Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt

- Hoá đơn chứng từ bản gốc kèm theo

- Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản

- Các quyết định của Giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được

- Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận Các phiếu nhập kho lưu cùng:

- Hoá đơn mua vào

- Biên bản giao hàng

- Hợp đồng mua

- Đề nghị mua hàng Các phiếu xuất kho lưu cùng:

- Đề nghị xuất kho có phê duyệt

- Dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo

- Biên bản giao nhận hàng hoá

Hệ thống tài liệu kế

toán

Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền: Mở một folder chia các file ra lưu các tài liệu như sau:

- Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ

- Các biên bản xác nhận số dư ngân hàng

- Các tờ khai mở tài khoản ở các ngân hàng

- Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng gửi tiết kiệm từng lần

- Các quyết định liên quan đến việc xử lý hao hut quỹ tiền mặt

Hồ sơ thuế:

- Tạo folder lưu tờ khai thuế cho từng năm

- Chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế

- Một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế

Trang 5

Hồ sơ lương:

- Tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng năm

- Dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương năm đó

- Mỗi file lương mỗi tháng lưu gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo, các bản ký nhân lương bằng tiền mặt của người lao động

Hồ sơ tài sản công ty: Lưu theo một folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:

- Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua

- Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu

- Hợp đồng mua tài sản

- Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản

- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

- Biên bản bàn giao mua bán, biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách

- Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc,

Kế toán trưởng phê duyệt

- Mã tài sản theo sổ sách kế toán

- Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ

- Thẻ theo dõi tài sản cố định

- Bộ hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh

lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo

- Quyêt định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác

- Các tài liệu khác có liên quan

Hồ sơ công nợ: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:

- Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm

- Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ

- Các quyết định xử lý công nợ

Trang 6

- Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ

Hồ sơ pháp lý: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:

- Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính

- Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi

- Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính - Kế toán

- Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có

- Các quy chế, điều lệ của công ty

- Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần

CÁCH SẮP XẾP CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG:

– Hồ sơ của người lao động

– Hợp đồng lao động

– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…

– Bảng chấm công

– Bảng thanh toán tiền lương

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh

– Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế

TNCN

– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN

– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

Xin cung cấp thêm các bạn thêm thông tin trong công tác sắp xếp chứng từ gốc như sau:

CÔNG TÁC SẮP XẾP CHỨNG TỪ GỐC Thiên thứ 01 - Công tác sắp xếp chứng từ gốc

- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu

vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1

Trang 7

đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được

kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, được

đóng thành quyển, mỗi tháng một quyển

- Các chứng từ đi kèm hóa đơn báo cáo trên bảng kê đã đầy đủ chưa

- Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế- Đi kèm theo chứng từ của năm nào

là báo cáo của năm đó Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo Hóa đơn đầu ra:+Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu bằng tiền mặt.

+ Đối với thương mại:

- Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu

- Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng

- Hợp đồng kinh tế

- Thanh lý hợp đồng

- Báo giá nếu có

- Phiếu thu tiền

+ Đối với Xây dựng:

- Dự toán và báo giá đính kèm

- Phiếu xuất kho

- Biên bảng nghiệm thu

- Biên bản xác nhận khối lượng

- Bảng quyết toán khối lượng

- Biên bản thanh lý

+ Đối với dịch vụ:

- Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng

Trang 8

- Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ

+ Đối với khách sạn, nhà hàng:

- Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking

- Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết

- Bill thanh toán

- Oder nếu cần thiết

+ Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu+ Đối với thương mại:

- Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu

- Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)

- Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng

=> Sau này nhận được tiền kẹp thêm: - Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có

- Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu

- Phiếu xuất kho

- Biên bảng nghiệm thu

- Biên bản xác nhận khối lượng

- Bảng quyết toán khối lượng

-Hợp đồng kinh tế

Trang 9

- Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu

- Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết

- Bill thanh toán

= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm: - Khi khách hàng chuyển vào TK của cty: Giấy báo có

Hóa đơn đầu vào:+Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt.

- Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu

- Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng

- Phiếu chi tiền

- Giấy đề nghị thanh toán

Trang 10

- Phiếu nhập kho

- Bill thanh toán

+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu:

- Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng, hoặc phiếu xuất kho của bên bán

=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: - Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi

Trang 11

- Phiếu nhập kho

=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : - Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi

- Bill thanh toán

Lương, thưởng:

Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau

+ Hợp đồng lao động+CMTND phô tô kẹp vào

+ Bảng chấm công hàng tháng

+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó

+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi

Trang 12

+Bảng kê danh sách nhân viên công ty chuyển khoản (đăng ký thẻ ATM cho nhân viên)

+ Tất cả có ký tá đầy đủ

+Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ

= > Thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN

+Hàng tháng: Phiếu chi tiền lương or bảng kê tiền lương chuyển khoản cho nhân viên, chứng từ ngân hàng + Bảng lương + Bảng chấm công + Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có => gói lại một cục

+ Tạm ứng:

- Dự toán chi đã được Kế toán trưởng - BGH ký duyệt

- Giấy đề nghị tạm ứng

Nợ TK 141/ có TK 111,112

+Hoàn ứng:

- Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng, công tác, ) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm

Nợ TK 111,112/ có TK 141

- Các khoản chi cho việc tạm ứng: Hóa đơn chứng từ hợp lý, các chứng từ khác đi kèm…

Nợ TK 152,153,142,242,641,642…

Nợ TK 1331

Có TK 141

Chú ý:

- Nếu ký hợp đồng dứơi 3 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ

- Nhưng ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH

Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	336,91 KB