Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam

Với xu thế hội nhập và phát triển các doanh nghiệp đều ra sức hoàn thiện bộ máy của mình cũng như đổi mới công nghệ, củng cố về tài chính, nhân lực nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường. Cũng nằm trong xu thế đó, Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam một thành viên luôn luôn nỗ lực để xây dựng một hình ảnh thương hiệu uy tín chất lượng .Trong cơ chế thị trường quản lý kinh tế tài chính luôn là tổng hoà các mối quan hệ kinh tế, nó không chỉ có nhiệm vụ khai thác các nguồn lực kinh tế tài chính tăng thu nhập mà còn phải sử dụng và quản lý có hiệu quả mọi nguồn lực. Trong đó vấn đề tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề rất quan trọng.. Trong một doanh nghiệp, tiền lương luôn là một vấn đề được nhiều đối tượng quan tâm. Người lao động luôn mong muốn tiền lương của mình ngày càng cao để đảm bảo cuộc sống. Nhà quản trị luôn tìm mọi cách để giảm thiểu chi phí, kể cả chi phí tiền lương, nhưng cũng luôn băn khoăn liệu chính sách tiền lương của doanh nghiệp mình đã hợp lý hay chưa, làm sao đảm bảo việc giảm thiểu chi phí mà vẫn thu hút được hiền tài. Các tổ chức xã hội lại quan tâm doanh nghiệp có đảm bảo cho người lao động được thực hiện mọi quyền lợi và nghĩa vụ của mình hay không,… Để cung cấp thông tin nhằm thỏa mãn các đối tượng đó chúng ta không thể không nhắc đến kế toán tiền lương. Vì thế, khi được thực tập tại Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam, một doanh nghiệp mà có số lượng lao động khá đông đảo, em đã rất chú ý đến phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và mong muốn được đi sâu tìm hiểu phần hành này.

MỤC LỤC L

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

1 CBCNV……… Cán bộ công nhân viên

2 CNV………Công nhân viên

15 ĐVT……… ……… Đơn vị tính

16 VNĐ……… Việt Nam đồng

17 BHXH……… Bảo hiểm xã hội

18 BHYT……… …Bảo hiểm y tế

19 BHTN……… Bảo hiểm thất nghiệp

20 KPCĐ……… Kinh phí công đoàn

21 TK……… ……… Tài khoản

22 CTGS……… … Chứng từ ghi sổ

23 HĐLĐ……… ….Hợp đồng lao động

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

SƠ ĐỒ

BẢNG

LỜI MỞ ĐẦU

Với xu thế hội nhập và phát triển các doanh nghiệp đều ra sức hoàn thiện bộ máy của mình cũng như đổi mới công nghệ, củng cố về tài chính, nhân lực nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường Cũng nằm trong xu thế đó, Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam một thành viên luôn luôn nỗ lực để xây dựng một hình ảnh thương hiệu uy tín chất lượng Trong cơ chế thị trường quản lý kinh tế tài chính luôn là tổng hoà các mối quan hệ kinh tế, nó không chỉ có nhiệm vụ khai thác các nguồn lực kinh tế tài chính tăng thu nhập mà còn phải sử dụng và quản lý có hiệu quả mọi nguồn lực Trong đó vấn đề tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề rất quan trọng

Trong một doanh nghiệp, tiền lương luôn là một vấn đề được nhiều đối tượng quan tâm Người lao động luôn mong muốn tiền lương của mình ngày càng cao để đảm bảo cuộc sống Nhà quản trị luôn tìm mọi cách để giảm thiểu chi phí, kể cả chi phí tiền lương, nhưng cũng luôn băn khoăn liệu chính sách tiền lương của doanh nghiệp mình đã hợp lý hay chưa, làm sao đảm bảo việc giảm thiểu chi phí mà vẫn thu hút được hiền tài Các tổ chức xã hội lại quan tâm doanh nghiệp có đảm bảo cho người lao động được thực hiện mọi quyền lợi và nghĩa vụ của mình hay không,… Để cung cấp thông tin nhằm thỏa mãn các đối tượng đó chúng ta không thể không nhắc đến kế toán tiền lương Vì thế, khi được thực tập tại Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam, một doanh nghiệp mà có số lượng lao động khá đông đảo, em đã rất chú ý đến phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và mong muốn được đi sâu tìm hiểu phần hành này

Chuyên đề của em bao gồm ba chương như sau:

Chương I: Đặc điểm lao động tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam.

Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam.

Chương III: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam.

Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn Thầy giáo: Nguyễn Quốc Trung và các anh chị phòng tài chính kế toán công ty đã tận tình giúp đỡ em

hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp một cách đầy đủ và kịp thời Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức thực tế còn ít nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, vì thế em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy giáo: Nguyễn Quốc Trung, các thầy cô trong khoa kế toán, các cán bộ trong phòng tài chính kế toán của công ty để em có được những kiến thức toàn diện và sâu sắc hơn nữa, để bài viết hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1:

ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG- TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP KYB

VIỆT NAM 1.1 ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP KYB VIỆT NAM.

Lao động là một trong những vấn đề quan trọng của công ty trong thời

buổi cạnh trạnh, đồng thời nó cũng là yếu tố quyết định hàng đầu ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của công ty trên thị trường Nếu nguồn lao động của công

ty có kỹ năng tốt, kinh nghiệm dày dặn, nhiệt huyết và tận tâm với công việc

sẽ góp một phần không nhỏ nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Nhận thức được tầm quan trọng đặc biệt đó, công ty đã và đang chú trọng để đưa ra các chính sách, cơ cấu, cách thức phân phối đội ngũ nhân viên để đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của bản thân công ty cũng như của thị trường

Tính đến ngày 31/12/2010 tổng số cán bộ, công nhân viên (CBCNV) trong công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam là 395 người trong đó số người có trình độ trên đại học là 30 người chiếm tỷ lệ 7,6% và đại học- cao đẳng là 81 người chiếm tỷ lệ 20,51% tổng số CBCNV, số công nhân kỹ thuật

là 270 người chiếm tỷ lệ 68,35%, số công nhân chưa qua đào tạo chỉ chiếm một phần nhỏ, không đáng kể trong cơ cấu lao động của công ty Như vậy số công nhân kỹ thuật, cán bộ quản lý từ cao đẳng trở lên chiếm 28,11% tổng số CBCNV trong toàn công ty Ngoài ra, Công ty còn ký thêm nhiều hợp đồng ngắn hạn, thuê, mướn những công nhân mang tính chất thời vụ khi phát sinh các đơn đặt hàng mới

Đội ngũ cán bộ toàn công ty trong những năm qua không ngừng trưởng thành và phát triển toàn diện về cả số lượng và chất lượng Tuy so với năm

2009 số lượng công nhân viên trong công ty tăng lên không đáng kể nhưng về

phương diện chất lượng thì không ngừng tăng lên thể hiện qua việc tăng thêm

số CBCNV có trình độ đại học, cao đẳng Trong những năm qua Công ty đã đầu tư cho công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý học đại học, cao học, , đào tạo công nhân sản xuất tại các bộ phận sản xuất lắp giáp xe máy thông qua các lớp học nghiệp vụ sản xuất ngắn hạn, dài hạn do công ty tổ chức

Đội ngũ CBCNV của công ty chủ yếu là nam giới được phân bổ cho các

bộ phận, đội sản xuất Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ được sắp xếp đồng đều Số lượng lao động nhiều hoặc ít phụ thuộc vào nội dung sản xuất, trình độ tổ chức sản xuất và trang thiết bị máy móc phục vụ sản xuất Ngoài các lao động mang tính chất thường xuyên thì công ty cũng thuê công nhân ngoài thực hiện theo đúng nguyên tắc ký hợp đồng lao động (HĐLĐ)

Do đặc điểm lao động của công ty bao gồm cả các công nhân nằm trong danh sách chi trả lương của công ty và công nhân thuê mướn theo thời vụ Hiện nay công ty phân loại người lao động theo thời gian lao động như sau:

- Lao động thường xuyên trong danh sách: Là lưc lượng lao động do công ty trực tiếp quản lý và chi trả lương

- Lao động tạm thời (lao động ngoài danh sách): Là lực lượng lao động làm việc tại công ty nhưng mang tính chất thời vụ

Dưới đây là bảng thể hiện cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, thâm niên công tác và trình độ chuyên môn đã qua đào tạo năm 2010

Bảng 1.1: Cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, thâm niên công tác và trình độ chuyên môn qua đào tạo năm 2010

số

Số nữ

< 2 năm 2- 5 năm 5- 10 năm > 10 năm < 30 30-50 > 50

Do hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng tăng lên, cùng với sự quan tâm của lãnh đạo công ty mà trong những năm qua thu nhập của NLĐ được nâng lên nhanh chóng Điều này được thể hiện thông qua các số liệu về tổng quỹ lương trong bảng sau:

Bảng 1.2: Bảng tổng quỹ lương và thu nhập bình quân của cán bộ công

nhân viên công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam

Đơn vị tính: VNĐ

1 Tổng quỹ lương thực hiện

8.817.650.000

11.825.106.90

(Nguồn từ phòng tài chính kế toán)

Nhìn vào bảng quỹ lương thực hiện ta có thể đưa ra được một số so sánh

để thấy được những thành công vô cùng to lớn của công ty trong việc nâng cao thu nhập cho NLĐ trong những năm gần đây là: Mức thu nhập bình quân người/tháng qua các năm không ngừng tăng lên, năm 2010 lương bình quân của CBCNV trong công ty đạt mức 3.094.579 đồng, gấp 1,21 lần so với năm

2009 và gấp 1,58 lần so với năm 2008

Ngoài ra công ty còn hết sức chăm lo đến đời sống tinh thần của CNV bằng việc tổ chức những kỳ du lịch hay các buổi biểu diễn ca nhạc phục vụ công nhân Chính điều này đã làm cho CBCNV trong toàn công ty ngày một hăng say làm việc và từ đó nâng cao được năng suất lao động

1.2 CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP KYB VIỆT NAM.

1.2.1 Chế độ tiền lương.

Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất Đối với NLĐ, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu Mục đích của doanh nghiệp

là lợi nhuận và mục đích của NLĐ là tiền lương Tiền lương nhận được thỏa đáng sẽ là một động lực kích thích sự sáng tạo, từ đó sẽ tạo ra sự gắn kết giữa NLĐ với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, làm cho NLĐ có trách nhiệm hơn, tự giác hơn trong công việc của mình.

Tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy NLĐ chấp hành tốt kỷ luật lao động làm tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản xuất được chính xác Trên cở sở nhận thức được tầm quan trọng đó, hàng năm công ty KYB đã tiến hành tính toán hình thành quỹ tiền lương nhằm mục đích đảm bảo chi trả lương cho CNV đồng thời giúp công ty chủ động hơn về tài chính, quản lý tốt chi phí trong sản xuất- kinh doanh

*Quỹ tiền lương:

Quỹ lương được hình thành từ kết quả sản xuất, kinh doanh của công ty Trên cơ sở công ty làm ăn có lãi, quỹ lương sẽ được trích một phần trên cơ sở doanh thu

Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương của công ty trả cho tất

cả các loại lao động thuộc công ty quản lý và sử dụng Thành phần quỹ lương bao gồm:

- Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian thực tế làm việc

- Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian ngừng việc theo kế hoạch

- Tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian nghỉ phép hoặc đi học

- Các loại tiền thưởng trong sản xuất

- Các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại…).Việc phân chia quỹ lương như trên có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán tiền lương NLĐ có quyền hưởng theo năng suất lao động, chất lượng lao động và kết quả công việc NLĐ làm gì, chức vụ gì thì hưởng lương theo

công việc đó, chức vụ đó thông qua HĐLĐ, thoả ước lao động tập thể và theo quy định của Nhà nước.

Trong quan hệ với quá trình sản xuất, kinh doanh, kế toán phân loại quỹ lương của công ty như sau:

- Lương chính: Là tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian làm nhiệm vụ chính

đã quy định bao gồm: Tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên

và tiền thưởng trong sản xuất

- Lương phụ: Là tiền lương phải trả cho NLĐ trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, đi học,hội họp, tiền lương trả cho NLĐ trong thời gian ngừng sản xuất

Phân chia quỹ lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở công ty

Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm quản lý tiền lương, tiền thưởng trong quỹ lương Căn cứ xác nhận sản lượng, doanh thu của phòng kinh doanh được tổng giám đốc (TGĐ) phê duyệt, phòng tài chính kế toán trình TGĐ phê duyệt quỹ lương theo thời gian, tiền thưởng cho các phòng ban, đơn vị trong công ty

Căn cứ vào quỹ tiền lương, tiền thưởng TGĐ đã duyệt hàng tháng, trưởng các bộ phận, tổ, phân xưởng đến phòng tài chính kế toán nhận tiền Tại đây, kế toán tiền lương chi trả tiền lương trên cơ sở bảng tính toán tiền lương và tiền thưởng đã được duyệt Sau đó, trưởng các bộ phận sẽ có trách nhiệm chi trả lương cho CNV thuộc sự quản lý của bộ phận mình, có chữ ký xác nhận của CNV Đồng thời, các phòng ban nộp trả cho phòng tài chính kế toán bản xác nhận đó từ ngày 06 đến ngày 10 hàng tháng để lưu trữ hồ sơ chi

Các phòng ban nghiệp vụ có trách nhiệm theo dõi việc chi trả lương cho CNV ở từng đơn vị, phòng ban trong công ty, đảm bảo đúng chính sách, chế độ, công bằng, hợp lý dựa trên nguyên tắc tổ chức và hạch toán chung của công ty.

* Các chính sách thuê mướn và tuyển dụng nhân viên:

Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng và để đáp ứng được các yêu cầu của công việc thì đối với mỗi loại hợp đồng công ty lại có những cách tính tiền lương theo thời gian khác nhau phù hợp với từng loại hình công việc Các HĐLĐ sử dụng trong công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam gồm:

- Hợp đồng lao động không kỳ hạn

- Hợp đồng lao động dài hạn: Từ 6 tháng đến 1 năm

- Hợp đồng lao động ngắn hạn: Từ 1- 3 tháng đối với CNV theo thời vụ

* Các chế độ phúc lợi xã hội:

Chế độ phúc lợi xã hội của công ty được trích từ lợi nhuận sau thuế Phúc lợi cho NLĐ có tác dụng động viên tinh thần qua đó sẽ làm cho NLĐ gắn bó hơn với công ty, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần và tăng năng suất lao động

* Thời gian và tiêu chí nâng lương:

- Đối với lương cơ bản:

+ Kỹ sư, chuyên viên: 2 năm rưỡi nâng lương 1 lần

+ Công nhân: 1 năm rưỡi nâng lương một lần qua thi tay nghề Nếu công nhân đạt yêu cầu trong cuộc thi tay nghề do công ty tổ chức thì sẽ được nâng thêm một bậc lương

- Đối với lương thu nhập: Tùy theo tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh, vị trí công việc và số lượng đầu việc được nhận mà mỗi CBCNV trong công ty có thời gian được nâng lương khác nhau Trưởng phòng, tổ trưởng sẽ tiến hành lập danh sách những người đủ tiêu chuẩn nâng lương, sau đó thông qua cán bộ lao động tiền lương (LĐ- TL) và TGĐ ký duyệt

* Các loại phụ cấp:

- Phụ cấp trách nhiệm: Áp dụng đối với thành viên chuyên trách và những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc đảm nhiệm công tác quản lý

- Phụ cấp điện thoại

- Phụ cấp xăng xe

Ba loại phụ cấp trên tùy thuộc vào nghề nghiệp, chức danh, quy mô, tính chất đảm nhiệm công việc, giao dịch, liên lạc… và có các mức phụ cấp khác nhau tương ứng Mức phụ cấp của từng tháng sẽ được thể hiện qua bảng 1.3 Ngoài ba loại phụ cấp trên, tại công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam còn có phụ cấp độc hại áp dụng đối với những CBCNV phải tiếp xúc thường xuyên với các hóa chất độc hại, nguy hiểm ảnh hưởng tới sức khỏe Mức phụ cấp độc hại hiện công ty đang áp dụng là 6 nghìn đồng/công

* Chế độ tiền thưởng:

Ngoài chế độ tiền lương, công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền

thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến )

Bảng 1.3: Mức phụ cấp tháng 03năm 2011 của cán bộ công nhân viên công ty KYB

MỨC PHỤ CẤP THÁNG 03 NĂM 2011 CỦA CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY KYB Đơn vị tính: VNĐ

(Nguồn từ phòng tài chính kế toán)

Trách nhiệm

Điện thoại Xăng xe

7.600.00 0

17.600.00 0

1.2.2 Các hình thức trả lương

Nhận thức được vai trò quan trọng của tiền lương nên công ty đã chú trọng trong việc hạch toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho NLĐ Quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của trả lương đúng đắn để làm đòn bẩy kinh tế, khuyến khích NLĐ chấp hành tốt kỷ luật lao động, bảo đảm ngày công, giờ công

và năng suất lao động, phòng tài chính kế toán và BGĐ công ty KYB đã nghiên cứu thực trạng lao động công ty để lựa chọn 2 hình thức trả lương sau:

- Trả lương theo thời gian

- Trả lương theo hình thức khoán

* Trả lương theo thời gian:

Đó là hình thức trả lương cho NLĐ theo thời gian làm việc thực tế cùng

với công việc và trình độ thành thạo của NLĐ Công ty đã xây dựng được một

hệ thống cấp bậc tương ứng với mức độ thành thạo kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ và mức độ công việc thực hiện của các CBCNV trong toàn công ty Mỗi bậc lương ứng với mức tiền lương nhất định

Việc theo dõi thời gian làm việc của CBCNV được thực hiện ở từng phòng ban, từng tổ, đội thi công Tại bộ phận các phòng ban có một bảng chấm công lập một tháng một lần Hàng ngày, căn cứ vào sự có mặt của từng CBCNV, người phụ trách chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương ứng từ cột 1 đến cột 31 theo những ký hiệu quy định Bảng chấm công được công khai trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công đó Tại tổ, phân xưởng hàng ngày người phụ trách đội cũng căn cứ vào sự có mặt của công nhân để ghi vào báo cáo ngày Cuối mỗi ngày, tổ trưởng các tổ, phân xưởng sẽ có trách nhiệm nộp báo cáo ngày lên văn phòng công ty để vào bảng chấm công và phục vụ công tác tính lương hàng tháng

Trường hợp CBCNV nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản… đều phải có chứng từ nghỉ việc do cơ quan có thẩm quyền cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.

Khi công ty đã ký kết thêm hợp đồng sản xuất : giảm xóc trước,giảm xóc sau, phanh tay… mà các sản phẩm này yêu cầu phải hoàn thành đúng tiến độ thì đòi hỏi CBCNV phải làm thêm giờ, khi đó cần phải có bảng chấm công làm thêm giờ đi kèm theo bảng chấm công

Khi đã có đầy đủ các chứng từ cần thiết phục vụ cho việc tính lương thì

kế toán tiền lương sẽ tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương sau khi lập xong phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ LĐ- TL, kế toán trưởng (KTT) và TGĐ

* Trả lương theo hình thức khoán:

Bên cạnh đó, công ty còn áp dụng hình thức tiền lương khoán Đây là hình thức trả lương cho NLĐ theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành Hình thức này áp dụng cho lao động thuê ngoài và được giao khoán theo hợp đồng làm khoán Đơn giá khoán của công ty tính theo đơn vị công việc cần hoàn thành Tiền công sẽ được trả tính theo số lượng công việc

mà công nhân đã hoàn thành ghi trong phiếu giao khoán Ngoài ra, hình thức trả lương khoán còn phù hợp đối với những công việc không phải theo dõi chặt chẽ về thời gian và mang tính chất giản đơn mà thể hiện rõ nhất là công việc bảo vệ tại công ty

1.3 CHẾ ĐỘ TRÍCH LẬP, NỘP VÀ SỬ DỤNG CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY KYB.

Theo quy định hiện hành, bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình lao động sản xuất kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản thuộc các quỹ: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Các

khoản này cũng là bộ phận cấu thành chi phí nhân công ở doanh nghiệp, được hình thành từ hai nguồn: Một phần do NLĐ đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của công ty.

Quỹ BHXH: Là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và NLĐ cho tổ chức xã hội, dùng để trợ cấp cho họ trong các trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, thai sản, hưu trí… Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương cơ bản (LCB) của công ty Người sử dụng lao động phải nộp 16% trên tổng quỹ LCB và tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh trong kỳ, còn 6% trên tổng quỹ LCB do NLĐ đóng góp (trừ trực tiếp vào lương)

Quỹ BHYT: Là khoản đóng góp của NLĐ và người sử dụng lao động cho cơ quan bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định Quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ BHYT bằng 4,5% tổng quỹ LCB, trong đó doanh nghiệp phải chịu 3% tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh còn NLĐ nộp 1,5% (trừ trực tiếp vào lương) Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và cấp cho NLĐ thông qua mạng lưới y tế

Quỹ BHTN: Theo nghị định số 127/2008/NĐ- CP ban hành ngày 12/12/2008 trong đó chính sách BHTN lần đầu tiên được thực hiện Đây là loại hình bảo hiểm bắt buộc đối với NLĐ là công dân Việt Nam có hợp đồng lao động từ 12- 36 tháng hoặc không xác định thời hạn Theo đó, tỷ lệ trích lập BHTN của công ty là 2%, trong đó NLĐ chịu 1% trừ vào lương và công

ty chịu 1% tính vào chi phí Hàng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của những NLĐ tham gia BHTN và mỗi năm chuyển một lần

Quỹ KPCĐ: Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp Theo chế

độ tài chính hiện hành, KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương

phải trả cho NLĐ và công ty phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh) Khi trích KPCĐ thì một nửa công ty phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị.

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ cùng với tiền lương phải trả cho CNV hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Quản lý tính toán, trích lập và sử dụng các quỹ trên có ý nghĩa to lớn không chỉ với quá trình tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn đảm bảo quyền lợi của NLĐ trong doanh nghiệp

1.4 TỔ CHỨC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG

TY TNHH CÔNG NGHIỆP KYB VIỆT NAM.

1.4.1 Đối với hoạt động tuyển dụng:

Hàng năm, trưởng các đơn vị thống nhất với bộ phận lao động tiền lương những đối tượng, số lượng cán bộ, nhân viên, công nhân cần tuyển dụng Bộ phận lao động tiền lương lập kế hoạch trình TGĐ duyệt để thực hiện tuyển dụng theo biểu TC03 B04- Kế hoạch đào tạo/ Tuyển dụng của công ty (phụ lục 4) Việc tuyển dụng được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận hồ sơ, phân loại, xác định những lao động cần tuyển dụng, ký HĐLĐ thử việc, ký HĐLĐ ngắn hạn đến ký HĐLĐ dài hạn hoặc ký HĐLĐ không xác định kỳ hạn CBCNV được tuyển dụng phải đạt được các yêu cầu sau:

- Có bằng cấp (hay trình độ chuyên môn nghề nghiệp tương ứng) và sức khỏe đảm bảo công việc

- Hiểu biết và thực hiện được các công việc do công ty yêu cầu

- Tự nguyện cam kết thực hiện các qui chế quản lý trong công ty và pháp luật Cán bộ, tổ chức văn phòng công ty giới thiệu cho cán bộ, nhân viên và công nhân mới về: Mô hình tổ chức bộ máy, các hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty, nội dung công việc, điều kiện làm việc, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty…

Bộ phận tổ chức LĐ- TL thuộc văn phòng công ty lập và lưu hồ sơ đào tạo của các CBCNV trong toàn công ty

1.4.2 Xác định nhu cầu đào tạo:

Trưởng các đơn vị định kỳ vào tháng 12 hàng năm lập phiếu đánh giá trình độ chuyên môn, tay nghề của từng CBCNV trong đơn vị mình theo biểu TC03 B02- Phiếu đánh giá trình độ chuyên môn (phụ lục 2) Trên cơ sở đó và căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ của đơn vị, trưởng đơn vị lập nhu cầu đào tạo của năm tiếp theo mẫu biểu TC03 B03- Nhu cầu đào tạo (phụ lục 3) chuyển cho cán bộ tổ chức thuộc văn phòng tổng hợp lập kế hoạch đào tạo hàng năm cho CBCNV trong công ty theo mẫu biểu TC03 B04 đã lập

Cán bộ tổ chức công ty phối hợp với trưởng đơn vị để tổ chức đào tạo đột xuất cho CBCNV khi:

- Cần phải sử dụng công nghệ hay thiết bị mới

- Áp dụng tiêu chuẩn qui trình hay triển khai phương pháp kiểm định mới

1.4.3.Tổ chức đào tạo:

Cán bộ tổ chức công ty thực hiện hoạt động đào tạo theo kế hoạch đã được duyệt: Phân công soạn, tổ chức lên lớp, duyệt giáo án, tổ chức kiểm tra hoặc viết thu hoạch kết quả học tập

Trưởng các đơn vị có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được phân công theo kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt

Cán bộ tổ chức công ty theo dõi đánh giá kết quả công tác đào tạo của công ty theo mẫu biểu TC03 B05- Kết quả đào tạo (phụ lục 5) và cập nhật việc đào tạo CBCNV trong từng đơn vị theo biểu TC03 B01- Phiếu theo dõi đào tạo cá nhân (phụ lục 1) và biểu TC03 B02 Hàng năm vào đầu quí I đề nghị TGĐ tổ chức đánh giá và rút kinh nghiệm về công tác đào tạo theo nội dung trong kế hoạch đã được phê duyệt

Công ty khuyến khích CBCNV tham gia các chương trình đào tạo do tổ chức bên ngoài tiến hành có liên quan đến công tác sản xuất, kinh doanh của công ty Kết quả đào tạo như: Chứng chỉ, bằng tốt nghiệp sau khóa học phải được sao và lưu trữ trong hồ sơ CBCNV tại bộ phận tổ chức LĐ-TL thuộc

văn phòng công ty Bộ phận tổ chức LĐ- TL có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ kế hoạch đào tạo, kết quả đào tạo, hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ đánh giá trình độ chuyên môn của từng CBCNV.

- Bảng chấm công (mẫu số 01a- LĐTL).

- Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu số 01b- LĐTL)

- Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02- LĐTL)

- Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL)

- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 05- LĐTL) Ngoài ra công ty KYB còn sử dụng thêm một số chứng từ sau:

- Bảng tổng hợp hệ số lương: Do phòng kế toán tài chính lập và theo dõi tình hình nhân sự của công ty, tình hình thay đổi bậc lương và hệ số lương của CNV Đồng thời là cơ sở để kế toán tính lương, tính thưởng và các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương của CNV trong công ty

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp hệ số lương tháng 03/2011 của công ty KYB

Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt NAM

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

- Danh sách ứng lương từng kỳ: Công ty không trả lương tháng thành nhiều kỳ mà chỉ trả một lần vào ngày 5 tháng sau, do đó xảy ra trường hợp nhân viên trong công ty tạm ứng trước tiền lương khi có nhu cầu riêng Số nhân viên xin tạm ứng lương cũng như số lương xin tạm ứng từng tháng là không giống nhau, do đó kế toán lập ra bảng danh sách tạm ứng lương hàng tháng để tạm ứng lương phục vụ cho việc tính toán tiền lương còn phải trả cũng như thực hiện việc thanh toán lương cho CNV của công ty trong tháng Khi muốn tạm ứng, người xin tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của người phụ trách bộ phận Trong giấy đề nghị tạm ứng phải nêu rõ số tiền và

lý do tạm ứng Sau đó, giấy tạm ứng này sẽ được chuyển cho KTT xem xét và ghi ý kiến đề nghị TGĐ duyệt chi Sau khi được duyệt, kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi và chuyển chứng từ cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

Tên tôi là: Trương Việt Hưng

Địa chỉ: Xưởng lắp ráp

Đề nghị cho ứng số tiền: 1.500.000

Viết bằng chữ: Một triệu lăm trăm nghìn đồng chẵn

Lý do tạm ứng: Việc riêng

Thời gian thanh toán: ngày 31 tháng 03 năm 2011

Cam đoan chịu trách nhiệm: Nếu không đảm bảo thời hạn thanh toán, tôi xin chịu trách nhiệm

- Nếu không sử dụng: Nộp trả công ty 100% số tiền tạm ứng

- Nếu sử dụng mà không đảm bảo thời gian thanh toán thì sẽ thu qua lương Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

* Quy trình luân chuyển chứng từ

- Luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng: Mỗi phòng ban sẽ có một người chịu trách nhiệm chấm công cho CBCNV trong phòng vào bảng chấm công (bảng 2.3) Sau đó chuyển sang cho phòng tài chính kế toán Tại đây kế toán tiền lương sẽ tổng hợp, tính toán và lập bảng thanh toán lương (bảng 2.4) Bảng thanh toán lương sau khi được lập sẽ chuyển qua cho TGĐ, cán bộ LĐ-

TL và KTT ký duyệt Sau đó, kế toán tiền lương sẽ phôtô làm 2 bản: Một bản thủ quỹ sẽ chi tiền để trả cho CNV, một bản kế toán làm căn cứ ghi sổ.

Bảng 2.3: Bảng chấm công tại TT hành chính- tổng hợp của công ty KYB tháng 03 năm 2011

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP BẢNG CHẤM CÔNG

KYB VIỆT NAM Đơn vị: TT Hành chính- Tổng hợp

Từ ngày: 01 đến ngày 31 tháng 03 năm 2011

Chấm công thêm giờ (từ 01 đến 31/03/2011)

TT HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ngày thường Chủ nhật

Ro: Nghỉ không lý do VR: Việc riêng

VRCL: Nghỉ việc riêng có lương

Bảng 2.4: Bảng thanh toán lương tháng 03 năm 2011 của công ty KYB

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP KYB VIỆT NAM THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 03 NĂM 2011

Đơn vị tính: Nghìn đồng

TT Họ và tên Chức danh,

nghề

Lương thu nhập

Lương

BQ ngày

Công Số tiền Phép lễ Thêm giờ Tổng cộng

lương

Phụ cấp Công Tiền Công Tiền Công Số tiền

Tổng cộng 1.569.000 1.840 1.031.610 3050 346.140 30 20.730 1.398.480 230 146.950 82.960 1.462.470

Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2011

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG CÁN BỘ LAO ĐỘNG- TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC

(ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

- Luân chuyển chứng từ tại đội: Các đội trưởng sẽ chấm công cho nhân viên thuộc bộ phận mình trên báo cáo ngày (bảng 2.5) Cuối mỗi ngày đội trưởng sẽ chuyển báo cáo ngày lên phòng tài chính kế toán Tại đây sẽ tập hợp các báo cáo ngày do các bộ phận gửi lên Sau đó thực hiện chấm công trên phần mềm kế toán MISA phân hệ tiền lương Đặc biệt, tiền lương đối với các CBCNV làm việc tại các đội, các phân xưởng sản xuất, … ngoài bảng thanh toán lương tổng hợp còn được hạch toán chi tiết theo từng phân xưởng (bảng 2.6) Điều đó đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn, dễ theo dõi, không chỉ có ý nghĩa to lớn đối với nhà quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho bản thân CBCNV trong việc đối chiếu kết quả lao động với tiền lương nhận được trong tháng Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán lương tại các đội sau đó cũng giống như quy trình luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng Trên bảng thanh toán lương phải có đầy đủ chữ ký của kế toán tiền lương, cán bộ LĐ-TL, KTT và TGĐ công ty.

Bảng 2.5: Báo cáo ngày tại phân xưởng sản xuất giảm xóc trước công ty KYB

Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam

BÁO CÁO NGÀY

Đơn vị: phân xưởng sản xuất 1 Ngày: 23/03/2011

Tổng số người: 09 Người có mặt làm việc: 08Người nghỉ: (Ghi rõ họ tên, lý do nghỉ) Nguyễn Bình Minh - Nghỉ phép

………

STT Danh sách phân xưởng có mặt STT Danh sách phân xưởng có mặt STT Danh sách phân xưởng có

mặt

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP KYB VIỆT NAM THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 03 NĂM 2011 CHI TIẾT THEO PHÂN XƯỞNG

Đơn vị tính: Nghìn đồng

TT Họ và tên Chức

danh, Tổng số Lương BQ Công Số Phép, lễ Thêm giờ Tổng cộng Phụ cấp Lương ốm

Công Tiền giờ Số Tiền Công Công Tiền Công Tiền

Hà nội, ngày 04 tháng 4 năm 2011

Kế toán tiền lương Cán bộ LĐ- TL Kế toán trưởng Tổng giám đốc

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho NLĐ theo tháng Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan như: Giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo được yêu cầu của chứng từ kế toán.Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho NLĐ được chia làm hai kỳ: Kỳ một lĩnh lương tạm ứng, kỳ hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập nhưng tại công ty KYB thì không áp dụng hình thức trả lương đó mà tập trung trả lương một lần vào ngày 5 hàng tháng Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra.

2.1.2 Phương pháp tính lương tại công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam.

* Hạch toán số lượng lao động

Trước hết chỉ tiêu số lượng lao động của công ty được phản ánh trên “Sổ danh sách lao động” của công ty do phòng LĐ- TL lập dựa trên số lao động hiện có của công ty bao gồm cả lao động dài hạn, lao động thời vụ và lao động khoán “Sổ danh sách lao động” không chỉ lập chung cho toàn công ty

mà còn được lập riêng cho từng bộ phận trong công ty nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của từng bộ phận Cơ sở số liệu để ghi

“Sổ danh sách lao động” là các chứng từ tuyển dụng, các quyết định thuyên

chuyển công tác, cho thôi việc, hưu trí… Các chứng từ trên được phòng LĐ-

TL lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, cho thôi việc

Mọi sự biến động về số lượng đều được ghi chép, phản ánh kịp thời vào

“Sổ danh sách lao động” làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế

độ khác cho NLĐ

* Hạch toán thời gian lao động:

Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác

số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong công ty

Chứng từ quan trọng nhất trong hạch toán thời gian lao động là “Bảng chấm công” “Bảng chấm công” lập riêng cho từng phòng ban, tổ, đội sản xuất và được sử dụng để hạch toán thời gian làm việc thực tế nghỉ việc, vắng mặt của NLĐ trong ngày Bên cạnh “Bảng chấm công” kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác để phản ánh cụ thể tình hình sử dụng thời gian lao động của CBCNV trong một số trường hợp sau:

- Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Phiếu này được lập để xác định số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… của NLĐ, làm căn cứ tính BHXH trả thay lương theo chế độ quy định

- Phiếu báo làm thêm giờ: Đây là chứng từ xác nhận số ngày công, giờ công làm thêm trong tháng của CBCNV, là cơ sở tính trả lương cho NLĐ

* Hạch toán kết quả lao động:

Căn cứ để hạch toán kết quả lao động là “Bảng chấm công” của các

phòng ban, tổ, đội trong công ty Tiền lương của công ty được tính theo lương thời gian với mức lương tối thiểu theo quyết định số 33/2009/QĐ- BTC ban

hành ngày 06/04/2009 là 650.000 đồng Do đó, tiền lương trả cho CBCNV trong công ty KYB được tính như sau:

 Lương trả cho cán bộ quản lý

- Lương thời gian:

Thông thường tại các công ty khác, để đảm bảo mức sống của CBCNV thì các công ty đó còn có một số quy định về hệ số tăng thêm (HSTT) Khi đó mức lương tăng thêm tương ứng với HSTT như sau:

22 ngày

Tuy nhiên, tại công ty KYB không áp dụng HSTT mà lương thu nhập của CBCNV trong công ty dựa hoàn hoàn trên cơ sở nhận định, đánh giá của BGĐ về mức độ thực hiện công việc, trách nhiệm đảm nhận và số lượng đầu công việc được giao… và được thể hiện rõ trong HĐLĐ Khi đó, ta có thể tính ra được lương bình quân ngày của một CBCNV:

Lương bình

Lương thu nhập

22 ngày

Căn cứ vào “Bảng chấm công” kế toán xác định số ngày làm việc thực tế của mỗi CBCNV, từ đó tính ra được tiền lương thời gian:

Số ngày làm việc thực tế trong tháng

- Lương lễ, phép:

Lương nghỉ phép, nghỉ ốm, ngày lễ, ngày tết công ty chỉ tính theo hệ số LCB Lương nghỉ phép không bao gồm phụ cấp (nếu có) và không tính trên mức lương thu nhập Công ty căn cứ vào đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm để theo dõi chấm công phép, công ốm Lương phép công ty không áp dụng với công nhân thuê ngoài:

- Lương thêm giờ:

22 ngày

- Công ty không áp dụng tiền ăn ca cho CBCNV Đối với các khoản phụ cấp khác như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại thì công

ty cũng không tính dựa trên hệ số phụ cấp mà được xác định hoàn toàn trên cơ

sở nhận định, đánh giá của thủ trưởng đơn vị về tần suất đi lại, liên lạc phục

vụ công tác, vai trò, trách nhiệm đảm nhận trong công việc (bảng 1.3- trang 9) Riêng đối với CBCNV phải thường xuyên tiếp xúc với hóa chất độc hại ở kho hay khi thực hiện công trình thì mức phụ cấp độc hại là 6.000 đồng/công

- Các khoản trích theo lương:

Vậy thu nhập thực lĩnh của CBCNV trong công ty KYB được tính theo công thức sau:

Thu nhập

thực lĩnh =

Lương thời gian +

Lương

lễ, phép +

Lương thêm giờ +

Phụ

-Các khoản trích theo lương

Ví dụ: Tính lương tháng 03 năm 2011 của CBCNV công ty KYB

Ông Nguyễn Thành Kỳ- phó tổng giám đốc, cán bộ LĐ- TL: Có hệ số lương cơ bản là 5,35, lương thu nhập là 7.900 nghìn đồng Trong tháng 03/2011 có 18,5 công đi làm thực tế và 4,5 công nghỉ phép, lễ, không có công làm thêm giờ và hưởng mức phụ cấp hàng tháng là 300 nghìn đồng Lương thực lĩnh của ông Nguyễn Thành Kỳ được tính như sau:

dễ theo dõi, đối chiếu giữa kết quả đạt được và thời gian thực tế làm việc.

Ví dụ: Anh Phạm Văn Minh- công nhân sửa chữa điện, có hệ số LCB là 2,81, lương thu nhập 2,4 triệu Trong tháng 03/2011 có 15 ngày công đi làm thực

tế, 6 công nghỉ lễ, phép, không có công làm thêm giờ, phụ cấp điện thoại: 100.000 đồng, phụ cấp xăng xe: 200.000 đồng và 40.000 đồng phụ cấp độc hại tương ứng với 8 công Lương thực lĩnh của anh Phạm Văn Minh được tính như sau:

- Lương thời gian: 109,09 x 15 = 1.636 (nghìn đồng)

Vậy: Tổng lương thực lĩnh của anh Phạm Văn Minh trong tháng 03/2011 là:

1.636 + 498 + 340 - 155 = 2.319 (nghìn đồng)

 Lương trả cho công nhân thời vụ

Để đáp ứng được nhu cầu của sản xuất, đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng, nhiều lúc công ty phải tiến hành thuê thêm lao động bên ngoài Lương của công nhân thuê ngoài được tính tương tự như tính lương cho CBCNV trong biên chế công ty Điều đáng chú ý ở đây là hệ số LCB của công nhân thuê ngoài do cán bộ phụ trách đề xuất dựa trên khả năng làm việc, năng suất lao động, mức độ đáp ứng được yêu cầu của công ty… Sau đó, “Bảng đề xuất

hệ số lương cơ bản” sẽ được chuyển qua cán bộ LĐ- TL và TGĐ xem xét ký duyệt Sau khi được sự đồng ý của BGĐ thì kế toán tiền lương sẽ tính lương

và các khoản trích theo lương trên cơ sở hệ số LCB đó

 Trả lương theo hình thức khoán

Riêng đối với trường hợp công nhân được trả lương theo hình thức khoán thì chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là HĐLĐ Hợp đồng này là biên bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về công việc, thời gian, địa điểm làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó Chứng từ này là cơ sở quan trong nhất để thanh toán tiền công cho người nhận khoán Tiền lương khoán trả cho công nhân được tính theo công thức sau:

Số lương khoán trả

cho 1 công nhân

từng công nhânTổng số công

Ví dụ: Tổng số lương khoán phân xưởng lắp ráp số 1 trong tháng 1/2011 là 27.355.000 đồng và tổng số công thực tế là 20 công Trong tháng 1/2011, anh Mai Đức Nghĩa thuộc đội lắp ráp số 1 đi làm thực tế được 20 công Do đó, tiền lương của anh Mai Đức Nghĩa được tính như sau:

Tiền lương làm khoán

của Mai Đức Nghĩa

22Ngoài ra, hình thức trả lương khoán còn thể hiện rõ qua công việc bảo vệ tại công ty

Ví dụ: Công ty đã ký hợp đồng lao động giao khoán cho ông Nguyễn Quốc Dũng làm bảo vệ với mức lương cố định mỗi tháng là: 1.600.000 đồng

Hàng tháng, căn cứ vào số tiền ghi trong hợp đồng dưới đây, kế toán tiền lương trả lương cho ông Nguyễn Quốc Dũng số tiền là 1.600.000 đồng

Bảng 2.7 Hợp đồng lao động tại công ty KYB

Công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Ngày 02 tháng 10 năm 2008Chúng tôi gồm: Ông Nguyễn Thành Kỳ- Phó tổng giám đốc công ty (bên A) Ông Nguyễn Quốc Dũng- Người lao động (bên B)

Hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng với nội dung như sau:

Điều I: Trách nhiệm bên B

- Chịu trách nhiệm về an ninh và bảo về máy móc, thiết bị, vật tư tại công ty TNHH Công Nghiệp KYB Việt Nam

- Chấp hành nội quy và quy định chung của xí nghiệp

Điều II: Trách nhiệm bên A

- Trả lương tháng đúng hạn (vào cuối tháng)

- Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên

Điều III: Số tiền lương khoán là 1.600.000 đồng/ tháng.

Bên giao việc (bên A) Bên nhận việc (bên B)

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.1.3 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 334: “Phải trả công nhân viên”

Tài khoản 334 không được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 nên gây khó khăn trong việc theo dõi trả lương cho từng bộ phận, từng nhóm CBCNV với các phương thức trả lương khác nhau

Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như:

- TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”

- TK 641: “Chi phí bán hàng”- Chi tiết TK 6411: “Chi phí nhân viên”

- TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”- Chi tiết TK 6421: “Chi phí nhân viên quản lý”

…

2.1.4 Quy trình kế toán

Phần mềm kế toán mà công ty KYB đang sử dụng là phần mềm kế toán

MISA- SME Express Version 7.9 Việc tính lương và các khoản trích theo lương cho CBCNV trong công ty sẽ được kế toán tiền lương tiến hành trên

phân hệ tiền lương Phân hệ tiền lương gồm một số tính năng hỗ trợ cho công

tác kế toán tiền lương tại công ty như: Lập bảng thanh toán tiền lương, tự động ghi sổ kế toán các khoản lương, tự động lập bảng kê BHXH, BHYT,

BHTN, thuế thu nhập cá nhân.

Quy trình ghi sổ có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ trên máy vi tính phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty KYB

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

* Chấm công

Đối với các CBCNV đang làm việc tại công ty thì cuối tháng kế toán tiền

lương sẽ tiến hành chấm công và thực hiện tính lương Tuy nhiên, với những CBCNV mới vào làm việc trong tháng thì quá trình tính lương và các khoản trích theo lương sẽ phải thêm bước công việc khai báo các thông tin ban đầu như: Khai báo phòng ban, khai báo nhân viên giúp theo dõi chi tiết nhân viên theo phòng ban và tính lương theo phòng ban cho phù hợp

Chứng từ gốc tiền lương và BHXH

Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

Phần mềm MISA