Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại UBND xã Lệ Xá

Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại UBND xã Lệ Xá

LỜI NÓI ĐẦU

Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất hiện vị trí của người Thư ký trong văn phòng Lãnh đạo là điều tất yếu không thể thiếu được

Đã qua rồi cái thời kỳ hoàng Kim của Thư ký, cái thời kỳ mà chỉ biết ngồi vào lòng xếp, thủ thỉ những lời lẽ yêu thương ngọt ngào, cái thời kỳ mà Thư ký chỉ biết đọc, biết viết, biết lắng nghe

Ngày nay với vai trò ngày càng quan trọng Thư lý Văn phòng đã dần vươn lên chiếm lấy vị trí chủ thể của mình trước hết là trong Xã hội sau đó là củng cố lại vị trí của mình tại các cơ quan, doanh nghiệp

Khẳng định được vai trò ấy, ngày nay ngoài các công việc thông dụng thuộc nghiệp vụ chuyên môn Thư ký còn đảm các công việc khác như: kế toán, nhân sự, tổng hợp Thể hiện các công việc của Thư ký là đa chức năng

Trở lại với vấn đề về sự phát triển của nó nghề Thư ký có cách đây hàng trăm năm sự ra đời của nó gắn liền với Chủ Nghĩa Tư Bản Nhưng ở Việt Nam

nó thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986 khi Đại hội lần thứ 6 của Đảng diễn

ra thay đổi nền kinh tế cuả ta từ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội Chủ nghĩa- cùng với nó là sự thay đổi nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện những người làm công tác trợ giúp Lãnh đạo

Với vai trò là người giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Mặt khác Thư

ký là người giúp Thủ trưởng giải phóng những công việc sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng sáng tạo của Lãnh đạo được phát huy Theo V.I.Lê-nin thì đây là loại lao động: ″để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ″

Thấy được tầm quan trọng của Thư ký Văn phòng trong Xã hội hiện nay, Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội đã mở nghành đào tạo Thư ký Văn phòng Trải qua một quá trình đào tạo trường đã đạo tạo hàng nghìn đội ngũ sinh viên

trở thành những người Thư ký giỏi về chuyên môn, thành thạo về kỹ năng nghiệp vụ trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch của

cơ quan Cung cấp thông tin cho Cơ quan và Lãnh đạo, tổ chức Hội nghị, Hội họp Thành thạo, tự tin trong Văn hóa ứng xử và sử dụng thành thạo các nghiệp

vụ Văn phòng

Là sinh viên chuyên nghành Thư ký Văn phòng bản thân em rất đỗi tự hào cùng niềm kiêu hãnh với hàng nghìn đồng nghiệp Thư ký khác của trường đã vươn lên khẳng định nghề của mình cùng với bạn bè năm Châu Sau hơn hai năm đào tạo tại trường các thầy (cô) trong Nhà trường đặc biệt là đội ngũ giảng viên trong khoa Quản lý nhân lực đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức chuyên môn về nghành Thư ký Văn phòng dưới hình thức lý thuyết nhằm đào tạo cho sinh vên những kinh nghiệm cơ bản về ngành

Để khỏi bỡ ngỡ khi đi làm việc Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em được tiếp cận với thực tế, thực tập chính là cơ hội cho chúng em được học hỏi,

áp dụng cũng như phát huy những lý thuyết bấy lâu nay mình được học tại trường Qua đợt thực tập này em được làm việc dưới môi trường thực tế của cơ quan, tổ chức cũng như quan sát học hỏi kinh nghiệm làm việc, môi trường làm việc, kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở, điều này rất quan trọng với

em và các bạn những sinh viên sắp ra trường hứa hẹn đầy tương lai trước mắt.Được sự giúp đỡ của Nhà trường, khoa Quản lý nhân lực cùng với sự nhiệt tình của UBND Xã Lệ Xá đặc biệt là sự quan tâm, chỉ bảo của đồng chí Tô Thị

Nụ đã tạo điều kiện thưc tập tại cơ quan từ ngày 18/4 đến ngày 12/6/2011

Trong khoảng thời gian hai tháng tuy thời gian có hạn nhưng thực sự đã tạo cho em cơ hội học hỏi, trao dồi kinh nghiệm đồng thời bản thân phần nào hiểu

và đánh giá được sơ bộ bước đầu về hoạt động của UBND- HĐND cũng như Văn phòng UBND Xã Lệ Xá Đây chính là hành trang bước đầu để em và tất cả các bạn chuyên nghành Thư ký khác sau khi tốt nghiệp ra trường trở thành

những người cán năng lực giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo, tự tin, sáng tạo đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất Nước.

1 Lý do chọn đề tài

Bao giờ cũng vậy sự thành công của một nhân viên Thư ký nói chung hay một nhân viên Văn phòng bất kỳ nào nó không bao giờ phụ thuộc vào các mối quan hệ riêng tư của các cá nhân đó mà điều quan trọng có lẽ là hơn cả đó là trình độ, chuyên môn, năng lực cũng như cách thức tổ chức làm việc và tổ chức làm việc

Ngày nay vai trò của Thư ký Văn phòng ngày càng quan trọng trong các doanh nghiệp, cơ quan ngoài chức năng tham mưu giúp việc Thư ký còn là người giải phóng Lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ tạo khả năng cho sự sáng tạo của Lãnh đạo

Dựa trên cơ sở, chức năng đó Thư ký Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau: Thứ nhất: Là nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin.Thứ hai: Là nhóm chức năng liên quan công tác tổ chức hành chính

Với nhóm chức năng thứ hai có liên quan đến công tác tổ chức hành chính như: Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị công tác cho Thủ trưởng Trong đó có hoạt động tổ chức Hội nghị rất quan trọng tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp nó giúp nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổng kết, đánh giá đồng thời triển khai phương hướng nhiệm vụ sắp tới

Một trong những lý do nữa là quy trình tổ chức Hội nghị hội tụ đầy đủ các nghiệp vụ chuyên môn cũng như các khâu xử lý của người Thư ký Văn phòng như: xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, tiếp đãi khách

Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình xây dựng cũng như tổ chức Hội

nghị tại cơ quan nên em Quyết định chọn đề tài: ″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại UBND xã Lệ Xá″ để làm bài báo cáo thực tập cuối khóa của mình.

Nhìn nhận một cách khách quan đây là một đề tài khá quan trọng trong các

tổ chức, doanh nghiệp việc tổ chức Hội nghị nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian cũng như giúp nhà quản lý ban hành những Quyết định quản lý chính xác

2 Lịch sử nghiên cứu

Được sự đồng ý của Nhà trường, khoa Quản lý nhân lực và nhu cầu tiếp nhận sinh thực tập của UBND xã từ ngày 18/4 đến ngày 12/6 là khoảng thời gian em thực tập tại UBND Xã Lệ Xá, dù thời gian có hạn chế nhưng bằng lòng nhiệt huyết và say mê nghề của mình em đẫ cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

Từ ngày 18/4 đến ngày 28/4/2011 tìm hiểu về UBND xã về: Tiểu sử cũng như chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động khác

Từ ngày 3/5 đến 30/5/2011 tập trung vào nghiệp vụ và đề tài của mình thông qua tìm hiểu quy trình tổ chức Hội nghị tại UBND dựa vào tài liệu lưu trữ các năm như:

• Quy trình tổ chức Hội nghị 6 tháng cuối năm 2010 cua HĐND

• Quy trình tổ chức Hội nghị tổng kết hội 2010

• Tìm hiểu cách nghi biên bản các cuộc họp, Hội nghị

Cùng với quá trình tìm hiểu nghiên cứu em còn tham gia vào các các cuộc họp của UBND đồng thời làm các công việc văn phòng như:

• Đóng dấu, chuyển giao văn bản

• Tiếp, đãi khách

• Các công việc tạp vụ khác

Từ ngày 1/5 đến ngày 12/6 cùng với quá trình làm việc, nghiên cứu tại địa phương đồng thời nghiên cứu trên sách báo, mạng Internet

3 Mục tiêu nghiên cứu

Hẳn với ai đó khi bắt tay vào một công việc chắc bạn cũng có những dự định, những mục tiêu riêng cho mình, với bản thân em cũng vậy đã phải mất rất

nhiều thời gian khi Quyết định chọn đề tài này Mục tiêu chính của em khi chọn

• Thông qua đề tài nhằm khẳng định được vị trí và tầm quan trọng của Thư

ký Văn phòng trong Xã hội và tại các cơ quan doanh nghiệp

4 Phạm vi nghiên cứu

• Từ kiến thức học tập, nghiên cứu tại trường trên cơ sở lý luận và thực tiễn

• Thời gian thực tập tại UBND xã Lệ Xá

• Tìm hiểu trên sách báo, mạng Internet

• Tìm hiểu thêm quy trình tổ chức Hội nghị tại một số cơ quan khác để bổ sung cho đề tài của mình

5 Vấn đề nghiên cứu

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức Hội nghị tại cơ quan,

tổ chức nên vấn đề nghiên cứu ở đây là: ″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại UBND xã Lệ Xá″

Nghiên cứu về quy trình tổ chức một loại Hội họp tại cơ quan mà phổ biến

là quy trình tổ chức Hội nghị, đòi hỏi người Thư ký phải có trình độ chuyên môn làm việc trong các khâu sử lý

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở kiến thức được học tập và nghiên cứu tại trường, trên cơ sở thực tiễn gần hai tháng thực tập tại UBND xã Lệ Xá Với đề tài này em sử dụng

phương pháp mô tả, quan sát thực tế và điều tra nghiên cứu tư liệu trên các văn bản, tài liệu cùng sách báo tham khảo để phân tích tổng hợp, đánh giá vấn đề so sánh lý thuyết với thực tiễn được trải qua.

• Đề tài giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất lao động

và ban hành những quyết định quản lý chính xác khi sử dụng phương pháp này

8 Kết cấu đề tài

Đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Thư ký với việc lập kế hoạch Hội nghị.

Chương II: Thư ký với việc chẩn bị Hội nghị.

Chương III: Thư ký trong việc tiến hành Hội nghị.

Chương IV: Thư ký trong quá trình sau Hội nghị.

Đây là lần đầu tiên trong quá trình học tập em được tiếp xúc thực tiễn trong

cơ quan, tổ chức cho nên việc vận dụng lý luận và thực tiễn còn chưa sâu sắc và phản ánh dầy đủ một cách chân thực, đầy đủ những vấn đề đã nêu

Do chưa có kinh nghiệm thực tế và đây là kết quả đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau hơn hai năm học tập tại trường, mặc dù nhận thức được tầm quan trọng về nghiệp vụ của mình nhưng bài báo cáo của em còn gặp nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp cũng như những lời nhận xét chân thành nhất để bài báo cáo của em được đầy đủ hơn

Nhân dịp kết thúc đợt thực tập và thông qua bản báo thực tập này cho phép

em đươc gửu tới các thầy (cô) trong Nhà trường, đội ngũ giảng viên trong khoa Quản lý nhân lực lời cảm ơn và những lời chúc tốt đẹp nhất những người đã tận tình giúp đỡ chúng em trong những năm tháng ngồi trên giảng đường

Cho phép tôi cũng xin được gửu lời cảm ơn tới tập thể các đồng chí trong khối HĐND và UBND XÃ LỆ XÁ Đồng thời cũng xin được gửu tới đồng chí

Tô Thị Nụ- cán bộ văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong thời gian qua

Chúc các đồng chí sức khỏe và công tác tốt!

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2011

SINH VIÊN

VŨ VĂN NHÂN

PHẦN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND

VÀ VĂN PHÒNG UBND XÃ LỆ XÁI: VÀI NÉT VỀ CHUNG XÃ LỆ XÁ

Lệ Xá là một 13 xã của toàn huyện Tiên Lữ tỉnh Hưng Yên nằm cách trung tâm huyện Tiên Lữ 5km và là một xã thuộc ngoại thành thành phố Hưng Yên, vào đầu thế kỷ 19, Lệ Xá có phần đất thuộc các xã Giai Lệ, Phí Xá, Phù Liễu thuộc Tổng Canh Hoạch, huyện Tiên Lữ, phủ Khoái Châu, trấn Sơn Lam Thượng

Trước đây Lệ Xá sát nhập với xã Trung Dũng thanhh xã Phan Tây Hồ sau

đó tách ra thành xã Lệ Xá như hiện nay

Đã từ lâu Lệ Xá trở thành trung tâm giao lưu buôn bán trong xã và các xã lân cận với vị trí địa lý thuân lợi, nguồn nhân lực rồi dào ngày nay Lệ Xá trở thành xã có nền kinh tế vững mạnh của huyện

Trong nền Kinh tế - Xã hội phát triển hội nhập như hiện nay Lệ Xá quyết tâm thực hiện thắng lợi chiến dịch phát triển trên mọi lĩnh vực xứng đáng trở thành xã Anh hùng của huyện

Hiện nay toàn xã có:

Địa giới hành chính trong xã được huyện phê duyệt với mốc địa giới như sau:

Xã Lệ Xá nằm ở phía Đông nam của huyện Tiên Lữ, phía Đông nam của tỉnh Hưng Yên và là một xã thuần nông của huyện Tiên Lữ

• Phía Bắc giáp Xã Đoàn Đào huyện Phù Cừ,

• Phía Nam giáp Xã Trung Dũng huyện Tiên Lữ,

• Phía Đông giáp Xã Đình Cao huyện Phù Cừ,

• Phía Tây giáp Xã Đức Thắng và Xã Dị Chế huyện Tiên Lữ,

Trên địa bàn xã hiện nay có 18 phòng ban chức năng và 5 đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của UBND các đơn vị đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình góp phần vào sự tăng trưởng của xã

Trự sở: UBND XÃ LỆ XÁ- HUYỆN TIÊN LỮ- TỈNH HƯNG YÊN

II: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LỆ XÁ

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

UBND Xã Lệ Xá với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp địa phương do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND xã Lệ Xá UBND xã Lệ Xá chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước, UBND xã Lệ Xá thực hiện Nghị quyết của HĐND và chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên

Chuẩn bị các kỳ họp của HĐND xã phối hợp các ban nghành chuẩn bị tổ chức và thực hiện các Nghị quyết của HĐND xã và cấp trên

Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc quyền mình ở xã thực hiện các chủ trương phát triển Kinh tê, Văn hóa–Xã hội, An ninh–Quốc phòng Đảm bảo sự thống nhất của Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

Xem xét, chỉ đạo giải quyết các vấn đề về đơn thư, khiếu nại của nhân dân trong xã

Ra các Quyết định: kiểm tra, kiểm điểm việc thi hành các Nghị quyết của cấp trên

Trong thời gian HĐND không họp xem xét và giải quyết các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND: (trừ những quyền hạn nghi trong điều 24 của Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp)

Căn cứ Luật tổ chức HĐND – UBND các cấp ban hành ngày 26/11/2003 của Quốc hội khóa VI

Căn cứ Pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND các cấp.Căn cứ Nghị định số: 19/NĐ-CP ban hành năm 1998 của Chính phủ

UBND Xã Lệ Xá có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

1.1 Về Chính trị - An ninh - Quốc phòng

Thực hiện chức năng của Đảng bộ xã toàn dân trong xã tích cực tham gia các hoạt động theo đường lối của Đảng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong

điều kiện cũng như hoàn cảnh thuận lợi, khó khăn riêng Luôn đi sâu bám sát vào quần chúng tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của dân.

Hiện nay trong toàn xã 100% Đảng viên và Nhân dân trong xã có Chính trị tốt luôn cố gắng xây dựng xã thành điểm mạnh của huyện

Tích cực tuyên truyên nhân dân trong xã chính sách pháp luật về chính sách dân tộc và tôn giáo, chỉ đạo và kiểm tra việc thi hành chính sách dân tộc, quyền tự do tín ngưỡng của nhân dân Kiên quyết xử lý những hành vi trái pháp luật và có tư tưởng phản động

Tổ chức thực hiện phong trào phòng chống tệ nạn xã hội và các hành vi, vi phạm Pháp luật

Kiểm tra sát sao việc quản lý hộ khẩu cư trú và đi lại của Nhân dân trong

xã, xây dựng nền Quốc phòng toàn dân

Tổ chức khám tuyển nghĩa vụ quân sự cho Thanh niên trong xã, kiên quyết

xử lý các hành trường hợp vi phạm

Tổ chức các phong trào quần chúng tham gia phong trào xây dựng lực lượng Vũ trang Nhân dân và Quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng Dân quân tự vệ, công tác huấn luyện Dân quân tự vệ

1.2 Kinh tế

Trong những năm qua nhờ vào vị trí thuận lợi, nguồn nhân lực rồi dào Lệ

Xá ngày càng thay da đổi thịt trên các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

Một vài năm trở lại đây nền kinh tế xã có bước phát triển mạnh mức tăng trưởng từ 5-8% hàng năm góp phần ổn định đời sống Nhân dân

Hiện nay trên địa bàn toàn xã không còn hộ nghèo, nhà cửa khang trang, hầu hết các hộ xã viên trong xã đã có xe máy thay thế phương tiện thô sơ cũ như

xe đạp đường làng ngõ xóm khang trang hơn trước

- Trong lĩnh vực nông nghiệp:

Hiện nay trong lĩnh vực nông nghiệp xã đang sử dụng chính sách giao đất cho nông dân tự sản suất

Khuyến khích thay đổi cơ cấu cây trồng hướng dẫn áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản suất

Khuyến khích nông dân áp dụng mô hình sản suất VAC vào lĩnh vực nông nghiệp

Xây dựng các mạng lưới thủy lợi vừa và nhỏ phục vụ tưới tiêu đồng, tăng cường phòng trừ bệnh dịch với cây trồng và vật nuôi

- Trong lĩnh vực công nghiệp và tểu thủ công nghiệp:

Trong toàn xã hiện nay đã và đang phát triển các cụm công nghệp vừa và nhỏ như: dệt kim, sản suất vật liệu Theo công nghệ tiên tiến và hiện đại

Tổ chức xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống như: sen, long nhãn

Tổ chức áp dụng khoa học kỹ thuật vào phát triển các nghành nghề mới, đồng thời tham gia với UBND cấp huyện và tỉnh về vấn đề xây dựng, quy hoạch các cụm công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn

1.3 Văn hóa– Xã hội

- Giáo dục: thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trong toàn xã

hiện nay luôn là một vấn đề được xã coi trọng Phối hợp với các ban nghành chức năng trong việc quản lý và kiểm tra các cấp học trong toàn xã

Đổi mới về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị đảm bảo chất lượng giảng dậy

Thực hiện các quy chế về nghề giáo viên và bệnh thành tích trong thi cử.Hiện nay trên địa bàn xã không còn học sinh thất học, học sinh yếu kém, tiến hành phổ cập trung học cơ sở, 100% đạt danh hiệu cháu ngoan Bác Hồ

- Y tế: vấn đề đào tạo trình độ chuyên môn cho đội ngũ y, bác sĩ luôn là

một vấn đề quan tâm trong nghành y tế của xã Trong những năm qua xã đã thực hiện tốt chương trình y tê Quốc gia và phong trào truyền thông dân số

Tổ chức quản lý và kiểm tra các trạm trung tâm y tế, các cơ sở tư nhân thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình

Tăng cường nâng cấp và sửa chữa, tăng cường trang thiết bị tại các trung tâm y tế của xâ đảm bảo về việc bảo vệ sức khỏe cho Nhân dân

- Văn hóa – Thể thao:

Phong trào văn hóa, văn nghệ cũng được xã quan tâm nhằm khích lệ đời sống Nhân dân

Tổ chức các buổi biễu diễn văn nghệ ca, múa cùng các hoạt động thể thao như bóng đá, bóng chuyền trong các dịp 30-4, 2-9

Đặc biệt hàng năm Đoàn thanh niên của xã tổ chức cắm trại cho các em Thiếu nhi Đây là một trong những hoạt động có ích trong việc đào tạo những mần non tương lai của đất Nước

1.4 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Toàn dân trong xã tích cực tham gia xây dựng chính quyền từ cơ sở đến trung ương, điển hình là ngày 22/5/2011 toàn thể nhân dân trong xã nô nức cầm

lá phiếu trên tay đi bầu cử Quốc hội và hội đồng nhân dân các cấp thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của công dân Việt Nam Đây chính là một trong những hành động thiết thực nhất trong việc xây dựng chính Quyền sáng suốt lựa chọn những người có đức, có tài ghánh vác sự nghiệp

Quản lý nghiêm trong việc địa giới hành chính với các xã lân cận

Ranh giới tự nhiên về phía Đông nam là sông nghĩa lý

5 Giao thông

Lệ Xá có tuyến đường liên huyện 203 chạy qua nối giữa hai tuyến đường huyết mạch của tỉnh Hưng Yên: Đó là quốc lộ 39A và 39B, tính theo đường chim bay thì Lệ Xá cách tuyến đường 39B là 500m, cách cầu và bến xe Triều

Dương là 8km, cách thị Trấn Vương là 5km, cách thành phố Hưng Yên và khu

đô thị Đại học Phố Hiến là 13km

Tóm lại trong những năm qua nhờ vào sự nỗ lực của Đảng bộ và Nhân dân

xã Lệ Xá Nên đã được Đảng và Nhà nước trao tặng 80 huân chương kháng chiến hạng hai, 41 huy chương kháng chiến hạnh ba, 328 huy chương các loại

- Phó chủ tịch:

Là bộ phận giúp việc cho Chủ tịch gồm hai đồng chí:

+ Phó Chủ tịch phụ trách về Văn hóa xã: Quản lý nhà Nước trên các mặt hoạt động về Văn hóa- Xã hội trên địa bàn xã như: Ban văn hóa- Thể thao, Ban

Hoạt động dựa trên chức năng và nhiệm vụ được giao đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND, tiếp nhận các Nghị quyết của chủ tịchUBND và có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình do ban mình phụ trách.

Cơ cấu tổ chức của UBND xã được thể hiện qua sơ đồ sau: Phụ lục 01

III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ LỆ XÁ

1 Chức năng

• Văn phòng là một ban nằm trong khối UBND có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND xã

• Văn phòng là cơ quan tham mưu của HĐND và UBND

• Văn phòng là nơi tiếp nhận và trả hồ sơ về các thủ tục hành chính

• Là nơi giữ tất cả các con dấu của Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND

• Soạn thảo các văn bản giấy tờ, thủ tục hành chính cho cấp trên.

• Nhiệm vụ sở hữu và bảo quản các con dấu phục vụ cho công việc

• Làm các giấy tờ như: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, giấy đăng ký kết hôn

và các giấy tờ có liên quan thuộc thẩm quyền của mình

• Giúp việc cho Chủ tịch giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền

• Theo dõi đôn đốc tình hình hoạt động chung của UBND, phục vụ sự điều hành của UBND, Chủ tịch, các phó Chủ tịch

• Truyền đạt các văn bản giấy tờ của cấp trên, HĐND, UBND đồng thời theo dõi các phòng ban chuyên môn thực hiện các công việc được giao

• Làm các công việc như công tác văn Thư, lưu trữ hồ sơ, công tác bảo mật theo quy định của Nhà nước

4 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của Văn phòng

Trong điều kiện phát triển như hiện nay hoạt động của Văn phòng UBND

xã Lệ Xá đã và đang ngày càng góp phần nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của UBND

Có được sự quan tâm phối hợp thường xuyên của lãnh đạo cấp ủy, công đoàn và sự nỗ lực chung của toàn cán bộ Văn phòng, đồng thời Văn phòng còn chủ động hợp tác với các đơn vị có liên quan để hoàn thành nhiệm vụ

Ban lãnh đạo quan tâm một cách sát sao nên thúc đẩy sự hoạt động có hiệu quả

Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Văn phòng tương đối đầy đủ.Văn phòng có được một đội ngũ cán bộ năng lực, có lòng nhiệt huyết.Tuy nhiên bên cạnh những mặt thuận lợi trên văn phòng còn gặp phải một

số khó khăn như:

Cán bộ làm việc Văn phòng còn mỏng, tốc độ giải quyết còn rườm rà

Người dân còn thiếu hiểu biết về thủ tục hành chính gây khó khăn trong hoạt động của Văn phòng

Trang thiết bị do lâu năm nên đang ngày càng xuống cấp cần được lãnh đao UBND quan tâm và xem xét

5 Ưu, nhược điểm và đề xuất

Văn phòng xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, đội ngũ làm việc nhiệt tình, Văn phòng bố trí được diện tích, việc chuyển giao văn bản tới các phong ban chức năng nhanh chóng đặc biệt với các văn bản khẩn, thượng khẩn

Bên cạnh ưu điểm văn phòng có nhược điểm như phòng hơi chật, chỉ có một cửa chính nên phòng hơi tối phải dùng bóng đèn, điện, các trang thiết bị đang dần xuống cấp, thiếu tủ đựng hồ sơ đặc biệt là tủ đựng hồ sơ các loại giấy

tờ quan trọng

Đề xuất: Thường xuyên cho cán bộ làm văn phòng đi tập huấn các lớp bồi dưỡng nhiệp vụ chuyên môn để nâng cao năng xuất đồng thời nâng cấp, sửa chữa cũng như trang thiết bị đầy đủ cơ sở vật chất Văn phòng để phục vụ công việc của văn phòng được hiệu quả hơn

văn phòng UBND xã Lệ Xá là cơ quan chuyên môn đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm nhiều bộ phận, nhiều công việc và rất phức tạp nên Văn phòng làm việc theo nguyên tắc tập trung Dân chủ, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể do nhà Nước quy định nhằm thực hiện tốt chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

Văn phòng làm việc của UBND xã Lệ Xá được thể hiện qua sơ đồ và hình ảnh sau: Phụ lục 02, 03

IV: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ TẠI UBND XÃ LỆ XÁ

Nhìn chung trong những năm vừa qua, Lệ Xá vẫn là một trong những xã nằm ở khu vực nông thôn Nên các công việc trong khối Uỷ ban làm việc theo một thể thống nhất giao cho các phòng, ban

Công tác Thư ký Uỷ ban không có sự tách biệt là chuyên viên Thư ký riêng mà gọi chung là Thư ký Uỷ ban nằm trong khối văn phòng Hơn nữa công tác Thư ký tại Lệ Xá không có chức năng cũng như nhiệm vụ chuyên môn đúng với nghĩa của nó

Thực trạng công tác Thư ký tại UBND xã Lệ Xá tuy cũng có sự phát triển theo thời kỳ có khoảng từ năm nhưng do là một xã vùng quê công việc cũng như

sự vụ giải quyết nhìn chung không có sự phức tạp nên cán bộ Thư ký tại Uỷ ban cũng không có sự đòi hỏi về nghiệp vụ chuyên môn cung như các yếu tố chuẩn mực khác mà lẽ đương nhiên người cán bộ Thư ký phải có được

Qua một thời gian thực tập tại Uỷ Ban Nhân Dân xã Lệ Xá em nhận thấy rằng công tác Thư ký tại Lệ Xá thực sự chưa đúng với nghĩa của nó Cán bộ Thư

ký chưa có phòng riêng, cán bộ Thư ký chưa có đủ các yếu tố trở thành cán bộ Thư ký Văn phòng Ngoài ra Thư ký tại Uỷ ban công tác làm việc chưa đảm nhận hết các công việc chuyên môn của mình đúng như chức năng và nhiệm vụ của mình

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

TẠI UBND XÃ LỆ XÁI: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Hiện nay đối với các cơ quan, tổ chức việc tổ chức Hội nghị phổ biến đặc biệt là tổ chức theo tháng, quý hay năm nhìn chung Hội nghị là một loại hình mà hầu hết cơ quan hay tổ chức bất kỳ phải dùng đến nó Hội nghị nhằm giúp nhà quản lý đánh giá kết quả làm việc và đưa ra phương hướng hoạt động trong thời gian tới cho cơ quan, tổ chức song song với nó là Hội nghị còn nhằm xây dựng tinh thần đoàn kết đảm bảo tinh thần làm chủ của nhân viên trong cơ quan

1 Khái niệm chung

Hội nghị là một cuộc họp lớn của cơ quan, tổ chức để bàn và Quyết định những vấn đề quan trọng của cơ quan

Hội nghị là một biện pháp quan trọng để cơ quan hay tổ chức thực hiện chương trình công tác Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan mà có những Hội nghị khác nhau

Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người tham dự, nội dung nhiều về số lượng, chuyên môn sâu về các vấn đề nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí và việc

tổ chức phức tạp hơn so với các cuộc họp thông thường khác

Hội nghị gồm có: Hội nghị của một nghành do cơ quan đứng đầu nghành triệu tập lại, Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng triệu tập hay Hội nghị do các phòng ban triệu tập

Như vậy Hội nghị là một cuộc họp lớn, có nhiều người tham dự để bàn công việc (Hội nghị tổng kết, Hội nghị sơ kết, hội nghị thảo luận )

1 Mụch đích, ý nghĩa

Văn phòng HĐND và UBND xã Lệ Xá là cơ quan chuyên môn đảm nhận nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau.Văn phòng là cơ quan tham mưu và chấp

hành sự chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND xã đạt kết quả cao một trong nhiệm vụ của Văn phòng là đảm bảo công tác tổ chức Hội nghị tại cơ quan.

Hội nghị được coi là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức nhìn chung mỗi Hội nghị đều có quy mô tổ chức khác nhau nhưng các nhà lãnh đạo thường hướng tới các mục đích sau:

Hội nghị diễn ra để đánh giá tổng kết công việc đồng thời thông qua Hội nghị để triển khai phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới, đây là một mụch đích quan trọng của nhà quản lý muốn dùng Hội nghị làm phương tiện, công cụ phục vụ cho hoạt động điều hành của mình.Trong những năm qua UBND xã đã tổ chức hội nghị ″ Toàn dân xây dựng đời sống Văn hóa tại khu dân cư″ Đây là một cuộc vân động mang ý nghĩa Chính trị-Xã hội sâu sắc, toàn diện khơi dậy mọi tiềm năng tạo thành sức mạnh đoàn kết vì mục tiêu: Dân giàu, nước mạnh, Xã hội công bằng, Dân chủ văn minh trong thời kỳ đổi mới công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước

Hội nghị nhằm phát huy nền Dân chủ XHCN, đảm bảo quyền Dân chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ chung, không phân biệt màu da sắc tộc, không phân biệt theo giới tính, chức vụ và hoạt động theo số đông, trong suốt quá trình diễn ra Hội nghị Lãnh đạo sẽ phân công cho từng cá nhân, đơn vị

cụ thể cùng nhau hoàn thành công việc Hội nghị thông qua ý kiến của các cấp Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan để thực hiện quyền Dân chủ, tiếp thu ý kiến của tất cả mọi người để từ đó thực hiện nhất trí theo số đông đảm bảo quyền Dân chủ của nhân viên trong cơ quan

Hội nghị nhằm xây dựng tinh thần đoàn kết, tạo ra các điều kiện tiếp cận tri thức mới nhìn chung tất cả các Hội nghi diễn ra đều nhằm mụch đích xây dựng tinh thần đoàn kết của tất cả mọi người trong cơ quan, bao giờ cũng vậy cơ quan hay tổ chức được tạo dựng nên bởi những con người làm việc theo một thể thông nhất, theo quy định và có trách nhiệm với việc mình làm và với Lãnh đạo

Hội nghị là cũng là một nhịp cầu tri thức để mọi người học tập những tri thức mới, những kinh nghiệm làm việc có hiệu quả để nâng cao năng suất lao động của mỗi cá nhân, đơn vị.

Hội nghị nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc của cơ quan, Trong tháng 6 vừa qua UBND xã đã tổ chức hội nghị ″ Tổng kết công tác 6 tháng đầu năm 2011, nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm″ Hội nghị đã thông qua báo cáo của các phòng, ban và đơn vị trực thuộc những thành tựu đã đạt được cũng như chưa đạt được trong sáu tháng đầu năm từ đó xây dựng những nhiệm vụ mới trong sáu tháng cuối năm Hội nghị đã rút ra được những kinh nghiệm làm việc, tiếp thu những ý kiến đóng góp để phát huy những gì đã đạt được và khắc phục những hạn chế nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc của cơ quan nói chung của cá nhân, đơn vị nói riêng

Hội nghị tổ chức giúp nhà quản lý ban hành những Quyết định quản lý chính xác Hội nghị tiếp thu những ý kiến đóng góp của cá nhân hay đơn vị nhằm đua ra các Quyết định quản lý mới có hiệu quả hơn phát huy trên nền tảng những gì đã đạt được

Tổ chức Hội nghị nhằm đạt tới sự tiết kiệm thời gian, mỗi một Hội nghị đều phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định nên tất cả các hoạt động đều phải diễn ra đúng tiến trình, hạn chế các hoạt động phát sinh để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo đúng trình tự và đầy đủ

Bất kỳ một Hội nghị nào muốn diễn ra thành công tốt đẹp đều phải có khâu chuẩn bị, lập kế hoạch Hội nghị, để không có một sai sót nào khi diễn ra tổ chức Hội nghị các nhà Lãnh đạo trong cơ quan phải phân công nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị có liên quan Phụ thuộc vào từng quy mô của một Hội nghị mà các nàh lãnh dạo xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết, chặt chẽ, thực tế cho thấy nhìn chung UBND xã Lệ Xá khi tổ chức Hội nghị luôn tổ chức theo quy định chung bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cụ thể cho Hội nghị, chuẩn bị Hội nghị và tiến hành Hội nghị

CHƯƠNG I THƯ KÝ TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

CỦA HỘI NGHỊI: LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÁC NGUYÊN TẮC KHI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 1.Khái niệm và việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị

Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn

đề có liên quan đến tổ chức Hội nghị

Nhìn chung các cuộc Hội nghị đều có tầm vóc, quy mô lớn nên khi lập kế hoạch phải chi tiết và cụ thể, chính vì vậy kế hoạch tổ chức Hội nghị có vai trò quan trọng trong quá trình tổ chứ Hội nghị, bất kỳ một Hội nghị lớn hay nhỏ đều không thể thiếu kế hoạch tổ chức Hội nghị (trừ những Hội nghị triệu tập đột xuất hay bât thường)

Nhờ có kế hoạch tổ chức Hội nghị mà các phòng, ban chức năng trong cơ quan có trách nhiệm hoàn thành những công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian đề ra góp phần tạo nên sự thành công của Hội nghị.Việc lập kế hoạch

là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó, kế hoạch được hiểu là một loại văn bản mà nhà lãnh đạo

sử dụng để xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện mục tiêu

Thông thường kế hoạch tổ chức Hội nghị của UBND xã Lệ Xá gồm những nội dung sau:

• Phân công nhiệm vụ trong Hội nghị

Kế hoạch tổ chức Hội nghị thông thường có mẫu như sau: Phụ lục 04

Khi lập kế hoạch Hội nghị đầu tiên phải xác định rõ mụch đích của Hội nghị Việc xác định được mụch đích sẽ giúp cho việc tổ chức Hội nghị rễ rang hơn đồng thời việc xây dựng chương trình nghị sự sẽ tốt hơn

- Tên Hội nghị: (maket, tiêu đề) câu từ ngắn gọn, đúng văn phong hành chính nhưng phải nói lên được tính chất Hội nghị Tên Hội nghị phải tương xứng với thành phần khách mời, tên chương trình để in làm phông chương trình, băng rôn, khẩu hiệu

- Thời gian Hội nghị: Là thời gian diễn ra Hội nghị, thời gian trong bản kế hoạch cũng cần phải hợp lý để thành phần tham dự có thể có thời gian đến dự Hội nghị được đầy đủ hơn Có thời gian dự phòng trước và sau thời gian của Lãnh đạo, như vây Hội nghị mới có tính khả thi

- Địa điểm Hội nghị: Tùy theo tính chất và quy mô của Hội nghị thư ký có thể lựa chọn đía điểm Hội nghị như: Hội trường, khách sạn hay nhà truyền thống Khi lập kế hoạch Hội nghị thư ký cần điền đầy đủ các thông tin của địa điểm để thành phần đến tham dự có thể biết được chính xác địa điểm tổ chức Thư ký có thể thêm phân bản đồ đương đi ở phần giấy mời để khách có thể dễ dàng hơn trong việc tham

- Thành phần tham dự: Do các phòng, ban chủ trì tổ chức Hội nghị quy định nhưng phải dựa trên tính chất, mụch đích, quy mô tổ chức Hội nghị và phù hợp với tình hình thực tế, khả năng và điều kiện tổ chức của UBND Xã Thư ký phải nhạy bén trong việc nêu ra thành phần tham dự nêu đích danh các thành phần chủ chốt để thấy được tầm quan trọng của Hội nghị Ngoài ra có thể nêu chung chung tất cả các thành phần tham dự

- Nội dung Hội nghị: Đây là phần quan trọng nhất của bản kế hoạch Tùy theo quy mô, mụch đích mà Hội nghị có những nội dung khác nhau, thư ký cân soạn thảo phần này để khi tổ chức sẽ đồng nhất và không bị vấp lỗi Nội dung

Hội nghị sẽ phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng thành phần tham dự, Hội nghị thường có nội dung sau:

* Báo cáo thông qua phương hướng

* Khen thưởng cá nhân, tập thể nếu có

* Tham luận, đóng góp của Đại biểu nếu có

* Tham luận thông qua ý kiến của khách mời

* Biểu quyết thông qua nghị quyết

- Tài liệu Hội nghị: Lên kế hoạch tài liệu Hội nghị để phân công cho các phòng, ban chuẩn bị soạn thảo Tài liệu thường có: Báo cáo, tham luận

Việc lập kế hoạch Hội nghị có vai trò rất quan trọng tới sự thành công của Hội nghị, Khi soạn thảo xong bản kế hoạch và trình cho Lãnh đạo duyệt Thư

ký nên để ở dạng bản thảo để Lãnh đạo có thể sửa chữa một số vấn đề chưa đạt Tuy nhiên cần chuẩn bị giải trình về các nội dung thông tin được trình bày trong bản kế hoạch

2 Các yêu cầu khi soạn thảo

Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính chất định hướng trình bày những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức Hội nghị, khi lập kế hoạch Hội nghị Thư ký Văn phòng phải đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

2.1 Đảm bảo thể thức văn bản

Thể thức văn bản phải được trình bày theo đúng thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là những yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành và quy định để đảm bảo cho văn bản có tính pháp

lý thi hành trong thực tiễn

- Quốc hiệu: Là tên nước và chế độ chính trị của một Nhà nước, thể hiện được Quốc thể và mục tiêu phấn đấu của Đảng và Nhân dân giành được

Quốc hiệu được trình bày ở bên phải trang đầu của văn bản, trình bày kiểu chữ in hoa, đứng đậm cỡ chữ 12-13 và chữ Độc lập-Tự do- Hạnh phúc in thường, đứng đậm cỡ chữ 13-14 phía dưới có nét gạch liền.

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản

là tác giả ban hành văn bản.Yếu tố này giúp người đọc biết được tác giả văn bản

và vị trí của tác giả trong bộ máy cơ quan Nhà nước

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở bên trái dòng đầu ngang với Quốc hiệu, in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 12-13 phía dưới gạch liền ½.Đối với

cơ quan có cấp trên trực tiếp thì phải nghi cơ quan cấp trên tuy nhiên đối với những cơ quan hoạt động độc lập không lệ thuộc vào cơ quan thì không cần nghi tên cơ quan cấp trên

- Số, ký hiệu của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự nghi liên tục kể từ

01 đến số cuối cùng cảu một loại văn bản nhất định.Nó giúp việc tra tìm chính xác và thuận tiện, số của văn bản trực tiếp do văn thư nghi theo thứ tự

- Ký hiệu văn bản: Là nhóm chữ cái viết tắt của tên loại văn bản và tên của cơ quan ban hành văn bản

- Địa danh: Địa danh của văn bản là nơi cơ quan ban hành văn bản đóng

trụ sở giúp cho việc liên hệ được tiện lợi Địa danh được trình bày ở góc dưới Quốc hiệu chữ in thường, cỡ chữ 14 nghiêng

Ngày, tháng ban hành văn bản: Là ngày tháng văn bản đó được chính thức thông qua và ký ban hành cũng chính là ngày tháng mà văn bản đó có hiệu lực trừ những văn bản có quy định thời điểm hiệu lực Trình bày sau địa danh viết bằng chữ in thường cỡ chữ 14 nghiêng, ngày được phép nghi số 0 trước dưới 10 và tháng được nghi số 0 trước dưới 3

- Tên loại: Tên loại là tên các hình thức văn bản như Quyết định, Công

văn, Kế hoạch, Thông tư giúp cho người đọc xác định được tầm quan trọng của văn bản cũng như giúp cho tra tìm, sắp xếp văn bản.Tên loại được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 14

Trích yếu nội dung văn bản: Là một câu hay một cụm từ ngữ nêu một cách ngắn gọn khái quát chủ đề của văn bản, giúp cho người đọc xác định được nhanh chóng nội dung của văn bản Trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13-14 đứng đậm.

- Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu của văn bản, trong đó các quy

phạm pháp luật, các căn cứ pháp lý được trình bày một cáh chi tiết và cụ thể

- Nơi nhận: Là nơi xác định cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản với

mụchđích cũng như trách nhiệm để kiểm tra, giám sát, để xem xét, để thi hành,

để trao đổi công việc và để lưu

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Chức vụ, họ tên và

chữ ký người có thẩm quyền là yếu tố thể thức cùng với con dấu tạo nên tính pháp lý và hiệu lực thi hành

- Dấu của cơ quan, tổ chức: Là yếu tố thể thức cuối cùng với chữ ký đảm

bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái

2.2 Đảm bảo tính khả thi

Khi lập bản kế hoạch Thư ký cần phải làm rõ tính khả thi của thiết thực khi đưa ra các vấn đề trong bản kế hoạch, kế hoạch được vạch ra và lập nên thì phải luôn luôn được thực hiện nếu có trường hợp không thể thực hiện theo đùng bản kế hoạch thì phải lý do đặc biệt và có được sự đòng ý của lãnh đạo và các đại biểu.Bất kỳ sự thay đổi nào phải có xác nhận của người có thẩm quyền sau

đó báo cáo cho trương ban tổ chức

2.3 Đảm bảo về thời gian

Thời gian để tổ chức thực hiện kế hoạch đây là một yếu tố quan trọng vì nếu thời gian tổ chức Hội nghị qua ít thì các khâu chuẩn bị sẽ không kịp thời hạn, công tác chuẩn bị không tốt thì Hội nghị sẽ không thành công chính vì vậy mọi khâu chuẩn bị tổ chức Hội nghị là rất quan trọng

2.4 Đảm bảo về nội dung thông tin

Kế hoạch được lập ra phải có đầy đủ các thông tin đảm bảo cho Hội nghi diễn ra đúng như nội dung trong bản kế hoạch, đây là thông tin phục vụ Hội nghị nên phải đầy đủ và chính xác.Mọi thông tin sai lệch thì Hội nghị sẽ không diễn ra đúng mục tiêu như vậy sẽ giúp đại biểu tham gia Hội nghị chủ động hơn trong quá trình tham dự

Trong qua trình làm việc tại UBND Xã Lệ Xá em nhận thấy rằng các Hội nghị của xã đều được lập kế hoạch và triển khai theo đúng kế hoạch và nội dung đề ra điển hình như: ″ Hội nghị gặp gỡ cử tri″, ″ Hội nghị tổng kết 6 tháng đầu năm″ đặc biệt là″ hội nghị bầu cư Quốc hội và hội đồng nhân dân các cấp ″ ngày 22/5 vừa qua

đã thành công tốt đẹp dưới sự chuẩn bị chu đáo của ban chỉ đạo

3 Các nguyên tắc xây dựng kế hoạch Hội nghị

3.1 Nguyên tắc thống nhất

Nguyên tắc thống nhất không cho phép tồn tại bất kỳ một mâu thuẫn hay xung đột về cấu trúc hay nội dung thông tin trong bản kế hoạch Thư ký phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Tuân thủ các nguyên tắc trong kỹ thuật xây dựng

- Những điều kiện cần thiết để thực hiện: Kinh phí, tài liệu

- Tính hợp pháp phải có chữ ký kèm theo dấu của lãnh đạo

- Nhiệm vụ, chế độ trách nhiệm của từng bộ phận tham gia

- Ý nghĩa sau khi chương trình, kế hoạch được thực hiện

Các nguyên tắc này thể hiện ngay trong việc tổ chức thông tin xây dựng

kế hoạch

3.3 Nguyên tắc định hướng

Kế hoạch là phương tiện để nhà quản lý thực hiện hoạt động điều hành do

đó định hướng và xác định mục tiêu trở thành nguyên tắc chi phối hoàn toàn hoạt động xây dựng kế hoạch, nguyên tắc này sẽ tạo nên sự thống nhất trong cấu trúc nội dung của bản kế hoạch:

- Thông tin sử dụng trong bản kế hoạch phải phục vụ cho việc thực hiện mụch đích

- Các biện pháp được lựa chọn phải có khả năng hỗ trợ để thực hiện mụch đích

- Đối tượng thực hiện phải được lựa chọn trên cơ sở đánh giá về khả năng, năng lực thực hiện công việc

Nguyên tắc định hướng này được kiểm soát bởi chính mục tiêu đã xây dựng ngay ở kế hoạch

3.4 Nguyên tắc hệ thống

Kế hoạch sau khi xây dựng phải đảm bảo yêu cầu hoàn chỉnh về nội dung

và hình thức Nguyên tắc này đặt ra một số yêu cầu về kỹ thuật xây dựng mà bản chất là giải quyết mối quan hệ lôgic giữa các thông tin và biện pháp tổ chức nhằm đảm bảo sự thống nhất trong cấu trúc nội dung từng phần và lựa chọn một hình thức thể hiện chung cho toàn bộ kế hoạch Thư ký khi áp dụng nguyên tắc này phải đảm bảo:

- Đảm bảo tính khoa học, sự thống nhất trong cấu trúc thể hiện

- Xây dựng các cơ chế thực hiện trên căn cứ giải quyết mối quan hệ giữa các thành phần kế hoạch như: Mục tiêu, khả năng hỗ trợ, công cụ thực hiện

3.5 Nguyên tắc không trùng lặp

Nguyên tắc này đòi hỏi phải có sự thống nhất trong phân công trách nhiệm giữa các phòng, ban việc xác định rõ ràng các căn cứ hỗ trợ và các nhiệm

vụ trong mối quan hệ tổng thể với mục tiêu sẽ tránh được sự trùng lặp trong nội dung kế hoạch.

Việc áp dụng nguyên tắc này còn tránh được tình trạng xung đột về thẩm quyền, sự chồng chéo trong biện pháp tổ chức thực hiện hay thiếu khoa học trong quá trình tổ chức thông tin

3.6 Nguyên tắc ưu tiên

Việc thực hiện nguyên tắc ưu tiên sẽ có nhiều khả năng phụ thuộc vì vậy khi xây dựng kế hoạch người Thư ký muốn áp dụng nguyên tắc này thì phải có các thông tin cần thiết trước khi tiến hành phân tích, đánh giá để lựa chọn một giải pháp thích hợp Áp dụng nguyên tắc này chính là yêu cầu về hiệu quả công việc cần đạt được

3.7 Nguyên tắc dự phòng

Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện, nguyên tắc dự phòng được áp dụng triển khai ở tất cả các nội dung như: Nhân sự, địa điểm, phương tiện, kinh phí Nguyên tắc này được áp dụng khi có sự thay đổi hoặc nhà quản lý có sự thay đổi lịch nhằm làm cho chương trình, kế hoạch được thực hiện có hiệu quả hơn

3.8 Nguyên tắc điều chỉnh lịch

Đối với nguyên tắc này Thư ký nên hạn chế sử dụng trừ khi trong trường hợp đặc biệt việc áp dụng nguyên tắc này có nghĩa là thay đổi toàn bộ hệ thống trong bản kế hoạch, việc áp dụng nguyên tắc điều chỉnh lịch phải xuất phát từ mụch đích cụ thể khi xây dựng kế hoạch

CHƯƠNG II THƯ KÝ TRONG CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

HỘI NGHỊI: CÔNG TÁC CHUẨN BỊ HỘI NGHỊ

Sau khi bản kế hoạch trình lên lãnh đạo được trình duyệt, Thư ký sao và gửu cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai kế hoạch.Cũng trong giai đoạn này các công việc Thư ký phải chuẩn bị gồm:

1 Thành lập ban tổ chức Hội nghị

Để Hội nghị đạt được kết quả cao thì việc thành lập ban tổ chức là điều không thể thiếu Khi thành lập ban tổ chức thì việc thực hiện kế hoạch tổ chức của các phòng, ban trong trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn

Cơ cấu thành viên của ban tổ chức tùy thuộc vào quy mô, tính chất của Hội nghị mà xác định số lượng ngời trong ban tổ chức, ban tổ chức thường có các chức danh: Trưởng ban (chủ tịch), phó ban (phó chủ tịch) và các ủy viên

Khi thành lập ban tổ chức phải đề các chức danh cụ thể của các thành viên trong ban tổ chức, chức danh phải được sắp xếp hợp lý, khoa học

• Các nội dung, vấn đề phải được sắp xếp một cách khoa học, trình tự hợp

lý tránh trùng lặp để khi thực hiện công việc không bị xáo trộn, có thời gian trước và sau hợp lý

• Thư ký phải có khả năng hỗ trợ bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến Hội nghị, nắm được thành phần Hội nghị để bộ phận điều hành kiểm soát được

số lượng, nắm được nội dung Hội nghị để có biện pháp khi sự có xảy ra

• Thư ký cần có khả năng thay đổi tình huống khi có sự phát sinh

Về cơ bản chương trình nghị sự được xây dựng thành 2 mẫu:

Một mẫu dành riêng cho ban tổ chức Hội nghị và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội nghị (còn gọi là chương trình nghị sự nội bộ) Chương trình nghị sự này thường chi tiết hơn, cụ thể hơn Thư ký phải luôn chú ý đến tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giải quyết vấn đề

Bên cạnh mẫu chương trình nghị sự nội bộ Thư ký cần xây dựng chương trình nghị sự công khai dành riêng cho các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị nhằm giúp các đại biểu, khách mời nắm được lịch trình của Hội nghị và ưu tiên chú ý đến những mục tiêu mà họ quan tâm để có thời gian chuẩn bị

Mặc dù hai mẫu nghị sự này có sự khác nhau về kỹ thuật xây dựng nhưng

về cơ bản hai mẫu chương trình nghị sự này đều phải trình bày các nội dung thông tin sau:

• Trình tự các vấn đề được trình bày

• Nội dung vấn đề

• Thời gian thực hiện vấn đề

Mẫu chương trình nghị sự nội bộ và công khai: Phụ lục 05

Chương trình nghị sự sau khi được xây dựng song tiến hành gửu đến những người có liên quan để tham khảo và thực hiện

Để đảm bảo tính khả thi, khả năng kiểm soát của bộ phận điều hành tại chương trình nghị sự Thư ký cần đảm bảo một số yêu cầu sau:

• Xác định khả năng, năng lực của từng cá nhân tham gia điều hành Hội nghị trên cơ sở đó phân công trách nhiệm cụ thể, việc xác định năng lực của từng cá nhân sẽ giúp Thư ký xác định được chính xác thời gian tối thiểu và tối

đa thực hiện từng vấn đề, thứ tự ưu tiên khi sắp xếp từng vấn đề cần giải quyết

và lựa chọn nội dung công việc phù hợp Điều này góp phần đảm bảo thực hiện mụch đích khi tổ chức Hội nghị

• Trong chương trình nghị sự Thư ký phải đưa ra được một số phương án

dự phòng các tình huống phát sinh trong Hội nghị Đưa ra được vấn đề này giúp Thư ký chủ động hơn trong chương trình buổi lễ

VD: Hội nghị có sự thay đổi về nhân sự Thư ký cần linh hoạt sắp xếp các chương trình khác như: văn nghệ vào những thời gian trống

• Trình tự các vấn đề giải quyết tại Hội nghị phải được sắp xếp khoa học, hợp lý tránh tình trạng sắp xếp lộn xộn ảnh hưởng tới Hội nghị Khi trình tự thời gian được sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ có tác dụng lớn trong việc hỗ trợ kỹ thuật

tổ chức Hội nghị

Khi Hội nghị diễn ra thì có rất nhiều vấn đề cần giải quyết khó tránh khỏi những xung đột, phát sinh, mâu thuẫn vì vậy phải tùy thuộc vào mụch đích tổ chức Hội nghị để sắp xếp trình tự hợp lý trên cơ sở nghiên cứu và giải quyết mối quan hệ giữa mụch đích từng phần, khẳ năng đối tượng thực hiện, tâm lý chung của đại biểu, thời gian tối đa thực hiện - thời gian tố đa giải quyết vấn đề tốt nhất trên cơ

sở mụchđích đã được xác định sẽ giúp người Thư ký lựa chọn và sắp xếp các vấn đề một cách tốt nhất Trong chương trình nghị sự nội bộ Thư ký nên bổ sung một số thông tin như: Người giới thiệu, phương án hỗ trợ, mụch đích hướng tới sẽ giúp cho bản chương trình nghị sự được chi tiết hơn Điều này giúp cho ban tổ chức nắm rõ ràng hơn về nhiệm vụ của mình trong Hội nghị

3 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời

3.1 Lập danh sách đại biểu

Trong bản kế hoạch Hội nghị Thư ký đã xây dựng tổng số khách mời chính thức, cơ cấu đại biểu cũng đã được xác định Vì vậy trong giai đoạn này Thư ký chỉ cần lập danh sách cụ thể chi tiết đại biểu và trên cơ sở đó nhóm từng nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mời: Gửu giấy mời, công văn mời, thư

mời, giấy mời trên những chất liệu giấy đặc biệt hoặc mời trực tiếp Điều này giúp đảm bảo nghi thức mời cũng như hoạt động của ban lễ tân khi đăng ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào mừng đại biểu đến tham dự.

Khi lập danh sách đại biểu, khách mời Thư ký cần sắp xếp khoa học, hợp

lý nghi rõ họ tên, chức danh, đơn vị, địa chỉ, liên hệ công tác của đại biểu, khách mời Không mời những người không có trong thành phần tham dự Hội nghị, ở từng nhóm đại biểu danh sách đại biểu phải sắp xếp từ cao xuống thấp khi lập danh sách Thư ký phải lập cột mục thông tin để khi soạn thảo giấy mời dễ dàng

rà soát và tránh bỏ sót đại biểu

Đồng thời với việc lập danh sách đại biểu tham dự Hội nghị Thư ký cũng nên lập danh sách các vị thượng khách được mời để tham dự tiệc chiêu đãi, để Ban tổ chức tiện hơn trong việc nhã ý mời các vị khách quý tham dự tiệc

3.2 Soạn thảo giấy mời

Tùy theo tính chất, quy mô buổi lễ mà Ban tổ chức mời khách trong phạm

vi thích hợp Khuyến khích mời số lượng khách gọn, thiết thực, phù hợp với mụch đích, yêu cầu buổi lễ; tránh phô trương, hình thức, gây lãng phí, tốn kém

về thời gian, tiền bạc Hạn chế việc mời nhiều khách từ Trung ương về địa phương Trường hợp khách mời là các đồng chí Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước, việc mời khách phải thông qua cơ quan cấp trên trực tiếp và thực hiện theo quy định tai Điều 12 Quy định số 60-QĐ/TW ngày 11 tháng 02 năm 2003 của Bộ Chính trị về tổ chức các chuyến đi công tác cơ sở, tham dự các cuộc mít tinh, lễ kỷ niệm, đại hội, hội nghị và tiếp các đoàn đại biểu trong nước của các đồng chí Bộ chính trị, Ban Bí thư

Tùy thuộc vào vị trí, chức vụ của từng đại biểu, tính chất mối quan hệ của đại biểu và các nghi thức phải tuân thủ mà Thư ký lựa chọn nhiều hình thức mời khác nhau, Thư ký cần phải xác định với những đại biểu nào thì nên soạn thảo công văn mời, những đại biểu nào thì soạn thảo giấy mời Vì vậy Thư ký phải lựa chọn nhiều hình thức mời để phù hợp với các đại biểu đến tham dự Hội nghị

Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị khi thực hiện soạn thảo giấy mời hay công văn mời, thư mời Thư ký cần phải cẩn thận từng câu, từng chữ tránh những sơ suất không đáng có để ảnh hưởng tới quyết định tham dự hay không tham dự Hội nghị của đại biểu.

Việc lựa chọn hình thức mời sẽ đảm bảo được tính trang trọng, chính xác

và giá trị pháp lý của thông tin Đối với một số giao tiếp cụ thể văn bản là hình thức duy nhất đảm bảo nghi thức chúng ta có thể sử dụng mẫu giấy mời đặc biệt mà hình thức thể hiện mẫu giấy mời được xã hội mặc nhiên thừa nhận và tôn trọng

Bên cạnh đó Thư ký cần lưu ý với những Hội nghị mà thành phần đã cố định (thông thường đây là những Hội nghị thường xuyên của cơ quan như: Hội nghị tổng kết công tác tuần, tháng hay quý ) thì không cần thiết phải gửu giấy mời mà mời trực tiếp

Thư ký được phép lựa chọn những hình thức mời khác nhau để truyền tải thông tin khi mời đại biểu, mặc dù mỗi hình thức có những yêu cầu riêng về kỹ thuật trình bày, các tiêu chuẩn tuân thủ nội dung của giấy mời Dù cho việc lựa chọn hình thức mời có thể là công văn mời hay giấy mời, thư mời đều phải đảm bảo các nội dung thông tin sau:

• Thể thức văn bản: Đảm bảo theo quy định thông tư số: BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.(Tham khảo phần 2.1 mục 2 các yêu câu khi soạn thảo văn bản)

55/2005/TTLT-• Sự trang trọng của giấy mời thể hiện sự tôn trọng của cơ quan đến các đại biểu hay quy mô của chính Hội nghị Ngoài ra còn thể hiện sự chu đáo của

cơ quan, tổ chức đó chính là nghi thức đối với đại biểu

• Các thông tin trong giấy mời cần đảm bảo:

- Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời: Chức danh của người mời là căn

cứ khẳng định mức độ chính thức của giấy mời, trong việc soạn thảo giấy mời thông thường phần chức danh đặt trước phần tên nhằm tạo nên sự chú ý về

cương vị của người mời Nếu giấy mời chỉ nghi phần chức danh thì người được mời có thể chưa chắc sẽ không tham dự Hội nghị.

- Tên Hội nghị: Thông báo cho các vị khách mời đến dự Hội nghị nắm bắt được đây là Hội nghị gì? Để chuẩn bị các thứ tài liệu cần thiết hay chuẩn bi tâm lý khi tham dự, mức độ quan trọng của Hội nghị thể hiện ngay trong tên Hội nghị

- Họ tên, chức vụ người được mời: Thư ký nên dựa vào danh sách từ trước để không bị sai sót và chính xác trong mọi thông tin Thư ký phải đảm bảo được sự trang trọng của giấy mời thông qua việc sử dụng các cụm từ có nghĩa lịch sự (trân trọng kính mời, vinh dự, kính mong, sự có mặt của quý khách là niềm vinh hạnh )

- Thời gian: Thời gian diễn ra Hội nghị cần chính xác để các đại biểu có mặt đầy đủ, các thông tin về thời gian phải mang tính khả thi

- Địa điểm diễn ra Hội nghị: Trong giấy mời thông tin về địa điểm phải chính xác và cũng là một yêu cầu rất cần thiết giúp các vị khách mời dễ dàng hơn trong việc tìm địa điểm

- Các yêu cầu, đề xuất: Trong giấy mời có thể điền thêm thông tin, các yêu cầu đề xuất với đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị nếu cần thiết như: mang Theo tư liệu, tài liệu có liên quan đến Hội nghị

- Hình thức liên hệ: Thư ký có thể điền thông tin về cơ quan như: Số điện thoại, Email, Website

- Một số chỉ dẫn: Kèm theo bản giấy mời Thư ký có thể thiết kế thêm phần sơ đồ đường đi đến Hội nghị

Có thể nói nhìn chung soạn thảo giấy mời luôn là một khâu quan trọng trong công tác tổ chức Hội nghị tại các cơ quan, tổ chức Giấy mời còn thể hiện

bộ mặt, thái độ và sự tôn trọng của cơ quan, tổ chức đối với đại biểu, khách mời

Khi soạn thảo xong giấy mời Thư ký cần lựa chọn thời gian gửu giấy mời vào thời điểm hợp lý để khi nhận được các vị khách mời có thể sắp xếp thời gian đến tham dự

Thông thường mẫu giấy mời của UBND xã Lệ Xá có mẫu như sau: Phụ lục 07.

Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị

Cũng giống như thành phần Hội nghị, địa điểm Hội nghị đã được xác định ngay tại bản kế hoạch

Trường hợp cơ quan chưa có hội trường để tổ chức Hội nghị Thư ký phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo, soạn công văn để liên hệ mượn địa điểm và gửu tới các cơ quan có địa điểm phù hợp

Địa điểm tổ chức là một yếu tố quan trọng để Hội nghị diễn ra thành công Một Hội nghị mà không có địa điểm tổ chức hoặc địa điểm tổ chức không thích hợp cũng có thể gọi là Hội nghị tổ chức đã không thành công

Địa điểm được chọn để tổ chức Hội nghị phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Phụ thuộc vào quy mô hay tính chất của Hội nghị rộng lớn hay nhỏ hẹp

• Phụ thuộc vào thời gian tổ chức Hội nghị như: Diễn ra trong một buổi sáng, cả ngày hay là một vài ngày

• Phụ thuộc vào thành phần tham dự Hội nghị như: Hội nghị là nội bộ các thành viên hay mở rộng hoặc Hội nghị là các đại biểu của cơ quan hay khách vip

• Khả năng tài chính của cơ quan nếu cơ quan có nguồn kinh phí phong phú thì có thể chọn hội trường rộng lớn, khang trang thoải mái ngược lại nếu tài chính của cơ quan eo hẹp thì có thể lựa chọn địa điểm phù hợp với kinh phí của

cơ quan

• Phụ thuộc vào tính cấp bách của công việc như đây là Hội nghị tổng kết hay sơ kết hoặc hội nghị biểu dương

Trên cơ sở địa điểm đã được lựa chọn trong bản kế hoạch Hội nghị và căn

cứ vào số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham dự Thư ký cần phải tiến hành nhưng công việc sau tại địa điểm trước khi diễn ra Hội nghị:

• Lựa chọn cách sắp xếp bàn nghế sao cho phù hợp với mụch đích của Hội nghị.Thư ký cần đặc biệt quan tâm tới việc trục đường đi chính trong phòng phải rộng để các đại biểu cung như ban Lễ tân di chuyển dễ dàng trong khi tổ

chức Hội nghị Thư ký cần giải quyết hai vấn đề cơ bản của địa điểm đó là thuận tiện trong thao tác di chuyển và vị trí của từng đối tượng giao tiếp, vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu cũng phần nào nói lên chức vụ của từng người tại Hội nghị chính vì vậy Thư ký cần hết sức chú ý đến việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho từng đâị biểu việc bố trí chỗ ngồi thích hợp cho từng đối tượng giao tiếp là một vấn đề hết sức tế nhị song có ý nghĩa quyết định đến việc thực hiện mụch đích của Hội nghị Thư ký phải linh hoạt trong việc chia khu vực của ban Lễ tân đồng thời phải phân chia khu vực khách víp và khách bình thường Cung cấp đầy đủ thông tin về số lượng khách víp để sắp xếp vị trí chỗ ngồi hợp lý.

• Bên cạnh đó thư ký phải lưu ý đến chỗ ngồi của Đoàn chủ tịch, Ban Thư

ký, Ban Lễ tân và vị trí của MC đồng thời cũng cần lưu ý đến chỗ đứng của người lên thuyết trình đọc báo cáo, tham luận

• Về phần sân khấu Thư ký cần phân công cho mọi người để chuẩn bị tốt sân khấu của Hội nghị phải cao hơn mặt bằng buỗi lễ từ 0,8 đến 1m.Việc đặt vị trí sân khấu như thế sẽ giúp các đại biểu dẽ dàng quan sát đồng thời làm cho các hoạt động trên sân khấu được nổi bật hơn, phần trang trí phông sân khấu cũng rất quan trọng phông sân khấu phải trang trí đầy đủ thông tin của Hội nghị: Quốc kỳ và cờ Đảng treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về phía bên traí của sân khấu; Quốc kỳ ở bên phải, cờ Đảng ở bên trái nhìn từ phía hội trường lên Tên cơ quan tiến hành tổ chức, tiêu đề Hội nghị kiểu chữ chân phương trên nền phông hậu về phía bên phải sân khấu, địa điểm, thời gian chính vì vậy Thư ký phải đặc biệt quan tâm đến từng chi tiết trên phông sân khấu Thông thường phông sân khấu không những tăng thêm phần long trọng của Hội nghị mà còn là nơi mà các nhà đầu tư quảng bá thương hiệu của mình Bục phát biểu của MC

và các đại biểu tham gia phát biểu cần trang trí thêm lãng hoa, lãng hoa không được đặt cao quá vì nếu đặt cao qua sẽ khuất tầm nhìn cũng như mất phần mặt của đại biểu, phần bục tượng Bác đặt trên cao phía dưới ngôi sao hoặc phái dưới ngôi sao hay hình búa liềm theo chiều thẳng đứng Trường hợp cờ được tren trên

cột thì đặt tượng Chủ Tịch Hồ Chí Minh chếch phía trước bên phải cột cờ nhìn

từ hội trương lên Ngoài ra có thể trải thảm đỏ để tăng thêm phần trang trọng của Hội nghị

• Đối với những Hội nghị lớn có thể đặt lãng hoa trước bục diễn giả và chậu cây cảnh hoặc lãng hoa phia dưới tiêu đề dọc phông hậu Nếu có lãng hoa của các đồng chí Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước tặng thì đặt ở vị trí trang trọng Không đặt quá nhiều hoa trên sân khấu (khoảng 5 chậu cảnh hoặc 5 lãng hoa)

• Kiểm tra lại các trang thít bị ánh sáng, âm thanh, băng rôn, cờ hoa Thư

ký cần phải chú ý tránh sai sót không đáng có tại Hội nghị Việc treo băng rôn, khẩu hiệu phải treo trước khi Hội nghị diễn ra để tăng thêm phần không khí, nội dung được in trên băng rôn, khẩu hiệu phải cung cấp thông tin cho Hội nghị Khi treo băng rôn, khẩu hiệu cần phải trọn địa điểm phù hợp như: Trước cổng, hay trong hội trường hoặc dòng đường đi , phần âm thanh, ánh sáng cần chuẩn bị trước một ngày để đảm bảo chất lượng.Ánh sáng âm thanh phải phú hợp với không gian Hội nghị

• Để chu đáo hơn trong việc đón tiếp Thư ký có thể bố trí phòng tiếp tân riêng trước khi các đại biểu vào Hội nghị Trong trường hợp Hội nghị có quy mô rộng lớn và khách đong thì Thư ký cần bố trí hội trường rộng và khi các đại biểu tiến hành thảo luận phải có phòng riêng để các nhóm đại biểu tiến hành thảo luận riêng do đó Thư ký cần kiểm tra lại các trang thiết bị tại những phòng này đồng thời có những sơ đồ chỉ dẫn để khách không bị xáo trộn trại Hội nghị

• Song song với những công việc trên Thư ký cũng cần phối hợp với các phòng ban trong việc chuẩn bị nước uống, cốc, đĩa, khăn trải bàn, hoa ở các bàn đại biểu

• Chuẩn bị các biển chỉ dẫn nơi để xe, hội trường tổ chức

• Tiến hành vệ sinh sạch sẽ địa điểm tổ chức Hội nghị

3 Chuẩn bị thời gian Hội nghị

Chi tiết về thời gian của Hội nghị đã được Thư ký xây dựng cụ thể tại chương trình nghị sự, tuy nhiên không phải thời gian nào tổ chức Hội nghị cũng thành công.Vì vậy để đảm bảo thành công Hội nghị Thư ký cần chú ý các lưu ý sau:

• Không tổ chức Hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu, lãnh đạo chủ chốt không tham dự được.Phải xem lịch làm việc của các lãnh đạo nếu có công việc quan trọng không thể tham dự Hội nghị thì thư ký cũng cần lưu ý không nên lập kế hoạch tổ chức vào những thời điểm này tránh sự vắng mặt của các vị lãnh đạo chủ chốt của cơ quan

• Chuẩn bị quỹ thời gian dự phòng trước và sau nhằm phục vụ cho những nội dung phát sinh để đảm bảo cho quá trình tổ chức Hội nghị được thành công tốt đẹp kể cả có sự cố phát sinh

• Thư ký cần chuẩn bị thời gian dự phòng khi thực hiện nội dung từng phần hay phần chuyển tiếp trong bản chương trình nghị sự

Việc xây dựng được cụ thể chi tiết thời gian cho Hội nghị đã phần nào giải quyết một phần trong khâu chuẩn bị và dựa trên chi tiết thời gian đó các thành phần trong ban tổ chức có thể đồng nhất trong quá trình diễn ra Hội nghị

4 Chuẩn bị nghi biên bản Hội nghị

Trong Hội nghị việc nghi biên bản sẽ do Thư ký Hội nghị đảm nhiện và thực hiện tuy nhiên việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi để Thư ký Hội nghị hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình lại là trách nhiệm của người Thư ký văn phòng

• Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị, chỗ ngồi của Thư ký luôn là chỗ có thể quan sát được toàn thể Hội trường nơi nghe rõ các vị Lãnh đạo và đại biểu phát biểu Nơi có ánh sáng phù hợp và cáo các điều kiện thuận lợi có thể nghi chép nội dung Hội nghị diễn ra

• Xin ý kiến thủ trưởng về hình thức nghi biên bản như: Đánh máy, viết tay, nghi âm để bàn giao lại cho Thư ký Hội nghị

• Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ việc nghi biên bản như: Máy tính, máy nghi âm, sổ nghi, bút mực

Việc nghị biên bản Hội nghị là nghi lại những diễn biến của Hội nghị làm bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị Biên bản có tác dụng để làm căn cứ thực tiễn ban hành các văn bản có giá trị pháp lý cao hơn

5 Chuẩn bị kinh phí để tổ chức Hội nghị

Kinh phí để tổ chức Hội nghị luôn là một vấn đề quan trọng hàng đầu, kinh phí quyết định Hội nghị sẽ tổ chức như thế nào?, quy mô rộng lớn hay nhỏ hẹp?

Kinh phí để tổ chức Hội nghị trong cơ quan là nguồn kinh phí dự phòng của cơ quan, nguồn kinh phí của cấp trên phê duyệt để tổ chức Hội nghị

Trên cơ sở quy mô tính chất, mụch đích tổ chức Hội nghị và tình hình thực tế của cơ quan mà các phòng, ban tổ chức xây dựng dự toán kinh phí tổ chức Hội phí và trình cấp trên phê duyệt gồm các loại kinh phí sau:

• Kinh phí ăn, ở, đi lại cảu các đại biểu trước và sau Hội nghị

• Kinh phí hoa, nước uống, maket

• Kinh phí bồi dưỡng

• Kinh phí in ấn tài liệu

• Kinh phí cho cán bộ công nhân viên chức phục vụ Hội nghị

• Kinh phí tiệc chiêu đãi

tổ chức Hội nghị Theo quy định

Các khoản kinh phí được rút phải có hóa đơn chứng từ rõ ràng để sau khi kết thúc Hội nghị làm căn cứ quyết toán kinh phí