Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần kỹ thương thế kỷ, hà nội

Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân sự là hoạt động đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất cả các hoạt động các thông tin chi tiết của từng cá nhân cán bộ, nhân

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho chúng em thực hiện đề tài thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình học tập

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy TS.Phạm Ngọc Thành, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới anh Đỗ Đình Thiện và công ty

Cổ Phần Kỹ Thương Thế Kỷ đã tạo thuận lợi cho em được tìm hiểu và học tập trong suốt quá trình thực tập tại đơn vị để em có thể lựa chọn đề tài cho Khóa luận tốt nghiệp của em lần này

Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành đề tài với tất cả những nỗ lực của bản thân, song chắc không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các Thầy cô và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 3 tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Lệ

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan:

1 Những nội dung trong bài khóa luận tốt nghiệp này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy TS Phạm Ngọc Thành

2 Mọi tham khảo trong khóa luận tốt nghiệp này đều được trính dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố

3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Thái Nguyên, ngày 3 tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Lệ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 3

1.1 Tổng quan về quản lý nhân sự 3

1.1.1 Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự 3

1.1.2 Các nội dung cơ bản của Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp cần lưu hồ sơ 4

1.2 Tổng quan về quản lý thông tin hồ sơ nhân sự 12

1.2.1 Khái niệm hồ sơ nhân sự 12

1.2.2 Thành phần hồ sơ nhân sự 13

1.2.3 Vai trò của quản lý hồ sơ nhân sự 14

1.2.4 Thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự 14

1.3 Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự HRM 15

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG THẾ KỶ 17

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ 17

2.1.1 Địa giới hành chính 17

2.1.2 Tình hình hoạt động của công ty 17

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 19

2.2 Thực trạng quản lý thông tin hồ sơ nhân sự tại Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ 22

2.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hồ sơ nhân viên 23

2.4 Những kết quả đạt được và một số tồn tại 26

2.5 Đưa ra giải pháp 27

Chương 3 TIN HỌC HÓA TRONG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG THẾ KỶ 28

3.1 Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự HRM 28

3.2 Giới thiệu chức năng phần mềm quản lý nhân sự HRM 28

3.2.1 Chức năng quản lý thông tin nhân sự 28

3.2.2 Chức năng quản lý tiền lương 30

3.2.3 Chức năng hệ thống 31

3.2.4 Chức năng báo cáo 32

3.3 Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM vào quản lý thông tin hồ sơ nhân sự tại Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ 33

3.3.1 Hệ Thống: thiết lập thông tin hệ thống 34

3.3.2 Chức năng quản lý danh mục 37

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1: Thiết lập thông tin công ty 34

Hình 3.2: Phân Quyền công ty 35

Hình 3.3: Thay đổi mật khẩu 35

Hình 3.4: Nhật ký hệ thống 36

Hình 3.5: Các chức năng quản lý danh mục 37

Hình 3.6: Bàn làm việc 37

Hình 3.7: Danh mục nhân sự 38

Hình 3.8: Cơ cấu tổ chức 39

Hình 3.9: Danh mục chấm công 39

Hình 3.10: Danh mục tính lương 40

Hình 3.11: Thông tin nhân sự 40

Hình 3.12: Danh sách nhân viên 41

Hình 3.13: Hợp đồng lao động 42

Hình 3.14: Bảng chấm công tăng ca 46

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng Cũng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên tiến dần thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc nhanh chóng

Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân sự là hoạt động đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất

cả các hoạt động các thông tin chi tiết của từng cá nhân cán bộ, nhân viên trong các tổ chức đoàn tại các cơ quan nhà nước các tổ chức chính trị - xã hội khác…

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân viên của từng cơ quan, đơn vị nói chung và đối với công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ nói riêng Vì

vậy, em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm HRM vào quản lý hồ sơ nhân sự tại Công

ty Cổ Phần Kỹ Thương Thế Kỷ, Hà Nội” cho Khóa luận Tốt nghiệp của mình Thông

qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm nhân sự, từ đó làm cơ sở để ứng dụng phần mềm này vào quản lý hồ sơ nhân sự tại Công ty nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý hồ sơ tại đây trở nên hiệu quả hơn Hơn nữa đây là cơ hội để

em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức và áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời đây cũng là dịp để em tổng hợp kiến thức của mình trong các năm học tại trường Qua đó làm cơ sở cho em sau này khi ra trường sẽ có được hành trang tốt nhất để xin việc và làm việc

2 Ý nghĩa khoa học-thực tiễn

Chương trình giúp cho nhân viên hoặc là người quản lý tra tìm một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như quản lý thông tin của nhân sự tại cơ quan, tổ chức được hiểu quả hơn

Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như công việc của cán bộ quản lý nhân sự trong việc quản lý thông tin hồ sơ của cán bộ, nhân viên một cách chặt chẽ khoa học phù hợp với sự phát triển của đất nước Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý thông tin hồ sơ nhân sự Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn trong việc quản lý hồ sơ cho nhân viên làm công tác cũng như theo dõi chính xác thông tin của từng nhân viên trong đợn vị, tổ chức

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân sự của công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ và ứng dụng phần mềm quản lý thông tin hồ sơ nhân sự của công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ

5 Phương pháp nghiên cứu

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý hồ sơ nhân sự

- Chương 2: Thực trạng quản lý thông tin hồ sơ nhân sự tại Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ

- Chương 3: Tin học hóa trong quản lý thông tin hồ sơ nhân sự tại Công

ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

1.1 Tổng quan về quản lý nhân sự

1.1.1 Khái niệm nhân sự và quản trị nhân sự

Nhân lực: Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức

hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất

cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng

xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp

Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và

trí lực Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v Trí lực là nguồn tiềm tàng

to lớn của con người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v

Quản trị nguồn nhân lực gắn liền với mọi tổ chức bất kể tổ chức đó có

phòng hoặc bộ phận quản trị nhân sự hay không là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ cùng các nhánh trải rộng khắp nơi trong một

tổ chức

Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại

và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào Vì vậy, vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng đầu

Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức

và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác

Quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

- Phân tích công việc

- Tuyển dụng nhân viên

- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên

Nhiệm vụ của quản trị nhân sự

Quản lý công tác tuyển dụng

Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán để tính lương, lập bảng đánh giá đối với ứng viên thử viêc

Quản lý hồ sơ lý lịch và lưu hồ sơ

Quản lý công tác đào tạo

Quản lý các ứng viên không đạt yêu cầu trong các đợt tuyển dụng

Quản lý văn phòng phẩm

Đề xuất các phương án thưởng ngày lễ tết, và trợ cấp

“Quản trị” bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều

Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hồn thiện liên tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức

1.1.2 Các nội dung cơ bản của Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp cần lưu

hồ sơ

Phân tích công việc

Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có Phân tích công việc là một nội dung quan trọng của quản trị nhân sự, nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung khác của quản trị nhân sự

- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc

Nội dung của phân tích công việc:

Sơ đồ 1.1 Nội dung phân tích công việc

Bước 1: Mô tả công việc

Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan

hệ trong công việc…

Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau:

- Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào

tại nơi làm việc

- Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp này được thực hiện với chính những

người làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ Cuộc tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập được những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để trao đổi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng Trong khi quan sát có thể sử dụng một số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng

hồ để bấm giờ

- Bản cân hỏi: Theo phương pháp này các bản câu hỏi được thảo ra phát

rộng rãi cho các công nhân viên và những người có liên quan đến công việc để họ trả lời Câu hỏi đưa ra phải đầy đủ, rõ ràng, nhưng không nên quá chi tiết, tỷ mỷ

Bước 2: Xác định công việc

Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ xung

Từ đó xác định được bản mô tả công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc

Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự

Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được Đối với các công việc khác nhau, số lượng

và mức độ yêu cầu cũng khác nhau

Những yêu cầu hay được đề cập đến:

- Sức khoẻ (thể lực và trí lực)

- Trình độ học vấn

- Tuổi tác, kinh nghiệm

- Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình

Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn

Bước 4: Đánh giá công việc

Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc Việc đánh giá công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ

là căn cứ để xác định mức lương tương xứng cho công việc này Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc vào phương pháp đánh giá

Bước 5: Xếp loại công việc

Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một nhóm Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản lý trong công việc

1.1.2.1 Tuyển dụng nhân sự

Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn Bản thân những người được tuyển vào công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ rất hứng thú

và an tâm với công việc Ngược lại nếu việc tuyển dụng nhân sự không được thực hiện đúng thì sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực tác động trực tiếp tới công ty và người lao động

Nguồn tuyển dụng:

Nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ tuyển dụng nhân sự trong nội bộ doanh

nghiệp thực chất là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cất nhắc từ bộ phận này sang

bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác

Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài doanh nghiệp

Là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp

Nội dung của tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự

- Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau:

- Quảng cáo trên báo, đài, tivi

- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

- Thông báo tại doanh nghiệp

Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng

Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ

- Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc Người xin tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu

- Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn

đề ra để không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do

đó có thể giảm chi phi tuyển dụng cho doanh nghiệp

Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên

Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định vấn đề

- Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra được các ứng cử viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá các ứng cử viên về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành

- Ngoài ra có thể áp dụng các hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng lực đặc biệt của ứng cử viên như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay…

- Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng cử viên về nhiều phương diện như: kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng…

- Phải ghi chép từng đặc điểm cần lưu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất

Bước 5: Kiểm tra sức khỏe

Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách đạo đức tốt, nhưng sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng Nhận một người có sức khoẻ không đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp

lý cho doanh nghiệp

Bước 6: Đánh giá ứng cử viên và quyết định

Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động

Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc

ký hợp đồng lao động Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc…

Trách nhiệm của nhà quản trị là làm mềm các ứng cử viên, giúp họ mau chóng làm quen với công việc mới

1.1.2.2 Đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo và phát triển nhân sự là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự Ngoài ra, nó còn bao gồm nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp Phải đào tạo và phát triển nhân sự vì trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng, muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ

Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn được cập nhật hoá kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biến đổi của môi trường xung quanh ảnh hưởng tới công việc của

mới hoặc những người đang thực hiện một công việc nào đó nhưng chưa đạt yêu cầu Ngoài ra, còn có quá trình nâng cao trình độ đó là việc bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp để họ có thể làm được những công việc phức tạp hơn, với

năng suất cao hơn

Phát triển nhân sự:

Mỗi một cơ quan đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh nghiệp để mỗi một cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ hội thăng tiến Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi

cơ quan

Nội dung của công tác phát triển nhân sự :

- Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị

- Giải quyết chế độ cho nhân viên

- Tuyển dụng đội ngũ lao động mới

1.1.2.3 Sắp xếp và sử dụng lao động

Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chưa đủ để đảm bảo phát huy chất lượng của đội ngũ cán bộ Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý Việc bố trí cán bộ quản lý phải được thể hiện

ở kết quả cuối cùng, đó là hiệu quả và chất lượng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính có tính cá nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận

1.1.2.4 Đánh giá thành tích công tác

Khái niệm và ý nghĩa của công tác đánh giá thành tích:

Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự Nó là chìa khoá để hoạch định, tuyển mộ cũng như phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hoá, được tiến hành thường xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi người

Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính xác và công bằng Qua đánh giá biết rõ được năng lực và triển vọng của

mỗi người, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người đó Việc đánh giá thành tích được thực hiện đúng đắn sẽ cải thiện được bầu không khí trong tập thể, mỗi người đều cố gắng làm việc tốt hơn, để trở thành người tích cực hơn, để đón nhận những đánh giá tốt về mình

Đánh giá thành tích công tác nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người

bị đánh giá và hội đồng đánh giá Không những người bị đánh giá có ý thức hơn

về hành vi, lời nói, việc làm của mình mà những người trong hội đồng đánh giá cũng phải nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thu thập thông tin đánh giá

về người khác Ngược lại những đánh giá hời hợt chủ quan có thể tạo nên tâm trạng bất bình, lo lắng ấm ức nơi người bị đánh giá Sự không thoả mãn hay hài lòng này có thể làm cho họ không tập trung tư tưởng vào công việc, làm việc kém năng suất và hiệu quả, có khi tạo nên sự chống đối ngấm ngầm, mâu thuẫn nội bộ và làm vẩn đục không khí tập thể

1.1.2.5 Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến

bộ khoa học kỹ thuật và người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được,

nhưng con người thì không thể Vì vậy, có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự

có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù, siêng năng của mình,

đã phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân

sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về quản lý thông tin hồ sơ nhân sự

1.2.1 Khái niệm hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến quá trình sống

và hoạt động của từng con người cụ thể ở một cơ quan, đoàn thể, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu, đơn vị lực lượng vũ trang…(sau đây gọi chung là đơn vị, tổ chức) Đây là một loại phương tiện không thể thiếu trong quá trình hoạt động quản lý của một cơ quan, tồ chức dù lớn hay nhỏ, tùy thuộc vào

vị trí và sự phân cấp quản lý mà ở đó có bảo quản một khối lượng nhất định các

hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự thường được thành lập ở đơn vị khi cá nhân đó bắt đầu vào làm việc ở cơ quan, đơn vị Bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ của môt

cơ quan sẽ tiến hành hướng dẫn các cá nhân việc lập hồ sơ Các cá nhân thực hiện việc lập, kê khai hồ sơ theo hướng dẫn của bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan Sau đó bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan sẽ tiến hành thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí, thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại và hướng dẫn để cán bộ nhân viên tiếp tục hoàn thiện Và nếu hồ sơ đã đạt yêu cầu thì sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạnh đơn vị ký duyệt và tiến hành cập nhập, lưu trữ hồ sơ

Công việc quản lý, bảo quản các hồ sơ nhân sự chủ yếu do chính các cơ quan, tổ chức làm công tác nhân sự, tự quy định và lưu trữ

1.2.2 Thành phần hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức bao gồm:

- Tài liệu liên quan đến lịch sử của mỗi cá nhân: Khai sinh, giá thú, các bản khai lý lịch tự thuật (kể cả các bản khai bổ sung hàng năm) do các cơ quan quản lý nhà nước cấp (do UBND xã, phường hoặc cơ quan, tổ chức quản lý người đó xác nhận)

- Tài liệu liên quan đến việc tham gia của cá nhân ở các tổ chức đảng, đoàn thể, các hội Loại tài liệu này thường có các quyết định kết nạp, thẻ đảng viên, đoàn viên, hội viên cùng các giấy tờ khác liên quan

- Tài liệu liên quan đến học vấn và nghề nghiệp của cá nhân Ví dụ như giấy tờ xác nhận các trình độ mà cá nhân đó trải qua: Các văn bằng tốt nghiệp Trung học, Đại học, sau Đại học; các chứng chỉ xác nhận trình độ ngoại ngữ, tin học, trình độ tay nghề…của các cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp

- Tài liệu liên quan đến tài sản riêng của cá nhân như giấy tờ xác nhận quyền sở hữu nhà đất, ruộng vườn, trang trại cũng như những số liệu về thu nhập của cá nhân trong quá trình làm việc của họ ở cơ quan, tổ chức

- Tài liệu về tình trạng sức khỏe của cá nhân Những tài liệu này do thầy thuốc ở các bệnh viện, Hội đồng giám định y khoa hoặc có thể do người có thẩm quyền ở cơ quan Thương binh và Xã hội cấp liên quan đến tình trạng sức khỏe

và bệnh tật của đương sự như các loại giấy khám sức khỏe, xác nhận mức độ sức khỏe, tài liệu giám định y khoa…

- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật (nếu có); tài liệu về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, thuyên chuyển, điều chỉnh nâng bậc lương…Loại tài liệu này thường có các quyết định của Thủ tướng, các cơ quan, tổ chức và các giấy tờ liên quan kèm theo Ví dụ: biên bản xét khen thưởng (hoặc kỷ luật), bản

kê khai thành tích hoặc bản kiểm điểm của cá nhân, đơn đề nghị xin chuyển đơn

vị công tác…

1.2.3 Vai trò của quản lý hồ sơ nhân sự

Khác với tài liệu xuất xứ cá nhân nói chung, hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức chỉ bao gồm: hồ sơ nhân sự được hình thành do nhu cầu của hoạt động quản lý con người, chủ yếu phục vụ công tác tổ chức của cơ quan Những

hồ sơ nhân sự này tuy phần lớn không có giá trị lưu vĩnh viễn (ngoại trừ những

hồ sơ nhân sự của những người nổi tiếng thuộc thành phần phông lưu trữ cá nhân), nhưng có giá trị đặc biệt, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ quản lý của cơ quan, tổ chức trong một thời gian tương đối dài

Hồ sơ nhân sự phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý từng con người cụ thể, nhân tố quyết định đến toàn bộ sự tồn tại và vận hành của cơ quan, tổ chức Đối với mỗi cơ quan, tổ chức mà trực tiếp là bộ phận tổ chức cán bộ, thì hồ sơ nhân

sự được coi là phương tiện quan trọng để xem xét, đánh giá con người chính xác trong mọi trường hợp như bố trí, điều động, đề bạt vào những vị trí công việc thích hợp cũng như khen thưởng, điều chỉnh nâng bậc lương…

1.2.4 Thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự

Theo sự phân cấp quản lý nhân sự trong các cơ quan, tổ chức, hồ sơ nhân

sự được lưu trữ và bảo quản tại cơ quan, tổ chức mà cá nhân đó làm việc Những

hồ sơ nhân sự này cần được thống kê và bảo quản riêng theo một chế độ thống nhất Như vậy sẽ có nhiều tiện lợi cho hoạt động quản lý như: tra tìm nhanh chóng, phục vụ kịp thời để lãnh đạo ra những quyết định chính xác…

Khi cá nhân nào đó được điều động, thuyên chuyển sang cơ quan, tổ chức khác thì hồ sơ nhân sự có liên quan được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới Nếu cá nhân chấm dứt thời gian làm việc ở cơ quan, tổ chức nào (như nghỉ hưu, nghỉ mất sức… theo chế độ) thì hồ sơ nhân sự của người đó sẽ được bảo quản cố định tại cơ quan cho đến khi được phép đánh giá loại hủy

Trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, không còn tư cách pháp nhân thì hồ

sơ nhân sự của cơ quan đó phải được chuyển giao cho cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp của nó Những hồ sơ nhân sự này phải được bảo quản ít nhất 75 năm kể từ ngày sinh của cá nhân đó, sau thời gian đó, hồ sơ nhân sự được đánh giá lại Nếu hồ sơ nhân sự của nhân nào thực sự không còn giá trị sử dụng hoặc không làm phương hại đến lợi ích của những người có liên quan thì lập Hội đồng đánh giá, xem xét và quyết định loại hủy

1.3 Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự HRM

Perfect HRM được phát triển bởi Perfect Software là một trong số những phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả Hơn nữa, phần mềm tích hợp khá nhiều tính năng hữu ích đem đến giải pháp quản lý nhân sự tổng thể mà ít có phần mềm nào hỗ trợ

Sử dụng Perfect HRM bạn có thể quản lý toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, công ty mình về: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, tiền lương hàng tháng, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, điều chuyển nhân viên, khen thưởng, quỹ, chức vụ, công việc,

Thêm vào đó, Perfect HRM cung cấp các danh mục chính: phòng ban, chức vụ, mức lương, phụ cấp của toàn nhân viên và tích hợp các chức năng: tìm kiếm, lập báo cáo thông kê, giúp bạn tìm nhanh các thông tin liên quan của một nhân viên và tạo báo cáo thống kê chi tiết tình trạng nhân viên nhanh chóng

Ngoài ra, Perfect HRM cho phép người dùng kết nối tới máy chấm công vân tay hay thẻ từ để quản lý bảng công đi làm của toàn công ty Các dữ liệu được ghi lại được xuất ra file để dễ quản lý hoặc nhập dữ liệu từ excel vào phần

mềm Perfect HRM còn hỗ trợ phân quyền cho người sử dụng và cài đặt password để bảo vệ dữ liệu an toàn

Những tính năng chính của Perfect HRM:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, công ty hiệu quả

- Cung cấp các tính năng quản lý nhân viên: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, tiền lương hàng tháng, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, điều chuyển nhân viên, khen thưởng, quỹ, chức vụ, công việc,

- Tích hợp các chức năng: tìm kiếm, lập báo cáo thông kê,

- Kết nối tới máy chấm công vân tay hay thẻ từ để quản lý bảng công đi làm của toàn công ty

- Xuất dữ liệu ra file excel hoặc ngược lại

- Phân quyền người dùng

- Thiết lập mật khẩu bảo vệ dữ liệu an toàn

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG THẾ KỶ 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ

2.1.1 Địa giới hành chính

Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ là doanh nghiệp nằm tại số 1, hẻm 68/121, phố Kim Ngưu, tổ 13A, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

2.1.2 Tình hình hoạt động của công ty

Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ thành lập ngày 19/12/ 2016 gồm bốn cổ đông tham gia sáng lập với số vốn thành lập là 3,2 tỷ đồng

Công ty hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau, đó là:

C25110 - Sản xuất các cấu kiện kim loại

C25910 - Rèn, dập, ép và cán kim loại; luyện bột kim loại

C25920 - Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại

C33120 - Sửa chữa máy móc, thiết bị

C33140 - Sửa chữa thiết bị điện

C33200 - Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp

E3700 - Thoát nước và xử lý nước thải

F41000 - Xây dựng nhà các loại

F42200 - Xây dựng công trình công ích

F42900 - Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

G45120 - Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống);

G4513 - Đại lý ô tô và xe có động cơ khác

G45200 - Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

G4530 - Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

G46510 - Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

G46520 - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

G46530 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp G4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác (Ngành chính) G4662 - Bán buôn kim loại và quặng kim loại

G4663 - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

H5210 - Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

J62090 - Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính

M70200 - Hoạt động tư vấn quản lý

M71200 - Kiểm tra và phân tích kỹ thuật

N7710 - Cho thuê xe có động cơ

G4741 - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh

G4759 - Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh

N82990 - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu

C32110 - Sản xuất đồ kim hoàn và chi tiết liên quan

C32120 - Sản xuất đồ giả kim hoàn và chi tiết liên quan

N7730 - Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

Trong đó, công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây lắp cơ điện

Trải qua gần 1 năm hoạt động, tuy là công ty mới thành lập, tuy nhiên, công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu, ký được nhiều hợp đồng với các chủ đầu tư về các lĩnh vực hoạt động

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay cơ cấu bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế

Kỷ gồm:

Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty

và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÀN

BAN KIỂM SOÁT

PHÒNG KẾ HOẠCH – ĐẦU TƯ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ

ĐÔNG

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 03 (ba) thành viên với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công

ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản

lý khác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát của Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ bao gồm 04 (bốn) thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát

là 05 (năm) năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc

Ban Tổng Giám đốc

Ban Tổng Giám đốc của Công ty bao gồm 02 (hai người): 01 Giám đốc và

01 Phó Giám đốc Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị

về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Phó Tổng Giám đốc giúp việc Tổng Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

Đảm nhận và chịu trách nhiệm trong công tác tham mưu xây dựng cơ cấu

tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, quy hoạch cán bộ; Lập kế hoạch đào tạo và tuyển dụng lao động, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm; tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng quy chế trả lương, thưởng Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo luật định và quy chế của Công ty; Theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện công tác kỷ luật Thực hiện các nhiệm vụ của công tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý xe ôtô con, vệ sinh môi trường, ngoại cảnh, công tác bảo vệ Phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch bảo vệ,

an ninh, quốc phòng, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt hàng năm

Phòng kỹ thuật:

Thực hiện các chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến

kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất; Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất; Quản lý

hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc thiết bị; xây dựng và theo dõi kế hoạch duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị; Kết hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và thực hiện nội dung chương trình đào tạo, tổ chức thi nâng bậc kỹ thuật cho công nhân hàng năm Chịu trách nhiệm về công tác đầu tư, xây dựng cơ bản và công

Phòng Tài chính Kế toán:

Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về lĩnh vực tài chính kế toán Phòng có chức năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm; Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Công ty; Thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ; Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc lập hóa đơn chứng từ ban đầu cho công tác hạch toán kế toán; hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê

2.2 Thực trạng quản lý thông tin hồ sơ nhân sự tại Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ

Trong văn phòng, công tác quản lý hồ sơ nhân sự giữ một vị trí khá quan trọng trong hoạt động quản lý văn phòng của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ nói riêng Văn phòng thực hiện các công việc hoạt động chung của công ty, là nơi tập chung quản lý thông tin hồ sơ nhân viên Văn phòng công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ có các nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc

2.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hồ sơ nhân viên

Cá nhân

BM/QT43/ P.TCHC/06/01

Thông báo cho tất cả các phòng, cá nhân về

kê khai, bổ sung hồ sơ

Kê khai, bổ sung hồ sơ

Bước 1: Thông báo cho tất cả các phòng ban, cá nhân về lập, kê khai bổ sung hồ sơ

- Lập hồ sơ: Đối với nhân sự được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng về công ty thì Văn phòng công ty có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn lập hồ sơ theo quy định tại quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006; 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 và quyết định 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ

- Kê khai, bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng

01 của năm sau), Văn phòng công ty có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ

sơ cán bộ, nhân viên theo mẫu và hướng dẫn cán bộ các đơn vị kê khai bổ sung

hồ sơ

- Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, nhân viên phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần Hồ sơ gốc theo qui định

- Thành phần hồ sơ gồm:

+ Quyển “Lý lịch nhân viên theo mẫu”

+ Bản “Sơ yếu lý lịch nhân viên”;

+ Bản sao giấy khai sinh;

+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;

+ Sự thay đổi về tài sản;

+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;

+ Kỷ luật

 Bước 2: Nộp hồ sơ, kê khai bổ sung hồ sơ

Trường hợp nhân viên mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng thì nhân viên nộp hồ sơ theo sự hướng dẫn của Cán bộ Văn phòng công ty

Bổ sung, kê khai hồ sơ cá nhân: Cá nhân có trách nhiệm kê khai bổ sung

hồ sơ theo quy định của công ty

 Bước 4: Kiểm tra, ký nhận

Lãnh đạo công ty xem xét, ký xác nhận vào bản kê bổ sung hồ sơ hàng năm của nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ

 Bước 5: Cập nhập, lưu hồ sơ

Văn phòng công ty có trách nhiệm cập nhật và lưu giữ hồ sơ nhân viên theo quy định

2.4 Những kết quả đạt được và một số tồn tại

Công tác quản lý hồ sơ nhân viên tại Công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế

Kỷ đã đạt được những thành tích tốt, bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục, để công tác quản lý thông tin tại cơ quan đạt được những kết quả tốt hơn nữa

Ưu điểm:

Hệ thống quản lý hồ sơ dựa trên cách làm truyền thống, vì vậy cách làm

dễ dàng chi phí thấp, thích hợp cho những hệ thống nhỏ và không yêu cầu người quản lý phải có những kiến thức và trình độ nhất định về công nghệ thông tin

Đặc biệt, lãnh đạo rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho các nhân viên nói chung và nhân sự làm công tác quản lý hồ sơ nói riêng

Chính nhờ sự quan tâm của lãnh đạo Công ty đã tạo nên nền tảng cho công tác quản lý hồ sơ nhân sự từng bước hoàn thiện

Ví dụ: khi muốn tra cứu thông tin của một nhân viên nào đó trong đơn vị, hay muốn xem quá trình làm việc của một nhân viên, với đống sổ sách khổng lồ, thì tìm kiếm một cách thủ công là một việc vô cùng khó khăn, tốn nhiều thời gian Các lãnh đạo cũng khó quản lý đơn vị của mình Đặc biệt là việc bảo mật không cao

2.5 Đưa ra giải pháp

Từ thực trạng trên, nên đưa ứng dụng tin học vào xây dựng chương trình quản lý hồ sơ Để giải quyết vấn đề còn tồn tại, sau đây là giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty Cổ phần Kỹ Thương Thế Kỷ:

Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ

Đầu tư cơ

sở vật chất, trang thiết bị