Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố cao bằng, tỉnh cao bằng

Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên đang công tác tại văn phòng UBND thành phố Cao Bằng đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp những số liệu thực tế để e

LỜI CẢM ƠN

Trải qua quãng thời gian học tập tại Khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin & truyền thông Thái Nguyên, được sự giúp đỡ quý báu của các thầy giáo, cô giáo em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp đại học Hoàn thành bài báo cáo này, cho phép em xin được bày tỏ lời cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt về sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Bích Hải đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo này

Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên đang công tác tại văn phòng UBND thành phố Cao Bằng đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành bài báo cáo này

Mặc dù đã cố gắng để hoàn thiện đề tài, song do thời gian có hạn và kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế trong việc thu thập thông tin thực tế, tập hợp tài liệu,

do đó bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiết sót, hạn chế nhất định Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo chân thành của cô giáo hướng dẫn cùng toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong Khoa để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Thái Nguyên, ngày 25 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Hoàng Quang Thế

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em trong thời gian qua và được sự hướng dẫn của Th.S Phạm Thị Bích Hải Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những kết quả và số liệu trong khóa luận được thực hiện tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng, không sao chép bất kỳ nguồn tài liệu, số liệu nào khác

Thái Nguyên, ngày 25 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Hoàng Quang Thế

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC VIẾT TẮT v

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU vi

LỜI MỞ ĐẦU vii

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 1

1.1 Khái niệm hồ sơ 1

1.1.1 Khái niệm 1

1.1.2 Chức năng của hồ sơ 1

1.1.3 Phân loại hồ sơ 2

1.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 2

1.2.1 Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức 2

1.2.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 5

1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 5

1.2.4 Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 7

1.3 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 7

1.3.1 Khái niệm 7

1.3.2 Nguyên tắc và trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ 7

1.3.3 Các phương pháp quản lý hồ sơ CB, CC, VC và ưu nhược điểm của từng phương pháp 9

1.3.4 Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 14

Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 15

2.1 Giới thiệu chung về UBND thành phố Cao Bằng 15

2.1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 15

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 22

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Bằng 23

2.2.1 Tình hình hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 23

2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng 25

2.2.3 Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng 36

2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức 39

Chương 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG – TỈNH CAO BẰNG 42

3.1 ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng 42

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm Perfect HRM 42

3.1.2 Chức năng phần mềm mang lại 42

3.1.3 Lợi ích phần mềm Quản lý nhân sự Perfect HRM mang lại 43

3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng 43

3.2.1 Giao diện đăng nhập 43

3.2.2 Chức năng trong thẻ Danh sách nhân viên 46

3.2.3 Thêm một nhân viên mới 49

3.2.4 Tiện ích tìm kiếm và truy xuất thông tin của phần mềm 51

3.2.5 Các tùy chọn riêng dành cho CB, CC, VC 53

3.2.6 Danh mục thống kê tình hình nhân sự 56

3.2.7 Sao lưu và đồng bộ dữ liệu của phần mềm 57

3.2.8 Một số ưu điểm và hạn chế của phần mềm 58

3.3 Điều kiện đảm bảo ứng dụng phần mềm Perfect HRM vào quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng 58

3.3.1 Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ 58

3.3.2 Quan tâm đầu tư hạ tầng cơ sở Công nghệ thông tin 58

3.3.3 Đảm bảo tài chính 59

3.3.4 Nâng cao trình độ đội ngũ Cán bộ, công chức, viên chức 59

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

Comment [HQT01]: Số trang

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

Hình 2.1 UBND thành phố Cao Bằng 15

Hình 3.1 Giao diện đăng nhập khởi tạo chương trình 43

Hình 3.2 Giao diện tùy chọn của chương trình 44

Hình 3.3 Giao diện chính của chương trình 44

Hình 3.4 Màn hình chính của phân hệ Danh sách nhân viên 46

Hình 3.5 Các phòng ban có trong UBND thành phố Cao Bằng 46

Hinh 3.6 Thêm mới phòng ban 47

Hình 3.7 Nhập thông tin về phòng ban 47

Hình 3.8 Thông tin của các CB, CC, VC 48

Hình 3.9 Các tiện ích trong phân hệ Danh sách nhân viên 48

Hình 3.10 Giao diện Thêm mới nhân viên 49

Hình 3.11 Thông tin sau khi đã được điền đầy đủ 50

Hình 3.12 Danh sách nhân viên sau khi đã được cập nhật và thêm mới 51

Hình 3.13 Truy xuất thông tin theo các biểu mẫu có sẵn trong hệ thống 51

Hình 3.14 Kết quả truy xuất thông tin theo biểu mẫu có sẵn 52

Hình 3.15 Các tiêu chí lựa chọn để truy xuất thông tin 52

Hình 3.16 Kết quả sau khi đã lọc các tiêu chí cần hiển thị 53

Hình 3.17 Các tùy chọn riêng dành cho nhân viên 53

Hình 3.18 Các thông tin cần điền trong mục khen thưởng 54

Hình 3.19 Tùy chọn theo mã nhân viên để khen thưởng 54

Hình 3.20 Thông tin công tác của CB, CC, VC 55

Hình 3.21 Thông tin về việc đưa CB, CC, VC đi học tập và đào tạo trình độ và chuyên môn 55

Hình 3.22 Thống kê về giới tính nhân sự đang làm việc tại UBND 56

Hình 3.23 Thống kê về trình độ học vấn của các CB, CC, VC 57

Hình 3.24 Sao lưu dữ liệu 57

Bảng 2.1 Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 28

Bảng 2.2 Mấu sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ công chức, viên chức 33 Bảng 2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 39

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh me, nhanh chóng xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, nhiều ngành nghề và đặc biệt là trong công tác văn phòng trong công tác quản lý nói chung và công tác quản

lý hồ sơ nói riêng Tuy nhiên UBND thành phố Cao Bằng chưa sử dụng công nghệ thông tin, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ chủ yếu bằng phương pháp truyền thống, bảo quản trong tủ đựng hồ sơ, tài liệu, và cơ quan không có biểu mẫu đăng ký, quản

lý hồ sơ CB, CC, VC Như vậy việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý

hồ sơ CB, CC, VC là một yêu cầu cấp thiết để loại bỏ những phương pháp lưu trữ

hồ sơ đã lạc hậu, gây mất thời gian cho người quản lý tài liệu Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng và yêu cầu nâng cáo chất lượng công việc quản lý hồ sơ

CB, CC, VC của cơ quan, em quyết định thực hiện đề tài: "Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng”

2 Mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng và phạm vi, phương pháp nghiên cứu

 Mục tiêu nghiên cứu

Khảo sát khả năng ứng dụng phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ

sơ CB,CC,VC tại Phòng UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng

 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận công tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC

- Đánh giá so sánh thực trạng quản lý hồ sơ CB,CC,VC tại Phòng UBND thành phố Cao Bằng với quy định chuẩn do Nhà nước ban hành

- Đề xuất giải pháp, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Tin học hóa quá trình quản lý hồ sơ, ứng dụng phần mềm phù hợp vào công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao bằng, tỉnh Cao Bằng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng

+ Thời gian: Đề triển khai thực hiện đề tài này, em sẽ đánh giá thực trạng cơ quan trong thời gian từ năm 2012 đến nay Năm 2012, UBND tỉnh Cao Bằng đã đầu

tư trang thiết bị, hệ thống máy tính, hạ thầng mạng cho UBND thành phố Cao Bằng,

và đội ngũ cán bộ được bồi dưỡng, nâng cao nhận thức về việc Ứng dụng CNTT trong công việc

 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc tài liệu, giáo trình, các quy định, thông tư có liên quan tới công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập các thông tin của CB, CC, VC

- Phương pháp đánh giá tổng hợp: đánh giá cách lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC

và tổng hợp lại những cách sắp xếp giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ

3 Ý nghĩa đề tài

 Ý nghĩa thực tiễn

Những kết quả nghiên cứu và các đề xuất giải pháp của đề tài có thể là căn

cứ khả thi để UBND thành phố Cao bằng ứng dụng được phần mềm vào quản lý hồ

sơ CB, CC, VC, nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao bằng

 Ý nghĩa khoa học

Những kết quả nghiên cứu về cơ sở lý luận quản lý hồ sơ góp phần làm giàu

cơ sở lý luận cho việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ ở cấp quản lý cơ sở

4 Bố cục, nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung nghiên cứu của đề tài được kết cấu bởi 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hồ sơ và quản lý hồ sơ CB, CC, VC Chương 2: Thực trạng và công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng

Chương 3: Đề xuất giải pháp, ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ

sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ,

CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 1.1 Khái niệm hồ sơ

1.1.1 Khái niệm

“Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”(1)

“Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”(2)

1.1.2 Chức năng của hồ sơ

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức Trong cơ quan, công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy

đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng và của cơ quan nói chung

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng

cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình Ngoài ra biết được những hồ

sơ, tài liệu nào cần bảo quản chu đáo, nhằm phát hiện những văn bản bị phân tán, thất lạc, mất mất trong quá trình sử dụng, và giữ gìn được bí mật của cơ quan nhà nước

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc,

đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành)

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ, không phải tài liệu riêng lẻ Đây

là một yêu cầu bắt buộc Vì công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản Trên cơ sở đó, các cán bộ văn thư sẽ dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập, phân loại, xác định giá trị tài liệu có trong hồ sơ Do đó mà nâng cao được hiệu quả

và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan

1.1.3 Phân loại hồ sơ

- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả,… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết các công việc của cơ quam

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân

cụ thể (hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ đảng viên…)

- Hồ sơ chuyên ngành: Là các tài liệu liên quan đến những ngành nghề chuyên môn như bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ mặt bằng Ví dụ các hồ sơ liên quan tới quá trình xây dựng của cơ quan Xây dựng nên công trình đó

1.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

1.2.1 Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức

vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội cấp TW, cấp tỉnh, thành phố, quận (huyện), thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, trong biên chế và được hưởng lương từ ngân sách nhà nước

Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội cấp TW, cấp tỉnh, thành phố, quận (huyện), thị xã; trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải sỹ quan, hạ sỹ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được đảm bảo từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật Viên chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Từ các khái niệm được quy định, chúng ta có thể phân biệt khái niệm “Cán

bộ, công chức, viên chức” theo các tiêu chí cơ bản sau

vụ quản lý; nhân danh quyền lực chính trị, quyền lực công

- Theo nhiệm kỳ

- Vận hành quyền lực nhà nước, làm nhiệm vụ quản lý

- Thực hiện công vụ thường xuyên

- Thực hiện chức năng xã hội, trực tiếp thực hiện kỹ năng, nghiệp vụ chuyên sâu

- Thực hiện các hoạt động thuần túy mang tính nghiệp vụ, chuyên môn

2 Nguồn gốc, trách

nhiệm pháp lý

- Được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm, trong biên chế

- Trách nhiệm chính

- Thi tuyển, bổ nhiệm, có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,

- Xét tuyển, ký hợp đồng làm việc

- Trách nhiệm trước

cơ quan, người đứng

trị trước Đảng, Nhà nước, nhân dân và trước cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền

trong biên chế

- Trách nhiệm chính trị, trách nhiệm hành chính của công chức

đầu tổ chức, cơ quan xét tuyển, ký hợp đồng

3 Chế độ lương

Hưởng lương từ ngân sách nhà nước, theo vị trí, chức danh

Hưởng lương từ ngân sách nhà nước, theo ngạch bậc

Lương hưởng một phần từ ngân sách, còn lại là nguồn thu

sự nghiệp

4 Nơi làm việc

Cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội

Cơ quan Đảng, nhà nước, tổ chức CT-

XH, Quân đội, Công

an, Toà án, Viện kiểm sát

Đơn vị sự nghiệp nhà nước, các tổ chức xã hội

5 Tiêu chí

đánh giá

- Năng lực lãnh đạo, điều hành, tổ chức, quản lý;

- Tinh thần trách nhiệm;

- Hiệu quả thực hiện nhiệm vụ

- Năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ;

- Tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ;

- Tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực thi nhiệm vụ;

- Thái độ phục vụ nhân dân

- Năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ;

- Hiệu quả công việc (số lượng, chất lượng)

- Thái độ phục vụ nhân dân

1.2.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý, phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập Quá trình công tác, phẩm chất, trình độ năng lực, hoàn cảnh kinh

tế, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức, viên chức thể hiện ở

sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật thường xuyên, định kỳ trong quá trình công tác của cán bộ, công chức, viên chức kể từ khi được tuyển dụng

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức, viên chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu chính và bắt buộc phải có trong thành phần hồ sơ CB, CC, VC để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của CB, CC, VC Quyển lý lịch do CB, CC, VC tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức, viên chức và các mối quan hệ gia đình – xã hội của cán bộ công chức, viên chức;

- Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu do cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC khai bổ sung theo định lỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC Bản bổ sung lý lịch được

cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

- Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý

CB, CC, VC tóm tắt từ quyển lý lịch của CB, CC, VC để phục vụ cho các công việc bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu

- Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của CB, CC, VC; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của CB, CC, VC như: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận, Trường hợp,

văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật;

- Các quyết định về việc tuyển dụng bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng của CB, CC, VC;

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá CB, CC, VC theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền;

- Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền đối với CB,

CC, VC (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu của hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập…);

- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;

- Đơn, thẻ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của

cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến CB, CC, VC

và gia đình CB, CC, VC được phản ánh trong đơn thư Không lưu trong thành phần

hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan

có thẩm quyền;

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan

hệ xã hội của cán bộ, công chức;

- Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó;

* Hồ sơ ban đầu được bổ nhiệm vào ngạch gồm:

- Tóm tắt sơ yếu lý lịch có ảnh khổ 3x4 của cá nhân

- Các bản sao văn bằng, chứng chỉ các khóa đào tạo, bồi dưỡng có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền

- Bản sao quyết định nâng bậc lương

* Hồ sơ dự thi nâng ngạch của công chức gồm:

- Đơn theo mẫu quy định của Sở Nội vụ

- Tóm tắt sơ yếu lý lịch có ảnh khổ 3x4 của nhân

- Các bản sao văn bằng, chứng chỉ các khóa đào tạo, bồi dưỡng có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền

- Bản sao quyết định nâng bậc lương

1.2.4 Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ CB, CC, VC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công tác quản lý CB, CC, VC Hồ sơ CB, CC, VC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong các, các hoạt động và mối quan hệ gia đình – xã hội của người CB, CC, VC

Hồ sơ CB, CC, VC là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC,

VC nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người CB, CC, VC ngoài ra còn cung cấp nhũng thông tin tin cậy để phân biệt phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của CB,

CC, VC đó phục vụ công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí công việc

Hồ sơ CB, CC, VC là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với các CB, CC, VC được đầy đủ và chính xác hơn, và làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tụy gương mẫu và thực hiện chế độ đối với các CB, CC, VC

1.3 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

1.3.1 Khái niệm

Quản lý hồ sơ là việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức, liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ quản lý, bảo quản, tiêu hủy tài liệu trong hoạt động của một tổ chức

Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là việc theo dõi quá trình công tác, luân chuyển, thuyên chuyển và năng lực công tác của từng cán bộ, công chức, viên chức trên từng lĩnh vực công tác và từng thời gian, thời điểm công tác của cán

tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ sơ ban đầu đưa vào theo dõi, quản lý Nghiêm cấm việc phát tán thông tin có trong hồ sơ CB, CC, VC

- Khi CB, CC, VC được điều động, luân chuyển hồ sơ sẽ chuyển cho cơ quan mới quản lý và theo dõi Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan tiếp nhận CB, CC, VC trực tiếp thực hiện mà không để CB, CC, VC tự chuyển hồ sơ của mình, đồng thời phải kiểm tra và lập biên bản bàn giao theo đúng quy định Trường hợp làm mất hồ

sơ CB, CC, VC được coi là hành vi làm mất tài sản của

- Mỗi tiêu chí thông tin trong thành phần tài liệu của hồ sơ CB, CC, VC là cơ

sở quan trọng để phục vụ công tác nghiên cứu, nhận xét, đánh giá cá nhân CB, CC,

VC và tổng hợp thống kê, đội ngũ CB, CC, VC Vì vậy, hồ sơ CB, CC, VC phải được quản lý khoa học và thống nhất

- Hồ sơ CB, CC, VC được quản lý, sử dụng và bảo quan theo chế đội tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ CB, CC, VC đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của CB, CC, VC

- CB, CC, VC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cùng cấp Những tài liệu do CB, CC, VC kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC xác minh và chứng nhận

- CB, CC, VC được giao quản lý hồ sơ phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, lập trường chính trị vững vàng, có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm và tận tụy với công việc được giao Nếu để hư hỏng, mối mọt làm chất lượng hồ sơ giảm sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức, đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật

- Hồ sơ CB, CC, VC cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ

sơ điện tử để dễ quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý

 Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC

- Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ CB, CC, VC

- Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ, công chức sao cho kịp thời, hợp lý và chính xác

- Tổ chức tốt các công việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ

- Cung cấp số liệu, tư liệu, các giấy tờ liên quan tới hồ sơ của CB, CC, VC một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác

- Nghiên cứu, phát hiện ra các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ

CB, CC, VC và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để kịp thời xem xét và

xử lý

- Đôn đốc, thua thập đầy đủ các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị minh

- Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

- Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC để

có biện pháp giải quyết kịp thời

- Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

1.3.3 Các phương pháp quản lý hồ sơ CB, CC, VC và ưu nhược điểm của từng phương pháp

1.3.3.1 Phương pháo quản lý hồ sơ theo vần, mẫu tự

 Sử dụng cho hồ sơ tên

- Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tài liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất

- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tài liệu theo mẫu vần tự để dễ truy tìm các tư liệu

- Hồ sơ cùng một tên: Nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn

- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ màu khác để dễ phân biệt

 Hồ sơ theo chủ đề:

- Tên chủ đề cần đặt cụ thể

- Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung

- Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề

- Sử dụng các công cụ hỗ trợ như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính)

- Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhận, hồ sơ cho mỗi tiêu

đề chính

- Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho việc tìm kiếm

 Hồ sơ theo địa danh:

- Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề

- Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ tra cứu thông tin (nên dùng máy tính)

1.3.3.2 Phương pháp quản lý theo số, mã số

- Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng lên: sử dụng phương pháp này sẽ đơn giản

và không lo về ký hiệu số, mã số (không hết số)

- Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như một dạng mã số): ví dụ 7-25-30

- Hệ thống lưu trữ bằng mã số: Sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó

1.3.3.3 Phương tiện và thiết bị lưu trữ

- Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), Tủ kệ

di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị

đề hồ sơ quay, thiết bị bánh xe

- Phương tiện điện tử: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…

- Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp “out”

- Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân

1.3.3.4 Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

- Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số

- Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách Có thể có một hộ thống

ký số cuối Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải qua trái, nó sẽ

giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do

* Bất lợi: chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó,

và nếu các chữ số trong các số tham chiếu dễ bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai

hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ sảy ra

1.3.3.5 Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo trình tự, thời gian

- Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự, thời gian nào đó đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh

- Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm thùy theo

số lượng tài liệu được lưu trữ

- Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác Do đó, đây là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ

* Ưu điểm: hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất,

vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫy nhiên, vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác, ví dụ: như là biết tên file

* Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu

1.3.3.6 Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo tên hồ sơ

- Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thương hay bắt đầu nhất trong một quốc gia

- Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được hia nhỏ thành

nhóm nhỏ hơn Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này sữ giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này

* Thuận lợi: sẽ dễ dàng tham chiếu một cách trực tiếp, được trao đổi cho hồ

sơ, do đó không cần chỉ nhục Dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ

hồ sơ, dễ hiểu và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không

* Bất lợi: sẽ có những tên thông dụng, có thể trùng nhau

1.3.3.7 Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo chủ đề, khu vực địa lý

- Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong

đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề Ví dụ như: Bảo hiểm hoặc bất động sản Trong đó nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn

* Ưu điểm: phương pháp phân loại theo chủ đề này sẽ dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người sử dụng đã quen thuộc với nó thì việc truy cập, tìm kiếm thông tin sẽ dễ dàng hơn

* Nhược điểm: có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp

- Phương pháp địa lý, đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm Điều này là

dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớn thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan

* Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc

mà không gây cản trở cho nhau Dễ hiểu và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm

Hệ thống địa danh này cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường, quản cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết

* Bất lợi: người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý

có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự Người sử dụng phải biết nơi chốn của một thông tin và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ

1.3.3.8 Phương pháp quản lý phân tán theo bộ phận

Ưu điểm:

- Tránh được sự trì hoãn không cần thiết

- Dễ dàng thực hiện

- Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác

Nhược điểm:

- Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận

- Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng

- Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung

- Những tài liệu quan trọng khó bảo mật

- Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu

và tạm thời

1.3.3.9 Phương pháp quản lý theo tập trung

Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lặp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện

1.3.3.10 Quản lý hồ sơ giấy

- Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên

- Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính

là hồ sơ toàn bộ phận, ban ngành trong mỗi đơn vị

- Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục

hồ sơ và ký tên duyệt danh mục này

- Hãy tổ chức cứ mỗi quý 1-2 lần, yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục

1.3.3.11 Quản lý hồ sơ máy, CD…

- Cách quản lý hồ sơ thông thương là lập theo các cấp folder khác nhau

- Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưng chưa được xử lý

- Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính)

đề lưu các thông tin cần xóa, chỉ xóa các thông tin này sau 3 tháng

- Hãy ra một số quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input, output Quy định backip dữ liệu, quy định sao lưu dữ liệu đình kỳ, quy định quét virut định kỳ, quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu đình kỳ

* Nhươc điểm một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:

- Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office)

- Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình format

- Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu

1.3.4 Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Quản lý hồ sơ CB, CC, VC là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp quản lý Do vậy, để nắm bắt thông tin về CB,

CC, VC ngoài việc tiếp xúc trực tiếp với cán bộ, kết quả công việc mà CB, CC, VC được giao, phản ánh của dư luận và quần chúng… nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ CB, CC, VC Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của CB, CC,

VC, qua đó cũng có thể hiểm thêm những vấn đề có liên quan khác

Làm tốt công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC sẽ góp phần thực hiện tốt cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ CB, CC, VC về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trường, đường lối công tác cán bộ của Đảng Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thông kê, tổng hợp về CB,

CC, VC góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 2.1 Giới thiệu chung về UBND thành phố Cao Bằng

2.1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

- Ngày 4 tháng 10 năm 2002, chuyển xã Đề thám thuộc huyện Hòa An về thị xã Cao Bằng quản lý Từ đó đến năm 2010, thị xã Cao Bằng có 4 phường: Sông Bằng, Sông Hiến, Hợp Giang, Tân Giang và 4 xã Đề Thám, Duyệt Trung, Hòa Chung, Ngọc Xuân

- Ngày 18 tháng 10 năm 2010, thị xã Cao Bằng được công nhận là Đô thị loại III

- Ngày 26 tháng 10 năm 2012, thị xã Cao Bằng được nâng cấp lên thành phố Thành phố Cao Bằng nằm gần như giữa trung tâm địa lý của tỉnh Kèm theo đó, Chính phủ ban hành Nghị quyết về việc điều chỉnh mở rộng địa giới hành chính thành phố Cao Bằng với 10.760.93 ha diện tích tự nhiên và 67.415 nhân khẩu, bao gồm 11 đơn vị hành chính trực thuộc (8 phường: Hợp Giang, Sông Bằng, Sông Hiến, Tân Giang, Hòa Chung, Ngọc Xuân, Duyệt Trung, Đề Thám và 3 xã: Chu trinh, Hưng Đạo, Vĩnh Quang.)

 Chức năng của UBND thành phố Cao Bằng

UBND thành phố Cao Bằng là cơ quan quyền lực của nhà nước ở địa phương Đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan của nhà nước cấp trên

HDND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để pháp huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế – xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước

- Giải quyết mọi vấn đề trong lĩnh vực kinh tế trên địa bàn thành phố

- Đưa ra các quyết định trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống cho nhân dân

- Nghiên cứu và thực hiện các đề tài khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Có nhiệm vụ trong việc xây dựng nền quốc phòng toàn dân, an ninh nhân dân, an toàn, trật tự xã hội

- Chỉ đạo kịp thời, chính xác trong việc thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo

- Giám sát việc chấp hành và thực thi pháp luật

- Chỉ đạo mọi công việc xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trong khu vực thành phố

- Phát triển và lên kế hoạch xây dựng và phát triển đô thị, cơ sở hạ tầng và kinh tế của địa phương

 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nội dung công tác thuộc phạm vi thành phố Cao Bằng được chia thành 3 khối lớn định hướng theo mối quan hệ về ngành dọc: 3 ngành ( Xây dựng công nghiệp, Văn hóa - xã hội, tài chính)

 Về xây dựng công nghiệp, giao thông vận tải, UBND thành phố thực hiện những quyền và nhiệm vụ như sau:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng khu đô thị, điểm dân cư, khu vực tái định tư trên địa bàn thành phố Quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt

- Quản lý việc khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn thành phố

- Quản lý tài nguyên môi trường có trên địa bàn thành phố, thực hiện kiểm tra việc khai thác, sản xuất của các công ty, doanh nghiệp khai thác khoáng sản tài nguyên trên địa bàn

 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch UBND thành phố thực hiện những quyền và nhiệm vụ sau

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn thành phố

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn thành phố

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa – xã hội, thông tin và thể dục thể thao UBND thành phố thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh truyền thông trên địa bàn các xã, phường và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề Tổ chức các trường mầm non, thực hiện chủ trường xã hội hóa giáo dục trên địa bàn, chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế ứng sử

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thể thao Bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử – văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa phương quản ly

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế Quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế trên địa bàn Chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân phòng và chống dịch bệnh Bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa Bảo vệ chăm sóc sức khỏe bà mẹ và trẻ em Thực hiện chính sách dân số

và kế hoạch hóa gia đình

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong các hoạt động của cơ sở hành nghề

y học cổ truyền, các công ty, doanh nghiệp dược tư nhân, cơ sở in, phát hành và xuất bản phẩm trên địa bàn thành phố

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động Tổ chức thực hiện phong trào xóa đói giảm nghèo và hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo

 Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường UBND thành phố thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ vào phục

vụ sản xuất và sinh hoạt trong đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường Phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai bão lụt, thiên tai, hạn hán

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa được sản xuất trên địa bàn Kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn thành phố Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND thành phố Cao Bằng thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn sau

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thành phố

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, phường trên địa bàn

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu trên địa bàn thành phố Phát triển các cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh

 Trong lĩnh vực kinh tế, UBND thành phố thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội để hàng năm trình hội đồng nhân dân cùng cấp để trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn Dự toán thu, chi ngân sách địa phương Phương án phân bổ dự toán ngân sách ở cấp Thành phố, quyết toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thuyết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương Hướng dẫn, kiểm tra UBND, HĐND các xã, phường xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội của các xã, phường

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai UBND thành phố thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó

- Chỉ đạo UBND các xã, phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và việc khai thác rừng sao cho hợp lý

- Thực hiện việc giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với các cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các vụ việc tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, phường

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi Tổ chức bảo vệ đê điều, bờ sông, bờ kè, các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

 Trong việc thi hành pháp luật UBND thành phố thực hiện những nhiệm

vụ và quyền hạn sau

- Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp đề ra

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các xã, phường trên địa bàn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh

tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân

- Chỉ đạo thực hiện các công tác hộ tịch trên địa bàn

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện, công tác thanh, kiểm tra nhà nước Tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời các đơn thư khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân tới các cấp chính quyền Hướng dẫn chỉ đạo công tác hòa giải tại địa phương

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội UBND thành phố thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn sau

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ Quản lý lực lượng dự bị động viên Chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, phối hợp với BCH Quân

sự tỉnh ra các quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn và miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm luật theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân trên địa bàn thành phố vững mạnh Thực hiện các biện pháp phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật

- Chủ tịch UBND thành phố Lương Tuấn Hùng phụ trách chung

- Phó chủ tịch UBND Nguyễn Quốc Trung phụ trách lĩnh vực Xây dựng công nghiệp

- Phó chủ tịch UBND Lâm Đức Xuân phụ trách khối Văn hóa - Xã hội

- Phó chủ tịch thường trực UBND Nông Thị Trầm phụ trách các công việc liên quan đến tài chính, các lĩnh vực Công, nông, ngư nghiệp trên địa bàn thành phố

Ban quản lý dự ánĐội quản lý trật tự đô thịTài nguyên môi trường.Quản lý đô thịQuỹ đất thành phốQuản lý xây dựng

Phó chủ tịchLâm Đức Xuân

Văn hóa thông tin

Y tếDân tộcGiáo dục đào tạoLao động & thương binh xã hội

Phòng nội vụ

Phó chủ tịchNông Thị Trầm

Thương mại

Tư phápKhuyến nông khuyến lâmCông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

An ninh

Quốc PhòngVăn phòng UBND

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Bằng

2.2.1 Tình hình hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

 Các loại hồ sơ CB, CC, VC

Thực tế hiện nay tại UBND thành phố Cao Bằng chỉ quản lý: Hồ sơ nhân sự,

Hồ sơ Đảng viên, Hồ sơ lương, Hổ sơ Bảo hiểm

2.2.1.1 Hồ sơ nhân sự

Là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về nhân sự, bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi được tuyển dụng Trong hồ sơ nhân sự gồm:

- Đối với CB, CC, VC được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy

đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của CB, CC, VC đó

2.2.1.2 Hồ sở Đảng viên

- Giấy chứng nhận lớp học bồi dưỡng nhận thức về Đảng

- Đơn xin vào Đảng

- Lý lịch của người vào Đảng và các văn bản thẩm tra kèm theo

- Giấy giới thiệu của Đảng viên chính thức được phân công

- Nghị quyết của tổ chức Đoàn giới thiệu Đoàn viên ưu tú vào Đảng

- Ý kiến nhận xét của tổ chức đoàn thể đối với người vào Đảng

- Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của chi bộ

- Quyết định kết nạp Đảng viên của cấp ủy hoặc tổ chức Đảng có thẩm quyền

- Phiếu Đảng viên

2.2.1.3 Hồ sơ lương

- Hồ sơ lao động

- Quy chế tài chính của cơ quan, tổ chức

- Quy chế thưởng của CB, CC, VC

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương, thưởng

- Phiếu chi lương hoặc chứng từ từ ngân hàng

- Quyết định nâng bậc lương

- Quyết định chuyển ngạch

2.2.1.4 Hồ sơ đào tạo, bồi bưỡng

- Phiếu yêu cầu đào tạo

- Kế hoạch đào tạo

- Phiếu theo dõi quá trình đào tạo

2.2.1.5 Hồ sơ bảo hiểm

- Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

- Tờ khai thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

- Danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

- Sổ bảo hiểm

2.2.1.6 Hồ sơ khen thưởng

- Bản thành tích của cá nhân hoặc tập thể được khen thưởng

- Văn bản đề nghị khen thưởng của thủ trưởng cơ quan, tổ chức có cá nhân, tập thể được xét khen thưởng

- Quyết định khen thưởng cá nhân hoặc tập thể

- Trường hợp đề nghị khen thưởng cho cá nhân, tập thể có phát minh, sáng kiến, cải tiến, ứng dụng tiến bộ khoa học - công nghệ, sáng tác hoặc sáng tạo trong các lĩnh vực khác phải kèm theo chứng nhận của cơ quan quản lý có thẩm quyền Hiện nay tại UBND thành phố Cao Bằng chỉ quản lý: Hồ sơ nhân sự, hồ sơ lương, hồ sơ bảo hiểm, các giấy tờ liên quan tới việc xét khen thưởng của UBND tỉnh quyết định

2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng

 Đối với công tác lãnh đạo, chỉ đạo

UBND thành phố Cao Bằng đã và đang có sự nhìn nhận đúng đắn về vai trò

và tầm quan trọng của công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ do UBND quản lý, khuyết khích việc ứng dụng CNTT, đầu tư các trang thiết bị để phục vụ công tác quản lý hồ

sơ Vì vậy, công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ đang dần được cải thiện và nâng cao

 Các văn bản chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC của UBND thành phố Cao Bằng

- Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Quyết định 06/2007/QĐ-BNV về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Quyết định 02/2008/QĐ-BNV về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Công tác tổ chức nhân sự

Văn phòng UBND, bộ phận tổ chức cán bộ (chuyên viên Vũ Minh Yến) chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ CB, CC, VC của Văn phòng UBND và hồ sơ của CB,

CC, VC của 8 phường và 3 xã trên địa bàn thành phố

Nhiệm vụ của văn phòng UBND thành phố:

- Phụ trách công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho CB, CC, VC

- Thực hiện công tác kỷ luật công chức, viên chức, nhân viên

- Theo dõi, tổng hợp thi đua hàng tháng, thi đua cuối năm của các xã, phường, UBND thành phố

- Thực hiện việc đánh giá công chức, viên chức, nhân viên

- Thực hiện chế độ hưu trí, nghỉ việc, thuyên chuển, luân chuyển cán bộ, công chức, viên chức

- Phụ trách lao động tiền lương, chế độ chính sách cho CB, CC, VC: Nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, giải quyết các chế độ phụ cấp

- Phụ trách các chế độ bảo hiển đối với CB, CC, VC

- Phụ trách, sử dụng phần mềm quản lý CB, CC, VC và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

- Báo cáo số liệu về CB, CC, VC

- Theo dõi hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động

- Theo dõi công tác kê khai, minh bạch tài sản, thu nhập của CB, CC, VC

- Theo dõi các việc chấm công, lịch nghỉ phép theo chế đô

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công

 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng

- Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC chưa thực sự được đề cao trong nhận thức của CB, CC, VC Hiện nay một số CB, CC, VC chưa nộp và cập nhật những thông tin, văn bản có liên quan tới bản thân vào trong hồ sơ (35 hồ sơ thiếu các bằng cấp, 18 hồ sơ thiếu các quyết định bổ nhiệm…)

- Chưa ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC

- Công tác quản lý hồ sơ hiện nay vẫn theo phương pháp thủ công, gây ra khó khăn cho việc tìm kiếm, khai thác các thông tin có trong hồ sơ khi cần thiết

- Việc sắp xếp hồ sơ CB, CC, VC vẫn chưa khoa học, hồ sơ CB, CC, VC vẫn còn để chung tủ với các loại hồ sơ khác Gây ra tình trạng hồ sơ dễ bị lẫn lộn trong quá trình tìm kiếm

- Việc lưu hồ sơ bằng các giấy tờ văn bản sẽ khó bảo quản, dễ thất lạc và bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài Gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp khi cần thiết

- Tại UBND thành phố Cao Bằng hiện nay vẫn chưa hiểu rõ về vai trò và nhiệm

vụ của Sổ đăng ký hồ sơ CB, CC, VC và Sổ theo dõi việc khai thác và sử dụng hồ sơ

CB, CC, VC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Bảng 2.1 Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

STT Số hồ sơ Họ và tên Tên gọi

khác

Ngày tháng năm sinh Quê quán Chức vụ

Cơ quan công

 Cách ghi sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức

1 Số thứ thự: Ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một hồ sơ của cán bộ, công chức được vào Sổ đăng ký hồ sơ

2 Số hồ sơ: Ghi số của hồ sơ được cơ quan quản lý hồ sơ đánh số theo cách sắp xếp hồ sơ cán bộ Công chức quy định tại khoản 2 Điều 13 Quy chế quản lý hồ

sơ cán bộ, công chức ban hành kèm theo quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

3 Họ và tên khai sinh: Viết chữ in hoa đúng với họ và tên trong hồ sơ cá nhân của cán bộ công chức, viên chức

4 Các tên gọi khác: Ghi tên gọi khác hoặc bí danh khác đã dùng trong hoạt động cách mạng, trong lĩnh vực báo chí, văn học nghệ thuật,…(nếu có) của cán bộ, công chức, viên chức đúng như cán bộ, công chức, viên chức đã khai trong hồ sơ

5 Ngày tháng năm sinh: Ghi đúng và đầy đủ như ngày, tháng, năm sinh mà cán bộ công chức, viên chức khai trong hồ sơ cá nhân

6 Quê quán: Ghi đúng và đầy đủ như quê quán mà cán bộ, công chức, viên chức khai trong hồ sơ cá nhân

7 Chức vu: Ghi chức vụ cao nhất của cán bộ, công chức, viên chức tại thời điểm vào sổ đăng ký hồ sơ

8 Cơ quan công tác: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị mà cán bộ, công chức, viên chức hiện đang công tác tại thời điểm vào sổ đăng ký hồ sơ

9 Ghi chú Ghi những thông tin bổ sung về đặc điểm của hồ sơ để giúp cho việc quản lý và theo dõi hồ sơ của cán bộ, công chức được thuận tiện

Tuy nhiên, khi CB, CC, VC nộp hồ sơ, UBND thành phố cụ thể phòng TCCB chỉ kiểm tra đủ thành phần hồ sơ theo quy định, tại cơ quan không có sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản

lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

 Lưu trữ và bảo quản hồ sơ CB, CC, VC

Bộ phận TCCB có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản hồ sơ CB, CC, VC theo quy định của Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV về việc ban hành quy chế quản lý hồ

sơ CB,CC,VC

 Lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC tại cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CB, CC, VC

+ Việc lưu trữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện đầy

đủ các bước gồm: Lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vảo sổ đăng ký hồ sơ, lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm

 Lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1 Sắp xếp hồ sơ theo vần, tên A, B, C hoặc theo đầy mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc trong hồ sơ

2 Ngoài bì hồ sơ cần ghi các thông tin về cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu trữ như họ và tên, bí danh, quê quán, số hồ sơ…

 Quy trình lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện như sau:

1 Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ

là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý

2 Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa, chỉ giữ lại mỗi tài liệu 1 bản Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát…) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ

 Bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức:

 Cơ sở vật chất và trang thiết bị bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm:

- Khu vực bảo quản hồ sơ phải đảm bảo đủ diện tích theo quy định và đáp ứng được các yêu cầu về vệ sinh, môi trường, an ninh – an toàn, khô ráo và thoáng khí

- Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ gồm: Tủ, két (dùng bảo quản tài liệu mật và tài liệu tối mật), giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chấm ẩm mốc, mối, mọt, chuột, gián… bảo đảm cho hồ sơ CB, CC, VC được lưu giữ lâu dài

 Chế độ bảo quản định kỳ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện như sau:

- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất tiền hành kiểm tra và làm vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC