Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện chợ đồn, tỉnh bắc kạn

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn

LỜI CẢM ƠN

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn Khoa HTTTKT - Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho chúng em thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa HTTTKT đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình học tập tại trường

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Nguyễn Thị Thanh Thủy, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định

Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Phòng Nông nghiệp và phát tiển nông thôn huyện Chợ Đồn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp với tất cả những

nỗ lực của bản thân, song với thời gian và vốn hiểu biết còn hạn chế của bản thân

em chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 5 tháng 2 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Hoàng Văn Chiến

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển

nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn” là công trình nghiên cứu của riêng cá

nhân tôi, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các kết quả nghiên cứu và các số liệu trong bài báo cáo được sử dụng một cách trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch Bài báo cáo này

có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố trên các website

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của mình

Thái Nguyên, ngày 5 tháng 02 năm 2017

Người cam đoan

Hoàng Văn Chiến

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 4

1.1 Lý thuyết chung về quản lý văn bản 4

1.1.1 Khái niệm văn bản 4

1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản 5

1.1.3 Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đi 5

1.1.4 Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đến 15

1.2 Quy trình quản lý văn bản nội bộ 22

1.2.1 Khái niệm văn bản nội bộ 22

1.2.2 Thủ tục ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ 22

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 23

2.1 Giới thiệu tổng quan về phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23

2.1.1 Vị trí và chức năng 23

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 23

2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 29

2.2.1 Các mẫu văn bản được sử dụng tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 29

2.2.2 Quy trình quản lý văn bản tại Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn 35 2.3 Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ và giải pháp khắc phục 46

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN, CÔNG VĂN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 48

3.1 Bài toán của việc quản lý văn bản 48

3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản - công văn vào công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn 52

3.2.1 Giao diện chính của phần mềm quản lý văn bản – công văn 52

3.2.2 Các chức năng của hệ thống 53

KẾT LUẬN 64

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi 6

Hình 1.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 16

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng NN&PTNT 26

Hình 2.2: Mẫu sổ đăng kí văn bản đi 29

Hình 2.3: Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi 30

Hình 2.4: Mẫu trình bày văn bản và cách viết bì 30

Hình 2.5: Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi 31

Hình 2.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bằng đường bưu điện 31

Hình 2.7: Mẫu sử dụng bản lưu 32

Hình 2.8: Mẫu dấu đến 33

Hình 2.9: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 33

Hình 2.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 34

Hình 2.11: Quy trình quản lý văn bản đi tại phòng NN&PTNT 35

Hinh 2.12: Mẫu sổ quản lý công văn đi 36

Hình 2.13: Bìa sổ đăng ký văn bản đi của phòng NN&PTNT 38

Hình 2.14: Tờ đầu của sổ đăng ký văn bản đi 39

Hình 2.15: Mặt trong của sổ đăng ký văn bản đi 40

Hình 2.16: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 41

Hình 2.17:Mẫu sổ đăng ký công văn đến 42

Hình 2.18: Hình ảnh bìa sổ đăng ký công văn đến 44

Hình 2.19: Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định 45

Hình 2.20: Tờ đầu sổ đăng ký văn bản đến 46

Hình 3.1: Hình ảnh đăng nhập khi bắt đầu mở phần mềm 52

Hình 3.2: Giao diện chính của phần mềm 52

Hình 3.3: Hình ảnh về chức năng cập nhật văn bản đến 53

Hình 3.4: Hình ảnh sau khi cập nhật văn bản đến thành công 54

Hình 3.5: Hình ảnh giao diện chức năng quản lý văn bản cá nhân 55

Hình 3.6: Hình ảnh chức năng cập nhật văn bản đi 56

Hình 3.7: Hình ảnh sau khi cập nhật văn bản đi 57

Hình 3.9: Hình ảnh khi thiết lập loại văn bản 58

Hình 3.10: Hình ảnh thiết lập nơi ban hành văn bản 59

Hình 3.11: Hình ảnh chức năng tìm kiếm văn bản đi 59

Hình 3.12: Hình ảnh khi kiểm tra thông tin phần mềm 60

Hình 3.13: Hình ảnh kiểm tra thông tin người sử dụng phần mềm 61

Hình 3.14: Hình ảnh thiết lập thông tin về người ký/duyệt văn bản đi 62

Hình 3.15: Hình ảnh chọn chức năng in danh sách 62

Hình 3.16: Hình ảnh sau khi bấm chọn in danh sách 63

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 HTTTKT Hệ thống thông tin kinh tế

4 NN&PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống Nó đã trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề như xây dựng, giao thông, quân sự, y học,… đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và quản lý văn bản nói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc quản lý văn bản rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính Ngày nay nhờ

sự phát triển của công nghệ thông tin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các

cơ quan, nhà máy, trường học, Giúp cho công việc được tốt hơn Việc sử dụng máy tính vào công tác quản lý văn bản là một yêu cầu cấp thiết nhằm xóa bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời, gây tốn kém về nhiều mặt

Quá trình nghiên cứu và khảo sát công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn yêu cầu nâng cao chất

lượng làm việc của phòng, em quyết định xây dựng đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn”

 Mục tiêu nghiên cứu

- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức

tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, xử lý thông tin, giải quyết công việc tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn để nâng cao chất lượng và hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của cán bộ chuyên viên

- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản

tình trạng tản mạn các thông tin, cung cấp thông tin về văn bản nhằm phục vụ yêu

cầu của lãnh đạo, các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng công nghệ thông tin, từng bước tạo

ra thói quen làm việc trong môi trường mạng, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm, góp phần thực hiện cải cách hành chính

 Mục tiêu cụ thể

Ứng dụng phần mềm cung cấp các chức năng cập nhật, xử lý, trao đổi, tìm kiếm, chuyển giao, khai thác thông tin, … nhằm mục đích:

- Tin học hóa quá trình lưu trữ và xử lý văn bản

- Giảm công sức, chi phí lưu trữ văn bản

- Lưu trữ văn bản an toàn

- Chuyển giao văn bản nhanh chóng

 Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát hiện trạng tình hình quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và

phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

- Thu thập số liệu, văn bản, hình ảnh về các loại văn bản tại công ty từ đó

đánh giá, phân loại, giải thích vấn đề, xây dựng giải pháp

- Nghiên cứu phần mềm để phục vụ đề tài

 Phạm vi nghiên cứu

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Quản lý Văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn tỉnh Bắc Kạn

 Nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài khóa tốt nghiệp này gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về nghiệp vụ quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ quản lý văn bản tại phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

Chương 3: Chương trình quản lý văn bản

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh

nghiệm và kiến thức nên bài thực tập còn nhiều sai sót và chưa được hoàn thiện, cần phải được nghiên cứu và phát triển thêm Vì vậy, em mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến cho chương trình ngày càng hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Lý thuyết chung về quản lý văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau

Văn bản là sản phẩm của giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

- Phân loại văn bản

+ Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng

xã hội chủ nghĩa

+ Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc

xử sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị phát động phong trào thi dua…

+ Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn,

kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.1.3 Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đi

1.1.3.1 Khái niệm quản lý văn bản đi

Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan nêu khái niệm văn bản đến như sau: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”

1.1.3.2 Nội dung quy trình

Sơ đồ:

Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi

a Trình văn bản đi

Trình bản đi thường gặp hai trường hợp :

Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ

Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp khi trình cho thủ trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký một số vào hệ thống số riêng + Các loại văn bản văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vàn hành chính khác được đăng ký vào một số và

một hệ thống số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được

ban hành

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Đóng dấu văn bản

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục

Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhập những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

Đối với văn bản đi, việc lập sổ đang ký tùy thuộc vào tính chất và số lượng văn bản do cơ qua ban hành Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm hoặc trong một nhiệm kỳ không nhiều, chỉ cần lập một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông thường và văn bản quy phạm pháp luật nếu có Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành van bản quy phạm pháp luật và số lượng văn bản lớn, có thể lập thành 2 sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đi thường

- Số đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số…đến số …và Quyển sổ

b Làm thủ tục gửi văn bản đi

Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm

bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng

ít nhất từ 80gram/m2 trở lên

Tùy thuộc vào số lượng và độ dầy của van bản lựa chọn cách gấp văn bản để cho và bì Khi gấp văn bản cầ lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản Hồ dán phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không để hồ dính vào văn bản

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên phong bì theo quy định đúng như đóng dấu trên văn bản

Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

* Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

* Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

* Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

* Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:

a) Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012

- Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm

a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được

in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng dấu cơ quan:

a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ

ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật:

a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 07/2012/TT-BNV

b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

- Chuyển phát văn bản đi:

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải

lập Sổ chuyển giao riêng

Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

đ) Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào

Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Lưu văn bản đi

- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký + Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

+ Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của các cơ quan, tổ chức

1.1.4 Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đến

1.1.4.1 khái niệm văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức nhận được

1.1.4.2 Nội dung quản lý văn bản đến

Sơ đồ:

Hình 1.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến

 Tiếp nhận văn bản đến:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các nguồn, công chức Văn phòng

- Thống kê xã có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận văn bản đến và không được để thất lạc.Trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và

ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND xã biết, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa (chuyển) văn bản tới UBND xã để làm bằng chứng cho quá trình theo dõi

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ công chức Văn phòng –Thống kê xã phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v , trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

 Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại được bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan tổ chức văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận

 Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến

 Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

 Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục,

bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn

bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng

1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể

cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh

mục hồ sơ cơ quan

(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm) 1.2 Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu

- (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

- (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

- (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

- (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

- (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

- (6): Số thứ tự của quyển sổ

(Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng)

 Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm)

 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

- Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

- Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

- Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

- Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

- Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

- Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

- Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

- Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

- Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

Phân phối và chuyển giao văn bản đến

- Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận cùng tham gia giải quyết cần xác định rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì (chịu trách nhiệm chính)

- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”

- Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào phiếu riêng

- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của Chủ tịch (Phó Chủ tịch), văn bản đến được chuyển trở lại văn thư UBND xã để công chứcVăn phòng - Thống kê xã đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến theo qui định của UBND xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc

 Chuyển giao văn bản đến:

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và

“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển

- Cán bộ, công chức chuyên môn được Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND xã giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký theo dõi và triển khai giải quyết

- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho bộ phận hoặc công chức chuyên môn đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

- Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp

Tổ chức giải quyết văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến:

- Khi nhận được văn bản đến, từng bộ phận hoặc công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của UBND xã

- Khi trình Chủ tịch UBND xã cho ý kiến chỉ đạo giải quyết

- Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều bộ phận và công chức chuyên môn khác Bộ phận chủ trì gửi văn bản hoặc bản sao văn bản (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã) để lấy ý kiến đóng góp, phối hợp

 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của UBND xã đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các bộ phận giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của UBND xã, công chức Văn phòng

- Thống kê có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho Chủ tịch UBND xã

- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Công chức Văn phòng

- Thống kê có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

Bì văn bản mật được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; khi cần thiết phải niêm phong bì theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển văn bản mật

Mọi trường hợp giao nhận văn bản mật giữa những người có liên quan đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận

1.2 Quy trình quản lý văn bản nội bộ

1.2.1 Khái niệm văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là các văn bản do các đơn vị, bộ phận trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị, bộ phận trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc

Các văn bản nội bộ thường được sử dụng phổ biến như: quyết định nhân sự, thông báo, giấy mời,…

1.2.2 Thủ tục ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

1.2.2.1 Thủ tục ban hành

Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo và trình lãnh đạo cơ quan hoặc người được thừa lệnh thủ trưởng cơ quan ký Cán bộ văn thư là người làm thủ tục ban hành và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm

Đối với văn bản của các đơn vị, bộ phận soạn thảo, ban hành thì thủ trưởng hoặc bộ phận đơn vị ký trưc tiếp Mỗi đơn vị, bộ phận cử ra một cán bộ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nghiệm làm thủ tục ban hành văn bản

1.2.2.2 Thủ tục chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

Đơn vị nhận được văn bản từ các đơn vị khác trong cơ quan gửi đến thì phải

tổ chức tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng và đúng thời hạn

- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:

+ Khi tiếp nhận văn bản nội bộ, cán bộ văn thư kiểm tra văn bản có bị bóc trước, có đúng địa chỉ không, sau đó ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ,…

+ Đăng ký vào sổ văn bản nội bộ: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao cho các đơn vị có liên quan Đăng ký văn bản nội bộ cần ghi lại một số thông tin cần thiết như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản, vào phương tiện đăng ký như sổ đăng ký văn bản nội bộ hay phần mềm quản lý văn bản nhằm quản lý chặt chẽ, đảm bảo tra tìm nhanh chóng, kịp thời

- Theo dõi giải quyết văn bản nội bộ: Thư ký hoặc cán bộ văn thư đơn vị

được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đúng thời hạn

Sổ đăng ký văn bản nội bộ phải được lập riêng, trong trường hợp cơ quan có quy mô nhỏ có thể lập cùng với sổ đăng ký văn bản đi

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 2.1 Giới thiệu tổng quan về phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

2.1.1 Vị trí và chức năng

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộc

Uỷ ban nhân dân huyện; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề

ở nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực công tác ở địa phương

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn để Uỷ ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản

lý nhà nước được giao

Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực chuyên ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, các

quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý được giao

Tổ chức thực hiện công tác phát triển sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp và nghề muối; công tác phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh, dịch bệnh trên địa bàn

Tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; công trình nuôi trồng thuỷ sản; công trình cấp, thoát nước nông thôn; công trình phòng, chống lũ, lụt, bão; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn; về thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản; chế biến nông sản, lâm sản, thuỷ sản và

muối; phát triển ngành, nghề, làng nghề nông thôn

Đầu mối phối hợp tổ chức và hướng dẫn thực hiện nội dung liên quan đến phát triển nông thôn; tổng hợp tình hình, báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện việc xây dựng và phát triển nông thôn trên địa bàn huyện về các lĩnh vực: phát triển kinh tế

hộ, trang trại, kinh tế hợp tác, hợp tác xã nông nghiệp; phát triển ngành, nghề, làng nghề nông thôn; khai thác và sử dụng nước sạch nông thôn; chế biến nông sản, lâm sản, thuỷ sản và muối

Thống kê diễn biến đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, đất diêm nghiệp, mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, diễn biến rừng; tổ chức thực hiện các biện pháp canh tác phù hợp để khai thác và sử dụng hợp lý tài nguyên đất, nước cho sản xuất nông nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản và nghề muối

Quản lý các hoạt động dịch vụ phục vụ phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản; vật tư nông lâm nghiệp, phân bón và thức ăn chăn nuôi, nuôi trồng thuỷ sản trên địa bàn huyện

Tổ chức thực hiện công tác khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến diêm và các dự án phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn trên địa bàn huyện

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân cấp huyện

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của phòng theo quy định của pháp luật

Phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra và thanh tra việc thi hành pháp luật; tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn theo quy định của pháp luật

Thực hiện nhiệm vụ thường trực của Ban Chỉ huy phòng, chống lụt, bão; tìm kiếm cứu nạn; các vấn đề cấp bách trong bảo vệ và phòng cháy, chữa cháy rừng của huyện theo quy định; đề xuất phương án, biện pháp và tham gia chỉ đạo việc phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai về lũ, lụt, bão, sạt, lở, hạn hán, úng ngập, xâm nhập mặn và dịch bệnh trong sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản trên địa bàn huyện

Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao về các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn theo quy định của Uỷ ban nhân dân huyện và

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ

ban nhân dân huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng NN&PTNT

Nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn:

- Phòng NN&PTNT làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo Phòng gồm Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng;

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND Huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng NN&PTNT do mình phụ trách

- Phó trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác

và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt phó trưởng phòng được ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan

- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng và Phó trưởng phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật

Biên chế của Phòng :

Biên chế của Phòng thuộc biên chế quản lý Nhà nước và biên chế sự nghiệp phòng chống bão lụt được UBND Huyện giao chỉ tiêu biên chế hàng năm trong tổng biên chế mà Tỉnh phân bổ cho Huyện

Chuyên viên lâm nghiệp

Chuyên viên văn thư

Chuyên viên nông nghiệp

Căn cứ vào số lượng biên chế được giao, trên cơ sở vị trí chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của ngành ; phạm vi, quy mô sản xuất, dân số và lao động nông

nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi ; định hướng phát triển nông thôn Phòng NN&PTNT có trách nhiệm sắp xếp cơ cấu tổ chức của phòng theo các chức danh cho phù hợp

1 Trưởng phòng phụ trách chung ; Trực tiếp phụ trách công tác thủy sản, phát triển nông thôn, công tác nhân sự của phòng, và công tác phòng chống bão lụt

và giảm nhẹ thiên tai

2 Phó trưởng phòng phụ trách công tác quy hoạch, kế hoạch, kỹ thuật nông- lâm - thủy lợi và tổng hợp

3 Các chuyên viên tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực chuyên môn:

 Công tác quy hoạch, kế hoạch nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi

và chính sách phát triển nông thôn; Bao gồm các lĩnh vực :

- Xây dựng và trình lãnh đạo Phòng dự thảo các chế độ chính sách; phối hợp

tổ chức thực hiện các chế độ chính sách, chương trình về phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt ban hành

- Xây dựng các quy hoạch, kế hoạch ngắn hạn và dài hạn thuộc các lĩnh vực quản lý của phòng

- Theo dõi kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp; kinh tế trang trại và kinh tế hộ

- Phối hợp với ngành chức năng theo dõi công tác quản lý, sử dụng đất nông

nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi

- Công tác kỹ thuật trồng trọt-bảo vệ thực vật; Bao gồm các lĩnh vực:

- Giống cây trồng, phân bón, kỹ thuật canh tác, cơ cấu cây trồng

- Chế biến nông sản, vệ sinh an toàn thực phẩm có nguồn gốc từ thực vật

- Thuốc bảo vệ thực vật, hóa chất và các chế phẩm sinh học dùng trong sản xuất, bảo quản và chế biến và các biện pháp kỹ thuật phòng trừ sâu bệnh hại cây trồng

 Công tác kỹ thuật chăn nuôi - thú y; bao gồm các lĩnh vực :

- Giống vật nuôi, thức ăn gia súc - gia cầm, kỹ thuật chăn nuôi, cơ cấu vật nuôi

- Chế biến nông sản, vệ sinh an toàn thực phẩm có nguồn gốc từ động vật nuôi

- Thuốc thú y, các hoá chất và các chế phẩm sinh học dùng trong sản xuất, bảo quản, chế biến và các biện pháp kỷ thuật phòng chống dịch bệnh gia súc - gia cầm và vệ sinh thú y

 Công tác Lâm nghiệp; Bao gồm các lĩnh vực:

- Kỹ thuật lâm sinh: giống cây lâm nghiệp, kỹ thuật trồng rừng, khoanh nuôi tái sinh rừng, phòng trừ sâu bệnh hại cây rừng

- Quản lý bảo vệ rừng, khai thác rừng trồng, chế biến lâm sản …

- Thuốc bảo vệ thực vật rừng, hoá chất và các chế phẩm sinh học dùng trong sản xuất, bảo quản - chế biến lâm sản

 Công tác thủy sản; Bao gồm các lĩnh vực:

- Công tác đăng ký, đăng kiểm tàu cá; thống kê biếnđộng năng lực tàu cá

- Khai thác hải sản, chuyển dịch cơ cấu ngành nghề khai thác hải sản

- Giống thủy sản nuôi trồng, thức ăn thủy sản, kỹ thuật thủy sản

- Công nghệ bảo quản, chế biến thủy sản, vệ sinh an toàn thực phẩm thủy sản

- Thuốc thú y thủy sản, hoá chất và các chế phẩm sinh học dùng trong nuôi trồng, bảo quản - chế biến thủy sản

- Quản lý, bảo vệ và phát triển nguồn lợi thủy sản

 Công tác khuyến nông và phát triển nông thôn; gồm các lĩnh vực:

- Theo dõi, phối hợp thực hiện công tác khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư

- Công tác phát triển các ngành nghề nông thôn

- Nước sinh hoạt và vệ sinh môi trường nông thôn

- Công tác điều động dân cư, phân bổ lao động và xây dựng vùng các kinh tế mới

Công tác thủy lợi; phòng chống bảo lụt - giảm nhẹ thiên tai:

- Quản lý việc xây dựng, tu bổ, khai thác và bảo vệ các công trình thủy lợi, công trình phòng chống bão lụt, quản lý bảo vệ đê kè

Nhiệm vụ hành chính văn thư, đánh máy, kế toán, thủ quỹ và các công việc phát sinh khác của cơ quan tùy theo khối lượng, tính chất công việc của từng chức danh nêu trên trưởng phòng bố trí kiêm nhiệm cho phù hợp

Việc tuyển dụng công chức chuyên môn nghiệp vụ vào làm việc tại Phòng phải đảm bảo các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp, đúng theo quy định hiện hành về quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức của Nhà nước

Hình 2.2: Mẫu sổ đăng kí văn bản đi

(Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi ) Ghi chú

- (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

- (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

- (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi;

- (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

- (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

- (6): Số thứ tự của quyển sổ