Nâng cao hiệu quả công tác quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện đại từ

Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài Nâng cao hiệu quả công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên, em đã sử dụng các phương pháp nghiên c

LỜI CẢM ƠN

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Đinh Thị Nguyên - người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện đề tài thực tập

Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh

tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học tập vừa qua

Trong thời gian học tập và rèn luyện của bản thân tại Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên vừa qua, có được kết quả như ngày hôm nay chính là nhờ sự giúp đỡ và truyền tải kiến thức nhiệt tình của các thầy cô giáo trong nhà trường Em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trong nhà trường đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài thực tập này

Em cũng xin chân thành cảm ơn UBND huyện Đại Từ -Thái Nguyên, cán bộ

và nhân viên trong văn phòng UBND huyện Đại Từ - Thái Nguyên đã tạo điều kiện

và giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại huyện

Cuối cùng, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến bạn bè và đặc biệt là gia đình - những người luôn kịp thời động viên và giúp đỡ em vượt qua khó khăn trong cuộc sống

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thành đề tài với tất cả sự nố lực của bản thân nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của quý Thầy/Cô và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Bình

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung đề tài thực tập “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Đại Từ” này là do bản thân

em tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu và thu thập thông tin thực tế Nội dung đề tài thực tập này là chính bản thân tự nghiên cứu và xây dựng

Mọi tham khảo dùng trong đề tài này đều được trích dẫn rõ ràng

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình

Sinh viên

Nguyễn Thanh Bình

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH, BẢNG v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 3

1.1 Khái niệm quản lý 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Bản chất của quản lý 5

1.1.3 Đặc trưng của Quản lý 7

1.1.4 Vai trò của quản lý 10

1.1.5 Phân loại quản lý 12

1.2 Quản lý lịch làm việc 14

1.2.1 Giới thiệu chung về công tác quản lý lịch làm việc 14

1.2.2 Những yếu tố tác động đến quản lý lịch làm việc 14

1.2.3 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 16

1.2.4 Vai trò của công tác quản lý lịch làm việc, hiện trạng, hướng giải quyết 16

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ – TỈNH THÁI NGUYÊN 18

2.1 Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Đại Từ 18

2.1.1 Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên 18

2.1.2 Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội 21

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đại Từ 23

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của Cán bộ quản lý lịch làm việc 26

2.2 Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ 27

2.2.1 Tình hình về công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Đại Từ 27

2.3.3 Thực trạng sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý lịch làm

việc tại cơ sở và hướng giải quyết 28

2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ 29

2.3.1 Ưu điểm 29

2.3.2 Nhược điểm 29

2.3.3 Đề xuất giải pháp khắc phục hệ thống quản lý cũ 30

CHƯƠNG 3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN ĐẠI TỪ - THÁI NGUYÊN 31

3.1 Giới thiệu về phần mềm quản lý lịch làm việc Essential PIM 31

3.1.1 Thông tin về phần mềm 31

3.1.2 Tính năng của phần mềm Essential PIM 33

3.1.3 Các tính năng của phần mềm Essential PIM 44

3.2 Lợi ích của phần mềm Essential PIM 47

3.3 Ứng dụng phần mềm quản lý lịch làm việc Essential PIM tại UBND huyện Đại Từ - Thái Nguyên 48

3.3.1 Một số chức năng cần thiết lập trước khi tạo lịch làm việc 48

3.3.2 Ứng dụng phần mềm Essential PIM quản lý lịch làm việc của UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên 49

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH MỤC HÌNH, BẢNG

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đại Từ 22

Hình 2.2 Bảng tin chung tại UBND huyện Đại Từ 29

Hình 3.1 Giao diện phần mềm Essential PIM 32

Hình 3.2 Giao diện của EPIM hôm nay 36

Hình 3.3 Giao diện tổng quan của Lịch 37

Hình 3.4 Giao diện tổng quan của Việc cần làm 38

Hình 3.5 Giao diện tổng quan của Ghi chú 39

Hình 3.6 Giao diện tổng quan của Liên hệ 40

Hình 3.7 Giao diện tổng quan của Thư 41

Hình 3.8 Giao diện tổng quan của Mật khẩu 42

Hình 3.9 Giao diện tổng quan của Rác 43

Bảng 3.10 Bảng hiển thị chức năng nhắc nhở các sự kiện, lịch hẹn 48

Bảng 3.11 Bảng đánh giá mức độ ưu tiên, sự hoàn tất, thể loại công việc 48

Hình 3.12 Tạo cuộc hẹn mới 49

Hình 3.13 Tạo cuộc hẹn mới Họp giao ban các ngành, đoàn thể,các xóm tại UBND xã Thái Nguyên 50

Hình 3.14 Tạo cuộc hẹn mới Họp kế hoạch chuẩn bị số liệu báo cáo tiếp đón đoàn thanh tra liên ngành tại UBND huyện Đại Từ 51

Hình 3.15 Tạo cuộc hẹn mới Sở NN & PTNN mời họp giải quyết đề nghị thuế đất tại UBND huyện Đại Từ 52

Hình 3.16 Danh sách lịch làm việc hiển thị thao tháng 53

Hình 3.17 Các công việc của UBND huyện Đại Từ từ 14/11-25/12/2016 khi xuất ra dạng bảng 54

Hình 3.18 Quản lý công việc theo tuần 55

Hình 3.19 Quản lý công việc theo từng ngày 56

Hình 3.20 Giao diện lựa chọn công việc đã hoàn thành 57

Hình 3.21 Giao diện nhập việc cần làm mới 58

Hình 3.22 Giao diện tạo ghi chú mới 59

Hình 3.23 Giao diện tạo liên hệ mới 60

Hình 3.25 Giao diện hiển thị công việc hôm nay 62 Hình 3.26 Giao diện thư điện tử 62 Hình 3.27 Giao diện hộp rác của phần mềm 63 Hình 3.28 Tính năng đồng bộ với các thiết bị di động như iPhone, iPad, Android 64 Hình 3.29 Ghép cặp với các thiết bị muốn đồng bộ hoá 65 Hình 3.30 Danh sách lịch làm việc sau khi đồng bộ hoá với điện thoại di động 66

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

9 NN & PTNN Nông nghiệp và phát triển nông thôn

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạt động quản lý tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế xã hội… gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình tự Hay nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lý một cách khoa học quá trình hoạt động của mỗi cá nhân, của cơ quan Phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan,

tổ chức đều có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng của mình Song trên thực tế để quản lý lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một các khoa học, hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức Chính vì vậy cần có biện pháp cải thiện hiện trạng trên để đáp ứng yêu cầu về công việc và giảm bớt thời gian, công sức cho công tác quản lý tại mỗi cơ quan, tổ chức

Quá trình nghiên cứu và khảo sát công tác quản lý lịch làm việc UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên, yêu cầu nâng cao chất lượng làm việc trong công tác quản lý lịch làm việc của Văn phòng Ủy ban và góp phần tin học hóa công

tác hành chính văn phòng, em quyết định xây dựng đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Đại Từ - Thái Nguyên”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nâng cao hiệu quả công tác quản lý lịch làm việc và tin học hóa khâu quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý lịch làm việc

- Đánh giá so sánh thực trạng việc quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên

- Đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc tại

Văn phòng UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

- Công tác Quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Đai Từ – Tỉnh Thái Nguyên

- Phần mềm Quản lý lịch làm việc ESSIENTIAL PIM

Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Tại văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Đại Từ

- Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng lịch làm việc theo tuần

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài Nâng cao hiệu quả công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát khoa học;

- Phương pháp thu thập thông tin;

- Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm

8 Bố cục, nội dung nghiên cứu

Khoá luận có bố cục chia làm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý thuyết chung về quản lý lịch làm việc và nội dung công tác quản lý lịch làm việc

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại Văn phòng UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên

Chương 3 Ứng dụng phần mềm ESSIENTIAL PIM để nâng cao hiệu quả

quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC VÀ

NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC

1.1 Khái niệm quản lý

1.1.1 Khái niệm

Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau

F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản

lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất

H Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận - hiện đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra

M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý dưới góc độ quan hệ con người, khi nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật trong quản lý đã cho rằng: Quản lý là một nghệ thuật khiến cho công việc của bạn được hoàn thành thông qua người khác

C I Barnarrd (1866-1961) tiếp cận quản lý từ góc độ của lý thuyết hệ thống,

là đại biểu xuất sắc của lý thuyết quản lý tổ chức cho rằng: Quản lý không phải là công việc của tổ chức mà là công việc chuyên môn để duy trì và phát triển tổ chức Điều quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức đó là sự sẵn sàng hợp tác, sự thừa nhận mục tiêu chung và khả năng thông tin

J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình

do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được

Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất

cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra

Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weichrich đã nhóm gộp các tiếp cận về quản lý thành các loại:

- Tiếp cận theo kinh nghiệm hoặc theo trường hợp

- Tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân

- Tiếp cận theo hành vi nhóm

- Tiếp cận theo hệ thống hợp tác xã hội

- Tiếp cận theo hệ thống kỹ thuật - xã hội

- Tiếp cận theo lý thuyết quyết định

- Tiếp cận hệ thống

- Tiếp cận toán học hoặc “ khoa học quản lý”

- Tiếp cận theo điều kiện hoặc theo tình huống

- Tiếp cận theo các vai trò quản lý

- Tiếp cận tác nghiệp

Trong số các tiếp cận trên, Harold Koontz và các đồng sự đặc biệt lưu ý và đồng quan điểm với tiếp cận tác nghiệp (tiếp cận này còn được gọi là trường phái quy trình quản lý) Tiếp cận này được đề cao bởi vì “Trường phái tác nghiệp thừa nhận sự tồn tại một hạt nhân trung tâm của khoa học quản lý và lý thuyết đặc dụng cho quản lý và cũng rút tỉa những đóng góp quan trọng từ các trường phái và các cách tiếp cận khác” Chính vì vậy, Harold Koontz và các đồng nghiệp cho rằng: Bản chất quản lý là phối hợp các nỗ lực của con người thông qua các chức năng lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, xác định biên chế, lãnh đạo và kiểm tra

Điều đáng lưu ý là các tác giả của “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” cho rằng: “Khu rừng lý thuyết quản lý không chỉ tiếp tục nở hoa mà còn rậm rạp hơ n gần gấp đôi con số các trường phái hoặc cách tiếp cận đã được tìm ra trong hơn hai mươi năm trước”

Những tiếp cận và quan niệm khác nhau đã tạo ra bức tranh đa dạng và phong phú về quản lý, góp phần cho việc nhận thức ngày càng đầy đủ và đúng đắn

Tuy nhiên, các tiếp cận và quan niệm trên chỉ mới xem xét quản lý ở những góc độ và khía cạnh nhất định mà chưa nhìn nhận nó như một chỉnh thể với những quan hệ cơ bản, vì vậy, chưa vạch ra được bản chất của quản lý

Sở dĩ có những sự khác nhau trong tiếp cận và quan niệm như vậy là do các nguyên nhân sau:

- Quản lý là lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp và luôn biến đổi cùng với sự thay đổi của những điều kiện kinh tế - xã hội ở những giai đoạn nhất định

- Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt ra ở các giai đoạn lịch sử là không giống nhau, vì vậy, đòi hỏi phải có những quan niệ m, lý thuyết về quản lý làm cơ sở lý luận cho việc giải quyết những vấn đề thực tiễn cũng khác nhau

- Trình độ phát triển ngày càng cao của các khoa học và khả năng ứng dụng những thành tựu của chúng vào lĩnh vực quản lý làm xuất hiện những trường phái mới với những lý thuyết mới trong quản lý

- Vị thế, chỗ đứng, lập trường giai cấp của các nhà tư tưởng quản lý là không giống nhau

Chúng ta biết rằng, con người chỉ có thể tồn tại và phát triển thông qua hoạt động để thỏa mãn những nhu cầu nhất định Bất kỳ hoạt động nào cũng được tiến hành theo quy trình: Chủ thể (con người có ý thức) sử dụng những công cụ, phương tiện và các cách thức nhất định để tác động vào đối tượng (tự nhiên, xã hội, tư duy) nhằm đạt tới mục tiêu xác định

Hoạt động sản xuất vật chất được thực hiện theo quy trình: Chủ thể sản xuất (con người với kinh nghiệm, kỹ năng và tri thức lao động của họ) sử dụng những công cụ, phương tiện và các cách thức sản xuất để tác động vào đối tượng sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu của con người

Ngoài việc tuân theo quy trình của hoạt động nói chung và hoạt động sản xuất nói riêng, hoạt động quản lý còn có những đặc trưng riêng của nó Tính đặc thù của hoạt động quản lý so với hoạt động sản xuất vật chất biểu hiện trên tất cả các phương diện: Chủ thể; Đối tượng; Công cụ, Phương tiện; Cách thức tác động và Mục tiêu

Tuy nhiên, sự phân biệt giữa hoạt động quản lý và hoạt động sản xuất vật chất là có ý nghĩa tương đối và chỉ tồn tại trong lĩnh vực nhận thức Trong thực tế (về mặt bản thể luận) hoạt động quản lý có quan hệ hữu cơ với hoạt động sản xuất

và các hoạt động cụ thể khác của con người, bởi vì, như chúng ta đã biết: Quản lý là hoạt động tất yếu nảy sinh khi có sự tham gia hoạt động chung của con người và vì vậy, nó là hoạt động mang tính phổ quát

Từ xuất phát điểm như đã trình bày ở trên, kế thừa những nhân tố hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về quản lý trong lịch sử tư tưởng quản lý, có thể tổng hợp

và rút ra định nghĩa về quản lý như sau:

Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể

quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi

Từ định nghĩa này, có thể thấy rằng:

- Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan

hệ giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý

- Quản lý là tác động có ý thức _ Quản lý là tác động bằng quyền lực _ Quản

lý là tác động theo quy trình

- Quản lý là phối hợp các nguồn lực

- Quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung

- Quản lý tồn tại trong một môi trường luôn biến đổi

Như vậy, quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: Chủ thể

thức quản lý (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý Những nhân tố đó có quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lý

1.1.3 Đặc trưng của Quản lý

Thứ nhất: Quản lý là hoạt động mang tính tất yếu và phổ biến

Tính tất yếu và phổ biến của hoạt động quản lý biểu hiện ở chỗ: Bản chất của con nguời là tổng hoà các mối quan hệ xã hội Điều đó có nghĩa là con người không thể tồn tại và phát triển nếu không quan hệ và hoạt động với người khác Khi con người cùng tham gia hoạt động với nhau thì tất yếu phải có một “ý chí điều khiển” hay là phải có tác nhân quản lý nếu muốn đạt tới trật tự và hiệu quả Mặt khác, con người thông qua hoạt động để thoả mãn nhu cầu mà thoả mãn nhu cầu này lại phát sinh nhu cầu khác vì vậy con người phải tham dự vào nhiều hình thức hoạt động với nhiều loại hình tổ chức khác nhau Chính vì vậy, hoạt động quản lý tồn tại như một tất yếu ở mọi loại hình tổ chức khác nhau trong đó tổ chức kinh tế chỉ là một trong những loại hình tổ chức cơ bản của con người

Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu hiện mối quan hệ giữa con người với

con người

Thực chất của quan hệ giữa con người với con người trong quản lý là quan

hệ giữa chủ thể quản lý (người quản lý) và đối tượng quản lý (người bị quản lý)

Một trong những đặc trưng nổi bật của hoạt động quản lý so với các hoạt động khác là ở chỗ: các hoạt động cụ thể của con người là biểu hiện của mối quan

hệ giữa chủ thể (con người) với đối tượng của nó (là lĩnh vực phi con người) Còn hoạt động quản lý dù ở lĩnh vực hoặc cấp độ nào cũng là sự biểu hiện của mối quan

hệ giữa con người với con người Vì vây, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý) có sự khác biệt so với các tác động của các hoạt động khác

Thứ ba: Quản lý là tác động có ý thức

Chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý là những con người hiện thực

để điều khiển hành vi, phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức Chính vì vậy, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung và phương thức) của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý phải là tác động có ý thức, nghĩa là tác động bằng tình cảm (tâm lý), dựa trên cơ sở tri thức khoa học (khách

quan, đúng đắn) và bằng ý chí (thể hiện bản lĩnh) Có như vậy chủ thể quản lý mới gây ảnh hưởng tích cực tới đối tượng quản lý

Thứ tư: Quản lý là tác động bằng quyền lực

Hoạt động quản lý được tiến hành trên cơ sở các công cụ, phương tiện và cách thức tác động nhất định Tuy nhiên, khác với các hoạt động khác, hoạt động quản lý chỉ có thể tồn tại nhờ ở yếu tố quyền lực (có thể coi quyền lực là một công

cụ, phương tiện đặc biệt) Với tư cách là sức mạnh được thừa nhận, quyền lực là nhân tố giúp cho chủ thể quản lý tác động tới đối tượng quản lý để điều khiển hành

vi của họ Quyền lực được biểu hiện thông qua các quyết định quản lý, các nguyên tắc quản lý, các chế độ, chính sách Nhờ có quyền lực mà chủ thể quản lý mới đảm trách được vai trò của mình là duy trì kỷ cương, kỷ luật và xác lập sự phát triển ổn định, bền vững của tổ chức Điều đáng lưu ý là cách thức sử dụng quyền lực của chủ thể quản lý có ý nghĩa quyết định tính chất, đặc điểm của hoạt động quản lý, của văn hoá quản lý, đặc biệt là của phong cách quản lý

Thứ năm: Quản lý là tác động theo quy trình

Các hoạt động cụ thể thường được tiến hành trên cơ sở những kiến thức chuyên môn, những kỹ năng tác nghiệp của nó còn hoạt động quản lý được tiến hành theo một quy trình bao gồ m: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Đó

là quy trình chung cho mọi nhà quản lý và mọi lĩnh vực quản lý Nó được gọi là các chức năng cơ bản của quản lý và mang tính “kỹ thuật học” của hoạt động quản lý Với quy trình như vậy, hoạt động quản lý được coi là một dạng lao động mang tính gián tiếp và tổng hợp Nghĩa là nó không trực tiếp tạo ra sản phẩ m mà nhờ thực hiện các vai trò định hướng, thiết kế, duy trì, thúc đẩy và điều chỉnh để từ đó gián tiếp tạo ra nhiều sản phẩm hơn và mang lại hiệu lực và hiệu quả cho tổ chức

Thứ sáu: Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực

Thông qua tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình mà hoạt động quản lý mới có thể phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài tổ chức Các nguồn lực được phối hợp bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực và tin lực Nhờ phố i hợp các nguồn lực đó mà quản lý trở thành tác nhân đặc biệt quan trọng trong việc tạo nên hợp lực chung trên cơ sở những lực riêng, tạo nên sức mạnh tổng hợp trên

cơ sở những sức mạnh của các bộ phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung một cách hiệu quả mà từng cá nhân riêng lẻ hay các bộ phận đơn phương không thể đạt tới

Thứ bảy: Quản lý nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung

Hiệu quả của các hoạt động cụ thể được đo bằng kết quả cuối cùng mà nó mang lại nhằm thoả mãn nhu cầu của chủ thể đến mức độ nào, còn hoạt động quản

lý ngoài việc thoả mãn nhu cầu riêng của chủ thể thì điều đặc biệt quan trọng là phải đáp ứng lợi ích của đối tượng Nó là hoạt động vừa phải đạt được hiệu lực, vừa phải đạt được hiệu quả

Trong thực tiễn quản lý, không phải bao giờ mục tiêu chung cũng được thực hiện một cách triệt để Điều đó tuỳ thuộc vào điều kiện kinh tế - xã hội của những giai đoạn lịch sử nhất định Những xung đột về lợi ích giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý thường xuyên tồn tại vì vậy, hoạt động quản lý xét đến cùng là phải đưa ra các tác động để nhằ m khắc phục những xung đột ấy Mức độ giải quyết xung đột và thiết lập sự thống nhất về lợi ích là tiêu chí đặc biệt quan trọng để đánh giá mức độ ưu việt của các mô hình quản lý trong thực tế

Thứ tám: Quản lý là hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính

Tính nghệ thuật của hoạt động quản lý thể hiện ở quá trình thực thi các quyết định quản lý trong thực tiễn và được biểu hiện rõ nét trong việc vận dụng các phương pháp quản lý, việc lựa chọn các phong cách và nghệ thuật lãnh đạo

Tính khoa học và nghệ thuật trong quản lý không loại trừ nhau mà chúng có mối quan hệ tương tác, tương sinh và được biểu hiện ra ở tất cả các nội dung của tác động quản lý Điều đó tạo nên đặc trưng nổi bật của hoạt động quản lý so với những hoạt động khác

Thứ chín: Mối quan hệ giữa quản lý và tự quản Quản lý và tự quản là hai

mặt đối lập của một chỉnh thể

Điều đó thể hiện ở chỗ, nếu hoạt động quản lý được thực hiện một cách khoa học nghĩa là không áp đặt quyền lực một chiều từ phía chủ thể mà là sự tác động qua lại giữa chủ thể và đối tượng thì quản lý và tự quản lý là có sự thống nhất với nhau Như vậy, quản lý theo nghĩa đích thực đã bao hàm trong nó cả yếu tố tự quản

Tuy nhiên, trong quá trình hướng tới tự do của con người, không phải khi nào và ở đâu cũng có thể đạt tới sự thống nhất giữa quản lý và tự quản mà nó là một mâu thuẫn cần phải được giải quyết trong từng nấc thang của sự phát triển Quá trình đó có thể được gọi là quản lý tiệm cận tới tự quản

1.1.4 Vai trò của quản lý

Quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc duy trì và phát triển tổ chức ở mọi cấp độ, mọi loại hình Với nội dung rộng lớn và đa dạng của quản lý, để làm rõ vai trò của nó, cần tiếp cận ở hai cấp độ:

Tiếp cận vai trò của quản lý theo từng đặc trưng nổi bật của nó:

A.Smith (Nhà kinh tế học Cổ điển Anh, thế kỉ XVIII) nhấn mạnh tới vai trò của phân công lao động đối với hiệu quả của sản xuất A Smith cho rằng: lao động chung mang lại hiệu quả lớn hơn lao động cá thể là nhờ có sự phân công lao động hợp lý vì 3 lý do cơ bản: Kỹ năng của người lao động được nâng cao; Tiết kiệm thời gian vì không phải chuyển từ công việc này sang công việc khác; Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đầu tư khoa học - kỹ thuật nhằ m cải tiến công cụ sản xuất

Các Mác phát triển các tư tưởng của A.Smith và khẳng định lao động tập thể được tổ chức hợp lý bao giờ cũng mang lại hiệu quả lớn hơn lao động cá thể điều đó

có được là nhờ ngoài việc phân công lao động hợp lý, lao động tập thể còn tạo ra bầu không khí thi đua và từ đó kích thức tinh lực của người lao động

Các Mác còn đặc biệt đánh giá cao vai trò của "ý chí điều khiển" trong hoạt động chung và đồng thời coi tác nhân quản lý có vai trò như là "nhạc trưởng" của dàn nhạc

V.I.Lênin luôn đề cao sức mạnh to lớn của công tác tổ chức trong tiến trình cách mạng của giai cấp vô sản Ở thời kỳ non trẻ và khó khăn của cách mạng Nga,

cộng sản, tôi sẽ làm đảo lộn cả nước Nga Và không phải ngẫu nhiên, trong quá trình lãnh đạo công cuộc xây dựng trật tự xã hội mới, Lênin luôn kêu gọi và yêu cầu các nhà máy, công xưởng của Chính quyền Xô viết muốn đạt năng suất cao thì phải học tập và áp dụng mô hình quản lý của Taylor

Các chuyên gia Nhật Bản đưa ra học thuyết về "nhân tố thứ tư" để khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng của quản lý Quản lý được coi là nhân tố thứ tư như

là nhân tố nối kết 3 nhân tố trong các xã hội truyền thống (Tư bản, ruộng đất và lao động) và đóng vai trò là nhân tố quyết định sự phát triển của xã hội hiện đại

Tiếp cận tổng thể về vai trò của quản lý:

Quản lý là một hoạt động hay là một hình thức lao động đặc biệt Nó lấy các hoạt động cụ thể làm đối tượng để tác động vào nhằm định hướng, thiết kế, duy trì, phát triển, điều chỉnh và phối hợp các hoạt động đó thành một hợp lực để hướng tới hoàn thành mục tiêu của tổ chức Chính vì vậy, xét về mặt tổng thể hay xét như một quy trình, quản lý có những vai trò sau:

Thứ nhất: Vai trò định hướng

Nhờ có hoạt động quản lý với tư cách là ý chí điều khiển một cộng đồng người, một tổ chức người mà nó có thể hướng các hoạt động của các thành viên theo một véctơ chung Vai trò định hướng của hoạt động quản lý được biểu hiện chủ yếu thông qua chức năng lập kế hoạch Bản chất của lập kế hoạch chính là xác định mục tiêu, các phương án và nguồn lực thực hiện mục tiêu Việc xác định mục tiêu đúng đắn, phù hợp sẽ giúp cho tổ chức vận hành, phát triển đúng hướng và đồng thời ứng phó với sự bất định của môi trường

Thứ hai: Vai trò thiết kế

Để thực hiện mục tiêu với các phương án và các nguồn lực đã được xác định thì cần phải có "kịch bản" Chính vì vậy, thông qua chức năng tổ chức mà các hoạt động quản lý sẽ thực hiện vai trò thiết kế của nó Vai trò thiết kế liên quan tới các nội dung: Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền và chuẩn bị các nguồn lực khác Thực hiện tốt những nội dung này là tiền đề

và điều kiện đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả của hoạt động quản lý

Thứ ba: Vai trò duy trì và thúc đẩy

Vai trò duy trì và thúc đẩy được thể hiện qua chức năng lãnh đạo của quy trình quản lý

Nhờ có hệ thống nguyên tắc quản lý (nội quy, quy chế) mới có thể bắt buộc chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hoạt động trong giới hạn quyền lực và thẩm quyền của họ Đây là nhân tố đặc biệt quan trọng góp phần tạo nên kỷ luật, kỷ cương tính ổn định, bền vững của một tổ chức

Thông qua hệ thống chính sách về nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực phù hợp

và phong cách quản lý hợp lý, hoạt động quản lý là tác nhân tạo ra động cơ thúc đẩy

từ đó phát huy cao nhất năng lực của người lao động và tạo điều kiện cho họ khả năng sáng tạo cao nhất

Thứ tư: Vai trò điều chỉnh

Thông qua chức năng kiểm tra mà hoạt động quản lý thể hiện vai trò điều chỉnh của nó Với hệ thống các tiêu chí được xây dựng để đo lường các kết quả hoạt động của tổ chức để đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh những sai lệch, sửa chữa những sai lầm, từ đó đảm bảo cho tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu đã đề ra

Thứ năm: Vai trò phối hợp

Thông qua các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiể m ta mà hoạt động quản lý biểu hiện vai trò phối hợp của nó Bản chất của hoạt động quản lý

là nhằm phối hợp các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực ) để có được sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện mục tiêu chung mà sự nỗ lực của một cá nhân không thể làm được

1.1.5 Phân loại quản lý

Quản lý tồn tại ở nhiều hình thức khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào căn cứ phân loại Căn cứ vào quy mô tổ chức, quản lý được phân chia thành:

+ Quản lý vi mô: quản lý một tổ chức nhỏ, đơn chức năng, đơn mục tiêu + Quản lý vĩ mô: quản lý một tổ chức lớn, đa chức năng, đa mục tiêu

Sự phân chia này chỉ mang tính tương đối bởi vì trong những quan hệ xác định mà một tổ chức có thể là vi mô, có thể là vĩ mô

- Căn cứ vào đối tượng, quản lý được phân chia thành:

+ Quản lý giới tự nhiên: Quản lý giới tự nhiên thường được hiểu theo nghĩa

là chăm sóc, trông coi và bảo vệ…

+ Quản lý hệ thống vật tư, kĩ thuật: Quản lý vật tư, kĩ thuật thường được hiểu theo nghĩa là bảo quản, bảo dưỡng, điều khiển…

+ Quản lý con người - xã hội: Quản lý con người- xã hội được hiểu theo nghĩa là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

Tuy nhiên, sự phân chia theo căn cứ này cũng mang tính tương đối bởi vì các hệ thống tự nhiên, vật tư, kĩ thuật, công nghệ và con người - xã hội chỉ tồn tại một cách độc lập tương đối, trong thực tế chúng có quan hệ gắn bó hữu cơ với nhau Hơn nữa, khi nói tới quản lý, như đã trình bày, xét đến cùng là quản lý hành vi và hoạt động của con người Về bản chất quản lý là biểu hiện của mối quan hệ giữa con người với con người

- Căn cứ vào các lĩnh vực hoạt động của xã hội, quản lý được chia thành: + Quản lý kinh tế

Hà Nội)

Từ trên, có thể rút ra khái niệm chi tiết hơn về quản lý như sau:

Quản lý: Là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý một cách

gián tiếp và trực tiếp nhằm thu được nhưng diễn biến, thay đổi tích cực Là thực hiện những công việc có tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp các hoạt động của cấp dưới, của những người dưới quyền Biểu hiện cụ thể qua việc, lập kế hoạch hoạt động, đảm bảo tổ chức, điều phối, kiểm tra, kiểm soát Hướng được sự chú ý của con người vào một hoạt đông nào đó; điều tiết được nguồn nhân lực, phối hợp được các hoạt động của các cá nhân, bộ phận để đạt được hiệu quả công việc cao nhất

1.2 Quản lý lịch làm việc

1.2.1 Giới thiệu chung về công tác quản lý lịch làm việc

1.2.1.1 Khái niệm lịch làm viêc, quản lý lịch làm việc

Lịch làm việc: Là một tập hợp những hoạt động công việc được xắp xếp theo

trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi cùng người thực hiện

Quản lý lịch làm việc: Là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp

thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định và quản lý kế hoạch đó sao cho khi thực hiện công việc đạt được kết quả mong đợi

Đối tượng của quản lý lịch làm việc là lịch làm việc đã được xây dựng và hoàn thiện Công việc quản lý lịch được cá nhân hoặc nhóm người trong tổ chức thực hiện theo lịch trình đã được sắp xếp Chính vì thế cần có sự kế hợp và đồng bộ trong thực hiện công việc chung để cung hướng tới mục tiêu chung của tổ chức

Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệu quả công việc cao hơn

1.2.2 Những yếu tố tác động đến quản lý lịch làm việc

1.2.2.1 Thời gian

Thời gian là thứ tài sản loài đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được

và không mua, bán được Vì những đặc điểm này, chúng ta cần sắp xếp và sử dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất

Trong quản lý lịch làm việc cũng vậy, cần phải xây dựng độ ưu tiên cho mỗi công việc:

Đầu tiên chúng ta phải xây dựng công việc nào là quan trọng, công việc nào

có tính cấp bách Kế đó chúng ta phải xác định xem công việc nào quan trọng có mức độ cao, công việc nào quan trọng có mức độ thấp Công việc nào có tính rất cấp bách cần làm ngay, công việc nào có tính cấp bách có thể làm sau Có như vậy thì hiệu quả, chất lượng công việc mới đạt hiệu quả cao Đảm bảo hoàn thành kế hoạch và nhiệm vụ chung của tổ chức

Bởi vì quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là chúng ta làm thế nào để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để

có thể thích nghi được với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao trong công việc và trong các mối quan hệ khác ngoài xã hội

1.2.2.2 Địa điểm

Địa điểm là nơi công việc được thực hiện như văn phòng, phòng họp, quảng trường Việc bố trí địa điểm cho công việc phải căn cứ vào tính chất, mục đích của công việc, căn cứ vào số lượng, đặc điểm, vị trí của những người tham gia, người thực hiện công việc và điều kiện hiện có của cơ quan Khi đã bó trí được địa điểm phù hợp, bộ phận tổ chức phải đăng ký với bộ phận quản trị để sắp xếp trước, tránh chồng chéo với các hoạt động khác Địa điểm cần được thông báo cho những người

có liên quan một các cụ thể Điều cần lưu ý là tuy đã xác định địa điểm nhưng đối với những sự kiện, công việc quan trọng cần bố trí địa điểm dự phòng để tránh những trường hợp bất trắc xảy ra

Địa điểm cần được trang trí phù hợp với yêu cầu mục đích và không khí của công việc, sự kiện Tránh phô trương hình thức nhưng cũng không được qua loa đại khái Bởi môi trường làm việc có tác động không nhỏ đến tâm lý làm việc của con người, vì vậy để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc cần quan tâm tới việc tổ chức địa điểm làm việc

1.2.2.3 Nhân sự

Con người là chủ thể của mọi hành động, đồng thời cũng là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của công việc đang thực hiện Chính vì vậy, quản lý lịch làm việc tức là quản lý việc con người có thực hiện đúng theo lịch trình, kế hoạch đã đề ra hay không Như vậy, con người có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình quản lý lịch làm việc, bởi con người là yếu tố thường thay đổi nhất so với những yếu tố thời gian, địa điểm Khi con người thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi về kế hoạch thực hiện công việc Hơn nữa, việc quản lý lịch làm việc cũng do con người tiến hành Do đó, quá trình quản lý lịch làm việc cần được xây dựng và quản lý tỉ

mỉ, khoa học, có phương án dự phòng sự thay đổi và kiểm tra việc cá nhân, bộ phận thực hiện lịch làm việc để đảm bảo tính liên tục và chất lượng, hiệu quả công việc

1.2.2.4 Một số yếu tố khác

Các yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn bản, tài liệu, kinh phí, phương tiện di chuyển cũng có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý làm việc của con người và hiệu quả công việc Vì vậy cần đảm bảo chuẩn bị tốt những yếu tố trên để góp phần tạo nên sự thành công trong công việc của cá nhân tổ chức, tạo tiền để phát triển uy tín của người lãnh đạo, của cơ quan

1.2.3 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc

* Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc:

 Nguyên tắc không trùng lặp ( Cần chú ý: Thời gian, địa điểm, nhân sự )

 Nguyên tắc ưu tiên: Cái nào trước, cái nào sau, cần cân nhắc để có tính khả thi Cần có sự nhạy cảm và phán đoán, nắm vững chức năng, nhiệm vụ

 Nguyên tắc dự phòng: Dự kiến được các tình huống có thể xảy ra

 Nguyên tắc điều chỉnh lịch: Nếu có các điều kiện sau:

+ Thay đổi về thời gian ( Kịp thời báo )

+ Thay đổi địa điểm: Đảm bảo khoảng cách không quá xa nhau

+ Thay đổi nhân sự: Không ảnh hưởng đến mục đích hoạt động đó

* Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc:

 Đề ra quy định cho các bộ phận dự kiến kế hoạch tuần, tháng sau

 Tập hợp đề nghị, kết hợp với dự kiến công việc của lãnh đạo

 Khi xây dựng lịch phải rõ 3 yếu tố: Thời gian, địa điểm, nhân sự

 Khi xếp lịch cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo xin ý kiến để sắp xếp

 Cần theo dõi trong thực tế để điều chỉnh, thay đổi

 Nếu là tài khoản riêng thì cần chú ý lịch cá nhân phù hợp với lãnh đạo

1.2.4 Vai trò của công tác quản lý lịch làm việc, hiện trạng, hướng giải quyết 1.2.4.1 Vai trò của công tác quản lý lịch làm việc

Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, quản lý lịch làm việc là một công việc quan trọng, không thể bỏ qua vì đây là cơ sở để cho mọi hoạt động có thể thực hiện một cách đầy đủ, đúng thời gian và đúng kế hoạch Việc quản lý tốt thời gian cũng như lịch trình thực hiện công việc không chỉ tạo nên sự hoàn thành chính xác công việc mà còn tạo ra nhiều thuận lợi cho người dùng

Với mỗi cá nhân, đặc biệt là những người làm thư kí văn phòng, người làm công tác tổ chức, công tác hành chính văn phòng quản lý lịch làm việc là quản lý công việc, lịch trình của lãnh đạo, của các cá nhân, phòng ban trong cơ quan, tổ chức Để làm tốt nghiệp vụ quản lý lịch làm việc cần phải kết hợp với các chức năng thông tin, hoạch định và sắp xếp thời gian nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất Nhờ sự tổ chức, sắp xếp công việc chu đáo, tỉ mỉ của thư kí văn phòng, người làm công tác hành chính tổ chức mà các công việc được hoàn thành nhanh chóng và có hiệu quả, theo đó uy tín của lãnh đạo, của cơ quan được nâng cao Không những thế, góp phần tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp của lãnh đạo

và cơ quan với đối tác cũng như với mọi người trong cơ quan, tổ chức

Làm được tốt nghiệp vụ này là điều kiện để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, của hệ thống quản lý Đồng thời đảm bảo tính thống nhất và phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức

1.2.4.2 Hiện trạng

Hiện nay, công tác quản lý lịch làm việc tại nhiều cơ quan, tổ chức còn mang tính chất thủ công, chưa có sự sáng tạo hay áp dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc này Trong khi đó lịch làm việc của mỗi cơ quan tổ chức bao gồm nhiều nội dung, thời gian và địa điểm giải quyết các công việc khác nhau Chính vì vậy, gây mất nhiều thời gian, công sức trong quá trình lập nên một lịch làm việc hợp lý, khoa học Việc quản lý lịch làm việc thực hiện còn sơ sài, chưa được đề cao

và chú trọng Nhiều cá nhân, tổ chức chưa nhận ra tầm quan trọng của nghiệp vụ này trong công tác quản lý Chính vì thế cũng chưa có sự quan tâm đầu tư về thời gian, kĩ thuật cũng như quy định về quản lý lịch làm việc trong các cơ quan, tổ chức

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND

HUYỆN ĐẠI TỪ – TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Đại Từ

2.1.1 Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên

Vị trí địa lý:

Đại từ là huyện miền núi nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Thái Nguyên, cách thành phố Thái Nguyên 25 Km, phía Bắc giáp huyện Định Hoá; Phía nam giáp huyện Phổ Yên và Thành Phố Thái Nguyên; Phía đông giáp huyện Phú Lương; Phía tây bắc và đông nam giáp tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Phú Thọ

Huyện Đại Từ có nhiều đơn vị hành chính nhất tỉnh: 30 xã, thị trấn, tổng diện tích đất tự nhiên toàn Huyện là 57.790 ha và 158.721 khẩu, có 8 dân tộc anh em cùng chung sống: Kinh, Tày, Nùng, Sán Chay, Dao, Sán Dìu, Hoa, Ngái… Chiếm 16,58% về diện tích, 16,12% dân số cả tỉnh Thái Nguyên Mật độ dân số bình quân 274,65 người/km2

Là Huyện có diện tích lúa và diện tích chè lớn nhất Tỉnh (Lúa 12.500 ha, chè trên 5.000 ha), Đại Từ còn là nơi có khu du lịch Hồ Núi Cốc được cả nước biết đến, đồng thời cũng là huyện có truyền thống cách mạng yêu nước: Có 169 điểm di tích lịch sử và danh thắng Là đơn vị được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu anh hùng Lực lượng vũ trang

Điều kiện địa hình:

a) Về đồi núi: Do vị trí địa lý của Huyện, Đại Từ được bao bọc xung quanh bởi các dãy núi:

- Phía Tây và Tây Nam có dãy núi Tam đảo ngăn cách giữa Huyện và tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ, độ cao từ 300 - 600m

- Phía Bắc có dãy Núi Hồng và Núi Chúa

- Phía đông là dãy núi Pháo cao bình quân 150 - 300 m

- Phía Nam là dãy núi Thằn Lằn thấp dần từ bắc xuống nam

b) Sông ngòi thuỷ văn:

- Sông ngòi: Hệ thống sông Công chảy từ Định Hoá xuống theo hướng Bắc Nam với chiều dài chạy qua huyện Đại Từ khoảng 2km Hệ thống các suối, khe như suối La Bằng, Quân Chu, Cát Nê cũng là nguồn nước quan trong cho đời sống và

- Hồ đập: Hồ núi Cốc lớn nhất Tỉnh với diện tích mặt nước 769 ha, vừa là địa điểm du lịch nổi tiếng, vừa là nơi cung cấp nước cho các Huyện Phổ Yên, Phú Bình, Sông Công, Thành phố Thái Nguyên và một phần cho tỉnh Bắc Giang Ngoài

ra còn có các hồ: Phượng Hoàng, Đoàn Uỷ, Vai Miếu, Phú Xuyên, Na Mao, Lục

Ba, Đức Lương với dung lượng nước tưới bình quân từ 40 - 50 ha mỗi đập và từ

180 - 500 ha mỗi Hồ

- Thuỷ văn: Do ảnh hưởng của vị trí địa lý, đặc biệt là các dãy núi bao bọc Đại Từ thường có lượng mưa lớn nhất Tỉnh, trung bình lượng mưa hàng năm từ 1.800mm - 2.000mm rất thuận lợi cho phát triển sản xuất nông lâm nghiệp của Huyện ( đặc biệt là cây chè)

Điều kiện khí hậu thời tiết: Do mưa nhiều khí hậu thường ẩm ướt độ ẩm trung bình từ 70 - 80% , nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 270 ( là miền nhiệt

độ phù hợp cho nhiều loại cây trồng phát triển)

Về đất đai thổ nhưỡng: Tổng diện tích tự nhiên 57.848 ha Trong đó: đất nông nghiệp chiếm 28,3%, đất Lâm nghiệp chiếm 48,43%; Đất chuyên dùng 10,7%; Đất thổ cư 3,4% Tổng diện tích hiện đang sử dụng vào các mục đích là 93,8%, còn lại 6,2% diện tích tự nhiên chưa sử dụng

Về tài nguyên - khoáng sản:

Tài nguyên rừng: Diện tích đất lâm nghiệp 28.020 ha, trong đó rừng tự nhiên

là 16.022 ha và rừng trồng từ 3 năm trở lên là 11.000 ha Chủ yếu là rừng phòng hộ, diện tích rừng kinh doanh không còn hoặc còn rất ít vì những năm trước đây đã bị khai thác bừa bãi và tàn phá để làm nương rẫy

Tài nguyên khoáng sản: Đại Từ được thiên nhiên ưu đãi phân bổ trên địa bàn

nhiều tài nguyên khoáng sản nhất Tỉnh, 15/31 xã, thị trấn có mỏ và điểm quặng Được chia ra làm 4 nhóm quặng chủ yếu sau:

- Nhóm khoáng sản là nguyên liệu cháy: Chủ yếu là than nằm ở 8 xã của Huyện: Yên Lãng, Hà Thượng, Phục Linh, Na Mao, Minh Tiến, An Khánh, Cát Nê

Có 3 mỏ lớn thuộc Trung ương quản lý và khai thác: Mỏ Núi Hồng, Khánh Hoà, Bắc làng Cẩm Sản lượng khai thác hàng năm từ 10 đến 20 nghìn tấn/ năm

- Nhóm khoáng sản kim loại:

+ Nhóm kim loại màu: Chủ yếu là thiếc và Vônfram Mỏ thiếc Hà Thượng lớn nhất mới được khai thác từ năm 1988, có trữ lượng khoảng 13 nghìn tấn, mỏ Vonfram ở khu vực đá liền có trữ lượng lớn khoảng 28 nghìn tấn Ngoài các mỏ

chính trên quặng thiếc còn nằm rải rác ở 9 xã khác trong Huyện như: Yên Lãng, Phú Xuyên, La Bằng, Hùng Sơn, tân Thái, Văn Yên, Phục Linh, Tân Linh, Cù vân

+ Nhóm kim loại đen: Chủ yếu là Titan, sắt nằm rải rác ở các điểm thuộc các

xã phía Bắc của Huyện như Khôi Kỳ, Phú Lạc trữ lượng không lớn lại phân tán

- Nhóm khoáng sản phi kim loại: Pyrit, Barit, nằm ở rải rác các xã trong Huyện, trữ lượng nhỏ, phân tán

- Khoáng sản và vật liệu xây dựng:

Đại Từ là vùng có mỏ đất sét lớn nhất tỉnh ở xã Phú Lạc, ngoài ra còn có nguồn đá cát sỏi có thể khai thác quanh năm ở dọc theo các con sông Công, bãi bồi của các dòng chảy phục vụ vật liệu xây dựng tại chỗ của Huyện

Về du lịch:

Khu du lịch Hồ Núi Cốc với câu chuyện huyền thoại về Nàng công chàng Cốc đã thu hút khách du lịch trong nước và ngoài nước, nằm ở phía Tây nam của Huyện, đây cũng là điểm xuất phát đi thăm khu di tích trong Huyện như: Núi Văn, Núi Võ, khu rừng Quốc gia Tam Đảo, di tích lịch sử 27/7 Hiện đã hoàn thành xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển du lịch sinh thái sườn đông dãy Tam Đảo, hoàn thành quy hoạch chi tiết khu du lịch chùa Tây Trúc xã Quân Chu, Cửa Tử xã Hoàng Nông, quy hoạch chi tiết khu di tích lịch sử Lưu Nhân Chú Nhìn chung tiềm năng phát triển dịch vụ du lịch ở Đại Từ đã và đang được quan tâm phát triển, đây là tiềm năng lớn của Huyện cũng như của Tỉnh

Còn lại là các tuyến đường đá, cấp phối thuộc Huyện và xã quản lý, chủ yếu

là đường liên xã, liên thôn, xóm; Cả 31 xã, thị trấn đã có đường ô tô đến trung tâm

xã, Song do đặc điểm của Huyện miền núi, hệ thống giao thông còn gây ách tắc về mùa mưa lũ, do vậy chưa đáp ứng cho sự phát triển và giao lưu hàng hoá

- Tuyến đường sắt Quán triều - Núi Hồng dài 33,5 km là một thuận lợn lớn trong việc phục vụ sản xuất và giao lưu hàng hoá (Chủ yếu là vận chuyển than)

Nhìn chung, hệ thống giao thông của Huyện tương đối thuận lợi, song về chất lượng chưa đáp ứng yêu cầu (Chủ yếu là đường đá cấp phối, đất), cần phải có

kế hoạch từng bước đầu tư nâng cấp hệ thống cầu, đường liên Huyện, liên xã, xóm trong những năm tới

c, Thông tin liên lạc: Toàn Huyện đã được phủ sóng truyền thanh, truyền hình, 31/31 xã, thị trấn có điện thoại; Hệ thống giao thông thuận tiện là điều kiện thuận lợi cho Bưu điện phục vụ các thông tin, báo trí đến các xã, xóm trong kịp thời trong ngày

Nguồn nhân lực: Dân số Đại Từ hiện có 158.721 nhân khẩu (Trong đó dân số nông nghiệp chiếm 94%; Thành thị: 6%) Dân số trong độ tuổi lao động chiếm 56,5%.Lao động làm trong các Ngành nghề kinh tế chiếm 90,8% (Trong đó: Nông lâm nghiệp thuỷ sản chiếm 94,1%; Công nghiệp xây dựng chiếm 4,1%; Dịch vụ chiếm 1,2%)

2.1.2 Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội

- Lợi thế có tính chất quyết định và bền vững của Huyện là: Sự đoàn kết nhất trí của các dân tộc anh em trong Huyện, sự nhiệt tình cách mạng với sự lãnh đạo vững vàng của đảng bộ Huyện, nhân dân các dân tộc trong Huyện quyết tâm phấn dấu xây dựng nền kinh tế - xã hội phát triển về mọi mặt

- Vị trí địa lý thuận lợi là điều kiện quan trọng cho sự phát triển Là Huyện miền núi chỉ cách trung tâm tỉnh hơn 20 km Hạ tầng cơ sở thuận lợi hơn các Huyện miền núi khác trong tỉnh, sự nắm bắt về thông tin và tiếp nhận sự tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất nông lâm nghiệp thuận lợi hơn

- Là Huyện có nhiều tài nguyên khoáng sản, mặc dù trữ lượng nhỏ, không lớn Đây là nhân tố quan trọng hình thành các cơ sở công nghiệp khai thác phục vụ cho sản xuất công nghiệp phát triển và xuất khẩu

-Vị trí địa lý có điều kiện khí hậu thuận lợi cho sự phát triển của tập đoàn vật nuôi và cây trồng phong phú, lợi thế này thích hợp cho sự phát triển kinh tế nông lâm nghiệp hiện nay của Huyện

- Tiềm năng về du lịch cũng là một lợi thế để phát triển ngành dịch vụ thương mại trên địa bàn; Trên cơ sở Hồ núi cốc kết hợp với các điểm di tích lịch sử cách mạng nối lièn với khu ATK Tân Trào - Tuyên Quang và Định Hoá

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy lãnh đạo tại Uỷ ban bao gồm có 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch và các ủy viên

Các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Đại

1 Phòng Nông nghiệp & PTNT

7 Phòng Tài nguyên & MT

8.Văn phòng HĐND & UBND

9 Phòng LĐTBXH

10 Phòng Tư pháp

11 Thanh tra Huyện

12 Phòng Y tế

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đại Từ

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đại Từ

Chủ tịch UBND

Phó chủ tịch VHXH

Phòng nội vụ Thanh tra huyện Phòng NN&PTNN

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đại Từ

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; Tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; Dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện, và báo cáo

về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; Xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

2 Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

3 Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

4 Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới

Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

2 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; Phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; Tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; Phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản

lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; Vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; Phòng, chống các dịch bệnh;

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

Tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn

5 Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; Quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật , Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; Đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

3 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; Xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Quản lý hộ khẩu; Tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; Quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; Giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền;

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; Tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức HĐND&UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện về việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật

tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan

đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

2 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;

3 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn huyện theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp luật;

4 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn huyện; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của Cán bộ quản lý lịch làm việc

Do chưa có cán bộ chuyên trách nên việc Quản lý lịch làm việc của toàn UBND huyện do bộ phận Văn phòng UBND phụ trách, hiện nay, người trực tiếp quản lý, sắp xếp lịch làm việc của UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên là cán

bộ Nguyễn Văn Hưng

Được sự chỉ đạo, phân công của Chủ tịch UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên, cán bộ phụ trách quản lý lịch làm việc cho toàn đơn vị có nhiệm vụ sau:

- Thực hiện giám sát, quản lý, đôn đốc các bộ phận, phòng ban gửi kế hoạch làm việc trong tuần tới của đơn vị mình cho Văn phòng UBND huyện

- Sắp xếp, thống kê, sát nhập thành một bản hoàn chỉnh và trình lãnh đạo

- Theo dõi, giám sát nhằm hỗ trợ kịp thời công tác hành chính đối với những công việc có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ của mình như sắp xếp, chuẩn bị phòng họp,…

2.2 Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ

2.2.1 Tình hình về công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Đại Từ

Hiện nay, công tác tác quản lý lịch làm việc tại cơ sở còn mang tính chất thủ công, chưa có sự sáng tạo hay sử dụng thành thạo công nghệ để giải quyết công việc Trong khi đó, lịch làm việc của cơ sở gồm nhiều nội dung, thời gian, địa điểm giải quyết công việc khác nhau, chính vì vậy, mất nhiều thời gian và công sức để lập một lịch làm việc hợp lý và khoa học Việc quản lý lịch làm việc còn sơ sài, chưa đề cao và đúng trọng tâm

2.2.2 Quy trình quản lý lịch làm việc của UBND huyện Đại Từ

Hiện nay, quy trình quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ đang được thực hiện như sơ đồ dưới đây:

Quy trình xây dựng lịch làm việc theo tuần gồm các bước:

Quy trình này được mô tả cụ thể như sau:

 Bước 1: Lãnh đạo uỷ ban và các cơ quan chuyên môn đăng ký

Hàng tuần sẽ có lịch của lãnh đạo uỷ ban và các cơ quan chuyên môn đăng

ký với phó chánh văn phòng

 Bước 2: Tổng hợp công việc

Sau quá trình tiếp nhận công việc, phó chánh văn phòng sẽ tổng hợp lại các công việc mà lãnh đạo và các cơ quan chuyên môn đã đăng ký Sau đó chuyển cho phòng tổng hợp lập danh sách

 Bước 3: Phân loại công việc

Trên cơ sở khối lượng công việc đã đăng ký, phó Chánh văn phòng sẽ tổng hợp lại và phân công cho mọi người trong văn phòng theo từng lĩnh vực mà mình

Phân loại công việc

Báo cáo trình ký

Chuyển giao công việc

phụ trách Nếu không có hội nghị hoặc phải đi làm việc tại các xã thì mọi người sẽ làm việc tại văn phòng Còn nếu có hội nghị hoặc phải đi làm việc tại các xã thì sẽ đến nơi làm việc theo sự phân công của lãnh đạo hoặc bộ phận do mình phụ trách

 Bước 4: Báo cáo trình ký

Sau khi danh sách công việc được tổng hợp và phân loại Phó Chánh văn phòng sẽ lập danh sách sau đó in ra và trình lãnh đạo Uỷ ban ký duyệt

 Bước 5: Chuyển giao công việc

Sau khi đã được lãnh đạo phê duyệt và ký, phó Chánh văn phòng sẽ chuyển giao công việc và gửi lại lịch làm việc này cho các lãnh đạo và cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm để triển khai thực hiện

- Đối với các công văn hoặc triển khai từ tỉnh về ngày nào sẽ được bổ sung vào lịch làm việc ngày hôm đó Phó Chánh văn phòng sẽ báo cáo lên lãnh đạo và xin ý kiến chỉ đạo thực hiện công việc đó Sau đó báo cáo lại cho phòng tổng hợp tổng hợp lại và gửi bản bổ sung cho các lãnh đạo và cơ quan chuyên môn

- Lịch làm việc tuần sau sẽ được xếp vào thứ sáu tuần trước

- Sau thời hạn nêu trên, nếu đơn vị nào chưa đăng ký lịch họp, lịch làm việc, Văn phòng được hiểu là đơn vị không có nội dung cần báo cáo với lãnh đạo vào tuần sau

- Các cơ quan trực thuộc đăng ký lịch làm việc với lãnh đạo, cần đăng ký trước 16h00, thứ sáu hàng tuần để phó Chánh văn phòng tổng hợp và phân công với lãnh đạo văn phòng

2.3.3 Thực trạng sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý lịch làm việc tại cơ sở và hướng giải quyết

Tại UBND huyện Đại Từ – Tỉnh Thái Nguyên hiện nay có tất cả 23 máy tính làm việc, trong đó bộ phận Văn phòng UBND sử dụng 08 máy tính để làm việc Cứ mỗi đầu tuần, sau khi đã tổng hợp đầy đủ lịch làm việc của các phòng ban, cán bộ phụ trách sẽ sử dụng máy tính để tổng hợp và soạn thảo một bản lịch làm việc chung cho cả UBND và sau đó dán vào bảng tin đặt tại Văn phòng UBND và in lịch làm việc ra giấy sau đó gửi lại cho các bộ phận, do tính chất đặc thù của công việc, nên lịch làm việc chung của các bộ phận, phòng ban của UBND huyện Đại Từ có thể thay đổi về thời gian, lịch hẹn cho phù hợp với tình hình thực tế

Hình 2.2 Bảng tin chung tại UBND huyện Đại Từ

2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Đại Từ

2.3.1 Ưu điểm

Quy trình quản lý lịch làm việc của UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên về mặt cơ bản khá đúng theo như quy định của Nhà nước Việc thực hiện quản lý lịch làm việc theo quy trình này giúp cho việc nhập dữ liệu công việc đơn giản, nhanh chóng, phù hợp, thuận tiện cho cán bộ với trình độ tin học không cao

Việc quản lý lịch làm việc theo cách truyền thống của UBND huyện Đại Từ giúp theo dõi các công việc một cách dễ dàng hơn do lịch làm việc được in ra giấy

và gửi cho các phòng ban thay vì việc xem trên máy vi tính Chính như vậy, các cán

bộ nhân viên cũng dễ dàng sắp xếp công việc sao cho phù hợp với lịch làm việc thực tế chung của toàn UBND

2.3.2 Nhược điểm

2.3.2.1 Về mặt tìm kiếm, tra cứu, thống kê lịch làm việc

Việc quản lý lịch làm việc theo cách hiện tại mà UBND huyện Đại Từ đang thực hiện tuy đơn giản, thuận tiện nhưng lại gây khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê lịch làm việc Hơn nữa còn gây khó khăn trong việc theo dõi, xử lý công việc của những phòng ban tác nghiệp khác

2.3.2.2 Về mặt xu thế quản lý chung của thời đại

Chúng ta đã biết rằng hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển mạnh Chính phú đang khuyến khích toàn thể cơ quan, tổ chức thực hiện Đề án “Chính phủ điện tử” trong quản lý Nghĩa là tối thiểu hóa sức lao động của con người trong quản lý, thay vào đó là sự giúp sức của công nghệ thông tin trong công việc Có như vậy, đất nước Việt Nam ta mới có thể nhanh chóng hội nhập với thế giới Thực trạng hiện nay cho thấy UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên vẫn sử dụng những biện pháp quản lý lịch làm việc thủ công, thô sơ, chưa đáp ứng được xu thế quản lý chung của thời đại và yêu cầu của đề án “Chính phủ điện tử” mà Chính phủ

đã đề ra

2.3.3 Đề xuất giải pháp khắc phục hệ thống quản lý cũ

Hiện nay tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên đã có những đầu tư vào trang thiết bị máy tính phục vụ cho hoạt động của cơ sở, ứng dụng được một số tiện ích của Microsoft Office để hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp Tuy nhiên, tại UBND huyện Đại Từ - Tỉnh Thái Nguyên chưa sử dụng phần mềm chuyên nghiệp nào để phục vụ cho công tác quản lý lịch làm việc riêng

Công tác quản lý vẫn còn thủ công và nhiều bất cập, công việc có thể dồn lại chưa có cách sắp xếp khoa học khiến nhân viên có thể làm thiếu việc, làm việc chậm tiến độ hoặc không đạt hiệu quả mong muốn Do vậy, việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý đặc biệt là ứng dụng phầm mềm ESSIENTIAL PIM trong việc quản lý lịch làm việc là điều cấp bách và cần thiết để giúp hoạt động của cơ sở trở nên thống nhất, công việc được xử lý nhanh chóng, được sắp xếp giải quyết một cách chuyên nghiệp, đạt hiệu quả công việc cao nhất