Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH MTV cao su Chư Sê

chọn nghiên cứu đề tài : "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê" để làm luận văn tốt nghiệp với mục đích giúp cho công ty có

TRẦN THỊ THANH THÚY

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CAO SU CHƯ SÊ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ THANH THÚY

KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CAO SU CHƯ SÊ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS TS Trương Bá Thanh

Đà Nẵng – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Trần Thị Thanh Thúy

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 8

1.2 KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 18

1.2.1 Khái quát chung về chi phí 18

1.2.2 Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chi phí SXKD trong DN 22 1.2.3 Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 33

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 33 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 33

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 37

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 38

2.1.4 Đặc điểm của sản phẩm 38

2.1.5 Quy trình công nghệ sản xuất 39

2.1.6 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 40

2.1.7 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 45

2.2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 50

2.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí SXKD của Công ty 50

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty 53

2.2.3 Tình hình dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty 55

2.2.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty 61

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY 73

2.3.1 Về ưu điểm 73

2.3.2 Về nhược điểm, hạn chế 75

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 78

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 79

3.1.HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 79

3.1.1 Quan điểm điều hành, lãnh đạo 79

3.1.2 Cơ cấu tổ chức 80

3.1.3 Chính sách nhân sự 81

3.2 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 82

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống thông tin chung 82

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống các chứng từ 83

3.2.3 Lập các báo cáo phân tích chi phí 86

3.3 HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD 90

3.3.1 Kiểm soát chi phí NVLTT 90

3.3.2 Kiểm soát chi phí NCTT 93

3.3.3 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 94

3.3.4 Kiểm soát chi phí bán hàng 95

3.3.5 Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp 95

3.4 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD 96

3.4.1 Đối với chi phí NVLTT 96

3.4.2 Đối với chi phí NCTT 96

3.4.3 Đối với chi phí sản xuất chung 96

3.4.4 Đối với chi phí bán hàng 97

3.4.5 Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp 98

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 99

KẾT LUẬN 100

TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

2.3 Bảng định mức chi phí NVLTT sơ chế mủ cao su cho 1

3.1 Báo cáo phân tích biến động chi phí NVLTT phục vụ

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

2.6 Lưu đồ kiểm soát chu trình nhập kho NVL khai thác từ

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Đứng trước những thử thách đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, quản lý và sử dụng tốt nguồn tài nguyên vật chất cũng như nhân lực của mình.Để thực hiện điều đó thì tự bản thân doanh nghiệp phải hiểu rõ được “tình trạng sức khỏe” của mình để điều chỉnh quá trình kinh doanh cho phù hợp

Hơn nữa, để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm… Mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Như chúng ta đã biết việc thiết lập một hệ thống kiểm soát trong nền kinh tế thị trường chặt chẽ, hiệu quả là một trong những yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO)

Chính vì sự lớn mạnh từng ngày của các Doanh nghiệp cả về quy mô sản xuất lẫn thị trường tiêu thụ, kéo theo là sự cạnh tranh gay gắt khốc liệt của thị trường cộng với những gian lận thường xuyên xảy ra trong nội tại Doanh nghiệp Cho nên vấn đề cấp thiết đặt ra là làm thế nào để hạ thấp giá thành, giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro, lãng phí trong kinh doanh mà chất lượng sản phẩm vẫn không thay đổi, đó chính là vũ khí sắc bén, là lợi thế hàng đầu trong chiến lược cạnh tranh của Doanh nghiệp

Vì tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, tôi đã mạnh dạn quyết định lựa

chọn nghiên cứu đề tài : "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê" để làm luận văn tốt

nghiệp với mục đích giúp cho công ty có thể ngăn ngừa các rủi ro cản trở, công ty đạt được mục tiêu kinh doanh đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh đáp ứng cho nhu cầu trong nước và ở nước ngoài

2 Mục tiêu nghiên cứu

Xuất phát từ lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê nói riêng, từ đó đánh giá tồn tại

và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty này

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh

tại Công ty TNHH MTV Cao Su Chư Sê

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản

xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê, bao gồm: 5 nông trường và 1 xí nghiệp Cơ khí chế biến

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp chung là kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Tiếp cận các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê

Trên cơ sở đó, Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, chứng minh giữa lý luận và thực tiễn để nghiên cứu kết quả khảo sát đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty

Các phương pháp kỹ thuật cụ thể trong quá trình nghiên cứu luận văn là:

Điều tra, khảo sát, phỏng vấn, chọn mẫu và dùng sơ đồ, biểu mẫu kết hợp với diễn giải, phân tích để trình bày kết quả nghiên cứu

5 Cấu trúc luận văn

Nội dung của luận văn gồm ba chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh

trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công

ty TNHH một thành viên cao su Chư Sê

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất

kinh doanh tại công ty TNHH một thành viên Cao su Chư Sê

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Có thể thấy trong tình hình các doanh nghiệp hiện nay, một trong những công cụ giúp công tác quản lý mang lại hiệu quả nhất đó là công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh Do đó, có được một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào, vì

nó có vị trí đặc biệt và hết sức hữu ích cho các nhà quản lý thuộc nhiều cấp phân quyền khác nhau Bởi vì, chi phí liên quan chặt chẽ đến lợi nhuận của doanh nghiệp, chi phí phát sinh một cách khách quan trong quá trình SXKD nhằm đạt đến mục đích cuối cùng là lợi nhuận Lợi nhuận nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chi phí đã chi ra Chính vì vậy, một yêu cầu hết sức quan trọng trong công tác quản lý điều hành là phải sử dụng và tiết kiệm chi phí một cách hợp lý Điều cần thiết đặt ra đó là hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí (cả nhân tố khách quan lẫn nhân tố chủ quan),

chúng ta mới có thể kiểm soát được chi phí

Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát và tính giá thành sản phẩm một cách hợp lý Việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí nên hiện nay, một số doanh nghiệp đã quan tâm đến việc xây dựng cho mình một

hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo các lợi ích cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều chuyên gia đã đưa các ý tưởng, giải pháp mang tính khoa học và các đề tài nghiên cứu về vấn đề kiểm soát chi phí SXKD trong doanh nghiệp như:

- Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cao su Kon Tum” của tác giả Trần Thị Diệp Thúy (2008)

Đề tài tập trung nghiên cứu về đặc điểm chi phí SXKD trong doanh nghiệp sản xuất nông nghiệp, từ đó đưa ra nội dung, trình tự của quá trình kiểm soát chi phí từ đơn vị cơ sở đến Công ty tại Công ty cao su Kon Tum Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề về kiểm soát chi phí SXKD đã phát hiện

ra những tồn tại trong việc kiểm soát chi phí và từ đó đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí SXKD tại Công ty nhưng không nghiên cứu quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà đây là một bộ phận cấu thành chiếm tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí SXKD

- Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng” của tác giả Hoàng Thị Thu Vân (2010)

Đề tài đã trình bày được những nội dung cơ bản như: Môi trường kiểm soát, quy trình kiểm soát và các thủ tục kiểm soát Việc thực hiện kiểm soát chi phí sản xuất tại đơn vị được tiến hành nghiêm chỉnh, theo đúng tiến trình,

thể hiện rõ sự phân công phân nhiệm, tuân thủ theo quy trình mà doanh nghiệp xây dựng Không chỉ vậy, tác giả đã đưa ra biện pháp hợp lý để tăng cường công tác kiểm soát chi phí Cụ thể như giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất thông qua việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí

- Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần cao

su Đà nẵng” của tác giả Nguyễn thị Hồng Thảo (2010)

Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí tại Doanh nghiệp sản xuất công nghiệp mà trường hợp điển hình là Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng trên cơ sở nghiên cứu về bản chất, vai trò và nội dung của kiểm soát chi phí cũng như các giải pháp chi phí gắn liền với thực tiễn Tuy nhiên, ở đây tác giả tập trung nghiên cứu một số nội dung chi phí trực tiếp ảnh hưởng đến yếu tố tổng chi phí trong việc tính giá thành sản xuất công nghiệp liên quan trực tiếp đến sản phẩm

Từ các công trình đã nghiên cứu trên, luận văn kế thừa những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát chi phí SXKD để làm cơ sở tiền đề phân tích những thực trạng trong quá trình kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp hiện nay và dựa trên các thực trạng đó đưa ra những giải pháp giúp doanh nghiệp khắc phục những sai sót để hoàn thiện hơn cho chính bản thân doanh nghiệp

Về cơ bản luận văn đã giải quyết được các vấn đề sau:

Khái quát các lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp nói riêng

Tiếp đến, trong phần thực trạng công tác kiểm soát chi phí SXKD tại doanh nghiệp sẽ đi kiểm soát bằng các thủ tục kiểm soát chi phí và so sánh thực tế phát sinh với dự toán chi phí SXKD để điều chỉnh đưa ra biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí SXKD Trong phần này, sẽ đặc biệt chú ý đến việc kiểm soát chi phí NVLTT vì dễ xảy ra nhiều gian lận sai sót

Cuối cùng luận văn sẽ đề ra các giải pháp để hoàn thiện hơn hệ thống

kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh Đó là, các giải pháp hoàn thiện

về môi trường kiểm soát, về các thủ tục kiểm soát chi phí và về công tác lập dự toán định mức nhằm giúp công ty có thể kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản chi phí góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong các giai đoạn sau

Vì vậy, từ những kế thừa của các nghiên cứu trên, với mục tiêu là làm thế nào để kiểm soát chi phí SXKD một cách hiệu quả nhất Tác giả đã đi sâu

nghiên cứu đề tài "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cao su Chư Sê"

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT

CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Thuật ngữ kiểm soát nội bộ gồm hai thành phần là kiểm soát và nội bộ Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau Ví dụ như theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 07 “Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết” đã định nghĩa: Kiểm soát là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động của doanh nghiệp đó; Nội bộ có nghĩa là thuộc về hay liên quan đến cơ cấu của một tổ chức…

Hiện nay định nghĩa về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi chính

là định nghĩa của COSO (committee of Sponsoring Organization): “Kiểm soát

là quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Thông tin đáng tin cậy; Tuân thủ các luật lệ và các quy định”

Bên cạnh đó, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (số 400) cũng

định nghĩa khá rõ ràng về kiểm soát nội bộ Cụ thể là: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện những gian lận, sai sót

để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kiểm soát và các thủ tục kiểm soát”

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể được hiểu là hệ thống các thủ tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong nội bộ một tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật

và các quy định

Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu nêu trên Việc phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện khác nhau

1.1.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau nhưng để hoạt động hiệu quả,

hệ thống này cần có đủ năm thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi

ro, Các hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động

đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ Một môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát và cả hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt Song một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn một đến tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Môi trường bên trong

Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác

nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao, là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý

và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong việc

duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò

quan trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp Một cơ cấu

tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng

chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội

ngũ cán bộ, công nhân viên và họ luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát Nếu lực lượng này của đơn vị có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra tốt và báo cáo tài chính có cơ sở để tin cậy Nhưng nếu con người kém năng lực và không trung thực thì dù có tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng không thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát là có hiệu quả Một khía cạnh khác của chính sách nhân sự đó là khuyết điểm bẩm sinh của con người, tính chán nản Ngay cả khi con người có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề về cá nhân không được thõa mãn thì họ có thể sinh ra tính chán nản và có thể làm rối loạn trong việc thực thi công việc của họ cũng như việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức

Như vậy, chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong

đợi từ nhân viên Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật

Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất,

tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch đầu tư, sữa chữa tài sản cố định,… đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai Nếu việc lập và thực hiện các

kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công

cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét

về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu

kế hoạch, để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời

Bộ phận kiểm toán nội bộ: Chức năng kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là

kiểm tra, giám sát và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ qua đó phát hiện những sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động… Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận khác trong đơn

vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp

cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị

- Môi trường bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểm soát bên trong đơn vị Ví dụ như: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà Nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý,… Những nhân tố bên ngoài tuy không thuộc tầm kiểm soát của các nhà quản lý nhưng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lý trong sự thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

b Hệ thống kế toán

Là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị Là mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có hiệu quả phải góp phần đảm bảo thõa mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ

Các hệ thống này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được tính đến trong đó Chẳng hạn, đối với các giao dịch

về bán hàng, hệ thống kế toán phải được thiết kế sao cho chỉ cho phép ghi sổ doanh thu những giao dịch bán hàng thực tế đã xảy ra, không cho phép ghi sổ doanh thu với số hàng chưa được giao; Số liệu ghi chép phải phản ánh đúng đắn về giá trị và chính xác về kỹ thuật Ngoài ra hệ thống kế toán cũng còn phải đảm bảo không được để bất cứ khoản doanh thu đã thực hiện nào ngoài

hệ thống sổ kế toán, nhưng cũng không cho phép ghi trùng, ghi sai tài khoản, ghi không đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh …

- Chứng từ kế toán: Thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong

toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức, các đơn vị với nhau Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với các chứng từ đó là:

+ Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của Luật kế toán, các chế độ kế toán cũng như các quy định của pháp luật có liên quan

+ Chứng từ phải được đánh số liên tiếp: Việc thực hiện đánh số liên tiếp trên các chứng từ sẽ giúp tăng cường kiểm soát đối với các trường hợp chứng

từ bị thiếu, chứng từ chưa ghi sổ kế toán và tránh được những trường hợp chứng từ ghi trùng trên sổ kế toán Ngoài ra, đánh số liên tiếp trên các chứng

từ còn giúp việc định vị chứng từ sau này khi cần đến chúng

Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt: Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế nói chung

và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ phát sinh của nghiệp

vụ kế toán

+ Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu: Nếu chứng từ kế toán quá phức tạp có thể sẽ dẫn đến sự hiểu không đúng về các nghiệp vụ kinh tế, do vậy việc ghi sổ kế toán cũng bị ảnh hưởng

+ Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức

độ kiểm soát nội bộ: Một giao dịch kinh tế có thể liên quan đến nhiều đối tượng

kế toán khác nhau, nhiều mục tiêu quản lý và mục tiêu kiểm soát khác nhau Để giảm thiểu số lượng các mẫu khác nhau cho những mục tiêu cụ thể khác nhau liên quan đến một loại giao dịch kinh tế thì các chứng từ phải được thiết kế có thể đáp ứng cho nhiều công dụng khác nhau Ví dụ, một hóa đơn bán hàng nếu được thiết kế và sử dụng đúng đắn sẽ đáp ứng được nhiều mục tiêu khác nhau, như: Là căn cứ để phê chuẩn giao hàng, căn cứ để ghi sổ kế toán doanh thu, vào nhật ký bán hàng, căn cứ để thống kê bán hàng và là căn cứ để đòi tiền và tính hoa hồng hàng bán…Mặt khác, chứng từ cũng phải được thiết kế để có thể thực hiện tối đa các quá trình kiểm soát nội bộ cần thiết ngay trong phạm vi mẫu của các chứng từ đó Ví dụ, mỗi loại chứng từ được thiết kế, kèm theo nó

là những hướng dẫn cần thiết cho công việc ghi chép và sử dụng chúng như việc điền các yếu tố của chứng từ, việc xử lý xóa bỏ những phần thừa, phần trống trên các chứng từ để gạt bỏ khả năng chứng từ bị sửa chữa, ghi thêm sau khi nghiệp vụ kinh tế đã kết thúc Vấn đề này đặc biệt cần chú ý đối với những chứng từ hướng dẫn, chứng từ do đơn vị tự thiết kế

- Tài khoản kế toán: Là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế

toán và sổ kế toán Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng

kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại Đối với kế toán tài chính và BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tới đúng nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát

“sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ tiêu

trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng Ngoài ra, đối với

kế toán quản trị, một hệ thống tài khoản kế toán thích hợp còn giúp cho đơn vị thấy rõ luồng đi của thông tin tới từng đối tượng cụ thể của quản lý trên cơ sở

đó mà có những quyết sách đúng đắn trong quản lý và kinh doanh Điều đặc biệt trong mô tả các hệ thống tài khoản là phải làm rõ nội dung phản ánh của các tài khoản Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung

- Sổ sách kế toán: Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi

hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định Đơn

vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình Chẳng hạn với hình thức

“chứng từ ghi sổ”, ngoài việc phải lập các “chứng từ” làm căn cứ ghi sổ và các sổ cái, sổ chi tiết thích hợp, đơn vị còn phải mở sổ “đăng kí chứng từ ghi sổ” để đăng kí và quản lí các chứng từ Sự thiếu vắng của sổ này trong hình thức “chứng từ ghi sổ” có thể sẽ dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong quản lí và kiểm soát, do vậy sẽ ảnh hưởng đến mức độ trung thực, đúng đắn của các thông tin trên các BCTC Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Điều này đòi hỏi những quá trình kiểm soát nội bộ cần phải có đối với người giữ sổ kế toán là phải kiểm tra các chứng từ trước khi chúng được ghi sổ Nếu trước khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng

từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thể như loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực tế không phát sinh, hoặc giá trị của chúng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra…

- Hệ thống báo cáo kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau quá

trình ghi nhận, phân loại, ghi chép,… Cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Hệ thống báo cáo kế toán nói chung bao gồm các báo cáo tài chính (chủ yếu cung cấp thông tin cho bên ngoài đơn vị) và các báo cáo kế toán quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị)

c Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát

Ngoài các yếu tố về môi trường kiểm soát và sự tham gia của kế toán trong quá trình kiểm soát thì các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cũng là một

bộ phận quan trọng trong cơ cấu kiểm soát nội bộ của đơn vị Để kiểm soát có hiệu quả có thể phải cần đến rất nhiều các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cụ thể khác nhau, tuy nhiên chúng thường thuộc các loại nguyên tắc và thủ tục sau đây:

- Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: Phân công phân nhiệm rõ

ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát Trong một tổ chức có nhiều người cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công cho tất cả mọi người trong tổ chức, không để một số người phải làm quá nhiều việc trong khi đó một số người khác lại không có việc làm Mỗi cá thể trong tổ chức đều có một mục tiêu theo đuổi riêng của mình, nhưng để mọi người cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thì các công việc của

tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng, gọi là “phân công, phân nhiệm” Phân công, phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát Bởi vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi

người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình

mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức Ở một đơn vị không

có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không có hy vọng ở đó có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt

- Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”: Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự

cách ly thích hợp về trách nhiệm Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý Đặc biệt trong những trường hợp sau nguyên tắc bất

kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy

+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

- Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể

của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một

hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, yêu cầu ủy quyền tất cả các nhiệm

vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn Quá trình

ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị

Sự phê chuẩn có thể chung hoặc cụ thể Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc ban giám đốc, hội đồng quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó Ví dụ hội đồng quản trị,

ban giám đốc có thể xây dựng và ban hành chính sách giá bán cố định cho việc bán sản phẩm; Hay các chính sách tín dụng đối với các khách hàng… Phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt, ví dụ mua hay thanh lý một tài sản…

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng có thể mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra

Có rất nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện ở các đơn

vị Tuy nhiên, chúng thường được chia thành 2 loại: Kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát

- Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, quá tình kiểm soát được

thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được nghiên cứu Thuộc loại này gồm có:

+ Kiểm soát bảo vệ tài sản hoặc thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin; Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông tin của những người không có trách nhiệm; Đảm bảo các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và kiểm soát tài sản,

sổ sách và thông tin; Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ 3…

+ Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là đúng đắn

+ Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với việc thực hiện): Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu

kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi theo thời gian; Nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi

có ai đó thực hiện việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện của họ Ngoài ra, những sai phạm có thể vô tình hoặc hữu ý đều có thể xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế nào Kiểm soát quản lý là biện pháp hữu hiệu để giảm thiểu những gian lận và sai sót đó

- Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,

nhiều công việc khác nhau Trong môi trường tin học, kiểm soát tổng quát trước hết thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán Đối với những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học trong công tác kế toán thì công việc kiểm toán cần phải sử dụng đến những chuyên gia có am hiểu về lĩnh vực máy tính, tin học

1.2 KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái quát chung về chi phí

a Khái niệm chi phí

Chi phí có thể hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đặt được một mục đích nào đó Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả Kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng, hoặc không có dạng vật chất như kiến thức dịch vụ được phục vụ,

b Phân loại chi phí

* Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ những khoản chi phí

liên quan đến chi phí NVL được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, dịch vụ Đây chính là chi phí NVL chính như hạt nhựa trong

ngành chế biến nhựa, gỗ trong sản xuất bàn ghế,

- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương công nhân trực tiếp

thực hiện quy trình sản xuất và các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất như kinh phí công

đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

- Chi phí sản xuất chung: Có thể định nghĩa bao gồm tất cả các chi phí

sản xuất không thuộc hai khoản mục trên Như vậy, chi phí sản xuất chung

thường bao gồm:

+ Chi phí lao động gián tiếp, phục vụ, tổ quản lý sản xuất tại phân

xưởng

+ Chi phí NVL dùng trong máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất

+ Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất

+ Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong

hoạt động sản xuất

+ Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như điện, nước, sửa chữa,

bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất

- Chi phí bán hàng: Còn được gọi là chi phí lưu thông, là những dòng

phí tổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chiến lược và chính sách bán hàng của DN Khoản mục chi phí bán hàng thường bao gồm:

+ Chi phí về lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ

+ Chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu dùng trong việc bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ

+ Chi phí về công cụ, dụng cụ dùng trong việc bán hàng như bao bì sử dụng luân chuyển, các quày hàng

+ Chi phí khấu hao thiết bị và tài sản cố định dùng trong việc bán hàng như thiết bị đông lạnh, phương tiện vận chuyển, cửa hàng, nhà kho

+ Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng như quảng cáo, hội

chợ, bảo trì, bảo hành, khuyến mãi

+ Chi phí khác bằng tiền trong việc bán hàng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm tất cả các dòng phí tổn liên quan

đến công việc hành chánh, quản trị ở phạm vi toàn doanh nghiệp Ngoài ra, chi phí QLDN còn bao gồm tất cả những chi phí mà chúng ta không thể ghi nhận vào tất cả những khoản mục nói trên Cụ thể chi phí QLDN bao gồm: + Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp

+ Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu dùng trong hành chính quản trị văn phòng

+ Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị văn phòng

+ Chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong công việc hành chính quản trị văn phòng

+ Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm, phục vụ chung toàn doanh nghiệp

+ Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản

+ Các khoản chi phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản dùng trong SXKD do biến động thị trường như dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, hao hụt trong khâu dự trữ

- Chi phí khác: Ngoài những chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất

kinh doanh chức năng của DN, trong thành phần chi phí của doanh nghiệp còn tồn tại những dòng chi phí khác Về cơ bản, đây chính là dòng chi phí hoạt động tài chính, chi phí hoạt động bất thường Dòng chi phí này thường chiếm tỷ lệ nhỏ Trong một DN có quy mô nhỏ, chi phí này có thể bằng không

* Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí

Bao gồm chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp

- Chi phí khả biến: Là những mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay

đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thay đổi; Ngược lại, nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động, định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động Như vậy, dù doanh nghiệp

có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí; ngược lại, khi doanh nghiệp gia tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị mức độ hoạt động sẽ giảm dần

Trong doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, định phí luôn luôn xuất hiện như chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí quảng cáo, chi phí giao tế,

Định phí bao gồm: định phí bắt buộc và định phí không bắt buộc

+ Định phí bắt buộc là những dòng chi phí liên quan đến khấu hao tài sản dài hạn, chi phí sử dụng tài sản dài hạn và chi phí liên quan đến lương của các nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp

+ Định phí không bắt buộc còn được xem như chi phí bất biến quản trị Dòng chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của quản trị như chi phí quảng cáo, nghiên cứu, giao tế,

- Chi phí bất biến: Là những mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt

động của đơn vị Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra,

số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy vận hành, tỷ lệ có thể là tỷ lệ thuận trong một phạm vi hoạt động Nếu xét về tổng số, biến phí thay đổi tỷ lệ thuận

và ngược lại nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động (một sản phẩm, một giờ máy chạy) thì biến phí là một hằng số

Biến phí tồn tại dưới hai hình thức:

+ Biến phí thực thụ: Là loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động như chi phí hoa hồng bán hàng, + Biến phí cấp bậc: Là biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn nhất định như chi phí lương thợ bảo trì,

- Chi phí hỗn hợp: Chi phí hỗn hợp là những mục chi phí bao gồm các

yếu tố biến phí và định phí pha trộn lẫn nhau Ở một mức độ hoạt động nào

đó, chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở một mức độ hoạt động khác chúng lại thể hiện đặc điểm của biến phí

* Phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí giữa chi phí với lợi nhuận

- Chi phí sản phẩm: Là những mục chi phí gắn liền với sản phẩm được

sản xuất ra hoặc được mua vào Đối với một đơn vị sản xuất, chi phí sản phẩm chính là chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC Đối với một đơn

vị kinh doanh thương mại, chi phí sản phẩm chính là giá mua và chi phí mua hàng hóa

- Chi phí thời kỳ: Đơn giản có thể hiểu là những dòng phí tổn phát sinh

và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong một thời kỳ Chi phí thời kỳ không phải là một phần của giá trị sản phẩm sản xuất hoặc hàng hóa mua vào mà chúng là những dòng chi phí được khấu trừ vào kỳ tính lợi nhuận Chi phí thời kỳ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại khá phổ biến như chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí thuê nhà, chi phí văn phòng,

1.2.2 Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chi phí SXKD trong DN

a Bản chất của kiểm soát trong quản lý

Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã xây dựng Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần

phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn Như vậy, kiểm soát bao gồm cả việc thiết lập các chuẩn mực, các thước

đo và các thủ tục để nắm lấy và điều hành quá trình hoạt động nhằm đạt mục tiêu đã định

Thực hiện kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các

kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được những mục tiêu của DN

Theo Fayol, “Trong ngành kinh doanh, sự kiểm soát gồm có việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện như kế hoạch đã vạch ra với những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sữa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm” [6]

Mỗi quá trình kiểm soát gồm những công việc được thực hiện theo trình

tự sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát

Đây là quá trình kiểm soát xác định đích cần đạt tới, nó được xem như là

cơ sở thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể Mục tiêu này được xây dựng phải

có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được Khi xây dựng mục tiêu phải quan tâm đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ sẵn có

Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát

Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động của DN Các tiêu chuẩn này phải phù hợp với mục tiêu đề ra và có thể định lượng được

Bước 3: Đo lường kết quả và so sánh với các tiêu chuẩn

Dựa vào các phương pháp, công cụ để định lượng các kết quả của công việc cần kiển soát Đây chính là cơ sở để so sánh và phân tích kết quả đạt được với các tiêu chuẩn, mục tiêu đã đề ra để có biện pháp quản lý hợp lý Việc so sánh này sẽ thấy được số chênh lệch giữa tiêu chuẩn đã xây dựng và

cơ bản, đồng thời cũng đánh giá sự ảnh hưởng của những nhân tố cá biệt đến kết quả của hoạt động

Phân tích các nhân tố và nguyên nhân gây nên sự sai lệch giúp nhà quản

lý thấy được công việc cần giải quyết để điều chỉnh sai lệch

b Mục đích kiểm soát chi phí SXKD

Kiểm soát chi phí SXKD nhằm mục đích tăng hiệu quả hoạt động của

DN, giảm thiểu chi phí không cần thiết, tăng lợi nhuận, tăng hiệu quả trong cạnh tranh, đảm bảo hoàn thành kế hoạch của đơn vị hoặc những cam kết với khách hàng Ngoài ra nó còn là cơ sở để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong toàn DN Do vậy, kiểm soát chi phí SXKD cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị DN

c Vai trò của kiểm soát chi phí SXKD

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, được thành lập với mục đích thu được lợi nhuận, để thu được lợi nhuận DN cần:

Một là, tăng doanh thu, đồng nghĩa với tăng giá bán khi số lượng sản phẩm sản xuất ra không đổi Cách này thiếu tính khả thi vì hiện nay trên thị trường rất nhiều đối thủ cạnh tranh

Hai là, giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của DN, đó là những khoản chi mà DN có thể chủ động giảm như giảm chi phí bằng cách giảm giá thành, Đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường hiện nay

d Yêu cầu của kiểm soát chi phí SXKD

Việc kiểm soát chi phí của đơn vị trước hết cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tất cả các chi phí đều được ghi nhận

- Tất cả các chi phí được ghi nhận là đúng theo chế độ kế toán

- Các nghiệp vụ chi phí phát sinh được xác định, cộng dồn và hạch toán một cách chính xác

- Các chi phí đã hạch toán đại diện cho các khoản chi tiêu có hiệu lực vì mục đích SXKD

- Các chi phí phát sinh có thực được tập hợp đầy đủ, đúng mực

- Các chi phí phát sinh được ghi nhận đảm bảo nguyên tắc phù hợp và nhất quán giữa các niên độ

- Số liệu chi phí trên BCTC khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán, chi phí được ghi nhận đúng niên độ

- Các chi phí được phân loại, trình bày và công bố phù hợp trong BCTC

1.2.3 Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh

- Xây dựng định mức và dự toán chi phí NVLTT:

Định mức chi phí NVLTT thường được xây dựng riêng định mức về lượng và định mức về giá

+ Định mức về lượng: phản ánh số lượng NVL bình quân để sản xuất một đơn vị sản phẩm

+ Định mức về giá: phản ánh đơn giá bình quân của một đơn vị NVL

Dự toán chi phí NVLTT = Dự toán sản phẩm sản xuất x Định mức chi phí NVLTT

- Xây dựng định mức và dự toán chi phí NCTT:

Định mức chi phí NCTT cũng được xây dựng dựa trên cơ sở định mức

- Xây dựng định mức và dự toán chi phí SXC:

Định mức chi phí SXC được xây dựng dựa trên định mức biến phí SXC

và định mức định phí SXC

+ Định mức biến phí SXC được xây dựng trên cơ sở:

Định mức về lượng biến phí SXC: Phản ánh về lượng cần thiết sử dụng, lượng hao hụt, nghỉ ngơi cần thiết, lượng hư hỏng, ngừng nghỉ trong sản xuất Định mức về giá biến phí SXC: Phản ánh về giá mua NVL, đơn giá tiền lương cơ bản, phụ cấp theo lương, các khoản trích theo lương, chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ,

+ Định mức định phí SXC được xây dựng theo mức ước tính định phí

trong kỳ và mức độ hoạt động trung bình

Định mức định phí SXC = Tổng định phí SXC ước tính/ Mức độ hoạt động trung bình

Dự toán chi phí SXC: Bao gồm dự toán biến phí và định phí SXC

+ Dự toán biến phí SXC: được thực hiện như việc lập dự toán chi phí NVLTT

- Xây dựng định mức và dự toán chi phí bán hàng, QLDN:

Xây dựng định mức chi phí BH và QLDN được xây dựng tương tự như xây dựng định mức chi phí SXC

+ Dự toán chi phí BH: Bao gồm dự toán biến phí và định phí BH

Dự toán biến phí BH = Dự toán số lượng SP tiêu thụ x Định mức biến phí BH cho một đơn vị SP tiêu thụ

Dự toán định phí BH: Được xác định tương tự như định phí SXC Điều này có nghĩa là dự toán định phí BH chính là tổng hợp dự toán định phí bắt buộc và định phí quản trị cần thiết cho kỳ BH

+ Dự toán chi phí QLDN: Cũng bao gồm dự toán biến phí và định phí QLDN

Dự toán biến phí QLDN = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí QLDN

Dự toán định phí QLDN: Được lập tương tự như dự toán định phí SXC

b Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí SXKD

Hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát chi phí SXKD bao gồm hai

loại chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kỹ thuật

- Hệ thống thông tin kế toán: Gồm có hệ thống thông tin kế toán tài

chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Bắt đầu từ việc lập và luân chuyển chứng từ đến lập các báo cáo về chi phí để phục vụ cho công tác quản trị chi phí, phục vụ cho nhu cầu quản lý chi phí nói chung và kiểm soát chi

phí nói riêng

Muốn kiểm soát chi phí SXKD thì phải tổ chức hệ thống kế toán phù hợp, cung cấp thông tin kịp thời, linh hoạt hướng về tương lai, thể hiện quá khứ và phải tuân thủ nguyên tắc kế toán

Để có được thông tin về chi phí SXKD, phải tổ chức tập hợp các chứng

từ gốc phát sinh chi phí SXKD, kiểm soát thông qua việc đối chiếu với các định mức, dự toán của đơn vị đã lập, các quy định, quy chế hoạt động của nhà nước và của đơn vị Đối với chi phí NVLTT, chi phí NCTT, kế toán tài chính cập nhật hàng ngày khi chi phí phát sinh và hạch toán vào các tài khoản quy định, đồng thời theo dõi ở các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp Đối với chi phí SXC, không những cập nhật hàng ngày mà đến cuối kỳ kế toán, kế toán tài chính phải tiến hành phân bổ theo tiêu thức phù hợp với đơn vị Sau đó, lập các báo cáo kế toán

Đối với kế toán quản trị, để có được thông tin về chi phí SX, kế toán quản trị nhận thông tin chi phí SXKD được cung cấp từ kế toán tài chính để tiến hành phân loại chi phí theo yêu cầu của quản trị, tổng hợp, phân tích chi phí SXKD thực tế phát sinh, kiểm soát, đánh giá sự biến động và lập các báo cáo chi phí SXKD

- Hệ thống thông tin kỹ thuật: Cũng bao gồm việc lập, luân chuyển các

hồ sơ kỹ thuật và lập báo cáo kỹ thuật Hồ sơ kỹ thuật bao gồm: Quy trình kỹ thuật; Bản dự toán, định mức khối lượng chi tiết công việc; Bảng phân tích tiến độ sản xuất; Báo cáo về tình hình sản xuất, chế biến; Biên bản nghiệm

thu khối lượng công việc hoàn thành;

c Thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với từng khoản mục chi phí

* Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp Ngoài các mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội

bộ thì việc kiểm soát chi phí còn phải chú ý đến các mục tiêu sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phải đảm bảo tính có thật, được phản ánh vào các sổ sách có liên quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác phù hợp với các chuẩn mực, quy định của chế độ kế toán hiện hành; Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải được phê chuẩn đầy đủ Muốn vậy, các nhà quản lý cần thông qua các thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát quá trình mua NVL nhập kho: Để kiểm soát chặt chẽ quá

trình này, cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận có liên quan kiểm soát

và quản lý thực hiện nghiệp vụ như: Bộ phận mua hàng (Phòng kinh doanh),

bộ phận xét duyệt (thông thường là giám đốc), bộ phận kho, bộ phận sản xuất,

bộ phận kế toán

Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL, các bộ phận nói trên phải độc lập với nhau Ngoài ra, các chứng từ cần có đủ chữ ký của các bộ phận liên quan

- Kiểm soát quá trình xuất kho NVL: Xuất phát từ đặc điểm của ngành

cao su nên NVL tại DN rất đa dạng về chủng loại từ khâu khai thác đến khâu chế biến Do đó, việc kiểm soát quá trình xuất kho NVL là quá trình quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình kiểm soát chi phí NVLTT

Để việc kiểm soát quá trình xuất kho diễn ra một cách chặt chẽ cũng cần

có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận có liên quan như: Bộ phận xét duyệt,

bộ phận kế toán, bộ phận kho, đại diện của các đơn vị cơ sở Cần ngăn ngừa gian lận, sai sót cũng như kiểm soát tốt các chứng từ trong khâu này

Một thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chi phí NVLTT là việc xây dựng định mức kế hoạch Ngoài ra, để có thể phát hiện ra các biến động bất thường của chi phí, bộ phận kế toán sẽ định kỳ đối chiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, chi phí định mức và chi phí của các kỳ kế toán khác

* Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Bên cạnh thực hiện tốt các mục tiêu tổng quát thì việc kiểm soát chi phí NCTT cũng cần phải thực hiện các mục tiêu sau: Chi phí nhân công trực tiếp phải tuân thủ các chính sách, quy định của pháp luật về chế độ tiền lương, tiền công, tiền thưởng; Các chi phí phát sinh về tiền lương là có thật, đầy đủ và chính xác;…

Những sai sót và gian lận thường xảy ra đối với chi phí NCTT chẳng hạn như: Khai khống số nhân công tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay

là việc chấm công không đúng với thực tế,… Từ những sai sót và gian lận rất

dễ xảy ra đó, doanh nghiệp cần phải tăng cường kiểm soát chi phí thông qua các thủ tục kiểm soát sau:

- Thực hiện việc phân công, phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các bộ phận chức năng Thường xuyên theo dõi tình hình nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động, việc lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép lương

- Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên làm việc tại công ty phải có một bộ hồ sơ gốc lưu lại ở phòng quản lý nhân sự Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này để tính lương cho nhân viên Đội ngũ nhân viên được tuyển dụng phải đảm bảo về tay nghề và đạo đức làm việc

- Xây dựng các chính sách về tiền lương: Thường xuyên đánh giá nhân viên để điều chỉnh mức lương phù hợp, các khoản tiền lương phải được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền

- Các sổ sách về tiền lương như bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí

tiền lương, sổ nhật ký chứng từ ghi sổ và sổ cái phải được thống nhất, hợp lý

- Lập định mức chi phí NCTT dựa trên cơ sở của quá trình sản xuất thử hay quá trình sản xuất trước đó để làm cơ sở cho việc tính lương và lập các kế hoạch khác

- Lập dự toán chi phí NCTT và theo dõi việc thực hiện kế hoạch này để kịp thời phát hiện ra những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch

* Kiểm soát chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí điện, nước,… Đó

là các loại chi phí rất dễ bị gian lận Do vậy, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung thì ngoài việc tuân thủ theo các mục tiêu tổng quát cũng cần phải thực hiện các mục tiêu chi tiết như: Chi phí này phải được ghi chép kịp thời, phản ảnh đúng đắn, chính xác;… Việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất chung cần phải tuân theo các thủ tục kiểm soát sau:

- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng như quản lý, ghi chép, theo dõi và hạch toán chi phí sản xuất chung

- Tuân thủ đầy đủ các chế độ về tiền lương và các khoản trích theo lương của chế độ kế toán hiện hành

- Quy định một cách chặt chẽ trình tự ghi sổ, luân chuyển chứng từ,… Khi phát sinh các khoản chi liên quan đến chi phí sản xuất chung thì kế toán phải căn cứ vào chứng từ liên quan để kịp thời phản ánh vào sổ sách và thực hiện kiểm tra chéo lẫn nhau

- Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định kế toán tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho đúng đối tượng Các công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ nhiều lần thì cần phải có chứng từ phân bổ

cụ thể, chính xác

- Các khoản chi bằng tiền khác cũng cần phải có chứng từ đầy đủ và phải