Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường cao đẳng công nghiệp Tuy Hoà

Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu để tiếp cận cụ thể bao gồm: Phương pháp hệ thống hoá, phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, tiếp cận thu thập thông tin… để từ đó đá

PHẠM TÂM ĐÊ

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG

CÔNG NGHIỆP TUY HÒA

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2013

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Đường Nguyễn Hưng

Đà Nẵng – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu và kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Phạm Tâm Đê

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 7

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Các loại kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 12

1.1.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ 16

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC THU, CHI TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 18

1.2.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp 18

1.2.2 Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp 19

1.2.3 Đặc điểm KSNB trong đơn vị sự nghiệp 23

1.2.4 Nội dung KSNB đối với các khoản thu, chi trong đơn vị sự nghiệp 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 33

2.1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường CĐCN Tuy Hòa 34 2.2 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 35 2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 35 2.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh phí tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 45 2.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 47 2.3.1 Công tác lập dự toán thu, chi 47 2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ 49 2.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách kế toán 52 2.3.4 Tổ chức báo cáo thu, chi tại trường CĐCN Tuy Hòa 53 2.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 54 2.4.1 Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 54 2.4.2 Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 59 2.5 ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 77 2.5.1 Môi trường kiểm soát 77 2.5.2 Tổ chức thông tin phục vụ KSNB các khoản thu, chi 77 2.5.3 Đánh giá KSNB các khoản thu tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 78

2.5.4 Đánh giá KSNB các khoản chi tại trường Cao đẳng Công

nghiệp Tuy Hòa 79

2.5.5 Những nguyên nhân của các vấn đề còn tồn tại trong KSNB thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 82

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 83

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 83

3.2 HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 84

3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên của nhà trường 85

3.2.2 Hoàn thiện công tác tự kiểm tra tài chính, KSNB của nhà trường 86 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 87

3.3 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KSNB CÁC KHOẢN THU, CHI 89

3.3.1 Hoàn thiện công tác lập dự toán, xây dựng kế hoạch công tác 89

3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu 90

3.4 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP TUY HÒA 91

3.4.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với các khoản thu 91

3.4.2 Hoàn thiện các thủ tục KSNB đối với các khoản chi chủ yếu 94

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 105

KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu và chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

SXKD Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu sơ

1.1 Qui trình nhận dự toán NSNN 26 1.2 Qui trình thu sự nghiệp và hoạt động SXKD 27 1.3 Qui trình chi tại đơn vị sự nghiệp 30 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của trường CĐCN Tuy

2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ tại trường Cao đẳng

Công nghiệp Tuy Hòa

50

2.4 Qui trình thu học phí bằng tiền mặt 56 2.5 Qui trình thu học phí bằng chuyển khoản 57 2.6 Quy trình thanh toán tiền lương 60 2.7 Quy trình thanh toán thu nhập tăng thêm 62 2.8 Quy trình thanh toán mời giảng, thuê mướn 63 2.9 Quy trình thanh toán vượt giờ 66 2.10 Quy trình thanh toán học bổng 68 2.11 Quy trình mua hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ 70 2.12 Quy trình thanh toán chi phí nhiên liệu 73 2.13 Quy trình mua sắm TSCĐ, sửa chữa có giá trị dưới

3.2 Hoàn thiện quy trình thu học phí bằng tiền mặt 93

3.3 Hoàn thiện mô hình thanh toán tiền lương 95 3.4 Hoàn thiện qui trình chi trả phụ cấp giảng dạy vượt

giờ

99 3.5 Hoàn thiện qui trình mua hàng hóa, vật tư, dụng cụ 102

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với sự ra đời của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ về việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm

về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị

sự nghiệp công lập và Thông tư liên tịch số 71/2007/TTLT-BTC-BNV ngày 26/06/2007 của Bộ Tài chính - Bộ Nội vụ hướng dẫn sửa đổi Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTC-BNV ngày 17/01/2006 của Liên Bộ Tài chính -

Bộ Nội vụ Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước Trong những năm qua, nhà nước ta đã có nhiều chính sách đối với các đơn vị

sự nghiệp nhằm tăng cường năng lực hoạt động của các đơn vị đặc biệt trong việc phát huy quyền tự chủ tài chính, quyền tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn vị, tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên, đồng thời giảm dần việc phụ thuộc vào ngân sách nhà nước

Vì thế, vấn đề kiểm tra, kiểm soát là hết sức quan trọng trong việc quản

lý thu, chi tại các đơn vị sự nghiệp, giúp được việc quản lý thu, chi được hiệu quả Từ đó giúp nhà quản lý tránh những sai sót, có những thông tin chính xác hơn và sẽ thu được những dự toán thu, chi cho năm sau được tốt hơn

Trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa là đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo kinh phí hoạt động, với nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có trình độ cao đẳng kỹ thuật và các trình độ thấp hơn thuộc các ngành nghề: Cơ khí, điện - điện tử, công nghệ thông tin, địa chất, trắc địa - địa chính, công nghệ hóa, kinh tế phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa khu vực miền Trung Tây Nguyên và cả nước Kết

hợp với NCKH xây dựng và quản lý đội ngũ giảng viên; tuyển sinh và quản lý người học; tổ chức đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý kỹ thuật - kinh tế chuyên ngành, công nhân kỹ thuật bậc cao, đạt tiêu chuẩn qui định của nhà nước và theo yêu cầu của các cơ quan, doanh nghiệp trong và ngoài ngành Do đó cần phải có một cơ chế quản lý tài chính, cũng như vấn đề kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi phù hợp và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm Vì

vậy, việc chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao

đẳng Công nghiệp Tuy Hòa” là thiết thực Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra

được những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi nhằm giảm thiểu những rủi

ro, sai sót có thể xãy ra tại đơn vị

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của luận văn là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn

đề cơ bản về kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa nhằm làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận chung ấy vào việc kiểm soát nội

bộ thu, chi ở các đơn vị trường học; Luận văn mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tập trung nghiên cứu việc kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa

Phạm vi nghiên cứu: Làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa Vận dụng lý luận để nêu ra những phương hướng và những giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu để tiếp cận cụ thể bao gồm: Phương pháp

hệ thống hoá, phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, tiếp cận thu thập thông tin… để từ đó đánh giá việc kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa, nhằm tìm ra những tồn tại của đơn vị trong việc kiểm soát các khoản thu, chi để từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác này

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung Luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự

nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Cao đẳng

Công nghiệp Tuy Hòa

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ

thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong những năm gần đây, kiểm soát nội bộ đã từng bước đi vào nề nếp, ổn định và có chất lượng, tác động tích cực đến 3 hiệu quả hoạt động của các đơn vị Nhà nước Do vậy, trong những năm qua đã có các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thu, chi trong các đơn vị sự nghiệp như:

Nguyễn Anh Huân (2006), ‘Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với công

tác thu, chi tại Đại học Đà nẵng’’ Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Đà

Nẵng

Tác giả đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chi tại Đại học Đà nẵng, từ đó tác giả đã có đề xuất những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chi nhằm góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi cho tất cả

các loại hình đơn vị là các Trường Đại học trong thời gian tới Tuy nhiên ở luận văn này thì tác giả chỉ đưa ra các biện pháp còn chung chung và chưa chỉ

ra rõ các nghiệp vụ kiểm soát nội bộ thu, chi cụ thể;

Nguyễn Thị Thanh Loan (2007), “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ

các khoản thu, chi tại Trường Đại học Hùng Vương” Luận văn thạc sỹ kinh

tế, Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội

Tác giả đã phân tích về công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi và những phương hướng, biện pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại Trường Đại học Hùng Vương Những giải pháp hoàn thiện này chủ yêu là hoàn thiện lại công tác kế toán cùng với việc tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi, những giải pháp hoàn thiện này còn mang tính chung chung, chưa đề cập sâu đến công tác kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Hùng Vương

Mai Thị Lợi, (năm 2008), “ Tăng cường kiểm soát nội bộ thu - chi ngân

sách Nhà nước tại trường Cao đẳng công nghệ - Đại học Đà Nẵng ” Luận

văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Đà Nẵng

Tác giả đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước tại trường Cao đẳng Công nghệ - Đại học Đà nẵng và đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi ngân sách Nhà nước tại trường Cao đẳng Công nghệ - Đại học Đà nẵng Những đề xuất này Tác giả tập trung chuyên sâu vào kiểm soát nội bộ

về kế toán thu, chi ngân sách Nhà nước là chủ yếu;

Bùi Đỗ Như Hạnh, (2011), ‘‘Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các

khoản thu, chi tại nhà khách số 8 Bạch Đằng - Văn phòng Trung ương Đảng’’ Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội

Tác giả đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại nhà khách và các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ

các khoản thu, chi tại nhà khách số 8 Bạch Đằng - Văn phòng Trung ương Đảng Những giải pháp này đưa ra hoàn thiện các khoản thu, chi còn mang tính chung chung, chưa nổi bật lên các vấn đề thu, chi trọng tâm, chưa có diễn giải cụ thể rỏ ràng

Thái Thùy Linh, (2010), “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các

khoản thu, chi sự nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng Giáo dục - Đào tạo Thanh Khê”, Luận văn Thạc Sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học

Đà Nẵng

Tác giả đã phân tích đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ thu, chi

sự nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng Giáo dục - Đào tạo Thanh Khê Tác giả đã nêu lên những thực trạng về kiểm soát nội bộ thu, chi và đưa ra một số biện pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu, chi cho các đơn vị sự nghiệp chủ yếu là các trường công lập, hơn nữa ở luận văn này tác giả chỉ đưa ra các biện pháp hoàn thiện thu, chi một cách chung chung, chưa thể hiện được công tác kiểm soát nội bộ thu, chi

Trần Thị Tài, (2012), “Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách

tại Trường Đại học Quãng Nam” Luận văn Thạc Sỹ kinh tế, chuyên ngành kế

toán, Đại học Đà Nẵng

Tác giả đã phân tích về công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi ngân sách tại Trường Đại học Quãng Nam và những phương hướng, biện pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại Trường Đại học Quãng Nam Những giải pháp hoàn thiện này chủ yêu là hoàn thiện lại công tác kế toán với thu, chi ngân sách trong thời gian đến Tuy nhiên, những giải pháp này chưa đề cập sâu đến công tác kiểm soát nội bộ thu, chi nhiều

Trần Hùng Anh, (2009), “ Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với công

tác thu, chi tại Trung tâm Thương mại Dịch vụ phía nam - Bộ Nông nghiệp và

Phát triển Nông thôn’’ Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học kinh tế thành phố

Hồ Chí Minh

Tác giả đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động dịch vụ thu, chi tại Trung tâm Thương mại Dịch vụ phía nam - Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, từ đó tác giả đã có đề xuất những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chi các loại dịch vụ, nhằm góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi cho tất cả các loại hình dịch vụ trong thời gian tới Tuy nhiên, các giải pháp của tác giả đề xuất chưa đi vào trọng tâm về kiểm soát nội bộ thu, chi cho đơn vị

Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ yếu sau: Thực trạng KSNB thu, chi Ngân sách tại đơn vị, nhận thấy những mặt tồn tại của đơn vị, từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, tác giả đề xuất những giải pháp về KSNB trong các công trình này là những

đề xuất mang tính chất chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, chưa đưa

ra được những giải pháp thiết thực để các đơn vị vận dụng nhằm đóng góp nhất định vào việc hạn chế rủi ro, ngăn ngừa đến mức thấp nhất những sai sót

có thể xảy ra trong tương lai, nâng cao chất lượng thu, chi ngân sách Bên cạnh đó, các công trình nghiên cứu chưa vận dụng phân tích tài chính để đưa

ra được các giải pháp nhằm thực hiện tiết kiệm chi phí và tăng thu cho đơn vị Mặc dù vậy, tất cả các luận văn nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thu, chi đã công bố nhưng hiện nay tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa chưa có công trình nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường Vì vậy, tác

giả đã thực hiện đề tài :‘‘Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường

Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa’’ nhằm góp phần nâng cao chất lượng

KSNB và tăng tính hiệu quả quản lý thu, chi tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt được các mục tiêu đề ra Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản

lý chính là con người và sự vật hiện tượng diễn ra trong đơn vị

Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau, do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một khoảng thời gian nhất định Quản

lý gồm nhiều quá trình có quan hệ chặt chẻ với nhau trong hoạt động của tổ chức cụ thể là: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn lực, điều hành hoạt động

Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý, do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan, nên việc hoạch định, tổ chức điều hành quá trình công tác tại đơn vị nhiều khi xa rời các mục tiêu đã đặt ra hoặc có thể trái ngược với hoạch định ban đầu Hoạt động kiểm soát được thực hiện kịp thời sẽ đảm bảo cho quá trình hoạch định được đúng hướng và tác nghiệp được tiến hành theo

kế hoạch, điều chỉnh kịp thời các sai lệch so với hoạch định nhằm đạt được mục tiêu đề ra Kiểm soát tồn tại như một khâu độc lập của quá trình quản lý, nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó

Trong quá trình quản lý của bất cứ tổ chức nào, chức năng kiểm tra, kiểm soát được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý và luôn giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý của tổ chức Trong giai đoạn lập kế hoạch, để kế hoạch khả thi và thực hiện thành công thì các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch phải được kiểm tra, kiểm soát Ở khâu này cần phải có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu, từ đó xây dựng và lên các chương trình kế hoạch sau khi các chương trình đã được kiểm soát thì

có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện Mục tiêu của hoạt động chính là cơ sở cho chức năng kiểm soát được tiến hành Trong khâu tổ chức thực hiện, công việc kiểm soát hình thành bằng việc phân chia, ủy quyền một cách cụ thể cho các bộ phận Nội dung công việc là mua sắm nguồn lực vật chất, máy móc thiết bị, vật tư, phát triển nhân lực Đây là quá trình phải được kiểm tra, kiểm soát rất chặt chẻ nhằm xác định việc cung cấp nguồn lực

là có thật, ngăn chặn sai sót và gian lận để tránh sự thiệt hại về tài chính của

tổ chức Điều hành hoạt động là việc ra chỉ thị, cùng giám sát và làm việc với nhân viên, phối hợp và chỉ đạo trong công việc Trong giai đoạn này phải có

sự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên về diễn biến và kết quả thực hiện kế hoạch, dự kiến những hành động cần thiết để đảm bảo điều hòa các mối quan

hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết quả tối ưu

Như vậy, kiểm soát là một qui trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch Qui trình này bao gồm

3 bước khác nhau:

- Bước 1: Đo lường thành quả hoạt động;

- Bước 2: So sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào đó;

- Bước 3: Hành động chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp

Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được

hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức

Kiểm soát được tiến hành theo nhiều cách Cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các chính sách, các qui định, các thủ tục, các biện pháp cụ thể

Đơn vị này kiểm soát đơn vị kia thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và lợi ích tương ứng Nội bộ kiểm soát lẫn nhau thông qua các quy chế và thủ tục quản lý Với ý nghĩa đó, kiểm soát là công việc rà soát lại các mục tiêu quy định, soát xét các quá trình thực hiện các quyết định quản lý được thể hiện bởi các nghiệp vụ cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành những nghiệp vụ

đó

Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mình, mỗi đơn vị đều phải tự xem xét hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các tiềm năng; xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức; đối chiếu và truy tìm các thông số

về sự kết hợp; soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời trên quan niệm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt động Công việc rà soát này gọi là kiểm soát nội bộ Trong hoạt động của đơn vị, hoạt động kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc, mọi cấp, mọi ngành Quy mô của kiểm soát, kỹ thuật kiểm soát phụ thuộc vào từng hoạt động, từng con người cụ thể Song các hoạt động này đều có phụ thuộc quan hệ hữu cơ và hỗ trợ lẫn nhau, cùng thực hiện chức năng giúp cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao nhất

1.1.2 Các loại kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều loại có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, như phân loại theo nội dung kiểm soát, theo quan hệ với quá trình tác nghiệp, theo thời điểm kiểm soát… Theo nội dung kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán

- Kiểm soát quản lý bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện

các trình tự cần cho quá trình ra quyết định để cho phép tiến hành các nghiệp

vụ Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán Hoạt động kiểm soát quản lý tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác đơn vị có nề nếp, nghiêm minh, hiệu quả Các thao tác kiểm soát quản lý được thực hiện trên các cấp độ như tuyển chọn nhân viên, xây dựng quy định, quy trình làm việc, quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị

- Kiểm soát kế toán bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các

trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, nghĩa là phải đảm bảo: Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý; Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các BCTC đúng với các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn có thể áp dụng cho các báo cáo này, đồng thời duy trì khả năng hạch toán của tài sản Tài sản được quản lý theo những nguyên tắc nhất định Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp giúp cho việc thành lập các thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán

và thể hiện chính xác, toàn diện tình trạng của đơn vị hoặc đơn vị có nhiệm

vụ điều chỉnh phù hợp khi có những sai lệch, cung cấp căn cứ để ra quyết định xử lý các sai lệch rủi ro có thể gặp phải

Như vậy, kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn vị được phản ánh trên tài liệu kế toán Trong khi đó, kiểm soát quản lý yêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng quản lý theo mục tiêu của kiểm soát

Tuy nhiên, kiểm soát kế toán lại có vai trò quan trọng để làm cơ sở cho kiểm soát quản lý Kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát như kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, qua tổng hợp - cân đối

kế toán Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo cho quá trình tác nghiệp được thành công theo mục đích của quản lý, chính vì vậy việc ngăn ngừa, phát

hiện, điều chỉnh các sai sót trong quản lý là thực sự cần thiết, kiểm soát cũng phải chú ý đến các nội dung này Theo quan hệ với quá trình tác nghiệp gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh

+ Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yếu vào việc quản lý nhân sự, xây

dựng các quy trình, quy phạm thực hiện các thao tác, tác nghiệp

+ Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót,

sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra

+ Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần

thiết cho việc ra các quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện Theo thời điểm kiểm soát gồm kiểm soát trước, kiểm soát tác nghiệp và kiểm soát sau tác nghiệp

Kiểm soát trước là hoạt động kiểm soát nhằm khắc phục độ trễ thời

gian trong kiểm soát thực hiện để đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm

ẩn

+ Kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay

trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành các quyết định quản lý trong quá trình tác nghiệp Loại kiểm soát này

có tác dụng lớn trong việc làm giảm các rủi ro, các sai sót, đảm bảo hiệu quả của công việc

+ Kiểm soát sau tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi

hoặc còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước là kiểm soát thông dụng nhất hiện nay Mặc dù bị độ trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá đo lường kết quả tác nghiệp

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

a Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo mô hình truyền thống

Gồm 3 thành phần:

- Môi trường kiểm soát;

- Hệ thống thông tin (trọng tâm là hệ thống kế toán);

- Các thủ tục kiểm soát

b Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo mô hình COSO

Gồm 5 bộ phận cấu thành cơ bản:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

* Môi trường kiểm soát

Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính:

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: Nhà quản lý (NQL) cần xây dựng

những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

- Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu

biết để thực hiện nhiệm vụ Vì thế, NQL chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao

- Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới, yêu

cầu các Công ty Cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị

mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình Công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như

Uỷ ban kiểm toán

- Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các

bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ

tổ chức và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền

hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm giữa họ với nhau

- Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của NQL về tuyển

dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn những nhân viên

có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát

* Đánh giá rủi ro

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó

có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra

- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để

đánh giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được

- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn

đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn NQL có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ

- Phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro

rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro

* Hoạt động kiểm soát

Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của NQL được thực hiện

- Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn

nhau Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần

thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

- Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ

sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định

kỳ Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn

vị Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị

- Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng

cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp

* Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua

hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị

- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau Kiểm toán viên

thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính

* Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện)

* Qua cách trình bày trong luận văn, tác giả đã đưa ra 2 mô hình, nhưng cách triển khai tại trường Cao đẳng Công nghiệp Tuy Hòa, tác giả sẽ lựa chọn

mô hình truyền thống với lý do: Mô hình truyền thống thì KSNB thu, chi là những kiểm soát của những nghiệp vụ chủ yếu nhất trong hoạt động thu, chi của đơn vị và các nội dung các nghiệp vụ thu, chi là các vấn đề khá cụ thể gắn liền với các hoạt động của đơn vị Do đó việc thực hiện đề tài này, tác giả lựa chọn đi theo mô hình truyền thống, để từ đó phân tích trực tiếp vào những vấn

đề thu, chi hàng ngày của đơn vị

Còn đối với mô hình COSO thì khuôn khổ KSNB là khá rộng và bao trùm tất cả các lĩnh vực và hoạt động của đơn vị Do đó trong phạm vi dung lượng của đề tài và thời gian cho phép thì tác giả cho rằng việc đi theo mô hình truyền thống là khá phù hợp

1.1.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn

và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Mục đích của nguyên tắc này là không nên để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc là nhiều người cùng làm một công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Trong một đơn vị, công việc của người này sẽ liên quan và tự động được kiểm soát bởi người khác Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về

trách nhiệm đối với một số công việc:

+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách; + Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán;

+ Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách;

+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính;

+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát;

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên

mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Thường thì kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Người quản lý đơn vị không thể

và cũng không nên cùng một lúc đảm nhiệm việc quyết định mọi vấn đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự uỷ quyền cho các thuộc cấp Theo đó, người quản lý hãy tin tưởng vào cấp dưới, giao việc và quyền cho họ, hãy lùi lại phía sau để họ có cơ hội thực hiện và khẳng định bản thân Kết quả đạt được có thể sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc nhà quản lý

tự làm tất cả mọi việc Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC THU, CHI TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp

a Khái niệm

Đơn vị sự nghiệp là những tổ chức được thành lập theo quyết định của

cơ quan có thẩm quyền để thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo luật kế toán, hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, nhận kinh phí từ NSNN cấp, tiếp nhận các nguồn ngoài NSNN như thu lệ phí, hội phí… theo quy định và sử dụng nguồn kinh phí đó để chi tiêu cho các hoạt động theo nhiệm vụ được giao

Ngoài ra, các đơn vị tùy theo quy mô và khả năng, được cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức các hoạt động sự nghiệp có thu; tổ chức sản xuất, kinh doanh - dịch vụ; thu các khoản học phí, lệ phí tuyển sinh, các khoản đóng góp theo quy định để tạo thêm nguồn kinh phí trang trải cho hoạt động thường xuyên và phát triển của đơn vị Kết thúc niên độ hoặc khi kết thúc nhiệm vụ được giao thì tiến hành quyết toán nguồn kinh phí Cơ chế chính sách kinh tế, tài chính về thu, chi tiêu nguồn kinh phí được điều chỉnh bằng Luật Ngân sách và các văn bản dưới luật

b Phân loại

Căn cứ vào mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị

có thể phân chia đơn vị sự nghiệp thành các loại đơn vị như sau:

- Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động: Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên

- Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị

sự nghiệp có mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên từ 10 đến 100%

- Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động: Là đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp, đơn vị không có nguồn thu, hoặc có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên dưới 10%

1.2.2 Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp

Các đơn vị phải đảm bảo sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị mình linh hoạt, phù hợp nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Để thực hiện công việc này đòi hỏi các đơn vị phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:

a Lập, giao và phân bổ dự toán NSNN

Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn

Hàng năm đơn vị sự nghiệp căn cứ vào kết quả hoạt động của kỳ liền trước, tỉ lệ tăng trưởng dự kiến, nhiệm vụ được giao và mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch lập dự toán thu, chi NSNN gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp Sau khi được cơ quan quản lý cấp trên phân bổ, giao dự toán theo nhóm mục chi chủ yếu của mục lục NSNN, đơn vị có trách nhiệm xây dựng lại dự toán thu, chi NSNN của đơn vị mình chi tiết theo mục chi của mục lục NSNN, dự toán chi tiết là căn cứ để đơn vị thực hiện nhiệm vụ và báo cáo cơ quan có thẩm quyền

b Thu, chi NSNN

Đây là quá trình đơn vị sử dụng tổng hợp các biện pháp nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực Trên

cơ sở dự toán ngân sách được giao, đơn vị sự nghiệp tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả

* Các khoản thu của đơn vị sự nghiệp

Các nguồn thu của đơn vị sự nghiệp được hình thành từ các nguồn:

- Nguồn kinh phí NSNN cấp: Nguồn kinh phí NSNN cấp ở đơn vị sự

nghiệp bao gồm: Kinh phí thực hiện hoạt động chi thường xuyên, thực hiện nhiệm vụ được cơ quan có thẩm quyền giao, kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học công nghệ, kinh phí thực hiện bồi dưỡng đào tạo CBVC, Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí thực hiện các đơn đặt hàng của nhà nước, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản …

Việc cấp phát, tiếp nhận, thanh toán nguồn kinh phí trên thực hiện theo qui trình lập giao phân bổ dự toán đã được đề cập ở phần trên Đây là nguồn thu chủ yếu có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho các hoạt động của đơn vị sự nghiệp Tuy nhiên hiện nay, cùng với chủ trương đổi mới công tác tài chính theo hướng giao quyền tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp thì tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị có xu hướng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN

- Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: Gồm các khoản thu phí, lệ phí

thuộc NSNN theo quy định của pháp luật, theo chế độ được phép để lại đơn

vị Ví dụ trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo: Các khoản thu sự nghiệp gồm thu học phí, lệ phí tuyển sinh, liên kết, đào tạo … Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sự nghiệp có xu hướng ngày càng tăng Điều này đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức khai thác các nguồn thu hợp pháp này nhằm tăng cường năng lực tài chính của đơn vị

- Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải nộp ngân sách theo chế độ Đây là những khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

- Các nguồn khác như nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị; nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật

- Thu từ hoạt động sản xuất kinh - doanh dịch vụ và các hoạt động liên kết: Các khoản thu từ hợp đồng liên kết đào tạo, hoạt động sản xuất tiêu thụ sản phẩm thực hành, thí nghiệm khoa học, hoạt động dịch vụ KHCN …

Với các nguồn thu như trên, đơn vị sự nghiệp được tự chủ thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tượng, nhưng không được vượt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và có tích lũy Các đơn vị nộp đầy

đủ đúng hạn các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản nộp khác vào NSNN theo đúng qui định của pháp luật Các khoản thu NSNN được nộp trực tiếp vào KBNN

* Các khoản chi trong đơn vị sự nghiệp

Các khoản chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục gồm có:

Ÿ Chi hoạt động thường xuyên:

- Chi thanh toán cá nhân: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học

bổng, phúc lợi tập thể, tiền thưởng, thu nhập tăng thêm của người lao động theo kết quả hoạt động của đơn vị

- Chi nghiệp vụ chuyên môn: Dịch vụ công cộng, văn phòng phẩm,

thông tin liên lạc, hội nghị, công tác phí, chi phí thuê mướn

- Chi mua sắm và sửa chữa: Mua sắm tài sản cố định, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ thuộc kinh phí thường xuyên

- Các khoản chi khác

- Chi hoạt động sản xuất kinh doanh - dịch vụ

- Các khoản thanh toán cá nhân phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh - dịch vụ

- Chi phí nguyên liệu, công cụ, dụng cụ

- Các loại thuế theo qui định

- Chi phí khấu hao, sửa chữa TSCĐ

- Chi phí trả lãi vay, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và các chi phí khác

Ÿ Chi hoạt động không thường xuyên, chi chương trình mục tiêu

- Điều kiện để có thể thực hiện chi NSNN:

Các đơn vị sự nghiệp phải mở tài khoản tại KBNN, chịu sự kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên và KBNN trong quá trình thanh toán, sử dụng kinh phí Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm: quản lý sử dụng ngân sách và tài sản theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức đúng mục đích, hiệu quả

Các khoản chi chỉ được thực hiện khi có đủ các điều kiện sau:

+ Đã có trong dự toán NSNN được giao

+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền qui định + Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được uỷ quyền quyết định chi

+ Đối với các khoản chi mua sắm, đầu tư XDCB phải thực hiện đấu thầu hoặc thẩm định giá thì phải tổ chức đấu thầu, thẩm định giá theo qui định của pháp luật

c Kế toán và quyết toán NSNN

Các đơn vị sự nghiệp có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo

và quyết toán Công tác kế toán và quyết toán phải đảm bảo đúng chế độ tài chính - ngân sách, chế độ kế toán của nhà nước, chế độ kiểm tra nội bộ và

dự toán được giao Đây là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ

đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo Để có thể tiến hành quyết toán thu, chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính

và báo cáo quyết toán ngân sách Báo cáo quyết toán thu, chi NSNN của đơn

vị sự nghiệp được cơ quan quản lý cấp trên kiểm tra, phê duyệt

1.2.3 Đặc điểm KSNB trong đơn vị sự nghiệp

Đơn vị sự nghiệp có những đặc thù riêng như: hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận; là đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm tiếp nhận nguồn kinh phí từ các nguồn theo quy định; chi tiêu kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho đất nước, cuối năm quyết toán nguồn kinh phí, sau đó lại tiếp tục nhận kinh phí để thực hiện nhiệm vụ tiếp theo

Như vậy, KSNB trong các đơn vị này phục vụ cho mục đích quản lý

là hoàn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà nước giao cho, mặt khác KSNB phục vụ cho việc quản lý tính tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ mà Nhà nước quy định; khai thác tối đa nguồn kinh phí (thu đúng, thu đủ và đúng đối tượng); đảm bảo các khoản chi tiêu đúng chế độ, đúng đối tượng, hợp pháp, tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo sự phát triển của đơn vị, của ngành KSNB còn phục vụ cho việc quản lý thông tin kế toán đảm bảo tính có thật,

chính xác và đầy đủ của các thông tin được công bố trên BCTC

Ÿ Mục tiêu KSNB trong đơn vị sự nghiệp

Là một chức năng của quản lý, do vậy bất cứ một hệ thống KSNB nào cũng phải đạt được những mục tiêu sau:

- Mục tiêu về hiệu quả: Có nghĩa là hệ thống KSNB phải hướng tới

việc tối đa hoá hiệu quả trong hoạt động của đơn vị thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực khác Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi hệ thống KSNB phải được xây dựng để hạn chế đến mức thấp nhất các chi phí vượt mức ngoài mong muốn và hạn chế sự tư lợi

- Mục tiêu đánh giá, dự báo hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB

phải đưa ra những biện pháp nhằm đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của đơn vị Đánh giá việc sử dụng bảo vệ tài sản và các nguồn lực của đơn

vị Hạn chế những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái phép hoặc chống mất mát để đảm bảo cho đơn vị hoạt động an toàn có hiệu quả

- Mục tiêu về thông tin: Hệ thống KSNB phải đảm bảo cho hệ thống

thông tin báo cáo của đơn vị phải chính xác, cập nhật đầy đủ để người quản

lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và BCTC

- Mục tiêu tuân thủ: Hệ thống KSNB phải đảm bảo cho toàn bộ hoạt

động của đơn vị theo đúng qui định của pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giám sát cũng như phù hợp với các nguyên tắc, qui trình, qui định nội

bộ của đơn vị

1.2.4 Nội dung KSNB đối với các khoản thu, chi trong đơn vị sự nghiệp

Nội dung KSNB trong các đơn vị sự nghiệp có thể bao gồm: kiểm soát tuân thủ pháp luật, chế độ tài chính kinh tế, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch đã xây dựng, hoạch định, kiểm soát nghiệp vụ quản lý, kiểm soát các chu trình nghiệp vụ

a Nội dung của KSNB các khoản thu

Trong quá trình chấp hành dự toán thu, các đơn vị sự nghiệp phải coi trọng công bằng xã hội, đảm bảo thực hiện nghiêm túc các chính sách, chế độ thu do cơ quan có thẩm quyền ban hành Đối với các đơn vị được sử dụng nhiều nguồn thu đồng thời, cần có biện pháp quản lý thống nhất nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm Để đạt được các yêu cầu trên đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau, trong đó phải tổ chức hệ thống thông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và liên tục giám sát quá trình chấp hành dự toán đã được xây dựng Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu, trên cơ sở đó tiến hành phân loại các khoản thu, ghi chép trên hệ thống sổ sách và định kỳ thiết lập các báo cáo tình hình huy động các nguồn thu

- Đối với các khoản thu do NSNN cấp: Căn cứ nguồn ngân sách được cấp hàng năm, đơn vị sự nghiệp xây dựng dự toán chi tiết nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Dự toán được phê duyệt là căn cứ để đơn vị thực hiện và KBNN nơi đơn vị giao dịch kiểm soát chi Việc nhận dự toán được thực hiện bằng việc rút tiền mặt hoặc chuyển khoản

+ Rút dự toán NSNN bằng tiền mặt: Căn cứ nhu cầu sử dụng tại đơn

vị, kế toán theo dõi dự toán lập giấy rút dự toán bằng tiền mặt trình Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, giấy rút dự toán được lập 4 liên, trong đó chi tiết nguồn kinh phi, nhóm, mục cần rút tiền Giấy rút tiền mặt được gởi đến KBNN để làm thủ tục rút kinh phí Việc rút kinh phí bằng tiền mặt có thể bằng hình thức thanh toán hoặc tạm ứng, trong trường hợp tạm ứng thì phải tổng hợp báo cáo chi tiết số dư tạm ứng theo quí cho KBNN

+ Rút dự toán bằng chuyển khoản:

Toàn bộ chứng từ phải được kiểm tra, xét duyệt theo qui định, căn cứ

vào chứng từ kế toán lập giấy rút dự toán bằng hình thức chuyển khoản thanh toán gửi kho bạc để được cấp phát Trong trường hợp không đảm bảo thủ tục theo qui định đơn vị có thể đề nghị KBNN cấp phát theo hình thức tạm ứng

Cuối tháng hoặc cuối quí toàn bộ các khoản rút dự toán được tổng hợp theo nguồn kinh phí, nhóm, mục chi để thực hiện đối chiếu với KBNN (thể hiện số đã rút, số dư còn lại cuối kỳ) Đối với các khoản tạm ứng dự toán khi

có đầy đủ các chứng từ theo qui định, đơn vị thực hiện thủ tục thanh toán với KBNN theo nhóm, mục chi cụ thể và tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng dự toán cũng được định kỳ đối chiếu với KBNN

Việc thực hiện nhận dự toán được thực hiện theo qui trình do Nhà nước ban hành, các đơn vị phải tuyệt đối tuân thủ qui trình này KSNB được các đơn vị thực hiện thông qua kiểm soát hồ sơ chứng từ có liên quan nhằm kịp thời phát hiện sai sót Công tác thu từ nguồn kinh phí NSNN cấp, bên cạnh sự kiểm tra, kiểm soát của đơn vị còn có sự kiểm tra, đối chiếu của KBNN nên khá chặt chẽ và ít xảy ra sai sót

(1) (2) (5)

(4) (3)

Sơ đồ 1.1: Qui trình nhận dự toán NSNN

Kế toán Thủ trưởng cơ quan KBNN

Thủ quỹ

Nhà cung cấp

(1) Căn cứ nhu cầu sử dụng tại đơn vị, kế toán theo dõi dự toán lập giấy rút dự toán bằng tiền mặt trình Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, giấy rút

dự toán được lập 4 liên trong đó chi tiết nguồn kinh phí, nhóm, mục cần rút tiền

(2) Giấy rút tiền mặt được gửi đến KBNN để làm thủ tục rút kinh phí, việc rút kinh phí bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản có thể bằng hình thức thanh toán hoặc tạm ứng, trong trường hợp tạm ứng thì phải tổng hợp báo cáo chi tiết số dư tạm ứng theo quí cho KBNN

(3) Thủ quỹ rút tiền về nhập quỹ hoặc thanh toán cho nhà cung cấp (4) Kế toán theo dõi kinh phí NSNN vào sổ theo dõi nguồn kinh phí (5) Đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí với KBNN theo tháng, quí, năm

- Đối với các khoản thu sự nghiệp và thu hoạt động sản xuất kinh doanh

Toàn bộ các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh - dịch vụ của đơn vị phải được phản ánh đầy đủ trong hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của đơn vị Thu đúng định mức theo qui định của Nhà nước

Sơ đồ 1.2: Qui trình thu sự nghiệp và hoạt động SXKD

(1) Sau khi nhận được giấy báo nộp tiền, người nộp tiền đến nộp tiền cho thủ quỹ

(2) Kế toán lập phiếu thu tiền sau khi thủ quỹ kiểm tra đủ tiền

(3) Cuối ngày kế toán và thủ quỹ kiểm tra đối chiếu với nhau

(3)

Những rủi ro có thể xảy ra:

- Không thực hiện xây dựng dự toán thu phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, trong quá trình thực hiện không thực hiện kiểm tra, đối chiếu, so sánh với dự toán Dự toán chưa thực sự đảm bảo chức năng kiểm soát trước

- Chưa đảm bảo tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: chưa tách rời nhiệm vụ trực tiếp thu và theo dõi các khoản thu; việc phân công, phân nhiệm chưa gắn trách nhiệm với công việc cụ thể, trách nhiệm kế toán, thủ quỹ chưa được phân định độc lập rõ ràng

- Phản ánh không đầy đủ, không kịp thời hoặc không ghi sổ kế toán của đơn vị Việc kiểm tra đối chiếu chưa thực hiện thường xuyên và liên tục Không mở sổ theo dõi chi tiết các nguồn thu Việc sử dụng chứng từ thu không theo qui định Qui trình quản lý chứng từ thu chưa chặt chẽ dễ xảy ra thất lạc, mất mát

- Ban hành mức thu phí, lệ phí không theo qui định của nhà nước Thực hiện chế độ miễn giảm các khoản phí, lệ phí không đúng qui định

- Các khoản thu không được tập trung tại bộ phận kế toán của đơn vị

b Nội dung của KSNB đối với các khoản chi

Một yêu cầu căn bản đối với quản lý chi trong các đơn vị sự nghiệp là phải có hiệu quả và tiết kiệm Nguồn lực luôn có giới hạn nhưng nhu cầu sử dụng không có giới hạn Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp dẫn đến nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn nên tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính là vấn đề vô cùng quan trọng Do đó phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài chính Muốn vậy các đơn vị phải sử dụng đồng thời nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để phản ánh, ghi nhận kịp thời các khoản chi theo từng nội

dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản

lý chi Kiểm soát việc sử dụng kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, cần xem xét từng khoản chi phí thực hiện chế độ tự chủ có đúng quy định không? (có vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định không? Có đúng chứng từ hoá đơn hợp lệ không?) nhất là đối với các khoản chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi thuê mướn, chi vật tư, văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi công tác phí trong nước, hội nghị, chi các đoàn đi công tác nước ngoài và đón khách nước ngoài vào Việt Nam…

Kiểm soát việc kinh phí giao để thực hiện chế độ tự chủ tiết kiệm được: Cuối năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thấp hơn số dự toán kinh phí được giao (kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, các khoản phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định, các khoản thu hợp pháp khác), kiểm soát xem xét kinh phí tiết kiệm được có sử dụng đúng nội dung và mục đích không?

Đối với kiểm soát việc thực hiện dự toán kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ, cần xem xét từng khoản chi của đơn vị có đúng với quy định chi hiện hành không?

Việc kiểm soát các khoản chi nhằm đảm bảo các khoản chi có trong

dự toán được duyệt, đúng chế độ tiêu chuẩn định mức của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền và qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị Ngoài ra việc kiểm soát còn đảm bảo các khoản chi phải chấp hành đúng các qui trình theo qui định

Những rủi ro có thể xảy ra:

+ Dự toán chi NSNN lập không phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, chưa bao quát được hết các nhiệm vụ chi Các khoản chi không có