Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO.

Cho đến nay chưa có một báo cáo đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty nói chung, về chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, mặc dù bộ phận Kiểm soát nội bộ đã

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN ANH TÂN

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2013

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Anh Tân

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 8

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ 10

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.2.1 Sự cần thiết KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 16

1.2.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền 17

1.2.3 Nội dung KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO 31

2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY 31

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 31

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty 31

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty 32

DANAMECO 35

2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty 35

2.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo phục vụ công tác KSNB 43

2.2.3 Quy trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 44

2.2.4 Đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty 67

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO 72

3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO 72

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO 72

3.2.1 Đối với môi trường kiểm soát 72

3.2.2 Đối với tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo phục vụ công tác KSNB 76

3.2.3 Đối với quy trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 83

KẾT LUẬN 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

PHỤ LỤC

DVYT Dịch vụ y tế

Số hiệu Tên hình Trang

2.3 Lưu đồ kiểm soát quy trình đặt hàng và xét duyệt

48

2.5

Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu (đối với khách hàng cũ)

49

2.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình giao hàng và

lập hóa đơn

58

2.8 Lưu đồ kiểm soát quy trình giao hàng và lập hóa đơn 60

2.10 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu tiền bán

hàng

66

3.2 Hoàn thiện lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong giai đoạn hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, nền kinh tế Việt Nam bị tác động mạnh hơn bởi các yếu tố của kinh tế thế giới Các thách thức của hội nhập kinh tế sẽ là những yếu tố biến động khó lường, có tác động lớn đến tình hình phát triển kinh tế của Việt Nam Hiện nay, kinh tế thế giới đang suy thoái kéo theo sự suy thoái của kinh tế Việt Nam Việc này sẽ ảnh hưởng đến ngành Y tế nói chung và hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

cổ phần y tế DANAMECO nói riêng (sau đây gọi tắt là Tổng công ty)

Khách hàng chủ yếu của Tổng công ty là các bệnh viện công lập, cơ sở y

tế, cơ sở phòng dịch…Doanh thu bán hàng chủ yếu từ nguồn ngân sách Nhà nước nên khi Ngân sách nhà nước cho y tế bị cắt giảm, nếu các đơn vị này không có kế hoạch tài chính bổ sung sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, đặc thù các hợp đồng kinh tế của Tổng công ty là ký 01 năm một lần dựa trên kết quả đấu thầu với giá bán xác định, thanh toán sau khi giao hàng ít nhất 1 đến 2 tháng Trong khoản thời gian đó, nếu có biến động gì từ giá cả nguồn nguyên vật liệu hoặc tác động bất lợi của sự thay đổi

tỉ giá làm tăng giá thành thì sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Tổng công ty do giá bán đầu ra khó thay đổi

Vì vậy, Tổng công ty cần tạo dựng nền tảng cho những phát triển bền vững sau này, thông qua việc thiết kế các hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng một cách hữu hiệu, là một trong những việc làm hết sức cụ thể

để nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Do

đó, những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế các rủi ro nêu trên Trong đó, việc hoàn

thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được đặt lên hàng đầu

Cho đến nay chưa có một báo cáo đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty nói chung, về chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, mặc dù bộ phận Kiểm soát nội bộ đã được thiết lập Qua quá trình tìm hiểu về công tác kiểm soát nội bộ tại đây cho thấy hoạt động kiểm soát nội bộ tuy được thiết kế và vận hành khá hiệu quả nhưng với những thay đổi về môi trường kiểm soát và các rủi ro gia tăng làm cho một số chức năng kiểm soát nội bộ bộc lộ các nhược điểm cần được khắc phục trong thời gian đến Các hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền cần được tìm hiểu, nghiên cứu sâu hơn, vì tính quan trọng của nó cũng như một số nội dung mà

các nghiên cứu trước đây chưa đề cập đến

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về hoạt động kiểm soát nội bộ cũng như kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO Từ đó phát hiện ra những hạn chế còn tồn tại nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO

Nghiên cứu các lý luận về kiểm soát nội bộ cũng như các giải pháp mà các nghiên cứu trước đây đã công bố Từ đó tìm ra các giải pháp mới cho đề tài của mình cũng như vận dụng các giải pháp đã công bố phù hợp với thực

trạng tại Tổng công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO

Phạm vi nghiên cứu: tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO

4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tài liệu, quan sát thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO kết hợp với phỏng vấn các đối tượng liên quan để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu Phân tích, đánh giá ưu nhược điểm, kết hợp với những nghiên cứu trước đây để tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được trình bày thành 3 chương: Chương 1- Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

Chương 2- Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO

Chương 3- Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là một công việc không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện nhằm đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả tránh thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích, đảm bảo tính tin cậy của các báo cáo, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và quy định tại doanh nghiệp nhằm hạn chế các rủi ro và nâng cao hiệu quả trong quá trình kinh doanh tại doanh nghiệp

Trong các nghiên cứu được đề cập trước đây, có rất nhiều tác giả nghiên cứu các vấn đề về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng Nhìn chung, tất cả các đề tài đều khái quát được những nét cơ bản của kiểm soát nội bộ chẳng hạn như: mục tiêu kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ, mô tả được thực trạng tại đơn vị mà mình nghiên cứu cũng như có những giải pháp nhằm hạn chế,

khắc phục các hạn chế còn tồn tại trong hoạt động kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, bên cạnh các mặt đã đạt được trong các đề tài nghiên cứu trước đây, các đề tài còn những việc chưa làm được như các giải pháp đưa ra còn mang tính cục bộ, nhỏ lẻ thiếu tính hệ thống, một số đề tài chưa đưa ra các chính sách nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình nghiên cứu Đánh giá tổng quan về các đề tài đã nghiên cứu:

- Luận văn của tác giả Thái Như Quỳnh (2008), Luận văn thạc sĩ quản trị

kinh doanh “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán

điện tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên điện lực Đà Nẵng”, Đại

học Đà Nẵng, Đà Nẵng Tác giả đã nêu được các vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ, khái quát được các hoạt động kiểm soát chính trong kiểm soát nội bộ đối với bán hàng và thu tiền bán hàng, đưa ra được các giải pháp kiểm soát cụ thể nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền bán hàng tại Công ty Tuy nhiên, tác giả chưa nêu được các mục tiêu kiểm soát nội bộ hướng đến, tác giả mới chỉ hướng đến mục tiêu kiểm soát tài chính là chủ yếu; tác giả chưa nêu được mối quan hệ giữa việc bán hàng và việc thu tiền bán hàng trong phần thực trạng tại Công ty; tác giả chưa nêu được các bước cụ thể trong quy trình lập và luân chuyển chứng từ, chính sách nhân sự, việc xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ là không cần thiết so với việc xây dựng bộ máy kiểm soát nội bộ, vì Công ty chưa có một bộ phận đi sâu nghiên cứu, xây dựng các chính sách, quy trình, thủ tục về kiểm soát nội bộ

- Luận văn của tác giả Đặng Sinh Huy (2008), Luận văn thạc sĩ quản trị

kinh doanh “Kiểm soát doanh thu và chi phí tại văn phòng khu vực miền

trung - Tổng công ty hàng không Việt Nam”, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng

Trong luận văn này tác giả chủ yếu đưa ra các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát chi phí của công ty, chưa đề cập nhiều tới hoạt động kiểm soát doanh thu

tại công ty, chưa thấy được mối quan hệ trong việc kiểm soát doanh thu và chi phí tại công ty mà tác giả nghiên cứu

- Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010), Luận văn thạc sĩ quản trị

kinh doanh “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ

phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng”, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng Tác

giả đã trình bày cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tương đối hoàn chỉnh, đã đưa ra được các giải pháp kiểm soát cụ thể nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền bán hàng tại Công ty Bên cạnh đó, tác giả tác nêu ra được các giải pháp

để hoàn thiện kiểm soát nội bộ mang tính hệ thống, có ý nghĩa thực tiễn cao Tuy vậy, vẫn còn một số hạn chế cần được nghiên cứu hoàn thiện thêm bao gồm: các báo cáo dự toán cần được lập để có cơ sở kiểm tra, kiểm soát; xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong điều kiện hiện tại tại Công ty là không phù hợp bằng việc thành lập bộ phận Kiểm soát nội bộ; vấn đề ban hành các quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức chưa được thực hiện tại Công ty

- Luận văn của tác giả Bùi Minh Nam (2010), Luận văn thạc sĩ quản trị

kinh doanh “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công ty cổ phần kim khí Miền trung”, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng Tác giả

cũng đã nêu được các vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ, khái quát được các hoạt động kiểm soát chính trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đưa ra được các giải pháp kiểm soát cụ thể nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty nghiên cứu Tuy nhiên, một

số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ như hoàn thiện chính sách nhân sự chỉ là những gợi ý ‎chung chung chưa thực sự là một chính sách để có thể áp dụng tại Công ty; thành lập ban Kiểm toán nội bộ tại một công ty với quy mô trung bình và chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán thiết nghĩ không cần

thiết, thay vào đó lập bộ phận Kiểm soát nội bộ sẽ giúp hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được tốt hơn

- Luận văn của tác giả Trần Thị Minh Nga (2011), Luận văn thạc sĩ quản

trị kinh doanh “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần

dược thiết bị y tế Đà Nẵng”, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng Tác giả đã nêu được

các vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ, khái quát được các hoạt động kiểm soát chính trong kiểm soát nội bộ doanh thu, đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty nghiên cứu Tuy nhiên, luận văn chỉ đi sâu vào hoàn thiện doanh thu mà quên mất rằng muốn kiểm soát tốt doanh thu thì phải kiểm soát tốt quá trình thu tiền và quản lý nợ phải thu Vì một khi doanh thu tăng lên hàng quý được cho là tốt khi số tiền thu về tương ứng với sự gia tăng doanh thu, nghĩa là kiểm soát doanh thu phải đi đôi với kiểm soát nợ phải thu khách hàng Về vấn đề hoàn thiện chính sách nhân

sự, tác giả chưa đưa ra được chính sách, quy trình cụ thể cho việc kiểm soát nhân sự tại Công ty Về vấn đề hoàn thiện các thủ tục kiểm soát tác giả chỉ mới nêu ra các giải pháp mang tính cục bộ chưa có các giải pháp mang tính tổng thể cho vấn đề cần nghiên cứu như vấn đề về ban hành các quy trình kiểm soát, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán…[2]

Qua việc tham khảo các luận văn đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ liên quan đến hoạt động bán hàng và thu tiền, cũng như các bài báo, luận văn

đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ các lĩnh vực liên quan khác Từ những ưu nhược điểm được rút ra từ các luận văn đã đề cập, các bài báo, luận văn liên quan, tác giả nhận thấy được tính cấp bách trong việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty Vì vậy, tác giả đi nghiên cứu vận dụng các ưu điểm của các luận văn đi trước đã đề cập

và nghiên cứu các giải pháp mới, hoàn thiện các vấn đề còn hạn chế mà các luận văn đã nghiên cứu chưa giải quyết vào hoạt động kiểm soát nội bộ tại

Tổng công ty cổ phần y tế Danameco, mà cụ thể là hoạt động bán hàng và thu tiền Từ đó có thể đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty, đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi mà thực tiễn tại Tổng công ty đặt ra hiện nay

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Kiểm soát là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó Nội bộ có nghĩa là: “thuộc về hay liên quan đến cơ cấu của một tổ chức” Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau

Theo báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ -

Khuôn khổ hợp nhất đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát

nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động;

Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [7,

tr 2]

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp

và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh

nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể

cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định,

để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” [1]

Tuy các định nghĩa trên có khác nhau về từ ngữ song có mấy điểm chung sau: Thứ nhất, kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp được hiểu là có hai

bộ phận: Bộ phận thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ, các quy trình, các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn Bộ phận thứ hai của kiểm soát nội bộ chính là các bộ phận kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Thứ hai, kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Xác định mục tiêu không phải là một nhân tố của kiểm soát nội bộ, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được Xác định mục tiêu có thể là một quy trình chính thức hay không chính thức Mục tiêu có thể trình bày một cách rõ ràng hay ngầm hiểu Có hai mức độ

mục tiêu đó là mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị và ở mức độ từng bộ phận Mặc

dù các mục tiêu của một tổ chức là đa dạng nhưng nhìn chung, có thể phân thành ba loại như sau:

Mục tiêu hoạt động: liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động trong đơn vị, thí dụ mục tiêu nguồn lực thất thoát hay mục tiêu về lợi nhuận Chúng thay đổi tùy thuộc vào sự lựa chọn về cơ cấu tổ chức và sự thực hiện của nhà quản lý

Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc công bố báo cáo tài chính đáng tin cậy, bao gồm việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong việc soạn thảo báo cáo tài chính Mục tiêu này chủ yếu xuất phát từ yêu cầu bên ngoài Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động Các mục tiêu này thường phụ thuộc vào những nhân tố bên ngoài, như quy định về môi trường và thường tương tự nhau đối với các đơn vị trong nền kinh tế hoặc trong cùng một ngành kinh doanh [7, tr 66]

Như vậy, có những mục tiêu xuất phát từ hoạt động kinh doanh của đơn

vị và có những mục tiêu xuất phát từ bên ngoài Những mục tiêu bắt buộc từ bên ngoài được thiết lập theo yêu cầu của pháp luật và các quy định Chúng thường là các mục tiêu tuân thủ hay mục tiêu báo cáo tài chính Ngược lại, mục tiêu hoạt động dựa nhiều vào sự ưu tiên, sự xét đoán và phong cách điều hành của người quản lý Tùy thuộc vào sự hiểu biết, năng lực và sự trung thực

mà nhà quản lý có thể lựa chọn những mục tiêu khác nhau Sự lựa chọn này

sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, đội ngũ nhân viên và các thủ tục kiểm soát

áp dụng tại đơn vị

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống

KSNB với năm bộ phận sau: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, triết lý quản lý, phong cách điều hành

+ Quan điểm, cách thức điều hành của nhà quản lý, công tác kế hoạch

Thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch sản xuất, kinh doanh;

kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính; kế hoạch giá thành…Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định

quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp

+ Tính trung thực và giá trị đạo đức

Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức

và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ

mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của doanh nghiệp

hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh

+ Hoạt động kiểm soát

Bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ ; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn

cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế

+ Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ Thậm chí ngay

cả khi có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mà những nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát Mặt khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được

những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả [8]

b Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở

cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này

c Những hoạt động kiểm soát

Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát được phân chia thành kiểm soát tổng quát và kiểm soát cụ thể

Các hoạt động kiểm soát được nhà quản lý xây dựng trên ba nguyên tắc

đó là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn [3, tr 91]

Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như:

- Phân công trách nhiệm

Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành ba nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp Kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy

ra sai sót và gian lận, đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Trong khi đó kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện Cuối cùng, sau khi phát hiện ra sai sót gian lận doanh nghiệp phải thay thế những hoạt động kiểm soát đã bị “qua mặt” này bằng những hoạt động kiểm soát khác hữu hiệu hơn hay tăng cường thêm các hoạt động kiểm soát chính là kiểm soát bù đắp

d Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu

Việc truyền thông phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin

nhật và các hoạt động khác mà nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hằng ngày Giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát thường xuyên

Toàn bộ năm bộ phận này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới

và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được

xử lý kịp thời

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Sự cần thiết KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến các hoạt động bán hàng, thu tiền và theo dõi công nợ Một doanh nghiệp thiết kế tốt chu trình bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo cho việc bán hàng, thu tiền luôn được thực hiện nhanh chóng, chính xác và luôn được kiểm soát Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều đầu tiên là phải bán được các hàng hóa do mình sản xuất, kinh doanh Sau đó là đến việc phải thu được tiền, đối với những khoản tiền chưa thu được thì phải kiểm soát chặt, đảm bảo thu được tiền về nhanh nhất

Các hoạt động bán hàng, thu tiền diễn ra thường xuyên, liên tục do đó khả năng xảy ra gian lận và sai xót ở giai đoạn này là rất cao Kiểm soát tốt các hoạt động từ bán hàng đến thu tiền sẽ hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra ở giai đoạn này, góp phần làm tăng hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần tăng lợi nhuận và tạo uy tín cho doanh nghiệp Trong môi trường cạnh tranh để thỏa mãn nhu cầu khách hàng thì doanh nghiệp phải tối ưu hóa ở tất cả các hoạt động, trong đó hoạt động bán hàng thuộc chu trình bán hàng và thu tiền là xuất phát điểm đầu tiên quyết định hoạt động các chu trình khác

Tóm lại, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là việc cần thiết

và cần tập trung tăng cường các hoạt động kiểm soát Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra thông suốt và hiệu quả

1.2.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền

a Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng của doanh nghiệp Hiệu quả của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa dịch

vụ không, có kiểm soát được NPT không, có bị tổn thất tài sản không…đều là mối quan tâm của các nhà quản lý

Trong thực tế, chu trình bán hàng và thu tiền thường bao gồm các bước công việc như sau: xử lý ĐĐH của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi NPT và thu tiền Chu trình này có các đặc điểm sau đây:

- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như NPT, hàng hóa, tiền…nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

- NPT khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc

đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng các rủi ro có sai phạm

b Chức năng chu trình bán hàng và thu tiền

+ Nhận đơn đặt hàng

Đây là khâu đầu tiên của chu trình bán hàng và thu tiền, thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu ĐĐH sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua mail, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn trên web của công ty…Ngoài

ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các ĐĐH Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách đầy đủ cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… Đây chính là các thông tin bước đầu làm cơ sở cho các bước công việc tiếp theo của chu trình

+ Kiểm tra tín dụng và tồn kho

Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định Do vậy, trước khi bán hàng nhân viên phải kiểm tra số dư nợ của khách hàng trước khi chấp nhận đặt hàng Nếu một ĐĐH của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên bán hàng phải báo cáo các nhà quản lý xem xét riêng cho từng trường hợp

Trước khi chấp nhận đặt hàng nhân viên phải kiểm tra lượng hàng tồn kho Xác định hàng được đặt có thể đáp ứng hay không là một nhiệm vụ khá phức tạp Đối với các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, nhân viên bán hàng thực hiện kiểm kê số lượng hàng hiện có trong kho Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ Như vậy, việc kiểm tra lượng tồn kho phục

vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải được kế toán tồn kho cập nhật chính xác, kịp thời Nếu sản phẩm được sản xuất theo ĐĐH, nhân viên bán hàng phải phối hợp với bộ phận kế hoạch và bộ phận sản xuất để xác định ngày sản xuất hoàn thành trước khi chấp nhận ĐĐH

+ Lập lệnh bán hàng

ĐĐH sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiền liên và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng, địa chỉ giao hàng…Thông thường một bản sao của lệnh bán hàng

sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận ĐĐH và nhận lại các thông tin về điều kiện giao hàng Một liên của lệnh bán hàng sẽ được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng để chuẩn bị, đóng gói Một liên được chuyển đến

bộ phận kho để làm các thủ tục xuất kho hàng hóa và đóng vai trò như phiếu xuất kho Một liên được lưu giữ tại bộ phận bán hàng để tiếp tục xử lý, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho đến khi hàng hóa được giao cho khách hàng và thu được tiền Các liên còn lại của lệnh bán hàng được gửi đến

bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng

phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao phiếu xuất kho hoặc vận đơn Các chứng từ chi phí liên quan đến việc vận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán và theo dõi

+ Xuất hóa đơn cho khách hàng

Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn Sau khi kiểm tra đầy đủ chứng từ

có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng.Việc lập hóa đơn phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa Trên thực

tế, khi giao hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là khi hàng được giao Trong trường hợp hàng hóa phải được vận chuyển đến giao tại kho của khách hàng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu là lúc khách hàng nhận được hàng

+ Theo dõi các khoản phải thu khách hàng

Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng Có hai phương pháp tổ chức theo dõi phải thu của khách hàng:

- Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: Khách hàng

thanh toán dứt điểm theo từng hóa đơn Bộ phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ khách hàng các khoản phải thu, đã thu và số dư chi tiết theo từng hóa đơn

- Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế toán không theo dõi thanh

toán chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kỳ, tổng số nợ phát sinh trong kỳ, tổng số tiền đã thanh toán và số còn nợ của mỗi khách hàng vào cuối kỳ

+ Thu tiền bán hàng

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành thu tiền Phiếu thu là cơ sở để hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền mặt Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế toán và các tài khoản tiền gửi, đồng thời thông báo cho bộ phận kế toán theo dõi công

nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng

+ Các chức năng liên quan khác

Có nhiều chức năng liên quan khác trong chu trình bán hàng và thu tiền như: giải quyết hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán, thu các khoản nợ quá hạn, trả hoa hồng cho đại lý, chiết khấu thanh toán…[4, tr 111-116]

c Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy ra Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng và thu tiền sẽ giúp đơn vị đặt được ba mục tiêu cơ bản sau:

Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu Trong khi đó tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra

Báo cáo tài chính đáng tin cậy: đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng và thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế

Tuân thủ pháp luật và các quy định: hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị Đối với một

số ngành nghề, cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan

Trong ba mục tiêu kiểm soát trên mối quan tâm hàng đầu của nhà quản

lý là hướng vào mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng và thu tiền

d Các rủi ro liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền

Chấp nhận ĐĐH cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không đáng tin cậy, dẫn đến việc bán hàng nhưng không thu được tiền

Chấp nhận đặt hàng đối với hàng hóa không sẵn có hoặc không thể sản xuất và cung ứng kịp thời theo tiến độ của khách hàng yêu cầu, dẫn đến việc không có hàng để giao, giao hàng không đúng tiến độ hoặc mất uy tín đối với khách hàng

Bán hàng không đúng giá, tính toán sai mức chiết khấu, hàng gửi đi nhưng không được ghi lại hoặc ghi lại không chính xác

Giao hàng không xuất hóa đơn hoặc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn bán hàng, mất doanh thu và mất uy tín đối với khách hàng

Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng, giao nhầm địa điểm hoặc giao hàng đặt lại, làm tăng chi phí và nguy cơ mất khách hàng

Chấp nhận hàng trả lại và chiết khấu quá mức dẫn đến việc mất doanh thu Tự ý xóa nợ được thực hiện bởi người không có thẩm quyền hay tiền bán hàng bị chiếm dụng gây mất mát tiền

Việc truy cập vào các tài khoản phải thu, hàng tồn kho và các sổ kế toán khác bởi những người không có quyền hạn, nhiễm vi rút do nhân viên giả mạo để phá hủy dữ liệu Dữ liệu không được bảo mật có thể dẫn đến việc sửa chữa xóa bỏ số liệu để biển thủ tài sản hoặc mất dữ liệu [4, tr 135-137]

1.2.3 Nội dung KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

a Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền

+ Hệ thống chứng từ

ĐĐH của khách hàng, hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch

vụ Đây là những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp có khả năng

cung cấp cho khách hàng, các văn bản này đồng thời cũng là cơ sở pháp l‎ý

ràng buộc cả hai bên

Lệnh bán hàng là chứng từ mệnh lệnh yêu cầu xuất hàng cho khách hàng Lệnh bán hàng do phòng kinh doanh lập căn cứ vào ĐĐH của khách hàng được chấp nhận

Hóa đơn bán hàng là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua

Thẻ quầy hàng là chứng từ theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình nhập và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn quầy Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán hàng từng ngày

Chứng từ vận chuyển được dùng để xác nhận số lượng hàng mà thủ kho giao cho bộ phận vận chuyển và giúp khách hàng kiểm tra xem có sự khác biệt gì giữa số hàng được mua với số hàng thực nhận không

Phiếu xuất kho được thủ kho sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ xuất kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho và làm căn cứ để kế toán ghi vào tài khoản HTK

Phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng lập ra để xác nhận việc đã giao hàng cho khách hàng

Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng là chứng từ dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền từ hoạt động bán hàng

Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu, các hóa đơn hàng bán trả lại hóa đơn điều chỉnh, biên bản trả lại hàng là các chứng từ làm căn

+ Hệ thống sổ sách kế toán

Sổ nhật ký bán hàng là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp

vụ bán hàng theo từng mặt hàng Sổ nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức trả tiền sau

Sổ nhật ký theo dõi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

và hàng bán trả lại là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu trong kỳ tại đơn vị

Sổ nhật ký thu tiền là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị Mẫu sổ này được mở riêng cho các nghiệp vụ thu tiền mặt từ hoạt động kinh doanh, doanh thu tiền mặt và tất cả các khoản thu khác bằng tiền hoặc thu tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền

Sổ cái các tài khoản 511, 512, 521, 531, 532, 131, 111, 112, 3331 là sổ

kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền

Các sổ và thẻ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng và thu tiền Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một

số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được liên quan đến bán hàng và thu tiền

+ Hệ thống báo cáo

Báo cáo hàng bán ra trong kỳ là báo cáo thể hiện số lượng, chủng loại các mặt hàng bán ra trong kỳ Làm căn cứ để lập các kế hoạch về dự trữ, sản xuất, tiêu thụ

Báo cáo chi tiết thanh toán là báo cáo cung cấp các thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng trong kỳ

Báo cáo phân tích tuổi NPT là báo cáo cung cấp thông tin về tình trạng của các khoản NPT Từ đó giúp nhà quản trị đưa ra các chính sách thu hồi cũng như trích lập các khoản dự phòng

Báo cáo về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại cung cấp chi tiết tình hình các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ

Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị tùy theo tình hình mà nhà quản trị đưa ra các yêu cầu khác nhau để kiểm soát các hoạt động bán hàng, thu tiền và theo dõi NPT [6]

b Kiểm soát quy trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

Tiếp nhận ĐĐH là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền Trong đơn vị, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận ĐĐH Để kiểm soát, đơn vị nên thiết kế ĐĐH theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Những nội dung chính cần có trong ĐĐH là tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, mặt hàng cần mua, thời gian, địa điểm giao hàng dự kiến ĐĐH phải được người có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt

Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến các bước còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện là:

- Xác minh người mua hàng: ngoại trừ các khách hàng quen thuộc của đơn vị, còn khi nhận được một ĐĐH với đầy đủ thông tin và chữ ký thì cũng chưa chắc người lập ĐĐH và ký tên thực sự được ủy quyền để mua hàng Vì vậy, đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo ĐĐH và chữ ký trên đó là thực sự xuất phát từ họ, nhất là những ĐĐH có số lượng hoặc giá trị lớn Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho những khách hàng giả mạo

- Đối chiếu đơn giá trên ĐĐH của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: nếu có khác biệt, nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách

hàng và nếu họ đồng ý, yêu cầu họ gửi lại ĐĐH mới, cần lưu ý lưu trữ ĐĐH

cũ cho tới khi nhận được ĐĐH mới Những sai sót ở khâu này có thể dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau

- Xác nhận khả năng cung ứng: trong một số trường hợp, nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào

hệ thống để có được những thông tin về số lượng tồn kho Nếu không, sẽ đề xuất với khách hàng để thay thế các mặt hàng tượng tự, hoặc đề nghị mua hàng sản xuất bổ sung

- Lập lệnh bán hàng: sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên hóa ĐĐH của khách hàng vào lệnh bán hàng Lệnh bán hàng được lập thành 5 liên Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các ĐĐH

có giá trị lớn Một thủ tục kiểm soát khác cần được thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu

- Xét duyệt bán chịu: căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt

sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền,

vì vậy xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cũng như sử dụng nhân viên có năng lực và đạo đức ở khâu này có tính chất quyết định để bảo vệ tài sản cho đơn vị

Do đây là khâu có rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu phải độc lập với bộ phận bán hàng Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần

có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng Thông thường, các quy định cần chặt chẽ đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì các khách hàng này có rủi ro không trả nợ cao hơn những khách hàng lớn và thường xuyên Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt bán chịu

cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho không được xuất hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu [7, tr 161-163]

c Kiểm soát quy trình giao hàng và lập hóa đơn

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng

từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ này phải được đánh

số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Trong thực tế, tùy theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho

Chứng từ gửi hàng được gửi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này Bên cạnh đó, chứng từ gửi hàng cần ghi phần tham chiếu phiếu đóng gói trước khi phận chuyển Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng mã số/mã vạch, chứng từ này cần ghi rõ mã số/ mã vạch tham chiếu

Khi nhận hàng từ khi, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng Nếu có chênh lệch, cần thông báo cho ngay cho bộ phận xử lý ĐĐH, hoặc nếu thiếu thì thông báo ngay cho bộ phận mua hàng để bổ sung Nếu hàng nhận hoàn toàn phù hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên gửi hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) thành 3 liên Một liên gửi kèm với hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn và một liên lưu Cuối ngày, bộ phận giao hàng căn cứ chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Lưu ý rằng, chứng từ vận chuyển phải được khách hàng ký nhận để làm bằng chứng

là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế

Nếu khách hàng đến nhận hàng trực tiếp, quá trình trên cũng không nên thay đổi ngoại trừ có thể không cần lập chứng từ vận chuyển mà chỉ cần lập chứng từ giao hàng là đủ Bộ phận giao hàng lập 3 liên chứng từ giao hàng Một liên gửi kèm với hàng, một liên giao cho bộ phận lập hóa đơn và một liên

để lưu

Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gửi đến, như ĐĐH, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển,

bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, hoặc nhân viên có thể lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn thành hai lần, hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng…Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào: Chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận; ĐĐH đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển; và Hợp đồng giao hàng (nếu có)

Bên cạnh đó, hóa đơn sau khi lập cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền,

mã số thuế, địa chỉ khách hàng…Hằng ngày, nhân viên lập hóa đơn căn cứ bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày, hay truy cập vào cơ sở dữ liệu để biết được những ĐĐH nào đã gửi hàng đi và có thể xem trước hóa đơn sẽ lập

và điều chỉnh những sai sót (nếu có) Đơn vị còn cần ghi trên hóa đơn hoặc trên sổ sách kế toán về số tham chiếu chứng từ gửi hàng hoặc mã số ĐĐH để giúp kiểm tra và nên sử dụng bảng giá bán đã được phê duyệt để ghi chính xác giá bán trên hóa đơn [7, tr 163-164]

d Kiểm soát quy trình thu tiền bán hàng

+ Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt

Nếu bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên

và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận vào sổ sách Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là:

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ tín dụng

- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn

- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn

- Ngoài ra, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền điểm bán hàng

và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái

- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ

+ Đối với phương thức bán chịu

Việc kiểm soát tập trung vào NPT khách hàng và bộ phận thu nợ Do NPT phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán hàng chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và NPT khách hàng

Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và

số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng Liên quan đến NPT khách hàng, đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết NPT nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về NPT giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp

Bộ phận theo dõi NPT cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Đây là thủ tục kiển soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về NPT, khắc phục các sai sót (nếu có) và ngăn ngừa gian lận

Ngoài ra để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng gây ra, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư NPT khách hàng, số hàng bán

bị trả lại theo từng nhân viên/ địa điểm bán hàng Định kỳ, bộ phận theo dõi NPT cần lập bản phân tích số dư NPT theo tuổi nợ, trong đó có thể sắp xếp theo từng đối tượng khách hàng Nhờ báo cáo này, những biến động lớn hoặc

thay đổi bất thường có thể được phát hiện sớm, giúp đơn vị ngăn chặn, phát hiện sai phạm cũng như điều chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phù hợp Đơn vị cũng cần ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách sổ NPT khó đòi Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Đơn vị cần phân công người chịu trách nhiệm cụ thể về việc này và mức dự phòng đề xuất phải được phê chuẩn bởi những người có thẩm quyền Định kỳ, đơn vị cần in các báo cáo về

số dự phòng phải thu khó đòi đề nghị trích lập, sổ nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận chung nhất về kiểm soát nội bộ và đi sâu nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, sự cần thiết của việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, các chức năng, các rủi ro và các hoạt động kiểm soát liên quan đến chu trình

Chương này là cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Tổng công ty cổ phần y tế DANAMECO, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện ở chương sau

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO 2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trạm vật tư y tế Quảng Nam Đà Nẵng được Sở y tế Quảng Nam Đà Nẵng thành lập từ năm 1976 nhằm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hàng viện trợ

y tế để khắc phục hậu quả sau chiến tranh

Đến năm 1986 đổi tên thành Công ty Thiết bị vật tư y tế Quảng Nam Đà Nẵng chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí như giường, tủ, bàn sinh cung cấp cho các bệnh viện trong tỉnh

Năm 1997 khi tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng tách thành hai đơn vị hành chính thì Công ty chuyển về trực thuộc Bộ Y tế, là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Thiết bị Y tế Việt Nam lấy tên là Công ty Thiết bị Y tế Trung ương 3 Đà Nẵng theo Quyết định số 34/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ y tế ngày 13/ 01/1997

Năm 2004 thực hiện chủ trương Cổ phần hoá các Doanh nghiệp của Nhà nước, Công ty được đổi tên thành Công ty cổ phần y tế Danameco theo Quyết định số 3596/ QĐ-BYT của Bộ trưởng Bộ y tế ngày 12/10/2004 và chính thức

đi vào hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ tháng 7/2005

Năm 2008, do nhu cầu phát triển doanh nghiệp, Công ty chuyển thành Tổng công ty cổ phần y tế Danameco để phù hợp với cơ cấu và bộ máy hoạt động mới [5]

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty

Sản xuất và kinh doanh thuốc, thiết bị và vật tư y tế Sản xuất bông băng gạc y tế, các sản phẩm dùng một lần trong phẫu thuật, gói đẻ sạch và sản xuất

các sản phẩm phục vụ cấp cứu chấn thương, thiên tai, dịch bệnh: trang phục chống dịch, túi sơ cứu…

Xuất nhập khẩu vật tư nguyên liêu, dụng cụ thiết bị y tế

Kinh doanh hoá chất xét nghiệm, hoá chất chống dịch, dụng cụ, thiết bị khoa học kỹ thuật, xe cứu thương và các dụng cụ vật tư phục vụ cho công tác chăm sóc sức khoẻ Nhân dân

Dịch vụ tư vấn sửa chữa bảo trì thiết bị dụng cụ y tế và thực hiện các dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng labo xét nghiệm, phòng mổ, phòng X-quang

và các công trình chuyên ngành y tế

Đảm nhận công tác hậu cần cho các chương trình tiếp nhận và phân phối hàng viện trợ khu vực Miền Trung và Tây Nguyên

Kinh doanh hoá chất (trừ hoá chất độc hại mạnh), thuốc tẩy trùng, thiết

bị tẩy trùng và xử lý môi trường Dịch vụ tẩy trùng

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty

 Kế toán trưởng

Lãnh đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, có trách nhiệm độc lập, nhắc nhở mọi người trong phòng hoàn thành nhiệm vụ của mình kịp thời và chính xác Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty cho Tổng Giám đốc (TGĐ), được quyền ký các giấy tờ, chứng từ cần thiết

 Kế toán tổng hợp

Hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán Thực hiện công việc tổng hợp số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên báo cáo tài chính

 Kế toán công nợ phải thu cửa hàng, chi nhánh và tạm ứng

Theo dõi và đòi NPT các chi nhánh Trực tiếp theo dõi và quản lý: các chi nhánh, các cửa hàng về tình hình thu, chi, hàng hóa, thành phẩm, doanh thu và thông báo kịp thời đến các bộ phận Định kỳ đối chiếu, xác nhận công

nợ phải với chi nhánh, cửa hàng

Thực hiện báo cáo thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế Cập nhật và theo dõi công nợ tạm ứng và theo dõi việc nhập xuất và hạch toán nguyên liệu

và thành phẩm của 2 Xí nghiệp

 Kế toán tiền gửi ngân hàng, công nợ phải trả

Tổ chức hạch toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngân hàng Quản lý và theo dõi công nợ phải trả khách hàng Định kỳ đối chiếu công nợ theo đúng quy định quản lý nợ phải trả

 Kế toán công nợ phải thu khách hàng

Theo dõi và quản lý NPT khách hàng, thông báo kịp thời tình hình công

nợ đến các bộ phận để cùng nhau nắm bắt và xử lý nhằm đạt được hiệu quả cao nhất Định kỳ đối chiếu, xác nhận NPT khách hàng

Theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất hàng hóa tại phòng Kinh doanh, kho gửi bán, cửa hàng Theo dõi và hạch toán chứng từ nhập, xuất nguyên liệu tại Trung tâm dịch vụ y tế tổng hợp

 Kế toán theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt

Tổ chức hạch toán và theo dõi tiền mặt: lập phiếu thu, chi kịp thời cho khách hàng, thanh toán nội bộ khi có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ

Tổ chức hạch toán và theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ: lập phiếu nhập, xuất, lập biên bản kiểm nhận, biên bản bàn giao, trích khấu hao

và phân bổ khấu hao cho từng đối tượng đối với tài sản cố định, theo dõi sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên

 Phụ trách kế toán tại Xí nghiệp và tính giá thành sản phẩm

Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, hạch toán thành phẩm, lập các báo cáo về giá thành sản phẩm, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành,

đề xuất các biện pháp quản lý để tiết kiệm chi phí sản xuất Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ và đột xuất

 Kế toán vật tư, hàng hóa

Để phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy định hiện nay của lãnh đạo Tổng công ty, bộ phận kế toán vật tư hàng hóa hoạt động tại các bộ phận liên quan:

- Kế toán hàng kinh doanh, hàng thiết bị và các kho gửi bán và cửa hàng

- Kế toán nguyên liệu, kế toán thành phẩm đặt tại các Xí nghiệp

- Kế toán tại Trung tâm dịch vụ y tế tổng hợp

Với nhiệm vụ tổ chức các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hóa trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá vốn hàng hóa

 Thủ quỹ

Thu chi tiền mặt, phát lương, thưởng, ghi chép sổ quỹ Tham gia đối chiếu, kiểm kê quỹ định kỳ với kế toán tiền mặt