Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại các đơn vị dự toán cấp 3 thuộc học viện chính trị-hành chính quốc gia Hồ Chí Minh.

Hơn nữa, hiện nay, cơ chế quản lý tài chính của các ñơn vị ñang thực hiện theo Nghị ñịnh 43/2006/Nð – CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ, theo ñó, Nghị ñịnh quy ñịnh quyền tự chủ, tự chịu

QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

đà Nẵng - Năm 2012

ii

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, có sự hỗ trợ của các ñồng nghiệp Luận văn phản ánh trung thực hiện trạng tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia

Hồ Chí Minh Các kết quả nghiên cứu chưa ñược công bố trên bất cứ công trình nào khác

Tác giả

Hoàng Thị Thanh Tú

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ðOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vii

MỞ ðẦU 1

1 Tính cấp thiết của ñề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu các ñề tài liên quan 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn 6

7 Bố cục của Luận văn 7

Chương 1 8

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP 8

GIÁO DỤC – ðÀO TẠO CÓ THU 8

1.1 ðặc ñiểm ñơn vị sự nghiệp công lập có thu 8

1.1.1 Khái niệm 8

1.1.2 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp công lập có thu 9

1.1.3 Phân cấp quản lý tài chính tại các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu 10 1.2 ðặc ñiểm ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu 11

1.2.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu 11

1.2.2 Quản lý tài chính các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu 12

1.3 ðặc ñiểm tổ chức kế toán trong ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu 16

1.3.1 Nguyên tắc kế toán chi phối 16

1.3.2 Tổ chức công tác kế toán 17

1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 18

1.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 22

1.3.2.3 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 24

1.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 25

1.3.2.5 Tổ chức công tác tự kiểm tra kế toán 28

1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán 30

Chương 2 34

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ðƠN VỊ DỰ TOÁN CẤP 3 THUỘC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 34

2.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh hiện nay 34

2.1.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng 34

2.1.2 Tổ chức bộ máy tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 36

iv

2.1.3 Cơ chế quản lý tài chắnh tại Học viện Chắnh trị - Hành chắnh Quốc

gia Hồ Chắ Minh 37

2.1.3.1 Phân cấp quản lý tài chắnh ảnh hưởng ựến công tác kế toán tại Học viện Chắnh trị Ờ Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 37

2.1.3.2 Cơ chế quản lý tài chắnh ảnh hưởng ựến công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị Ờ Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 40

2.2 đặc ựiểm tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị Ờ Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 44

2.2.1 đặc ựiểm tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị Ờ Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 44

2.2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị Ờ Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 45

2.2.2.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ 45

2.2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 51

2.2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán 54

2.2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo tài chắnh 55

2.2.2.5 Thực trạng tổ chức công tác tự kiểm tra kế toán 57

2.2.2.6 Thực trạng ứng dụng tin học vào tổ chức công tác kế toán 59

2.2.3 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 60

2.3 đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị - Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 62

2.3.1 Những ưu ựiểm 62

2.3.2 Những tồn tại, vướng mắc 65

2.3.3 Những nguyên nhân 69

Chương 3 74

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC đƠN VỊ DỰ TOÁN CẤP 3 THUỘC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 74

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị - Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh.74 3.2 định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp III thuộc Học viện Chắnh trị - Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh 75

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các ựơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chắnh trị - Hành chắnh Quốc gia Hồ Chắ Minh.76 3.3.1 Phân công lao ựộng hợp lý, nâng cao trình ựộ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán 76

3.3.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán 77

3.3.3 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán 84

3.3.4 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán 87

3.3.5 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán 88

3.3.6 Hoàn thiện tổ chức tự kiểm tra kế toán 90

3.3.7 Hoàn thiện việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán 91

v

3.3.8 Hoàn thiện công tác quản lý tài chính 92

3.4 ðiều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện 96

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 97

PHỤ LỤC 103

vii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Số hiệu

3.3 Sơ ñồ luân chuyển chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản 82 3.4 Sơ ñồ luân chuyển chứng từ mua sắm vật tư, tài sản 83

1

MỞ ðẦU

1 Tính cấp thiết của ñề tài

Sự nghiệp ñổi mới, công nghiệp hóa, hiện ñại hóa, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc xã hội chủ nghĩa của ñất nước ta ngày nay ñòi hỏi ðảng và Nhà nước phải ñào tạo bồi dưỡng, xây dựng ñội ngũ cán bộ lãnh ñạo, quản lý các cấp, các ngành có bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất ñạo ñức tốt và năng lực, trình ñộ chuyên môn, nghiệp vụ cao, ñủ sức hoàn thành nhiệm vụ trong giai ñoạn mới Học viện Chính trị

- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh có vinh dự và trách nhiệm to lớn trong việc thực hiện nhiệm vụ ñó

Công tác ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Học viện ñã bám sát và phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị của ðảng trong từng giai ñoạn lịch sử, góp phần xứng ñáng vào

sự nghiệp cách mạng của nhân dân, của cả nước

Cùng với công tác ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, hoạt ñộng nghiên cứu khoa học ñược chú trọng, kết quả nghiên cứu khoa học góp phần tích cực vào nâng cao chất lượng ñào tạo, ñấu tranh bảo vệ, phát triển chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, ñường lối, chính sách của ðảng và góp phần vào hoạt ñộng lý luận chung của ðảng

Nhiệm vụ cách mạng ñặt ra ngày càng nặng nề, nhiệm vụ công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước ñang cần sự nỗ lực cao ñộ của mọi ngành, mọi cấp Trước mắt, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh phải quán triệt và thực hiện ñầy ñủ tinh thần Nghị quyết 52-NQ/TW ngày 30/07/2005 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương về ñổi mới, nâng cao chất lượng ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ

và nghiên cứu khoa học; Quyết ñịnh số 100-Qð/TW ngày 22/07/2007 của Bộ Chính trị về chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh và Thông báo 162-TB/TW kết luận của Ban Bí thư về sắp xếp tổ chức các ñơn vị nghiên cứu, giảng dạy, sự nghiệp của Học viện và các Học viện trực thuộc, tiếp tục ñổi mới về nội dung, chương trình ñào tạo, phương pháp dạy và học, không ngừng nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ cả về chuyên môn, nghiệp vụ lẫn phẩm chất, ñạo ñức ñể hoàn thành tốt nhiệm vụ ñược giao

2

Các mục tiêu ñã ñề ra phải ñược gắn kết với nhau và chỉ ñược thực hiện một cách có hiệu quả khi Học viện và các Học viện trực thuộc có một cơ chế quản lý tài chính linh hoạt, phù hợp với tình hình mới

Hơn nữa, hiện nay, cơ chế quản lý tài chính của các ñơn vị ñang thực hiện theo Nghị ñịnh 43/2006/Nð – CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ, theo ñó, Nghị ñịnh quy ñịnh quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính ñối với các ñơn vị sự nghiệp công lập với mục tiêu là trao quyền tự chủ thật sự cho cơ quan, ñơn vị trong việc tổ chức công việc, sử dụng lao ñộng, tăng cường huy ñộng và quản lý thống nhất các nguồn thu ñồng thời sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn tài chính nhằm mở rộng và nâng cao chất lượng công tác quản lý hành chính, hoạt ñộng sự nghiệp, khuyến khích tạo ñiều kiện cho các ñơn vị sự nghiệp ñảm bảo trang trải kinh phí hoạt ñộng và nâng cao thu nhập của cán bộ công chức

ðể ñáp ứng ñược yêu cầu ñó, công tác kế toán là một trong các yếu tố quan trọng góp phần quản lý có hiệu quả nguồn tài chính của các ñơn vị Tổ chức công tác kế toán có vai trò quan trọng trong việc nối liền giữa lý thuyết hạch toán kế toán với thực tế thực hành công việc kế toán Nói ñến tổ chức công tác kế toán là nói ñến việc tổ chức các phương pháp kế toán và nhân sự kế toán theo từng phần hành kế toán của một ñơn vị cụ thể nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin về hoạt ñộng kinh tế tài chính của ñơn vị một cách nhanh nhất, ñầy ñủ và trung thực nhất

Tổ chức công tác kế toán ñược hoàn thiện sẽ giúp cho việc quản lý các nguồn thu và các khoản chi ñược hiệu quả hơn Tuy nhiên, việc cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý tại các ñơn vị hiện nay còn yếu, các quyết ñịnh thường mang tính kinh nghiệm, ít dựa vào cơ sở khoa học Nguyên nhân là do tổ chức kế toán chưa thể phát huy một cách tốt nhất chức năng thông tin và kiểm tra của mình Các báo cáo kế toán còn mang nặng tính thủ tục, chậm trễ trong việc cung cấp thông tin Thông tin của báo cáo do kế toán mang lại chủ yếu mang tính chất báo cáo tài chính, ít có tác dụng thiết thực trong phân tích tình hình tài chính, phân tích tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí Ngoài ra, trong ñiều kiện mới hiện nay, các ñơn

vị vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, lúng túng khi chuyển sang cơ chế tài chính mới từ việc

vậy, tác giả chọn ñề tài “ Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành Chính Quốc gia Hồ Chí Minh ” ñể làm

ñối tượng nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ của mình

2 Tổng quan nghiên cứu các ñề tài liên quan

Tổ chức công tác kế toán bao gồm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán ñể thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin trên cơ sở chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách, chế ñộ tài chính hiện hành nhằm phát huy hết vai trò của hạch toán kế toán góp phần quản lý, ñiều hành ñơn vị có hiệu quả

Tổ chức kế toán khoa học sẽ có tác ñộng tích cực ñến việc cung cấp thông tin chính xác, ñầy ñủ, kịp thời cho hoạt ñộng quản lý; tạo dựng ñược bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả và là cơ sở quan trọng ñể quản lý tài chính hiệu quả

Chính vì vậy, trong những năm qua, vấn ñề này ñã ñược nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu với các giác ñộ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Trong các nghiên cứu gần ñây về tổ chức công tác kế toán, các tác giả chủ yếu ñề cập ñến nguyên lý và nguyên tắc chung về tổ chức công tác kế toán, ñặc ñiểm tổ chức kế toán trong một số loại hình doanh nghiệp ñặc thù Riêng ñối với các ñơn vị

sự nghiệp, rất ít tác giả nghiên cứu Trên thế giới, có thể kể ñến cuốn sách “ Kế toán Nhà nước và các tổ chức phi lợi nhuận ” (Accounting for Govermental and

Nonprofit Entities) của ñồng tác giả Earl R.Wilson, Leon E.Hay, Susan C.Kattelus;

là một công trình nghiên cứu khá công phu với các nội dung : các nguyên tắc kế toán chung ñược chấp nhận, hướng dẫn cách thức ghi nhận các sự kiện, cách thức lập các báo cáo tài chính cuối kỳ ñồng thời ñi sâu phân tích ñặc thù hoạt ñộng của một số lĩnh vực sự nghiệp ñặc thù như tổ chức kế toán trong các trường học, bệnh viện…

Riêng lĩnh vực giáo dục ñào tạo, tại Việt Nam, cũng ñã có các ñề tài khoa học, bài báo, tạp chí, bài viết tham luận hội thảo khoa học viết về tài chính giáo dục

4

ñào tạo; nội dung các công trình nghiên cứu này mang tính ñịnh hướng, ñề cập từ những quan ñiểm về cơ chế, chính sách ñến các giải pháp về ñổi mới và hoàn thiện

phục vụ phát triển kinh tế xã hội nói chung như ñề tài khoa học cấp bộ “ ðổi mới

và hoàn thiện các giải pháp tài chính nhằm thúc ñẩy xã hội hóa trong lĩnh vực giáo dục, y tế”, Vụ Hành chính sự nghiệp - Bộ Tài chính – 2002; ñề tài nghiên cứu khoa học “ðề án triển khai thực hiện chuyển ñổi cơ chế tài chính ðảng sang thực hiện Luật Ngân sách nhà nước ñối với Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh từ năm 2008”, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh – 2008; tạp chí phát triển kinh tế số 198/2007: “Nâng cao hiệu quả tự chủ tài chính cho các trường ñại học công lập” của tác giả Bùi Công Lập

Về vấn ñề tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị HCSN, từ khi Quyết ñịnh 19/2006/Qð-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ñược ban hành về chế ñộ kế toán HCSN áp dụng chung cho tất cả các ñơn vị HCSN trong cả nước, cho ñến nay, quy ñịnh này vẫn ñược dùng chung cho các ñơn vị HCSN không phân biệt lĩnh vực, không tính ñến những ñặc thù riêng có của từng ngành khác nhau Trên thực tế, ñã

có nhiều tác giả nhận thức ñược sự khác biệt của mỗi ngành nên ñã có các công trình ñi sâu nghiên cứu về công tác kế toán của từng ngành, loại hình ñơn vị cụ thể

Có thể kể ñến tác giả Nguyễn Thị Hồng Hoa với Luận văn Thạc sỹ kinh tế “Hoàn thiện công tác kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp có thu ngành văn hóa thông tin

Hà Nội” - 2008; tác giả Nguyễn Thị Kiều Duyên với Luận văn Thạc sỹ “ Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các trường Văn hóa Nghệ thuật có thu tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” – 2008; tác giả Nguyễn Hồng Tân với Luận văn Thạc sỹ kinh tế “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các trường cao ñẳng, trung học chuyên nghiệp trên ñịa bàn tỉnh Thanh Hóa” – 2009; trong các công trình

nghiên cứu này, các tác giả chỉ trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán

kế toán ñơn vị sự nghiệp nói chung mà chưa ñi sâu tìm hiểu công tác tổ chức kế toán các ñơn vị sự nghiệp trong từng lĩnh vực riêng biệt, các tác giả cũng ñã so sánh chỉ ra những khác biệt của Kế toán Nhà nước Việt Nam nói chung, chế ñộ kế toán HCSN nói riêng với chuẩn mực kế toán công quốc tế Các công trình nghiên cứu ñã ñánh giá, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các ñơn vị theo từng lĩnh vực hoạt ñộng, từ ñó, ñưa ra các ñịnh hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

5

tổ chức kế toán tại các ñơn vị ñó Ngoài ra, chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách chuyên biệt về công tác tổ chức kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh trong ñiều kiện Học viện ñang triển khai thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo tinh thần của Nghị ñịnh

số 43/2006/Nð-CP của Chính phủ

Xuất phát từ tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh hiện nay và qua quá trình tìm hiểu các nghiên cứu ñã công bố liên quan ñến ñề tài nghiên cứu, luận văn sẽ tập trung vào các vấn ñề chính như công tác kế toán tại các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu (về ñặc ñiểm hoạt ñộng, nguyên tắc kế toán chi phối, nguồn kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng

từ kế toán…), ñánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh từ ñó dựa trên

cơ sở lý luận và ñặc thù hoạt ñộng, cơ cấu tổ chức quản lý, ñội ngũ cán bộ làm công tác kế toán của các ñơn vị, tác giả sẽ ñưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán, xác lập mô hình tổ chức kế toán phù hợp nhằm sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguồn tài chính của các ñơn vị ñáp ứng với yêu cầu mới, nhiệm vụ mới

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở hệ thống hóa các vấn ñề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu nói chung và ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu nói riêng, nghiên cứu làm rõ các yếu tố ảnh hưởng ñến công tác

kế toán, quản lý tài chính tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh Qua ñó, luận văn mô tả một “bức tranh” khái quát về công tác kế toán, quản lý tài chính tại các ñơn vị từ ñó luận văn ñề xuất những phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán, quản lý tài chính cũng như các ñiều kiện thực hiện các giải pháp tại các ñơn vị này

4 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 ðối tượng nghiên cứu

Gắn liền với ñề tài nghiên cứu, Luận văn có ñối tượng nghiên cứu là tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính

6

Quốc gia Hồ Chí Minh và các yếu tố ảnh hưởng ñến công tác này gồm con người, các quy chế quản lý, cơ sở vật chất… hiện nay

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung : Luận văn nghiên cứu các vấn ñề lý luận cơ bản về công tác

kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

- Về không gian : Do ñiều kiện thời gian, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu ñiển hình hai ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia

Hồ Chí Minh : Học viện chính trị - Hành chính khu vực I và Học viện Chính trị - Hành chính khu vực III

- Về thời gian : Luận văn sử dụng số liệu các năm 2007, 2008, 2009, 2010,

2011

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp chung như tổng hợp, phân tích, tư duy logic và các phương pháp kỹ thuật cụ thể như so sánh, ñiều tra, phỏng vấn…Dữ liệu sử dụng phục vụ cho việc phân tích, ñánh giá bao gồm cả dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp : Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành, Nghị ñịnh 43/2006/Nð-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, Quyết ñịnh 19/2006/Qð – BTC về việc ban hành chế ñộ kế toán hành chính sự nghiệp, các quy chế chi tiêu nội

bộ của mỗi ñơn vị, các chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của các ñơn vị…

Dữ liệu sơ cấp : Phỏng vấn lấy ý kiến các cán bộ chuyên quản tài chính của các ñơn vị, các trưởng, phó phòng kế toán, cán bộ kế toán, thiết lập bảng câu hỏi ñể thu thập thông tin, số liệu … của các Học viện qua ñó sẽ tổng kết lại

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Trong luận văn này, bằng nghiên cứu khoa học của mình, tác giả ñã có những ñóng góp về mặt lý luận và thực tiễn :

- Về lý luận : Luận văn trình bày hệ thống và toàn diện về tổ chức công tác

kế toán tại các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu nói chung và ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo nói riêng và công tác này phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính trong các ñơn vị sự nghiệp

7

- Về thực tiễn : Luận văn mô tả thực trạng về công tác hạch toán kế toán ñể quản lý nguồn tài chính tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh Từ ñó, nêu bật ñược các nguyên nhân ảnh hưởng ñến công tác này và ñề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán, quản lý tài chính tại các ñơn vị này

7 Bố cục của Luận văn

Nội dung của Luận văn gồm 03 chương (ngoài phần mở ñầu, kết luận) : Chương 1: Tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu

Trong chương này, tác giả hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác kế toán tại các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu nói chung và ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu trong ñiều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị ñịnh 43/2006/Nð-CP

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Trong chương 2, luận văn phân tích thực trạng, ñưa ra những nhận xét, ñánh giá ưu ñiểm, nhược ñiểm của công tác kế toán tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị

dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị, tác giả ñã nêu ra những ñịnh hướng, nguyên tắc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán ñể

từ ñó ñề xuất một số giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ñáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý tài chính mới tại các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

8

Chương 1

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ðƠN VỊ SỰ NGHIỆP

GIÁO DỤC – ðÀO TẠO CÓ THU

1.1 ðặc ñiểm ñơn vị sự nghiệp công lập có thu

1.1.1 Khái niệm

ðơn vị sự nghiệp công lập có thu là các ñơn vị do Nhà nước thành lập hoạt ñộng trong các lĩnh vực y tế, giáo dục – ñào tạo, văn hóa, thể thao… thực hiện cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt ñộng bình thường của các ngành kinh tế quốc dân, ñáp ứng nhu cầu về phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, ñáp ứng yêu cầu về ñổi mới, phát triển kinh

tế xã hội của ñất nước Do hoạt ñộng mang tính chất phục vụ ñể thực hiện các chức năng của Nhà nước là chính nên nguồn kinh phí hoạt ñộng của các ñơn vị này chủ yếu là do Ngân sách Nhà nước cấp Ngoài ra, gắn với các chức năng hoạt ñộng, các ñơn vị này ñược Nhà nước cho phép khai thác các nguồn thu ñể trang trải một phần chi phí hoặc toàn bộ chi phí thường xuyên của ñơn vị

* Các tiêu chuẩn ñể xác ñịnh ñơn vị sự nghiệp công lập có thu :

- Có Quyết ñịnh thành lập của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;

- Có tài khoản tại KBNN ñể phản ánh kinh phí thuộc NSNN cấp;

- Có nguồn thu sự nghiệp hợp pháp;

- Có tổ chức bộ máy kế toán theo quy ñịnh của Luật kế toán;

* Theo quan ñiểm tài chính của Nhà nước ta hiện nay, quy ñịnh tại Nghị ñịnh 43/2006/Nð-CP 25/4/2006 của Chính phủ, các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu ñược phân loại ñể thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau :

- ðơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự ñảm bảo toàn bộ chi phí hoạt ñộng thường xuyên (gọi tắt là ñơn vị sự nghiệp tự ñảm bảo chi phí hoạt ñộng)

- ðơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự ñảm bảo một phần chi phí hoạt ñộng thường xuyên, phần còn lại ñược NSNN cấp (gọi tắt là ñơn vị sự nghiệp tự ñảm bảo

9

một phần chi phí hoạt ñộng) Mức tự ñảm bảo chi phí hoạt ñộng thường xuyên của ñơn vị ñược xác ñịnh như sau và luôn nhỏ hơn 100%

Mức tự ñảm bảo chi phí Tổng số nguồn thu sự nghiệp

hoạt ñộng thường xuyên = x 100%

1.1.2 ðặc ñiểm hoạt ñộng của ñơn vị sự nghiệp công lập có thu

Các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu dù hoạt ñộng ở lĩnh vực nào ñều mang những ñặc ñiểm cơ bản sau :

- Hoạt ñộng của các ñơn vị sự nghiệp công lập không nhằm mục ñích lợi nhuận trực tiếp mà hoạt ñộng theo nguyên tắc phục vụ xã hội

Khác với hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, hoạt ñộng sự nghiệp cung ứng dịch

vụ cho nền kinh tế nhưng mục ñích chính không phải vì mục tiêu lợi nhuận Nhà nước duy trì, tổ chức tài trợ cho các hoạt ñộng sự nghiệp ñể cung cấp dịch vụ cho thị trường trước hết nhằm thực hiện vai trò của Nhà nước trong việc phân phối lại thu nhập và thực hiện chính sách phúc lợi công cộng khi can thiệp vào thị trường Nhờ ñó, Nhà nước có thể hỗ trợ cho các ngành kinh tế hoạt ñộng bình thường, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài, ñảm bảo và phát triển nguồn nhân lực, thúc ñẩy hoạt ñộng kinh tế xã hội phát triển ngày càng hiệu quả hơn, ñảm bảo và không ngừng nâng cao sức khỏe, trau dồi văn hóa và tinh thần cho nhân dân

- Hoạt ñộng của các ñơn vị sự nghiệp là cung cấp các sản phẩm mang lại lợi ích chung lâu dài và bền vững cho xã hội

Kết quả của hoạt ñộng sự nghiệp chủ yếu là tạo ra các hàng hóa công cộng vật chất hoặc phi vật chất phục vụ cho quá trình tái sản xuất xã hội Nhờ việc sử dụng các hàng hóa công cộng do hoạt ñộng sự nghiệp tạo ra mà quá trình tái sản xuất ra của cải vật chất trong xã hội ñược thuận lợi và ngày càng ñạt hiệu quả cao Trong xã hội, nhờ có hoạt ñộng giáo dục ñào tạo mà mang lại tri thức cho con người; nhờ có hoạt ñộng y tế mà mang lại sức khỏe cho con người… tạo ñiều kiện cho việc nâng cao chất lượng lao ñộng Khi chất lượng lao ñộng ñược cải thiện tốt

10

thì yêu cầu và việc cung cấp các hàng hóa, dịch vụ trong xã hội ngày càng cao, tạo

ra tầm hiểu biết mới, công nghệ cao phục vụ cho cuộc sống tốt hơn

- Hoạt ñộng của các ñơn vị sự nghiệp luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước

Trong nền kinh tế thị trường, Chính phủ tổ chức, duy trì hoạt ñộng sự nghiệp

ñể ñảm bảo thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội ðể thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội nhất ñịnh, trong mỗi thời kỳ, Nhà nước có các chủ trương, chính sách, có các chương trình mục tiêu kinh tế xã hội nhất ñịnh như : chương trình xóa mù chữ, xóa ñói giảm nghèo, chương trình chăm sóc sức khỏe cộng ñồng… Các chương trình này, Nhà nước với vai trò của mình mới thực hiện ñược và thực hiện một cách có hiệu quả và triệt ñể nhất Nhà nước duy trì và phát triển các hoạt ñộng sự nghiệp luôn phải gắn với các chương trình mục tiêu quốc gia, các chương trình phát triển kinh tế xã hội của ñất nước nhằm mang lại lợi ích thiết thực cho người dân

- Các ñơn vị sự nghiệp có thu có nguồn thu hợp pháp từ hoạt ñộng sự nghiệp của ñơn vị

1.1.3 Phân cấp quản lý tài chính tại các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu

Các ñơn vị sự nghiệp công lập thường ñược thiết lập theo hệ thống dọc từ Trung ương ñến ñịa phương trong cùng một ngành Từ ñó, hình thành nên các cấp

dự toán khác nhau, tùy theo trách nhiệm trong việc quản lý tài chính Mọi khoản chi tiêu của các ñơn vị sự nghiệp ñược bố trí trong kế hoạch và ñược duyệt trong dự toán chi tiêu NSNN hàng năm và ñược gọi là các ñơn vị dự toán Theo Luật NSNN, các ñơn vị sự nghiệp trong cùng một ngành ñược phân thành 3 cấp :

- ðơn vị dự toán cấp 1 : Là ñơn vị trực tiếp nhận và phân bổ dự toán cho ñơn vị cấp dưới và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý kinh phí toàn ngành, giải quyết các vấn ñề liên quan ñến kinh phí với cơ quan tài chính ñồng cấp Thực hiện cấp phát, kiểm tra và quyết toán kinh phí trong toàn hệ thống

- ðơn vị dự toán cấp 2 : Là ñơn vị trực thuộc của ñơn vị dự toán cấp 1, có nhiệm vụ quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa ñơn vị dự toán cấp 1 và

11

cấp 3 trong cùng hệ thống ðơn vị dự toán cấp 2 nhận dự toán ngân sách của ñơn vị

dự toán cấp 1 và phân bổ cho các ñơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và cấp dưới trực thuộc

- ðơn vị dự toán cấp 3 : Là ñơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách ñể thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao ðơn vị này nhận dự toán ngân sách từ ñơn vị dự toán cấp 2 hoặc cấp 1 (nếu không có cấp 2) và tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của ñơn vị mình

1.2 ðặc ñiểm ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu

1.2.1 ðặc ñiểm hoạt ñộng ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu

Là các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu thuộc lĩnh vực giáo dục ñào tạo, các ñơn vị này vừa mang các ñặc ñiểm của các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu vừa mang ñặc trưng riêng về lĩnh vực hoạt ñộng giáo dục ñào tạo

- Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu hoạt ñộng không nhằm mục ñích lợi nhuận mà hướng về phục vụ lợi ích cộng ñồng xã hội Các ñơn vị này có trách nhiệm ñào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, ñào tạo bồi dưỡng ñội ngũ trí thức, ñội ngũ cán bộ khoa học, kỹ thuật có trình ñộ chuyên môn, nghiên cứu khoa học ñáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế của ñất nước

- Hoạt ñộng giáo dục ñào tạo là vì “lợi ích tương lai”, cung cấp các sản phẩm mang lợi ích lâu dài và bền vững cho xã hội; sản phẩm của giáo dục ñào tạo mang tính chất vô hình, không thuộc loại tiêu dùng mà thuộc loại “tạo tiềm năng” Hiệu quả của công tác giáo dục ñào tạo ñược phát huy trên toàn xã hội, ñồng thời ñược xác ñịnh ñầy ñủ khi những sản phẩm của giáo dục ñào tạo ñi vào cuộc sống và thực

sự phát triển kinh tế xã hội của ñất nước

- Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo ñược Nhà nước ñầu tư xây dựng, cung cấp trang thiết bị dạy học, bố trí cán bộ quản lý và ñội ngũ nhà giáo giảng dạy Nhà nước thống nhất quản lý về mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch giáo dục, tiêu chuẩn nhà giáo, quy chế thi cử và hệ thống văn bằng

12

Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo là các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu mà ngoài phần kinh phí ñược Nhà nước cấp còn ñược Nhà nước cho phép thu các khoản phí, lệ phí và các khoản thu khác ñể thực hiện các nhiệm vụ Nhà nước giao Nguồn thu từ hoạt ñộng sự nghiệp là một nội dung thu của Ngân sách nhà nước và ñược quy ñịnh trong Luật ngân sách Mục ñích của nguồn thu này là nhằm xóa bỏ dần tình trạng bao cấp qua Ngân sách, giảm nguồn kinh phí cấp phát từ Ngân sách nhà nước, trang trải thêm cho các hoạt ñộng của ñơn vị

Như vậy, các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo ngoài chức năng chính là tạo

ra những sản phẩm chủ yếu phục vụ xã hội còn ñược tận dụng những khả năng về nhân lực, vật lực của ñơn vị ñể khai thác nguồn thu Do ñó, phải có một cơ chế quản

lý thích hợp ñể làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình và khai thác nguồn thu ñể phát triển

1.2.2 Quản lý tài chính các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu

Theo Bách khoa toàn thư Việt Nam, quản lý là “chức năng và hoạt ñộng của

hệ thống có tổ chức, ñảm bảo giữ gìn một cơ cấu ổn ñịnh nhất ñịnh, duy trì sự hoạt ñộng tối ưu và ñảm bảo thực hiện những chương trình và mục tiêu của hệ thống ñó”

Quản lý tài chính theo nghĩa rộng ñược hiểu là việc sử dụng tài chính làm công cụ quản lý hệ thống xã hội thông qua việc sử dụng những chức năng vốn có của nó Quản lý tài chính theo nghĩa hẹp là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một ñơn vị ñể phân tích ñiểm mạnh, ñiểm yếu của

nó và lập kế hoạch sử dụng nguồn tài chính (thông qua các ñịnh mức, quy ñịnh chi tiêu hiện hành của Nhà nước), tài sản cố ñịnh, ñội ngũ cán bộ với mục tiêu là ñạt ñược hiệu quả cao nhất

Quản lý tài chính trong các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu là quản

lý việc thu chi một cách có kế hoạch, tuân thủ các chế ñộ tài chính ñã quy ñịnh và tạo ñược hiệu quả chất lượng giáo dục ðây là việc quản lý hệ thống các nguyên tắc, các quy ñịnh, quy chế, chế ñộ của Nhà nước về nguồn hình thành kinh phí, sử dụng nguồn kinh phí mà hình thức biểu hiện là các văn bản pháp luật, pháp lệnh nghị

13

ñịnh… ngoài ra nó còn ñược thể hiện thông qua các quy chế, quy ñịnh của các ñơn

vị ñối với hoạt ñộng tài chính của ñơn vị mình

Do vậy, ñể thực hiện cải cách, ñổi mới hệ thống kế toán nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tài chính, phục vụ việc hội nhập sâu rộng kinh tế khu vực và thế giới;

từ năm 2002 ñến nay; sự bổ sung, hoàn thiện kế toán các ñơn vị sự nghiệp có thu nói chung và các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo nói riêng trong giai ñoạn này ñã ñược ñánh dấu bằng các văn bản pháp quy quan trọng :

- Luật Kế toán do Quốc hội khóa XI ban hành ngày 17 tháng 6 năm 2003, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004;

- Nghị ñịnh số 10/2002/Nð – CP ngày 16 tháng 01 năm 2002 của Chính phủ

và ñến nay là Nghị ñịnh số 43/Nð – CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 (thay thế Nghị ñịnh số 10) quy ñịnh về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính ñối với các ñơn vị sự nghiệp công lập;

- Thông tư liên tịch số 07/2009/ TTLT-BGDðT-BNV ngày 15 tháng 4 năm

2009 về hướng dẫn thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm

vụ, tổ chức bộ máy biên chế ñối với ñơn vị sự nghiệp công lập giáo dục và ñào tạo;

- Quyết ñịnh số 19/2006/Qð – BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006, Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế ñộ kế toán HCSN ñể thống nhất quản lý kế toán, ñảm bảo kế toán là công cụ quản lý, giám sát hiệu quả mọi hoạt ñộng kinh tế tài chính, cung cấp thông tin ñầy ñủ, trung thực, kịp thời công khai, minh bạch tại các ñơn vị HCSN nói chung và ñơn vị sự nghiệp giáo dục – ñào tạo nói riêng

Việc áp dụng cơ chế tự chủ tài chính theo tinh thần của Nghị ñịnh số 43 sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của các ñơn vị sự nghiệp công lập có thu nói chung và ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo nói riêng; ñáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, tạo ñộng lực giúp các ñơn vị tích cực hoàn thành nhiệm vụ, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao ý thức tiết kiệm, sử dụng kinh phí có hiệu quả

ñể chống tham ô, lãng phí ñồng thời tạo ñiều kiện ñể người lao ñộng phát huy khả năng, nâng cao chất lượng công tác và tăng thu nhập hợp pháp Bên cạnh ñó, những

14

thay ñổi về tư tưởng, quan ñiểm lãnh ñạo hoạt ñộng tài chính ngân sách, cơ chế quản lý tài chính ñối với các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo ñã tạo hành lang pháp lý vững chắc và tương ñối thông thoáng cho hoạt ñộng của các ñơn vị nói chung và công tác tài chính nói riêng

ðể ñạt ñược những mục tiêu trên, công tác quản lý tài chính tại các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu phải thực hiện các công việc sau :

* Công tác lập dự toán thu chi

Lập dự toán thu chi là khâu mở ñầu của một chu trình quản lý tài chính, ñây

là căn cứ quan trọng cho việc thực hiện và kiểm soát thu, chi, ñảm bảo cân ñối phù hợp giữa các nguồn kinh phí, ñồng thời tuân thủ việc chấp hành NSNN Các ñơn vị

sẽ tiến hành lập dự toán theo biểu mẫu quy ñịnh hiện hành kèm theo thuyết minh cơ

sở tính toán chi tiết từng nội dung và nhiệm vụ chi của ñơn vị theo từng nguồn kinh phí

* Công tác chấp hành dự toán thu chi

Trên cơ sở dự toán thu chi ñược phê duyệt, căn cứ chế ñộ ñịnh mức, tiêu chuẩn chi tiêu theo quy ñịnh, các ñơn vị tổ chức chấp hành ñể thực hiện chức năng nhiệm vụ ñược giao ñồng thời phải sử dụng kinh phí theo ñúng mục ñích, tiết kiệm

và có hiệu quả ðể theo dõi quá trình chấp hành dự toán thu chi, các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo cần tiến hành theo dõi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi trong kỳ của ñơn vị

Các nguồn thu của các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo hiện nay gồm :

15

(2) Nguồn thu sự nghiệp, gồm: Phần ñược ñể lại từ số thu phí, lệ phí cho ñơn

vị sử dụng theo quy ñịnh của Nhà nước; thu từ hoạt ñộng dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của ñơn vị như thu từ hợp ñồng ñào tạo với các tổ chức trong và ngoài nước; thu từ các hoạt ñộng sản xuất, tiêu thụ sản phẩm thực hành thực tập, sản phẩm thí nghiệm, thu từ các hợp ñồng dịch vụ khoa học và công nghệ và các khoản thu khác theo quy ñịnh của pháp luật

Cùng với việc chuyển ñổi sang cơ chế tự chủ tài chính, trong các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo tỷ trọng các nguồn thu này càng tăng Do ñó, ñòi hỏi các ñơn vị phải tăng cường khai thác các nguồn thu ñể tăng năng lực tài chính của ñơn

vị

(3) Nguồn vốn viện trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy ñịnh của pháp luật

ðây là nguồn kinh phí thuộc dự án do các nhà tài trợ nước ngoài ñảm bảo theo nội dung ghi trong cam kết giữa Chính phủ Việt nam, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố với các nhà tài trợ với nước ngoài hoặc là nguồn ñược các cá nhân trong và ngoài nước biếu tặng, tài trợ ðây là nguồn vốn quan trọng trong việc thúc ñẩy, nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học trong các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo

(4) Nguồn khác, gồm: nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng và vốn huy

ñộng của cán bộ, viên chức trong ñơn vị; nguồn vốn tham gia liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy ñịnh của pháp luật

Song song với việc khai thác các nguồn thu, các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo phải thực hiện theo dõi việc sử dụng nguồn kinh phí ñúng mục ñích ñể hoàn thành nhiệm vụ ñược giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả Các khoản chi trong các ñơn vị này bao gồm :

(1) Chi hoạt ñộng thường xuyên của ñơn vị theo chức năng, nhiệm vụ ñược

cấp thẩm quyền giao ðây là những khoản chi thường xuyên, ổn ñịnh ñể duy trì bộ máy và thực hiện những nhiệm vụ trong kế hoạch

(2) Chi không thường xuyên, gồm: Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và

công nghệ; chi thực hiện chương trình ñào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia ñể giải quyết những vấn ñề cấp bách mang tính

* Công tác quyết toán thu chi

Quyết toán thu chi là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính ðây là quá trình tổng hợp, kiểm tra số liệu ñể hoàn tất các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và các báo cáo này cũng là cơ sở ñể phân tích, ñánh giá kết quả chấp hành dự toán thu chi từ ñó rút ra các bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo

Như vậy, các công việc trong công tác quản lý tài chính tại các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo ñều hết sức quan trọng, có quan hệ mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp ñến kết quả sử dụng các nguồn thu nhằm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ ñược giao Trong ñiều kiện thực hiện cơ chế tự chủ hiện nay, các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo phải có sự chủ ñộng, linh hoạt trong hoạt ñộng,

sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn thu, nâng cao thu nhập cho cán bộ Muốn vậy, cùng với việc thực hiện tốt mục tiêu phát triển, mục tiêu ñào tạo, các ñơn vị phải xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý hợp lý, tổ chức công tác kế toán thực sự khoa học thống nhất từ khâu lập chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo góp phần vào quá trình thu thập xử lý thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý

1.3 ðặc ñiểm tổ chức kế toán trong ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu

1.3.1 Nguyên tắc kế toán chi phối

- Kế toán theo cơ sở tiền: Kế toán ở các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo

có thu phải ñáp ứng ñược yêu cầu cung cấp ñầy ñủ các thông tin về toàn bộ quá

17

trình tiếp nhận và sử dụng kinh phí NSNN và các khoản thu, chi của hoạt ñộng sự nghiệp theo từng nguồn thu ðể ñáp ứng ñược yêu cầu này, việc ghi chép kế toán áp dụng theo nguyên tắc cơ sở tiền tức là mọi khoản thu, chi từ ngân sách ñược ghi nhận tại từng thời ñiểm thu ñược tiền hoặc tại từng thời ñiểm chi tiền ra khỏi ñơn vị

ðể phục vụ cho việc kiểm soát và thanh quyết toán với ngân sách, công tác kế toán phải tuân thủ chế ñộ kế toán do cơ quan có thẩm quyền quy ñịnh

- Kế toán theo từng nguồn kinh phí ñược giao: ðể phục vụ cho việc tổng hợp, ñánh giá số liệu về các nhiệm vụ chi sử dụng kinh phí nhà nước cấp, các khoản chi trong các ñơn vị HCSN phải ñược hạch toán chi tiết theo từng chương, loại, khoản, mục phù hợp với mục lục ngân sách và phải ñúng theo từng nguồn kinh phí ñược giao

1.3.2 Tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán ñể phát huy tối ña vai trò của kế toán trong quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng

Tổ chức công tác kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của ñơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính và công tác nghiệp vụ ở ñơn vị ñó

Khi tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị sự giáo dục ñào tạo phải căn cứ vào hai yếu tố cơ bản :

- Các ñơn vị sự nghiệp công lập hoạt ñộng trong lĩnh vực giáo dục ñào tạo dựa vào khối lượng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñặc trưng theo lĩnh vực hoạt ñộng của mình ñể lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức công việc của các phần hành kế toán cho phù hợp

- Căn cứ vào các quy ñịnh của Luật Kế toán, chế ñộ kế toán HCSN và các văn bản hướng dẫn, bổ sung hiện hành ñể lựa chọn những nội dung cần thiết vận dụng vào công tác kế toán tại ñơn vị

Xét dưới góc ñộ chu trình kế toán, tổ chức công tác kế toán tại các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo bao gồm : tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài

1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Xuất phát từ tính ña dạng và luôn vận ñộng của các ñối tượng hạch toán kế toán, hệ thống chứng từ ñược sử dụng ñể cung cấp thông tin ñồng thời là phương tiện kiểm tra về trạng thái và sự biến ñộng của ñối tượng hạch toán kế toán cụ thể

Tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán :

- Về pháp lý, với chức năng “sao chụp” nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với trách nhiệm vật chất của tổ chức, cá nhân trong việc lập, xác minh, kiểm duyệt và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là căn cứ ñể kiểm tra kế toán, thanh tra, kiểm toán hoạt ñộng của mỗi ñơn vị, là căn cứ ñể giải quyết các tranh chấp kinh tế…

- Về quản lý, bằng việc ghi chép mọi thông tin kế toán kịp thời, chứng từ là kênh thông tin quan trọng cho các lãnh ñạo ñưa ra các quyết ñịnh phù hợp

- Về kế toán, chứng từ là căn cứ ñể ghi sổ kế toán Tổ chức tốt chứng từ tạo ñiều kiện cho ñơn vị mã hóa thông tin và áp dụng CNTT trong công tác kế toán

ðể tổ chức tốt hệ thống chứng từ, ngoài việc phải xác ñịnh tính pháp lý của chứng từ căn cứ vào các chế ñộ do Nhà nước ban hành còn phải dựa vào quy mô, trình ñộ và cách thức tổ chức quản lý của mỗi ñơn vị ñể xác ñịnh số lượng, chủng loại và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp

Nội dung tổ chức chứng từ kế toán trong các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo bao gồm :

19

- Xác ñịnh danh mục chứng từ kế toán : Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo là một trong những ñơn vị sự nghiệp công lập có thu nên hệ thống chứng từ kế toán phải tuân theo quy ñịnh của Luật Kế toán, Nghị ñịnh 128/2004/Nð-CP ngày 31/5/2004 quy ñịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số ñiều của Luật Kế toán và Quyết ñịnh 19/2006/Qð-BTC ngày 30/3/2006, Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy ñịnh chế ñộ kế toán HCSN Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các ñơn vị này bao gồm :

+ Chứng từ kế toán chung cho các ñơn vị HCSN gồm 4 chỉ tiêu : Chỉ tiêu lao ñộng tiền lương (16 mẫu), chỉ tiêu vật tư (07 mẫu), chỉ tiêu tiền tệ (11 mẫu), chỉ tiêu tài sản cố ñịnh (07 mẫu)

+ Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (26 mẫu) Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo ñã triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính cần phải xác ñịnh danh mục chứng từ kế toán ñể xây dựng hệ thống thông tin ban ñầu phục vụ quản lý thu, chi tài chính trong ñiều kiện tự chủ Danh mục chứng

từ ñược thiết kế phải có tính pháp lý, ñầy ñủ và hợp lý khi vận dụng Ngoài ra, ñể phục vụ nhu cầu thông tin quản lý nội bộ, ñơn vị cũng cần thiết kế một số chứng từ cần thiết cho quá trình quản lý với các biểu mẫu, phương pháp ghi chép phù hợp

- Tổ chức lập chứng từ kế toán : ðây là quá trình sử dụng các chứng từ ñã

ñược lựa chọn trong danh mục chứng từ của ñơn vị và các phương tiện phù hợp ñể ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ðối với loại chứng từ bắt buộc thì phải tuân thủ thống nhất, không ñược sửa ñổi; ñối với loại chứng từ hướng dẫn và chứng từ phục vụ công tác quản lý có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay ñổi biểu mẫu cho phù hợp với ghi chép và yêu cầu quản lý của mỗi ñơn vị ðồng thời, xác ñịnh rõ những người chịu trách nhiệm ñến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan ñến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán Tính trung thực của thông tin trên chứng từ quyết ñịnh tính trung thực của chứng từ kế toán.Vì vậy, tổ chức tốt nội dung này có ý nghĩa quyết ñịnh ñối với chất lượng công tác kế toán tại ñơn vị

20

- Tổ chức kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán : ðây là việc xác ñịnh tính chính

xác, ñúng ñắn của thông tin ghi trên chứng từ kế toán Việc kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng, nó ñảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và ngay từ khâu này ñã có thể phát hiện những sai sót hoặc có dấu hiệu lợi dụng chứng

từ Vì vậy, kiểm tra chứng từ cần ñảm bảo các nội dung :

+ Các yếu tố của chứng từ cần ñảm bảo tính hợp pháp, hợp lý ðối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan

+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ do ñơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển ñến ñều phải tập trung tại bộ phận kế toán ñơn vị ñể kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán ñó và chỉ sau khi chứng từ ñược kiểm tra, xác minh tính pháp lý thì mới ñược dùng ñể ghi sổ

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có :

+ Hành vi vi phạm chế ñộ, chính sách, thể lệ kinh tế, tài chính của Nhà nước, cán bộ kế toán cần từ chối thực hiện nghiệp vụ ñồng thời báo ngay cho thủ trưởng ñơn vị ñể xử lý kịp thời

+ Chứng từ kế toán không ñúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng thì cán bộ kế toán phải trả lại hoặc yêu cầu nơi lập chứng từ làm lại, làm thêm thủ tục hoặc ñiều chỉnh

Sau khi ñược kiểm tra, các chứng từ ñược phân loại theo ñịa ñiểm phát sinh, theo tính chất của các khoản thu-chi ñể ghi sổ kế toán : lập các bảng tổng hợp chứng

từ gốc, lập bảng tính phân bổ chi phí, lập ñịnh khoản kế toán… Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào việc tổ chức sổ kế toán tại ñơn vị

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán : Sau khi ghi sổ kế toán,

chứng từ phải ñược bảo quản tại phòng kế toán ñể phục vụ cho việc kiểm tra, ñối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ ñược chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy ñịnh có thể khác nhau Khi hết thời gian lưu trữ, chứng từ ñược phép tiêu hủy theo quy ñịnh

21

* Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán: ðây là khâu thiết lập ñường ñi

cho mỗi loại chứng từ, từ khâu lập, thu nhận, kiểm tra, hoàn chỉnh, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế nội bộ ñược khoa học, hiệu quả

Trong mỗi ñơn vị, kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ñể ñảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có thể kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán Từ ñó, thực hiện ghi chép, hạch toán và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh ñạo và quản lý hoạt ñộng của ñơn vị Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần phải nắm rõ ñặc ñiểm của ñơn vị hạch toán về quy mô, tổ chức quản lý; tình hình tổ chức hệ thống thông tin; vị trí và ñặc ñiểm luân chuyển của từng loại chứng từ

Nội dung bắt buộc của một chương trình luân chuyển chứng từ là phải phản ánh ñược từng khâu vận ñộng của chứng từ như lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ Cần xác ñịnh rõ tên, ñịa chỉ, ñối tượng chịu trách nhiệm trong từng khâu, xác ñịnh nội dung công việc ở từng khâu, thời gian cần thiết từng khâu của quá trình vận ñộng [14]

Có hai cách lập chương trình luân chuyển chứng từ :

+ Chương trình luân chuyển cá biệt : xác lập rõ ñường ñi cụ thể của từng loại chứng từ và lập cho những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại ñối tượng hạch toán có biến ñộng nhiều và cần quản lý chặt chẽ ñể thuận tiện cho việc

xử lý và sử dụng thông tin Ví dụ : chứng từ tiền mặt, chứng từ vật tư, … Với loại này có thể biểu hiện ñầy ñủ nội dung bắt buộc và mở rộng Hình thức này thường xây dựng dưới dạng bảng biểu kết hợp với sơ ñồ

+ Chương trình luân chuyển chung : ðược lập chung cho tất cả các loại chứng từ mà ñơn vị sử dụng, không chỉ rõ ñường ñi cụ thể của từng loại chứng từ

mà chỉ phản ảnh những nội dung bắt buộc chung cho tất cả loại chứng từ Hình thức này ñược lập dưới dạng bảng

22

* Xây dựng nội quy quy ựịnh về chứng từ kế toán : để quản lý và sử dụng hợp

lý tài sản, tăng cường công tác quản lý tài chắnh, các ựơn vị sự nghiệp giáo dục ựào tạo cần ựưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ

Chế ựộ chứng từ do Bộ Tài chắnh quy ựịnh, nội dung của chế ựộ gồm:

+ Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ

+ Cách tắnh các chỉ tiêu của chứng từ

+ Thời hạn lập và lưu trữ

+ Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ

+ Trách nhiệm vật chất, hành chắnh và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các ựiều khoản

1.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng ựể phân loại nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo yêu cầu, phản ánh và giám ựốc một cách thường xuyên, liên tục và

có hệ thống số hiện có và tình hình biến ựộng của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như quá trình hoạt ựộng của các ựơn vị

Hệ thống tài khoản thống nhất là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy ựịnh thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản [22, tr.19], nhằm :

- đáp ứng ựầy ựủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi Ngân sách ựồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý sử dụng từng nguồn kinh phắ của ựơn vị

- Phản ánh ựầy ựủ các hoạt ựộng kinh tế tài chắnh phát sinh của ựơn vị phù hợp với mô hình tổ chức và tắnh chất hoạt ựộng của ựơn vị

- đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tắnh toán và thỏa mãn ựầy ựủ nhu cầu thông tin cho các cơ quan quản lý Nhà nước

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại ựơn vị sự nghiệp giáo dục ựào tạo là bảng kê các tài khoản kế toán mà các ựơn vị cần sử dụng cho lĩnh vực hoạt ựộng của mình Các ựơn vị sự nghiệp giáo dục ựào tạo hiện nay căn cứ vào hệ thống tài

23

khoản kế toán áp dụng cho các ñơn vị HCSN tại Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010

ñể chọn hệ thống tài khoản áp dụng cho ñơn vị Bao gồm 7 Loại, từ Loại 1 ñến Loại

6 là các tài khoản trong Bảng Cân ñối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân ñối tài khoản

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số ñầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số ñầu thể hiện TK cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân ñối tài khoản ñược ñánh số từ 001 ñến 009

Loại 5: Các khoản thu, gồm có các tài khoản: 511, 521, 531

Loại 6: Các khoản chi, gồm có các tài khoản: 631, 635, 642, 643, 661, 662 Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm có các tài khoản: 001, 002, 004, 005,

007, 008, 009

Sau khi ñã xác ñịnh ñược số lượng tài khoản sử dụng cho ñơn vị mình, kế toán trưởng ở các ñơn vị phải quy ñịnh cụ thể về phương pháp ghi chép của từng tài khoản trên cơ sở vận dụng hợp lý chế ñộ kế toán hiện hành

Ngoài ra, ñể ñáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ, các ñơn vị phải tự xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết các cấp ñể hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp ñã phản ánh

24

trong các tài khoản cấp 1 Khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phải xem xét tính hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán ñể xác ñịnh phạm vi, số lượng tài khoản chi tiết cần mở ñồng thời phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể ñể xác ñịnh các tài khoản cấp 1 cần phải mở chi tiết

ðơn vị ñược ñề nghị mở thêm tài khoản cấp 1 ngoài các tài khoản ñã có hoặc cần sửa ñổi, bổ sung tài khoản cấp 2, cấp 3 trong hệ thống tài khoản của Bộ Tài chính quy ñịnh thì phải ñược Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

1.3.2.3 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Theo Luật Kế toán, ðiều 25 “Sổ kế toán là phương tiện ghi chép, hệ thống và

lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ñã phát sinh có liên quan ñến ñơn vị

kế toán” [6, tr.22] ðể tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu cần phải tuân thủ chế ñộ tổ chức sổ kế toán hiện hành ðơn vị chỉ ñược mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy ñịnh Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ ñã lựa chọn, các ñơn vị cần ñảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán vì sổ kế toán là biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép tài khoản

Như vậy, các vấn ñề cần quan tâm trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán ở các ñơn vị là :

- Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với ñiều kiện của từng ñơn vị

- Lựa chọn mẫu sổ kế toán tổng hợp, mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp với hệ thống tài khoản ñã xây dựng

- Xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán, chỉ rõ công việc kế toán hàng ngày, ñịnh kỳ kế toán phải tiến hành ghi chép trên từng loại sổ và trong toàn

hệ thống sổ mà ñơn vị sử dụng

- Tổ chức ghi chép vào sổ kế toán ðây không chỉ là việc ghi chép các nghiệp vụ ñã phản ánh trên chứng từ vào từng loại sổ sách có liên quan mà còn là

25

thời ñiểm kiểm tra, ñối chiếu số liệu giữa các loại sổ kế toán với nhau nhằm ñảm bảo sự khớp ñúng của số liệu kế toán

- Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán

Hiện nay, các ñơn vị sự nghiệp ñều phải mở sổ kế toán, ghi chép, sửa chữa, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy ñịnh của Luật kế toán, Nghị ñịnh số 128/2004/Nð-CP ngày 31/5/2004 quy ñịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số ñiều của Luật kế toán và Quyết ñịnh số 19/2006/QD-BTC ngày 30/3/2006 và Thông

tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy ñịnh chế ñộ

Hệ thống sổ kế toán áp dụng ở từng ñơn vị ñược quy ñịnh gắn liền với hình thức kế toán mà ñơn vị ñó lựa chọn áp dụng trong thực tiễn Tùy theo quy mô khối lượng và các nghiệp vụ phát sinh thực tế và trình ñộ của ñội ngũ cán bộ kế toán của ñơn vị mà các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo sẽ lựa chọn một trong các hình

thức kế toán sau : (Phụ lục số 01)

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

1.3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

a) Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính là việc tạo ra một mối liên hệ chặt chẽ giữa quá trình hạch toán kế toán với nhu cầu thông tin về mọi mặt của quản lý Báo cáo tài chính trong các ñơn vị sự nghiệp có tác dụng phản ánh tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả từng hoạt ñộng sự nghiệp trong kỳ kế toán phục vụ cho công tác quản lý tài

26

chắnh của ựơn vị; giúp cơ quan chủ quản, cơ quan tài chắnh kiểm tra, xem xét, nắm bắt ựược tình hình chấp hành ngân sách và xét duyệt chi sự nghiệp của ựơn vị trong năm báo cáo

để ựảm bảo cung cấp thông tin chắnh xác, kịp thời thì các báo cáo tài chắnh của các ựơn vị phải lập :

- đúng theo mẫu biểu, phản ánh ựầy ựủ các chỉ tiêu ựã quy ựịnh

- đúng kỳ hạn (quý, năm) và ựầy ựủ các báo cáo ựến từng nơi nhận báo cáo (ựơn vị kế toán cấp trên, cơ quan tài chắnh, Kho bạc Nhà nước nơi ựơn vị giao dịch

ựể phối hợp kiểm tra, ựối chiếu, ựiều chỉnh số liệu kế toán liên quan ựến thu, chi ngân sách nhà nước và hoạt ựộng chuyên môn của ựơn vị)

Các ựơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho ựơn vị cấp dưới và lập báo cáo tài chắnh tổng hợp từ các báo cáo tài chắnh năm của các ựơn vị kế toán cấp dưới và các ựơn vị kế toán trực thuộc

Hiện nay, các ựơn vị ựều phải lập báo cáo tài chắnh theo Quyết ựịnh 19/2006/QD-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chắnh Bao gồm :

+ Báo cáo tài chắnh và báo cáo quyết toán áp dụng cho các ựơn vị dự toán cấp 3 :

- Bảng cân ựối tài khoản (Mẫu B01-H)

- Báo cáo tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP ựã sử dụng (Mẫu B02-H)

- Báo cáo thu, chi hoạt ựộng sự nghiệp và hoạt ựộng SXKD (Mẫu B03-H)

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCđ (Mẫu B04-H)

- Báo cáo số KP chưa sử dụng ựã quyết toán năm trước chuyển sang (Mẫu B05-H)

- Thuyết minh báo cáo tài chắnh (Mẫu B06-H)

đồng thời, còn phải lập các phụ biểu :

- Báo cáo chi tiết kinh phắ hoạt ựộng (Mẫu F02-1H)

- Báo cáo chi tiết kinh phắ dự án (Mẫu F02-2H)

- Bảng ựối chiếu dự toán kinh phắ ngân sách tại KBNN (Mẫu F02-3aH)

- Bảng ựối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phắ ngân sách tại KBNN ( Mẫu F02-3bH)

Số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải chính xác, trung thực, khách quan và phải ñược tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán

Kế toán trưởng của ñơn vị phải quy ñịnh rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán về việc cung cấp số liệu, tài liệu ñảm bảo thời gian và sự chính xác phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính

Sau khi khóa sổ kế toán và có ñủ các số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính,

kế toán trưởng phải tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí, tình hình thực hiện các dự toán, các ñịnh mức, tiêu chuẩn của Nhà nước liên quan ñến hoạt ñộng sự nghiệp và hoạt ñộng sản xuất kinh doanh dịch vụ của ñơn vị nhằm cung cấp thông tin chính xác, tìm ra các nguyên nhân, thực hiện tốt việc quản lý tài sản,

sử dụng kinh phí và nguồn vốn; từ ñó ñề ra các biện pháp tích cực ñể tăng cường quản lý, sử dụng kinh phí nguồn vốn và tăng nguồn thu cho ñơn vị

b) Công khai tài chính

Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu phải công khai dự toán, quyết toán thu chi ngân sách năm và các khoản thu chi khác Công tác công khai tài chính ñược thực hiện theo Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/5/2005 của Bộ Tài chính

* Nội dung công khai tài chính bao gồm :

- Công khai dự toán thu, chi ñược Nhà nước giao hàng năm cho ñơn vị

28

- Công khai quyết toán thu, chi NSNN hàng năm

- Công khai dự toán về sử dụng vốn ñầu tư xây dựng

- Công khai quy ñịnh, tiêu chuẩn ñịnh mức, chế ñộ chi tiêu nội bộ của ñơn vị

- Công khai việc trích lập, sử dụng các quỹ trong ñơn vị

- Công khai phương án chi trả tiền lương cho người lao ñộng, bao gồm cả hệ

số ñiều chỉnh tăng thêm cho người lao ñộng

- Công khai phân bổ chi cho ñơn vị dự toán trực thuộc

- Công khai vốn ñóng góp của tổ chức, cá nhân

* Hình thức công khai : tại hội nghị giao ban, ñại hội công nhân viên chức hoặc niêm yết trên bảng thông báo của ñơn vị

* Thời ñiểm công khai : Sau 15 ngày kể từ khi nhận ñược thông báo duyệt

dự toán, quyết toán

1.3.2.5 Tổ chức công tác tự kiểm tra kế toán

Luật Kế toán, ðiều 4 ñịnh nghĩa “kiểm tra kế toán là xem xét, ñánh giá việc

tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán” [6, tr.4] Công tác tự kiểm tra kế toán thực chất là công tác kiểm tra kế toán nội bộ ñược thực hiện thường xuyên liên tục, có hệ thống tại mỗi phần hành kế toán khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñể ñảm bảo việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình quản lý tài sản và sử dụng nguồn kinh phí của ñơn vị ñồng thời có sự kiểm tra chéo giữa các phần hành kế toán; và ñược kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch qua một bộ phận làm công tác kiểm tra nội bộ ñộc lập với Phòng kế toán, bộ phận này có quy chế kiểm tra, kế hoạch kiểm tra cụ thể và phải báo cáo công khai kết quả kiểm tra

Tổ chức công tác tự kiểm tra kế toán là một trong những nội dung cơ bản của

tổ chức công tác kế toán Kiểm tra tài chính kế toán là công tác kiểm tra nghiệp vụ, ñòi hỏi phải ñược tiến hành thường xuyên, toàn diện, có hệ thống nhằm :

- ðảm bảo quá trình cung cấp, thu nhận và xử lý thông tin ñược ñầy ñủ, trung thực, chính xác, kịp thời

29

- đánh giá tình hình triển khai chấp hành dự toán ngân sách hàng năm theo quy ựịnh của pháp luật về NSNN, tình hình chấp hành công tác về thực hành tiết kiệm, chống lãng phắ

- đánh giá chất lượng hoạt ựộng, tình hình chấp hành cơ chế chắnh sách và quản lý các khoản thu, chi tài chắnh, quản lý và sử dụng tài sản, sử dụng quỹ lương, quỹ khen thưởng, phúc lợi và công tác ựầu tư xây dựng cơ bản

- Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo ựúng thẩm quyền ựã phân cấp, tổ chức rút kinh nghiệm ựánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và ựưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chắnh

Công tác tự kiểm tra kế toán ở các ựơn vị sự nghiệp do thủ trưởng ựơn vị và

kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện theo Quyết ựịnh số BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành ỘQuy chế tự kiểm tra tài chắnh, kế toán tại các cơ quan, ựơn vị có sử dụng kinh phắ NSNNỢ Công tác tự kiểm tra tài chắnh kế toán trong các ựơn vị sự nghiệp ựược tiến hành tập trung vào các nội dung cơ bản sau :

67/2004/Qđ Kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán

- Kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán

- Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán

- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chắnh, phân tắch, nộp và sử dụng báo cáo tài chắnh

- Kiểm tra việc thực hiện kiểm kê tài sản thường xuyên hoặc ựột xuất theo quy ựịnh của Nhà nước

- Kiểm tra việc thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán

- Kiểm tra việc chấp hành các quy ựịnh, chế ựộ về tài chắnh của Nhà nước và theo quy chế chi tiêu nội bộ của ựơn vị

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, phân công công việc và lề lối làm việc, ựánh giá tắnh hợp lý của việc bố trắ, sử dụng cán bộ, quan hệ công tác và mối quan hệ giữa các cá nhân và bộ phận chức năng

Bộ máy kế toán của các ñơn vị sự nghiệp ñược hiểu như là một tập hợp cán

bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện ghi chép, tính toán, thông tin ñược trang

bị ñể thực hiện toàn bộ công tác kế toán, từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý ñến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin Các nhân viên kế toán trong một bộ máy

kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo sự phân công lao ñộng phần hành trong bộ máy Mỗi cán bộ, nhân viên kế toán ñều ñược quy ñịnh rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ñể từ ñó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau Guồng máy kế toán hoạt ñộng có hiệu quả là do sự phân công các loại lao ñộng kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán Do ñó, cơ

sở ñể tạo thành bộ máy kế toán là khối lượng công tác kế toán cần thiết phải thực hiện và cơ cấu lao ñộng kế toán có ở ñơn vị

Tổ chức bộ máy kế toán phải ñáp ứng ñược các yêu cầu sau:

- Bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô hoạt ñộng và yêu cầu quản lý của ñơn vị

- Tổ chức bộ máy kế toán phải ñảm bảo chỉ ñạo và thực hiện toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của ñơn vị

- Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa, ñủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của kế toán ñơn vị

Các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo với ñặc thù hoạt ñộng của mình căn

cứ vào quy mô, ñịa bàn hoạt ñộng, mức ñộ phân cấp quản lý tài chính, trình ñộ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện ñại, yêu cầu trình ñộ quản lý và

31

trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ của bộ máy quản lý và kế toán của chính các ñơn vị

mà có thể lựa chọn một trong hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán sau ( Phụ lục số 2):

- ðối với ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có quy mô lớn vừa có các ñơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc vừa có các ñơn vị trực thuộc hạch toán ñộc lập, có tư

cách pháp nhân thì có thể lựa chọn mô hình Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung

vừa phân tán

Theo mô hình này, bộ máy kế toán ñược phân thành 2 cấp riêng biệt : cấp trung tâm và cấp trực thuộc Kế toán ở cả hai cấp ñều tổ chức sổ sách và bộ máy nhân sự tương ứng ñể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp

Kế toán cấp trung tâm thực hiện tổng hợp số liệu báo cáo của các cơ sở, lập báo cáo cho các cơ quan tổ chức, quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt ñộng của các ñơn vị trực thuộc

Kế toán cấp trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai ñoạn hạch toán ban ñầu ñến giai ñoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo phân cấp quy ñịnh

Chỉ có ñơn vị cấp trên mới có ñủ tư cách pháp nhân ñộc lập, ñầy ñủ, các cơ

sở trực thuộc không có tư cách pháp nhân ñầy ñủ, không có tư cách pháp lý ñể thành lập hay tuyên bố giải thể, phá sản ñơn vị

Ưu ñiểm của mô hình này là công việc kế toán ñược thực hiện tại nơi phát sinh nghiệp vụ kinh tế nên vai trò kiểm tra, giám sát, quản lý hoạt ñộng kinh tế ở các ñơn vị trực thuộc ñược phát huy, tăng cường tính chủ ñộng

Nhược ñiểm của mô hình này là sẽ gây chậm trễ trong việc sử dụng số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của toàn ñơn vị Bộ máy kế toán cồng kềnh, phức tạp, việc kiểm tra chỉ ñạo của kế toán trưởng không tập trung

- ðối với ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo ñộc lập, có tư cách pháp nhân (ñơn vị dự toán cấp 3) có hoặc không có các ñơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc

thì có thể lựa chọn mô hình Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, ñơn vị kế toán ñộc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán ñể thực hiện tất cả các giai ñoạn hạch toán ở mọi phần hành kế

32

toán Phòng Kế toán của ñơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo của ñơn vị Trường hợp ñơn vị có các ñơn vị trực thuộc thì các ñơn vị trực thuộc không ñược

mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng Toàn bộ việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán ñều thực hiện ở Phòng Kế toán

Ưu ñiểm của mô hình này là khả năng ñảm bảo sự lãnh ñạo tập trung, thống nhất ñối với công tác kế toán, tạo ñiều kiện kiểm tra, giám sát kịp thời toàn bộ hoạt ñộng của ñơn vị Công tác kế toán ñược lãnh ñạo, chỉ ñạo tập trung trong toàn ñơn

vị, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc ñối với nhân viên

kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật tính toán

Nhược ñiểm của mô hình này là nếu ñơn vị có các ñơn vị trực thuộc ñặt ở xa trung tâm thì công tác giám sát, kiểm tra của thủ trưởng ñơn vị, kế toán trưởng ñối với các ñơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế, công việc kế toán dồn vào cuối kỳ nên ảnh hưởng ñến công tác kiểm tra ñối chiếu số liệu kế toán và công tác lập báo cáo tài chính

33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Nội dung chương 1 ñã tổng kết và hệ thống hóa những vấn ñề lý luận chung

về tổ chức công tác kế toán, về ñặc ñiểm, chức năng, vai trò, nhiệm vụ, nguồn tài chính và cơ chế quản lý tài chính, ý nghĩa, nội dung tổ chức công tác kế toán trong các ñơn vị kế toán ñơn vị sự nghiệp công lập có thu nói chung và các ñơn vị sự nghiệp giáo dục ñào tạo có thu nói riêng ðây là những vấn ñề rất quan trọng, là cơ

sở của việc vận dụng các lý luận và thực tiễn ñánh giá thực trạng tổ chức công tác

kế toán cụ thể của các ñơn vị dự toán cấp 3 thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh ñang thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về quản lý tài chính