phân tích swot môi trường bên trong và ngoài công ty TNHH công nghệ IPA

 Một trong những lợi thế IPA về nguồn nhân lực là luôn được cập nhật hoặc đào tạo định kì bởi các chuyên gia nước ngoài từ những tập đoàn lớn của các nước trên thế giới như Nhật Bản, Bắ

I PHÂN TÍCH SWOT

1 ĐIỂM MẠNH

- Môi trường:

 Công ty TNHH công nghệ IPA là doanh nghiệp gia công phần mềm với số vốn pháp định trên 30 tỷ đồng, chuyên thực hiện việc gia công

và viết phần mềm cho các đối tác trong nước và nước ngoài như Nhật Bản, Bắc Mỹ và Tây Âu

 Sau hơn 10 năm kể từ khi kí những hợp đồng gia công phần mềm đầu tiên với thị trường Nhật Bản, đến nay IPA đang có những khách hàng

ổn định, lâu dài từ thị trường này

 Hai năm 2011 và 2012, đặc biệt nửa đầu năm 2013, IPA đạt tốc độ tăng trưởng 150% về doanh số, khẳng định được sự tăng trưởng tốt và

ổn định Điều quan trọng là công ty liên tục có những khách hàng mới với nhiều hợp đồng có giá trị cao

- Nhân lực:

 Nhân viên công ty lên đến gần 100 người, nguồn nhân lực có tay nghề

 Đội ngũ nhân viên chăm chỉ và có tinh thần thoải mái trong thực hiện nhiệm vụ được giao theo hình thức tổ, nhóm

 Một trong những lợi thế IPA về nguồn nhân lực là luôn được cập nhật hoặc đào tạo định kì bởi các chuyên gia nước ngoài từ những tập đoàn lớn của các nước trên thế giới như Nhật Bản, Bắc Mỹ, Tây Âu,… nên

đã tiếp cận, ứng dụng được những công nghệ tiên tiến của các nước

và sẵn sàng cống hiến cho sự phát triển của công ty

 Đây chính là thành quả của chính sách thu hút và phát triển nhân tài

mà công ty luôn đặt lên hàng đầu

2 ĐIỂM YẾU:

- Công ty:

 Công ty vẫn đang đứng trước thực tế là các hợp đồng gia công chi phối phần lớn thời gian và công sức thay vì tập trung thời gian cho việc thiết lập một chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty

 Công ty IPA chưa chú trọng đến việc thiết lập danh tiếng căn cứ trên năng lực và chất lượng của nguồn nhân lực và sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ hiện tại do công ty cung cấp

 Công ty đang đối mặt với các vấn đề về đào tạo và đánh giá nhân viên Do đó, quá trình thay đổi nhân sự có tính chất thường xuyên, gây ảnh hưởng tâm lý cho nhân viên về định hướng tương lai và sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp

 Vấn đề khen thưởng và động viên nhân viên chưa được chú trọng

- Nhân lực:

 Trình độ tiếng Nhật của đội kỹ sư Hiện tại, hầu hết các giao tiếp, thảo luận, làm chi phí tăng cao

 Thiếu nhân lực được đào tạo bài bản, có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao

 Ngoài công ty FPT có số lượng kỹ sư chất lượng cao lên đến 100 người, còn lại chỉ có từ 100 đến 500 người, cá biệt như IPA chỉ chưa đến 100 người

 Do phải chạy theo việc thực hiện các hợp đồng gia công, đội ngũ quản lý nhận thấy áp lực trong đào tạo, duy trì và quản lý nguồn nhân lực chất lượng cao, vốn có thể đáp ứng các đơn hàng ngày càng nhiều của các đối tác nước ngoài

3 CƠ HỘI:

- Môi trường:

 Báo cáo của cơ quan xúc tiến CNTT Nhật Bản khẳng định các doanh nghiệp công nghệ thông tin của Nhật Bản mong muốn lựa chọn Việt Nam là đối tác mong muốn thay vì chọn Ấn Độ và Trung Quốc, do chi phí nhân công thấp, nguồn nhân lực có tay nghề và lý do khác là Nhật Bản đang muốn nâng tỷ trọng thuê ngoài sau các thiên tai động đất và sóng thần

 Theo nhận định của Ban Giám đốc công ty IPA, Nhật Bản được xem

là một trong những thị trường quan trọng của công ty với số lượng dự

án và tỷ trọng doanh thu hàng đầu

 Trước những vấn đề có liên quan đến căng thẳng giữa Trung Quốc và Nhật Bản, có xu hướng dịch chuyển các hợp đồng gia công từ Trung Quốc sang Việt Nam

 Dự báo thời gian tới, cơ hội đang mở ra và gia tăng sự thành công trong quá trình xuất khẩu phần mềm sang thị trường Nhật không chỉ đến với IPA mà với cả các doanh nghiệp phần mềm khác trong nước

 Mặt khác, việc các doanh nghiệp Nhật Bản dành sự quan tâm cho thị trường Việt Nam nhất là phát triển ứng dụng phần mềm cho điện

thoại thông minh với chi phí ước tính chỉ bằng 1/10 so với tại chính quốc

4 THÁCH THỨC:

- Môi trường:

 Yếu tố ảnh hưởng đến công ty là sự cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam cùng chung ngành cũng như các doanh nghiệp phần mềm Trung Quốc (vốn có truyền thống là sản xuất những sản phẩm giá cực rẻ) đã tạo thêm áp lực trong việc sáng tạo và phát triển thị trường, khiến cho cuộc đua ngày càng khó khăn hơn cho công ty

- Kĩ thuật:

 Cũng theo Ban Giám đốc IPA, trước đây, IPA tập trung gia công các khâu đơn giản, giá trị thấp như viết mã (coding), và kiểm thử phần mềm (testing) Tuy nhiên hiện nay, họ đảm nhận được việc thiết kế và nghiên cứu sản phẩm Đây là khâu mang lại giá trị lợi nhuận cao cho công ty Tuy nhiên, để cạnh tranh với các doanh nghiệp Trung Quốc, IPA bắt buộc phải nâng cao tay nghề kỹ thuật và áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế như CMMI mức 5 (tiêu chuẩn quốc tế xác nhận độ trưởng thành về quy trình sản xuất phần mềm) và ISO 9001

 Càng ngày yêu cầu của sản phẩm phức tạp, đòi hỏi phải đáp ứng tiêu chuẩn ngày càng cao, đa dạng và phải phù hợp với từng loại phần mềm, từng đối tượng sử dụng

- Nhân lực:

 Thách thức lớn nhất đối với IPA đối với làn sóng đầu tư này lại chính

là vấn đề nguồn nhân lực

 Các doanh nghiệp Nhật Bản ngày càng chú trọng cũng như đánh giá khắt khe về môi trường và tác phong làm việc của đội ngũ kỹ sư trong công ty như tính kỷ luật, sự cẩn trọng, sự bài bản, chất lượng kỹ thuật của sản phẩm và thời gian hoàn thành công việc

II GIẢI PHÁP

a CHÍNH SÁCH TUYỂN DỤNG:

- Sau hơn 10 năm kể từ khi kí hợp đồng gia công phần mềm đầu tiên với Nhật Bản thì IPA luôn có nhiều hợp đồng có giá trị cao và doanh thu luôn tăng trưởng mạnh, nhưng đối với làn sóng đầu tư từ các nước ngoài như Nhật Bản công ty không có đủ nguồn nhân lực để thực hiện các hợp đồng gia công

- Nguồn nhân lực của IPA chưa đến 100 người, IPA chưa chú trọng đến việc tuyển dụng nhân tài bổ sung vào nguồn nhân lực đang thiếu

- Vì thế công ty nên đưa ra các vòng phỏng vấn để tuyển chọn nhân tài Công

ty nên tập trung vào hai vấn đề:

 Thứ nhất kiểm tra trình độ giao tiếp bằng tiếng Nhật của các ứng viên, vì các đối tác của công ty là các doanh nghiệp Nhật Bản, nên việc giao tiếp với các đối tác rất quan trọng và tiết kiệm chi phí cho công ty, điều kiện tuyển dụng này cũng không kém phần quan trọng

 Thứ hai kiểm tra kinh nghiệm, kĩ thuật tay nghề và khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao của các ứng cử viên, để có thể tuyển chọn được những nhân viên ưu tú bổ sung vào nguồn nhân lực của công ty Điều đó giúp cho công ty IPA có thể ký kết nhiều hợp đồng và mang lại lợi nhuận cho công ty

b CHÍNH SÁCH ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

- Muốn làm mới doanh nghiệp, thay đổi doanh nghiệp sao cho có thể phát triển vững mạnh trên thị trường thì trước hết “linh hồn của tổ chức” những con người đó cần phải thay đổi Trong kỉ nguyên tri thức này việc trang bị cho mình những kiến thức về khoa học công nghệ và trình độ chuyên môn nghiệp vụ là cách tốt nhất để mỗi cá nhân và doanh nghiệp

có thể khẳng định được mình Hoạt động đào tạo phát triển vô cùng ý nghĩa và có những tiềm ẩn mà công ty không lường trước được

- Ngày nay, các doanh nghiệp Nhật Bản ngày càng chú trọng cũng như đánh giá khắt khe về môi trường và tác phong làm việc của đội ngũ kỹ sư trong công ty như tính kỷ luật, sự cẩn trọng, chất lượng kĩ thuật của sản phẩm và thời gian hoàn thành công việc và có thể cạnh tranh với doanh nghiệp của Trung Quốc thì việc đầu tư vào con người là không thể thiếu

và trang thiết bị, máy móc

- Doanh nghiệp cần phải xem xét toàn diện về kiến thức, trình độ, kỹ năng của nhân viên trong các phòng ban, nếu nhân viên đó chưa đáp ứng được đòi hỏi của công việc thì mới xét người đó thuộc diện cần đào tạo thêm

- Công ty cần phải có những chế độ ưu đãi cho người đi đào tạo,như là những nhân viên đi đào tạo công ty vẫn phải trả lương cho họ và sau khi

đi đào tạo về thì họ sẽ có cơ hội thăng chức và phát triển bản thân nhiều hơn

- Việc cử người đi đào tạo sẽ làm thiếu hụt nhân sự, vì thế công ty nên ký kết 1 hợp đồng lao động với người lao động khác với hạn đúng thời điểm người được cử đi đào tạo học hết khóa học

c CHÍNH SÁCH DUY TRÌ ĐỘI NGŨ KẾ THỪA

- Việc thay đổi nhân sự thường xuyên của công ty ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình phát triển lâu dài của công ty dẫn đến nguồn nhân lực thiếu hụt trầm trọng

- Công ty IPA cần phải xây dựng cho mình một đội ngũ nhân viên giỏi, nhiều kinh nghiệm và có tay nghề cao để có thể giúp công ty đứng vững trên thị trường nhiều cạnh tranh và hòa nhập với thế giới

- Công ty cần xây dựng chiến lược dài hạn về công tác đào tạo và phát triển nhân viên, sau mỗi khóa học kết thúc công ty cần phải có những cuộc kiểm tra để có thể chọn lựa ra những nhân viên ưu tú và thành lập một lực lượng nòng cốt cho công ty

d CHÍNH SÁCH KHEN THƯỞNG, ĐỘNG VIÊN VÀ TẠO DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

- Nhiều doanh nghiệp nghĩ đơn giản rằng cách tốt nhất để nhân viên của mình làm việc hăng say hơn và đóng góp cho công ty nhìu hơn là tăng lương cho họ Bản thân người lao động thực sự cũng muốn có một mức thu nhập cao Họ sẽ thích thú khi số tiền họ nhận vào mỗi tháng nhiều, có thể đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của bản thân và gia đình Nhưng công ty IPA chưa chú trọng nhiều đến vấn đề khen thưởng và động viên nhân viên

- Vì thế, để nhân viên đóng góp tốt nhất cho công ty thì doanh nghiệp phải xây dựng một chế độ lương thưởng hợp lí cho nhân viên

- Doanh nghiệp trả lương theo hiệu suất công việc, nếu trong tháng đó mà nhân viên ký được nhiều hợp đồng cho công ty hay hoàn thành công việc được giao sớm nhất, thì nhân viên đó sẽ được tăng lương và khen thưởng trước công ty Điều đó giúp nhân viên hăng say, nhiệt tình làm việc hơn

- Doanh nghiệp phải luôn luôn có những phần thưởng định kỳ từng quý, tháng hay năm cho những nhân viên làm việc chăm chỉ, không quy phạm nội quy của công ty, vượt chỉ tiêu, phần thưởng như là một chuyến đi du lịch Thái Lan, Malaysia… tạo động lực cho nhân viên làm việc hết mình

- Doanh nghiệp phải tăng các khoản phúc lợi cho nhân viên làm việc trong môi trường áp lực cao

- Phải thường xuyên thăm hỏi, động viên giúp đỡ nhân viên, khi nhân viên gặp nhiều khó khăn trong điều kiện vật chất thì lãnh đạo cũng nên xem xét giúp đỡ họ, để họ có thể vượt qua khó khăn của cuộc sống, tránh ảnh hưởng đến công việc của họ, nhằm tạo được sự cảm kích của họ và lòng trung thành của nhân viên đối với công ty

- Để nhân viên có nhiều động lực để làm việc thì bên cạnh đó lãnh đạo cần phải có những lời động viên khen ngợi nhiều hơn là khiển trách, những lời khen ngợi đó giúp nhân viên nhận ra được điều gì mình làm tốt, điều

gì làm chưa tốt để có thể khắc phục và làm tốt hơn nữa

- Bên cạnh việc khen thưởng, doanh nghiệp cần phải tạo lập một môi trường làm việc năng động, thoải mái cho nhân viên, giúp cho nhân viên không phải chịu nhiều áp lực trong công việc

- Công ty nên tổ chức các buổi tiệc cuối năm hay nghĩ mát, tham quan để cho nhân viên có thể giải tỏa căng thẳng trong công việc, thư giãn tinh

thần, phục hồi sức khỏe, qua đó giúp các nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, tăng thêm tinh thần đoàn kết và gắn bó với công ty hơn

- Công ty phải thường xuyên bổ sung công việc cho nhân viên, chứ không bắt họ phải lặp đi lặp lại công việc mà họ đã làm hằng ngày, điều đó giúp nhân viên không bị nhàm chán với công việc được giao và giúp họ có nhiều sáng tạo trong công việc Qua đó, cải thiện môi trường làm việc, để người lao động nhiệt tình đóng góp cho mục tiêu phát triển của công ty, đồng thời khuyến khích người lao động mở rộng kiến thức và năng lực

e ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN

- Sa thải nhân viên thường kéo theo hậu quả là các công ty phải bỏ ra một khoản tiền khá lớn để bồi thường mà không phải công ty nào cũng đủ khả năng để làm việc này Thêm vào đó, việc sa thải nhân viên liên tục cũng ảnh hưởng đến tâm lý của các nhân viên ở lại và làm giảm hiệu quả công việc

- Trước tình hình trên, hầu hết các công ty đã chuyển sang biện pháp cắt

giảm chi phí tiền lương nhằm khắc phục khó khăn Một số công ty khác chọn biện pháp không tăng lương và thưởng (duy trì ở mức cũ).

- Nếu so sánh giữa tất cả các kỹ năng quản lý thì có lẽ kỹ năng đánh giá nhân viên là khó nhất Tuy nhiên, đây lại là công việc rất quan trọng trong công tác quản trị nhân sự

- Người đứng đầu doanh nghiệp dù có xuất sắc đến đâu nhưng nếu không

có những đồng sự giỏi sẽ khó mà thực hiện được các chiến lược, chiến thuật để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Đánh giá đúng nhân viên

sẽ giúp lãnh đạo đặt cấp dưới vào đúng vị trí, giao việc đúng với khả năng

- Vì thế, việc đánh giá nhân viên của công ty IPA đang còn gặp nhiều khó khăn nên quá trình nhân sự của công ty có tính chất thay đổi thường xuyên, vì thế công ty cần lập ra một bảng đánh giá thực hiện của nhân viên

- Bảng phân tích và đánh giá công việc mục đích là phân công hợp lí và đánh giá chính xác hơn kết quả làm việc của nhân viên Mức độ phức tạp của công việc sẽ được xác định qua phân tích công việc, mức độ hoàn thành công việc sẽ được xác định qua đánh giá thực hiện công việc Điều

đó sẽ làm cơ sở cho ban lãnh đạo đánh giá được năng lực của nhân viên

- Cho dù áp dụng bất cứ phương pháp đánh giá nào, nhà quản lý cũng nên có các tiêu chí đánh giá nhân viên Các tiêu chí này cần rõ ràng và quan trọng nhất là phải đo lường được, tránh đưa ra các tiêu chí "chung chung" dẫn tới sự hiểu lầm của nhân viên

- Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với nhiệm vụ được giao thực hiện và mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt tới Các tiêu chí phải được đưa ra

từ đầu kỳ đánh giá để nhân viên hiểu các yêu cầu và sự mong đợi của người quản lý đối với mình

- Nhà quản lý không nên thay đổi các yêu cầu của mình đối với nhân viên khi bắt đầu tiến hành đánh giá vì khi đó nhân viên sẽ không có cơ hội để điều chỉnh bản thân Tuy vậy, để tạo sự "mới mẻ" và "thách thức" cho nhân viên, nhà quản lý đôi lúc cũng cần điều chỉnh tiêu chí

đánh giá và phải thông báo từ sớm cho nhân viên biết Qua đó, công ty

sẽ hiểu rõ hơn về cách làm việc, năng lực của công ty mình hơn

THE END