Bài 3 nghiệp vụ lễ tân ngoại giao, nhóm 3

Trước thế kỷ XIX, khi chưa có những quy định quốc tế về lễ tân ngoạigiao mà các nước đều bắt buộc phải tuân thủ, thường xảy ra những tìnhhuống khó xử, tranh chấp, thậm chí xung đột giữa

Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao

3.1 Tổng quan về lễ tân

3.1.1 Khái niệm lễ tân, lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại

3.1.2 Vai trò của lễ tân trong các hoạt động đối ngoại nói chung

3.2 Lễ tân trong hoạt động ngoại giao

3.2.1 Vị trí, vai trò của lễ tân trong hoạt động ngoại giao

3.2.2 Những nguyên tắc của lễ tân ngoại giao

3.2.3 Tính chất, yêu cầu của công tác lễ tân ngoại giao

3.2.4 Nội dung của nghiệp vụ lễ tân ngoại giao

3.2.4.1 Đón tiếp một đoàn khách nước ngoài

3.2.4.2 Tổ chức các cuộc chiêu đãi ngoại giao

3.2.4.3 Phép lịch sự xã giao quốc tế

Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao

Mọi tổ chức xã hội đều có cơ cấu riêng của mình với những nghi thứchoạt động thể hiện rõ chức năng của cơ cấu đó, dù đó là những cơ cấu nhỏnhất như gia đình, các tập hợp xã hội, nghi thức hoạt động riêng của mỗi cơcấu chỉ thể hiện rõ vào các dịp nghi lễ lớn

Lễ tân có rất nhiều trong các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, bệnhviện, trường học và các cao ốc văn phòng Đối với lĩnh vực khách sạn thì lễtân có sự chuyên biệt trở thành một bộ phận quan trọng trong khách sạn Baogồm các hoạt động đón tiếp khách như: quản lý, trực khu vực lễ tân, tiếpnhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc cho khách hàng Trường hợp rõnhất là nhà nước - tổ chức có cơ cấu phức tạp nhất với chức năng quản lí đờisống cộng đồng của các tầng lớp cư dân trên một lãnh thổ nhất định Vớitrọng trách về các vấn đề lớn của dân tộc, nhà nước đươc trang bị nhữngcông cụ mà không tổ chức nào có được: đội quân danh dự, biểu tượng quốcgia, bộ máy chính phủ và các công sở quan trọng Những công cụ này đảmbảo tính trang trọng cũng như các nguyên tác lễ tân đặc trưng cho các hoạtđộng chính thức

Thời cổ, các vị Hoàng Đế và Vua Chúa đã dành ngựa của riêng mìnhđưa các đại sứ vào tiếp kiến Ngày nay, việc ô tô ra đón quan khách ở sânbay, xe mô tô hộ tống, hay mọi điều kiện thuận lợi khác dành cho kháchtrong thời gian ở thăm đều nằm trong trình tự đón tiếp chính xác Từ xưađến nay hình thức và phương tiện đón tiếp có thể thay đổi nhưng yêu cầu thìbất biến

Từ yêu cầu trang phục đi đứng, cử chỉ, giao tiếp, cách nói chuyện đếnviêc bố trí sắp xếp một buổi đón tiếp, một bữa tiệc, một ngày hội cũng phảituân thủ các nghi thức quy định riêng Hoạt động lễ tân phải tuân thủ theonhững quy tắc riêng trong việc đón tiếp khách.

Như vậy: lễ tân là nghi thức và tập quán trong việc đón tiếp và giaotiếp với khách hàng

* Lễ tân ngoại giao

- Quá trình hình thành

Lễ tân ngoại giao được hình thành từ thưở rất xa xưa Sau khi các nhànước xuất hiện, xã hội loài người từng bước tích lũy kinh nghiệm về nhữngnghi thức, tập quán, luật lệ trong ứng xử các quốc gia, về sau được gọi là lễtân ngoại giao Các bộ lạc, nhà nước cử đại diện (sứ thần) đến gặp đại diệnđối phương để để đàm phán chấm dứt những cuộc chiến tranh xảy ra liênmiên Các đại diện đó được hưởng một quy chế đặc biệt gọi là miễn trừ tức

là được đảm bảo an toàn tính mạng Dần dần hình thành chế độ “ưu đãi miễntrừ ngoại giao”

Từ việc cử sứ thần đặc nhiệm trong thời chiến, các nước tiến tới thànhlập những cơ quan đại sứ thường trú do một “đại sứ đặc mệnh toàn quyền”đứng đầu được bổ nhiệm, nhằm mục đích thay mặt nguyên thủ quốc gianước mình bàn bạc những vấn đề liên quan đến việc duy trì hòa bình, thiếtlập và phát triển quan hệ hữu nghị và hợp tác hai bên cùng có lợi từ đó chế

độ “ưu đãi miễn trừ” được mở rộng đến các viên chức ngoại giao, tạo điềukiện thuận lợi để họ có thể hoàn thành sứ mạng chính thức một cách an toàn

và trong danh dự

Trước thế kỷ XIX, khi chưa có những quy định quốc tế về lễ tân ngoạigiao mà các nước đều bắt buộc phải tuân thủ, thường xảy ra những tìnhhuống khó xử, tranh chấp, thậm chí xung đột giữa các quốc gia phong kiến.Lịch sử ngoại giao còn lưu lại trường hợp điển hình về cuộc tranh chấp đẫmmáu ngày 30/10/1961 gữa hai đoàn tùy tùng của đại sứ Pháp và đại sứ TâyBan Nha về ngôi thứ và chỗ đứng trong đoàn ngoại giao tại Luân Đôn khiđón tiếp đại sứ Thụy Điển Sau sự cố đó, theo đòi hỏi của vua Pháp là Lu - i

thứ XIV, đại sứ Tây Ban Nha bị trừng trị và kể từ đó về sau các đại sứ củaTây Ban Nha phải luôn luôn đứng sau và nhường bước các đại sứ Pháp, nếukhông vương quốc Pháp sẽ cử quân sang đánh vương quốc Tây Ban Nha.

Nhằm tránh sự cố ngoại giao và tranh chấp về lễ tân đáng tiếc, tại đạihội năm 1985, một số cường quốc châu Âu đã thông qua một văn kiện mangtính pháp lý quốc tế đầu tiên về lễ tân ngoại giao, trong đó quy định cụ thể

về ngôi thứ giữa viên chức ngoại giao các cấp Quy định đó được tuyệt đa sốcác nước tuân thủ cho đến thế kỷ XX

Sau chiến tranh thế giới thứ hai, số quốc gia độc lập và có chủ quyềntrên thế giới tăng nhiều do kết quả phong trào giải phóng của các dân tộcthuộc địa Những quy định quốc tế về lễ tân ngoại giao cần được sửa đổi và

bổ sung cho phù hợp Năm 1961 về quan hệ ngoại giao được ký kết Hainăm sau, công ước viên về quan hệ lãnh sự cũng được ký kết(1963) Haicông ước đó quy định cụ thể những quyền ưu đãi miễn trừ mà các cơ quan

và viên chức ngoại giao và lãnh sự nước ngoài được hưởng, nó được tất cảcác nước trong thế giới tuân thủ, coi hai công ước đó là bộ phận cấu thànhcủa luật quốc gia nước mình

Như vậy, lễ tân ngoại giao có từ khi các nhà nước có quan hệ vớinhau Nó không ngừng phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loàingười và của mối quan hệ giữa các quốc gia Không ai đặt ra các quy định

đó mà chính là sự tổng kết những thói quen, tập quán tiếp xúc trong nhiềuthế kỷ giữa các quốc gia nhằm phù hợp với những yêu cầu bang giao quốctế

- Lễ tân ngoại giao là một phạm trù mang tính lịch sử

Thông qua khảo cổ, các công trình , di chỉ cổ xưa để lại nên các hoạtđộng được lưu truyền và viết lại trên gỗ, đã, tre….chứng tỏ các bộ lạc xưa đã

có quan hệ gián tiếp với nhau Thời phong kiến các mối quan hệ phát triểmhơn, mối quan hệ ký kết hiệp ước đình chiến

- Lễ tân ngoại giao là một phạm trù mang tính quốc tế:

Trong quan hệ ngoại giao vì lợi ích chung hay tính hỗ tương với nhaunên có những tập quán riêng của nước này dần trở thành tập quán phổ biến

được nước kia hay nhiều nước áp dụng, coi như những tập quán quốc tế Doquan hệ quốc tế ngày càng phát triển, các quốc gia không có cách nào khác

là cùng nhau, họp lại bàn bạc, thỏa thuận, định ra các quy định chung bằnghiệp ước, hành động để các quốc gia cùng thực hiện

- Định nghĩa:

Từ điển ngoại giao Liên Xô 1986: lễ tân ngoại giao là tổng thể nhữngnguyên tắc, truyền thống, tập quán được thừa nhận rộng rãi mà các chínhphủ, các bộ ngoại giao, các cơ quan đại diện ngoại giao và các nhân vậtchính thức bắt buộc phải tuân thủ trong giao tiếp quốc tế

Ngày nay, lễ tân ngoại giao mang ý nghĩa chính trị , bao gồm thóiquen, thủ tục, quy định, vừa thể hiện luật pháp quốc gia , đảm bảo tuân thủpháp lý quốc tế có liên quan mỗi nước Như vậy, lễ tân ngoại giao là sự vậndụng tổng hợp các nghi thức, phong ttục tập quán, các luật lệ quốc gia vàquốc tế trong hoạt động đối ngoại, nhằm phục vụ đường lối, chính sách đốingoại của 1 nhà nước nhất định

Lễ tân ngoại giao là sự vận dụng tổng hợp các quy định, thủ tục, tậpquán lễ tân của quốc gia và quốc tế được công nhận trong giao tiếp và tronghoạt động đối ngoại, phù hợp với chính sách đối ngoại của nhà nước

* Lễ tân đối ngoại

Từ thế kỷ XX, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và xu thếtoàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, quan hệ giữa các quốc gia dân tộc pháttriển vượt bậc, không chỉ về mặt nhà nước giữa các chính phủ mà còn vềmặt đảng và nhân dân giữa các đảng chính trị và đảng cầm quyền, giữa cáchội đoàn, các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội, thể thao, du lịch… với việcthiết lập đầy đủ cơ quan đại diện Đó không phải các cơ quan ngoại giao nhànước nhưng là các cơ quan đại diện cả các đối tác nước ngoài Nên khôngthể đối xử với họ như những tổ chức cơ quan trong nhà nước mà phải vậndụng thích hợp nội dung lễ tân ngoại giao Như vậy khái niệm lễ tân ngoạigiao mở rộng thành lễ tân đối ngoại

Nhiều lúc khó có thể phân biệt rạch ròi ranh giới giữa lễ tân ngoạigiao và lễ tân đối ngoại vì ngày nay các cơ quan ngoại giao ít nhiều có hoạt

động kinh tế - xã hội Tổng thống pháp từng nhận xét nếu như trước đây cácnhà ngoại giao Pháp tập trung vào quan hệ nhà nước, chính phủ thì nay họphải tập trng vào cả người dân và các tổ chức khác.

Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về tính chất,vai trò, vị trí và nguyên tắc ứng xử với các loại đối tượng nước ngoài, chỉkhác trong cách vận dụng như thế nào cho phù hợp, thật chặt chẽ hay linhđộng

3.1.2 Vai trò của lễ tân trong các hoạt động đối ngoại nói chung

* Hoạt động đối ngoại là gì?

Trong công cuộc đổi mới và hội nhập vào cộng đồng thế giới Quan

hệ đối ngoại được mở rộng và đa dạng hóa hơn bao giờ hết Tuy nhiên ứng

xử như thế nào cho đúng trong quan hệ đối tác nước ngoài là một việc làmkhông ít khó khăn và phức tạp Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ này người làmcông tác đối ngoại ngoài việc phải rèn luyện phẩm chất tốt và quán triệtđường lối chính sách của Đảng và nhà nước, thì cần tinh thông và vận dụngnhuần nhuyễn chuyên môn, nghiệp vụ đối ngoại

Để các cuộc tiếp xúc, làm việc đó đạt kết quả tốt, ngoài những yếu tốmang ý nghĩa quyết định thuộc về bản lỉnh chính trị và năng lực chuyênmôn, đòi hỏi phải có sự hiểu biết cần thiết về lễ tân ngoại giao

Từ đây có thể thấy trong hoạt động đối ngoại lễ tân có một vai trò rấtquan trọng Lễ tân tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đốingoại nhưng lại là công cụ rất cần thiết, quan trọng và không thể thiếu trongbất kỳ hoạt động đối ngoại nào Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởngtrực tiếp đến hiệu quả của hoạt động ngoại giao, thậm chí ảnh hưởng đếnquan hệ quốc gia

* Vai trò quan trọng của lễ tân trong hoạt động đối ngoại thể hiện ở 2 phương diện sau:

Thứ nhất: các tập quán lễ tân đảm bảo cho một hoạt động chính thứcđược tổ chức thành công, không bị sai sót hay lộn xộn

Để tổ chức và sắp xếp 1 buổi tiếp đón thành công thì cần có sự chuẩn

bị chu đáo từ nhũng việc nhỏ nhất, nếu không sắp xếp tốt khâu tổ chức từ

trước thì khó, thậm chí không thể tạo ra bầu không khí có ý nghĩa cho cuộcgặp gỡ đó.

Thứ 2: Nghi thức lễ tân nhằm đảm bảo tôn trọng những người đốingoại và các cơ quan do họ đại diện

Lễ tân là một lĩnh vực hoạt động vừa phức tạp lại vừa tế nhị, đòi hỏiphải có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật việc hiểu biết nhữngkiến thức và quy định về lễ tân là cần thiết, không chỉ với những người làmcông tác lễ tân mà còn đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đốingoại

3.2 Lễ tân trong hoạt động ngoại giao

3.2.1 Vị trí, vai trò của lễ tân trong hoạt động ngoại giao

Tuy không phải là nội dung chủ yếu của họat động đối ngoại nhưng

nó là công cụ không thể thiếu của hoạt động đối ngoại nói chung, của ngoạigiao nói riêng Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệuquả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ quốc gia Đây

là một lĩnh vực hoạt động phức tạp, lại vừa tinh tế, đòi hỏi có tính khoa học,lại vừa mang tính nghệ thuật Việc hiểu biết những kiến thức và quy định lễtân là cần thiết, không chỉ đối với những người làm công tác lễ tân mà cònđối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạtđộng ngoại giao nói riêng

Ở bất cứ nước nào lễ tân ngoại giao cũng xuất phát từ chính sách đốingoại, thể hiện và phục vụ đường lối chính sách đối ngoại đó… Biện pháp lễtân cũng như mức độ lễ tân thường được đề ra và thực hiện trên cơ sở vậndụng đường lối chính sách đối ngoại vào tình hình quan hệ cụ thể với từngnước

Trong hoạt động ngoại giao, dù hình thức các cuộc chiêu đãi được tổchức như thế nào, ít nhiều đều mang tính chất chính trị, vì là cuộc gặp mặtcủa những người đại diện cho các quốc gia, đồng thời cũng là phương tiện

để duy trì và phát triển mối quan hệ Trong thực tiễn áp dụng các quy định

về lễ tân, nghi thức thực hiện quan trọng đến mức nào, số lượng và mức độtham dự của các nhân vật chính thức nước sở tại nhiều hay ít, cao hay thấp,

tính chất và quy mô các cuốc chiêu đãi rộng hay hẹp, lớn hay nhỏ đều phảnánh tình hình quan hệ giữa hai nước Vấn đề tặng quà lưu niệm, trao huânchương trong nhiều trường hợp cũng thể hiện ý nghĩa chính trị khá rõ rệt.

Ngoài ra vai trò và vị trí của lễ tân trong hoạt động ngoại giao vừa làcông cụ chính trị của hoạt động đối ngoại của một nhà nước Lễ tân ngoạigiao đồng thời là phương tiện thực hiện việc cụ thể hóa các nguyên tắc cơbản của luật pháp quốc tế Nguyên tắc bình đẳng giữa các quốc gia được thểhiện ở việc sắp xếp ngôi thứ cho các trưởng cơ quan đại diện ngoại giao tạinước tiếp nhận, trong việc sắp xếp chỗ ngồi cho các đoàn đại biểu ở các hộinghị quốc tế…

+ Nguyên tắc chủ quyền quốc gia

+ Nguyên tắc bình đẳng

+ Nguyên tắc không phân biệt đối xử

Từ xưa đến nay, các nhà hoạt động ngoại giao đều thấy rõ và côngnhận vai trò của lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao tạo khung cảnh và bầukhông khí cho mối quan hệ giữa các quốc gia được tiến hành thuận lợi, đề raquy tắc cho các cuộc giao thiệp quốc tế, vận dụng các hình thức thích hợptrong các cuộc đàm phán kí kết các văn kiện quốc tế, nhằm làm tăng giá trị

và và sự tôn trọng những điều kí kết Lễ tân ngoại giao cố gắng đảm bảoquyền bình đẳng cho các quốc gia, tạo điều kiện để mỗi quốc gia có thể tự

do nói lên tiếng nói của mình, đem lại cho các người đại diện quốc gia cácđặc quyền mà họ có quyền hưởng…

Vai trò của lễ tân trong hoạt động ngoại giao rất quan trọng và cầnthiết vì có nó mới thể hiện được sự trọng thị trong mối giao hữu giữa cácquốc gia

Giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hóa của dân tộc với thếgiới

Ứng xử như thế nào cho đúng trong quan hệ với nước ngoài là điềukhông đơn giản vì lẽ: nó liên quan đến chủ quyền và lợi ích quốc gia, uy tín

và thể hiện dân tộc, đồng thời liên quan đến phong tục tập quán và các nềnvăn hóa khác nhau

3.2.2 Những nguyên tắc của lễ tân ngoại giao

3.2.2.1 Bình đẳng và không phân biệt đối xử giữa các quốc gia có chủ quyền

Đây là nguyên tắc rất cơ bản của pháp luật quốc tế được ghi rõ trongHiến Chương Liên Hợp Quốc và Công Ước Viên 1969 về quan hệ ngoại giao

Lễ tân ngoại giao phải biết vận dụng nguyên tắc này một cách khôn khóe, phùhợp thực hiện tình hình cụ thể đòi hỏi phải có cách ứng xử khác

Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa Cần khắc phục tiềm thứcphân biệt đối xử về màu da ( trắng đen), tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch

sự với khách nước ngoài, nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ tráithuần phong mỹ tục Việt Nam Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau

3.2.2.2 Tôn trọng lẫn nhau và có đi có lại.

Sự tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc giacủa nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhau, tôn trọng phong tục,tập quán của nhau

Những biểu tượng quốc gia gồm có:

- Quốc hiệu: là tên gọi chính thức của một nước

- Quốc kỳ: là cờ tượng trưng cho một nước

- Quốc ca ( Nhạc và lời ): Là bài hát chính thức của một nước được háttrong những dịp trọng đại

- Quốc thiều: Là nhạc của quốc ca

- Quốc huy: Là huy hiệu tượng trưng cho một nước

Những biểu tượng đó mang tính chất thiêng liêng vì là vật tượng trưngcho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng, chuđáo

Ví dụ: Biểu tượng của quốc gia Việt Nam :

* Quốc hiệu :

- Việt Nam dân chủ cộng hòa ( 02/09/1945)

- Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ( 02/07/1976)

* Quốc kỳ: Điều 141 hiến pháp năm 1992 quy định: “Quốc kỳ nướcCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình chữ nhật, chiều rộng bằng 2/3chiều dài, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh.”

* Quốc ca: Theo điều 143 Hiến Pháp 1992: “Quốc ca nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhạc và lời của bài “Tiến quân ca” (của Nhạc sĩVăn Cao ra đời trong cao trào cách mạng tháng 8 năm 1945)”

* Quốc huy: Theo điều 142 Hiến pháp 1992 “Quốc huy nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình tròn nền đỏ, giữa có ngôi sao vàng 5 cánh,chung quanh có bông lúa, ở dưới có nữa bánh xe răng và dòng chữ “Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam”

Tôn trọng phong tục tập quán của nhau: lễ tân ngoại giao cần tìm hiểunhững đặc điểm dân tộc văn hóa, tôn giáo của các đối tác để ứng xử đúngnguyên tắc Trong mỗi cộng động đã hình thành một số đặc điểm về phongtục, tập quán, nghi lễ mà trong giao tiếp chúng ta cần biết để ứng xử thích hơp

về mặt lễ tân

Nguyên tắc có đi có lại:

Nguyên tắc này là hệ quả logic của 2 nguyên tắc trên, hàm ý khi mộtbên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy Nguyên tắc nàyđược áp dụng trong những trường hợp mức độ hưởng các quyền ưu đãi, miễntrừ ngoại giao rộng hay hẹp

3.2.2.3 Kết hợp tập quán và luật pháp quốc tế với quy định quốc gia

và truyền thống dân tộc.

Pháp lệnh về quyền ưu đãi,miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoạigiao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Namngày 23/08/1993 quy định: Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Namdành quyền ưu đãi, miễn trừ là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quanlãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của cơ quan đó, thực hiện có hiệu quảchức năng, nhiệm vụ chính thức với tư cách đại diện tại Việt Nam

3.2.3 Tính chất và yêu cầu của công tác lễ tân ngoại giao

3.2.3.1 Lễ tân ngoại giao mang tính chính trị, tính mục đích thể hiện tính đại diện quốc gia.

Đây là tính chất quan trọng nhất của lễ tân ngoại giao, quan trọng nhấtbởi vì lễ tân là công tác nghiệp vụ cụ thể hoạt động ngoại giao nhưng xuấtphát từ đường lối đối nội đối ngoại của nhà nước vì vậy mỗi biện pháp mỗinghi thức không có cách nào khác phải thể hiện những vấn đề sau:

- Phải thể hiện được tính chất mức độ mà đường lối chính sách yêu cầu

- Phải giữ được tính đại diện quốc gia của mình, của nước khác trênnguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, phải thể hiện được vào quan hệ chiến lượcthân sơ, hoặc thù địch để định ra các biện pháp cụ thể thích hợp Cụ thể phảiđịnh ra số lượng, mức độ tham dự của các nhân vật chính thức, ít nhiều, caothấp

- Phải định ra quy mô các lễ nghi các cuộc chiêu đãi đón tiếp rộng hẹplớn nhỏ, tổ chức ở đâu để định ra các biện pháp nghi thức về đón tiễn

3.2.3.2 Vừa mang tính quốc gia vừa mang tính quốc tế

Ngoại giao không chỉ nhằm mục đích giao lưu, đối ngoại với các nướctrên thế gới mà còn nhằm mục đích gắn bó tình đoàn kết trong nước Quốc gia

có mạnh thì mới tạo điều kiện khẳng định vị thế mình trên trường quốc tế

3.2.3.3 Có tính chất lịch thiệp quốc tế

Trong quan hệ ngoại giao, bộ phận lễ tân ngoại giao phải cư xử đúngmực, không nên gay gắt, nóng vội mà cần phải cư xử một cách lịch thiệp.Trong các mối quan hệ nếu chúng ta cư xử đúng mực với nhau sẽ tạo nên mốiquan hệ tốt đẹp, tạo tiền đề cho hợp tác với nhau lâu dài

3.2.3.4.Vừa mang tính linh hoạt vừa mang tính khéo léo

Trong hoạt động lễ tân ngoại giao thì linh hoạt là một trong những tốchất không thể thiếu.Từ thời cha ông ta ngày xưa đã biết tận dụng thời cơ đểlập nên những chiến công lẫy lừng Đồng thời bên cạnh đó họ cũng rất khéoléo trong việc giải quyết các vấn đề quốc tế Ngày nay bộ phận lễ tân ngoạigiao cần phát huy tinh thần cua cha ông ta ngày trước để có những chính sáchphù hợp trong việc giải quyết các vấn đề trong nước cũng như quốc tế

3.2.4 Nội dung nghiệp vụ lễ tân ngoại giao

3.2.4.1 Đón tiếp một đoàn khách nước ngoài

* Công tác chuẩn bị:

Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:

- Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ vàchính xác về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậctrưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ýtrong giao tiếp ứng xử…

- Lập kế hoạch cho từng hoạt động bao gồm:

Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như:

ai đón tại nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng…), ai đón tiếp tại trụ sởlàm việc (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn)

Xây dựng kế hoạch đón tiếp:

+) Chuẩn bị vật chất: ăn, ở, đi lại, hội đàm, tham quan, chiêu đãi…

+) Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không?,khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai…)+) Dự kiến chương trình hoạt động

+) Liên hệ với các cơ quan chức năng để phối hợp kế hoạch về lễ tân+) Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc

Một số lưu ý

Khi chủ nhà đón tại nhà khách (khách sạn): sau khi bắt tay chào hỏi, tặnghoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút Tại phòng khách chủ nhà chủđộng thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người cómặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ

Về phòng tiếp khách: thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ Phòng tiếp khách nên

để ghế kiểu salon, phòng làm việc thì kê bàn kiểu hội đàm Trong phòng tiếpkhách nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính Trong phònglàm việc thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện nhau