Phân tích ưu nhược điểm các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và phạm vi ứng dụng

- Có thể áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ như: nhà máy xay xát nhỏ, doanh nghiệp cá thể sản xuất những mặt hàng truyền thống, thủ công mỹ nghệ; các doanh nghiệp cơ khí sửa ch

Câu 1: Phân tích ưu nhược điểm các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và phạm vi ứng dụng

Kiểu cơ cấu

Trực tuyến

-Tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu thuẫn của nhiều người phụ trách

- Nhanh, linh động, ít tốn kém chi phí và kiểm tra dễ dàng

- Chỉ áp dụng cho những tổ chức nhỏ

- Đòi hỏi người chỉ huy trực tuyến phải có kiến thức toàn diện

- Nếu khối lượng công việc lớn, thường làm người chỉ huy quá tải

- Có thể áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ như: nhà máy xay xát nhỏ, doanh nghiệp cá thể sản xuất những mặt hàng truyền thống, thủ công mỹ nghệ; các doanh nghiệp

cơ khí sửa chữa nhỏ phục vụ nông nghiệp; doanh nghiệp thương mại

tư nhân,…

Chức năng

- Thu hút nhiều chuyên gia vào công tác quản lý, giảm bớt gánh nặng cho cán

bộ chỉ huy trực tuyến

- Tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu những trùng lắp nhân viên

và thiết bị, tăng hiệu quả làm việc

- Quyền hạn của người thủ trưởng có thể bị lấn át

- Cán bộ tuyến dưới phải chịu sự chỉ huy của nhiều đầu mối,dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ rang, chỉ đạo chồng chéo, mâu thuẫn nhau

Trực tuyến -

chức năng

- Thừa kế và phát huy ưu điểm của hai kiểu cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chức năng, đồng thời khắc phục được nhược điểm của hai kiểu cấu trúc này

- Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với các bộ phận chức năng, do đó quyết định thường phải có thời gian

- Phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa như: doanh nghiệp chế biến thủy hải sản; doanh nghiệp chế biến lương thực, rau quả; công ty du lịch, các doanh nghiệp sản xuất đường…

Trực tuyến

tham mưu

- Đảm bảo chế độ một thủ trưởng, đồng thời vẫn sử dụng các

- Mối quan hệ giữa người lãnh đạo và người tham mưu có

- Áp dụng khi quy

mô sản xuất kinh doanh của doanh

chuyên gia, tạo điều kiện cho người lãnh đạo dành nhiều thời gian để suy nghĩ về chiến lược, chế độ trách nhiệm rõ rang, bảo đảm thống nhất trong toàn tổ chức

thể trở nên căng thẳng đến mức gây bất lợi cho tổ chức

- Các chuyên gia có cùng 1 chuyên môn bị phân tán, ít có sự phối hợp chung

nghiệp nhỏ, khối lượng các công việc chức năng không phức tạp, có

đủ các chuyên gia với trình độ tham mưu cao

Ma trận

- Cho phép thực hiện cùng một lúc nhiều

dự án, sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau hoặc kinh doanh tổng hợp nhiều lĩnh vực

- Cơ cấu mang tính chất năng động, hình thành và giải thể nhanh và dễ dàng

- Linh hoạt trong thuyên chuyển nhân viên, sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn

- Phù hợp với những

dự án vừa sản xuất vừa thử nghiệm, gắng việc nghiên cứu

và sản xuất sản phẩm

- Cơ cấu này có mối quan hệ phức tạp của những người trong tổ chức, thường phát sinh mâu thuẫn giữa các bộ phận, giữa nhân viên

và người lãnh đạo dự

án

- Cơ cấu ma trận đòi hỏi phải có quy chế và điều lệ hoạt động của

tổ chức chặt chẽ

- Áp dụng phổ biến

ở các viện nghiên cứu, công ty, tập đoàn lớn, các công

ty xuyên quốc gia

Câu 2: Xây dựng mối quan hệ thông tin ở 1 doanh nghiệp mà anh chị biết, biết bộ máy doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến - chức năng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty SOTR

Nhu cầu thông tin đối với Tổng giám đốc:

Hằng ngày:

- Lịch công tác trong tuần

- Các công việc đột xuất xảy ra vượt thẩm quyền quyết định của giám đốc các phòng chức năng; ví dụ: ký duyệt nhập vật tư ngoài định mức; ký duyệt các phần chi phí vượt

dự toán;…

Hằng tuần:

- Tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế

- Khối lượng vật tư, nguyên liệu đã nhập

- Tình hình kinh doanh tại các chi nhánh có doanh thu thấp ở kỳ trước

Hằng tháng:

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

TÀI CHÍNH

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

GIÁM ĐỐC TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

GIÁM ĐỐC QUẢN TRỊ THIẾT BỊ

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

KD 1

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

KD 2

- Báo cáo tình hình kinh doanh

- Cập nhật thông tin về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình

- Kết quả thực hiện các đầu công việc sau khi cải tiến so với kỳ trước

- Phản hồi của khách hàng: tỉ lệ % phản hồi tích cực / tiêu cực

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Tài chính:

Hằng ngày:

- Lịch họp hàng ngày

- Giải quyết chi phí vượt dự toán, chi phí nằm ngoài quy chế chi tiêu nội bộ (nếu có);

ví dụ: chi nhập vật tư thiếu hụt đột xuất,…

Hằng tuần:

- Tình hình chi phí nhập vật tư (bao gồm cả vật tư trong định mức và vật tư ngoài định mức)

- Sự thay đổi giá thành nguyên vật liệu

- Khối lượng và chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho tuần tiếp theo

- Chi phí tai nạn lao động (nếu có)

- Chi phí tổ chức các hoạt động phúc lợi (sinh nhật,…)

Hằng tháng:

- Quản lý tài chính: nghiên cứu, phân tích, và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp

- Xây dựng các kế hoạch tài chính

- Khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn

- Cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai

- Tình hình chi phí tuyển dụng, đào tạo, sa thải nhân viên, cộng tác viên

- Tình hình chi phí nhập vật tư (bao gồm cả vật tư trong định mức và vật tư ngoài định mức) và giá cả xuất thành phẩm

- Tình hình chi phí mua máy móc, thiết bị

- Tình hình trả lương, phụ cấp cho nhân viên, cộng tác viên

- Chi phí tai nạn lao động

- Chi phí tổ chức các hoạt động phúc lợi (sinh nhật, tiền lễ,…)

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu kỳ tiếp theo

- Dự toán chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên

- Dự toán chi phí tổ chức an toàn lao động / xử lý tai nạn lao động

- Dự toán chi phí tu bổ, mua mới máy móc, thiết bị

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Tổ chức hành chính:

Hằng ngày:

- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động

- Những thay đổi đột xuất trong đội ngũ nhân viên, cộng tác viên

- Tình hình tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên ngoài kế hoạch

Hằng tuần:

- Tình hình nhân viên tuân thủ quy định công ty

- Tình hình thay đổi nhân viên, cộng tác viên

- Tình hình tuyển dụng, đào tạo, sa thải

- Dự kiến số lượng cộng tác viên cần tuyển dụng, đào tạo hoặc sa thải trong tuần tiếp theo

- Tình hình đảm bảo an ninh

- Tình hình tổ chức các hoạt động phúc lợi

Hằng tháng:

- Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức, hành chính, nhân sự

- Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty, thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

- Tỉ lệ biến động, thay đổi trong đội ngũ nhân viên, cộng tác viên

- Phản hồi chất lượng tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên

- Tình hình đảm bảo an ninh

- Tình hình tổ chức các hoạt động phúc lợi cho nhân viên

- Cải tiến trong công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên, cộng tác viên trong kỳ tiếp theo

- Các chỉ tiêu, thông tin khác mà Giám đốc phòng tổ chức hành chính cần

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Kinh doanh

Hằng tuần:

- Tình hình sử dụng đội ngũ cộng tác viên

- Tình hình tổ chức các sự kiện, quảng bá thương hiệu

Hằng tháng:

- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh

- Kết quả kinh doanh các chi nhánh để tìm ra nguyên nhân dẫn đến doanh thu thấp hoặc kế hoạch duy trì, tăng trưởng doanh thu

- Hoạch định kế hoạch phát triển nhân sự tại bộ phận kinh doanh

- Kết quả sau thực hiện cải tiến

- Phản hồi trực tiếp chất lượng sản phẩm từ khách hàng: tích cực / tiêu cực

- Tình hình thị trường: biến động giá cả nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm, sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh,…

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc Quản trị thiết bị:

Hằng ngày:

- Tình hình máy móc hỏng hóc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất

- Tình hình thiếu hụt nguyên vật liệu đột xuất

- Năng suất làm việc của công nhân

- Sự biến động công nhân

Hằng tuần:

- Tình hình tiến độ sản xuất

- Tình hình nhập nguyên vật liệu, thành phẩm xuất xưởng

- Năng suất làm việc của công nhân

- Sự biến động công nhân

- Tình hình chất lượng máy móc đảm bảo tiến độ sản xuất

Hằng tháng:

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu, giúp giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư, trong toàn công ty

- Chủ trì định mức tiêu hao nhiên liệu các phương tiện thiết bị theo ca, km, theo định

kỳ hàng năm hoặc đột xuất

- Chủ trì cho việc xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác bảo hiểm cho phương tiện thiết bị

- Tham mưu công tác điều động, các phương tiện thiết bị vật tư giữa các đơn vị trong công ty

- Hướng dẫn và kiểm tra các chi nhánh trong công tác quản lý vật tư thiết bị

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về thanh lý tài sản

cố định

- Tiến độ sản xuất

- Khối lượng nguyên vật liệu đã nhập

- Khối lượng thành phẩm xuất xưởng

- Bảng đánh giá chất lượng thành phẩm

- Bảng đánh giá chất lượng nguyên vật liệu

- Tình hình biến động của công nhân

- Tình hình máy móc ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất

- Các rủi ro khác ảnh hưởng đến tình hình sản xuất

Nhu cầu thông tin đối với Giám đốc chi nhánh KD 1 và 2:

Hằng ngày:

- Phản ánh của khách hàng vượt tầm kiểm soát của nhân viên, tổ trưởng,…

- Những sự cố đột xuất khác tại chi nhánh

Hằng tuần:

- Tình hình doanh thu

- Kết quả của các kế hoạch marketing (khuyến mãi, tuần lễ vàng,…)

- Phản hồi của khách hàng: tích cực/ tiêu cực

Hằng tháng:

- Xây dựng chiếc lược phát triển kinh doanh tại chi nhánh

- Tình hình doanh thu

- Thống kê kết quả và doanh thu của từng kế hoạch marketing mang lại

- Phản hồi của khách hàng: tỉ lệ tích cực/ tiêu cực

- Nguyên nhân dẫn đến tỉ lệ phản hồi tiêu cực của khách hàng cao

- Thống kê mặt hàng sản phẩm bán chạy/ tồn đọng

- Thống kê hàng tồn kho

Hệ thống thông tin doanh nghiệp bằng cấu trúc thông tin ma trận

Tổng giám đốc Giám đốc

P.Kinh Doanh

Giám đốc P.TCHC

1 Tổng giám đốc

2 Giám đốc

P.Kinh Doanh

3 Giám đốc

P.TCHC

A2: Cung cấp chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn (1 năm, 5 năm,

10 năm)

A3:

- Yêu cầu xây dựng quy chế, quy định của công ty

- Yêu cầu xây dựng khung đánh giá chất lượng nhân sự của công ty (sự tuân thủ, chuyên môn,…)

B1:

- Cung cấp tình hình doanh thu hằng tháng cho Tổng giám đốc

- Cung cấp tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh hằng tháng

- Cung cấp tỉ lệ phản hồi của khách hàng về các mặt hàng của công ty – hằng tháng

- Cung cấp kết quả thực hiện cải tiến hoạt động cải tiến kinh doanh, marketing

B3:

- Cung cấp các hợp đồng kinh doanh đã ký kết

- Cung cấp các hồ sơ, công văn nội bộ

- Cung cấp năng suất lao động của nhân viên sau đào tạo

- Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo, sa thải

C1:

- Cung cấp tình hình thực hiện quy định của công ty của nhân viên cho Tổng giám đốc

- Cung cấp các văn bản quy định, quy chế nhà nước mới ban hành

- Báo cáo kết quả thực hiện các chế độ chính sách, phúc lợi cho nhân viên

- Chất lượng đội ngũ nhân viên sau đào tạo, đội ngũ nhân viên mới tuyển dụng

- Báo cáo kế hoạch tuyển dụng, đào tạo để đảm bảo năng suất hoạt động

C2:

- Cung cấp kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng, cộng tác viên (nếu có)

- Hỗ trợ hướng dẫn quy chế, quy định cho đội ngũ nhân viên

Tất cả nội dung trao đổi thông tin nội bộ hoặc với khách hàng đều tuân thủ theo thủ tục quy trình ISO 9001:2008

Chú thích:

1 Các phòng – chi nhánh đề xuất văn phòng phẩm cần cung cấp cho phòng quản trị thiết bị

2 Phòng quản trị thiết bị kiểm tra, tiến hành đặt hàng bước 1 với công ty cung cấp

3 Công ty cung cấp gửi bảng báo giá cho phòng quản trị thiết bị

4 Phòng quản trị thiết bị tổng hợp các đề xuất và bảng báo giá cho phòng tài chính

5 Phòng tài chính kiểm tra số tiền dựa trên số tiền dự toán cho phép, trình Tổng giám đốc ký duyệt

6 Tổng giám đốc ký duyệt và chuyển lại cho phòng tài chính

7 Phòng tài chính chi đúng số tiền đã được duyệt

8 Phòng quản trị thiết bị tiến hành mua bán với công ty cung cấp

9 Phòng quản trị thiết bị chuyển văn phòng phẩm theo đề xuất của từng đơn vị

Các phòng – chi

nhánh

Phòng Quản trị

1

9

4

7