Giải pháp xử lý nợ có vấn đề tại ngân hàng TMCP công thương, chi nhánh Bắc Đà Nẵng

Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý, tổ chức HTTTKT để giúp giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý tốt hơn, thông tin số liệu chính xác và minh bạch

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

ai công b ố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác gi ả

Lê Th ị Hạnh Phúc

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Cấu trúc của luận văn 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG 7

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 7

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 9

1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức 10

1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 11 1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình 12

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG 15

1.2.1 Đặc điểm của chu trình cung ứng 15

1.2.2 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng 20

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình cung ứng 22 1.2.4 Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng 26

1.2.5 Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng 37

1.2.6 Kiểm soát tổ chức thông tin 37

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 42

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC VÀ VẬT TƯ TẠI BỆNH

VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 43

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 43

2.1.1 Giới thiệu 43

2.1.2 Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh viện Đa Khoa Quảng Nam 44

2.1.3 Cơ chế quản lý tài chính tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 45

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 45

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 48

2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán 48

2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 49

2.2.3 Thực trang tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý 54

2.2.4 Thực trạng tổ chức thông tin của chu trình cung ứng 57

2.2.5 Thực trạng báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình cung ứng 74

2.2.6 Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng75 2.2.7 Đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 80

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BVĐK QUẢNG NAM 80

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ TẠI BỆNH

VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 82

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng 82

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức và mã hóa dữ liệu 91

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng 96

3.2.4 Hoàn thiện báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng 105

3.2.5 Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng 107 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 110

KẾT LUẬN 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BVĐKQN : Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam

CNTT : Công nghệ thông tin

1.4 Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác

trong đơn vị

11

1.6 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 19 1.7 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 22 1.8 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 27 1.9 Sơ đồ tổ chức thông tin trong quy trình xử lý đặt hàng 28 1.10 Sơ đồ tổ chức thông tin trong quy trình xử lý nhận hàng 32 1.11 Sơ đồtoán tổ chức thông tin trong quy trình cập nhật hóa đơn

mua hàng và theo dõi thanh toán

2.7 Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình xác định nhu cầu mua và

xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế

63

2.13 Phần mềm theo dõi hạn sử dụng của thuốc 69

3.6 Sơ đồ hoàn thiện chu trình luân chuyển chứng từ trong quy

trình ghi nhận và thanh toán cho nhà cung cấp

90

3.7 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu

mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế

97

3.8 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận mua

thuốc, vật tư y tế

101

3.9 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận, theo

dõi và thanh toán cho nhà cung cấp

104

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhân dân Khi chất lượng cuộc sống ngày càng được cải thiện thì nhu cầu khám chữa bệnh càng nhiều, đòi hỏi chất lượng phục vụ khám chữa bệnh cũng như nâng cao năng lực hoạt động toàn diện của bệnh viện Ngoài việc phát triển về cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ y bác sĩ, trang thiết bị thì các bệnh viện cần nâng cao hiệu quả hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý bệnh viện để giám sát hoạt động bệnh viện một cách toàn diện, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp chẩn đoán bệnh chính xác hơn, kế thừa được các thông tin, dữ liệu, tài chính minh bạch hơn

Một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác khám chữa bệnh của bệnh viện đó là vấn đề cung ứng thuốc, vật tư y

tế (TVT) đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng của khoa dược bệnh viện

Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế một cách khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và quản lý nội bộ bệnh viện

Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong quá trình cung ứng thuốc, vật tư y

tế tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam (BVĐKQN) mặc dù đã mang lại những hiệu quả tích cực nhưng do việc ứng dụng CNTT còn non trẻ nên vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm: việc xây dựng giá kế hoạch chưa hợp lý; việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu thường kéo dài và chậm trễ, quản lý công tác đấu thầu còn thủ công gây nhầm lẫn, sai sót; một số yêu cầu thuốc mới, thuốc không có trong danh mục thuốc cần mua không được cập nhật trực tiếp từ các khoa phòng yêu cầu; việc kiểm tra xử lý dự trù thuốc không có căn cứ, bộ phận kế toán không cập nhật kịp thời về số lượng cũng như giá trị thuốc, vật

tư y tế nên kế toán không chủ động trong việc lập dự toán tài chính, phần mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, thông tin thiếu độ tin cậy, sử dụng chưa linh hoạt, thông tin chưa khai thác triệt để, nhân viên sử dụng chưa tận dụng hết các chức năng của phần mềm Các sản phẩm thông tin không có tính kế thừa giữa các bộ phận Điều này khiến cho việc cập nhật số liệu giữa khoa, phòng chậm trễ, không được liên tục, đôi lúc mất số liệu, hay phần mềm lỗi Việc theo dõi thuốc, vật tư y tế nhập kho, tồn kho không chi tiết theo từng bảng dự trù Việc cung ứng thuốc không kịp thời, dẫn đến khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng thuốc, vật tư y tế Việc quản lý thuốc còn kém dẫn đến thuốc hết hạn, mất mác gây tổn thất cho bệnh viện

Từ những tồn tại trên, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản

lý bệnh viện, Tôi chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong

Nam” để làm đề tài nghiên cứu của luận văn

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khái quát các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức

- Khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN

- Đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trực tiếp chính là thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN

Phạm vi nghiên cứu: Đề tại này chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN

4 Phương pháp nghiên cứu

- Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của HTTTKT, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng đối với các chu trình khác trong HTTTKT

- Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện trong hệ thống thực tại bệnh viện

- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết, về quy trình luân chuyển chứng

từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại đơn vị

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- V ề mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận

cơ bản về HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện

- V ề mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng,

tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại về ứng dụng CNTT trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN Trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống tin học kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của đơn

vị

5 Cấu trúc của luận văn

Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng tại các Bệnh viện

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện nay trong các bệnh viện còn nhiều bất cập, chưa góp phần mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và hỗ trợ thực hiện tác nghiệp tại các bộ phận chức năng Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý, tổ chức HTTTKT để giúp giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý tốt hơn, thông tin số liệu chính xác và minh bạch hơn Khi thực hiện nghiên cứu đề tài này tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan, cụ thể như:

Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo

trình h ệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ

khái quát đến cụ thể các nội dung của HTTTKT trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức, mối quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng

bộ mã, kiểm soát HTTTKT, chức năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định

rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào, để

tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng CNTT

Tác giả Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường (2010), Giáo trình HTTTKT, nhà xuất bản giáo dục Việt Nam, tác giả đã khái quát về tổ chức HTTTKT, tổ chức thu thập thông tin ban đầu, tổ chức hệ thống hóa thông tin

kế toán, tổ chức thông tin kế toán theo phần hành và tổ chức cung cấp thông tin kế toán

Trần Thị Thanh Tâm (2013), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán

trong chu trình cung ứng tại công ty cổ phần Cẩm Hà, cho rằng thông tin kế

toán trong chu trình cung ứng khi được hoàn thiện phải có tính kết nối và thống nhất toàn HTTTKT trong doanh nghiệp, đảm bảo được chức năng của

kế toán trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, thông tin phục vụ phải kịp thời, chính xác, cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán phải đồng nhất để tích hợp và kết xuất thông tin dễ dàng, tạo điều kiện để cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ổn định, tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm

Hoàng Thị Minh Hiền (2012), Hoạt động cung ứng thuốc tại bệnh viện

H ữu Nghị - Thực trạng và một số giải pháp, mô tả thực trạng cung ứng thuốc

tại Bệnh viện Hữu Nghị từ năm 2004-2010 và tác giả đã phân tích được những ưu nhược điểm bất cập chính yếu trong hoạt động cung ứng thuốc Bên cạnh đó tác giả đưa ra những giải pháp kỹ thuật trong việc quản lý thuốc trong

kê đơn nội ngoại trú và triển khai hoạt động đấu thầu thuốc tại bệnh viện Từ những kết quả nghiên cứu tác giả đề xuất mô hình hoạt động cho khoa dược bệnh viện và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cung ứng tại bệnh viện Hữu Nghị

Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hoàn thiện công tác kế toán trong điều

ki ện ứng dụng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, phân tích những lý luận cơ bản

về hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán, phân hệ kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện để khẳng định tầm quan trọng của ERP trong công tác quản lý tài chính tại bệnh viện Tác giả cũng làm rõ tầm quan trọng của HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP là chìa khóa để đem đến hiệu quả cho công tác kế toán tại bệnh viện Tác giả đã đi sâu phân tích thực trạng công tác kế toán tại Bệnh Viện C Đà Nẵng Qua nghiên cứu lý luận, thực tế Tác giả đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh Viện C Đà Nẵng trong thời gian tới

Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chu trình – hướng

hoàn thi ện hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công, nêu ra sự cần

thiết phải tổ chức HTTTKT theo chu trình, nêu ra các chu trình kế toán trong bệnh viện công: chu trình thu viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình tài chính

Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hoàn thiện hệ thống thông tin

k ế toán tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, nêu sự cần

thiết phải ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện và việc hoàn thiện HTTTKT bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể Những nghiên cứu này sẽ giúp hoàn thiện HTTTKT trong các Bệnh Viện tại Việt Nam hiện nay

Ngoài những công trình nghiên cứu trên, còn có rất nhiều các tác giả khác cũng đã nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong bệnh viện như: Bác sỹ

Phan Xuân Trung, Lê Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các

c ơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, các cán

bộ nhân viên ngành y tế, ngành CNTT

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng

thu ốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam” là đề tài nghiên cứu

riêng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế trong bệnh viện Như ta biết thuốc, vật tư y tế rất quan trọng đối với bệnh viện, liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người bệnh Do đó, yêu cầu phải mua đúng thuốc, đúng vật tư và quản lý thuốc, vật tư y tế phải thật chính xác để người bệnh mau chóng khỏi bệnh Không chỉ vậy, quy trình lập kế hoạch, đấu thầu, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và thanh toán phải đầy đủ, kịp thời tất cả các loại thuốc men, dịch truyền, vật tư

y tế với giá tồn kho hợp lý nhất để giảm chi phí cho bệnh viện, đồng thời tạo một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quá trình hoạt động và quản lý tại bệnh viện

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

H ệ thống thông tin kế toán: “Đối với các tổ chức là đơn vị hành chính

sự nghiệp, HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan về tình hình tài sản, nguồn kinh phí, quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị và lưu chuyển tiền của tổ chức, đơn vị ở mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu

về thông tin của người sử dụng Các chức năng chính của HTTTKT là thông tin và kiểm tra” [7, tr 22]

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Hình 1.1: Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin với kế toán

Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của đơn vị, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong đơn vị

Hệ thống

kế toán

Hệ thống Hệ thống thông tin thông tin

kế toán

Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân

Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể

từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp

kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương

pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, CSDL, sổ sách )

Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử

dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài đơn vị, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong đơn vị

Dữ liệu

kế toán

Thông tin kế toán

Phần cứng

Phần mềm

Cơ sở dữ liệu

Các quy trình, thủ tục Con

người

Trong các yếu tố của HTTTKT, quy trình xử lý kế toán là phức tạp nhất,

vì vậy để hiểu rõ về HTTTKT cần nắm được quy trình xử lý kế toán trong một đơn vị

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị

Hình 1.3: Quy trình kế toán trong đơn vị

Nhật kí

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Chứng từ

kế toán

Báo cáo Tài chính

Các sổ chi tiết

Các bảng tổng hợp chi tiết

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN CHI TIẾT

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ghi nhận

Xử lí

Báo cáo

Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một đơn vị cần được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ và khoa học Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn

vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể

khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như ở Hình 1.3

năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát

sinh trong đơn vị

- X ử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán Trên cơ sở các dữ

liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu

cầu của quản lí

với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử

dụng

1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong đơn vị, tổ chức

Hệ thống thông tin trong đơn vị là một hệ thống đa dạng, phức tạp với

nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt

động của đơn vị có hiệu quả

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT Các

hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và

từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình Ví dụ, HTTTKT cung cấp thông tin về tình hình nguyên vật liệu tồn kho cho bộ phận

cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng

Hình 1.4: Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị

Như vậy HTTTKT cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra

1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán

Đầu vào của HTTTKT gồm có: công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu gồm 4 nội dung chủ yếu (xác định và khai báo các thông số của hệ thống; xây dựng

Hệ thống thông tin bán hàng

AIS

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin tài chính

MIS

và khai báo các bộ mã; khai báo các số dư ban đầu; phân quyền sử dụng phần mềm và quản trị hệ thống) Dữ liệu làm cơ sở đầu vào cho mỗi kì hạch toán gồm các nội dung sau: dữ liệu tồn cuối kỳ trước; dữ liệu phát sinh trong kỳ;

xử lý và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ

Tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán: tập tin hệ thống; tập tin danh mục từ điển; tập tin danh mục biến động; tâp tin tồn; tập tin trung gian xử

lý và báo cáo

Đầu ra của HTTTKT: sổ kế toán; báo cáo kế toán; thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán; sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau

1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một đơn vị đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm: chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình Cung ứng, chu trình Chuyển đổi và chu trình Tài chính như sau:

Chu trình Chức năng Hoạt động

và thu tiền khách hàng

- Nhận và trả lời yêu cầu của khách hàng

- Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Lập hóa đơn

- Xuất kho giao hàng

- Theo dõi các khoản phải thu

sự kiện phát sinh liên quan đến việc mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp (NCC)

- Yêu cầu hàng hóa / dịch vụ

- Lập, xét duyệt và gởi đơn hàng đến NCC

- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa

- Chấp nhận thanh toán

- Thanh toán tiền NCC

- Theo dõi nợ phải trả

- Ghi sổ và lập báo cáo

- Dự báo nhu cầu tiền

- Phát hành cổ phiếu cho nhà đầu tư

- Vay ngân hàng

- Chi trả cổ tức và lãi vay

- Lập báo cáo

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lí trong từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT Bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình tình và tiến triển của công việc cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác

M ục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:

- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình

- Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt được hiệu quả cao nhất Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm

vụ của chu trình Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàn đơn vị nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất

- Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn đơn vị

- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của đơn vị, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm

Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình đặt ra yêu cầu phải ứng dụng CNTT trong quá trình xử lí, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng

trong đơn vị Để HTTTKT thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của đơn vị, việc thực hiên tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG

ỨNG

1.2.1 Đặc điểm của chu trình cung ứng

thanh toán với nhà cung cấp Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua

hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho,

kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp

và ngân hàng

vụ được đặt là cần thiết; Nhận hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hàng (ĐĐH), bảo quản vật tư hàng hóa cho đến khi đưa vào sử dụng; Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và chính xác; Ghi chép và phân loại các loại chi phí một cách nhanh chóng và chính xác; Theo dõi cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng NCC trên sổ kế toán chi tiết phải trả người bán; Đảm bảo tất cả các khoản phải chi trả đều chính xác, hợp lý và đúng lúc; Theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

b Ch ức năng của chu trình cung ứng

Hình 1.5: Các chức năng của chu trình cung ứng

Xác định nhu cầu

Đặt hàng

Nhận hàng

và bảo quản

Chấp nhận thanh toán

Chi tiền thanh toán

Chi

sổ cái

TK

Lập báo cáo

Dịch

vụ

Theo dõi

nợ phải trả

- Nh ận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa và dịch vụ: Bộ phận mua hàng dựa

trên việc so sánh số lượng hàng tồn kho với kế hoạch sử dụng của từng loại hoặc số lượng hàng tồn kho tối thiểu để xác định lượng nhu cầu sử dụng và

dự trữ Bộ phận mua hàng cũng có thể dựa trên cơ sở giấy yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu để đề xuất mua hàng, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyền

phê duyệt

- Đặt hàng: Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng,

bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng và lựa chọn NCC phù hợp

- Nh ận hàng và nhập kho hàng: Chức năng nhận, kiểm tra và nhập kho

được bộ phận nhận hàng thực hiện tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm hàng được giao Sau khi làm xong các thủ tục nhập kho, trách

nhiệm bảo quản vật tư hàng hóa thuộc về bộ phận quản lý kho

nhập kho được thực hiện xong, bộ chứng từ nhận hàng và hóa đơn của NCC

sẽ được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán và làm thủ tục thanh toán Kế

toán thanh toán có chức năng theo dõi việc thanh toán với NCC Thông thường có hai phương pháp tổ chức theo dõi thanh toán: thanh toán theo hóa đơn và kết chuyển số dư của từng NCC hoặc đơn vị có thể kết hợp cả hai hình

thức trên

đã thỏa thuận trước, đến thời điểm thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết để kế toán tiền gửi ngân hàng hoặc kế toán tiền mặt thanh toán tiền hàng cho NCC bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền

mặt

- X ử lý các nghiệp vụ bất thường phát sinh: Trả lại hàng hóa hoặc giảm giá

hàng mua, chiết khấu mua hàng hoặc các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng

c M ối quan hệ giữa các bộ phận của chu trình cung ứng

Trong chu trình cung ứng, chức năng tài chính kế toán là tham gia hạch toán, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi các khoản phải trả cho NCC và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán Thông tin do kế toán cung cấp giúp cho nhà quản trị hàng tồn kho đưa ra quyết định liên quan đến thời điểm mua hàng, lượng hàng cần mua, quy cách, chất lượng, số lượng, giá cả phù hợp nhất nhằm giảm thiểu đến mức thấp nhất các khoản chi phí trong chu trình cung ứng Bên cạnh đó bộ phận tài chính kế toán phải theo dõi, kiểm soát được thời hạn thanh toán theo từng hóa đơn để hưởng các khoản chiết khấu bán hàng, tính được lượng tiền và thời điểm thanh toán cho từng khách hàng, từ đó có cơ sở để lập kế hoạch huy động vốn Ngoài ra kế toán còn cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định liên quan đến các chính sách mua hàng dài hạn, phương thức thanh toán, tín dụng, chiết khấu thanh toán

Hình 1.6: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Mua hàng

Tài chính/

Kế toán

Nhận hàng

Kho hàng

Dự toán tiền mặt

Kiểm soát tồn kho

Theo dõi thanh toán

Chi tiền

Kế toán tổng hợp

Xác định nhu cầu

Đặt hàng

Nhận hàng

và bảo quản

Chấp nhận thanh toán

Chi tiền thanh toán

Theo dõi thanh toán

Lập báo cáo

Cung ứng/

Tồn kho

1.2.2 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng

Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình cung ứng gồm:

lập bởi các bộ phận trong đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm các thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được chấp thuận bởi người quản lý bộ phận yêu cầu

- Đơn đặt hàng (purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận

mua hàng, xác định yêu cầu của đơn vị với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán Nếu đặt hàng được người cung cấp chấp thuận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa đôi bên

hàng, chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận, số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho Thông tin hàng nhận được chuyển đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng, kho hàng

liệt kê các mặt hàng, loại hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định Phiếu đóng gói được NCC lập ra khi đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa

hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán tiền của người mua đối với người bán

- Ch ứng từ thanh toán (voucher): Đây là chứng từ được sử dụng trong hệ

thống thanh toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó

- Ch ứng từ trả lại hàng mua (debit memo): Chứng từ này được bộ phận

mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại

toán tiền cho NCC

Trên thực tế, khi đơn vị tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chúng từ và số lượng chứng từ tham gia vào chu trình cung ứng này cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn nhiều Bộ chứng từ nhập khẩu thường bao gồm các loại chứng từ như sau:

phiếu, lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự

từ vận tải (transport document); Chứng từ bảo hiểm (insurance policy); Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O); Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality); Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity); Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight); Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list); Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate); Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate); Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate); Giấy chứng nhận khử trùng

(fumigation certificate); Các chứng từ khác

Hình 1.7: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình cung ứng

a C ơ sở dữ liệu

CSDL là tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang,

có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng, trong điều kiện kế toán thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy, cấu trúc dữ liệu chính là các mẫu biểu chứng từ, sổ sách Ngày nay với ứng dụng CNTT, dữ liệu được lưu trữ thường là đĩa từ, băng từ, và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin CSDL

CSDL kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc về tình hình và sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán, được lưu trữ trong các tập tin

có quan hệ với nhau, được quản trị một cách thích hợp nhất bởi một hệ quản trị CSDL nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTTKT là xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu được lưu giữ trong các tập tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với mỗi thuộc

BP nhận hàng

Kế toán công nợ phải trả

Kế toán công nợ phải trả

tính cần quản lý các đối tượng hay nghiệp vụ Mỗi bản ghi mô tả các thuộc tính của đối tượng hay nghiệp vụ kinh tế xác định

Tóm lại hệ thống CSDL là nơi dùng để lưu trữ, xử lý thông tin Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ như thế nào để tối ưu nhất, ít tốn kém nhất nhưng phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị là quan trọng Để đưa ra một quyết định cần phải có thông tin, thông tin cung cấp có chất lượng thì phải thể hiện được quá khứ, hiện tại và dự báo được tương lai Muốn vậy hệ thống CSDL chuyên cung cấp thông tin phải được tiêu chuẩn hóa, phải được tổ chức và lựa chọn một cách hợp lý thiết thực để ghi nhận thông tin Thiết kế một CSDL sao cho việc thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp dư thừa, khi cần

có thể lấy được thông tin nhanh nhất hữu ích nhất cho việc quản lý đơn vị và

hỗ trợ quá trình ra quyết định Ngoài ra hệ thống CSDL phải được duy trì với thời gian đủ dài và xuyên suốt cả quá trình hình thành và phát triển của đơn

vị, đảm bảo tính an toàn và mức độ tin cậy cao

C ấu trúc của một số tập tin thường sử dụng trong chu trình cung ứng

SĐT/

Email

Mã số thuế

Số tài khoản

Thời hạn thanh toán

Hình thức chiết khấu

Số lượng đặt hàng tối ưu

Số lượng tồn kho hiện tại

- Tập tin Yêu cầu mua hàng:

Số yêu cầu mua hàng Mã đơn vị yêu cầu Ngày yêu cầu Ngày giao hàng

- Tập tin Chi tiết yêu cầu mua hàng:

Số yêu cầu mua hàng Mã hàng hóa ĐVT Số lượng Mô tả hàng hóa

- Tập tin Đơn đặt hàng:

Số ĐĐH Số yêu cầu

mua hàng Mã NCC

Ngày đặt hàng

Ngày yêu cầu giao hàng

Ngày giao hàng thực tế

- Tập tin Chi tiết đơn đặt hàng:

Số ĐĐH Mã hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Mô tả hàng hóa

Mã nhân viên nhận hàng

- Tập tin Phiếu nhập kho:

Số phiếu nhập kho Ngày Mã kho Mã NCC Mã nhân viên nhập hàng

- Tập tin Chi tiết phiếu nhập kho:

Số phiếu nhập kho Mã hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Số ĐĐH

- Tập tin Hóa đơn mua hàng:

Số hóa

đơn Ngày

Mã NCC Số PNK

Số ĐĐH

Số tiền chưa thuế

Thuế GTGT

Số tiền tổng cộng

Thời hạn thanh toán

Ngày thanh toán

Mã hóa là cách thức để thực hiện phân loại, xắp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là HTTTKT Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó

Trong điều kiện tin học hóa hệ thống kế toán, máy móc không thể nhận diện được các đối tượng nếu như những ký hiệu của đối tượng không phải là duy nhất Vì vậy, việc mã hóa các đối tượng luôn là vấn đề đặt ra trước hết khi tiến hành vận hành HTTT KT

Mã hóa là công tác tối ưu hóa rất đặc biệt, công tác này thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng, những mục tiêu đó là: Nhận diện rõ, không nhập nhằng một đối tượng

trong tập hợp các đối tượng; Biểu diễn đối tượng bằng những ký hiệu ngắn gọn; Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng; Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu; Đảm bảo tính bảo mật

* B ộ mã được xây dựng phải đảm bảo các đặc tính sau: Tính duy nhất

và tính kén chọn; Tính uyển chuyển sống lâu; Tiện lợi khi sử dụng

+ Mã tuần tự: Mỗi đối tượng mới xuất hiện sẽ được gán cho một con số

kế tiếp theo thứ tự thời gian Cách tạo mã này có ưu điểm đơn giãn, dễ thực hiện, dễ tạo mã, nhận diện duy nhất một đối tượng Nhưng có nhược diểm là không cho phép gợi nhớ đặc tính của đối tượng, không cho phép chèn mã giữa hai mã đã có

+ Mã số tuần tự theo từng khoảng cách khoảng: Dùng những loạt số liên tiếp để mã hóa những đối tượng có đặc tính chung và để dành những chỗ trống để có thể giữ cho mã không bị xáo trộn cho dù chèn thêm mã Trong mỗi khoảng cách như vậy người ta dùng mã tuần tự Ưu điểm của phương pháp này là mã đối tượng sẽ không nhập nhằng và lẫn lộn khi không có đối tượng cần mã hóa thuộc nhiều giới hạn, cho phép chèn mã giữa hai mã liên tiếp Tuy nhiên nhược điểm của nó là khó xác định khoảng cách trong từng phân đoạn, không hoặc có rất ít ý nghĩa, không có tính chất gợi nhớ

+ Mã số có ý nghĩa: Mã được tạo bởi các ký tự chọn để mã hóa có thể gợi nhớ hoặc mang một vài thuộc tính của đối tượng Mã ý nghĩa gồm:

Mã g ợi nhớ: Những ký tự lựa chọn cho phép gợi nhớ dễ dàng ý nghĩa

vĩnh cửu của đối tượng

Ưu điểm của phương pháp này là bộ mã đơn giãn, dể hiểu, tiện dụng cho các công tác mã hóa bằng tay, mã số dễ dàng nới rộng Nhược điểm là khả năng xảy ra nhập nhằng giữa các mã rất cao, không thuận lợi cho công tác mã hóa thiết bị

+ Mã ghép nối: Mã được chia làm nhiều vùng, mỗi vùng tương ứng với mỗi đặc tính mô tả đối tượng cần đưa vào quản lý Ưu điểm của bộ mã này là nhận diện không nhập nhằng, có khả năng phân tích trong thống kê, có khả năng kiểm tra một số đặc tính Tuy nhiên nhược điểm của bộ mã này là cồng kềnh đặc tính lựa chọn mã hóa phải có tính ổn định cao gây khó khăn trong việc tổ chức tiến hành tạo lập

+ Mã số đẳng cấp: Mã hóa theo thứ tự từ cấp độ tổng quát đến cấp độ chi tiết của từng đối tượng Ưu điểm của phương pháp tạo mã này là rất thuận tiện cho việc phân tích, tổng hợp các đối tượng, thành lập mã dễ dàng Nhược điểm của phương pháp này là bộ mã tạo được thường cồng kềnh khi đối tượng phân tích nhiều

Khi lựa chọn các phương pháp mã hóa cần lưu ý các vấn đề: Tận dụng các bộ mã đã có sẵn, xác định trật tự ưu tiên cho các tiêu thức lựa chọn và tham khảo ý kiến của những người sử dụng trước khi lựa chọn tính chất của

mã số Cuối cùng cần kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính đưa vào mã số kiểm tra khả năng nới rộng của bộ mã Trong thực tiễn để xây dựng một bộ

mã cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết Đó chính là nhu cầu về quản lý đối tượng Từ những yêu cầu này tiến hành xác định tập hợp đối tượng phải mã hóa về mặt chất và mặt lượng Mặt chất bao gồm các thuộc tính cần được mã hóa, thuộc tính nào được giữ lại và mối liên hệ của chúng Mặt lượng là sự dự báo những biến động của đối tượng trong tương lai

1.2.4 Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng

Tổ chức dữ liệu của HTTTKT trong chu trình cung ứng gồm 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình cung ứng: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lý đặt hàng; Làm thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa; Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chi thanh toán cho

NCC; Phân tích tình hình cung ứng và lập báo cáo

Hình 1.8: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng

Đặt hàng

Nhận hàng

Báo cáo

và phân tích

Chấp nhận

và theo dõi thanh tóan

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp

Các nhà quản lí

Chấp thuận

Phê duyệt nhà cung cấp

Nhu cầu về số lượng

Số lượng thực nhận Hàng hóa

(cùng với Phiếu giao hàng)

Dữ liệu tồn kho Đặt hàng

Dữ liệu về các lần đã mua

Dữ liệu đặt hàng

Dữ liệu thanh toán Các chứng từ

nhận hàng

a Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý đặt hàng

Hình 1.9: Sơ đồ tổ chức thông tin kế tóan trong quy trình xử lý đặt hàng

Đơn đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

Nhập

Dữ liệu

Dữ liệu Yêu cầu mua hàng

Dữ liệu Hàng tồn kho

Dữ liệu đặt hàng

In yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng

In đơn đặt hàng

N

N

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

Đơn đặt

hàng

Kế toán thanh toán

Bộ phận nhận hàng Nhà cung cấp

Phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền

Kế toán hàng

tồn kho hoặc

các bộ phận

có yêu cầu

Hoạt động quan trọng đầu tiên trong chu trình cung ứng là đặt mua hàng Quyết định chủ chốt được đưa ra trong bước đầu tiên là phải xác định mua mặt hàng nào, mua khi nào và mua bao nhiêu, cũng như quyết định mua hàng

từ NCC nào Những yếu kém trong chức năng quản lý hàng tồn kho có thể tạo

ra những vấn đề đáng lưu ý như việc ghi nhận thông tin đặt hàng không chính xác gây ra việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất

Trong hoạt động đầu tiên của chu trình cung ứng “Đặt hàng” sẽ được khởi đầu từ “Phiếu yêu cầu”

Phi ếu yêu cầu mua hàng hoá hoặc nguyên vật liệu: là chứng từ được lập

bởi các bộ phận trong đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hoặc được kích hoạt tự động bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho khi hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu đã được qui định trước; Nội dung của phiếu yêu cầu phải được trình bày đầy đủ về: số thứ tự của Phiếu yêu cầu mua hàng, ngày yêu cầu, chủng loại, số lượng hàng hóa, yêu cầu về thời gian, địa điểm nhận hàng, mã bộ phận yêu cầu Phiếu yêu cầu phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu và sau đó sẽ được chuyển đến nhân viên mua hàng thuộc bộ phận cung ứng

Nhân viên bộ phận cung ứng nhập vào hệ thống máy tính các thông tin

của yêu cầu mua hàng đã được ký duyệt vào chương trình, các thông tin này

sẽ được cập nhật vào tập tin Phiếu yêu cầu mua hàng và Chi tiết phiếu yêu

cầu mua hàng

Tiếp đến chương trình tự động kiểm tra dữ liệu xếp hạng của các NCC

trên tập tin Danh mục các nhà cung cấp để xác định NCC nào có đủ điều

kiện cung ứng cho các lô hàng này Trong hoạt động cung ứng, việc quyết định lựa chọn NCC cho những mặt hàng cũng rất quan trọng Căn cứ vào dữ liệu của các NCC trong những lần mua trước về giá cả, chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng để nhận diện ra những NCC tiềm năng và đánh giá thành

tích của từng NCC có triển vọng Trong trường hợp mặt hàng yêu cầu chưa được cung ứng bởi NCC nào từ trước đến nay, nhân viên đặt hàng phải báo cáo lên cấp có thẩm quyền lựa chọn và phê duyệt dựa trên các thông tin từ nhiều nguồn khác hoặc NCC được lựa chọn từ kết quả đấu thầu

Sau khi NCC đã được xác định, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ vào các

tập tin dữ liệu đặt hàng gồm: tập tin Đơn đặt hàng và Chi tiết đặt hàng

Trên CSDL đã được lưu trữ trên các tập tin này, chương trình cho phép in

Đơn đặt hàng Nội dung Đơn đặt hàng phải trình bày đầy đủ các nội dung về:

Số thứ tự ĐĐH; Ngày đặt hàng; Mã số, tên và địa chỉ của NCC; Chủng loại, quy cách và số lượng hàng hóa; Giá bán; Điều kiện thanh toán, điều kiện chiết khấu; Địa điếm và thời gian giao hàng.; Đơn đặt hàng được gửi cho NCC xác nhận qua email hoặc fax Đây là chứng từ có thể được coi là khế ước thỏa thuận giữa người mua và người bán thay cho hợp đồng mua bán

Thông thường, nhiều đơn đặt hàng được lập nhằm thỏa mãn một phiếu yêu cầu mua hàng duy nhất, bởi vì nhiều mặt hàng được yêu cầu cùng lúc lại được cung cấp bởi nhiều NCC khác nhau Tuy nhiên, số lượng hàng đặt trong các đơn đặt hàng cũng có thể khác với số lượng ghi trong phiếu yêu cầu mua hàng nhằm tận dụng lợi thế giảm giá khi mua với số lượng lớn Nhiều công ty mua duy trì việc sắp đặt mua bán đặc biệt với những NCC quan trọng Một trong những sắp đặt đó là việc sử dụng đơn đặt hàng trọn gói Một đơn đặt hàng trọn gói là một cam kết mua những mặt hàng nhất định ở mức giá được định trước từ một NCC nhất định trong một thời kỳ thường là một năm Đơn đặt hàng trọn gói giúp đảm bảo cho người mua có được nguồn nguyên liệu ổn định cho quá trình sản xuất

Đơn đặt hàng sau khi đã được ký duyệt bởi người có thẩm quyền và có xác nhận của NCC sẽ được lưu tại bộ phận mua hàng 1 liên và chuyển cho

các bộ phận có liên quan Một liên Đơn đặt hàng được gởi đến bộ phận nhận

hàng để bộ phận này chuẩn bị các thủ tục nhận hàng kịp thời khi hàng về, một liên khác gởi cho bộ phận kế toán theo dõi thanh toán và kiểm soát toàn

bộ quá trình cung ứng và chủ động trong việc theo dõi thanh toán, và một liên gởi cho bộ phận có yêu cầu

Trong trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm quản trị trong toàn hệ thống thì thông tin đặt hàng sẽ được phát tán dưới dạng thông báo cho các bộ phận liên quan theo các luồng dữ liệu kết nối nội bộ trong đơn vị dưới dạng mẫu tin điện toán thay cho việc phải gửi các chứng từ gốc bằng giấy tờ

b T ổ chức thông tin trong quy trình nhận hàng

Hoạt động quan trọng thứ hai trong chu trình cung ứng là việc nhận và lưu trữ hàng hoá đã được đặt mua

Khi hàng đã về, bộ phận nhận hàng tiến hành các thủ tục kiểm hóa hàng hóa, nghĩa là hàng hóa sẽ được kiểm về chất lượng, mẫu mã, qui cách hàng hóa và được cân đo đong đếm, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Đơn đặt

hàng, Phiếu giao hàng của NCC cũng như hàng hóa thực tế nhận được Công

đoạn này giúp hoàn thành mục tiêu thứ hai của chu trình cung ứng là: hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hàng Khi hàng hóa mua về thỏa các điều kiện đã được chấp nhận, bộ

phận nhận hàng tiến hành cập nhật dữ liệu vào tập tin Nhận hàng và in Phiếu

nh ập kho

Bộ phận nhận hàng có 2 trách nhiệm chính: Quyết định có chấp nhận hàng hay không; Kiểm lại số lượng, chất lượng hàng được giao; Việc chấp nhận những hàng hóa không được đặt mua sẽ dẫn đến kết quả phí phạm thời gian và không gian kho chứa trong việc xử lý và lưu trữ những mặt hàng đó cho đến khi chúng được trả lại