THỰC TRẠNG CÔNG tác văn THƯ của bộ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH và xã hội

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc đề tài 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 3 1. Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc . 3 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc 3 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc: 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc 8 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.1. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.2. Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành. 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản 12 2.2 .1.2 Quản lý văn bản. 15 2.2.1.3Quản lý và sử dụng con dấu: 20 2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 20 2 .2.2. Công tác lưu trữ 21 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 21 2.2.2.2. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC, HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 25 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 2. Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 25 3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 25 4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Lưu trữ : 27 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ. 27 C.KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người ngày càng cao Việc trao đổi thông tin hàng ngày cũng diễn ra nhiều hơn với nhiều hình thức trao đổi khác nhau, tuy nhiên trao đổi thông tin bằng văn bản vẫn được phổ biến nhất Nguồn thông tin bằng văn bản cũng là nguồn tin đáng đầy đủ và đáng tin cậy nhất Đây cũng là 1 phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, mà bộ phận trực tiếp lưu giữ những văn bản này chính

là bộ phận văn thư của cơ quan

Công tác Văn thư đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào từ khi thành lập Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trong phạm vi cả nước Công tác văn thư ở Bộ có vị trí và vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan: là đầu mối thông tin của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội; có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp

vụ đối với các đơn vị trực thuộc, đơn vị sự nghiệp

PHẦN I GIỚI THIỆU VÀI NÉT

VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ

1.1.1 Sự ra đời

Bộ Lao động- TB và XH được thành lập trên cơ sở sáp nhập của 2 cơ quan là: Bộ Lao động và Bộ Thương binh – Xã hội trước đây

* Bộ Lao động:

Bộ Lao động có tiền thân là Nha lao động TW thuộc Bộ xã hội, là cơ quan quản lý lao động của Nhà nước Việt Nam DCCH, được thành lập dựa trên Sắc lệnh số 64 ngày 8/5/1946 Sau đó Nha lao động TW giải thể theo Sắc lệnh số

215 ngày 20/11/1946 Đến ngày 28/11/1946 Chính phủ ra Sắc lệnh số 266-SL chính thức thành lập Bộ Lao động Để kiện toàn tổ chức của Bộ Lao động, ngày 26/10/1961 Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 172-CP quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Lao động Đến năm 1963, Hội đồng CP lại ban hành Nghị định số 187- CP ngày 20/12/1963 để tiếp tục kiện toàn tổ chức của Bộ Lao động

* Bộ thương binh và xã hội:

Theo đề nghị của Hội đồng CP ngày 6/6/1975, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá V, ngày 8/7/1975 Uỷ ban thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 1960/QH-HC thành lập Bộ thương binh và Xã hội trên cơ sở bộ phận làm công tác thương binh liệt sỹ của Bộ Nội vụ cũ Để kiện toàn tổ chức của Bộ thương binh và Xã hội, ngày 25/9/1979 Hội đồng CP ra Nghị định số 351/CP ban hành bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thương binh và Xã hội

Ngày 16/02/1987 thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ

VI về đổi mới cơ chế quản lý, tinh giảm và nâng cao hiệu lực bộ máy nhà nước, Hội đồng nhà nước đã ra Quyết định số 782/HĐNN hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh và Xã hội thành Bộ Lao động- Thương binh và Xã

hội.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ

1.1.2.1 Chức năng

Tại Nghị định 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có quy định: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là

cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực, lao động - tiền lương, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, an toàn – vệ sinh lao động, người có công, bảo trợ xã hội, trẻ em, bình đẳng giới, phòng chống tệ nạn xã hội trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công trong các ngày, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước của bộ

1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn tại Nghị định số 123/2016/NĐ – CP ngày 01/09/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ quyền hạn cụ thể

Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, Nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của

Bộ đã được phê duyệt, các dự án đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác theo

sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực lao động, người

có công và xã hội

Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, năm năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, các công trình, dự án quan trọng về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ; các

dự thảo Quyết định, Chỉ thị và các văn bản thuộc thẩm quyền chỉ đạo điều hành của Thủ Tướng Chính phủ

Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục

pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

+ Về lĩnh vực lao động, việc làm:

+ Về an toàn lao động:

+ Về dạy nghề:

+ Về công tác thương binh liệt sỹ

+ Về Bảo trợ Xã hội

+ Về phòng, chống tệ nạn xã hội

- Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động

- Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội

- Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao đông – Thương binh và Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý và chỉ đạo đối với các đơn vị trực thuộc Bộ

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn,cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực và xử lývi phạm theo thẩm quyền về Lao động – Thương binh và xã hội

- Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính Nhà nước

đã được Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương

và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước về Lao động – Thương binh và xã hội ở địa phương

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ

Tại Nghị định số 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 có quy định cơ cấu

tổ chức của Bộ như sau:

- Có 17 đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thức chăng quản lý nhà nước (gồm 06 Vụ, 08 Cục, 01 Tổng cục và Thanh tra, Văn phòng)

- Có 06 các đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ ( gồm Viện khoa học lao động xã hội, Trung tâm thông tin, Tạp chí lao động xã hội, Tạp chí Gia đình và Trẻ em, Báo lao động và Xã hội, Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động xã hội)

- Lãnh đạo Bộ gồm có:

Bộ Trưởng: Đào Ngọc Dung

Thứ Trưởng: Nguyễn Trọng Đàm

Thứ trưởng: Doãn Mậu Diệp

Thứ trưởng: Đào Hồng Lan

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ

Căn cứ Quyết định 199/QĐ-LĐTBXH ngày 30/01/2008 của Bộ trưởng

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:

1.2.1 Chức năng

Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội (gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ Thực hiện công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ

1.2.2 Nhiệm vụ

Xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng hàng tuần của Bộ đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã được Bộ duyệt

Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, Nghành, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ

Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành theo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng Quản trị Hành chính, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của lãnh đạo Bộ

Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, Văn thư – Lưu trữ hồ

sơ, các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, kiểm tra thể thức trong việc trình lãnh đạo Bộ ký duyệt và ban hành văn bản pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của nhà nước, quản lý và

tổ chức hoạt động của thư viện Bộ

Đảm bảo trật tự kỷ cương theo nội quy của cơ quan: quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt hội nghị của Bộ theo quy định của nhà nước và của Bộ

Tổ chức và thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt, phòng chống dịch bệnh và công tác Y tế đối với quan Bộ, tổ chức công tác dân quân tự vệ, theo quy định của nhà nước và của Bộ

Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định

Về thi đua – Khen thưởng, trình Bộ và tổ chức thực hiện thi đua khen thưởng, xét tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp lao động, xét tặng các danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ trình Bộ xét đề nghị của các Bộ, Nghành và các cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với cá nhân đơn vị thuộc Bộ ( kể cả khen thưởng thành tích kháng chiến) Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng của Bộ

và cơ quan ngang Bộ

Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính sách của nhà nước và của Bộ

Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ phân công

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và của Phòng Hành chính

Căn cứ Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 04/4/2008 của Chánh Văn phòng

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng Hành chính như sau:

1.3.1.Chức năng

Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng, có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan

1.3.2 Nhiệm vụ

Tiếp nhận, quản lý đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, thư, đơn, báo chí và các loại văn bản hành chính khác), theo quy định của Nhà nước và cơ quan;

Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với lãnh đạo Văn phòng những trường hợp sai xót cần điều chỉnh, bổ sung;

Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và cơ quan;

Thực hiện đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;

Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ quản lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;

Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

Phòng Hành chính có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một số công chức, nhân viên

Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng, công chức, nhân viên trong phòng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng

PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ LAO ĐỘNG –

THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

- Quyết định 1468/QĐ – LĐTBXH ngày 3/10/2013 của Bộ LĐTBXH ban hành quy chế văn thư lưu trữ

- Thông tư số 07/2007/TT – LĐTBXH ngày 26/07/2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ thực hiện chế độ ưu đãi người có công với cách mạng

- Công văn số 1487/LĐTBXH – VP ngày 04/05/2007 của Bộ lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư lưu trữ năm 2006

- Thông tư số 03/2013//QLLĐNN - TTLĐ – BLĐTBXH ngày 19/2/2013

về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Lao động – Thương binh và Xã hội

2.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư

Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Biên chế Văn thư, Lưu trữ được bổ sung đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn Cán bộ Văn thư, Lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, Trên 70% tốt nghiệp Đại học và trên Đại học chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tốt tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức theo quy định của Nhà nước

Hiện nay có 03 cán bộ làm công tác Văn thư: 01 đồng chí chuyên đóng dấu, 01 đồng chí chuyên nhập văn bản đi - đến, 01 đồng chí làm các công việc khác

Cán bộ Văn thư, luôn yêu nghề và có ý thức học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị 01 đồng chí tốt nghiệp Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, 01 đồng chí đang theo học Thạc sỹ tại Học viện Hành chính (Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh)

Cán bộ văn thư là người sử dụng con dấu đồng thời cũng là người quản lý

văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến của cơ quan Mọi văn bản đi và đến đều được nhập vào phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện cho công tác tra tìm và quản lý một cách chính xác, nhanh chóng và mang tính bảo mật cao

2.3 Các khâu nghiệp vụ trong công tác Văn thư tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Thể thức của văn bản thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Việc soạn thảo cần căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo để có hướng dẫn soạn thảo đúng

Việc soạn thảo văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo nên luôn đảm bảo được tính chính xác về mặt nội dung của văn bản, Ngoài ra thủ trưởng đơn

vị ký nháy vào phần nội dung đảm bảo văn bản đúng về nội dung văn bản trước khi chuyển văn bản xuống văn thư đóng dấu

2.3.2 Quản lý văn bản đi:

2.3.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số ngày, tháng cho văn bản

* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Trước khi thực hiễn các công việc để ban hành văn bản cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Ghi số và ngày, tháng của văn bản:

Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản được thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 về việc hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.3.2.3 Đăng ký văn bản đi

+ Lập sổ đăng ký văn bản đi:

Căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm của cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Cụ thể xem hướng như đã trình bày ở phần trên