Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường việt phát, hà nội

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức ki

Em cũng xin chân thành cảm ơn Giám đốc Ông Nguyễn Minh Khải cùng toàn thể cán bộ phòng Hành chính -Văn phòng Công ty TNHH thiết bị máy và môi trường Việt Phát đã tạo điều kiện giúp đỡ cho Em rất nhiều trong quá trình hoàn thiện thực tập khóa luân tốt nghiệp của mình

Bên cạnh đó, Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn

bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để Em có thể thực hiện

đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Thái Nguyên, ngày tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thúy Hồng

LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo Em đã tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân Em nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin và nội dung sai lệch Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ

Thái Nguyên, ngày tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thúy Hồng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 4

1.1 Quát quát chung về văn bản 4

1.1.1 Các khái niệm 4

1.1.2 Phân loại văn bản 4

1.1.3 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 8

1.1.4 Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý đối với cơ quan, tổ chức 9

1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản và tổ chức quản lý văn bản 11

1.2.1 Nguyên tắc quản lý văn bản 11

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản 12

1.3 Một số quy định của nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản 20

Chương 2.THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊMÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT 24

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị máy và Công nghệ môi trường Việt Phát 24 2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát 24

2.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của công ty 25

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 26

2.2 Khảo sát thực trạng giải quyết quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy và môi trường Việt Phát 28

2.3 Quy trình quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 34

2.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 34

2.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 37

2.3 Nhận xét 39

2.3.1.Ưu điểm 39

2.3.2.Nhược điểm: 40

2.3.3.Giải pháp 41

Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT 44

3.1 Giới thiệu về Phần mềm quản lý Văn bản và hồ sơ công việc 44

3.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc 45

3.2.1 Đăng nhập hệ thống 45

3.2.2 Cập nhật 46

3.2.3 Ứng dụng phần mềm Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc vào quản lý văn bản đi – đến tại Công ty TNHH thiết bị máy và môi trường Việt Phát 55

3.3 Đánh giá về sử dụng phần mềm quản lý Văn bản và hồ sơ công việc tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát 57

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Thiết bị máy và 26

Hình 2.2 Quy trình quản lý văn bản đi 34

Hình 2.3 Mẫu sổ quản lý công văn đi 35

Hình 2.4 Quy trình quản lý văn bản đến 37

Hình 2.5 Mẫu sổ đăng ký công văn đến 38

Hình 3.1 Hình ảnh phân cấp người sử dụng 45

Hình 3.2 Hình ảnh đăng nhập 46

Hình 3.3 Hình ảnh các chức năng được phân quyền của người sử dụng 46

Hình 3.4 Hình ảnh cập nhật văn bản đến 47

Hình 3.5 Hình ảnh danh sách văn bản đến 48

Hình 3.6 Hình ảnh xử lý văn bản đến được phân công 49

Hình 3.7 Hình ảnh cập nhật văn bản đi thông thường 49

Hình 3.8 Hình ảnh sổ đăng ký văn bản đi thông thường 50

Hình 3.9 Hình ảnh cập nhật văn bản đi cá biệt 51

Hình 3.10 Hình ảnh sổ đăng ký văn bản đi cá biệt 52

Hình 3.11 Hình ảnh sổ đăng ký văn bản đi được phân công 53

Hình 3.12 Hình ảnh xuất văn bản mẫu 53

Hình 3.13 Hình ảnh tìm kiếm văn bản 54

Hình 3.14 Hình ảnh in báo cáo theo số 54

Hình 3.15 Hình ảnh thay đổi mật khẩu 55

Hình 3.16 Hình ảnh danh sách văn bản đến 56

Hình 3.17 Hình ảnh danh sách văn bản đi 57

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực, hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoànthiện

Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư

có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các

cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng

vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng

và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản đi – đến Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một

cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng phápluật

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Công ty TNHH thiết bị máy và công

nghệ môi trường nói riêng Vì vậy đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề

tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát, Hà Nội ” làm báo cáo khóa

luận tốt nghiệp Giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư

2 Phương pháp nghiên cứu

- Một là quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn

để đánh giá hoạt động quản lý văn bản của Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát trong thời gian hoạt động

- Hai là dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực

tế tại cơ quan

- Ba là dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi

- Bốn là sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin phục vụ cho việc hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp

Nâng cao năng suất chất lượng quản lý văn bản được hoàn thiện hơn

4 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu cách quản lý văn bản của Công ty trong thời gian qua

Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản tại Công ty TNHH thiết bị máy

và công nghệ môi trường Việt Phát

5 Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến tại Công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Chương trình quản lý văn bản giúp cho người cán bộ văn thư hoặc người sử dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi

Ngoài ra tích kiệm chi phí, thời gian cho cán bộ văn thư

7 Kết cấu của đề tài

Đề tài báo cáo khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương chính:

Chương 1: Khái quát chung về văn bản và quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản tại Ccông ty tnhh thiết bị máy và

công nghệ môi trường Việt Phát

Chương 3: Ứng dụng phần mềm vào quản lý văn bản tại Công ty tnhh thiết

bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát

Chương 1

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Quát quát chung về văn bản

1.1.1 Các khái niệm

- Theo nghĩa hẹp: Thì văn bản được hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo đều được gọi là văn bản

- Theo nghĩa rộng: Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay

bằng ngôn ngữ

Ví dụ: Bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình

khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp

- Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay

ký hiệu ) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống

xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau

- Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động, công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác

- Quản lý văn bản: Là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho

cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn

giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng

1.1.2 Phân loại văn bản

 Văn bản quy phạm pháp luật

1 Khái niệm: Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước

có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” Đó là

nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa là sản phẩm của quá trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý chí của

nhân dân thành luật

2 Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và uỷ ban thường vụ quốc hội: + Nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội

- Văn bản quy phạm pháp luật của chủ tịch nước:Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

- Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ,

cơ quan ngang Bộ:

+ Nghị quyết, nghị định của Chính phủ

+ Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ

+ Quyết định, chỉ thị, thông tư của các Bộ, các cơ quan ngang Bộ và các cơ quan khác thuộc Chính phủ

- Văn bản quy phạm pháp luật của Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

+ Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao

+ Quyết định chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao

- Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch:Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức xã hội

- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân: + Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

+ Quyết định, chỉ thị của UBND các cấp

3 Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật

- Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật theo thời gian: Là giới hạn xác định thời điểm phát sinh và chấm dứt hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật

- Hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật theo không gian: Là giới hạn tác động về không gian của văn bản quy phạm pháp luật được xác định bằng lãnh thổ quốc gia hay địa phương hoặc một vùng nhất định

- Hiệu lực theo đối tượng tác động: Hiệu lực theo không gian của văn bản quy phạm pháp luật gắn liền với tác động của nó đối với nhóm người cụ thể

Thông thường văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực trong một lãnh thổ nhất định cũng có hiệu lực với mọi cá nhân tổ chức thuộc lãnh thổ đó Tuy nhiên có những văn bản chỉ tác động tới những công chức Nhà nước hoặc những người thuộc những ngành nghề nhất định Cũng có văn bản chỉ liên quan đến người nước ngoài

và người không có quốc tịch v.v

4 Áp dụng văn bản quy phạm pháp luật

- Áp dụng từ thời điểm có hiệu lực

- Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề, thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn

- Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật về cùng một vấn đề do cùng một cơ quan ban hành mà có quy định khác nhau thì áp dụng quy định văn bản được ban hành sau

- Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới

Khái niệm:Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản

lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

Bao gồm:

o Quyết định cá biệt

o Chỉ thị cá biệt

o Nghị quyết cá biệt

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

Các văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng

để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

- Phân loại:Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…)

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…

- Một số văn bản hành chính thông thường

+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các

quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết

+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn

bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra

+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn

bản,… để cấp trên xem xét, quyết định

+ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Công văn: Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả

lời, đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,

+ Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị

 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa

+ Văn bản chuyên môn: Trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao + Văn bản kỹ thuật: Trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản

đồ, khí tượng, thuỷ văn

Lưu ý: Hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt

động chuyên môn khác nhau Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý chí của ít nhất hai bên

1.1.3 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến phải đảm đảo các yêu cầu sau:

- Thống nhất: Có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục

tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các ghi chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của cơ quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào sổ

văn bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác, không thể sai xót nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký hiệu và ngày

tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành đây là một yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung việc quản lý văn bản đi đến nói riêng

- Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi

mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có hoạt động quản lý cần được tiến hành đồng bộ khẩn chương và đạt hiệu quả cao, có nghĩa là phải chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut không để lãng phí Công văn giấy tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhât định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc

sẽ gây nên tổn thất cho nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của các bộ, công dân Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan

ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không dược để chậm trễ, nhât là đối với các văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc, đối với văn bản đến việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực hiện theo con dường ngắn và hợp lý nhất

- An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí

mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, và lưu trữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo

an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được cơ quan tổ chức cụ thể hóa

và thực hiện nghiêm túc

1.1.4 Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý đối với cơ quan, tổ chức

Nói chung công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác,

sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu

thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, đơn vị

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước

đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập

hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư

và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác quản lý văn bản và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện

tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị

1.2 Nguyên tắc quản lý văn bản và tổ chức quản lý văn bản

1.2.1 Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản

 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản nếu phát hiện

có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

+ Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

+ Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

- Việc bóc bì phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời

+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu

gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

 Đóng dấu “ Đến” nghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”

- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến”

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ

Ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương Sổ

đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác, Sổ đăng ký văn bản mật đến

- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến

- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

o Đăng ký văn bản đến

Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến

- Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn

- Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính: Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản

lý Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến

o Trình văn bản đến

- Sau khi đăng ký văn bản đến Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ nội dung của văn bản đến Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người

có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng

ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

o Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân

đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp, dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến

để chuyển giao văn bản, nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến

o Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Giải quyết văn bản đến

- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

o Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đi

 Tổ chức quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng, năm văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trước khi phát hành văn bản Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

+ Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

1 Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

2 Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

 Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy vi tính

 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII

 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy

vi tính

- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in

ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

 Đóng dấu cơ quan

- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ

ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định Giám đốc

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

- Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư

văn bản Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản

- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật

 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc

cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không

bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó, đồng thời, ghi chú vào

Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Lưu văn bản đi

- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

1.3 Một số quy định của nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản

 Một số quy định chung của nhà nước

Công văn 425 của Cục VT&LT NN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Văn bản chuyên ngành

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu của văn bản

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu của cơ quan, tổ chức

+ Nơi nhận

+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

- Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax

Thể thức văn bản chuyên ngành: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành theo quy định của nhà nước

Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội quy định

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

 Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật:

Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002

- Văn bản hành chính:

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

- Văn bản chuyên ngành

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu của văn bản

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu của cơ quan, tổ chức

+ Nơi nhận

+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

- Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax

Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành theo quy định của nhà nước

Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ

MÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị máy và Công nghệ môi trường Việt Phát

2.1.1 Giới thiệu vềCông ty TNHH Thiết bị máy và công nghệ môi trường Việt Phát

- Địa điểm: Số 2, Ngõ 6, Đường Tăng Thiết Giáp, Q Bắc Từ Liêm, Hà Nội

- Xưởng SX: KCN Quang Minh, xã Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội

- Email: Congnghevietphat@gmal.com

- Số điện thoại: 0915 274 968

- Mã số thuế: 0105980275

- Thành lập: Việc thành lập thực hiện theo quy định của pháp luật, vào ngày

27 tháng 8 năm 2012, công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài sản, độc lập về tài chính, có tài khoản tại ngân hàng, trụ sở tại Hà Nội

Trải qua 5 năm xây dựng và phát triển hiện nay công ty đã đạt ổn định và phát triển, quy mô ngày càng được mở rộng, hiệu quả kinh doanh ngày càng cao

 Các mặt hàng của công ty bao gồm:

- Thiết bị làm ngọt hoá nước biển

- Thiết bị lọc nước tinh khiết sử dụng màng thẩm thấu ngược RO

- Dây chuyền sản xuất nước khoáng

- Thiết bị điện tử phân tích chuyên sâu về huyết học

- Dây chuyền chiết rót chai tự động

- Dây chuyền đóng chai vi xử lý nước hoàn toàn tự động

- Các thiết bị đồng bộ

- Các loại máy đun nóng, làm lạnh nước tinh khiết

- Máy sản xuất tem nhãn, mác, Decan , màng co

- Ðãng ký mã số mã vạch, bảo hộ nhãn hiệu hàng hoá

- Thiết bị xử lý nước công nghiệp & dân dụng

- Thiết bị xử lý nước uống cho trường học, cơ quan

- Xử lý nước cho bệnh viện, nước cất phục vụ các thiết bị y tế

- Dây chuyền sản xuất nước uống tinh khiết đóng chai, đóng bình

- Máy đóng bình, Máy chiết rót đóng nắp chai tự động, Máy bật nắp và vệ sinh bình, máy co màng…

- Dây chuyền đồng bộ sản xuất nước Trà xanh , Bí đao, các loại nước giải khát đóng lon chai…

- Dây chuyền sản xuất Ðá viên tinh khiết, kho lạnh

Ngoài ra công ty còn cung cấp tất cả các phụ kiện kèm theo như: Lõi lọc thô, lõi lọc tinh, vỏ màng RO, màng RO, bõm tãng áp, cột lọc, than hoạt tính, cột lọc cát

Sản phẩm của Công ty TNHH Thiết bị máy và Công nghệ môi trường Việt Phát luôn là sản phẩm có uy tín, chất lượng, giá cả cạnh tranh, bảo hành chính hãng Ngoài ra Công ty có đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, nhiệt tình luôn tạo được uy tín, an tâm cho khách hàng

2.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của công ty

 Mục tiêu:

Là doanh nghiệp tư nhân, chuyên cung cấp, lắp đặt, tư vấn, chuyển giao công nghệ và các thiết bị vật tý ngành nước theo nhu cầu của khách hàng, sản phẩm chủ yếu của công ty là các hệ thống xử lý nước, dây chuyền lọc nước, các thiết bị, phụ kiện chuyên về lọc và xử lý nước Mục tiêu kinh doanh của Công ty tiến hành tổ chức, quản lý sản xuất kinh doanh có lãi là mục tiêu cần phải cố gắng nâng cao, song phải đảm bảo đảm bảo tối đa an toàn lao động Ngoài ra Công ty còn đang mở rộng quy mô sản xuất, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần đáp ứng nhu cầu của xã hội, đẩy nhanh phát triển kinh tế đất nước, bảo vệ môi trường

 Nhiệm vụ:

Là một công ty chuyên nghiên cứu, phát triển, nhập khẩu các thiết bị xử lý nước có quy mô lớn, đã thiết lập quan hệ hợp tác lâu dài với các tổ chức nghiên cứu khoa học và các công ty sản xuất linh kiện hàng đầu thế giới như: USA, ITALIA, JAPAN, GERMANY, CHINA, TAIWAN

Cung cấp thiết bị và chuyển giao công nghệ cho nhiều nhà máy sản xuất nước tinh khiết, nước khoáng

Cung cấp tất cả các phụ kiện cho ngành nước: Lõi lọc thô, lõi lọc tinh, vỏ màng RO, màng RO, bõm tãng áp, cột lọc, than hoạt tính, cột lọc cát

 Quyền hạn và phạm vi hoạt động

Công ty TNHH Thiết bị máy và Công nghệ môi trường Việt Phát có quyền chọn và sử dụng nguồn lao động sao cho có hiệu quả Các mặt hàng của Công ty có quyền tự liên hệ và tiêu thụ theo nhu cầu của khách hàng

Đồng hành với sự phát triển của nền Công nghiệp Việt Nam hiện nay, Công

Ty TNHH Thiết Bị Máy Và Công Nghệ môi Trường Việt Phát ra đời trên cơ sở phát huy năng lực vốn có trên lĩnh vực cung cấp, lắp đặt, tư vấn, chuyển giao công nghệ và các thiết bị vật lý ngành nước đáp ứng nhu cầu từ hộ gia đình cho đến các

cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trên phạm vị trong nước và cả ngoài nước

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Thiết bị máy và

Công nghệ môi trường Việt Phát

- Giám đốc: Phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phó giám đốc :

+ Trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán

+ Kế hoạch vật tư của nhà máy

Phòng

kỹ thuật Phòng

KT-TC

+ Quản lý chi phí của Công ty

+ Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty

Phòng NS:Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo

yêu cầu, chiến lược của công ty

+ Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự và đào tạo + Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

+ Xây sựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến kích người lao động làm việc thực hiện các chế độ cho người lao động

+ Chấp hành và thực hiện các chủ trương, quy định của công ty

+ Hỗ trợ các bộ phận khác trong quản lý nhân sự, là cấu nối giữa công ty với

+ Thống nhất quản lý và cung ứng vật tư, thiết bị chính cho nhu cầu về hoạt động xây lắp, kinh doanh và dịch vụ của Công ty

Phòng KT:

Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:

+ Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng

+ Công tác quản lý Vật tư, thiết bị