MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH 3 1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Bộ Tài chính 3 1.1.1.Vị trí và chức năng của văn phòng Bộ Tài chính 3 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tài chính 5 1.2. Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế văn thư – Lưu trữ chuyên trách 6 1.2.1. Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế phòng Hành chính (Văn thư) 6 CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH 8 1. Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ. 8 CHƯƠNG III : ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH 15 3.1 Nhận xét 15 3.1.1 Công tác văn thư: 15 3.1.1.1. Ưu điểm: 15 3.1.1.2. Tồn tại hạn chế 16 3.1.2. Công tác lưu trữ: 16 3.1.2.1. Ưu điểm: 16 3.1.2.2. Tồn tại, hạn chế 17 3.2 Đề xuất 18 KẾT LUẬN 20
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình khảo sát, nghiên cứu của riêng Em vàđược sự hướng dẫn khoa học củaThạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dungnghiên cứu , kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳhình thức nào dưới đây Những số liệu trong bài phục vụ cho việc phân tích,nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau
Trang 2MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Văn thư – Lưu trữ là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước baogồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác này được coi là một mắt xíchkhông thể thiếu trong bộ máy quản lý của nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa ViệtNam Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm chodòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và liên tục trong cơ thể lên
bộ não không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ Để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thưLưu trữ và nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá
trình thực tế tại Bộ Tài chính em xin đưa ra đề tài: “Khảo sát Văn phòng – Bộ Tài chính và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan”
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, đánh giá những vấn đề cơ bản của công tác Văn Thư -Lưu Trữ
- Phân tích đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại “ Vănphòng – Bộ Tài chính ”
3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu
- Lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức
- Chức năng nhiệm vụ
Trang 44 Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp duy vật biện chứng
-Phương pháp quan sát
-Phương pháp điều tra khảo sát
-Phương pháp thống kê
-Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu thì nội dung của bài gồm có 3 chương :
Chương I : Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
Chương II :Vai trò của công tác Văn Thư - Lưu Trữ
Chương III : Đề xuất nâng cao hiệu quả công tác Văn Thư – Lưu Trữ tại Văn phòng – Bộ Tài chính
Trang 5CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH
1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ - Bộ Tài chính
1.1.1.Vị trí và chức năng của văn phòng Bộ Tài chính
Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vịthuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là thammưu tổng hợp và chức năng hậu cần Cụ thể như sau:
• Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu giúp Bộtrưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác củaBộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên truyềncủa Bộ Tài chính
• Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phương tiện vàđiều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan, chuẩn bị chương trình, nội dung,đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hội nghị, cáccuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ, đồng thời giúp Bộ trưởng trựctiếp quản lý một số mặt công tác khác
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính được quy định cụthể trong quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính.Trong đó một số nhiệm vụ cụ thể là:
• Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giảiquyết công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quátrình thực hiện nhiệm vụ được giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng,quý, năm của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính
• Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị xây dựng các đề án, dự án, các chínhsách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính và theo phâncông của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Trang 6• Đề xuất các vấn đề về cơ chế, chính sách cần tổ chức nghiên cứu hoặc sửađổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công cho các đơn vị tổ chức thựchiện.
• Về điều phối hoạt động của Bộ: Là đầu mối phối hợp với các tổ chức, đơn
vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; đầu mối quan hệ với các Bộ,ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao; kiểmtra về thể thức, thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ; tổ chức cungcấp thông tin định kỳ, đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội nổi bật trong vàngoài nước, các vấn đề có liên quan đến công việc đã và đang giải quyết để phục
vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; là đầu mối trong việc đôn đốc,phối hợp với các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình cải cách hànhchính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Nhà nước;thực hiện nhiệm vụ thường trực công tác cải cách hành chính của Bộ Tài chính
• Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổchức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định củapháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thốngnhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và cácthủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chínhban hành; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiệncác quy định của pháp luật về giữ bí mật thông tin, tài liệu liên quan đến chứcnăng quản lý nhà nước của Bộ; tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách đến công táctại Bộ Tài chính; trực tổng đài điện thoại nội bộ cơ quan Bộ Tài chính; phục vụcác nhu cầu thông tin của khách cần giao dịch công tác
• Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơquan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vịthuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về
Trang 7công tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thưviện cơ quan Bộ.
• Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bảncủa Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin vềcác hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộtrưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạocủa lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liênquan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫncác tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tàiliệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phầnthông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính(Website Bộ Tài chính)
• Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tài chính
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; quản lý công chức, tài sản được giao theo quyđịnh
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng vềnhiệm vụ được phân công
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
1 Phòng Tổng hợp - Thư ký
2 Phòng Hành chính
3 Phòng Lưu trữ - Thư viện
4 Phòng Báo chí tuyên truyền
5 Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành phố Hồ Chí Minh
6 Đoàn xe của Bộ Tài chính
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng và Đoàn xe do Chánh Văn phòng quyđịnh
Trang 8Tổ chức và hoạt động của Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thànhphố Hồ Chí Minh do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Văn phòng Bộ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyênviên Đối với những công việc thực hiện theo chế độ chuyên viên, Chánh Vănphòng Bộ phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với chức danh,tiêu chuẩn và năng lực chuyên môn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao
Biên chế của Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định
1.2 Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế văn thư – Lưu trữ chuyên trách 1.2.1 Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế phòng Hành chính (Văn thư)
Quản lý công tác văn thư của Bộ Tài chính thuộc chức năng quản lý củaVăn phòng Bộ Để việc quản lý sâu sát và hiệu quả hơn Văn phòng Bộ giaotrách nhiệm quản lý này cho Phòng Hành chính (một đơn vị trực thuộc Vănphòng Bộ) Nói cách khác, Phòng Hành chính là đơn vị giúp Chánh Văn phòng
Bộ quản lý trực tiếp công tác văn thư của Bộ Tài chính Phòng Hành chính(thuộc Văn Phòng Bộ) được bố trí ở tầng 1 tạo thuận lợi cho việc trao đổi, giaodịch của cơ quan với khách đến làm việc tại cơ quan Bộ phận Văn thư là đầumối tiếp nhận văn bản của các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và có trách nhiệmchuyển giao văn bản đến các đơn vị, tổ chức trong cơ
Văn thư Bộ Tài chính được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp Bên
cạnh bộ phận Văn thư chung của toàn cơ quan (thuộc Phòng Hành chính), ở mỗiđơn vị trực thuộc Bộ đều bố trí một cán bộ làm công tác văn thư Hình thức tổchức văn thư này hoàn toàn hợp lý với thực tế hoạt động của Bộ Tài chính Do
Bộ là một cơ quan lớn với cơ cấu tổ chức phức tạp, gồm nhiều đơn vị với chứcnăng nhiệm vụ khác nhau và khối lượng văn bản hình thành trong hoạt độnghàng ngày rất lớn sự phối hợp hiệu quả giữa văn thư chung của cơ quan với vănthư của các đơn vị tạo sự thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc của toàn
cơ quan trong suốt thời gian vừa qua cũng chính là thực tế chứng minh cho sựhợp lý của hình thức tổ chức văn thư này
Tất cả các cán bộ làm công tác văn thư của Bộ Tài chính đều được đào tạocác nghiệp vụ về công tác văn thư Đặc biệt các cán bộ trong bộ phận văn thư
Trang 9chung của cơ quan (gồm 10 cán bộ văn thư chuyên trách) có trình độ chuyênmôn từ Cao đẳng trở lên gồm: 01 Trưởng phòng, 03 Phó phòng và 07 cán bộlàm công tác Văn thư, 02 cán bộ làm công tác phô tô tài liệu và Scan văn bản.
b Tổ chức và biên chế phòng Lưu Trữ
Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ là đơn vị giúp Chánh văn phòng
Bộ quản lý trực tiếp công tác Lưu trữ, thư viện của Bộ Tài chính được đặt tạitầng 2 của Tòa nhà Bộ Tài chính với hệ thống kho tang, trang thiết bị khá hiệnđại để bảo quản tốt nhất khối tài liệu của cơ quan
Cán bộ làm công tác Lưu trữ và thư vện tại phòng Lưu trữ thuộc Vănphòng Bộ đều được đào tạo đúng chuyên môn trình độ Đại học và trên Đại họcđảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định gồm: 01 Trưởng phòng, 01 phóphòng và 05 cán bộ làm công tác lưu trữ, 01 cán bộ làm công tác thư viện
Thời gian vừa qua Bộ đã tiến hành phổ biến có hiệu quả một số văn bảncủa nhà nước quy định về công tác Lưu trữ Bên cạnh hoạt động phổ biến, tuyêntruyền các văn bản pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ, Bộ Tài chínhcũng chú trọng đến việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữtại cơ quan mình cho phù hợp đặc thù ngành như quy chế về công tác Lưu trữ tại
cơ quan Bộ tài chính áp dụng cho tất cả các đơn vị trong ngành như: Công văn
số 13320/BTC-VP ngày 05/10/2010 của Bộ Tài chính về thực hiện quy định thờihạn bảo quản hồ sơ, tài lệu
Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ ngày 20/4/2011
Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/01/2016 của Bộ tài chính quy định
về quy chế công tác Lưu trữ Bộ tài chính
Quy chế chế độ Lưu trữ tài liệu chế độ kế toán;
Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành cơ quan BộTài chính
Sau khi các văn bản ban hành, văn phòng Bộ tiến hành phổ biến các vănbản và triển khai hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
Trang 10CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng Do đó, công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của nó Bên cạnh một vài cơ quan đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầmquan trọng của công tác này nên tài liệu còn để tồn đọng nhiều ở các năm trước, tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống, bó gói, không lập hồ sơ, chưa được sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu… Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
1 Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ.
Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều
lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24tháng 8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và ápdụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoahọc, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuấtkinh doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”
Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩnngành (TCN) đã được xây dựng và ban hành như:
Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩnhóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ
và Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Vănbản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”
Trang 11Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trìnhbày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêuchuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày)theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xétlần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cáchtrình bày của một văn bản Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảoquản tài liệu lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiềukích thước khác nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước
Năm 2008, thực hiện Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm
2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn
và Quy chuẩn kỹ thuật, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03/8/2009 sửa đổimột số điều của Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quychuẩn kỹ thuật và Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sảnphẩm, hàng hóa và căn cứ nhu cầu thực tế về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưutrữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với Viện Tiêu chuẩn chấtlượng Việt Nam thực hiện nghiên cứu, chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ,Hộp bảo quản tài liệu hành chính và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêuchuẩn quốc gia (TCVN) và tháng 7 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Côngnghệ đã ban hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN về việc công bố các Tiêuchuẩn Quốc gia:
– TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ.– TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính
Trang 12– TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
• Tiêu chuẩn ngành (TCN)
Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầutrình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước Nhữngnội dung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đềtài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệmMai Thị Loan từ năm 1988
Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngànhTCN01-2002 Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992
Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:
Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tàiliệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngànhTCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếuphông
Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN
01-1990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ
Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ
sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành 06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảoquản tài liệu lưu trữ hành chính
TCN-Việc áp dụng các Bộ tiêu chuẩ trong công tác văn thư lưu trữ là việc xâydựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ