MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT A .LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài : 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6.Bố cục đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc. 7 1.4 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. 10 1.4.1 Khái niệm : 11 1.4.2 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn. 12 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 14 2.1 Hoạt động quản lý. 14 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư. 14 2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá. 15 2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư. 16 2.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư. 16 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến . 18 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 25 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 26 CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN. 27 3.1.1 Ưu điểm : 27 3.1.2 Hạn chế : 28 3.1.3 Nguyên nhân 29 3.2 Các đề xuất 29 3.2.1 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư 29 3.2.2 Tăng cường hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư. 30 3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư. 31 3.2.4 Khắc phục một số thiếu sót trong công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia. 31 C. KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là tiểu luận của riêng tôi, tất cả các kết quả nghiêncứu được nêu trong tiểu luận là hoàn toàn trung thực
Người thực hiện đề tài
Trang 2MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC VIẾT TẮT
A LỜI NÓI ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài : 1
2 Đối tượng nghiên cứu 2
3.Mục tiêu nghiên cứu 2
4 Phạm vi nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 2
6.Bố cục đề tài 3
B NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 4
1.1 Lịch sử hình thành 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 7
1.4 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn 10
1.4.1 Khái niệm : 11
1.4.2 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn 12
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 14
2.1 Hoạt động quản lý 14
2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 14
2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá 15
2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 16
Trang 32.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư 16
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 17
2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 18
2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 25
2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 26
CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN 27
3.1.1 Ưu điểm : 27
3.1.2 Hạn chế : 28
3.1.3 Nguyên nhân 29
3.2 Các đề xuất 29
3.2.1 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo về công tác văn thư 29
3.2.2 Tăng cường hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư 30
3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư 31
3.2.4 Khắc phục một số thiếu sót trong công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia 31
C KẾT LUẬN 33
TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC
Trang 4DANH MỤC VIẾT TẮT
THPT : Trung Học Phổ ThôngQPPL : Quy Phạm Pháp LuậtCNTT : Công Nghệ Thông TinCP: Chính Phủ
ĐH : Đại Học
Trang 5A LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài :
Trong giai đoạn hiện nay, đất nước ta ngày càng phát triển và đổi mớikhông ngừng, nghành giáo dục Việt Nam nói chung và nghành giáo dục của tỉnhLạng Sơn nói riêng thì công tác văn thư đòi hỏi phải có một số kiến thức nhấtđịnh để có thể xử lý tốt các công việc được giao chính vì thế chất lượng công tácvăn thư trong các trường học đóng một vị trí vô cùng quan trọng, cần được chútrọng quan tâm sâu sắc
Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơquan, là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ công chức, viên chức làm việc, là địađiểm giao tiếp và và các hoạt động khác của cơ quan Công tác văn thư khôngcòn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức và các cơ quan đều sử dụng các văn bản đểlàm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Công tác văn thư đảm bảo thôngtin cho hoạt động quản lý và đây là công tác mang tính nghiệp vụ, kĩ thuật.Trường THPT Bình Gia cũng vậy, trong suốt quá trình hoạt động của mình đềucần đến công cụ rất quan trọng là văn bản Đây là công cụ không thể thiếu đểgiúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả Những hoạt động này cần tiến hành,tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư
Công tác văn thư đó liên quan đến khoa Văn thư - Lưu trữ mà tôi đangtheo học tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội phù hợp với khả năng nghiên cứu của tôi
và đó là nghành mà tôi yêu thích, muốn tìm hiểu, học hỏi, quan tâm nên tôi đãchọn đề tài : "Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng côngtác văn thư tại trường Trung học phổ thông Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn" Tôi tìmhiểu vấn đề này nhằm nâng cao và hoàn thiện bản thân mình về kiến thức, kỹnăng nhìn nhận, đánh giá quan sát thực tiễn để sau khi ra trường phục vụ chocông việc của tôi được tốt hơn
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động văn phòng tuynhiên các cán bộ chuyên môn khác cũng như các cấp lãnh đạo trong cơ quanchưa thực sự hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, chưa có sự quan tâm vàchỉ đạo sát sao Vì vậy tôi tìm hiểu vấn đề này nhằm chỉ ra vị trí, vai trò, ý nghĩa
Trang 6giúp nâng cao công tác văn thư ở địa phương thêm hoàn thiện hơn.
Tôi còn là một công dân sinh sống tại địa bàn này, đã từng học tập tại cơ
sở này nên cũng có một phần nào đó am hiểu về quê hương mình, về trình độcũng như thái độ công tác của các cán bộ nơi đây qua quan sát của chính bảnthân tôi
Chính vì vậy, tôi đã nghiên cứu tìm hiểu ,tôi đã viết bài Tiểu luận vớichuyên đề " Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tácvăn thư tại trường Trung học phổ thông Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn" trên cơ sởnhững kiến thức ở trong các thư viện, tài liệu liên quan và những đúc kết thựctiễn mà bản thân quan sát và thu thập được nhằm đem lại cho bản thân nhữngđiều mới lạ, thâm nhập vào nghành học, thu thập thông tin có được những bàihọc bổ ích, đúc kết được những kinh nghiệm mới, quan trọng, phục vụ cho quátrình học tập, giúp hiểu biết thêm về công tác văn thư
2 Đối tượng nghiên cứu
Đó là công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn và cácnội dung về thực trạng và giải pháp
3.Mục tiêu nghiên cứu
Tôi nghiên cứu đề tài khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chấtlượng về công tác văn thư tại trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn để nắmđược tổng quan sơ lược về Trường THPT Bình Gia, làm sáng tỏ những cơ sở lýluận và tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và công tác văn thư tạitrường nói riêng Từ đó rút ra những ưu điểm cần phát huy và những hạn chếcần khắc phục trong công tác văn thư tại trường
4 Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Tháng 11 năm 1966 cho đến 2015
- Không gian : Trường THPT Bình Gia
5 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng nhiều phương pháp để nghiên cứu,
đó là các phương pháp như sau:
- Phương pháp thư viện
Trang 7- Phương pháp mô tả
- Phương pháp thống ke
- Phương pháp phân tích tổng hợp, đối chiếu so sánh, logic…
- Phương pháp khảo sát thực tiễn
6.Bố cục đề tài
Bài Tiểu luận gồm 3 phần chính :
Chương 1.Khát quát về tổ chức và hoạt động của trường THPT Bình Gia,tỉnh Lạng Sơn.
Chương 2.Thực trạng công tác văn thư của trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn.
Chương 3.Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia., tỉnh Lạng Sơn.
Đây là đề tài mà tôi nghiên cứu, quan sát, học hỏi và tìm hiểu sẽ khôngtránh khỏi những sai sót trong quá trình triển khai nội dung và rất mong sự đónggóp ý kiến của các thầy cô để đề tài này được hoàn thiện hơn Qua đây , tôi xinchân thành cảm ơn tới cô giáo Ths.Ngô Kiều Oanh giảng viên bộ môn Tiêuchuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư- lưu trữ đã tậntâm chỉ dạy và giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 8B NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN.
1.1 Lịch sử hình thành
Trường THPT Bình Gia được thành lập vào tháng 11 năm 1966, tronghoàn cảnh đế quốc Mỹ leo thang đánh phá miền Bắc ác liệt Những năm đầu,trường đóng trên một khu đất lọt giữa khe núi của vùng Nà Làng-Yên Bìnhthuộc xã Tô Hiệu, Bình Gia Ngôi trường đơn sơ, mái tranh máng, vách ghépvầu, bàn ghe cọc ngoàm, nứa ghép những vẫn đảm bảo trang trọng cho ba lớphọc (1 lớp 9, 2 lớp 8 - nay là lớp 10 và lớp 11) và 8 thầy cô giáo - chủ yếu là cácthầy cô miền xuôi tình nguyện lên miền núi công tác Trong điều kiện dạy vàhọc cực kỳ khó khăn thiếu thốn trăm thứ đủ điều của những ngày đầu mới lậpnhưng với tinh thần và ý chí vươn lên, thầy và trò đã nỗ lực phấn đấu hoàn thànhxuất sắc nhiệm vụ năm học Từ khi thành lập cho đến nay trường đã bốn lầnchuyển địa điểm : thời kỳ 1969-1970 chuyển về thôn Pác Nàng đến năm 1975chuyển về thôn Đông Mạ và năm 1993 chuyển về thôn Pá Nim- xã Tô Hiệu chođến nay Trường có địa hình khá thuận lợi cho môi trường giáo dục Ngày đầuthành lập, trường chỉ có 80 học sinh và 8 thầy cô giáo Trải qua 45 năm xâydựng và phát triển, trường đã đạt được rất nhiều thành tích trên các mặt hoạtđộng, góp phần đào tạo hàng nghìn lao động có trình độ, hàng ngàn lao động cótrình độ Cao đẳng, Đại Học và trên Đại Học cho huyện, tỉnh và Tổ Quốc
Đến năm học 2010-2011, trường được sửa chữa lớn với kinh phí đầu tưtrên 2 tỷ đồng, ngôi trường được khoác lên một bộ áo mới, với diện tích đất rộngtrường đã được đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng văn phòng, phòng vănthư, thư viện, phòng y tế, xây dựng khu nhà nội trú đã được xây dựng cho thầy
cô ở, đáp ứng nhu cầu ăn ở của thầy cô yên tâm để làm việc và giảng dạy
Trường có tổ chức chi bộ Đảng gồm 20 Đảng viên Trong nhiều năm liền,chi bộ liên tục đạt cơ sở Đảng trong sạch vững mạnh, Chi bộ luôn giữ vai trò hạtnhân lãnh đạo trong toàn bộ hoạt động của nhà trường Các tổ chức công đoàn,đoàn thanh niên, hội cha mẹ học sinh đều hoạt động tích cực góp phần cùng nhà
Trang 9trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, được sự quan tâm của các cấp
ủy Đảng, chính quyền địa phương, các ban ngành đoàn thể cùng với sự nỗ lựcquyết tâm của đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên trường THPT BìnhGia đã đạt được những thành tích đáng trân trọng
- Năm 1997 được Uỷ ban thể dục thể thao tặng bằng khen;
- Năm 1999 được Hội Chữ Thập Đỏ Việt Nam tặng bằng khen;
- Năm 2000 Giải thưởng Lý Tự Trọng do Trung Uơng đoàn tặng
- Năm 2000 Bộ Giáo Dục tặng bằng khen thành tích đổi mới 10 năm(1991 – 2000)
- Năm 2001 được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng ba(1996 – 2001)
- Năm 2005 được Tỉnh Ủy Lạng Sơn tặng cờ “Chi bộ trong sạch vữngmạnh tiêu biểu”
Ngoài ra trường cũng nhận được nhiều bằng khen, Giấy khen của Uỷ BanNhân Dân tỉnh, huyện, Sở giáo dục và Đào tạo Lạng Sơn
Huyện Bình Gia với diện tích tự nhiên 109.066,2 Ha và xã Tô Hiệu là mộttrong những xã miền núi thuộc huyện Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn Huyện Bình Giatheo chiều dài lịch sử dựng nước và giữ nước, theo tiếng gọi của Đảng Cộng SảnViệt Nam, giương cao ngọn cờ giải phóng dân tộc, ngày 19 tháng 4 năm 1945nhân dân các dân tộc trong huyện đã nêu cao tinh thần yêu nước , đã nổi dậy đấutranh để lật đổ ách thống trị, giành chính quyền về tay nhân dân, góp phần vàocông cuộc bảo vệ toàn vẹn Tổ Quốc Việt Nam Nhân dân xã Tô Hiệu, huyệnBình Gia cần cù, chăm chỉ mặc dù trong cuộc sống còn gặp nhiều khó khăn vềkinh tế, nhưng đều rất hiếu học, nhờ có sự giúp đỡ của Đảng và Nhà Nước, các
tổ chức đoàn thể Hàng năm luôn cố gắng phấn đấu cùng với nhà trường để vậnđộng quyên góp tiền và cả công sức vun đắp xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết
bị phục vụ tốt nhất để nâng cao chất lượng giảng dạy và làm việc.Và đó cũng làcách thể hiện sự quan tâm vô cùng to lớn đối với việc học hành của con em-những mầm non tương lai của đất nước
Trang 10Giáo dục thế hệ trẻ luôn là mối quan tâm hàng đầu của xã hội, trong đóđội ngũ các thầy cô giáo đóng vai trò hết sức quan trọng Chính vì vậy, nhàtrường luôn ý thức về trách nhiệm cũng như niềm vinh dự trong sự nghiệp trồngngười Trường đã ngày càng chú tâm nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện,nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cả về chuyên môn lẫn công tác giáo dục tưtưởng, chính trị Ngày mới thành lập nhà trường chỉ có 8 thầy cô giáo và 3 lớphọc trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành thì đến năm 2011-2012 tổng
số cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường là 88 Trường có 20 Đảng viên, nhiềunăm liền đạt cơ sở Đảng trong sạch,vững mạnh 100% học sinh được lên lớp.Tỷ
lệ học sinh hàng năm chất lượng tốt nghiệp đạt từ 86% lên 98%, học sinh giỏicấp tỉnh năm sau cao hơn năm trước Năm 2009- 2010 trường đạt danh hiệutrường tiên tiến xuất sắc Trường đã cùng các trường khác trên phạm vi toàn
quốc hưởng ứng phong trào" Chống tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích trong giáo dục" bằng việc phát động các phong trào "Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh" , xây dựng một môi trường trong sạch, bổ ích và
tích cực, đầy tính nhân văn Để xứng đáng với sự quan tâm của Đảng và Nhànước, sự tin yêu của nhân dân, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của giáo dục hiệnnay, trong những năm tới trường THPT Bình Gia tiếp tục đề ra phương hướngcho năm học mới và những năm tiếp theo: “ Tiếp tục thực hiện đổi mới quản lý
và nâng cao chất lượng giáo dục”; triển khai các cuộc vận động, các phong trào
thi đua “Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực”
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
( Ban hành kèm theo Quyết định số : 23/2000/QĐ - BGD&ĐT ngày 11 tháng 7 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo )
Theo điều 3 Nhiệm vụ và quyền hạn của trường trung học thì trường cóchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau :
+Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo chươngtrình giáo dục trung học phổ thông
+Tiếp nhận học sinh, vận động học sinh bỏ học đến trường, quản lý họcsinh theo Quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Trang 11+Quản lý giáo viên, nhân viên và học sinh;
+Thực hiện phổ cập giáo dục trong phạm vi cộng đồng;
+ Quản lý, sử dụng đất đai,trang thiết bị theo quy định của Nhà nước;+Tổ chức giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội;+Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc.
* Cơ cấu tổ chức ( sơ đồ) của trường THPT Bình Gia gồm :
Hiệu trưởng trường THPT Bình Gia năm 2010- 2011 là : thầy Giang TiếnMinh
BAN GIÁM HIỆU
CHÍNH
Trang 12Nhiệm kỳ của Hiệu trưởng là 5 năm, thời gian đảm nhận chức vụ Hiệutrưởng không quá 2 nhiệm kỳ ở trường
Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng :
- Xây dựng và tổ chức bộ máy nhà Trường;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học;
- Quản lý giáo viên, nhân viên, quản lý chuyên môn phân công công táckiểm tra đánh giá xếp loại cho giáo viên, nhân viên;
- Thực hiện công tác khen thưởng kỷ luật đối với giáo viên, nhân viêntheo quy định nhà nước, quản lý hồ sơ, tuyển dụng giáo viên, nhân viên;
- Quản lý học sinh và các hoạt động của các học sinh do nhà trường tổchức, ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến nhà Trường;
- Quản lý tài chính, tài sản của Nhà trường;
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà trường đối với giáo viên, nhânviên, học sinh;
- Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nhiệm vụ vàhưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật
2.Phó Hiệu trưởng
Phó Hiệu trưởng trường THPT Bình Gia năm 2010-2011 có hai phó Hiệutrưởng :
- 01 phó Hiệu trưởng : Hà Thị Hải Hà, phụ trách chuyên môn
- 01 phó Hiệu trưởng : Hoàng Thị Thanh Huế, phụ trách cơ sở vật chất.Hiệu phó là những giáo viên dạy giỏi, có thành tích tốt, có đạo đức và cóphẩm chất, có trình độ và có năng lực quản lý hỗ trợ cùng với Hiệu trưởng quản
lý điều hành Nhà Trường
Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu phó :
- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ đượcHiệu trưởng phân công;
- Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc đượcgiao;
- Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và
Trang 13hưởng các chế độ chính sách theo quy định của pháp luật.
3.Tổ chuyên môn ( tổ tự nhiên và tổ xã hội )
Tổ chuyên môn của trường Trung học phổ thông Bình Gia năm
2010-2011 gồm 7 tổ :
- Phạm Thúy Ngân tổ trưởng tổ Hóa - Toán;
- Ngô Thị Xuân tổ trưởng tổ Văn;
- Ngô Ấn Dương tổ trưởng tổ Lí -Tin- Kĩ thuật công nghiệp;
- Lê Hữu Tuấn tổ trưởng tổ Sinh - Thể dục - Kĩ thuật nông nghiệp;
- Hoàng Thu Huyền tổ trưởng tổ Ngoại ngữ;
- Nông Thị Hồng tổ trưởng tổ Sử - Địa- Giáo dục công dân;
- Nguyễn Thị Hường tổ trưởng tổ Hành chính
Hiệu trưởng, hiệu phó, giáo viên, nhân viên của nhà trường được tổ chức
và chia thành từng tổ Mỗi tổ có 01 tổ trưởng và có 01 đến 02 tổ phó phụ trách,chịu sự quản lý của Hiệu trưởng, và được giao nhiệm vụ vào đầu năm học,được
sự tín nhiệm của Hiệu trưởng
Tổ chuyên môn có nhiệm vụ :
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ, hướng dẫn xây dựng quản
lý kế hoạch cá nhân của tgổ viên theo kế hoạch giáo dục phân phối chương trìnhmôn học;
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ, tham gia đánh giá, xếploại các thành viên của tổ;
- Đề xuất khen thưởng, kỹ luật với giáo viên
Trang 14- 01 Tài vụ.
Bộ phận kế toán: Thực hiện chế độ thanh khuyết toán kịp thời, chính
xác theo quy định của Luật Ngân sách, theo dõi công lao động, tính lương chocán bộ giáo viên và nhân viên.Cập nhật báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của cơ quanvới lãnh đạo , giúp lãnh đạo trong việc dự trù kinh phí thu- chi của cơ quan, thựchiện chế độ báo cáo theo định kỳ để quản lý tốt tài chính và tài sản của Nhàtrường
Thủ quỹ: có nhiệm vụ xuất và nhập quỹ, cấp lương, tiền thưởng cho giáo
viên và nhân viên, các chế độ khác theo quy định của Nhà nước
Văn thư lưu trữ : có nhiệm vụ tiếp nhận chuyển giao kịp thời, gửi côngvăn, điện tín đến bưu điện kịp thời,đánh máy, in tài liệu đảm bảo đúng kỹ thuật,
mỹ thuật và thời gian, kí nhận về việc chuyển giao các văn bản, quản lý con dấu
và tài liệu theo đúng quy định của pháp luật,
- Lưu giữ hồ sơ, học bạ, sổ điểm của học sinh;
- Lưu giữ bằng tốt nghiệp của học sinh và trả học sinh đúng thời hạn quyđịnh;
- Lưu giữ hồ sơ của cán bộ giáo viên, nhân viên;
- Là nơi lưu giữ các văn bản giấy tờ của nhà trường và phát các loại giấy
tờ liên quan đến học sinh như : giấu chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, giấy báo thiđại học ,cao đẳng, trung cấp
Thư viện : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ sổ sách, tài liệu tham khảo, hồ sơ
của Nhà trường, phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập của học sinh
Thiết bị thí nghiệm : có nhiệm vụ bảo quản, cung cấp các thiết bị thí
nghiệm cho các môn học như toán, hóa ,sinh
Y tế : có nhiệm vụ khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân
viên và học sinh trong trường
Bộ phận tài vụ: cố nhiệm vụ theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản kho tàng
của trường, quét dọn văn phòng, quản lý máy móc điện nước, vật tư
1.4 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn
Trang 151.4.1 Khái niệm :
Văn thư là từ gốc Hán dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ
''Văn'' có nghĩa là văn tự, ''thư'' có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm củacác triều đại phong kiến trước đây làm thì là công tác văn thư tức là làm nhữngcông việc có liên quan đến văn tự, thư tịch
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chứcbởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếpchính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý vănbản tức là làm công tác văn thư Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thưnhư sau:
Là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo,chỉ đạo, quản lý , điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhànước,các cơ quan tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũtrang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).Đó là bao gồm cáccông việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụngcon dấu trong công tác văn thư [khoản 2, điều 1, NDD110/2004/NĐ-CP]
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý,giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơquan tổ chức [Vương Đình Quyển (2001), Lý luận và phương pháp công tác vănthư, ĐHQGHN,tr.11]
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đốivới công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơvào lưu trữ cơ quan
Và công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
Soạn thảo và ban hành văn bản: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánhmáy, in ăn, sao chụp văn bản, ký văn bản
Quản lý văn bản các tài liệu khác hoàn thành quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức: quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến lập hồ sơ và giao
Trang 16nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu: các loại con dấu, bảo quản con dấu, và sửdụng con dấu
Và yêu cầu công tác văn thư: Trong quá trình thực hiện các nội dung côngviệc, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu đó là : nhanhchóng; độ chính xác về nội dung,về thể thức văn bản và về khâu kỹ thuật nghiệpvụ; mang tính bí mật và hiện đại
1.4.2 Vai trò của công tác văn thư trong trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn.
Làm tốt công tác văn thư sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa :
Thứ nhất, làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao năng suất và chấtlượng công tác cơ quan Văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc của
cơ quan Khi được tiếp nhận lãnhđạo cơ quan sẽ có hướng chỉ đạo để giải quyếtđảm bảo cho công việc cơ quan không bị trì trệ Văn bản do cơ quan ban hànhđúng thể thức, đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao nhanh chóng góp phầngiải quyết công việc được kịp thời, đúng yêu cầu của hoạt động quản lý
Thứ hai, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước, bímật cơ quan đơn vị nơi mình làm việc Bí mật nhà nước rất quan trọng nó liênquan đến sự tồn vong của dân tộc Đó là những thông tin về vụ việc: vật thể, thờigian, lời nói Có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, anninh, đối ngoại Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố nếu tiết lộ sẽ gâynguy hiểm cho Nhà nước
Bí mật cơ quan cũng vậy nếu để lộ sẽ gây nguy hại cho cơ quan thể hiệndưới nhiều hình thức khác nhau mà Văn thư là bộ phận tiếp xúc trực tiếp chonên cần bảo vệ tốt
Thứ ba, làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
Nó làm giảm hoặc gây tác động tiêu cực tới việc thưc hiện chương chínhsách Đảng và Nhà nước Làm cho mối quan hệ giữa nhân dân với cơ quan thiếugắn bó chặt chẽ giảm niềm tin
Quản lý văn bản tốt lưu giữ đầy đủ các thông tin về quản lý sẽ cung cấpkịp thời, chính xác các thông tin cần thiết tránh được những thông tin không cầnthiết dẫn đến giản tệ giấy tờ quá nhiều lãng phí
Trang 17Thứ tư, làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưutrữ Văn thư là nguồn bổ sung cho công tác Lưu trữ làm tốt công tác Văn thư sẽgóp phần làm tốt công tác Lưu trữ Ngay ở khâu soạn thảo văn bản thực hiệnđúng yêu cầu khi đưa tài liệu vào Lưu trữ người nghiên cứu sử dụng sẽ có nhiềuthuận lợi ( không cần xác định độ tin cậy của văn bản) Văn bản sau khi giảiquyết xong đều phải lập hồ sơ hiện hành từng vấn đề.Việc này là nhiệm vụ củacán bộ chuyên môn nếu không lập hồ sơ tài liệu cơ quan sẽ trong tình trạng rờirạc, lẻ tẻ, lẫn lộn giữa các sự việc gây khó khăn khi tài liệu đưa ra nghiên cứu.
* Tiểu kết :
Trường THPT Bình Gia, tỉnh Lạng Sơn có cơ cấu tổ chức bộ máy tươngđối hoàn chỉnh, có Ban giám hiệu trực tiếp quản lý và điều hành, có các tổ cácban thực hiện, đảm nhận những công việc mà Ban giám hiệu giao phó, làm đúngcông việc và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần cùng với Nhàtrường quản lý và xây dựng ngôi trường thêm tươi đẹp, lành mạnh Qua từngnăm hình thành và phát triển thì Nhà trường luôn chấp hành và thực hiện tốtchức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường Trung học phổ thông mà Nhànước đã quy định và ban hành, tập thể công nhân viên trong nhà trường luônphấn đấu làm tốt nhiệm vụ và thi đua tiến tới xây dựng nhà trường ngày cànglớn mạnh, phát triển
Với những nỗ lực, sự cố gắng, trường đang từng bước nâng cao xây dựngmột ngôi trường mới- xứng đáng là nơi ươm mầm nhân cách, trang bị kiến thức
cả trong sách vở lẫn thực tiễn cho thế hệ trẻ , đem lại niềm tin tưởng cho các bậcphụ huynh Công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong cơ quan ,góp phầnxây dựng cơ quan ngày một đi lên, hội nhập, hiện đại, đáp ứng được các yêu cầutrong quá trình thực hiện giải quyết các công việc
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG
THPT BÌNH GIA, TỈNH LẠNG SƠN.
Trang 18Trường đã tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến Luật và các văn bảndưới Luật về công tác văn thư đến toàn thể công chức, viên chức , nâng caonhận thức về tâm quan trọng của công tác văn thư.
Trong những năm gần đây công tác văn thư trong các trường học đã đượccác cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sắc và triển khai thực hiện đúngtheo các văn bản hướng dẫn
Trường THPT Bình Gia đứng đầu là Hiệu trưởng.Trong phạm vi quyềnhạn được giao Hiệu trưởng có trách nhiệm nghiên cứu ứng dụng khoa học vàcông nghệ vào công tác văn thư
Hiệu phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủynhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phụ trách
Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ hoàn thành mọi công tác văn thư củaNhà trường, theo dõi giải quyết các văn thư và chấp hành nghiêm các quy địnhcủa pháp luật và Nhà nước về công tác văn thư
Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cùng cán bộ văn thư đã họp bàn và triểnkhai các văn bản và đưa vào sử dụng :
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Trang 19 Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ công tác vănthư
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
Nghị định số 09/2010 NĐ-CP ngày 01/2/2010 của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều của nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ công tác văn thư
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ
Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ Quyđịnh chi tết thi hành một số điều của Luật lưu trữ
Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúngquy trình hướng dẫn của cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước tại công văn số283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hànhchính và công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng dẫn tổchức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Nhận xét :
+ Ưu điểm : Các văn bản chỉ đạo đã ban hành giúp cho công tác văn thưđược ổn định, thực hiện đúng chức năng, vai trò của mình Bên cạnh đó, thể hiệnđược sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà Nước về công tác văn thư
+ Nhược điểm : Còn tồn tại nhiều bất cập trong công tác chỉ đạo
Các văn bản chỉ đạo chưa quy định rõ ràng
2.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá.
Để thực hiện tốt công tác văn thư trong nhà trường một cách có hiệu quảthì hàng năm vào định kì vào khoảng 3 tháng đầu của năm học , Ban giám hiệunhà trường phối hợp với ban thanh tra của nhà trường tiến hành công tác thanhtra, kiểm tra như : kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản các văn bản cơquan đã ban hành, kiểm tra việc quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan, công tác lập
Trang 20hồ sơ và giao nộp hồ sơ, việc quản lý và sử dụng con dấu đã theo các quy địnhcủa Nhà nước về công tác văn thư chưa, thái độ làm việc , cách thức thực hiện
đã nghiêm túc chưa, kiểm tra, thanh tra góp phần phát hiện ra những sai sót đểphê phán kịp thời, chỉnh lại bộ máy làm việc, hoạt động nhịp nhàng, nâng caotrách nhiệm của các cán bộ nói chung và các cán bộ làm công tác văn thư nóiriêng Bên cạnh đó, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm để các cán bộ rútkinh nghiệm và sửa đổi, hoàn thiện Xử lý các trường hợp thiếu tinh thần tráchnhiệm, chưa thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư theo từng lỗi cụthể, tùy theo mức độ mà có các biện pháp xử lý kịp thời, tránh gây ảnh hưởngđến quá trình giải quyết công việc của nhà trường
2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư.
Nhà Trường thường xuyên cử các cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp
vụ để nâng cao trình độ về công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi, khích lệ cáccán bộ nghiên cứu khoa học về công tác văn thư
Nhà trường đã triển khai các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư đếnvới các cán bộ
Cuối mỗi học kì, nhà trường tổ chức các cuộc họp để nhìn lại một khoảngthời gian làm việc đã qua, sơ kết, tổng kết lại những điều đã làm được và nhữngđiều chưa làm được trong công tác văn thư để công tác văn thư ngày một hoànthiện hơn
2.1.4 Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư.
Cán bộ công tác văn thư trường THPT Bình Gia năm 2010-2011 là côNguyễn Thị Hường Hiện nay công việc của cô ở trường là làm công tác văn thưlưu trữ Cô đã được đào tạo và có trình độ, có sức khỏe, thường xuyên được bồidưỡng chuyên môn qua các lớp tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn,phẩm chất đạo đức đáp ứng tốt yêu cầu làm việc tại trường Với lòng hăng sayhọc hỏi, làm việc và sự năng động, nhiệt huyết cô luôn phấn đấu làm tốt mọicông việc được giao, được Hiệu trưởng tin tưởng và được các cán bộ nhân viêncảm phục và yêu mến