Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại ngân hàng TMCPCT việt nam

MỤC LỤC GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu: 1 3.Đối tượng nghiên cứu: 2 4.Đóng góp của đề tài 2 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7.Cấu trúc của đề tài: 3 CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM 4 I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM 4 II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIETINBANK 4 1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn. 4 2.Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công thương Việt Nam VietinBank). 5 CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM 7 CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM 9 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 10 KẾT LUẬN 11   GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT 1. HĐQT: Hội đồng quản trị 2. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn 3. TW: Trung Ương 4. NHCTVN: Ngân hàng Công thương Việt Nam 5. TLLT: Tài liệu lưu trữ 6. TMCP: Thương mại cổ phần 7. MLHS: Mục lục hồ sơ 8. XDCB: Xây dựng cơ bản 9. TCCB: Tổ chức cán bộ 10. TGĐ: Tổng giám đốc 11. ƯDCNTT: Ứng dụng công nghệ thông tin

MỤC LỤC GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu: 1

3.Đối tượng nghiên cứu: 2

4.Đóng góp của đề tài 2

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6.Phương pháp nghiên cứu 3

7.Cấu trúc của đề tài: 3

CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM 4

I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM 4

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIETINBANK 4 1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn 4

2.Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công thương Việt Nam VietinBank) 5

CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM 7

CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCPCT VIỆT NAM 9

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 10

KẾT LUẬN 11

GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT

1 HĐQT: Hội đồng quản trị

2 TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

3 TW: Trung Ương

4 NHCTVN: Ngân hàng Công thương Việt Nam

5 TLLT: Tài liệu lưu trữ

6 TMCP: Thương mại cổ phần

7 MLHS: Mục lục hồ sơ

8 XDCB: Xây dựng cơ bản

9 TCCB: Tổ chức cán bộ

10.TGĐ: Tổng giám đốc

11.ƯDCNTT: Ứng dụng công nghệ thông tin

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, công tác văn thưu không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan tổ chức.Các cơ quan tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ chương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phối hợp ghi lại những sự kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Từ những lý luận trên cho thấy công tác văn thư không thể thiếu đượctrong tổ chức và hoạt động của bất kỳ các cơ quan, đơn vị nào

Trong thực tế không phải cơ quan, tổ chức nào cũng nhận biết được vị trí

ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan mình Tuy nhiên qua khảo sát thực tế ở Tổ văn thư- lưu trữ của Ngân hàng TMCPCT Việt Nam tôi nhận thấy: Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam là ngân hàng thương mại có vốn đầu tư của Nhà nước Trong quá trình quản lý, điều hành các hoạt động hàng năm Ngân hàng đã ban hành ra một khối lượng văn bản đáng kể đồng thời cũng tiếp nhận khối lượng công văn, giấy tờ từ Ngân hàng Nhà nướccác cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gửi tới Công tác văn thư của Ngân hàng trong thời gian qua cũng đã có những đóng góp tích cực vào kết quản hoạt động của công tác văn phòng.Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại một số bất cập, đó là những thiếu sót sai phạm, đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn Vì thế đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư trong hoạt động văn phòng của Ngân hàng

là một việc cần thiết

Xuất phát từ những yêu cầu thực tế trên, em đã chọn đề tài: “Khảo sát và

tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại Ngân hàng TMCPCT Việt Nam” Qua đề tài này em mong sẽ có những đóng góp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Ngân hàng

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Với mục đích nghiên cứu trên, tôi đề ra nhiệm vụ tập trung nghiên cứu

1

các nội dung sau:

2.1 Những vấn đề chung về bộ máy và hoạt động của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

2.2 Vai trò công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam 2.3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

3.Đối tượng nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức và hoạt động của công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam để đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: tôi bắt đầu nghiên cứu công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam từ năm 2006 đến nay

Về không gian: tôi nghiên cứu toàn bộ vấn đề liên quan đến công tác văn thư tại Ngân hàng

4.Đóng góp của đề tài

Về lý luận: nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư tại Ngân hàng

Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu đã giúp chúng tôi thấy được những mặt tồn tại và hạn chế trong công tác văn thư tại Ngân hàng, để từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm giúp hoàn thiện hơn trong công tác văn thư tại Ngân hàng Kết quả của quá trình nghiên cứu giúp Ngân hàng khắc phục những mặt hạn chế còn tại và phát huy tối ưu hiệu quả công tác văm thư nơi đây hơn nữa Đây có thể là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm nói chung

và sinh viên ngành văn thư- lưu trữ nói chung

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài nhưng chưa được đầy đủ, các

đề tài chưa bao quát được toàn bộ thực trạng công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Nên tôi quyết định nghiên cứu sâu hơn, bao quát

triệt để hơn thực trạng công tác Văn thư tại Ngân hàng này.

6.Phương pháp nghiên cứu

Đề tài này của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

+Phương pháp nghiên cứu tài liệu

+Phương pháp phỏng vấn

+Phương pháp so sánh

+Phương pháp quan sát

7.Cấu trúc của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục…thì bố cục của

đề tài gồm các nội dung sau đây:

3

CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Ngân hàng Công thương Việt Nam được thành lập từ năm 1988 sau khi tách ra từ ngân hàng nhà nước Việt Nam

Giấy phép thành lập và hoạt động: 142/GP-NHNN ngày 3/7/2009

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Việt Inbank) là một trong những ngân hàng thương mại lớn nhất nắm vững vai trò chủ lực trên thị trường tiền tệ Việt Nam

Có hệ thống mạng lưới rộng toàn quốc với 03 trụ sở giao dịch, 156 chi nhánh và có tên 700 điểm/ phòng giao dịch

Có 4 công ty hạch toán độc lập: Công ty cho thuê tài chính, Công ty TNHH một thành viên Bảo hiểm Công ty quản lý nợ và khai thác tài sản, công

ty TNHH chứng khoán

3 đơn vị sự nghiệp: Trung tâm công nghiệp thông tin, trung tâm trẻ, trường Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Là sáng lập viên của đối tác kinh doanh của Ngân hàng INDOVINA có quan hệ đại lý trên 850 ngân hàng lớn nhất toàn thế giới

Là thành viên của hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngân hàng Châu Á, Hiệp hội phát hành và thanh toán thẻ Visa Master và hiệp hội tài chính viễn thông liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT)

Là ngân hàng đạt chứng chỉ ISO 9001: 2000 là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam không ngừng cải tiến các sản phẩm dịch vụ đề phục vụ khách hàng

II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIETINBANK

1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn

Ngân hàng Công thương có chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và

dịch vụ ngân hành đối với các thành phần kinh tế chủ yếu trong các lĩnh vực công nghiệp, giao thông vận tải, bưu điện thương nghiệp và dịch vụ

Ngân hàng Công thương thực hiện theo pháp lệnh ngân hàng hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính ngày 23/5/1990 và theo Điều lệ Ngân hàng Công thương do Thốc đốc Ngân hàng Nhà nước phê duyệt

Ngân hàng Công thương là một pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được Nhà nước cấp vốn điều lệ, được tự chủ về tài chính và có con dấu riêng Vốn điều lệ được cấp là 200 tỷ đồng tương đương với 30 triệu đôla Mỹ tính theo

tỷ giá hiện hành

2.Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Công thương Việt Nam VietinBank).

Ngân hàng Công thương đặt dưới quyền quản trị của Hội đồng quản trị và quyền điều hành của Tổng Giám đốc Thành viên Hội đồng quản trị do Thốc đốc Ngân hàng Nhà nước bổ nhiệm

Tổng Giám đốc Ngân hàng Công thương do Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng bổ nhiệm theo đề nghị của Thốc đốc Ngân hàng Nhà nước

Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức của Ngân hàng Công thương

Trụ

sở chính

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của trụ sở chính (108

5

Sở giao

dịch

Văn phòng đại diện

Chi nhánh cấp 1

Đơn vị sự nghiệp

Công ty Trực thuộc

Phòng

giao

dịch

Quỹ tiết kiệm

Chi nhánh cấp II

Phòng giao

dịch

Quỹ tiết kiệm

Chi nhánh Trực thuộc

Hội đồng quản trị

Bộ máy giám đốc

Ban kiểm soát

Quỹ tiết kiệm Phòng giao dịch

Trần Hưng Đạo – Hà Nội)

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Kế toán trưởng Phó tổng giám đốc

Các phòng ban chuyên môn nghiệp

vụ

Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG

TMCPCT VIỆT NAM

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ

Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác văn thư Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của Ngân hàng nói riêng.Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của Ngân hàng TMCPCTVN nói riêng Công tác quản lý c ủa Ngân hàng đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

.Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn

bí mật của Ngân hàng.Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong

cơ quan

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Có được thông tin đúng là yếu tố sống còn của bất kỳ tổ chức hay doanh

7

nghiệp nào Đặc biệt là ngành Ngân hàng nói chung và đối với Ngân hàng TMCPCT Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, việc nắm bắt được và kiểm soát thông tin đúng thường khó và không bền vững Do vậy, làm tốt công tác văn thưu sẽ giúp Ngân hàng Công thương quản lý thông tin của mình một cách hiệu quả hơn

Trong thế giới hội nhập, ban lãnh đạo Ngân hàng đã ý thức được việc thiếu kiểm soát của mình, đặc biệt là công tác thông tin tới nhà cung cấp

và khách hàng của mình Do đó, họ đang tìm kiếm các quy tắc và sự tin tưởng nhờ các văn bản chuyên ngành do Ngân hàng TMCPCT Việt Nam phát hành đi Làm tốt quy trình quản lý văn bản đi sẽ là điều kiện thuận lợi để khách hàng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng chính xác

CHƯƠNG III

ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN

HÀNG TMCPCT VIỆT NAM

Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I như sau:

- Trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách:

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao văn bản của còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của Ngân hàngviết ra còn nhiều bất cập và hay bị lỗi Khi đăng nhập văn bản phải qua nhiều bước rườm rà, mất nhiều thời gian cho việc đăng nhập văn bản;

- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ

- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Ngân hàng Công thương Việt Nam

Đề xuất:

Nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn thư, cần bố trí cán bộ văn thư

đi học them các khoá đào tạo để nâng cao năng lực trình độ chuyên môn đáp ứng nhu cầu thực tiễn công việc

Ngân hàng TMCPCT Việt Nam cần nghiên cứu them về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo

Nghiên cứu ban hành them các chế độ đãi ngộ cho cán bộ văn thư để họ yên tâm công tác, gắn bó với nghề nghiệp hơn

9

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Giảo trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ “ giáo trình dành cho giảng dạy và học tập của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ của Nhà nước và của Ngân hàng TMCPCTVN

- Kỷ yếu Ngân hàng TMCPCTVN

 Trang web:

http://www.vietinbank.vn

KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục

vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không Chính vì thế trong những năm gân đây, Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCPCT Việt Nam đã có những chỉ đạo, chú ý hơn về công tác văn thư

Trong bài tiểu luận còn nhiều hạn chế, kính mong thầy cô sẽ đóng góp ý kiến giúp bài của em được hoàn thiện đầy đủ hơn Em cũng hi vọng rằng thời gian tới đây công tác văn thư tại Ngân hàng sẽ thực hiện tốt hơn nữa

Với những kiến thức đã được trang bị tại nhà trường cũng như kiến thức thực tế làm việc tại Ngân hàng Vietinbank,thời gian tới đây em sẽ trình các đề xuất lên lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo để công tác văn thư ở Ngân hàng được hoàn thiện hơn

Sau cùng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khoẻ tới toàn bộ cán

bộ văn phòng NHTMCPCT Việt Nam Cho phép em bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà trước hết là cô trong thời gian qua đã trang bị cho em những kiến thức cần thiết đê hoàn thành bài tiểu luận này

Hà Nội, ngày 26 tháng 2 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Phượng

11