MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 2 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 5 LỜI MỞ ĐẦU 6 1. Lý do chọn đề tài. 6 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 7 3. Phương pháp nghiên cứu. 8 4. Đóng góp của đề tài. 8 5. Cấu trúc của đề tài. 8 CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 9 I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM. 9 II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV 11 1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn. 11 2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP ĐTPT VN (BIDV). 11 2.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức. 11 CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 15 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư ở Ngân hàng BIDV. 15 II. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Ngân hàng BIDV 16 1. Về tổ chức 16 2. Về cán bộ làm công tác văn thư 17 3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Ngân hàng BIDV. 17 CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM. 20 3.1. Đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của ngân hàng BIDV 20 3.2. Ưu điểm, khuyết điểm 20 3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Ngân hàng BIDV 21 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 23 PHỤ LỤC 24
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và thực hiện bài tiểu luận này,ThS Ngô Thị Kiều Oanh – giảng viên học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức laođộng khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ đã tận tình chỉ dạy và giúp đỡ
em Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Ngô Thị Kiều Oanh cùng các thầy, côgiáo trong khoa Văn thư – lưu trữ đã tạo điều kiện và truyền đạt kiến thức quýgiá giúp chúng em đến gần với thực tế hơn
Cùng với đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo cơ quan và cácanh chị trong Ngân hàng BIDV đã cung cấp thông tin đầy đủ để em có điều kiệntốt nhất hoàn thành bài tiểu luận này cho học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chứclao động khoa học trong công tac văn thư – lưu trữ
Trong quá tình khảo sát tại Ngân hàng BIDV, do còn hạn chế về mặt thờigian và kiến thức của bản thân nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót Emkính mong nhận được sự đánh giá, giúp đỡ góp ý từ các thầy, cô để bài tiểu luậnđược hoàn thiện hơn và có thêm kinh nghiệm, kiến thức cho các môn học sau
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhân
em Mọi số liệu và dẫn chứng trong bài đều là thông tin xác thực Nếu sai emxin chịu hoàn toàn trách nhiệm
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 1
LỜI CAM ĐOAN 2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 5
LỜI MỞ ĐẦU 6
1 Lý do chọn đề tài 6
2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 7
3 Phương pháp nghiên cứu 8
4 Đóng góp của đề tài 8
5 Cấu trúc của đề tài 8
CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 9
I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 9
II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV 11
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn 11
2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN (BIDV) 11
2.1 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức 11
CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 15
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư ở Ngân hàng BIDV 15
II Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Ngân hàng BIDV 16
1 Về tổ chức 16
2 Về cán bộ làm công tác văn thư 17
3 Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Ngân hàng BIDV 17
CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM 20 3.1 Đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của ngân hàng BIDV 20
3.2 Ưu điểm, khuyết điểm 20
Trang 43.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Ngân
hàng BIDV 21
KẾT LUẬN 22
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 23
PHỤ LỤC 24
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước,các tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang… hàng ngày đều phảiban hành các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn bản làphương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội Nó giữ một vai trò quan trọngtrong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Nhưng để đảm bảo các vănbản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớnvào công tác văn thư - lưu trữ Mặc dù đây chỉ là một công việc đơn giản songtrên thực tế nó lại quyết định quá trình kết nối thông tin được thông suốt giữacác cơ quan
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hoá, nền hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Trong thực tế không phải cơ quan, tổ chức nào cũng nhận biết được vị trí
ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan mình Tuy nhiênqua khảo sát thực tế ở Tổ văn thư - lưu trữ của Ngân hàng TMCP ĐT&PT ViệtNam em nhận thấy: Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam là ngân hàng thương
Trang 7mại có vốn đầu tư của Nhà nước Trong quá trình quản lý, điều hành các hoạtđộng hàng năm Ngân hàng đã ban hành ra một khối lượng văn bản đáng kể đồngthời cũng tiếp nhận khối lượng công văn, giấy tờ từ Ngân hàng Nhà nước các cơquan, đơn vị doanh nghiệp gửi tới Công tác văn thư của Ngân hàng trong thờigian qua cũng đã có những đóng góp tích cực vào kết quản hoạt động của côngtác văn phòng Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại một số bất cập, đó là nhữngthiếu sót sai phạm, đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn Vì thế đổi mớinâng cao hiệu quả công tác Văn thư trong hoạt động văn phòng của Ngân hàng
là một việc cần thiết
Xuất phát từ những yêu cầu thực tế trên, em đã chọn đề tài: “Khảo sát và
tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại Ngân hàngTMCP ĐT&PT Việt Nam” Qua đề tài này em mong sẽ có những đóng gópnhằm nâng cao công tác văn thư tại Ngân hàng
2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
a Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức và hoạt động củacông tác văn thư tại Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để đáp ứng nhu cầu, đổi mới
và cải cách hành chính trong nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay
b Mục đích
Dựa trên những khảo sát thực tế về công tác văn thư – lưu trữ tại
Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để thấy được những ưu điểm và hạn chế ở
cơ quan Từ đó đề xuất ý kiến đóng góp nâng cao năng suất và chất lượng củacông tác văn thư tại Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN
c Nhiệm vụ nghiên cứu
Với mục đích nghiên cứu trên, em đề ra nhiệm vụ tập trung nghiên cứucác nội dung sau:
Những vấn đề chung về bộ máy và hoạt động của Ngân hàng TMCPĐT&PT Việt Nam
Vai trò công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam
Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP
Trang 8ĐT&PT Việt Nam.
3 Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài này của em sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
5 Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục…thì bố cục của
đề tài gồm các nội dung sau đây:
CHƯƠNG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
Trang 9CHƯƠNG I.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
Tên đầy đủ: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commedical Bank For Investment andDevelopment of Vietnam
Tên gọi tắt: BIDV
Địa chỉ: Tháp BIDV, 35 Hàng Vôi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại: 04.2220.5544-19009247
Fax: 04 2220.0399
Email: Info@bidv.com.vn
Vốn điều lệ: 1.100 tỷ đồng và được bổ sung theo từng thời kỳ
Con dấu riêng, tài khoảng mở tại Ngân hàng Nhà nước
Lịch sử xây dựng, trưởng thành của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Pháttriển Việt Nam là một chặng đường đầy gian nan thử thách nhưng cũng rất đỗi
tự hào gắn với từng thời kỳ lịch sử bảo vệ và xây dựng đất nước của dân tộcViệt Nam
- Thành lập ngày 26/4/1957 với tên gọi là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam
- Từ 1981 đến 1989: mang tên Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam
- Từ 1990 đến 27/04/2012: mang tên Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam (BIDV)
- Từ 27/04/2012 đến nay: mang tên Ngân hàng TMCP Đầu tư và Pháttriển Việt Nam (BIDV)
Hoà mình trong dòng chảy của dân tộc, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Pháttriển Việt Nam đã góp phần vào việc khôi phục, phục hồi kinh tế sau chiếntranh, thực hiện kế hoạch năm năm lần thứ nhất (1957 – 1965); Thực hiện hainhiệm vụ chiến lược xây dựng CNXH, chống chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ
Trang 10ở miền Bắc, chi viện cho miền Nam, đấu tranh thống nhất đất nước 1975); Xây dựng và phát triển kinh tế đất nước (1975-1989) và Thực hiện côngcuộc đổi mới hoạt động ngân hàng phục vụ công nghiệp hoá hiện đại hoá đấtnước (1990 – nay) Dù ở bất cứ đâu, trong bất cứ hoàn cảnh nào, các thế hệ cán
(1965-bộ nhân viên BIDV cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình – là người lính xungkích của Đảng trên mặt trận tài chính tiền tệ, phục vụ đầu tư phát triển của đấtnước
Ghi nhận những đóng góp của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triểnViệt Nam qua các thời kỳ, Đảng và Nhà nước CHXHCN Việt Nam đã tặngBIDV nhiều danh hiệu và phần thưởng cao qúy: Huân chương Độc lập hạngNhất, hạng Ba; Huân chương Lao động Nhất, hạng Nhì, hạng Ba; Danh hiệuAnh hùng lao động thời kỳ đổi mới, Huân chương Hồ Chí Minh,…
Ngân hàng BIDV là ngân hàng thương mại lâu đời nhất Việt Nam
Là sự lựa chọn, tín nhiệm của các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp và cánhân trong việc tiếp cận các dịch vụ tài chính ngân hàng
Được cộng đồng trong nước và quốc tế biết đến và ghi nhận như là mộttrong những thương hiệu ngân hàng lớn nhất Việt Nam
Là ngân hàng trong Top 30 ngân hàng có quy mô tài sản lớn nhất tại khuvực Đông Nam Á, trong 1.000 ngân hàng tốt nhất thế giới do tạp chí The Bankerbình chọn
BIDV có 180 chi nhánh và trên 798 điểm mạng lưới, 1822 cây ATM,15.962 POS tại 63 tỉnh/thành phố trên toàn quốc
Mạng lưới phi ngân hàng: Gồm các công ty Chứng khoán đầu tư(BSC),công ty Cho thuê tài thính, công ty Bảo hiểm Phi nhân thọ(BIC)…
Hiện diện thương mại tại nươc ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga,Séc…
Các liên doanh đối với nươc ngoài: Ngân hàng Liên đoan VID-Public,Ngân hàng Liên doanh Lào-Việt, Ngân hàng Liên doanh Việt Nga – VRB, Công
ty liên doanh Bảo hiểm nhân thọ BIDV Metlife, Công ty liên doanh tháp BIDV,Liên doanh quản lý đầu tư BIDV-Việt Nam Partners
Trang 11II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV 1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn.
Ngân hàng BIDV có chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụngân hàng trong các lĩnh vực:
Ngân hàng: là một ngân hàng có kinh nghiệm hàng đầu cung cấp đầu đủcác sản phẩm, dịch vụ ngân hàng hiện đại và tiện ích
Bảo hiểm: cung cấp các sản phẩm Bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ đượcthiết kế phù hợp trong tổng thể các sản phẩm trọn gói của BIDV tới khách hàng
Chứng khoán: cung cấp đa dạng các dịch vụ môi giới, đầu tư và tư vấnđầu tư cùng khả năng phát triển nhanh chóng hệ thống các đại lý nhận lệnh trêntoàn quốc
Đầu tư tài chính: góp vốn thành lập doanh nghiệp để đầu tư các dự án,trong đó nổi bật là vai trò chủ tri điều phối các dự án trọng điểm của đất nướcnhư: Công ty cổ phần cho thuê Hàng không (VALC), Công ty phát triển đườngcao tốc (BEDC), đầu tư sân bay quốc tế Long Thành…
Ngân hàng Công thương là một pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập,được Nhà nước cấp vốn điều lệ, được tự chủ về tài chính và có con dấu riêng
2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN (BIDV).
2.1 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.
Ngân hàng BIDV đặt dưới quyền quản trị của Hội đồng quản trị và quyềnđiều hành của Tổng Giám đốc Thành viên Hội đồng quản trị do Thống đốcNgân hàng Nhà nước bổ nhiệm
Tổng Giám đốc Ngân hàng BIDV do Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng bổnhiệm theo đề nghị của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước
Ngân hàng BIDV có hơn 24.000 cán bộ, nhân viên là các chuyên gia tưvấn tài chính được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm được tích luỹ và chuyển giaotrong hơn nửa thế kỷ BIDV luôn đem đến cho khách hàng lợi ích và sự tin cậy
Ban lãnh đạo Ngân hàng BIDV:
Hội đồng quản trị:
1 Ông Trần Anh Tuấn - Ủy viên HĐQT, phụ trách điều hành hoạt động
Trang 12của HĐQT
2 Ông Phan Đức Tú - Ủy viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
3 Ông Đặng Xuân Sinh - Ủy viên HĐQT
4 Ông Nguyễn Huy Tựa - Ủy viên HĐQT
5 Ông Nguyễn Văn Lộc - Ủy viên HĐQT
6 Ông Trần Thanh Vân - Ủy viên HĐQT
7 Bà Lê Thị Kim Khuyên - Ủy viên HĐQT
8 Bà Phan Thị Chinh – Ủy viên HĐQT
9 Ông Ngô Văn Dũng - Ủy viên HĐQT
10 Ông Tô Ngọc Hưng - Ủy viên HĐQT độc lập
Ban Kiểm soát:
1 Bà Võ Bích Hà - Trưởng Ban Kiểm soát
2 Ông Cao Cự Trí - Thành viên Ban Kiểm soát
3 Bà Nguyễn Thị Tâm - Thành viên Ban Kiểm soát
Ban Điều hành:
1 Ông Phan Đức Tú – Ủy viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
2 Ông Đoàn Ánh Sáng – Phó Tổng Giám đốc
3 Ông Lê Trung Thành – Phó Tổng Giám đốc
4 Ông Trần Xuân Hoàng – Phó Tổng Giám đốc
5 Ông Lê Kim Hòa – Phó Tổng Giám đốc
6 Ông Trần Lục Lang – Phó Tổng Giám đốc
7 Ông Quách Hùng Hiệp – Phó Tổng Giám đốc
8 Ông Nguyễn Thiên Hoàng – Phó Tổng giám đốc
9 Ông Trần Phương – Phó Tổng Giám đốc
10 Ông Lê Ngọc Lâm – Phó Tổng Giám đốc
11 Bà Tạ Thị Hạnh – Kế toán trưởng
Trang 13Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức của Ngân hàng BIDV.
Chi nhánh cấp 1
Đơn vị
sự nghiệp
Công ty Trực thuộc
Phòng
giao
dịch
Quỹ tiết kiệm
Chi nhánh cấp 2
Phòng giao
dịch
Quỹ tiết kiệm
Chi nhánh Trực thuộc
Phòng giao dịch Quỹ tiết kiệm
Trang 14Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của trụ sở chính (Tháp BIDV, 35 Hàng Vôi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội).
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Bộ máy giám đốc
Ban kiểm soát
Kế toán trưởng Phó tổng giám đốc
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ
Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ
Trang 15CHƯƠNG II VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP
ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư ở Ngân hàng BIDV.
Công tác văn thư là một trong những nội dụng hết sức quan trọng trongnhiệm vụ, ảnh hưởng đến trực tiếp chất lượng, hiệu quả kinh doanh của công tynên từ nhiều năm qua công tác văn thư ở đây đã được tổ chức hết sức coi trọng,quản lý chặt chẽ, đáp ứng, yêu cầu nhiệm vụ
Ngay từ những năm đầu thành lập công tác văn thư của Ngân hàng TMCPĐT&PT Việt Nam đã được chú trọng Vì tính chất công việc của Ngân hàngBIDV rất đa dạng và có diện rộng, là một Ngân hàng lớn khối lượng công việcnhiều liên quan đến rất nhiều các đơn vị , nên các văn bản giấy tờ là hết sứcquan trọng Ngân hàng đã nêu rõ việc lưu trữ hồ sơ và ra các văn bản thực hiệnđúng quy định hành chính Việc thực hiện Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác côngvăn giấy tờ và Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành năm1982; và gần đây nhất là pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm 2001 đãđược áp dụng đã dần đưa công tác văn thư, công tác lưu trữ của Ngân hàng đivào nề nếp
Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các quy định, nghiệp vụ văn thư, lưutrữ theo quy định của Nhà nước cho các đơn vị trong toàn hệ thống của BIDV;
- Tiếp nhận và phân phối các văn bản đến tại Hội sở chính; Chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi từ Hội sở chính; Cung cấp tài liệulưu trữ cho HĐĐH và các khối, phòng ban, đơn vị kinh doanh khi cần thiết theođúng quy định về bảo mật;
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ (Tiếp nhận công văn đi và đến, thựchiện đánh số theo dõi từng loại văn bản đi và đến, sao gửi văn bản theo nơi
Trang 16gửi/nơi nhận, thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định….);
- Đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu phục vụ hội nghị, hội họp, hội thảocủa BIDV theo yêu cầu của các đơn vị tại trong cơ quan;
- Quản lý con dấu và bảo mật công văn (Sử dụng con dấu theo đúng quyđịnh và phân cấp ủy quyền, Bảo quản cất giữ con dấu đảm bảo an toàn tuyệtđối);
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng vàBan lãnh đạo;
- Là đầu mối gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongtoàn Ngân hàng để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyềnđạt các chỉ thị, thông báo của cấp trên tới các đơn vị và cá nhân trong toàn cơquan
II Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Ngân hàng BIDV
1 Về tổ chức
Bộ phận công tác văn thư của cơ quan có 01 phòng văn thư riêng Đây làđầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến và chuyển giao công văncác bộ phận,cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công văn đó sao cho kịpthời và đảm bảo đúng tiến độ quy định Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổ chứcsoạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản và quản lý con dấu
Sơ đồ mô hình tối ưu phòng làm việc của văn thư tại Ngân hàng BIDV